Руководство пользователя «Аверс: Управление организацией

ИС «Аверс: Управление организацией дополнительного образования детей»
Руководство
пользователя
«Аверс: Управление
организацией
дополнительного
образования детей»
Пользователь
« Муниципали
тет»
Версия 2.1
ООО
«ФинПромМаркет –
XXI» (группа
Компаний «Аверс»):
г. Москва, ул.
Русаковская, д.13
Москва, 2015 г
электронная почта:
mu.obr@iicavers.ru
1
ИС «Аверс: Управление организацией дополнительного образования детей»
Оглавление
Введение……………………………………………………………………………3
Вход в систему……………………………………………………………………………7
Основные правила заполнения полей во вкладках ………………………………9
I. Внесение данных по организации
1.1. Вкладка «Сведения об организации»……………………………………….…..10
II. Заявления и все заявления…………………………………………………………10
2.1 Просмотр заявления и редактирование……………………………………..…10
III. Дети…………………………………………………….……………………………..13
VI. Отчеты……………………………………………………………..…………..…....14
V. Настройки.........................................................................................................16
2
ИС «Аверс: Управление организацией дополнительного образования детей»
Информационно-аналитическая
система
«АВЕРС:
Управление
учреждением
дополнительного образования» разработана ООО «ФинПромМаркет-XXI» Группы компаний
АВЕРС. Эта программа предназначена для автоматизации процессов управления организацией
дополнительного образования, планирования и мониторинга учебно-образовательной деятельности,
унификации кадрового делопроизводства, решения многих других управленческих задач в
организации дополнительного образования.
Введение
Лицензионное соглашение
Настоящее соглашение заключается между правообладателем программного продукта – ООО
"ФинПромМаркет-XXI" (далее – Правообладатель) и Вами – конечным пользователем продукта
(далее – Пользователь). Соглашение определяет отношения между Правообладателем и
Пользователем, возникающие в процессе использования продукта.
Правообладатель предоставляет Пользователю неисключительное право (лицензию) на
использование экземпляра программного продукта и сопровождающей его документации (далее –
Программа).
Авторское право
Авторское право на все копии Программы принадлежат Производителю и защищено
законодательством РФ, а также международными соглашениями по защите авторских прав.
Пользователь имеет право:
1) создавать резервную копию Программы;
Пользователь не имеет права:
1) копировать Программу с целью распространения;
2) удалять защиту от копирования;
3) использовать компоненты Программы в каких-либо других продуктах;
4) передавать другому лицу права, предоставляемые Пользователю настоящим соглашением (путем
проката, аренды Программы и т.д.);
5) декомпилировать и изменять Программу, нарушая условия, предусмотренные авторским
законодательством;
6) удалять или исправлять в Программе любые знаки о праве собственности (авторском праве на
продукт).
Гарантии
Правообладатель гарантирует, что работа Программы будет соответствовать описанию,
изложенному в документации, при соответствии операционной системы и технических
характеристик компьютера Пользователя техническим требованиям Программы, а также при
3
ИС «Аверс: Управление организацией дополнительного образования детей»
соблюдении Пользователем требований по сохранности данных. Правообладатель не гарантирует
совместимость Программы с нелицензионными версиями операционных систем.
Если у Вас возникли вопросы, касающиеся данного Соглашения, обратитесь в отдел маркетинга
Производителя:
телефон: +7 (495) 909-03-59, +7 (916) 730-95-55
факс: +7 (495) 909-03-60
E-mail: mu.obr@iicavers.ru, office@iicavers.ru
Программа представляет собой инструментальную среду информационной поддержки
управленческих решений в деятельности администрации организаций дополнительного
образования и предназначена для автоматизации процессов управления организации, планирования
и мониторинга учебно-образовательной деятельности, унификации кадрового делопроизводства,
решения многих других управленческих задач.
Программа носит название «Аверс: Управление организацией дополнительного образования
детей», но это не означает, что пользователем ее может быть только руководитель организации.
