УДК 81`33 С.Н. Безус Пятигорск ТЕКСТ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА КАК

УДК 81’33
С.Н. Безус
Пятигорск
ТЕКСТ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА КАК ОБЪЕКТ
ЛИНГВИСТИЧЕСКОГО ИССЛЕДОВАНИЯ
… составить самую простую деловую бумагу
для меня во истину каторжный труд.
Мне легче исписать всю страницу стихами,
чем «учитывать вышеизложенное» и
«получать нижеследующее».
К.И. Чуковский
1. Деловое письмо: документ или текст?
Лингвисты единодушно признают важность такой функции языка, как
хранение и передача накопленных данных, отражение состояний государства и
его граждан. Чаще всего эти функции языка проявляются через документные
формы своей реализации.
Языковые особенности современной документной коммуникации, состав
знаковых средств, специфику их организации в документных текстах, закономерности создания самих документных текстов исследует документная лингвистика – раздел современного языковедения.
Базовым понятием в системе понятий документной лингвистики является
термин «документный текст». Однако следует помнить о чѐтком разграничении
понятий «документ» и «документный текст».
В стандарте ГОСТ Р51141-98 даѐтся следующее определение термина «документ»: «Документированная информация (документ) – зафиксированная на
материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими еѐ идентифицировать».
«Документный текст – функционально, содержательно, структурно и нормативно завершѐнное речевое единство, являющееся основным коммуникативным компонентом документа, скреплѐнное модальностью, являющейся производной от функционально-нормативных условий документной коммуникации и
соответствующее унифицирующим или стандартизирующим правилам» [7: 31].
Таким образом, документный текст рассматривается как письменноречевой объект, составляющий знаковую основу документа.
В профессионально-деловой сфере одним из видов документа является
деловое письмо. Несмотря на то, что телефон и телеграф значительно сузили
сферу распространения письма и стали конкурирующими средствами связи,
тем не менее, письмо сохраняет свою силу и в наши дни. Для предприятия оно
просто жизненно необходимо, т.к. в деловой среде постепенно исчезают личные контакты, вытесняемые корреспонденцией.
Очень часто в лингвистических работах понятие «деловое письмо» или
даже скорее «текст делового письма» заменяется такими словами как «деловая
переписка» и «деловая корреспонденция» (например, «синтаксис текстов деловой корреспонденции», «тексты малоформатной деловой корреспонденции» и
т.п.). С нашей точки зрения это не вполне правомерно, т.к. переписка – это,
прежде всего, обмен письмами, т.е. процесс, действие. С другой стороны, переписка – собрание писем, т.е. совокупность, множество писем. Из второго значения слова «переписка», с лингвистической точки зрения, следует, что необходимо обязательное дополнение в виде слова «жанр», т.е. «жанр деловой переписки», т.к. жанр – «это не конкретные произведения, а динамическая структурная модель, которая может воплощаться в некотором множестве (выделено
С.Б.) конкретных речевых произведений» [1: 29].
Поскольку слово «корреспонденция», в свою очередь, имеет значение, как
переписки, так и различных по форме и содержанию почтово-телеграфных отправлений [10: 299], то правомерно также понятие «жанр деловой корреспон-
денции». Однако если при этом иметь в виду только деловое письмо как таковое (т.е. не телеграмму, не открытку, не меморандум), то это достаточно обширное определение становится неточным. В этом случае уместно выделить в
«жанре деловой переписки/корреспонденции» «деловой эпистолярный поджанр». Тогда «деловое письмо» необходимо рассматривать в качестве конкретного речевого произведения (конкретного текста) в рамках делового эпистолярного поджанра (жанрового подстиля) как стилевой разновидности жанра деловой
корреспонденции
(см.
функционально-стилевую
классификацию
Г.Я. Солганика: функциональные стили  подстили  жанровые стили 
жанровые подстили (стилевые разновидности жанров)  конкретный текст
(конкретное речевое произведение [9: 172]).
