Планирование и организация деятельности МКСО о

Выступление на тему: «Планирование и организация деятельности МКСО –
основные аспекты эффективности внешнего муниципального финансового
контроля».
УВАЖАЕМЫЕ коллеги добрый день!
Я признательна каждому из ВАС, за то, что ВЫ, УВАЖАЕМЫЕ КОЛЛЕГИ,
приняли решение участвовать в работе нашего круглого стола - организация и
планирование деятельности МКСО.
Все присутствующие в этом зале в большинстве
руководители или
заместители руководителя МКСО. Все мы занимаемся управляем коллективом и
процессом обеспечения внешнего муниципального финансового контроля в МО.
Управление - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля,
необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации
(Мескон М. Х.). Суть управления состоит в оптимальном использовании ресурсов
для достижения поставленных целей.
Управление представляет собой реализацию нескольких взаимосвязанных
функций: планирования, организации, мотивации сотрудников и контроля.
Перед тем как предложить Вам для рассмотрения основные аспекты и
порядок планирования деятельности, давайте поговорим, что такое планирование
деятельности и почему оно столь ценно? Заметим, что не найдется ни одного
успешного человека, который бы добился успеха,
не используя инструмент
планирования. Планирование деятельности -* это не только один из секретов
успешных людей, но и успешных компаний, предприятий и учреждений.
Планирование деятельности является действительно самым мощным инструментом
самоорганизации.
Планирование деятельности устанавливает приоритеты,
процесс
планирования работы программирует наш ум.
Планирование является одним из процессов управления.
Планирование — оптимальное распределение ресурсов для достижения
поставленных целей, деятельность (совокупность процессов), связанных с
постановкой целей (задач) и действий в будущем.
Планирование в самом общем виде подразумевает выполнение следующих этапов:

Постановка целей и задач

Составление программы действий (проектирования)

Вариантное составление программы (вариантное проектирование)

Выявление необходимых ресурсов и их источников

Определение непосредственных исполнителей и доведение планов до
них
Фиксация результатов планирования в материальном виде, например, в виде
проекта, плана, приказа в письменной форме и т. п.
На практике применяется стратегическое, долгосрочное, краткосрочное и
текущее планирование. Каждое из них имеет свои формы и методы увязки ресурсов
и способов достижения целей и расчета показателей.
2
Стратегическое планирование - это одна из функций управления, которая
представляет собой процесс выбора целей организации и путей их достижения.
Стратегическое планирование обеспечивает основу для всех управленческих
решений, функции организации, мотивации и контроля ориентированы на
выработку стратегических планов. Динамичный процесс стратегического
планирования является тем зонтиком, под которым укрываются все управленческие
функции, не используя преимущества стратегического планирования, организации в
целом и отдельные люди будут лишены четкого способа оценки цели и направления
деятельности.
СТРАТЕГИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ СРЕДСТВО ДОСТИЖЕНИЯ
ЦЕЛИ. Стратегическое планирование представляет собой набор действий и
решений, предпринятых руководством, которые ведут к разработке специфических
стратегий, предназначенных для того, чтобы помочь организации достичь своих
целей. Процесс стратегического планирования является инструментом,
помогающим в принятии управленческих решений. Его задача обеспечить
нововведения и изменения в организации в достаточной степени.
Успешное стратегическое планирование неразрывно связано с тактическим
планированием, представляющим собой детальную работу по конкретизации
стратегии. Ежедневная работа заключается в постоянном принятии множества
решений, каждое из которых сопровождается процедурой текущего планирования
хода их реализации.
Тактическое планирование означает уточнение, коррекцию, дополнение,
одним словом, конкретизацию стратегии. Под тактическим планированием
понимают планирование действий, которые должны представлять наиболее
эффективные способы достижения стратегических целей. Иными словами, тактика
является одной из форм выражения стратегии.
Уважаемые коллеги, федеральный закон 6-фз «Об общих принципах
организации и деятельности контрольно-счетных органов субъектов российской
Федерации и муниципальных образований» определил статьей 12 Основной
порядок планирования деятельности КСО.