Программа позволяет автоматизировать работу как руководителя, завучей и секретаря организации,
так и руководителей объединений, и других сотрудников организации, занятых в процессе
управления учебно-образовательной деятельностью.
Настоящее руководство поможет Вам не только освоить работу с программой, изучить ее
основные возможности, но и позволит научиться грамотно и эффективно использовать ее для
решения практических задач, стоящих перед организацией.
ИС «Аверс: Управление организацией дополнительного образования детей» построена по
технологии клиент-сервер. Это означает, что все необходимые для ее работы данные программы
хранятся не на компьютере пользователя, а на едином сервере, что позволяет работать в системе с
различных компьютеров, имеющих выход в сеть интернет через защищенный канал. На
компьютере пользователя должны быть установлены только: ViPNetClient Монитор и стандартный
браузер, позволяющая работать с системой через ее веб-интерфейс.
Настоящая система разработана с применением новейших информационных технологий и
рекомендованным для работы с ней является наиболее распространенные браузеры InternetExplorer
(не ниже версии 9), MozillaFirefox (не ниже версии 4), GoogleChrome (не ниже версии 5), входящих
в комплект операционной системы Windows. Возможно использование любого другого
современного браузера, в полном объеме поддерживающего стандарты HTML 4.0 и JavaScript.
Требования к квалификации пользователя
Руководство рассчитано на пользователей, обладающих элементарными навыками работы с
компьютером и любым стандартным web-браузером (работа с мышью, запуск программ,
управление окнами, работа с файловой системой, стандартными диалоговыми окнами и элементами
интерфейса), знакомых с основной терминологией (окно, файл, папка, двойной щелчок, меню,
панель инструментов, поле ввода, полоса прокрутки и т.п.) и имеющих представление о принципах
работы с Интернетом.
4
ИС «Аверс: Управление организацией дополнительного образования детей»
Основные возможности программы
Программа позволяет:
льзователей с открытым (или закрытым) доступом к
различным разделам и подразделам программы с правом редактирования и просмотра (или только
просмотра) по индивидуальному паролю.
документов по
аттестации (лицензированию).
расписание, определять и контролировать основную и дополнительную нагрузку.
портфолио.
обучающихся.
направлению.
лан организации.
контингента.
статистического отчета №1-ДО.
вышестоящий орган управления образованием.
формат MS Excel, HTML, Open Office.
Режимы работы пользователей
В программе возможны следующие режимы работы пользователей:
1.
Муниципалитет. Работает с разделами (подразделами) и функциями программы,
редактирует (добавляет, изменяет) или просматривает данные в соответствии с разграничением
доступа.
Для входа в программу в режиме Пользователя используется имя пользователя, созданное
администратором системы.
В интерфейсе Пользователя доступны следующие пункты меню:
Заявления по статусам
Организации
Отчёты
5
ИС «Аверс: Управление организацией дополнительного образования детей»
Настройка
Выход
1. Руководитель.
Выполняет работы по настройке программы, создаёт пользователей в пределах своей
организации, осуществляет разграничение доступа пользователей к разделам программы с
присвоением индивидуальных имен и паролей.
Для входа в программу в режиме Руководителя используется имя пользователя и пароль выданный
Вам на семинаре.
В интерфейсе Руководителя имеются следующие пункты меню:
Сведения об организации
Планирование
Зачисление
Сотрудники
Дети
Журнал учёта
Отчёты
Сервис
Выход
Рис. 1 Интерфейс программы в режиме «Руководитель».
В руководстве мы шаг за шагом рассказываем и показываем, как можно создать базу данных для
организации. Мы предполагаем, что Вы будете читать этот материал, сидя за компьютером и
повторять все операции, чтобы освоить программу.
Мы надеемся, что основные приемы работы покажутся Вам интуитивно понятными. Тем не менее,
уровень изложения достаточно подробен и рассчитан на неискушенных пользователей компьютера.