В исследованиях по деловому общению наблюдается два подхода к определению делового письма. Одни, под деловым письмом, подразумевают обобщѐнное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения между учреждениями, частными лицами в процессе социальной, управленческой и производственной деятельности (О.Я. Гойхман,
Т.М. Надеина, Т.М. Лагутина, Л.П. Щуко, В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.),
включая, таким образом, в это понятие не только служебное письмо, но и
справки, докладные и объяснительные записки, акты, телеграммы, телексы, телефонограммы, факсограммы, электронные сообщения, протоколы, договоры.
Другие имеют в виду традиционное письмо, т.е. «собственно деловые
письма», называя их «деловыми эпистоляриями» (Н.Ю. Чегридова), видом корреспонденции (М.И. Басаков, М.В. Кирсанова, К. Тэйлор), особой разновидностью делового текста (Г.Х. Даутова), т.е. понятия «типовые деловые письма» и
«деловые документы» разграничиваются (Ш. Тэйлор).
Несмотря на принадлежность одному официально-деловому стилю, различные документы и их тексты всѐ же слишком неоднородны, в том числе в их
лингвистических параметрах, чтобы характеризовать их совокупно, все вместе.
Поэтому последняя точка зрения представляется нам более логичной и удобной, т.к. не размывает границы между разноструктурными документами, а напротив, позволяет чѐтко очертить границы исследуемого объекта – в нашем
случае это деловое письмо, текст которого обладает определѐнными эпистолярными признаками, которые и позволяют эмпирически отличать его от других типов текста.
Сделаем несколько промежуточных выводов: 1) деловое письмо – это документ, т.к. оно зафиксировано на материальном носителе (на бумаге или в
электронном виде) и состоит из набора реквизитов (≈ 12), позволяющих его
идентифицировать (дата, место написания, адресат, адресант, тема письма и
т.д.); 2) деловое письмо – это совокупность взаимосвязанных (функционально,
содержательно, структурно) реквизитов, которая образует текстовое единство
делового письма, ядром которого является собственно деловой эпистолярный
текст, отражающий в той или иной манере информацию других реквизитов.
2. Деловое письмо в лингвистических исследованиях
С одной стороны, надо признать тот факт, что с лингвистической точки
зрения тексты официально-делового письма исследованы лучше, чем тексты
других официально-деловых бумаг. Причѐм в большей степени изучались деловые письма на английском языке.
Вспомним авторов и названия некоторых диссертационных работ: Зорина Т.П. Лингвистическая характеристика современной немецкой коммерческой
корреспонденции как жанра деловой прозы (1971); Разговорова Н.Н. Лингвостилистические особенности делового письма (на мат. англ. коммерческой корреспонденции) (1983); Суханова И.Д. Композиционно-структурные и лингвостилистические параметры текстов жанра коммерческой корреспонденции английского языка (1984); Макарова И.С. Коммуникативно-прагматические особенности синтаксиса текстов деловой корреспонденции на английском языке
(1996); Насырова Г.Н. Функционально-прагматические и структурные характеристики текстов малоформатной деловой корреспонденции (1997); Омоле О.И.
Лингвокультурные компоненты современного английского делового письма
(2000); Чигридова Н.Ю. Речевое поведение коммуникантов в жанре деловых
эпистолярий (на мат. нем. яз.) (2000); Федюрко С.Ю. Стилистические особенности русского делового письма как жанровой разновидности официальноделового стиля (2002); Радченко В.В. Архитектоника делового письма (сопоставительный анализ английской, немецкой и русской деловой корреспонденции) (2005); Коржукова Е.С. Диалоговое взаимодействие в жанре испанской
деловой переписки: лингвостилистический анализ (2007).
Есть также методические работы, направленные на создание методик обучения деловому письму на иностранном языке, авторы которых проделали не
менее
тщательный
анализ
текстов
деловых
писем
(Н.М.
Громова,
К.А. Касаткина, Н.Е. Березина, С.Н. Безус и др.)