1. Контрольно-счетные органы осуществляют свою деятельность на основе
планов, которые разрабатываются и утверждаются ими самостоятельно.
2. Планирование деятельности контрольно-счетных органов осуществляется с
учетом результатов контрольных и экспертно-аналитических мероприятий, а также
на основании поручений представительных органов, предложений и запросов глав
муниципальных образований.
Пунктом 3 статьи 12 указано, что порядок включения в планы деятельности
контрольно-счетных органов поручений представительных органов, предложений и
глав муниципальных образований устанавливается нормативными правовыми
актами представительных органов муниципальных образований.
Мною проведен анализ НПА 23 представительных органов муниципальных
образований, которыми утверждены Положения и регламенты МКСО, в том числе
муниципальных районов и административных центров субъектов.
В основном планы МКСО формируются следующим образом:
3
Контрольно-счетная палата осуществляет свою деятельность на основе
годовых и текущих планов. Проект годового плана рассматривается и утверждается
Коллегией Контрольно-счетной палаты,
в КСО, где не предусмотрено
формирование коллегии, планы утверждаются председателем МКСО.
2.
В
планах
работы
Контрольно-счетной
палаты
указываются
организационные, контрольные, экспертно-аналитические мероприятия.
Кроме того, в планах работы Контрольно-счетной палаты отражаются
мероприятия по обеспечению контрольной деятельности Контрольно-счетной
палаты: организация планирования, юридическое обеспечение, информационноаналитическое и программное обеспечение, материально-техническое и финансовое
обеспечение, организационное, кадровое, документационное и архивное
обеспечение, опубликование материалов в средствах массовой информации и работа
со СМИ.
В Положениях и регламентах отдельных КСО предусмотрены причины для
отказа включения в план работы предложений и запросов мэра города,
руководителя Администрации, обращений комитетов Советов депутатов, такие
как:
1) по предложенному мероприятию уже имеется заключение и (или) отчет
Контрольно-счетной палаты;
2) предложенное мероприятие не входит в компетенцию Контрольно-счетной
палаты;
3) вопрос по предложенному мероприятию выходит за пределы вопросов
местного значения;
4) итоги предложенного мероприятия не обеспечат социальный, финансовый
эффект;
5) вопрос по предложенному мероприятию включен в иное контрольное и
(или) экспертно-аналитическое мероприятие;
6) ресурсы Контрольно-счетной палаты не позволяют выполнить
предложенный объем мероприятий.
Прописана также норма, что
В регламентах отдельных МКСО предусматривается Порядок и сроки
рассмотрения запросов
1. Запросы о проведении экспертно-аналитического мероприятия
рассматриваются Коллегией Контрольно-счетной палаты.
2. На заседание Коллегии может быть приглашен и заслушан инициатор
запроса о проведении экспертно-аналитического мероприятия.
3. Заседание Коллегии должно быть организовано в течение 5 (пяти) рабочих
дней с момента поступления запроса.
4. Коллегия Контрольно-счетной палаты принимает решение о рассмотрении
запроса и подготовке заключения или об отказе в этом. В течение 3 (трех) рабочих
дней после проведения заседания Коллегии Контрольно-счетной палаты
председатель Контрольно-счетной палаты уведомляет инициатора запроса о
принятом решении.
5. В случае отказа председатель Контрольно-счетной палаты возвращает
запрос с указанием причин отказа.
4
Статьей 11. федерального закона 6-фз предусмотрено, что:
1. Контрольно-счетные органы при осуществлении внешнего финансового
контроля
руководствуются
Конституцией
Российской
Федерации,
законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов
Российской Федерации, муниципальными нормативными правовыми актами, а
также стандартами внешнего государственного и муниципального финансового
контроля.
