О функционале и ходе внедрения учетно

О функционале и ходе внедрения учетно-аналитической системы
«Абитуриент-Студент-Аспирант-Выпскник» (АСАВ)
Основной задачей системы, сформулированной руководством ГУ-ВШЭ в начале
проекта, является формирование и анализ информации об обучающихся в ГУ-ВШЭ лицах
с момента их участия в приемной кампании (в перспективе – с обучения на ФДП и других
формах довузовской подготовки) и далее на всех этапах жизненного цикла, которые могут
проходить для человека как последовательно, так и параллельно.
Информация о личных данных человека хранится в системе один раз независимо от
того, на каком этапе жизненного цикла он находится. В состав личных данных входит:
- Фамилия, имя, отчество;
- Пол;
- Дата рождения;
- Гражданство;
- Регион и город постоянного проживания;
- Национальность;
- Фото;
- Контактная информация (адреса, телефоны, электронная почта и т.д.);
- Родственники и контактные лица и их контактная информация;
- Паспортные данные;
- Имеющиеся документы об образовании различных степеней;
- Социальные льготы.
Ведется история изменения личных данных.
Система разбита на четыре участка, каждый из которых расширяет состав
обрабатываемой информации и функционал. Каждый из участков имеет свою категорию
пользователей и находится на различных этапах внедрения.
I. Участок «Абитуриент»
Пользователи
Работники Приемной комиссии
Состав
Формирование ключевой информации по каждому году набора: состав
обрабатываемой Приемной комиссии, состав конкурсов в бакалавриат и магистратуру,
информации и
контрольные цифры приема, проходные баллы, стоимость обучения,
функционал
состав вступительных испытаний и т.п.
Поддерживается регистрация абитуриентов операторами (внесение всех
личных данных, информации о предыдущем образовании, участии в
ЕГЭ и проч.), формирование ежедневной статистики числа
абитуриентов по конкурсам. Поддерживается планирование и
проведение вступительных испытаний, анализ их результатов.
Формируется требуемая отчетность для публикации на сайте и для
представления руководству ГУ-ВШЭ.
При выполнении процедуры зачисления работниками ПК факультеты
получают записи о своих студентах первого курса со всей собранной на
участке «Абитуриент» информацией.
Ход внедрения
Внедрение ведется отдельно по участкам приема в бакалавриат (спец.)
и приема в магистратуру.
Участок приема в бакалавриат проходил опытную эксплуатацию летом
2006г в части проведения олимпиады, а также первого этапа
регистрации абитуриентов. Дальнейшая эксплуатация не велась.
Силами исполнителя в систему импортирована информация об
абитуриентах 2006г из данных, представленных ПК. Также в 2007 году
планируется проведение импорта данных об абитуриентах из системы,
используемой в ПК.
Организационные проблемы
Участок приема в магистратуру прошел полный цикл опытной
эксплуатации в 2006 и в 2007 году. Все сформулированные замечания
устранены. Участок полностью готов к вводу в промышленную
эксплуатацию.
Необходимо определится с судьбой подсистемы на участке приема в
бакалавриат.
II.
Участок «Студент».
Пользователи
Работники учебных частей факультетов
Состав
Формируется структура курсов и групп факультетов, ведется
обрабатываемой справочник кафедр, дисциплин и преподавателей кафедр.
информации и
Заводятся и хранятся все учебные планы факультетов.
функционал
Поддерживается формирование индивидуальных учебных планов
студентов за счет обязательной части учебного плана, индивидуального
назначения вариативной части, а также возможности выбора студентом
дисциплин других курсов и других факультетов.
Ведется учет всех результатов испытаний рубежного контроля с учетом
пересдач. Возможен анализ успеваемости как по курсам факультетов,
так и по учебным дисциплинам.
Формируются текущие и кумулятивные рейтинги в соответствии с
действующими нормативными документами.
Поддерживается формирование и печать дипломов.
Поддерживаются процедуры движения контингента студентов
(отчисление, восстановление, академические отпуска, переводы между
факультетами). Результаты обучения и история изменения личных
данных накапливаются в течение всей «жизни» студента в системе.
Формируются отчетные документы в едином для ГУ-ВШЭ формате:
ведомости, справки об успеваемости, карточки для личного дела и
проч.
Ход внедрения
Во второй половине 2006 и первой половине 2007 года прошло
внедрение на факультетах: ГиМУ, социологии, прикладной
политологии, отделении журналистики, бизнес информатики,
отделении ПМ, отделении ПИ, менеджмента (включая отделение
логистики), права. Внедрение велось совместно Исполнителем и
специалистами дирекции ИТ ГУ-ВШЭ. Все собранные замечания
устранены.
До конца 2007 года планируется внедрение на всех оставшихся
факультетах (экономики, МИЭФ, мировой экономики (с отделениями),
философии). Внедрение будет преимущественно вестись силами
дирекции ИТ ГУ-ВШЭ с участием разработчика.