Кроме того было проведено немало исследований общего характера, в которых деловые письма характеризуются в рамках официально-делового стиля в
целом. Однако как справедливо заметил С.П. Кушнерук «обобщения, которые
возможны, т.е. когда можно было бы сказать: «Текстам официально-деловых
документов свойственны…», имеют крайне широкий, усреднѐнный и, следовательно, неточный характер» [7: 55].
С другой стороны, нельзя не согласиться с тем, что деловое письмо – это
не статичный объект, это документ современной жизни. Развитие общества –
процесс неравномерный. Периоды стагнации, относительного покоя сменяются
активными краткосрочными или долгосрочными процессами. Эти процессы
неизбежно затрагивают политические, социально-экономические и правовые
стороны жизни общества. Изменяется состав документов, которые сопровождают
организационно-деловые,
управленческие,
правовые,
финансово-
экономические и иные действия, решения, состояния. Вместе с изменением со-
става документов изменяется и система лингвистических средств, с помощью
которых создаются документные тексты. Изменения, происходящие в обществе, несомненно, откладывают отпечаток и на язык делового письма. И те речевые формулы, например, или аббревиатуры, которые использовались в процессе переписки 50 лет назад, в современном письме могут казаться смешными
или неуместными (например, испанская аббревиатура q.b.s.m. = que besa sus
manos в начале 20 века использовалась в 90% деловых писем, затем еѐ сменила
q.e.s.m. = que le estrecha la mano, которая в 60-х гг. прошлого столетия употреблялась в 30% случаях, сейчас же эти сокращения полностью считаются устаревшими). Лингвистические описания подобных явлений, несомненно, позволят избежать языковых ошибок в процессе коммуникации.
Кроме того, деловое письмо – это часть деловой культуры, в которой отражена национальная специфика деловой коммуникации (ср.: употребление обращения Dear Sirs в британских деловых письмах и Gentelmen в американских;
Distinguidos sеñores – в испанских деловых письмах и De nuestra consideración –
в аргентинских). Эти явления также необходимо изучать.
3. Деловое письмо и общие вопросы теории текста
То, что письмо – это текст, было с успехом доказано в работе
Л.В. Нижниковой «Письмо как тип текста». Приняв a priori, что деловое письмо репрезентируется через текст, логично задаться вопросом: что считать категориями текста делового письма и его структурными единицами?
Ответив на этот вопрос, мы получим круг проблем, которые интересны с
лингвистической точки зрения. Предметом же лингвистического изучения любого текста является исследование языковых средств, функционирующих в нѐм
и обеспечивающих его стилевое и стилистическое своеобразие. Лингвистический анализ современного делового письма, в свою очередь, приведѐт нас к пониманию законов его организации в языковой системе и в речевой деятельно-
сти, и, как следствие, к адекватному межкультурному взаимодействию в условиях деловой эпистолярной коммуникации.
Для того чтобы ответить на заданный выше вопрос, необходимо коснуться
хотя бы вкратце тех научных предпосылок, на которых построена общая теория
текста. Обратимся к авторитетным источникам и вспомним базовые понятия и
категории текста. И.Р. Гальперин точно отразил в своѐм определении конституирующие текстовые признаки: «Текст – это произведение речетворческого
процесса, обладающее завершѐнностью, объективированное в виде письменного документа, литературно обработанное в соответствии с типом этого документа, произведение, состоящее из названия (заголовка) и ряда особых единиц
(сверхфразовых единств), объединѐнных разными типами лексической, грамматической, логической, стилистической связи, имеющее определѐнную целенаправленность и прагматическую установку» [2: 18].
Оновополагающие категории текста в лингвистике условно разделяют на
две основные группы: 1) структурные; 2) содержательно-концептуальные.
В первую группу входят такие категории как членимость, когезия, интеграция. Во вторую – информативность, локально-темпоральная отнесѐнность,
модальность, завершѐнность, прагматическая направленность.
