Регламент организации делопроизводства в Администрации

УТВЕРЖДЕН
приказом Администрации Главы
Республики Коми
и Правительства Республики Коми
от 8 мая 2009 г. № 19-р
(приложение)
РЕГЛАМЕНТ
организации делопроизводства
в Администрации Главы Республики Коми
и Правительства Республики Коми
I.Общие положения
1.1. Настоящий Регламент разработан с учётом:
Порядка внесения на рассмотрение Главе Республики Коми проектов законов Республики Коми, постановлений Государственного Совета Республики
Коми, указов и распоряжений Главы Республики Коми, проектов договоров
(соглашений), стороной которых выступает Республика Коми, утвержденного
Указом Главы Республики Коми от 10 апреля 2003 г. № 80 (далее – Указ Главы
Республики Коми от 10 апреля 2003 г. № 80);
Регламента Правительства Республики Коми, утвержденного постановлением Правительства Республики Коми от 23 мая 2002 г. № 63 (далее - Регламент Правительства);
Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной
власти Республики Коми, государственных органах Республики Коми, образованных Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми,
утвержденной постановлением Правительства Республики Коми от 18 августа
2006 г. № 201 (далее – Типовая инструкция);
Положения об организации контроля исполнения поручений Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, утвержденного постановлением Правительства Республики Коми от 26 ноября 2007 г. № 276.
1.2. Регламент устанавливает единые требования к документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами в Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми
(далее - Администрация) независимо от вида их носителя.
1.3. Контроль за соблюдением сотрудниками требований и порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации (далее –
подразделения Администрации) осуществляется непосредственными руководителями.
1.4. Общее руководство по вопросам организации делопроизводства и
контроль в пределах, установленных настоящим Регламентом, в Администрации осуществляется общим отделом Управления Делами Администрации (далее – общий отдел).
2
1.5. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться
только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных
лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.6. При увольнении или переходе на другую работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы руководителю
соответствующего подразделения Администрации.
1.7. В случае утраты документа о его утрате немедленно докладывается
руководителю подразделения, который направляет докладную записку Руководителю Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми (далее – Руководитель Администрации). Дальнейшая работа осуществляется в соответствии с указаниями Руководителя Администрации.
1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации,
передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке подразделением, специально на то уполномоченным, а в отдельных случаях – по разрешению (указанию, поручению) Руководителя Администрации или его заместителя (в соответствии с распределением обязанностей).
1.9. Сотрудники Администрации несут персональную ответственность за
соблюдение требований настоящего Регламента, сохранность находящихся у
них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
II. Приём, обработка, регистрация, распределение
поступающей и исходящей корреспонденции,
порядок ведения единой автоматизированной
системы делопроизводства и документооборота в Администрации
2.1. Приём, распределение и регистрация поступающей корреспонденции, обработка документов, контроль и проверка исполнения поручений производятся сотрудниками общего отдела с использованием автоматизированной системы делопроизводства. Ведение документооборота в автоматизированной системе «Делопроизводство» осуществляется в порядке, предусмотренном п.п. 2.14 – 2.27 настоящего Регламента.
2.2. При обработке поступающей корреспонденции сотрудниками общего отдела проверяются правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются
отправителю.
2.3. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или
их отдельных листов, приложений, повреждение документов, составляется акт
в двух экземплярах, один из которых посылается отправителю, а второй приобщается к принятым документам. На лицевой стороне первого листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде» или «Документ поступил без приложений».
3
2.4. Упаковка и конверты от поступивших документов не уничтожаются,
если в документах не указан обратный адрес отправителя, не проставлена дата
отправки, если документ личный, но на упаковке или конверте это не указано,
если получена доплатная корреспонденция, документы поступили из судебных
органов или органов прокуратуры, срок исполнения, указанный в документах,
истек.
2.5. Документы, поступившие до 16 ч. 30 мин. текущего дня (в пятницу
и предпраздничные дни за час до окончания рабочего дня), регистрируются в
автоматизированной системе общего отдела в день поступления. Контрольные документы, поступившие после 16ч.30 мин., регистрируются до 10 ч. следующего рабочего дня предыдущей датой. Корреспонденция с пометкой
«Вручить лично», а также нерегистрируемые документы передаются по назначению в день их поступления.
Документы с отметкой о срочности доставки «Вручить немедленно» обрабатываются и вручаются немедленно, а с отметкой «Срочно», «Котировочная заявка», извещения о проведении пикетов, акций обрабатываются сразу
(с указанием времени регистрации) и вручаются в первую очередь.
Акты прокурорского реагирования (протесты, представления), а также
запросы прокуратуры регистрируются и доводятся до сведения Руководителя
Администрации незамедлительно.
2.6. На зарегистрированных входящих документах в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются полное наименование Администрации, входящий номер документа и дата его регистрации.
2.7. Распределение корреспонденции, поступившей на имя Главы Республики Коми и зарегистрированной общим отделом, осуществляется Руководителем Администрации или лицом, исполняющим его обязанности.
Все зарегистрированные в общем отделе документы, в том числе рассмотренные Главой Республики Коми, его заместителями, Руководителем Администрации, его заместителями, направляются для исполнения через общий
отдел.
2.8. Выписки из протоколов заседаний Совета Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации по рассмотрению проектов
федеральных законов и прилагаемые к ним проекты федеральных законов после регистрации направляются общим отделом в Государственно-правовое
управление Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми (далее
– Государственно-правовое управление).
2.9. Не подлежат регистрации в общем отделе документы и корреспонденция, перечисленные в пунктах 2.10, 2.11 и в приложении 1 к настоящему
Регламенту.
2.10. Документы, не подлежащие регистрации в общем отделе, регистрируются в следующих подразделениях Администрации:
1) в протокольном отделе Государственно-правового управления Главы
Республики Коми и Правительства Республики Коми (далее – протокольный
отдел):
4
а) копии федеральных законов, копии актов Президента Российской Федерации, копии актов Правительства Российской Федерации;
б) законы Республики Коми после их подписания Главой Республики
Коми;
в) копии постановлений Государственного Совета Республики Коми;
г) указы Главы Республики Коми и распоряжения Главы Республики
Коми;
д) постановления Правительства Республики Коми и распоряжения
Правительства Республики Коми;
е) подписанные договоры, соглашения (меморандумы), стороной которых выступает Республика Коми, Правительство Республики Коми;
2) в отделе обращений граждан Управления контроля Администрации:
обращения граждан и материалы, связанные с рассмотрением обращений граждан;
3) в отделе специальной связи Администрации:
секретные документы (телеграммы), другие документы ограниченного
доступа и распространения, в том числе с грифом «Для служебного пользования», или «Не для печати», или «Конфиденциально»;
4) в соответствующем структурном подразделении Администрации:
а) конверты (бандероли), имеющие пометки «Вручить лично», «Конкурсная документация», «Аукционная документация»;
б) внутренняя переписка между структурными подразделениями Администрации, в том числе служебные записки, докладные записки, если эта переписка не связана с документом, зарегистрированным общим отделом в автоматизированной системе «Делопроизводство»;
в) протоколы совещаний Главы Республики Коми, заместителей Главы
Республики Коми, Руководителя Администрации и руководителей структурных подразделений Администрации;
5) в отделе контроля Управления контроля Администрации (далее - отдел контроля):
а) поручения Главы Республики Коми:
по организации исполнения федеральных законов и иных нормативных
правовых актов Российской Федерации;
по организации исполнения законов Республики Коми и правовых актов
Государственного Совета Республики Коми;
б) поручения, содержащиеся в правовых актах Главы Республики Коми,
правовых актах Правительства Республики Коми (далее - правовой акт), если в
них одновременно имеются следующие условия:
указаны ответственные лица за исполнение поручений (мероприятий),
содержащихся в правовом акте;
установлены сроки исполнения поручений, содержащихся в правовом
акте;
определено должностное лицо или государственный орган, осуществляющие контроль за реализацией правового акта;
в) поручения Правительства Республики Коми, высказанные на заседании Правительства (далее - протокольное поручение);
5
г) поручения, содержащиеся в протоколах совещаний, проводимых Главой Республики Коми.
2.11. Конверты (бандероли), имеющие пометки «Вручить лично», в общем отделе не регистрируются и не вскрываются, передаются по назначению.
2.12. Документы, не требующие регистрации в общем отделе, оформляются для рассылки структурными подразделениями. Документ с необходимым количеством копий, листом рассылки (при необходимости указываются адреса) передается в общий отдел для отправки адресату.
2.13. В случаях, когда срок исполнения документа исчисляется часами
(одним днем), документ может быть принят структурным подразделением
Администрации для работы напрямую, с последующей его регистрацией в
общем отделе.
2.14. Единая автоматизированная система делопроизводства и документооборота в Администрации (далее – система «Электронный документооборот») включает в себя систему регистрации и контроля исполнения документов и поручений по ним и обеспечивает сквозной контроль исполнения документов и отчетности по поручениям.
2.15. Регистрация документов в автоматизированной системе делопроизводства производится строго в соответствии с видом каждого документа:
входящие и исходящие документы регистрируются в электронном журнале «Входящая и исходящая корреспонденция»; проекты нормативных правовых актов регистрируются в журнале «Проекты».