На факультетах, по которым прошло внедрение, полностью
сформирован актуальный контингент студентов всех курсов с личными
данными (степень заполнения личных данных разнится по
факультетам), заведены все учебные планы 2006-2007 учебного года,
частично планы прошлых лет. Полностью отражены результаты
обучения студентов в 2006-2007 учебном году, частично за прошлые
годы. Сформированы рейтинги за первое и второе полугодия. Для
выпускников 2007 г. средствами системы сформированы и распечатаны
дипломы.
ОрганизационТребуют уточнения некоторые процедуры учебного процесса
ные проблемы
(например, обучение по индивидуальным планам и участие таких
студентов в рейтинговании и проч.).
Требуется разработка регламентов работы учебных частей с системой,
например, уточнения перечня обязательных для заполнения полей,
сроков внесения информации и проч.
III.
Участок «Аспирант»
Пользователи
Работники управления аспирантуры и докторантуры
Состав
В системе отражается приемная кампания в аспирантуру и ход
обрабатываемой обучения аспирантов.
информации и
Ведутся классификаторы отраслей науки и научных специальностей.
функционал
Формируется контингент аспирантов с информацией о научных
специальностях, кафедрах, научных руководителях, темах работ и проч.
По научным руководителям ведется информация об ученых степенях и
званиях.
Реализована поддержка формирования индивидуальных планов
подготовки аспирантов и контроля их выполнения.
Возможно формирование отчетной информации о численности
аспирантов по кафедрам, научным руководителям, научным
специальностям.
Ход внедрения
Проведена опытная эксплуатация участка в части формирования
контингента поступающих в аспирантуру и аспирантов различных
форм обучения. Все замечания устранены.
Полностью сформирован контингент аспирантов ГУ-ВШЭ очной и
заочной форм обучения. Занесена полная информация о личных
данных, о сданных кандидатских экзаменах.
ОрганизационТребуется организация и проведение опытной эксплуатации в части
ные проблемы
планирования и контроля учебного процесса аспирантов.
IV.
Участок «Выпускник»
Пользователи
Работники отдела по работе с выпускниками
Состав
Кроме истории изменения личных данных выпускников реализован
обрабатываемой учет информации о ходе их карьеры, о дополнительном образовании,
информации и
интересах, научных достижениях, участии в общественной жизни.
функционал
Участок реализуется на основе интеграции со сторонней Web-системой,
собирающей информацию о выпускниках.
Ход внедрения
В 2006 году подсистема была разработана на основе интеграции с Webсистемой, которая в настоящее время снята с эксплуатации. Новая Webсистема пока не готова к интеграции. Работа пользователей на участке в
настоящее время не ведется.
Независимо от работы на этом участке контингент выпускников 2007
года будет полностью сформирован за счет выполнения процедуры
выпуска работниками учебных частей.
ОрганизационТребуется планирование работ по интеграции с новой версией Webные проблемы
системы. Планируется осуществить эти работы силами ГУ-ВШЭ
(специалиста отдела по работе с выпускниками).
Организационное обеспечение проекта
Руководителями проекта являются М.И. Литвинцева и И.В. Адамов. Также в
реализации проекта участвуют два специалиста ИТ-дирекции ГУ-ВШЭ и один специалист
Управления кадров, которые осуществляют поддержку пользователей, а также
самостоятельно ведут некоторые доработки системы.
В 2007 году проведен конкурс на внедрение системы АСАВ в ГУ-ВШЭ. По итогам
конкурса заключен государственный контракт с ООО «Мельница технологий» -
разработчиком системы. В работы по договору входит внедрение участка «Студент» на
всех факультетах, поддержка ПК в части приема в магистратуру, импорт данных об
абитуриентах бакалавриата, а также работы по интеграции с системой ИС-ПРО в части
учета договоров коммерческих студентов. Также в рамках договора ведется обучение
работников ИТ-дирекции ГУ-ВШЭ поддержке и сопровождению системы. Другие работы
в 2007 году договором не охвачены.
Перспективы развития проекта
I. Доработки, необходимые для завершенности функционала:
1) Реализация формирования отчетов УМУ средствами системы (планируется
выполнить в 2007 году силами специалистов ГУ-ВШЭ)
2) Анализ требований руководства ГУ-ВШЭ к функционалу и интерфейсу
системы, составу отчетов. Реализация интерфейсов для руководства.
3) Разработка регламентов работы с системой и регламентов доступа для
различных категорий пользователей.
4) Анализ требований к Web-интерфейсу системы, выносимому в Web
функционалу. Разработка Web-интерфейса к системе, интеграция с порталом
ГУ-ВШЭ.
5) Реализация учета данных о преподавателях кафедр, что позволит
интегрироваться с кадровой системой и системой расчета зарплаты.
6) Интеграция с системой СДОУ в части приказов о движении контингента
студентов и проч.
II.
Перспективные доработки
1) Внедрение участка социальной работы со студентами. Подключение
пользователей, работающих с общежитиями, ведущих социальную работу.
2) Внедрение участка планирования и организации научной работы со
студентами.
3) Отражение участия студентов и аспирантов в международных проектах.
4) Отражение деятельности студенческих организаций.
Организация-разработчик готова вернуться к планированию и выполнению работ
по развитию системы как в 2007, так и в 2008 годах в соответствии с приоритетами,
которые будут сформулированы руководством ГУ-ВШЭ.