Следующий логический шаг, который нам необходимо делать – это соотнести общетекстовые категории с текстом делового письма, т.е. показать, как
они в нѐм проявляются, и проявляются ли вообще.
3.1. Структурные категории текста делового письма
Известно, что членимость как свойство текста получила статус текстовой
категории
в
работах
И.Г.
Гальперина.
Автор
выделял
объѐмно-
прагматическое членение текста (когда учитывается объѐм (размер) части и
установка на внимание читателя) и контекстно-вариативное (речь автора, чужая речь, несобственно-прямая речь). И.Р. Гальперин подчѐркивал, что «члене-
ние любого текста, будь он художественный, деловой, газетный или научный,
имеет двоякую основу: раздельно представить читателю отрезки для того, чтобы облегчить восприятие сообщения и для того, чтобы автор для себя уяснил
характер временной, пространственной, образной, логической и другой связи
отрезков сообщения. В первом случае явно ощутима прагматическая основа
членения, во втором – субъективно-познавательная» [2: 57].
Данную текстовую категорию можно рассматривать как визитную карточку делового письма. На какие же части оно подразделяется? Согласно стандартам ИСО – Международной организации по стандартизации (International
Organization for Standartization, ISO), текстовое поле делового письма международного образца на английском языке может включать до 12 чѐтко выделяемых
реквизитов. Самым простым видом рубрикации собственно основного текста
письма (делового эпистолярного текста, ядра) (Body of the letter – англ.; cuerpo
de la carta – исп.) является абзац. Абзацы в деловом письме не представляют
собой автономные единицы, они тесно связаны между собой в стройной цепи
логического повествования, как формальными связками, так и их смысловым
содержанием. В основном сообщении делового письма выделяют введение,
главный вопрос, второстепенный вопрос, заключение. Для каждой единицы
текста характерны свои языковые средства.
Другая структурная категория текста – когезия. Когезия – это особые виды связи, обеспечивающие логическую последовательность, взаимозависимость отдельных сообщений, фактов, действий. В основном тексте письма (т.е.
в его общем содержании) одним из средств когезии служит так называемая
дискурсивная лексика (Е.Н. Малюга, А.Н. Баранов, В.А. Плунгян). К ней относятся вводные слова, вставочные конструкции, однородные члены предложения, сравнительные обороты, обращения, приложения, обороты с неличными
формами глагола, в которых содержится альтернативная или дополнительная
информация и т.п.
Проследить, как проявляется когезия между отдельными частями делового письма в целом на первый взгляд может показаться затруднительно. Однако
эти сцепления (cohesion) есть, хотя и не между всеми реквизитами. Например,
тип приветствия всегда должен быть связан с адресатом: если письмо направляется учреждению в целом, то используется приветствие во множественном
числе Dear Sirs / Gentelmen – англ., Distinguidos Señores – исп. Если письмо адресовано одному человеку, то в единственном Dear Sir (обращение к мужчине)
/ Dear Madam (обращение к женщине) – англ., Estimado Señor (обращение к
мужчине) / Estimada Señora N. (обращение к женщине) – исп.
3.2. Содержательно-концептуальные категории текста делового письма
Информативность является инвариантной категорией каждого текста, в т.ч.
и делового письма. При помощи деловых писем обмениваются информацией,
осуществляют просьбы и приглашения, просят прощения, подтверждают коммерческие переводы, т.е. доводят до сведения получателя некую информацию
официально-делового характера.
Как проявляется категория локально-темпоральной отнесѐнности в деловом письме? Любой текст как некий материальный объект существует в реальном времени и пространстве. Начало письма, а именно такой реквизит как «дата» и «заголовок» (адрес отправителя), имеет непосредственное отношение к
пространственно-временному континууму делового письма: заявленная дата
служит точкой отсчѐта для расположения письма на временнóй оси, а указание
места написания письма обусловливает пространственную детерминацию.