2. Стандарты внешнего государственного и муниципального финансового
контроля для проведения контрольных и экспертно-аналитических мероприятий
утверждаются контрольно-счетными органами:
1) в отношении органов местного самоуправления и муниципальных органов,
муниципальных учреждений и унитарных предприятий муниципальных
образований - в соответствии с общими требованиями, утвержденными Счетной
палатой Российской Федерации и (или) контрольно-счетным органом субъекта
Российской Федерации;
Счетной палатой РФ Разработан СОД 12. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ
СЧЕТНОЙ ПАЛАТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ - это общий стандарт,
который должен быть положен в основу формирования стандартов
планирования деятельности МКСО.
В стандарте планирования деятельности МКСО
обязательно
определяются Цель, задачи и принципы планирования работы.
Цель - эффективная организация осуществления внешнего муниципального
финансового контроля, обеспечения выполнения палатой установленных задач.
Планирование осуществляется с учетом всех видов и направлений
деятельности палаты, стратегических целей и задач экономической и бюджетной
политики государства, определенных в посланиях Президента Российской
Федерации, решениях представительного органа МО, программах социальноэкономического развития
МО на среднесрочную перспективу, н целевых
программах.
Задачами планирования являются:
а) выработка стратегии деятельности Счетной палаты;
б) определение приоритетных направлений деятельности
в) формирование Плана работы палаты;
г) формирование Плана работы Коллегии палаты.
Планирование основывается на системном подходе в соответствии со
следующими принципами:
сочетание стратегического, среднесрочного, годового и текущего
планирования;
соответствие среднесрочного, годового и текущего планирования
стратегическим целям и задачам;
непрерывность планирования;
комплексность планирования (охват планированием всех законодательно
установленных задач, видов и направлений деятельности Счетной палаты);
5
равномерность распределения контрольных мероприятий по главным
администраторам средств бюджета,
рациональность распределения трудовых, финансовых, материальных и иных
ресурсов, направляемых на обеспечение выполнения задач и функций
системная периодичность проведения мероприятий на объектах контроля;
координация планов работы палаты с планами работы других органов финансового
контроля,
Корректировка Плана работы Счетной палаты
1. Корректировка Плана работы Счетной палаты осуществляется на основании
решений Коллегии Счетной палаты, принятых на основе предложений членов
Коллегии.
2. Предложения по корректировке Плана работы Счетной палаты в
обязательном порядке вносятся на рассмотрение Коллегии Счетной палаты в случае
поступления поручений ГЛАВЫ МО, ДЕПУТАТОВ представительного органа,
правоохранительных органов, а также членов коллегии.
Предложения по корректировке Плана работы палаты могут вноситься на
рассмотрение Коллегии палаты также в случаях:
внесения дополнений и изменений в законодательные и иные нормативные
правовые акты;
выявления в ходе подготовки или проведения контрольного (экспертноаналитического) мероприятия существенных обстоятельств, требующих изменения
наименования, перечня объектов, сроков проведения мероприятия;
реорганизации, ликвидации, изменения организационно-правовой формы
объектов мероприятия;
отвлечения сотрудников, участвующих в проведении запланированного
мероприятия на дополнительные мероприятия, включенные в План работы Счетной
палаты в течение текущего года на основании поручений, обращений и запросов,
направляемых в палату
При подготовке предложений об изменении Плана работы Счетной палаты
необходимо исходить из минимизации его корректировки.
3. Корректировка Плана работы Счетной палаты может осуществляться в
виде:
изменения наименования мероприятий;
изменения перечня объектов мероприятия;
изменения сроков проведения мероприятий;
изменения состава, ответственных за проведение мероприятий;
исключения мероприятий из плана;
включения дополнительных мероприятий в план.
Важной функцией КСО является Контроль исполнения Плана работы
КСО и Плана работы Коллегии палаты
1. Основной задачей контроля исполнения Плана работы Счетной палаты
является обеспечение своевременного, полного и качественного выполнения
мероприятий, включенных в План работы.
