Документирование изменений проекта*

Школа заказчика
Документирование
изменений проекта*
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
Реализация проекта занимает не день и не неделю. Соответственно
жизнь и человеческий фактор могут внести свои корректировки в ход
проекта. И каким бы отличным ни был план проекта, какой бы профессиональной ни была проектная команда и т. д., необходимость
внесения тех или иных изменений все равно может возникнуть, и к
этому нужно быть готовыми. А потому именно на этапе разработки
Устава проекта рекомендуется проработать категории изменений,
порядок внесения изменений в проект и закрепить его в Уставе. Об этом
и пойдет речь в настоящей статье.
Что такое изменение проекта?
Прежде всего традиционно обратимся к терминологии, в первую очередь к отечественным стандартам по управлению проектами. Что же такое изменение в проекте?
ГОСТ Р 54869-20112** дает следующее определение:
«Изменение в проекте – модификация утвержденного
ранее содержания, сроков, ресурсов в проекте, а также установленных процедур».
Кроме того, в указанном ГОСТе есть пункт о планировании
управления изменениями в проекте:
«Цель процесса: определение порядка работы с изменениями в проекте.
Выходы процесса:
а) определен и документирован процесс работы с изменениями в проекте,
а именно:
1. выявление изменений;
2. согласование и утверждение изменений;
3. организация учета версий документов и продуктов
проекта;
* Продолжение. Начало см.: Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2012. № 11–12; 2013. № 1–12; 2014. № 1–3.
** ГОСТ Р 54869-2011. Проектный менеджмент. Требования к управлению проектами.
document@mcfr.ru
Н.В. Артонкина,
координатор
программы проектов
ИТ-компании
© Н.В. Артонкина, 2014
27
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
4. доведение информации об изменениях до заинтересованных сторон».
Процесс управления изменениями описан очень укрупненно без какой-либо конкретики, категоризации изменений, не
говоря уже о хотя бы примерной структуре шаблона запроса
на изменение. В связи с этим традиционно обратимся к зарубежному источнику – PMBoK*.
PMBoK дает определение лишь понятию «изменение содержания»:
«Изменение содержания – любые изменения содержания
проекта».
А вот понятие «запрос на изменение» описано более конкретно:
«Запрос на изменение – запросы на увеличение или
уменьшение содержания проекта, изменение стратегий, процессов, планов или процедур, изменение цен или бюджетов,
или пересмотр расписаний».
Процесс управления изменениями
Школа заказчика
Управление изменениями согласно PMBoK – это идентификация, документирование, одобрение или отклонение и управление внесением изменений в базовый план проекта.
При управлении изменениями проекта с точки зрения документирования тезисно можно выделить следующие основные
моменты:
● процесс управления изменениями проекта проводится
на протяжении всего проекта, а не отдельных его фаз
или процессов;
● фиксация (документирование и регистрация) всех запросов на изменение;
● внесение только одобренных изменений (запрос на
изменение рассматривается уполномоченным лицом
либо уполномоченным коллегиальным органом проекта);
● документирование воздействия запросов на изменение.
Например, изменение расписания проекта может повлиять на бюджет проекта, риски, потребность в дополнительных ресурсах и т. д.
* Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBоK).
Четвертое издание. 2008. Рroject Management Institute, Four Campus Boulevard,
Newton Square, PA 19073-3299 USA/США.
28
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
•
№ 4 2014
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
Школа заказчика
Согласно PMBoK выходами процесса управления изменениями являются:
● обновления статусов запросов на изменение. Как уже
было упомянуто ранее, PMBoK рекомендует документировать и регистрировать все запросы на изменения.
Это значит, что результаты рассмотрения уполномоченным лицом/органом запроса необходимо отразить в
журнале запросов на изменение с указанием статуса:
одобрен/отклонен;
● обновления плана управления проектом;
● обновления документов проекта. Требуется обновление
всех документов проекта, которые затрагивает одобренное изменение.
Таким образом, становится очевидным, что при управлении
изменениями проекта создаются как минимум два документа:
запрос на изменение и журнал запросов на изменение. Шаблоны этих документов будут приведены в приложениях к данной статье (см. приложения 1–3), а сейчас подробнее остановимся на процессах рассмотрения и согласования изменений в
проекте.
Процесс согласования внесения изменений
в проект
Изменения в проекте могут быть разными.
Например, в проекте произошла замена куратора проекта, т. е. роль осталась та же, а работник, выполняющий эту
роль, заменен, или меняется бюджет проекта. С точки зрения
терминологии и то и другое является изменениями в проекте, но с точки зрения воздействия на проект – эти изменения принципиально разные.
