Почти в любой организации существует необходимость в

Почти в любой организации существует необходимость в осуществлении расчетов с
подотчетными лицами. Соответственно, практически каждая бухгалтерия, так или
иначе, сталкивается с оформлением и бухгалтерским учетом таких расчетов.
Подотчетными лицами называют сотрудников организации, которым выдаются денежные
суммы, для произведения расчетов и расходов в интересах выдавшей их организации.
В дальнейшем эти сотрудники должны представить отчет о произведенных расходах. То есть
денежные средства выдаются им «под отчет».
Деньги, выданные подотчетным лицам, являются подотчетными суммами.
Подотчетными суммами могут оплачиваться:
1. Хозяйственные нужды (или хозяйственные расходы):
•
ОС и МПЗ;
•
Канцелярские расходы;
•
почтовые расходы;
•
проездные документы;
•
и тому подобное.
2. Представительские расходы.
3. Командировочные расходы:
•
расходы на проезд до места назначения и обратно,
•
расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или
пересадок,
•
расходы на провоз багажа,
•
расходы по найму жилого помещения,
•
расходы по оплате услуг связи,
•
расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз,
•
расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную
иностранную валюту,
•
•
суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм,
сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы.
Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как в наличной, так и в безналичной
формах. И у того и у другого способа есть свои особенности, которые необходимо учесть
бухгалтеру.
Выдача подотчетных сумм производится на основании письменного заявления сотрудника,
подписанного руководителем компании.
После осуществления расходов подотчетных средств, сотрудники обязаны в установленные
сроки отчитаться перед организацией, представив в бухгалтерию компании авансовый отчет и
приложив документы, подтверждающие произведенные им расходы.
При возникновении перерасхода, сотруднику возвращают сумму перерасхода.
Остаток неизрасходованных подотчетных сумм возвращается в кассу организации.
С 2012 года вступило в действие новое «Положение о порядке ведения кассовых операций с
банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011
№373-П, утвержденное ЦБ РФ.
Данное Положение внесло некоторые изменения в порядок наличных расчетов с
подотчетными лицами, которые бухгалтеру необходимо учесть в своей работе.
Ниже будет рассмотрен порядок бухгалтерского учета выдачи под отчет денежных средств
сотрудникам компании, действующий в 2012 г.
РАСЧЕТЫ НАЛИЧНЫМИ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В
2012 г.
Порядок осуществления наличных расчетов в РФ регламентируется Положением Центробанка
№373-П.
В соответствии с п. 4.4. Положения №373-П, для выдачи наличных денег на расходы,
связанные с осуществлением деятельности юридического лица (ИП), сотруднику под отчет
оформляется расходным кассовым ордером.
При этом сотрудник, как подотчетное лицо, обязан составить письменное заявление в
произвольной форме на выдачу подотчетных сумм.
Данное заявление должно содержать собственноручную надпись руководителя компании о
сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются.
В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителем компании.
Такой порядок действует с 01.01.2012 г.
Раньше наличные денежные средства выдавались под отчет сотрудникам на основании
приказа руководителя, утверждающего перечень подотчетных лиц с указанием сроков, в
которые они должны отчитаться за эти средства.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения
срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу сдать в
бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов.
Если в установленные сроки сотрудник авансовый отчет не представил, подотчетная сумма
может быть удержана из заработной платы сотрудника в соответствии со ст.137 Трудового
кодекса.
Обратите внимание: Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного
погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме
наличных денег.
Приказом, утвержденным руководителем организации устанавливаются сроки:
•
проверки авансового отчета бухгалтерией,
•
утверждение отчета руководителем,
•
окончательный расчет по авансовому отчету.
В соответствии с п.3.4. Положения №373-П прием остатка наличных денег, полученных под
отчет, как и прежде, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру.
РАСЧЕТЫ БЕЗНАЛИЧНЫМИ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В
2012г.
В настоящее время все большую популярность приобретают безналичные расчеты с
подотчетными лицами.
Во первых, при безналичных перечислениях нет нужды сотруднику каждый раз писать
заявление о выдаче под отчет денежных средств, во вторых – нет нужды заниматься
кассовыми документами, в третьих – не нужно снимать с расчетного счета денежные средства
на хозяйственные расходы.