2. Контроль исполнения Плана работы палаты желательно чтобы
осуществлялся с использованием программного обеспечения, уполномоченным
6
председателем Палаты должностным лицом. Сотрудник в установленный срок,
например
ежеквартально до 15 числа месяца, следующего за данным кварталом,
представляет обобщенную информацию о результатах исполнения Плана работы
Счетной палаты по состоянию на первое число последующего за кварталом месяца
Председателю Счетной палаты.
Вопрос об исполнении Плана работы Счетной палаты за год и первое
полугодие рассматривается на заседании Коллегии.
Информация о ходе исполнения Плана работы Счетной палаты за год и первое
полугодие рассматривается на заседании Коллегии Счетной палаты.
Контроль исполнения Плана работы Коллегии Счетной палаты осуществляет
обычно секретарь коллегии
II. Сейчас поговорим об организации деятельности.
Организация деятельности — это распределение (размещение) ресурсов
организации для достижения стратегических целей. Распределение ресурсов
отражается в разделении труда между специфическими подразделениями и
службами, в установлении официальной линии власти и в создании механизма
координации разнообразных задач.
Организация деятельности имеет очень большое значение, поскольку исходит
из стратегии. Стратегия определяет, что должно быть сделано, а организация
деятельности — как выполнять задание. Организационная структура — инструмент,
с помощью которого распределяются ресурсы.
Организационная структура — это структура, в рамках которой организация
определяет, как распределены задания, размещены ресурсы и осуществлена
координация между подразделениями.
Организационной структурой обусловлены такие аспекты как: 1)
назначение официальных заданий сотрудникам и подразделениям; 2) официальные
отношения подотчетности, включая линии власти, ответственность за принятие
решений, число уровней иерархии, масштабы управленческого контроля; 3)
разработка систем, обеспечивающих эффективную координацию работы
сотрудников разных подразделений.
Установление официальных заданий и формальные отношения подотчетности
обеспечивает система вертикального контроля в организации. Характеристики
вертикальной организационной структуры отражает соответствующая схема,
которая визуально представляет организационную структуру.
КСО выполняют очень большое количество заданий. Фундаментальный
принцип здесь заключается в том, что работа может быть выполнена более
эффективно, если работникам предоставить возможность специализироваться.
Специализация труда, которую иногда называют еще разделением труда, — это
степень, в которой задачи организации подразделены на отдельные работы. Если в
МКСО назначены несколько аудиторов, распределяются направления деятельности.
Между работниками аппарата также имеет место распределение обязанностей таким
образом, чтобы можно было осуществлять ротацию сотрудников по рабочим
местам, подменять друг друга и выполнять разнообразную работу в команде.
7
В МКСО как и в любой организации должна быть установлена Цепь
инстанций, или субординации, — это неразрывная линия власти, которая
связывает всех сотрудников организации и определяет, кто перед кем отчитывается.
В ее основе лежат два принципа. Единство командования означает, что каждый
сотрудник подотчетен только одному начальнику. Принцип скалярной цепи
предполагает наличие четко определенной линии власти, которая охватывает всех
сотрудников компании. Власть и ответственность по разным заданиям должны
разделяться. Все сотрудники обязаны знать, кто кому подотчетен, а также все
последующие уровни управления вплоть до высшего.
Цепь инстанций отображает структуру власти в организации. Власть — это
формальное и легитимное (законное) право менеджера принимать решения,
отдавать приказы и распределять ресурсы, чтобы добиваться желаемых
организацией результатов. Власть имеет три отличительных признака:
- властью облекается должность, а не человек;
власть признается подчиненными;
власть распространяется сверху вниз по вертикали иерархии.
Ответственность является обратной стороной власти. Ответственность — это
обязательство сотрудников выполнять назначенные задания или указанные
действия. Обычно сотрудники наделяются властью и, согласно этому,
ответственностью. Подотчетность позволяет создать механизм сочетания власти и
ответственности. Подотчетность означает, что люди, наделенные властью и
ответственностью, отчитываются о выполненных ими заданиях перед теми, кто
находится выше их в цепи субординации. Подчиненные должны знать, что они
обязаны отчитаться за задания и что они наделяются властью и ответственностью
для выполнения их. Другой концепцией, связанной с властью, является
делегирование. Делегирование — это процесс передачи власти и ответственности
на должностные позиции в служебной иерархии уровнем ниже, чем у них.