2.16. Каждый регистрируемый документ в системе «Электронный документооборот» имеет свой уникальный регистрационный номер. При первичной регистрации документов в системе «Электронный документооборот» в соответствии с их видом им присваиваются номера следующей структуры:
а) для входящих документов номер состоит из индекса по номенклатуре
дел Администрации и после знака «/» порядкового номера.
Например: 03-56/1428, где:
03-56 - индекс по номенклатуре дел Администрации;
1428 - порядковый номер.
Входящие документы подразделяются на:
«Первичный входящий» - если документ поступил по конкретному вопросу впервые;
«Повторный входящий» - если документ по смыслу или формальным
признакам повторяет ранее поступивший, он регистрируется за тем же номером с приставкой «к» в привязке к «Первичному входящему»;
«Исходящий ответ» - если документ является ответом и ему присваивается тот же номер в привязке к «Первичному входящему»;
б) для исходящих документов номер состоит из порядкового номера и
через дефис из индекса по номенклатуре дел Администрации.
Например: 1428-03-56, где:
1428 - порядковый номер;
03-56 - индекс по номенклатуре дел Администрации.
Исходящие документы можно подразделить на:
«Первичный исходящий» - если документ является обращением в чей-то
6
адрес;
«Входящий ответ» - если документ является ответом на исходящее
письмо, ему присваивается тот же номер с приставкой «к», и он регистрируется к «Первичному исходящему».
Регистратор обязан установить вид документа при его регистрации, используя средства поиска по различным критериям, предусмотренным в автоматизированной системе;
в) для проектов правовых актов номер состоит из индекса по номенклатуре дел Администрации и после знака «/» порядкового номера.
Например: 03-03/285, где:
03-03 - индекс по номенклатуре дел Администрации;
285 - порядковый номер.
2.17. Значение поля «порядковый номер» формируется в системе «Электронный документооборот» автоматически на календарный год.
2.18. Значение поля «Индекс по номенклатуре» заполняется в системе
«Электронный документооборот» в соответствии с утвержденной номенклатурой дел общего отдела.
2.19. В процессе последующего прохождения зарегистрированного документа присвоенный ему номер сохраняется до момента его окончательного
списания «в дело». В случае длительной переписки и продолжения ее в следующем календарном году документам присваивается текущий порядковый
номер с обязательной ссылкой на ранее присвоенный номер в предыдущем году.
2.20. В системе «Электронный документооборот» на каждый регистрируемый документ заводится специальная электронная регистрационная карточка, содержащая основные реквизиты документа и отражающая процесс его
прохождения вплоть до списания «в дело» (исполнения).
2.21. После регистрации и присвоения входящего номера документ передается руководителю соответствующего уровня для рассмотрения и проставления резолюции.
2.22. Все резолюции заносятся в электронную регистрационную карточку документа в системе «Электронный документооборот» с обязательным заполнением полей:
фамилия автора резолюции;
фамилии исполнителей (если их несколько);
дата передачи документа на исполнение;
срок исполнения документа (если документ подлежит контролю);
текст резолюции.
2.23. Документ, имеющий контрольный срок исполнения в тексте документа, ставится на контроль при регистрации в системе «Электронный документооборот», в соответствующей ему электронной регистрационной карточке устанавливается флажок «Контроль» с указанием даты контроля.
Сведения о ходе (состоянии) исполнения документа, поставленного на
контроль в системе «Электронный документооборот», отражаются в специальном отчете.
2.24. Общий отдел проверяет правильность оформления документа и по-
7
сле этого регистрирует и присваивает исходящий номер на подписанный документ.
2.25. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения
в другое производится в установленном порядке через общий отдел, которым
производится отметка в электронной карточке в системе «Электронный документооборот» о прохождении документа.
2.26. При окончании работы с документом в виду его закрытия в дело в
электронной регистрационной карточке в системе «Электронный документооборот» в обязательном порядке проставляется отметка, вносимая в поле «Дело»: номер дела (согласно номенклатуре дел) и том, в котором будет храниться оригинал документа.
2.27. В системе «Электронный документооборот» предусмотрены специальные отчетные формы, в том числе: контрольные документы за отчетный
период времени; документы по определенной тематике; и т.п.
2.28. На исходящих документах, требующих ответа, ставится штамп
«При ответе просьба ссылаться на наш исходящий номер».
2.29. Штампы «Контроль» и «Подлежит возврату в общий отдел Администрации Главы РК и Правительства РК» ставятся в случаях, если в тексте
документа содержатся дата исполнения и контрольные поручения, начинающиеся со слов: «Прошу подготовить проект ответа за подписью…», «Представить предложения…».
Штамп захватывает часть резолюции и часть документа. Указанные
штампы проставляются на оригинале документа и оригинале резолюции после
их размножения. На копиях документов и резолюций, направляемых соисполнителям, указанные штампы не проставляются.
III. Организация работы с документами в подразделениях
3.1. При поступлении документов в подразделения проверяется правильность их адресования. Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция незамедлительно возвращается с соответствующей пометкой руководителя подразделения (сделанной от руки на обычном листе бумаги) в
общий отдел для переадресации в то подразделение, которому дано поручение
о рассмотрении.
3.2. В первую очередь рассматриваются документы, требующие в соответствии с поручениями срочного исполнения.
3.3. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
3.4. Проекты документов, представляемые на подпись руководству,
должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящего Регламента, завизированы исполнителем и руководителем структурного подразделения. Виза ставится на оборотной стороне сопроводительного письма (подпись, расшифровка подписи и дата визирования).
3.5. Общий отдел направляет адресату оригинал зарегистрированного
исходящего документа с приложениями; подразделению, подготовившему до-
8
кумент, – копию зарегистрированного исходящего документа (в том числе с
рабочими материалами (черновиками).
В общем отделе в дело подшиваются:
в номенклатуру постоянного хранения – копии зарегистрированного исходящего документа с приложениями;
в номенклатуру временного хранения - копии зарегистрированного исходящего документа без приложений. При наличии оригинала (копии) запроса он подшивается в дело с исходящим документом.
Копия письма зарубежным адресатам подшивается в дело с текстом
перевода.
Документы, не содержащие реквизитов отправки, принимаются с сопроводительным письмом со всеми приложениями (за исключением копий законов Республики Коми, копий правовых актов Главы Республики Коми, копий
правовых актов Правительства Республики Коми и других документов,
направляемых адресатам в соответствии с указателем рассылки).
3.6. При отправке письма одного и того же содержания по указателю
рассылки в общий отдел передаются подлинный подписанный экземпляр (оригинал) письма и прилагаемые к нему материалы.
3.7. Документы, предназначенные для отправки за пределы Российской
Федерации (за исключением государств-участников Содружества Независимых Государств), должны быть переданы для отправки с указанием на отдельном листе бумаги адреса на соответствующем языке.
3.8. Правильность оформления документов (наличие точного и полного
адреса, регистрационного номера, подписи, приложений, отметки об исполнителе, других необходимых элементов оформления) проверяется общим отделом. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются общим отделом исполнителям для исправления.
3.9. Документы могут направляться адресатам почтовой, фельдъегерской
связью, электронной почтой, передаваться по телеграфу и факсу.
IV. Контроль исполнения документов
4.1. Контроль за исполнением документов (поручений) включает в себя
следующие действия:
а) постановка на контроль документа (поручения);
б) проверка хода исполнения документа (поручения) путем направления
Администрацией исполнителям соответствующих запросов;
в) учет исполнения документа (поручения) и анализ результатов;
г) снятие с контроля документа (поручения) на основании представленных
информаций, предложений.
4.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы (поручения), требующие исполнения. Контрольными документами могут быть как исходящие, так и входящие документы.
Указание срока исполнения с указанием «до» или «не позднее» конкретной календарной даты предполагает, что документ исполняется соответ-
9
ственно до наступления либо в срок наступления указанной в поручении (резолюции) календарной даты.
4.3. Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляется:
а) общим отделом – в отношении документов, которые зарегистрированы общим отделом;
б) секретариатами Главы Республики Коми, заместителей Главы Республики Коми – в отношении:
поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых Главой Республики Коми или его заместителями, и устно данных поручений Главы Республики Коми и его заместителей;
реализации правовых актов, которые не подлежат постановке на контроль в Управлении контроля Администрации. Контроль за реализацией правовых актов включает в себя сбор и своевременное представление заместителю Главы Республики Коми в соответствии с распределением обязанностей в
срок, установленный им, информации от органов исполнительной власти о
ходе реализации указанных правовых актов;
в) Управлением контроля Администрации – по исполнению поручений
Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми в соответствии с
Положением об организации контроля исполнения поручений Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, утвержденным постановлением
Правительства Республики Коми от 26 ноября 2007 г. № 276.
4.4. Контроль исполнения документов сотрудниками общего отдела
включает в себя:
ежедневный просмотр в системе «Электронный документооборот» и отслеживание приближающихся сроков исполнения контрольных поручений;
ежедневную рассылку напоминаний и уведомление исполнителям о контрольных документах, срок исполнения которых наступил или истекает через 3 дня, или просрочен;
еженедельное представление руководителю справок о количестве неисполненных, просроченных и исполненных не в срок документах.
