Об утверждении Положения о порядке использования печатей и

2
Решение об изготовлении дополнительных экземпляров гербовой
печати СКФУ принимается ректором университета.
Гербовая
2.2.
требованиям
печать
ГОСТ
Государственного
Р
герба
университета
51511-2001
Российской
должна
«Печати
Федерации.
с
соответствовать
воспроизведением
Форма,
размеры
и
технические требования».
2.3. Изготовление гербовой печати СКФУ должно осуществляться
полиграфическим или штемпельно-граверным предприятием, имеющим
лицензию на изготовление печатей с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации и сертификат о наличии технических
технологических возможностей для изготовления данного вида продукции на
должном качественном уровне.
Печать
2.4.
наименование
структурного
подразделения
соответствующего
структурного
должна
содержать
подразделения,
в
соответствии со штатным расписанием, изображенное в центре печати.
2.5. Печать структурного подразделения изготавливается в одном
экземпляре.
2.6. Для документационного обеспечения деятельности структурных
подразделений в СКФУ применяются следующие печати:
- мастичные печати с воспроизведением наименований институтов;
- мастичные печати с воспроизведением наименований управлений;
- мастичные печати с воспроизведением наименований отделов;
- мастичные печати с воспроизведением наименований Центров СКФУ
и др.
2.7. Для проставления отметок о регистрации документов, других
отметок
справочного
характера:
о
наименовании
организационной
структуры, ее адресе, выполнении функции и т.п.
в университете
применяются мастичные штампы.
Штампы, используемые в СКФУ, печатями не являются.
3
2.8. Требования к размерам и оформлению печатей и штампов,
используемых
в
нормативными
университете,
правовыми
устанавливаются
актами
соответствующими
действующего
законодательства
Российской Федерации.
2.9. Изготовление, печатей и штампов для структурных подразделений
университета осуществляется отделом по защите государственной тайны на
основании решения ректора, первого проректора по заявкам руководителей
структурных подразделений с согласия проректора по направлению.
2.10. Изготовление дубликата печати и штампа допускается только в
случае утраты или износа по решению руководства СКФУ.
2.11. Изъятие печатей возможно лишь в случаях и порядке,
предусмотренных федеральными законами Российской Федерации.
3. Порядок учета, выдачи (сдачи) печатей (штампов) и обеспечения
их сохранности
3.1. Учет, выдача печатей и штампов структурным подразделениям
университета осуществляется отделом по защите государственной тайны
университета.
Оттиск
печатей
и
штампов,
используемых
в
структурных
подразделениях, проставляется в журнале учета печатей и штампов, листы
журнала нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Форма журнала учета печатей и штампов утверждается приказом
ректора (Приложение № 1).
3.2. Закрепление за наложение оттиска и сохранность гербовой печати
за ответственными должностными лицами производится приказом ректора.
За организацию работы по использованию гербовой печати СКФУ
ответственными лицами являются начальник управления делами и начальник
отдела обработки и контроля корреспонденции.
Гербовая печать СКФУ храниться в управлении делами в несгораемом
сейфе.
4
3.3. За хранение и использование печатей структурных подразделений,
являются руководители соответствующих подразделений или их заместители
(далее - ответственные лица).
Печати хранятся в структурных подразделениях в надежно запираемых
шкафах (ящиках, сейфах).
3.4.
В
обязанности
ответственных
лиц
входит
обеспечение
надлежащего хранения и использования вверенной им печати.
3.5. Ответственные лица должны быть ознакомлены с настоящим
Положением под расписку. Начальник отдела по защите государственной
тайны, ответственный за организацию учета и выдачи печатей, разъясняет
ответственным лицам порядок хранения и использования соответствующих
печатей, а также предупреждает их об ответственности.
3.6. Временная передача печатей и штампов от одного ответственного
лица другому осуществляется (в связи с болезнью, убытием в командировку,
уходом в отпуск) по акту (Приложение № 2).
