Методические рекомендации по применению программы автоматизированного сбора сведений о готовности образовательных учреждений к новому учебному году «Школа» Программа позволяет вводить, просматривать и редактировать информацию об учебных заведениях, подведомственных органу управления образованием и формировать донесения о готовности их к новому учебному году. УСТАНОВКА И ЗАПУСК ПРОГРАММЫ «ШКОЛА» Шаг 1 Из распакованного архива папку PRMP1 с дистрибутивом программы скопировать в папку Program Files логического диска С: ПЭВМ. Шаг 2 Открыть папку PRMP1. 1 Навести курсор на файл Школа и один раз нажать правую кнопку мыши. В выпадающем списке выбрать Отправить, в следующем выпадающем списке выбрать Рабочий стол (создать ярлык) и один раз нажать левую кнопку мыши. Программа установлена. 2 Шаг 3 Запуск программы производится двойным нажатием левой кнопки мыши по ярлыку Школа на рабочем столе пользователя. Появляется окно запуска программы «Школа» Левой кнопкой мыши нажать на клавишу Подключение к базе данных. Открывается главное меню программы «Школа». 3 ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ОТЧЕТНОГО ФАЙЛА ПРОГРАММОЙ «ШКОЛА» Создание учетной записи подведомственного органа управления образованием (образовательного учреждения) 1. Для создания учетной записи подведомственного органа управления образованием (далее – учетной записи) нажать кнопку добавить запись Внести в ячейки рабочего поля таблицы реквизиты учетной записи. При наведении курсора на ячейки рабочего поля таблицы отображается подсказка в нижней строке программного окна. 4 2. Сохранение учетной записи завершить нажатием левой кнопки мыши на клавишу сохранения изменений на панели навигатора: сохранить изменения. На панели реквизитов появляется программно присвоенный машинный номер учетной записи «м№1». 5 3. Добавление в базу данных последующей учетной записи производить нажатием кнопки добавить запись. Сохранение последующей учетной записи завершить нажатием левой кнопки мыши на кнопку сохранения изменений сохранить изменения. 6 Сохранение отчетов подведомственных органов управления образованием (образовательных учреждений) 1. Отчетные файлы подведомственных органов управления образованием (образовательных учреждений (далее - отчеты) необходимо сохранять в папке FLDOC в каталоге программы «Школа», файлы отчета – oth_1….n.xls. Номер файла oth_n – присваивать в соответствии с программно заданным машинным номером учреждения в базе данных. Т.е. отчетный файл Комитета образования Н-ского района должен быть сохранен в папке FLDOC под именем oth_1.xls, Комитета образования М-ского района - oth_2.xls и т.д. 7 Проверка отчетов На панели задач программы нажать клавишу Проверка. Проверка отчетов производится последовательно в соответствии с машинными номерами учетных записей. Отчет составлен правильно: 8 Режим работы сумматора Проверка (название функциональной кнопки) изменяется на режим суммирования В сумматор. Чтобы осуществить адресную проверку отчета необходимо ввести номер учетной записи в окно Локатора поиска. В окне ввода подведомственных организаций отобразится соответствующая учетная запись. 9 При обнаружении арифметических или логических ошибок в отчете – автоматически формируется файл mst.rtf (находится в папке FLDOC в каталоге программы «Школа»). Без исправления указанных ошибок дальнейшая работа с файлом отчета не возможна. 10 Подсчет и сохранение итоговых данных а) суммирование и проверка данных отчетов Суммирование данных отчетов производится нажатием клавиши В сумматор. При этом если поле локатора поиска учетных записей свободно – проводится суммирование всех отчетных файлов. Для проведения суммирования файла одной учетной записи необходимо ввести его номер в окно локатора поиска 11 После проведения суммирования на рабочем поле отображается количество обработанных отчетов «Итоговые данные по n донесениям». Для проверки арифметической логики проведенного суммирования нажать кнопку Арифметика. После проверки на рабочем поле активируются кнопки работы с таблицами и сохранения отчета в файл. 12 в) Сохранение отчета 1. Заполнить ячейки реквизитов органа управления образованием, формирующего отчет Сохранение отчета на бумажном носителе Для вывода на печать таблиц Доклада о готовности… нажать на кнопку Таблицы 1-8 13 Уточнить в функциональном окне отчетный год и нажать клавишу Печать таблицы 1. 14 В окне предварительного просмотра для активации печати нажать кнопку принтера. Закрыть окно предварительного просмотра текущей таблицы отчета кнопка Close и нажатием на вкладки выбрать для печати следующие таблицы. Закрыть окно формы отчетных таблиц. При выводе на печать таблицы 8.1 внести в ячейки должность, фамилию и инициалы лица, подписывающего отчет. 15 б) Сохранение отчета в электронном виде для представления в орган управления образованием На панели задач базы данных нажать клавишу -> в Excel 16 Не внося ни каких изменений сохранить отчет в формате книги Excel 97-2003 под именем oth_n.xls, где n – идентификационный номер учетной записи, присвоенный вышестоящим органом управления образованием. Файл oth_n.xls также необходимо передать в орган управления образованием для дальнейшей автоматизированной обработки данных. Завершить работу программы закрытием окна «Школа» 17