4.5. Управление контроля Администрации осуществляет контроль:
1) поручений Главы Республики Коми:
а) по организации исполнения поручений Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации, поручений полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном
федеральном округе;
б) по организации исполнения федеральных законов и иных нормативных
правовых актов Российской Федерации;
в) по организации исполнения законов Республики Коми и правовых актов Государственного Совета Республики Коми;
г) по социально-экономическим вопросам;
2) поручений, содержащихся в правовых актах Главы Республики Коми,
правовых актах Правительства Республики Коми (далее - правовой акт), если в
них одновременно имеются следующие условия:
указаны ответственные лица за исполнение поручений (мероприятий), содержащихся в правовом акте;
10
установлены сроки исполнения поручений, содержащихся в правовом акте;
определено должностное лицо или государственный орган, осуществляющие контроль за реализацией правового акта;
3) поручений Правительства Республики Коми, высказанных на заседании
Правительства Республики Коми (далее - протокольное поручение);
4) поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых Главой Республики Коми.
4.6. Копии документов и поручений по ним направляются в Управление
контроля Администрации со штампом «Контрольное дело»:
протокольным отделом - в отношении поручений, указанных в подпунктах «б» и «в» подпункта 1 и подпункте 2 пункта 4.5 настоящего раздела;
общим отделом - в отношении поручений, указанных в подпунктах «а»
и «г» подпункта 1 и подпунктах 3 и 4 пункта 4.5 настоящего раздела.
Если в поручении Руководителя Администрации дается поручение
Управлению контроля Администрации «Для организации контроля», то
Управление контроля Администрации не ставится общим отделом на контроль
в системе «Электронный документооборот».
4.7. Секретариаты заместителей Главы Республики Коми во исполнение
пунктов 14 и 15 Положения об организации контроля исполнения поручений
Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, утвержденного
постановлением Правительства Республики Коми от 26 ноября 2007 г. № 276,
направляют в Управление контроля Администрации соответствующие:
а) резолюцию заместителя Главы Республики Коми, курирующего соответствующее направление деятельности, содержащую оценку качества представленной информации об исполнении поручения; предложения в отношении
ходатайства о продлении срока исполнения поручения с указанием планируемой даты исполнения - в отношении поручений, исполнение которых по объективным причинам в установленный в поручении срок невозможно;
б) копию резолюции заместителя Главы Республики Коми, курирующего
соответствующее направление деятельности, в случае направления информации об исполнении поручения на доработку исполнителю; предложение заместителя Главы Республики Коми, курирующего соответствующее направление
деятельности, о продлении срока исполнения поручения с указанием планируемого срока исполнения поручения - в случае если доработка информации не
обеспечивает исполнение поручения в установленный срок.
4.8. Управление контроля Администрации по материалам контрольного
дела с учетом поступивших информаций, предложений и резолюций заместителей Главы Республики Коми готовит Руководителю Администрации предложения:
1) о снятии поручения Главы Республики Коми, Правительства Республики Коми с контроля как исполненного;
2) о продлении срока исполнения поручения Главы Республики Коми,
Правительства Республики Коми;
3) о необходимости направления материалов контрольного дела в Государственно-правовое управление.
11
4.9. Государственно-правовое управление на основании поручения Руководителя Администрации готовит заключение по материалам контрольного
дела и направляет материалы контрольного дела в Управление контроля Администрации, которое готовит предложения с учетом пункта 4.8 настоящего
раздела.
4.10. В случае продления срока исполнения документа (поручения), зарегистрированного в системе «Электронный документооборот», в общий отдел
представляется соответствующая резолюция о продлении срока исполнения
документа (поручения), которая является основанием для внесения изменений
по сроку исполнения документа (поручения) в системе «Электронный документооборот».
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
V. Общие требования по оформлению документов
5.1. Документы (в том числе табличные материалы), подготавливаемые в
Администрации, печатаются с использованием текстового редактора Win
Word версии 97 и выше шрифтом Times New Roman (Cyr) размером № 14 через 1 межстрочный интервал на стандартных листах бумаги формата А4,
оформляемые на соответствующем бланке с учетом требований настоящего
Регламента или без него.
5.2.Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на соответствующем бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:
левое - от 2,5 до 3,5 см;
правое – от 1,25 до 2,25 см;
верхнее - граница бланка документа или не менее 2,5 см для документов,
оформляемых без бланков;
нижнее - не менее 2 см.
Не допускается двустороннее печатание или копирование документов,
вносимых в установленном порядке на рассмотрение Главе Республики Коми,
Правительству Республики Коми, а также документов, исходящих из Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, за исключением копий законов Республики Коми, копий правовых актов Главы
Республики Коми, копий правовых актов Правительства Республики Коми.
Изготавливаемые с законов Республики Коми, правовых актов Главы
Республики Коми, правовых актов Правительства Республики Коми, текст которых располагается на двух и более листах, копии имеют двустороннее копирование с размещением на одном листе до четырех страниц.
5.3.В отдельных случаях (оформление докладов, тезисов и т.п.) по заказу
исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены, для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив,
подчеркивание или смещение текста (таблицы, диаграммы) относительно границ основного текста.
12
5.4. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами, располагаемыми в
правом верхнем углу страницы.
5.5. Документы в Администрации оформляются, как правило, на бланках
установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.
5.6. Бланки документов, используемые в Администрации, имеют следующие форматы:
1) бланки решений Главы Республики Коми, бланки решений Правительства Республики Коми, бланки писем Главы Республики Коми и бланки писем его заместителей - А4 (210х297мм);
2) бланки писем Администрации - А4 (210х297мм);
3) бланки поручений (резолюций) Главы Республики Коми, его заместителей - А5 (148х210 мм), А6 (105х148 мм);
4) бланки Руководителя Администрации, его заместителей, бланки секретариатов Главы Республики Коми, заместителей Главы Республики Коми А5(148х210 мм), А6 (105х148 мм);
5) бланки структурных подразделений Администрации - А4 (210х297мм);
6) бланки руководителей управлений Администрации и их заместителей –
А5(148х210мм), А6 (105х148 мм).
Формы бланков, указанных в подпунктах 1 - 4 настоящего пункта, приведены в приложении 3 к настоящему Регламенту.
Формы бланков, указанных в подпунктах 5 и 6 настоящего пункта, а также перечень структурных подразделений Администрации, имеющих бланки,
определяются Руководителем Администрации.
5.7. Служебные письма на бланках подразделений Администрации готовят руководители подразделений, перечень которых определяется Руководителем Администрации, в следующих случаях:
1) для возврата документов, представленных в Администрацию с нарушением установленного порядка;
2) для возврата документов, поступивших в Администрацию, на доработку по итогам их рассмотрения;
3) для запроса необходимых документов;
4) для ответа (консультаций) на обращения по вопросам, отнесенным к
компетенции подразделения;
5) для информирования.
Письма, подписанные руководителями подразделений, передаются в
общий отдел для регистрации и отправки.
5.8. Гриф «Для служебного пользования», «Не для печати», «Конфиденциально» проставляется на первой странице документа (на обложке и титульном листе, первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения). Гриф печатается в правом верхнем углу листа. Номер экземпляра проставляется ниже
грифа через 1,5 межстрочных интервала у правой границы листа.
13
VI. Порядок представления Главе Республики Коми
на подписание и обнародование законов Республики Коми,
поступивших из Государственного Совета Республики Коми
6.1. Законы Республики Коми, поступившие из Государственного Совета
Республики Коми Главе Республики Коми на подписание и обнародование, с
зарегистрированным общим отделом сопроводительным письмом Государственного Совета Республики Коми о направлении законов Республики Коми
Главе Республики Коми передаются в Государственно-правовое управление.
6.2. Государственно-правовое управление рассматривает законы Республики Коми, поступившие Главе Республики Коми для подписания и обнародования, на предмет соответствия их законодательству Российской Федерации и законодательству Республики Коми.
6.3. В случае несоответствия закона Республики Коми, поступившего
Главе Республики Коми для подписания и обнародования, законодательству
Российской Федерации и (или) законодательству Республики Коми Государственно-правовое управление готовит заключение, содержащее обоснования
и предложения по реализации Главой Республики Коми права отлагательного
вето на принятые законы Республики Коми.
6.4. При отсутствии замечаний по законам Республики Коми, поступившим Главе Республики Коми для подписания и обнародования, Государственно-правовое управление осуществляет их визирование. Визы располагаются в
следующем порядке:
1) виза руководителя Государственно-правового управления или лица,
исполняющего его обязанности, - на лицевой стороне последнего листа текста
закона (до приложений к нему);
2) визы работников Государственно-правового управления, которые
осуществляли рассмотрение закона Республики Коми, – на оборотной стороне
последнего листа текста закона Республики Коми (до приложений к нему).
Завизированные законы направляются Руководителю Администрации
для представления на подпись Главе Республики Коми.
6.5. Руководитель Администрации или лицо, исполняющее его обязанности, проставляет штамп «На выпуск», своей визой подтверждает подлинность подписанных Главой Республики Коми законов Республики Коми. Виза
включает в себя личную подпись.