При увольнении ответственного должностного лица, переводе на иную
должность печать передается работнику, назначенному приказом ректора на
занимаемую ранее им должность или исполняющему его обязанности в
соответствии с приложением № 2 настоящего Положения.
3.7. Контроль за правильностью использования и хранения печатей
осуществляется отделом по защите государственной тайны путем проведения
проверок не реже одного раза в год.
Состав комиссии и сроки проведения проверки утверждаются приказом
ректора университета.
Результаты проверок отражаются в акте (Приложение № 3).
4. Порядок использования печатей.
4.1. Оттиск гербовой печати СКФУ проставляется на подпись
работников СКФУ, занимающих следующие должности:
- первого проректора
- проректора по административной работе
5
- проректора по научной работе
- проректора по учебной работе и академическому развитию
- проректора по финансово-экономической деятельности
- проректора-начальника Управления имущественным комплексом
- проректора по капитальному строительству и хозяйственной
деятельности
- проректора по воспитательной работе
- начальника управления-главный бухгалтер
- начальника отдела по защите государственной тайне
- начальника Мобилизационного управления (выписки из приказов,
представляемые в военные комиссариаты Российской Федерации; справкиПриложение № 2 к перечню (п.3))
- начальника управления организации научных исследований –
проректора по научной работе (экспертные заключения внутривузовской
комиссии экспортного контроля СКФУ)
- начальника управления делами (копии учредительных документов,
лицензий университета, иной разрешительной документации, документы, не
предназначенные обязательному визированию руководством университета,
но предусматривающих наличие гербовой печати СКФУ (отзывы, рецензии
официальных оппонентов и т.п.)
- Ученого секретаря Университета
- Директора лицея (аттестаты, грамоты)
- председателя диссертационного совета
- заместителя председателя диссертационного совета
- ученого секретаря диссертационного совета.
Проставление оттиска гербовой печати СКФУ на подпись других
работников СКФУ регламентируется отдельным приказом (распоряжением)
ректора или уполномоченным им лицом.
6
4.2. Оттиск гербовой печати СКФУ проставляется на следующие
документы:
АКТЫ (приемки законченных строительством объектов, оборудования,
выполненных работ, описания, экспертизы и т.д.).
АРХИВНЫЕ СПРАВКИ.
ВЫПИСКИ из приказов, представляемые в военные комиссариаты
Российской Федерации, в правоохранительные органы и другие организации
(по требованию).
ДОГОВОРЫ (договоры, контракты, соглашения)
ДОВЕРЕННОСТИ.
ДОКУМЕНТЫ для удостоверения подписи должностного лица,
имеющего право действовать от имени СКФУ, а также документы,
требующие, на основании нормативного правового акта действующего
законодательства Российской Федерации, наличия оттиска гербовой печати.
ДОКУМЕНТЫ,
относящиеся
к
финансово-хозяйственной
деятельности, в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами
действующего законодательства Российской Федерации
ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений,
капитальное строительство; научные; технические и т.д.).
ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на авторефераты.
ЗАЧЕТНЫЕ КНИЖКИ.
ЗАЯВКИ на получение билетов для проезда на транспорте.
ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).
ИЗВЕЩЕНИЯ по централизованным выплатам
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.
КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ.
КОНТРАКТЫ.
ЛИСТКИ НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ.
НОРМЫ расхода.
7
ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право
совершения финансово-хозяйственных операций.
ОТЧЕТЫ во внебюджетные фонды, ИФНС, казначейство, в т.ч.
бухгалтерские и статистические.
ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и
медалями; премиями и т.д.).
ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).
ПРОТОКОЛЫ ЗАСЕДАНИЙ ученого совета СКФУ
РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений), представляемые в банк.
СМЕТЫ расходов (на содержание СКФУ; на калькуляцию к договору и
т.д.).
СОГЛАШЕНИЯ.
СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании
бюджетных
ассигнований
на
заработную
плату;
о
начисленной
и
причитающейся зарплате и т.д.).
СПРАВКИ-ВЫЗОВЫ, дающие право на предоставление по месту
работы дополнительного отпуска и других льгот, связанных с обучением.
СПРАВКИ для предоставления в военные комиссариаты Российской
Федерации, пенсионные фонды.
СТУДЕНЧЕСКИЕ БИЛЕТЫ.
УВЕДОМЛЕНИЯ о бюджетных ассигнованиях, о лимитах бюджетных
обязательств
УДОСТОВЕРЕНИЯ.
УЧЕБНЫЕ ПЛАНЫ.
ЭКСПЕРТНЫЕ
ЗАКЛЮЧЕНИЯ
внутривузовской
комиссии
экспортного контроля СКФУ.
4.3. Печатью структурного подразделения удостоверяется подпись
руководителя данного подразделения или его заместителя, на документах,
созданных в пределах компетенции подразделения.
8
4.4. Оттиск печати Управления делами проставляется на следующие
документы:
- копии учредительных документов, лицензий СКФУ, иной разрешительной
документации;
- копии приказов и распоряжений СКФУ, направляемые в сторонние
организации и правоохранительные органы Российской Федерации;
- на документы, при удостоверении надписи о количестве листов (копии
положений, инструкций, и др.);
4.5. Оттиск печати Управления кадровой политики проставляется на
следующие документы:
- трудовые книжки;
- различные справки и документы кадрового характера;
- при удостоверении подписи сотрудников СКФУ.
4.6. При заверении документа печатью ее оттиск должен захватывать
часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.
4.7. Передача печатей посторонним лицам, вынос печатей за пределы
здания не допускается.
5. Порядок уничтожения печатей и штампов.
5.1. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из
действия и утратившие практическое значение печати и штампы подлежат
сдаче в отдел по защите государственной тайны.
5.2. Отбор и уничтожение печатей и штампов производится комиссией,
назначаемой приказом ректора. В состав комиссии должно входить не менее
трех человек, в том числе начальник отдела по защите государственной
тайны.
5.3. На все отобранные к уничтожению печати и штампы составляется
акт (Приложение № 4). Акт с проставлением оттисков уничтожаемых
печатей и штампов, составляет работник отдела государственной тайны.
5.4. После составления акта, комиссия проверяет наличие всех печатей
и штампов, включенных в акт. При проверке особое внимание членов
9
комиссии должно быть обращено на то, чтобы не были допущены
расхождения между записями в акте, самими печатями, штампами и
записями в журнале учета печатей и штампов.
По окончании сверки все члены комиссии подписывают акт, а
председатель комиссии заверяет своей подписью все листы акта.
Исправления в акте на уничтожение печатей и штампов запрещаются.
Акт на уничтожение печатей и штампов утверждается ректором
университета.
5.5. Печати и штампы,
включенные в акт на уничтожение, после
сверки складываются в короб и опечатываются председателем комиссии.
Короб хранится до уничтожения в отделе по защите государственной тайны.
5.6. Уничтожение печатей и штампов производится после утверждения
акта в присутствии всех членов комиссии, которые несут персональную
ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в
акте печатей и штампов.
5.7. Печати и штампы уничтожаются путем разрезания на 4 части и
сожжения.
5.8. Работник отдела по защите государственной тайны, на основании
акта делает отметки об уничтожении в соответствующей журнале учета и
представляет копию акта в Управление бухгалтерского учета и отчетности.
5.9. Акты об уничтожении печатей и штампов хранятся в течении 10
лет в специально заведенных делах в отделе по защите государственной
тайны.
10
6. Ответственность
6.1. Неправомерное использование печатей, равно как и использование
печатей, не предусмотренных настоящим Положением, при осуществлении
СКФУ или его структурным подразделением юридически значимых
действий влечет недействительность документа с оттиском такой печати и
ответственность,
предусмотренную
действующим
законодательством
Российской Федерации.