Процесс согласования изменений в проекте, как правило,
совсем не быстрый, поэтому в практике часто используется
категоризация изменений, например, с точки зрения критичности или существенности. Изменения можно разделить на две
группы: существенные и несущественные.
Согласование существенных изменений можно запустить
по полному кругу согласования, а несущественных – по более
упрощенной схеме. Почему это рекомендуется сделать? В реальности нередко приходится сталкиваться с тем, что если схема
согласования едина для всех типов изменений, то несущественные изменения нет времени согласовывать. Также случаются
форс-мажорные ситуации, во время которых все несогласованные изменения могут «всплыть» в самый неподходящий момент,
и выясняется: кто-то не помнит, кто-то не понял, кто-то уволился и т. д. Поэтому настоятельно рекомендуем отразить в
document@mcfr.ru
29
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
Уставе проекта разделение изменений на две группы: существенные и несущественные, а также описать, какие изменения
являются существенными, а какие нет. Например, к существенным изменениям можно отнести следующие:
●
●
●
●
изменения сроков проекта;
изменения объема проекта;
изменение бюджета проекта;
изменение организационной структуры проекта.
К несущественным соответственно можно отнести все
прочие изменения.
Также в Уставе необходимо предусмотреть, кто может
являться инициатором изменений.
Например, руководитель проекта от заказчика, руководитель проекта от исполняющей организации, куратор, спонсор проекта.
Школа заказчика
Если в организационной структуре проекта принята, например, трехуровневая система управления проектом (рабочая
группа проекта – проектный комитет (оперативное управление) – управляющий комитет (стратегическое управление)), то
следует описать порядок подготовки и согласования запросов
на изменение.
Рассмотрим два примера запроса на изменение (существенное и несущественное изменения) (см. приложение 2 и 3).
В обоих случаях администратор проекта по поручению
руководителя проекта готовит оба запроса на изменение (например, смена куратора проекта и изменение календарного
плана проекта и бюджета) и регистрирует их в журнале запросов на изменения (назовем их запрос № 1 (приложение 2) и
запрос № 2 (приложение 3)). Затем руководитель проекта инициирует заседание проектного комитета для рассмотрения
запросов на изменение.
В Уставе проекта рекомендуется закрепить зоны компетенции коллегиальных органов проекта для того, чтобы было
понятно, по каким вопросам можно и необходимо инициировать
заседание проектного комитета, а в каких случаях – управляющего комитета. Например, к зонам компетенции управляющего комитета можно отнести следующие вопросы:
●
●
●
●
30
контроль соответствия проектов ИТ-стратегии компании;
принятие решений о финансировании ИТ-проектов;
контроль соблюдения бюджета ИТ-проектов;
приемка результатов проекта в постоянную эксплуатацию.
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
•
№ 4 2014
●
●
●
●
●
контроль сроков выполнения работ по проекту;
согласование плана-графика проекта, а также внесение изменений в план-график;
рассмотрение и согласование проектных документов;
рассмотрение еженедельных отчетов по проекту;
рассмотрение и согласование вопросов для вынесения
их на заседание управляющего комитета;
принятие решений по текущим вопросам проекта.
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
●
Школа заказчика
А к зонам компетенции проектного комитета относятся:
Но если управляющий комитет является постоянно действующим коллегиальным органом и отвечает за стратегическое
управление всеми проектами компании, то его деятельность
удобнее регламентировать отдельным положением, а в Уставе
проекта упомянуть лишь основные функции. В предыдущих
статьях уже были рассмотрены варианты разделения зон компетенций коллегиальных органов проекта*.
Вернемся к нашим запросам на изменения. Итак, руководитель проекта инициирует заседание проектного комитета.
Компетенции проектного комитета достаточно для одобрения
запроса № 1, а вот по запросу № 2 проектный комитет может
лишь санкционировать вынесение этого запроса на заседание
управляющего комитета.
Процесс организации и протоколирования совещаний уже
был рассмотрен достаточно подробно в одной из статей, поэтому сейчас не будем повторяться**. Отметим лишь то, что в
журнале запросов на изменение необходимо обязательно зафиксировать результаты рассмотрения запросов.
Ниже приведены образцы документов по управлению изменениями: журнал запросов на изменение, запрос на изменение № 1, запрос на изменение № 2.
В настоящей статье мы рассмотрели процессы документирования и согласования запросов на изменения в проекте.
В масштабных территориально распределенных проектах с
несколькими объектами внедрения создаются комитеты/советы по изменениям для общей координации изменений создаваемого продукта. Кроме того, необходимо организовать и
регламентировать поддержку системы на этапе опытной эксплуатации, а поскольку опытная эксплуатация проходит еще в
рамках проекта, то задача по регламентации этого процесса
ложится на плечи проектной команды. В следующей статье
именно этим вопросам и будет уделено основное внимание.