Штамп «На выпуск» и виза проставляются на последнем листе текста
закона Республики Коми, на котором располагается подпись Главы Республики Коми.
6.6. Законы Республики Коми, подписанные Главой Республики Коми и
завизированные Руководителем Администрации или лицом, исполняющим его
обязанности, передаются в протокольный отдел для регистрации и оформления.
6.7. Законы Республики Коми регистрируются протокольным отделом в
специальном журнале в пределах календарного года.
6.8. С зарегистрированных и оформленных законов Республики Коми
для рассылки изготавливаются копии, которые заверяются печатью прото-
14
кольного отдела. Копии законов Республики Коми передаются в общий отдел
для рассылки в соответствии с оформленным протокольным отделом листом
(указателем) рассылки.
6.9. Подлинники законов Республики Коми со всеми приложениями к
ним, а также листом (указателем) рассылки и сопроводительным письмом
Государственного Совета Республики Коми остаются в протокольном отделе
для формирования дел в установленном порядке и последующей передачи после одного года хранения ответственному лицу за ведение архива в Государственно-правовом управлении.
VII. Подготовка и оформление
проектов законов Республики Коми и проектов постановлений Государственного Совета Республики Коми, подлежащих внесению Главой
Республики Коми, Правительством Республики Коми в порядке реализации права законодательной инициативы, а также заключений Главы
Республики Коми, Правительства Республики Коми по законопроектам
Республики Коми иных субъектов законодательных инициатив
7.1. Проекты законов Республики Коми и проекты постановлений Государственного Совета Республики Коми (далее – законопроекты), а также проект распоряжения Правительства Республики Коми (если субъектом права законодательной инициативы выступает Правительство Республики Коми) либо
проект письма Главы Республики Коми (если субъектом права законодательной инициативы выступает Глава Республики Коми), прошедшие в соответствии с Порядком внесения на рассмотрение Главе Республики Коми проектов
законов Республики Коми, постановлений Государственного Совета Республики Коми, указов и распоряжений Главы Республики Коми, проектов договоров (соглашений), стороной которых выступает Республика Коми, утвержденным Указом Главы Республики Коми от 10 апреля 2003 г. № 80, или Регламентом Правительства согласования и юридическую экспертизу, направляются на лингвистическую экспертизу в протокольный отдел.
7.2. Протокольный отдел осуществляет лингвистическую экспертизу, в
том числе редактирование проектов, перечисленных в пункте 7.1 настоящего
раздела, и передает их для оформления в общий отдел.
7.3. Общий отдел осуществляет перепечатку проектов с учетом требований пункта 3.2, подпунктов 1-5 пункта 3.3 Типовой инструкции, а также раздела V настоящего Регламента.
7.4. Перепечатанные проекты передаются в протокольный отдел, который осуществляет их вычитку и при необходимости их корректировку.
Оформленные, вычитанные и укомплектованные необходимыми материалами законопроекты передаются через общий отдел Руководителю Администрации для представления Главе Республики Коми.
7.5. После подписания Главой Республики Коми распоряжения Правительства Республики Коми или письма Главы Республики Коми (в зависимости от того, кто является субъектом права законодательной инициативы) материалы передаются в протокольный отдел для регистрации и оформления.
15
7.6. Распоряжения Правительства Республики Коми регистрируются и
оформляются с учетом требований пунктов 9.7 и 9.8. раздела IX настоящего
Регламента.
Письма Главы Республики Коми о направлении законопроекта в Государственный Совет Республики Коми регистрируется в отдельном специальном журнале в пределах календарного года. Номер письма соответствует порядковому номеру в специальном журнале.
7.7. Письма Главы Республики Коми или копии распоряжений Правительства Республики Коми с прилагаемыми к ним законопроектами направляются в Государственный Совет Республики Коми. Направляемые в Государственный Совет Республики Коми законопроекты визируются на последнем
листе текста законопроекта Руководителем Администрации и постоянным
представителем Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми в
Государственном Совете Республики Коми.
7.8. Копии законопроектов, вносимых в Государственный Совет Республики Коми Главой Республики Коми, со всеми к ним приложениями, в том
числе с листами согласований, замечаниями и предложениями по проекту,
таблицами разногласий и другими прилагаемыми к ним материалами, остаются в протокольном отделе для формирования дел в установленном порядке и
последующей передачи после одного года хранения в архив.
7.9. Законопроекты Республики Коми, поступившие из Государственного Совета Республики Коми на заключение Главе Республики Коми, Правительству Республики Коми в порядке статьи 66 Регламента Государственного
Совета Республики Коми, направляются в Государственно-правовое управление.
Государственно-правовое управление направляет поступившие законопроекты на рассмотрение в министерства и иные органы исполнительной власти Республики Коми, иные государственные органы Республики Коми, а при
необходимости - в структурные подразделения Администрации.
На основании поступивших замечаний и предложений по законопроектам Государственно-правовое управление организует подготовку проекта заключения Главы Республики Коми, Правительства Республики Коми, которое
согласовывается с постоянным представителем Главы Республики Коми и
Правительства Республики Коми в Государственном Совете Республики Коми,
заместителем Главы Республики Коми, курирующим соответствующее
направление деятельности, и Первым заместителем Главы Республики Коми.
Согласованный проект заключения Главы Республики Коми, Правительства Республики Коми по законопроекту передается в протокольный отдел для
проведения лингвистической экспертизы и оформлению аналогично порядку,
установленному пунктами 7.2-7.4 настоящего раздела.
Оформленные и вычитанные проекты заключений Главы Республики
Коми, Правительства Республики Коми передаются через общий отдел Руководителю Администрации для доклада Главе Республики Коми.
7.10. После подписания Главой Республики Коми заключения Главы Республики Коми или Правительства Республики Коми по законопроекту письмо с прилагаемыми к нему материалами передается в протокольный отдел для
16
регистрации. Регистрация осуществляется в специальном журнале в пределах
календарного номера. Номер письма обозначается арабскими цифрами, к которому добавляется строчная буква «р».
Указанные в настоящем пункте документы остаются в протокольном отделе для формирования дел в установленном порядке и последующей передачи после одного года хранения в архив.
VIII. Порядок подготовки проектов и оформление
правовых актов, подписываемых Главой Республики Коми
8.1. Проекты правовых актов (указы и распоряжения) Главы Республики
Коми, поступившие в Администрацию в соответствии с Порядком внесения
на рассмотрение Главе Республики Коми проектов законов Республики Коми,
постановлений Государственного Совета Республики Коми, указов и распоряжений Главы Республики Коми, проектов договоров (соглашений), стороной
которых выступает Республика Коми, утвержденным Указом Главы Республики Коми от 10 апреля 2003 г. № 80, и прошедшие в установленном порядке
согласования и юридическую экспертизу, направляются в протокольный отдел
на лингвистическую экспертизу.
8.2. Протокольный отдел осуществляет лингвистическую экспертизу, в
том числе вычитку, редактирование проектов правовых актов Главы Республики Коми, и передает их в общий отдел для оформления на бланках указов
или распоряжений Главы Республики Коми по формам согласно
приложению 3 к настоящему Регламенту.
8.3. Общий отдел оформляет проекты правовых актов Главы Республики
Коми с учетом требований подпунктов 2 – 7 пункта 4.2, пунктов 4.3 - 4.7
Типовой инструкции, а также раздела V настоящего Регламента.
8.4. Оформленные на бланках проекты указов Главы Республики Коми
(распоряжений Главы Республики Коми) передаются в протокольный отдел,
который осуществляет их вычитку и при необходимости их корректировку.
Оформленные и вычитанные проекты указов Главы Республики Коми
(распоряжений Главы Республики Коми) передаются через общий отдел Руководителю Администрации для представления Главе Республики Коми.
8.5. Руководитель Администрации или лицо, исполняющее его обязанности, проставляет штамп «На выпуск» на подписанных Главой Республики
Коми указах (распоряжениях) Главы Республики Коми и своей визой (личной
подписью) подтверждает их подлинность.
Виза проставляется на последнем листе текста указа Главы Республики
Коми (распоряжения Главы Республики Коми), на котором располагается подпись Главы Республики Коми.
8.6. Подписанные Главой Республики Коми указы (распоряжения) Главы Республики Коми и завизированные Руководителем Администрации или
лицом, исполняющим его обязанности, передаются в протокольный отдел для
регистрации и оформления.
8.7. Указы Главы Республики Коми и распоряжения Главы Республики
Коми регистрируются протокольным отделом в специальных журналах раздельно по видам принятых актов в пределах календарного года.
17
8.8. Оформление даты и номера в указах Главы Республики Коми и распоряжениях Главы Республики Коми осуществляется протокольным отделом
с учетом требований подпунктов 6 и 7 пункта 4.2 Типовой инструкции.
8.9. С зарегистрированных и оформленных указов Главы Республики
Коми (распоряжений Главы Республики Коми) (далее – правовые акты Главы
Республики Коми) для рассылки и для формирования дела изготавливаются
копии, которые заверяются печатью протокольного отдела.