Модальность является важнейшим элементом текстообразования и текстовосприятия, который скрепляет все единицы текста в единое смысловое и
структурное целое. Лингвисты разграничивают субъективную модальность,
определяющую отношение говорящего к высказыванию, связанную с выражением эмоций, и объективную, выражающую отношение высказывания к дей-
ствительности. Модальность текста в целом представляет собой выражение отношения автора к сообщаемому, его концепции, точки зрения. Модальность
тесным образом связана с категорией антропоцентричности, образом автора,
«который играет цементирующую роль – соединяет все элементы текста в одно
целое и является семантико-стилистичесим центром любого произведения» [4:
12]. В деловом письме можно выделить не один, а два антропоцентра, т.е. адресанта и адресата, которые обязательно находят своѐ именное и местоимѐнное
обозначение в тексте письма.
Завершѐнность, по справедливому утверждению И.Р. Гальперина, является
одним из существенных признаков текста, выталкивающего на поверхность
текста заголовок, без которого невозможно построить модель текста. В деловом
письме, конечно, отсутствует заголовок в том понимании, в каком мы привыкли видеть его в газетном или художественном тексте. Однако согласно стандартам ИСО существует такой реквизит как «тема письма» (Subject line – англ.;
asunto breve – исп.). Даже если данный реквизит опущен, функцию заголовка в
деловом письме будет осуществлять зачин, т.е. первое предложение, в котором
и обозначается предмет письма. Завершѐнность деловому письму придаѐт также заключительная формула вежливости (Complimentary Close – англ.; Tratamiento final/Despedida – исп.), которая является обязательным реквизитом. Она
не только завершает «рамочный блок» (термин Е.М. Емельяненко), начинающийся обращением. Концовка несѐт важную прагматическую нагрузку в деловом письме. Она обычно представляет собой блок, состоящий из двух частей:
обязательной
части,
реализующей
идею
прощания
с
адресатом
(Е.М. Емельяненко называет еѐ «элемент А») и факультативной части (так называемый «элемен Б»), с которой может начаться заключительный абзац письма, заканчивающийся формулой прощания и подписью.
Главным конституирующим фактором любого текста, в том числе и делового письма, является его коммуникативное назначение, т.е. прагматическая
сущность. Прагматика эпистолярного текста, по словам Л.В. Нижниковой,
включает как его прагматическую установку, т.е. целенаправленную психологическую интенцию адресанта, так и его прагматическое содержание, которое
характеризуется непосредственной направленностью на реализацию конкретной цели коммуникации, на получение конечного результата, запрограммированного автором письма [8: 26]. Цель делового письма, прежде всего, заключается в том, чтобы адресат дал определенный ответ на это письмо – чтобы он
купил что-то или продал, заплатил по счету, выдал кредит и т.д.
Другой целью делового письма является поддержание деловых отношений, контактов между деловыми партнерами для выполнения задач, диктуемых
сферой общения. Такой деловой документ является средством выполнения различных торговых (деловых) операций, а также средством решения проблем
правового порядка. В деловом письме тема носит объективный характер и ориентирована не на личные отношения корреспондентов, а на тот предмет, который является третьим элементом в этом виде коммуникации – речь идет о деле,
интересующем обе стороны.
Текст делового письма содержит отдельные коммуникативные намерения
адресата, что и проявляется в прагматических установках (воздействия).
К.А. Касаткина сводит число коммуникативных намерений, реализуемых в
деловых письмах, к следующим основным интенциям: информирование, побуждение, благодарность, жалоба, извинение, напоминание, согласие, отказ, уклонение, сожаление, соболезнование.
Н.М. Громова предлагает ограничить сферу эпистолярной деловой коммуникации такими наиболее распространенными для делового письма намерениями как информирование, побуждение, жалоба, отказ, согласие, уклонение от
принятия решения, извинение.
В деловых письмах может быть выражено либо одно коммуникативное
намерение адресанта, либо несколько (два и более) коммуникативных намере-
ний, при этом возможны самые различные их сочетания.