1.
В процессе управления происходит делегирование прав и обязанностей
для организации взаимодействия различных органов управления и распределения
задач, решаемых различными работниками. Руководители должны передавать
сотрудникам свои права и обязанности, иначе требуемая работа просто не будет
выполнена. Поэтому организация работ - это функция, которую должны
осуществлять все руководители - независимо от их ранга. Однако, хотя смысл этой
концепции состоит в делегировании прав и обязанностей для разделения труда по
горизонтали и вертикали, решение о выборе структуры организации в целом почти
всегда принимается руководством высшего звена.
2.
Что такое эффективная организация деятельности? Это такая
организация работы, которая даёт конкретный позитивный результат — результат,
как достижение определённой цели.
3.
Эффективность
организации
работы
напрямую
зависит
от
коммуникаций. В компетенции руководителя создать такую систему коммуникаций,
которая обеспечит эффективность работы КСО. Причём речь идёт не только о
внутренней коммуникации между руководителем и персоналом (вертикальная
связь). Важны связи между сотрудниками (горизонтальные связи) и внешние связи.
8
Эффективность организации деятельности во многом зависит от
личности руководителя.
Руководитель
- человек, наделенный полномочиями принимать
управленческие решения и осуществлять их выполнение. Под ролью руководителя
понимается "набор определенных поведенческих правил, соответствующих
конкретному учреждению или конкретной должности". Выделяют десять основных
ролей руководителя. Руководитель выполняет В различные периоды своей работы
РАЗЛИЧНЫЕ РОЛИ . Укрупненно роли руководителя разделяют на три группы:
1. Межличностные роли. Руководитель выполняет роль лидера, то есть он
отвечает за мотивацию, набор, подготовку работников и т.д. Также руководитель
является связующим звеном между своими работниками. Главный руководитель
выполняет роль единоначальника - главного верховного руководителя. Мотивация это процесс побуждения других людей к деятельности для достижения целей
организации. Выполняя эту функцию, руководитель осуществляет материальное и
моральное стимулирование работников, и создает наиболее благоприятные условия
для проявления их способностей и профессионального "роста". При хорошей
мотивации персонал организации выполняет свои обязанности в соответствии с
целями этой организации и ее планами. Процесс мотивации предполагает создание
для работников возможности удовлетворения их потребностей, при условии
надлежащего выполнении ими своих обязанностей. Прежде, чем мотивировать
персонал на более эффективную работу, руководитель должен выяснить реальные
потребности своих работников
2. Информационные роли. Являясь приемником информации, руководитель
получает разнообразную информацию и использует ее в целях организации.
Следующая роль руководителя- распространение информации среди членов
организации. Руководитель выполняет так же представительские функции, то есть
передает информацию об организации при внешних контактах.
3. Роли по принятию решений. Руководитель выступает в роли
предпринимателя, разрабатывает и контролирует различные проекты по
совершенствованию деятельности организации. Также он выступает в роли
человека, устраняющего нарушения в работе организации. Руководитель является
распределителем ресурсов своей организации. К тому же он является лицом,
ведущим переговоры с другими организациями от имени своей организации И
ОРГАНИЗУЮЩИМ Контроль в организации. Контроль. Эта функция управления
предполагает оценку и анализ эффективности результатов работы организации. При
помощи контроля производится оценка степени достижения организацией своих
целей, и необходимая корректировка намеченных действий. Процесс контроля
включает: установление стандартов, измерение достигнутых результатов, сравнение
этих результатов с планируемыми и, если нужно, пересмотр первоначальных целей.
Контроль связывает воедино все функции управления, он позволяет выдерживать
нужное направление деятельности организации и своевременно корректировать
неверные решения.