Копии правовых актов Главы Республики Коми передаются в общий
отдел для рассылки в соответствии с оформленным протокольным отделом
указателем рассылки.
Копии правовых актов Главы Республики Коми, которыми вносятся изменения в ранее изданные правовые акты Главы Республики Коми, направляются тем органам и организациям (их правопреемникам), которым ранее рассылались копии принятых правовых актов Главы Республики Коми.
8.10. Подлинники правовых актов Главы Республики Коми со всеми к
ним приложениями, в том числе с листами согласований, замечаниями и предложениями по проектам, таблицами разногласий и другими прилагаемыми к
ним материалами, а также указателями рассылки остаются в протокольном
отделе для формирования дел в установленном порядке и последующей передачи после одного года хранения в архив.
IX. Порядок подготовки проектов и оформление правовых актов,
принятых Правительством Республики Коми
9.1. Проекты правовых актов (постановления и распоряжения) Правительства Республики Коми, поступившие в Администрацию в соответствии с
Регламентом Правительства и прошедшие в установленном порядке согласования и юридическую экспертизу, направляются в протокольный отдел на
лингвистическую экспертизу.
9.2. Протокольный отдел осуществляет лингвистическую экспертизу, в
том числе вычитку и редактирование проектов правовых актов Правительства
Республики Коми, и передает их в общий отдел для оформления на бланках
постановлений Правительства Республики Коми или распоряжений Правительства Республики Коми по форме согласно приложению 3 к настоящему
Регламенту.
9.3. Общий отдел оформляет проекты правовых актов Правительства
Республики Коми с учетом требований подпунктов 3 – 7 пункта 5.2, пункта
5.3 Типовой инструкции, а также раздела V настоящего Регламента.
9.4. Оформленные на бланках проекты постановлений Правительства
Республики Коми (распоряжений Правительства Республики Коми) передаются в протокольный отдел, который осуществляет их вычитку и при необходимости их корректировку.
Оформленные и вычитанные проекты постановлений Правительства
Республики Коми (распоряжений Правительства Республики Коми) передаются через общий отдел Руководителю Администрации для представления Главе
Республики Коми.
18
9.5. Руководитель Администрации или лицо, исполняющее его обязанности, проставляет штамп «На выпуск» на подписанных Главой Республики
Коми постановлениях Правительства Республики Коми и распоряжениях
Правительства Республики Коми и своей визой (личной подписью) подтверждает их подлинность.
Виза проставляется на последнем листе текста постановления Правительства Республики Коми (распоряжения Правительства Республики Коми),
на котором располагается подпись Главы Республики Коми.
9.6. Подписанные Главой Республики Коми постановления Правительства Республики Коми и распоряжения Правительства Республики Коми и завизированные Руководителем Администрации или лицом, исполняющим его
обязанности, передаются в протокольный отдел для регистрации и оформления.
9.7. Постановления Правительства Республики Коми (распоряжения
Правительства Республики Коми) регистрируются протокольным отделом в
специальных журналах раздельно по видам принятых актов в пределах календарного года.
9.8. Оформление даты и номера в постановлениях Правительства Республики Коми и распоряжениях Правительства Республики Коми осуществляется протокольным отделом с учетом требований подпункта 3 пункта 5.2
Типовой инструкции.
9.9. С зарегистрированных и оформленных постановлений Правительства Республики Коми (распоряжений Правительства Республики Коми) (далее – правовые акты Правительства) для рассылки и для формирования дела
изготавливаются копии, которые заверяются печатью протокольного отдела.
Копии правовых актов Правительства передаются в общий отдел для
рассылки в соответствии с оформленным протокольным отделом указателем
рассылки.
Копии правовых актов Правительства, которыми вносятся изменения в
ранее изданные правовые акты Правительства, направляются тем органам и
организациям (их правопреемникам), которым ранее рассылались копии принятых правовых актов Правительства.
9.10. Подлинники правовых актов Правительства со всеми к ним приложениями, в том числе с листами согласований, замечаниями и предложениями
по проекту, таблицей разногласий и т.п., указателем рассылки остаются в протокольном отделе для формирования дел в установленном порядке и последующей передачи после одного года хранения в архив.
X. Порядок подготовки и оформления проектов
писем Главы Республики Коми и его заместителей,
Администрации
10.1. Порядок подготовки, оформления писем, а также формы бланков
служебных писем устанавливаются с учетом требований, установленных Типовой инструкцией и настоящим Регламентом.
19
10.2. Подготовка проектов писем Главы Республики Коми осуществляется:
1) структурными подразделениями Администрации или органами исполнительной власти Республики Коми - по поручению Главы Республики
Коми, его заместителей или Руководителя Администрации;
2) Государственно-правовым управлением:
по проектам федеральных законов, поступивших на рассмотрение из
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
по проектам решений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, поступивших из соответствующих федеральных
органов исполнительной власти;
по проектам законов Республики Коми и проектам постановлений Государственного Совета Республики Коми, направленных Главе Республики Коми
в порядке статьи 66 Регламента Государственного Совета Республики Коми;
по судебным делам, стороной в которых выступает Глава Республики
Коми, Правительство Республики Коми (если не определен иной исполнитель).
10.3. Проекты писем Главы Республики Коми, Первого заместителя Главы Республики Коми, заместителей Главы Республики Коми, Администрации
до подписания должны быть завизированы на втором экземпляре теми руководителями (должностными лицами), которые отвечают за их подготовку.
Проекты писем на двух и более страницах нумеруются, начиная со второй страницы, арабскими цифрами, располагаемыми в правом верхнем углу
страницы.
10.4. Служебные письма оформляются на бланках установленной формы с указанием следующих реквизитов:
1) дата и регистрационный номер документа. Указанный реквизит располагается в одну строку.
Дата письма проставляется после подписания документа. При подготовке проекта письма печатается только обозначение месяца и года. Дату письма
оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц,
год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например: «14.03.2009 г.». Допускается словесно-цифровой способ
оформления даты, например: «14 марта 2009 г.».
Регистрационный номер документа состоит из символа «№», его порядкового номера. Регистрационный исходящий номер проставляется после подписания служебного письма. Регистрационный входящий номер впечатывается в реквизиты бланка проекта письма;
2) регистрационный номер и дата документа, на который должен быть дан
ответ.
Указанный реквизит располагается в одну строку под предыдущим реквизитом;
3) адресат.
Реквизит «Адресат» располагается с правой стороны бланка письма.
20
Допускается центрировать все строчки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:
«Государственный Совет
Республики Коми
Комитет по социальной политике»
При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном падеже (отвечает на вопрос «Кому?»).
Например:
«Министерство природных ресурсов
и охраны окружающей среды
Республики Коми
И.О. Фамилия».
При адресовании документа руководителю организации ее наименование
входит в состав наименования должности адресата. В этом случае реквизит
«Адресат» пишется в дательном падеже.
Например:
«Министру природных ресурсов и
охраны окружающей среды
Республики Коми
И.О. Фамилия».
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес в именительном падеже.
Например:
«Государственное учреждение
Республики Коми «Национальный
архив Республики Коми»
Сыктывкар, Первомайская ул., д. 90,
Республика Коми, 167982».
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и
инициалы имени и отчества получателя в дательном падеже (отвечает на вопрос «Кому?»), затем - почтовый адрес в именительном падеже.
21
Например:
«Фамилия И.О.
Октябрьский просп., д. ___, кв. ___,
Сыктывкар, Республика Коми, 167031»;
10.5. Реквизит подписи оформляется следующим образом:
а) для писем Главы Республики Коми - слова «Глава Республики Коми»
печатаются в одну строку без абзацного отступа от левой границы текстового
поля. Инициалы имени и отчества и фамилия Главы Республики Коми печатаются в одну строку у правой границы текстового поля.
Например:
«Глава Республики Коми
И.О. Фамилия»;
б) для писем Первого заместителя Главы Республики Коми- слова «Первый заместитель» и «Главы Республики Коми» печатаются в две строки без
абзацного отступа от левой границы текстового поля. Инициалы имени и отчества и фамилия Первого заместителя Главы Республики Коми печатаются в
одну строку относительно слов «Главы Республики Коми» у правой границы
текстового поля.
Например:
«Первый заместитель
Главы Республики Коми
И.О.Фамилия»;
в) для писем заместителя Главы Республики Коми - слова «Заместитель
Главы» и «Республики Коми» печатаются в две строки без абзацного отступа
от левой границы текстового поля. Инициалы имени и отчества и фамилия
заместителя Главы Республики Коми печатаются в одну строку относительно
слов « Республики Коми» у правой границы текстового поля.
Например:
«Заместитель Главы
Республики Коми
И.О.Фамилия»;
г) если заместитель Главы Республики Коми является одновременно руководителем органа исполнительной власти Республики Коми, то реквизит
подписи должен включать в себя в том числе наименование должности как
руководителя органа исполнительной власти Республики Коми.
Например:
«Заместитель Главы Республики Коми –
министр финансов Республики Коми
И.О.Фамилия»;
д) для писем Руководителя Администрации - слова «Руководитель Администрации», «Главы Республики Коми и» и «Правительства Республики Коми» печатаются в три строки без абзацного отступа от левой границы текстового поля. Инициалы имени и отчества и фамилия Руководителя Администрации печатаются в одну строку относительно слов « Правительства Республики Коми» у правой границы текстового поля.