6.2. За нарушение правил учета, хранения и использования печатей,
определяемых настоящим Положением и иными нормативными правовыми
актами, регламентирующими такие правила, виновное лицо привлекается к
дисциплинарной, административной, а также уголовной ответственности в
соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
По должностному лицу, утратившему печать (штамп), неправомерно
поставившему оттиск на правовом документе проводится служебная
проверка в соответствии с приказом Университета от 14.01.2013г. № 03-О».
11
Форма журнала учета печатей и штампов
№
п/п
Наименование печатей и штампов
Количество печатей
и штампов
Оттиски печатей и штампов
1
2
3
4
12
Продолжение приложения 1
Фамилия, инициалы
ответственного лица
5
Дата и расписка в
получении печати
(штампа)
6
Дата возврата печати
(штампа) и расписка в
получении
7
Отметка об
уничтожении
8
13
Приложение № 2
УТВЕРЖДАЮ
__________________________
(должность руководителя
_________________________
структурного подразделения)
__________________________
(фамилия и инициалы)
___ _________ 20____ г.
АКТ
Мы, нижеподписавшиеся____________________________________________,
(должность,фамилия,инициалы сдающего и принимающего)
составили
настоящий
акт в том, что первый сдал, убывая в очередной
отпуск (при увольнении, переводе на иную должность), а второй принял
следующие печати и штампы:
1. (проставляется оттиск печати или штампа)
2.
3.
4.
5.
Всего ____________________________________________________________ печатей и
(количество прописью)
штампов.
Сдал:
Принял:
_________________
(подпись)
_______________
(подпись)
_____________________________
(фамилии и инициалы)
________________________
(фамилии и инициалы)
14
Приложение № 3
УТВЕРЖДАЮ
Ректор университета
подпись
А.А. Левитская
Дата
АКТ
о результатах проведения проверки
Комиссия, назначенная приказом ректора от _________ № ________
в составе: _______________________________________ произвела проверку
(должности, фамилии и инициалы председателя и членов комиссии)
по использованию и хранению печатей и штампов в следующих структурных
подразделениях:
N
п/п
Наименование структурного
подразделения
1
2
Председатель комиссии _________
(подпись)
Члены комиссии
____________
(подпись)
Оттиск
печати
(штампа)
3
Количество
печатей
(штампов)
4
Замечания
5
_________________________
(фамилия и инициалы)
_________________________
(фамилия и инициалы)
15
Приложение № 4
УТВЕРЖДАЮ
Ректор университета
подпись
А.А. Левитская
Дата
АКТ
о выделении к уничтожению печатей и штампов
Комиссия, назначенная приказом ректора от _________ № ________
в составе: _______________________________________ произвела отбор
(должности, фамилии и инициалы председателя и членов комиссии)
к уничтожению утративших практическое значение и пришедших в
негодность следующих печатей и штампов:
N Регистрационный Наименование
п/п
номер
печати
печати
(штампа)
(штампа)
1
2
3
Оттиск
печати
(штампа)
Количество
печатей
(штампов)
Основание
для
уничтожения
4
5
6
Всего подлежит уничтожению _____________________________
(количество, прописывается полностью)
наименований. Записи с учетными данными сверены:
Председатель комиссии _________
_________________________
(подпись)
Члены комиссии
(фамилия и инициалы)
____________
_________________________
(подпись)
(фамилия и инициалы)
После утверждения акта перечисленные печати и штампы перед
уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем
_________________________________________
__ _____ 20__ г.
(способ уничтожения)
Председатель комиссии _________
_________________________
(подпись)
Члены комиссии
____________
(фамилия и инициалы)
____________________________
(подпись)
(фамилия и инициалы)
Отметки в журнале учета об уничтожении печатей и штампов
произвел
____________
______________________
_____ ________ 20__ г.
(подпись)
(фамилия и инициалы)
16