Кроме того, выдача под отчет по безналу, удобна при нахождении сотрудников в
командировках в других городах.
Однако при использовании такого метода возникают некоторые трудности.
Не смотря на то, что действующее законодательство не содержит запрета на перечисление
подотчетных средств на личные счета и пластиковые карты сотрудников, многие
обслуживающие банки отказываются перечислять денежные средства сотрудникам с
формулировкой «выдано под отчет».
Банки ссылаются на письмо ЦБ РФ от 18.12.06г. № 36-3/2408, в котором говорится,
что «Нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств
организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на
их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью
организации».
При этом Центробанк ссылается на утративший силу Порядок ведения кассовых операций
в РФ, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993г. №40,
отмечая, что согласно п.10, п.11 Порядка, выдача организациями наличных денег под отчет
своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами.
Учитывая сегодняшнюю тенденцию минимизации наличных денежных расчетов и
максимизации безналичных (для усиления государственного контроля), такая позиция
обслуживающих банков представляется не последовательной.
При этом, согласно п.2.5 «Положения об эмиссии банковских карт и об операциях,
совершаемых с использованием платежных карт», утвержденного Банком России 24.12.2004г.
№266-П:
Клиент - юридическое лицо (ИП), осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт,
кредитных карт следующие операции:
•
Оплата расходов в валюте РФ, связанных с деятельностью юридического лица,
индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и
представительских расходов, на территории РФ.
•
Иные операции в валюте РФ на территории РФ, в отношении которых
законодательством РФ, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен
запрет (ограничение) на их совершение.
При перечислении подотчетных сумм на «зарплатные» пластиковые карты сотрудников могут
возникнуть определенные налоговые риски.
Они связаны с переквалификацией денежных средств, перечисленных как подотчетные в
заработную плату.
Налоговые органы при проведении проверки на такие суммы могут доначислить страховые
взносы, НДФЛ, пени и штрафы.
Чтобы не вступать в конфликты с налоговыми органами и минимизировать налоговые риски,
организации могут обезопасить себя следующим образом:
1. Отразить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета организаций
возможность перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм с
использованием любых реквизитов сотрудников.
2. Четко указывать назначение платежа именно как «перечисление подотчетных средств»
и настаивать на своей позиции, в случае, если обслуживающий банк попытается изменить
назначение платежа.
3. Своевременно и в полном объеме вести учет авансовых отчетов и приложенных к
нему подтверждающих документов.
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ (С ПРИМЕРОМ ЗАПОЛНЕНИЯ)
При оформлении отчета о расходовании подотчетных сумм, выданных сотруднику,
используется унифицированная форма «Авансовый отчет» (форма №АО-1).
Форма данного документа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001г. №55
«Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1
«Авансовый отчет».
Авансовый отчет составляется подотчетным лицом в одном экземпляре. И предоставляется
для последующей обработки в бухгалтерию вместе с документами, подтверждающими
произведенные расходы.
В авансовом отчете необходимо указать все документы, подтверждающие произведенные
расходы и суммы затрат по ним.
Такими документами могут быть:
•
Товарный чек,
•
Кассовый чек,
•
Товарная накладная,
•
Счет фактура (это позволит принять к вычету НДС, с произведенных подотчетным
лицом расходов),
•
Акт выполненных работ (оказанных услуг),
•
Командировочное удостоверение,
•
Квитанция,
•
Транспортные документы,
•
и любые другие подтверждающие документы.
Бухгалтерия компании проверяет:
•
целевое расходование подотчетных сумм,
•
наличие и правильность оформления документов, подтверждающих произведенные
расходы.
После данной проверки бухгалтер заполняет остальные графы авансового отчета, в том числе
– проставляет суммы расходов, принятые к учету и используемые счета бухгалтерского учета.
В случае, если подотчетному лицу выдавались денежные средства в иностранной валюте в
соответствии с действующим законодательством, в авансовом отчете проставляются так же
данные, относящиеся к иностранной валюте.
В противном случае, эти графы не заполняются.
После проверки и заполнения авансового отчета бухгалтером, его передают на утверждение
руководителем организации.
После утверждения авансового отчета руководителем, бухгалтерия производит списание
подотчетных денежных средств с сотрудника.
