[СМЭД] Инструкция пользователя по межведомственному

Инструкция пользователя по межведомственному обмену
электронными документами в КИС «Олимп»
1. Получение электронных сообщений
2. Регистрация электронных сообщений
3. Отправка электронных сообщений
4. Создание нового сообщения
5. Отправка электронного сообщения в ручном режиме
6. Настройка автоматического приема электронных сообщений
7. Настройка автоматической отправки электронных сообщений
8. Множественный выбор корреспондента при регистрации исходящего документа
9. Настройка уведомлений об ошибках при отправке исходящих сообщений
10. Отправка корреспонденции несколькими способами
1. Получение электронных сообщений
Начиная с версии 7.0 в КИС «Олимп» реализовано автоматическое принятие электронной почты, без
участия пользователя, см. п. 6. В случае необходимости немедленного получения электронного
сообщения откройте список входящих сообщений: подсистема «Делопроизводство» – модуль
«Канцелярия» – пункты меню «Документы» – «Входящие» – «Входящие сообщения» или в модуле
«Канцелярия» нажмите сочетание клавиш «Ctrl + E».
Для принятия новых сообщений нажмите на пиктограмму «Доп. функции (F3)» и выберите команду
«Принять почту».
2. Регистрация электронных сообщений
Начиная с версии 7.0 в КИС «Олимп» реализована автоматическая регистрация уведомлений и их
последующее прикрепление к исходящим документам, в ответ на которые они были получены.
Просмотреть их можно в журнале регистрации исходящих документов, для этого нужно выбрать
документ и нажать на пиктограмму «Доп. функции (F3)» – пункт меню «История регистраций».
Перед регистрацией сообщения, предварительно можно открыть вложенный файл, для этого в списке
компонентов нажмите на пиктограмму «Открытие (F9)» или выполните двойной клик левой кнопкой
мыши.
Сменить место регистрации можно нажатием на пиктограмму «Доп. функции (F3)» – пункт меню
«Выбор места регистрации».
Для регистрации текущего сообщения нажмите на пиктограмму «Доп. функции (F3)» - пункт меню
«Зарегистрировать». Откроется карточка регистрации входящего документа. Необходимо указать
недостающие реквизиты документа и сохранить ее.
Если входящее электронное сообщение получено от одного из нескольких корреспондентов,
имеющих одинаковый электронный адрес, программа предложит список этих корреспондентов для
выбора. Выберите его нажатием на пиктограмму «Выбор (Enter)» или двойным кликом левой
клавиши мыши.
Зарегистрированное сообщение перейдет на закладку «Зарегистрированные», где будет указана дата
его регистрации, а также номер и дата созданного в журнале на его основе документа.
3. Отправка электронных сообщений
После каждого действия с входящим документом, программа будет создавать в ответ уведомление в
адрес корреспондента, от которого пришло сообщение. Эти уведомления будут отправляться в
автоматическом режиме, при условии, что в программе выполнена соответствующая настройка,
подробнее см. п. 6.
Уведомление создается в момент принятия нового сообщения, в момент его регистрации и в момент
отметки об исполнении, также создается уведомление, когда на зарегистрированный входящий
документ будет создан в ответ исходящий.
По окончанию работы над документом, в момент, когда будет установлена отметка об его
исполнении, программа создаст соответствующее уведомление и отправит его адресату. При ручной
отправке сделать это нужно сотруднику, о чем он получит соответствующее сообщение от системы.
Для отправки сообщений в ручном режиме, перейдите в список, где они хранятся: подсистема
«Делопроизводство» - модуль «Канцелярия» – пункт меню «Документы» – «Исходящие» –
«Исходящие сообщения» и нажмите на пиктограмму «Доп. функции (F3) – пункт меню «Отправить по
E-Mail».
4. Создание нового сообщения
Откройте журнал регистрации исходящих документов: подсистема «Делопроизводство» - модуль
«Канцелярия» – пункт меню «Документы» – «Исходящие» – «Журнал». Зарегистрировать новый
исходящий документ. При регистрации обязательно указать одного или нескольких корреспондентов
(см. п. 8) с электронным адресом, способ отправки «электронная почта» и прикрепить к нему
компонент. Сохранить документ.
В журнале регистрации нажать на пиктограмму «Доп. функции (F3)» – пункт меню «Создать
сообщение». При соответствующей настройке в справочнике мест регистрации сообщение будет
отправлено автоматически (см. п. 7) после создания. Иначе, для его ручной отправки нужно перейти в
список исходящих сообщений, см п. 5.