22
Например:
«Руководитель Администрации
Главы Республики Коми и
Правительства Республики Коми
И.О.Фамилия»;
е) для первого заместителя Руководителя Администрации и заместителя
Руководителя Администрации соответственно слова «Первый заместитель Руководителя Администрации-» и «заместитель Руководителя Администрации»
пишутся в одну строку, наименование должности, включающей название
структурного подразделения, печатается со второй строчки. Последняя
строчка наименования должностей состоит из слов «Правительства Республики Коми», относительно которых располагаются инициалы имени и отчества и
фамилия соответственно первого заместителя Руководителя Администрации и
заместителя Руководителя Администрации.
XI. Требования к оформлению служебных писем,
направляемых за рубеж
11.1. Служебные письма, направляемые зарубежным адресатам от имени
Главы Республики Коми, заместителей Главы Республики Коми, Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми, оформляются
на бланках установленной формы.
11.2. При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного
ранга зарубежного государства реквизит «Адресат» включает в себя титул,
инициал имени, фамилию адресата, полное наименование должности лица и
название города.
Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами через 1 интервал и располагаются в левом нижнем углу первого листа.
11.3. При оформлении писем другим зарубежным адресатам реквизит
«Адресат» включает в себя: инициал имени и фамилию адресата; должность
адресата; наименование организации (фирмы); номер дома, название улицы,
название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового
маршрута; название страны. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.
Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В
соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Адресат должен быть написан компактно,
без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами
название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон), учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как правило), и
страну назначения, если письмо адресуется организации, сначала указывается
ее название, затем почтовый адрес.
Если письмо адресуется:
должностному лицу организации - то вначале указываются его имя
23
(инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, потом почтовый адрес;
частному лицу - вначале указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.
11.4. Текст письма печатается с красной строки и, как правило, начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны
назначения, статусом, уровнем взаимоотношений должностных лиц. Письмо
рекомендуется заканчивать формулами вежливости. Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма.
11.5. Реквизит «Подпись» включает наименование должности лица, от
имени которого посылается письмо, его личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилию).
11.6. Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на
копии письма, остающейся в деле.
11.7. Проекты писем зарубежным адресатам составляются на русском
языке и визируются на втором экземпляре, остающемся в деле.
При необходимости составляется перевод текста письма на язык страныадресата или на английский язык. Делается это в том случае, если имеется
намерение довести до адресата как можно быстрее содержание документа. Перевод текста готовит Управление внешних связей и протокола.
Проект письма визируется соответствующими должностными лицами и
начальником Управления внешних связей и протокола.
11.8. Регистрация и отправление служебных писем за рубеж осуществляется общим отделом.
Порядок отправления писем определяется руководителями исходя из
срочности документа: по почте или факсом.
XII. Требования при оформлении проектов
резолюций (поручений) Главы Республики Коми
и его заместителей, Руководителя Администрации
12.1. Подготовка проектов резолюций Главы Республики Коми, его заместителей и Руководителя Администрации осуществляется секретариатами
Главы Республики Коми и его заместителей и помощниками (советниками)
Руководителя Администрации.
Резолюция должна содержать: инициалы и фамилии исполнителей, содержание поручения и срок исполнения, подпись и ее расшифровку.
12.2. Проекты резолюций оформляются на бланках установленной формы (приложение 3 к настоящему Регламенту) с использованием текстового редактора Win Word версии 97 и выше шрифтом Times New Roman (Cyr) размером не менее № 12 и не более № 14 через 1 межстрочный интервал (за исключением резолюций по правовым актам Российской Федерации и правовым актам Республики Коми).
12.3. В проекте резолюции указываются:
1) исполнители поручения.
24
Реквизит «Исполнители поручения» включает наименование государственного органа и инициалы имени и отчества и фамилию его руководителя,
или наименование должности должностного лица государственного органа и
инициалы имени и отчества и фамилию должностного лица, или инициалы
имени и отчества и фамилии должностных лиц, которым даны поручения.
Реквизит «Исполнители поручения» печатается в правом верхнем углу,
инициалы имени и отчества указываются перед фамилией. При наличии нескольких исполнителей их фамилии печатаются одна под другой на расстоянии 1 межстрочного интервала. В случае, когда поручение дается двум и более лицам, то в проекте резолюции делается отметка о том, кто будет являться
ответственным исполнителем, которая включает в себя слово «свод». Если
слово «свод» не проставлено, ответственным за выполнение поручения считается исполнитель, указанный в поручении первым.
Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность
предоставления информации о выполнении ими поручения;
2) текст поручения.
Отделяется от реквизита «Исполнители поручения» 1-1,5 межстрочными
интервалами. Первая строка поручения начинается с абзацного отступа 1,25 см
от левой границы текстового поля. При необходимости указывается дата исполнения поручения. Дата может быть установлена как для ответственного
исполнителя, так и для соисполнителей и может оформляться словесноцифровым способом (например: «11 января 2007 г.») или цифровым способом
арабскими цифрами (например: «28.11.2007»). В тексте резолюции (поручения) указывается срочность, оперативность или порядок доклада о ходе исполнения документа.
12.4. Проекты резолюций готовятся и представляются Главе Республики
Коми и его заместителям, Руководителю Администрации в следующие сроки:
а) в течение текущего рабочего дня - по срочным документам и материалам или документам, содержащим вопросы, для решения которых требуется
до 5-ти календарных дней;
б) в течение 2 рабочих дней - по документам, содержащим вопросы,
для решения которых требуется до 10 рабочих дней, или имеющим в тексте
поручения указания «оперативно»;
в) в течение 5 рабочих дней - по остальным документам и материалам.
12.5. Исходящие резолюции, которые подготовлены как самостоятельный документ или к которым прилагаются документы, не имеющие регистрационного номера, регистрируются общим отделом.
12.6. Подлинник подписанной резолюции с документом направляется
исполнителю или ответственному исполнителю (в случае, если в резолюции
предусматривается несколько исполнителей). Соисполнителям направляются
копии подписанных резолюций с копией документа.
XIII.Требования к оформлению согласований и заключений
13.1. Государственно-правовое управление при необходимости выяснения мнения и (или) согласования направляет в соответствующее структурное
25
подразделение Администрации:
1) проекты законов Республики Коми, проекты постановлений Государственного Совета Республики Коми, проекты решений Главы Республики Коми или проекты решений Правительства Республики Коми (далее - проекты
правовых актов Республики Коми);
2) проекты федеральных законов, проекты решений федеральных органов государственной власти по предметам совместного ведения, направленные
Главе Республики Коми, Правительству Республики Коми на согласование
или для дачи заключения (далее – федеральные проекты);
3) письма (обращения).
13.2. Рассмотрение проектов правовых актов Республики Коми структурными подразделениями Администрации осуществляется, как правило, в
течение пяти рабочих дней со дня получения, если не установлен иной срок
для рассмотрения проекта.
13.3. Согласование по проекту правового акта Республики Коми оформляется визой руководителя соответствующего подразделения или его заместителя (в соответствии с распределением обязанностей), которая включает в себя
наименование должности, подпись, а также инициалы имени и отчества и фамилию лица, согласовавшего проект правового акта Республики Коми, и дату
согласования. Визы проставляются на листе согласований, оформленном
структурным подразделением Администрации в установленном порядке.
13.4. В случае несогласия с поступившим на рассмотрение проектом
правового акта Республики Коми структурное подразделение Администрации
оформляет заключение на бланке структурного подразделения или на обычном
листе бумаги формата А4, в котором указывает следующее:
1) замечания и возражения с соответствующей мотивировкой своих возражений и замечаний. При наличии замечаний правового характера в заключении должна содержаться ссылка на соответствующие правовые акты;
2) предложения по тексту с учетом высказанных замечаний и возражений.
13.5. По федеральным проектам структурное подразделение Администрации оформляет заключение о согласии с представленным проектом или
несогласии с ним.
Заключение о согласии с федеральным проектом оформляется на бланке
структурного подразделения или на обычном листе бумаги формата А4.
13.6. В случае несогласия с федеральным проектом в заключении должно быть указано следующее:
1) замечания и возражения с соответствующей мотивировкой своих возражений и замечаний. При наличии замечаний правового характера в заключении должна содержаться ссылка на соответствующие правовые акты;
2) предложения по тексту с учетом высказанных замечаний и возражений.
13.7. Заключение по проекту правового акта Республики Коми или по
федеральному проекту, подлежащее оформлению структурным подразделением Администрации, имеет следующие обязательные реквизиты:
1) дату написания заключения и номер согласно регистрации. Располо-
26
жение указанного реквизита при оформлении заключения:
на бланке структурного подразделения - определяется формой соответствующего бланка, утверждаемого Руководителем Администрации;
на обычном листе бумаги формата А4 - располагается после реквизита
«Подпись»;
2) название вида документа - ЗАКЛЮЧЕНИЕ - печатается прописными буквами размером шрифта не более № 14 и выделяется полужирным
шрифтом. Наименование вида акта выравнивается по центру;
3) заголовок заключения.