Сумма неиспользованного аванса вносится подотчетным лицом в кассу организации, а суммы
перерасхода – возвращаются сотруднику.
Пример заполнения авансового отчета
НЕКОТОРЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ ПРОИЗВЕДЕННЫЕ ПОДОТЧЕТНЫМ
ЛИЦОМ РАСХОДЫ
В соответствии со ст.252 Налогового кодекса, расходы организации должны быть обоснованны
и документально подтверждены. Данное требование относится и к расходам, произведенным
для организации подотчетными лицами.
Ниже мы рассмотрим некоторые Письма Минфина, касающиеся документов,
подтверждающих расходы, произведенные подотчетным лицом.
1. Документы, подтверждающие расходы по оплате проездных документов (билетов) и услуг
гостиницы.
В своем Письме от 10.11.2011г. №03-03-07/51, Минфин указал перечень документов,
необходимых для подтверждения расходов по оплате проездных документов
командированными сотрудниками.
«При направлении работника в командировку документами, подтверждающими его
расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются:
- чек контрольно-кассовой техники;
- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием
банковской карты, держателем которой является работник;
- подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет,
предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты,
проведенной операции по оплате;
- или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на
утвержденном бланке строгой отчетности.»
Обратите внимание: Командированные сотрудники не должны забывать о
документах, подтверждающих оплатупроизведенных расходов (чеках ККТ и слипах).
2. Как подтвердить расходы, если оформляются электронные проездные документы.
Порядок подтверждение расходов при оформлении электронных билетов раскрыт в Письме
Минфина от 27.02.2012г. №03−03−07/6:«В случае оформления проездных документов
электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2
Приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного
пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция
электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из
автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок)
является документом строгой отчетности и применяется для осуществления
организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и
(или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой
техники.
Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный
билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение
авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной
информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция
электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана
стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица
по указанному в электронном авиабилете маршруту.»
3. Какие документы необходимы для подтверждения расходов в виде суточных, выданных
командированному сотруднику.
Расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением.
Именно такой точке зрения придерживается Минфин в своем Письме от 11.11.2011г. №03-0306/1/741.
«Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об
особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение).
В соответствии с пунктом 11 Положения дополнительные расходы, связанные с
проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день
нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за
дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом
положений, предусмотренных пунктом 18 Положения.
Согласно пункту 7 Положения на основании решения работодателя работнику
оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в
командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)),
за исключением случаев, указанных в пункте 15 Положения.
Принимая во внимание то, что суточные возмещаются работнику за каждый день
нахождения в командировке, вместе с тем срок пребывания в командировке
подтверждается командировочным удостоверением, считаем, что расходы в виде
суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. При этом
предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных,
не требуется.»
ПОРЯДОК БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
После составления, подписания и утверждения авансового отчета данные о хозяйственных
операциях необходимо отразить в регистрах бухгалтерского учета.
При этом следует ориентироваться на План счетов бухгалтерского учета финансово хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденный
Приказом Минфина от 31.10.2000г. №94н.
В соответствии с этим документом, для обобщения информации о расчетах с работниками по
суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы
предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
На основании авансовых отчетов бухгалтер делает следующие проводки в регистрах
бухгалтерского учета:
1. Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Кредит счета 50/51 (счета учета денежных средств)
– выданы под отчет денежные средства на расходы сотруднику.
2. Дебет счета 20/25/26/44 (счета учета расходов)
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- учтены расходы, произведенные
сотрудником в интересах организации.
3. Дебет счета 08/10/41 (счета учета материальных ценностей)
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
- оприходованы внеоборотные активы (ОС), МПЗ, товары.
4. Дебет счета 60/76 (счета учета расчетов)
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - сотрудником погашена задолженность
перед контрагентами.
5. Дебет счета 50 «Касса»
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – сотрудником возвращены в кассу не
использованные подотчетные суммы.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются со
счета 71:
1. Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
– не возвращенные своевременно работником подотчетные средства списаны на
недостачи.
2. Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»- если не возвращенные в срок
подотчетные суммы могут быть удержаны из зарплаты сотрудника.
3. Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - если не возвращенные в срок
подотчетные суммы не могут быть удержаны из зарплаты сотрудника.
Обратите внимание: Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными
лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Источник Клерк.Ру