После того, как мы рассмотрели различные категории текста делового
письма, теперь возьмѐм на себя смелость предложить собственный вариант определения данного понятия: деловое письмо – это чѐтко структурированный
документ, зафиксированный в письменной форме (на бумаге или на электронном носителе), знаковой основой которого является некое уведомление делового содержания, т.е. завершѐнный текст, имеющий стандартизованную композиционную структуру, обязательной характеристикой которого является контактоустанавливающая (фатическая) функция, выражающаяся в заявленности обоих участников деловой эпистолярной коммуникации (антропоцентов), и явно
выраженная прагматическая ориентированность, заключѐнная непосредственно
в деловом эпистолярном тексте (ядре делового письма).
Возможно, в данном определении нам не удалось отразить все текстовые
категории, присущие деловому письму. Однако мы сделали попытку представить деловое письмо как многогранный и не менее интересный для исследования лингвистический объект, чем поэтический, художественный или газетный
текст. И, несмотря на кажущееся обилие диссертационных исследований по вопросам изучения различных категорий текста делового письма, всѐ же остаѐтся
немало белых пятен в этой области. Несколько особняком, например, стоит деловое письмо на испанском языке. Нерешѐнным остаѐтся широкий круг как
теоретических, так и прикладных вопросов. Обозначим некоторые теоретические направления в исследовании текста испаноязычного делового письма: диахроническое и синхроническое описание лексических, морфологических, синтаксических параметров; коммуникативная организация текста делового письма; статистическая структура текста делового письма и т.д. К прикладным задачам отнесѐм создание специализированного частотного словаря деловой переписки на испанском языке, словарь синонимов, толковый словарь, терминологический словарь. Конечно же, этот перечень не является исчерпывающим.
Библиографический список
1)
Брандес, М.П. Стилистика немецкого языка [Текст] / М.П. Брандес. – М.:
Высш. шк., 1983. – 271 с.
2)
Гальперин, И.Р. Текст как объект лингвистического исследования [Текст]
/ И.Р. Гальперин. – М.: Едиториал УРСС, 2005. – 144 с.
3)
Громова, Н.М. Обучение деловой письменной речи (англ. яз., неязыков.
вуз) [Текст] / Н.М. Громова: Автореф. дис. … канд. пед. наук: 13.00.02. – М.,
1993. – 26 с.
4)
Гурова, Н.В. Модальность – языковая универсалия – «охватывает всю
ткань речи» [Текст] / Н.В. Гурова // Теор. и прикладные аспекты исследования
языков. Матер. V Международного конгресса «Мир на Северном Кавказе через
языки, образование и культуру». – Пятигорск: ПГЛУ, 2007. – С. 11-13.
5)
Емельяненко, Е.М. Анализ коммуникативно-прагматических свойств ра-
мочного блока испаноязычного делового письма [Текст] / Е.М. Емельяненко //
Структурно-семантические и коммуникативно-функциональные характеристики языковых единиц: Сб. науч. тр. – М.: Изд-во УДН, 1989. – С. 92-102.
6)
Касаткина, К.А. Профессионально-ориентированное обучение переводу с
листа текста делового письма студентов языковых факультетов вузов [Текст] /
К.А. Касаткина: Дис. … канд. пед. наук: 13.00.02. – Тольятти, 2000. – 217 с.
7)
Кушнерук, С.П. Документная лингвистика [Текст] / С.П. Кушнерук. – М.:
Флинта: Наука, 2008. – 256 с.
8)
Нижникова, Л.В. Письмо как тип текста [Текст] / Л.В. Нижникова: Дис.
… канд. филол. наук: 10.02.04. – Одесса, 1991. – 159 с.
9)
Солганик, Г.Я. Стилистика текста [Текст] / Г.Я. Солганик. – М.: Флинта,
Наука, 1997. – 256 с.
Список словарей
10)
Ожегов С.И. Словарь русского языка [Текст] / Под ред. Н.Ю. Шведовой.
– М.: Рус. яз., 1989. – 924 с.