Этот реквизит отделяется от предыдущего реквизита через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру, пишется с прописной буквы, может
оформляться полужирным шрифтом и отвечает на вопрос: «По чему?».
Например:
«по проекту постановления Правительства Республики Коми
«О внесении изменений в некоторые постановления
Правительства Республики Коми»
или
«по проекту федерального закона № 438751-4
«О внесении изменений в отдельные законодательные акты
Российской Федерации в связи с совершенствованием
разграничения полномочий»;
4) текст заключения:
а) текст заключения, оформляемый на бланках структурных подразделений, начинается словами:
«Рассмотрев представленный проект, отмечаем следующее.»;
б) в случае, если документ оформляется структурным подразделением,
которое не имеет установленного бланка, то первое предложение текста
должно содержать указание на то, каким структурным подразделением осуществлено рассмотрение проекта, включающее полное название структурного
подразделения Администрации.
Например:
«Отдел специальной связи Администрации Главы Республики Коми и
Правительства Республики Коми, рассмотрев представленный проект, отмечает следующее.»;
5) подпись отделяется от текста 2 межстрочными интервалами и состоит
из полного наименования должности, а также инициалов имени и отчества и
фамилии лица, которое подписывает заключение.
Наименование должности лица, которое подписывает заключение, располагается без абзацного отступа от левой границы текстового поля. Инициалы имени и отчества и фамилия лица, которое подписывает заключение, печатаются у правой границы текстового поля относительно последней строки
слов наименования должности.
Например:
«Начальник отдела кадров
И.О. Фамилия».
13.8. Использование бланков формата А5 и А6 для оформления заключений (согласований) не допускается.
27
13.9. Оформление заключений Государственно-правовым управлением
осуществляется с учетом требований пункта 13.7 настоящего раздела и соответственно Указа Главы Республики Коми от 10 апреля 2003 г. № 80, Регламента Правительства.
XIV. Требования к оформлению информаций,
служебных и докладных записок, справок
Информации, служебные и докладные записки, справки (далее – информация (записка)) по какому-либо вопросу, подготавливаемые структурным
подразделением Администрации, имеют следующие обязательные реквизиты:
1) дату написания информации (записки) и номер согласно регистрации
(если информация готовится к документу, зарегистрированному в установленном порядке). Указанный реквизит может выделяться полужирным шрифтом;
2) название вида документа - ИНФОРМАЦИЯ или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА или ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА или СПРАВКА - печатается по центру прописными буквами размером шрифта не более № 14 и выделяется полужирным шрифтом;
3) заголовок информации (записки).
Этот реквизит отделяется от предыдущего реквизита через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру, пишется с прописной буквы, может
оформляться полужирным шрифтом и отвечает на вопрос: «По чему?» или «О
чём?». Например:
«по вопросам, связанным с реализацией законодательства
в области социальной защиты населения»
или
«о ходе выполнения поручения Главы Республики Коми
по Закону Республики Коми «О некоторых вопросах
в области охраны труда в Республике Коми»;
4) текст информации (записки).
В случае, если документ оформляется структурным подразделением, которое не имеет установленного бланка, то первое предложение текста должно
содержать указание на то, каким структурным подразделением осуществлено
рассмотрение проекта, включающее полное название структурного подразделения Администрации.
При необходимости решения какого-либо вопроса информация (записка)
должна содержать предложения о путях решения проблемы и, при необходимости, предложения о даче поручений с указанием лиц и органов с учетом их
компетенции, которым может быть адресовано исполнение поручения;
5) подпись отделяется от текста 2 межстрочными интервалами и состоит
из полного наименования должности, а также инициала имени и отчества и
фамилии лица, которое подписывает информацию (записку).
Наименование должности лица, которое подписывает информацию (записку), располагается без абзацного отступа от левой границы текстового поля. Инициалы имени и отчества и фамилия лица, которое подписывает ин-
28
формацию (записку), печатаются у правой границы текстового поля относительно последней строки слов наименования должности.
Например:
«Руководитель секретариата
Первого заместителя
Главы Республики Коми
И.О. Фамилия».
XV. Требования к оформлению протоколов совещаний,
проводимых Главой Республики Коми, его заместителями,
Руководителем Администрации
15.1. Организация совещаний, проводимых Главой Республики Коми
или его заместителями, а также оформление и регистрация протоколов указанных совещаний возлагаются на соответствующие секретариаты.
Организация совещаний, проводимых Руководителем Администрации,
возлагается на советника (помощника) Руководителя Администрации.
15.2. Решения, принятые на совещаниях, оформляются протоколом в
срок до трёх дней, а при необходимости - незамедлительно.
15.3. Проект протокола совещания, проводимого Главой Республики
Коми, заместителями Главы Республики Коми, Руководителем Администрации составляется и регистрируется соответствующим секретариатом, советником (помощником) Руководителя Администрации.
15.4. Протоколы оформляются на стандартных листах бумаги с учетом
требований, установленных пунктами 7.17 – 7.20 Типовой инструкции, а также раздела V настоящего Регламента.
15.5. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
К протоколу совещания прилагается указатель рассылки.
Копии протоколов прилагаются согласно количеству адресатов и готовятся к рассылке соответствующим секретариатом и советником (помощником) Руководителя Администрации.
15.6. Подлинник протокола совещания вместе с указателем рассылки, в
котором сделана отметка о дате отправки копии протокола или выписки из него, остается в соответствующем секретариате, у советника (помощника) Руководителя Администрации.
XVI. Подготовка, оформление и внесение
на рассмотрение Руководителю Администрации
проектов приказов Администрации
16.1. Приказами Администрации оформляются решения:
а) по организационным вопросам деятельности Администрации;
б) по кадровым вопросам;
в) по вопросам, связанным с реализацией постановления Правительства
Республики Коми от 9 декабря 2002 г. № 201 «О государственной регистрации
29
нормативных правовых актов министерств и иных органов исполнительной
власти Республики Коми, государственных органов Республики Коми, образованных Главой Республики Коми» (далее – постановление Правительства Республики Коми от 9 декабря 2002 г. № 201);
г) по другим вопросам деятельности Администрации.
16.2. Подготовка проектов приказов Администрации осуществляется соответствующими структурными подразделениями Администрации самостоятельно либо на основании устных или письменных поручений Руководителя
Администрации.
Подготовка проектов приказов Администрации по вопросам, связанным с
реализацией постановления Правительства Республики Коми от 9 декабря
2002 г. № 201, осуществляется Государственно-правовым управлением.
16.3. Приказы подписываются Руководителем Администрации или по
его поручению заместителем Руководителя Администрации.
16.4. Оформление проекта приказа осуществляется на бланке по форме
согласно приложению 3 к настоящему Регламенту с учетом общих требований, установленных подпунктами 3-7 пункта 6.5, пунктами 6.6, 6.10 – 6.14 Типовой инструкции, а также раздела V настоящего Регламента.
Приказы Администрации по учету кадров составляются по унифицированным формам первичной документации, утвержденной постановлением
Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты».
16.5. Проект приказа Администрации по поручению Руководителя Администрации направляется на согласование с заинтересованными структурными подразделениями Администрации. Проекты приказов Администрации
по вопросам, указанным в подпунктах «а» и «г» пункта 16.1 настоящего раздела, подлежат обязательному согласованию с отделом кадров Администрации.
После согласования проект приказа вносится Руководителю Администрации
на рассмотрение и подписание.
16.6. Подписанным приказам присваиваются порядковые номера по видам приказов в пределах календарного года. В установленных случаях к номеру через дефис могут добавляться одна или несколько строчных или прописных букв.
К порядковому номеру приказа Администрации по вопросам, связанным
с реализацией постановления Правительства Республики Коми от 9 декабря
2002 г. № 201, через дефис добавляются прописные буквы «ГР».
16.7. Регистрация приказов Администрации осуществляется:
приказов, указанных в подпунктах «а», «б» и «г» пункта 16.1 настоящего
раздела, - отделом кадров;
приказов, указанных в подпункте «в» пункта 16.1 настоящего раздела, Государственно-правовым управлением.
16.8. Подписанные и зарегистрированные приказы при необходимости
доводятся структурным подразделением, которое готовило проект приказа, до
сведения работников Администрации и иных заинтересованных лиц.
30
Подписанные и зарегистрированные приказы об отказе в государственной регистрации нормативного правового акта министерства (иного органа
исполнительной власти Республики Коми, государственного органа Республики Коми, образованного Главой Республики Коми), принятые в соответствии с
постановлением Правительства Республики Коми от 9 декабря 2002 г. № 201,
направляются в соответствующее министерство, иной орган исполнительной
власти Республики Коми, государственный орган Республики Коми, образованный Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми.
16.9. Оригиналы приказов по истечении установленного срока хранения
передаются на хранение в архив.
XVII.Требования к работе с документами, содержащими
служебную информацию ограниченного распространения
с пометками «Для служебного пользования»,
«Конфиденциально», «Не для печати»
17.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограниченность на распространение которой
диктуется служебной необходимостью.