Руководство содержит большое количество иллюстраций, которые помогут разобраться в сути
выполняемых действий.
Мы не ставили себе задачу написать в руководстве все – это повлекло бы значительное увеличение
объема материала. Однако основные моменты по работе с программой изложены. Это должно дать
Вам возможность самостоятельно действовать в большинстве практических случаев.
6
ИС «Аверс: Управление организацией дополнительного образования детей»
Вход в систему
Для запуска системы необходимо:
1. Запустить любой интернет обозреватель (MozillaFirefox, Safari, GoogleChrome и др. ) на
рабочем столе или в панели быстрого запуска.
2. В строке «Адрес» ввести ссылку входа в ведомственную учетную систему.
В основном окне системы нажать на кнопку
и ввести:
Логин – это имя Пользователя под которым он входит в систему.
Пароль – это секретный набор символов, который защищает учетную запись и используется для
входа в систему.
3. После заполнения полей нажать кнопку «Вход»
Примечание: введенный логин и пароль можно запомнить, чтобы не вводить перед каждым
входом в систему. Для этого необходимо поставить галочку возле слова «Запомнить»
7
ИС «Аверс: Управление организацией дополнительного образования детей»
Для дальнейшего быстрого входа в программу предлагаем Вам создать ярлык на рабочем
столе Вашего компьютера. Для этого на рабочем столе необходимо
кликнуть левой клавишей мыши один раз, из выпадающего меню
выбрать «Создать» - «Ярлык»:
Далее в поле «Укажите размещение объекта» введите ссылку на программу и нажмите кнопку
«Далее»:
В поле «Введите имя ярлыка» внесите наименование программы и нажмите кнопку «Готово»:
Ярлык на Вашем рабочем столе будет создан
.
8
ИС «Аверс: Управление организацией дополнительного образования детей»
Основные возможности системы
Основные правила заполнения полей во вкладках
Поля, заполняемые вручную.
Для внесения информации необходимо щелкнуть указателем
мыши внутри поля и ввести необходимый текст.
Поля, заполняемые с
помощью справочников.
Нажмите на гиперссылку. Откроется справочник со списком
вариантов для заполнения выбранного Вами поля. Для выбора
записи щелкните по ней левой кнопкой мыши и нажмите на
кнопку
Добавление необходимой
информации
Для добавления информации необходимо нажать на кнопку
«Добавить», в открывшемся окне внести информацию и
нажать на кнопку
Заполнение полей с
указанием даты
При заполнении указанных полей можно либо пользоваться
способом выбора из календаря необходимой даты..… ,
Выбор файла из документов
либо ввести дату вручную. При этом формат даты имеет вид
дд.мм.гггг.(12.07.2014)
Для добавления документа необходимо нажать на кнопку
,
в появившемся окне нажать на кнопку «Выбрать», загрузить
нужный файл и нажать на кнопку «Загрузить»
Перемещение на одну страницу вперед или возврат на
предыдущую
Перемещение на последнюю страницу с информацией или на
первую
Обновление страницы
Печать информации (возможность распечатать информацию)
Сброс ранее настроенных фильтров на странице
9
ИС «Аверс: Управление организацией дополнительного образования детей»
I.
Работа в данном меню позволяет добавлять, просматривать, редактировать сведения о всех
организациях дополнительного образования своего района.
Для внесения нового учреждения, необходимо:
1.
Кликнуть на кнопку «Организации».
2.
Выбрать «Все организации»
3.
В открывшейся вкладке «Все организации», нажать на кнопку «Добавить»
Рис. 2 «Добавление новой организации»
Рис.1 «Все организации»
4.
В личной карточке «Учреждение» заполняются все вкладки.
При внесении новой организации специалистом муниципалитета заполняются только:
- Тип и вид организации
- Район
- Краткое наименование
- Полное наименование
Всю остальную информацию заполняет сама образовательная организация.