* Артонкина Н.В. Поддержка коллегиальных органов и организация совещаний
рабочей группы // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2013. № 2.
** Артонкина Н.В. Регламентация организации и проведения проектных совещаний //
Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2013. № 11.
document@mcfr.ru
31
Дальнейшие
действия
1. Внесение изменений в Устав
проекта.
2. Внесение изменений в план
проекта (в части
ресурсов)
Ответственный
Сроки выполнения
07.02.2013
1. Дополнение
№ 1 к Уставу проекта на согласование (см. журнал
официального
согласования документации).
2. Актуализированный план
управления проектом
Результат
04.02.2013
Плановая дата
Приложение 2
Образец запроса на изменение № 1
Жукова Т.А.
ДАТА РЕГИСТРАЦИИ ЗАПРОСА:
01.02.2013
ВОЗДЕЙСТВИЕ ИЗМЕНЕНИЯ НА ПРОЕКТ (бюджет, сроки, объем, орг. структура):
___________________________________________________________________________________________
ОПИСАНИЕ ИЗМЕНЕНИЯ И ОБОСНОВАНИЯ:
В связи с организационными изменениями ввести в состав проектного комитета Белова А.Б. (вместо Савельева В.А.)
ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ:
Дата
Мероприятие
Ответственный
04.02.2013
Рассмотрение запроса на изменение на за- Корягин П.М.
седании проектного комитета 04.02.2013
Комментарии:
___________________________________________________________________________________________
ИЗМЕНЕНИЕ:
Замена спонсора проекта. Введение в состав проектного комитета Белова Б.А.
ИНИЦИАТОР ИЗМЕНЕНИЯ: Планово-экономический отдел. Желтова И.И.
ЗАПРОС НА ИЗМЕНЕНИЕ № 4
Дата регистра- Инициатор заСодержание
Статус запроса Комментарии
ции запроса
проса
запроса
Одобрен проект01.02.2013
Планово-эконо- Замена куратора Одобрен
ным комитетом
мический отдел. проекта. ВведеЖелтова И.И.
ние в состав про04.02.2013
ектного комитета
Белова А.Б.
Школа заказчика
№ запроса
4
Приложение 1
Образец журнала запросов на изменение
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
32
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
•
№ 4 2014
Школа заказчика
Приложение 3
Образец запроса на изменение № 2
ЗАПРОС НА ИЗМЕНЕНИЕ № 8
ИЗМЕНЕНИЕ:
Увеличение бюджета проекта и сроков проекта
ДАТА РЕГИСТРАЦИИ ЗАПРОСА:
30.04.2013
ИНИЦИАТОР ИЗМЕНЕНИЯ: управление информационных технологий. Сидоров С.А.
ВОЗДЕЙСТВИЕ ИЗМЕНЕНИЯ НА ПРОЕКТ (бюджет, сроки, объем, орг. структура):
бюджет, сроки
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В СОВРЕМЕННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
ОПИСАНИЕ ИЗМЕНЕНИЯ И ОБОСНОВАНИЯ:
В связи с увеличением количества потенциальных пользователей АСДОУ на 30% требуется:
1. проведение обучения новых пользователей (в г. Тверь);
2. закупка пользовательских лицензий;
3. изменение календарного плана проекта (скорректированный календарный план проекта приведен
в приложении 1 к настоящему запросу);
4. увеличение бюджета проекта на 000 000 руб. (на закупку дополнительных лицензий и на затраты по
проведению обучения новых пользователей в Твери)
ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ:
Дата
Мероприятие
Ответственный
Плановая дата
05.05.2013
Организовать заседание
проектного комитета для
рассмотрения запроса на
изменение № 8
Корягин П.М.
13.05.2013
13.05.2013
В случае одобрения данного
запроса проектным комитетом инициировать заседание
управляющего комитета для
рассмотрения запроса
Корягин П.М.
22.05.2013
Комментарии:
______________________________________________________________________________________
Приложение 1
к запросу на изменение № 8
Календарный план проекта по созданию
Автоматизированной системы документационного обеспечения управления
(АСДОУ)
№
п/п
Наименование
работы/этапа
Дата
начала
Дата окончания
Исполнитель
1.
Фаза 1. Подготовка проекта создания АСДОУ
01.11.2012
31.12.2012
Управление информационных технологий
2.
Фаза 2. Развертывание инфраструктуры
01.01.2013
31.01.2013
Исполняющая организация
–
–
–
–
–
document@mcfr.ru
33