5. Отправка электронного сообщения в ручном режиме
В журнале регистрации исходящих документов нажмите на пиктограмму «Доп. функции (F3)» и
выберите пункт меню «Исходящие сообщения».
Для отправки уведомлений и сообщений нажмите на пиктограмму «Доп. функции (F3)» – пункт меню
«Отправить по E-Mail».
6. Настройка автоматического приема электронных сообщений
Откройте: подсистема «Делопроизводство» – модуль «Канцелярия» – пункт меню «?» - Настройка.
Найдите параметр «Период приема-отправки эл. почты (в минутах)». Откройте карточку значения
параметра в режиме редактирования, нажмите на пиктограмму «Изменение (F4)». Введите в поле
«новое значение» период времени, через который программа будет выполнять прием и отправку
электронных сообщений.
Если данный параметр заполнен, то в момент наступления события, программа принимает новую
почту и отправляет исходящие письма во всех местах регистрации.
7. Настройка автоматической отправки электронных сообщений
Откройте: подсистема «Делопроизводство» – модуль «Канцелярия» – пункт меню «Справочники» справочник «Места регистрации документов». Выберите место регистрации и откройте его карточку в
режиме редактирования, для этого нажмите пиктограмму «Изменение (F4)». Переключитесь на
закладку «исходящие сообщения» и установите признак «отправлять исходящие сообщения
немедленно». Нажмите на кнопку «ОК».
Внимание. Если в параметре «Период приема-отправки эл. почты (в минутах)» задано значение, то в
этом случае, настройка, описанная в данном пункте инструкции, не учитывается. Отправка происходит
всегда в автоматическом режиме, не зависимо от наличия признака в карточке места регистрации
«отправлять исходящие сообщения немедленно».
8. Множественный выбор корреспондента при регистрации исходящего
документа
Регистрируем исходящий документ. Заполняем реквизиты карточки.
Выбираем корреспондентов. Для этого на закладке «Корреспонденты» нажмите на пиктограмму
«Добавление (Ins)».
В открывшейся форме нажмите на кнопку «Множественный выбор…». В справочнике выберите
нужных корреспондентов нажатием на клавишу «F6». При этом можно переключаться с одной группы
корреспондентов на другую, выделенные ранее корреспонденты будут сохранены. Для
подтверждения выбора и переход в карточку регистрации исходящего документа нажмите на
пиктограмму «Выбор (Enter)».
Для сохранения карточки нажмите на кнопку «ОК» или сочетание клавиш «Ctrl + Enter».
9. Настройка уведомлений об ошибках при отправке исходящих сообщений
При возникновении ошибки во время отправки электронного сообщения, программа уведомит
сотрудника о данном событии. Предварительно необходимо подписаться на данное уведомление.
9.1. Настройки, выполняемые администратором системы.
Откройте: подсистема «Администрирование» - модуль «Сервис» - пункт меню «Настройка» «Настройка уведомлений».
Выберите в списке уведомление «Ошибки при отправке исходящих сообщений по EMail». В списке
пользователей добавьте (пиктограмма «Добавление (Ins)») сотрудников, которые могут быть
заинтересованы в получении этого уведомления. Закройте данный режим.
9.2. Настройки, выполняемые сотрудником, который хочет получать уведомления.
Откройте: подсистема «Делопроизводство» - модуль «Канцелярия» - пункт меню «?» - «Подписка на
уведомления». Для того чтобы подписаться на уведомление, необходимо выделить в списке слева
строку «Ошибки при отправке исходящих сообщений по EMail» и перенести ее в правый список.
Перенос осуществляется двойным кликом левой кнопки мыши или нажатием на кнопку
Для отписки от уведомления выполните обратные действия.
.
10. Отправка корреспонденции несколькими способами
Часто возникает ситуация, когда исходящее письмо отправляется несколькими способами,
например, по электронной почте и дублируется нарочно. Как эти действия выполнить в программе,
рассмотрим пример:
10.1 Открываем журнал регистрации исходящих документов (модуль «Канцелярия» - пункты меню
«Документы – Исходящие - Журнал»).
10.2 Регистрируем новый документ (пиктограмма Добавление(Ins)). Заполняем реквизиты.
Выбираем корреспондента. По умолчанию способ отправки у корреспондента устанавливается тот же,
что и в карточке.
Для изменения способа отправки в списке корреспондетов нажмите на текущей записи пиктограмму
«Изменение (F4)» и выберите способ отправки «электронная почта» и нажмите на кнопку «ОК».
10.3
Далее, создается электронное сообщение как указано в п. 4.