1. Просмотр заявления и редактирование
Для просмотра заявления необходимо:
 Нажать на меню «Заявления», выбрать пункт меню «Все заявления»
10
ИС «Аверс: Управление организацией дополнительного образования детей»
Рис.2 меню «Заявления»




Выделить (выбрать) нужное заявление;
Кликнуть на кнопку «Открыть»;
Внести необходимые изменения;
Сохранить изменения, нажав на соответствующую кнопку.
Рис.3 Пункт меню «Все заявления»
2. Печать заявления
Для того, чтобы распечатать заявление, нужно нажать на кнопку «Печать заявления» и
выбрать нужный формат.
Рис.4 « Печать заявления»
Пункт меню «Количество заявлений по организациям»
Для просмотра количества заявлений по всем учреждениям района и дальнейшей печати
необходимо:
 Нажать на меню «Заявления», выбрать пункт меню «Количество заявлений по
организациям»
11
ИС «Аверс: Управление организацией дополнительного образования детей»
Рис.5 меню «Заявления»
 Нажать на кнопку «Рассчитать количество заявлений по всем организациям». Система
начнет подсчет заявлений.
 Если необходимо распечатать информацию, то нажать на кнопку
и распечатать
открывшейся список.
Рис.6 «Количество заявлений по организациям»
Пункт меню «Заявления отклоненные из всех учреждений»
Для просмотра и перемещения отклоненных заявлений в ручном режиме в другие учреждения
необходимо:
1. Нажать на меню «Заявления», выбрать пункт меню «Количество заявлений по
организациям»
2. Для того чтобы переместить заявление необходимо:

выделить нужное заявление;

кликнуть на учреждение в которое планируется переместить;

нажать на кнопку «Переместить в учреждение»
Рис.7 « Перемещение заявлений»
12
ИС «Аверс: Управление организацией дополнительного образования детей»
Пункт меню «Алфавитная книга»
В данном меню отображаются все обучающиеся, посещающие организации дополнительного
образования, в алфавитном порядке.
Для просмотра личной карточки ребенка, необходимо:
1.
Нажать на меню «Дети», выбрать пункт меню «Алфавитная книга»
2.
Найти нужное личное дело в списке переходя по страницам или используя фильтры
по фамилии, имени и т.д
Рис.8 « Использование фильтров»
3.
Выделить личное дело и нажать на кнопку «Открыть». Откроется личная карточка
обучающегося.
Рис.9 Пункт меню «Алфавитная книга»
13
ИС «Аверс: Управление организацией дополнительного образования детей»
В меню «Отчеты» находятся все отчеты, которые содержат сведения об
образовательных организациях дополнительного образования района, которые можно
распечатать.
Для просмотра и печати отчетов необходимо:
1.
Кликнуть на нужный отчет,
2.
Просмотреть или распечатать полученный отчет.
Отчет «Количество обучающихся»
- Количество по направлениям
- Количество по направлениям и полу
-Количество по объединениям
- Количество по видам организаций
Отчет «Количество сотрудников и обучающихся по организациям»
14
ИС «Аверс: Управление организацией дополнительного образования детей»
Отчет «Занятость детей в объединениях»
Отчет «Детализация по занятости в объединениях»
Отчет «Детализация по занятости в объединениях»
15
ИС «Аверс: Управление организацией дополнительного образования детей»
В этом разделе есть возможность создания и изменения логинов и паролей пользователям
«Директор» (администратор) и «Секретарь» для образовательных организаций района.
Для создания логина и пароля пользователю «Директор» (администратор) нужно:
1.
Нажать на меню «Настройки»
2.
Выбрать пункт меню «Директора»
3.
В открывшейся вкладке, нажать на кнопку добавить
4.
Далее, с помощью справочника выбрать учреждение, внести логин, пароль, ФИО
руководителя и нажать на кнопку «Сохранить».
Рис.10 «Добавление логина и пароля»
Примечание: тем же самым способом вносятся логины и пароли для пользователя
«Секретарь»
16