Не относятся к служебной информации ограниченного распространения:
- акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права,
свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и
процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов,
граждан в целом, а также производственных объектов;
- описания структур органов государственной власти, их функций,
направлений и форм деятельности, а также адреса;
- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений
граждан и юридических лиц;
- решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц,
рассмотренным в установленном порядке;
- сведения об использовании бюджетов и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения;
- документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов,
информационных систем органов исполнительной власти, необходимые для
реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
17.2. На документах (в необходимых случаях проектах), содержащих
служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометки «Для служебного пользования», «Не для печати», «Конфиденциально» и
номер экземпляра. Указанные пометки и номер экземпляра проставляются в
правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким
документам.
31
17.3. Необходимость проставления указанных отметок на документах и
изданиях определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим
или утверждающим документ, в соответствии с «Перечнем сведений конфиденциального характера по Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми».
17.4. Должностные лица несут персональную ответственность за соблюдение требований законодательства при принятии решения об отнесении к
разряду ограниченного распространения информации. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный гражданский служащий (работник Администрации) может быть
привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством
ответственности.
17.5. Служебная информация ограниченного распространения не подлежит
разглашению (распространению) без указания Руководителя Администрации.
17.6. Прием и учет документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения, осуществляются:
в отделе специальной связи - документы с грифом «Для служебного пользования»;
в общем, протокольном отделах, отделе наград, отделе по вопросам взаимодействия с правоохранительными органами, в Управлении контроля, в
Управлении внешних связей и протокола - документы с грифом «Конфиденциально» или «Не для печати».
17.7. Служебные документы ограниченного распространения печатаются
в общем отделе, отделе специальной связи или непосредственно в структурных подразделениях Администрации.
Подготовка (и хранение в электронном виде) документов ограниченного
распространения должна производиться на выделенном компьютере (т.е. компьютер должен быть отключен от локальной информационной сети Администрации, сети INTERNET и т.д.), защищенном специальными программнотехническими средствами и имеющем «Аттестат соответствия» по требованиям безопасности информации. Если компьютер подключен к локальной информационной сети, то он должен быть обеспечен программой разграничения
доступа к определенным группам файлов.
В левом нижнем углу или на обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных и размноженных экземпляров, фамилия и телефон исполнителя, фамилия специалиста, выполняющего машинописные работы и дату печатания документа.
Например:
отп.1 экз. и разм.55 экз.
по списку рассылки
исп. Фамилия (тел.24-16-35)
печ. Фамилия
10.04.2003.
17.8. Отпечатанные и подписанные документы с грифом «Для служебного пользования» вместе с черновиками передаются для регистрации в отдел
32
специальной связи; с грифом «Конфиденциально» или «Не для печати» передаются в соответствующее подразделение. Черновики уничтожаются исполнителем документа или работниками отдела, регистрирующего документ, с отражением факта уничтожения в учетных формах; учитываются, как правило,
отдельно от несекретной документации, но при незначительном объеме таких
документов разрешается вести их учет совместно с другими документами. К
регистрационному индексу документов «Для служебного пользования» добавляется пометка «ДСП», например, 03-05/5013 дсп, вх.113 дсп. К регистрационному индексу документов «Конфиденциально» или «Не для печати» добавляется пометка «Конф», например, 03-05/5013 конф., вх.113 конф. Передаются
работникам секретариатов и отделов под расписку.
17.9. Снимают копии с документов ограниченного распространения
только на множительных аппаратах, аттестованных по требованиям безопасности информации, а также с разрешения руководителя подразделения, ответственного за исполнение или хранение документов. Хранятся документы (копии документов) в запираемых и опечатываемых шкафах и ящиках в подразделениях.
17.10. Пересылка документов с информацией ограниченного распространения осуществляется через общий отдел (ценным или заказным письмом,
с пометкой «Правительственная») и отдел специальной связи (через фельдъегерскую службу или спецсвязь).
При необходимости направления документов в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором каждому адресату проставляются
номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем подразделения, подготовившего документ.
17.11. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с
номенклатурой дел несекретного делопроизводства. На обложке дела, в которое помещены документы с пометкой «ДСП», также проставляется пометка
«ДСП», на обложке дела, в которое помещены документы с пометкой «Конфиденциально» или «Не для печати», также проставляется пометка «Конфиденциально» или «Не для печати».
17.12. Уничтожение дел, документов, утративших свое практическое
значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту в подразделениях, где они хранятся. В комиссию по уничтожению обязательно
включается работник того отдела, в котором был учтен документ. В учетных
формах (журналах, карточках, реестрах, магнитных носителях) об уничтожении делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
17.13. При смене работника, ответственного за учет и хранение документов с пометками «Для служебного пользования», «Конфиденциально» и
«Не для печати», составляется акт приема - передачи, который утверждается
Руководителем Администрации или лицом, исполняющим его обязанности.
17.14. Проверка наличия документов, дел и изданий проводится не реже
одного раза в год комиссионно, результаты проверки оформляются актом.
В случае обнаружения утраты документов, дел и изданий, содержащих
сведения ограниченного распространения, либо разглашения этих сведений по
33
поручению Руководителя Администрации (лица, исполняющего его обязанности) проводится служебное расследование обстоятельств утраты или разглашения, о результатах которого докладывается руководству Администрации.
На утраченные документы, дела и издания составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
17.15. Ознакомление сотрудников подразделений Администрации и сторонних организаций с документами и делами ограниченного распространения,
находящимися в архиве, осуществляется по разрешению Руководителя Администрации, его заместителей, а также руководителей подразделений, готовивших документы. При этом документы и дела могут быть выданы во временное пользование под расписку на срок не более 10 дней.
Ознакомление сотрудников подразделений Администрации и сторонних
организаций с документами и делами с пометкой «Для служебного пользования», находящимися в архиве отдела специальной связи, осуществляется на
основании предоставленного руководителем подразделения или организации
письменного запроса по разрешению Руководителя Администрации либо первого заместителя Руководителя Администрации, а также начальника отдела
специальной связи либо лиц, исполняющих их обязанности. При этом документы могут быть выданы во временное пользование под расписку на срок не
более 10 дней при условии соблюдения требований по работе с документами
ограниченного распространения.
17.16. При снятии пометок «Для служебного пользования», «Конфиденциально» и «Не для печати» на документах, делах и изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки. При этом информируются
все адресаты, которым эти документы направлялись.
XVIII. Машинописные и копировально-множительные работы
18.1. Печатание документов и материалов служебного характера осуществляется общим отделом, а также структурными подразделениями Администрации.
18.2. Общим отделом в первую очередь печатаются проекты решений
Главы Республики Коми, Правительства Республики Коми, материалы к заседаниям Правительства Республики Коми, заседаниям Президиума Правительства Республики Коми, а также к совещаниям у Главы Республики Коми и его
заместителей.
Срочные документы общим отделом печатаются немедленно. Документы, сданные в работу после 17 час. 30 мин., печатаются, как правило, на следующий день.
18.3. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с четким и разборчивым написанием фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий.
Сокращения слов применяются только общепринятые. Печатание документов
под диктовку не производится.
34
Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные
копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.
18.4. Проекты служебных телеграмм оформляются на бланках установленной формы (приложение 4 к настоящему Регламенту), имеют следующие
реквизиты:
1) адрес (отвечает на вопрос «Кому?», «Куда?»). Текст адреса печатается
через 1 межстрочный интервал.
Например:
«Москва, ул.Мира, 4» или «Санкт-Петербург-15 «Восход».
Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе
областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края.
Например:
«Елец, Липецкой»
Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется
от телеграфного адреса через 1,5 межстрочного интервала.
Например:
«Администрации Вологодской области».
При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже (отвечает на вопрос «Кому?»),
Например:
«Губернатору Ямало-Ненецкого автономного округа
И.О. ФАМИЛИЯ»
Если телеграмма, независимо от содержания текста, направляется нескольким организациям, то в каждую организацию печатается отдельная телеграмма с указанием адреса и присвоением ей индивидуального исходящего
номера. Если телеграммы с одним и тем же текстом направляются в муниципальные образования республики, то в общий отдел представляется один
бланк текста телеграммы, который регистрируется под одним номером.
Например:
«Руководителям МО»;
2) текст. Указанный реквизит отделяется от предыдущего реквизита 3
межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.
Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка кратко, без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Телеграмма составляется и передается
на отправку в двух экземплярах;
3) подпись. Указанный реквизит отделяется от текста 3 межстрочными
интервалами и включает наименование должности лица и расшифровку (инициал имени и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля
через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной
строки.
35
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией.
Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем;
4) исходящий номер и дата печатаются через 2 межстрочных интервала
ниже реквизита «Подпись» и состоят из порядкового номера по единой нумерации с начала календарного года и даты регистрации;
5) наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя: наименование органа, фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы;
6) ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, на который
дается ответ.
18.5. При оформлении международных телеграмм их адрес и текст
должны быть напечатаны латинскими буквами.
Адрес международной телеграммы печатается в следующей последовательности: наименование адресата (в именительном падеже); наименование
организации или местожительства адресата (улица, номер, дата); наименование пункта и страны назначения (город, страна).
Отправка, приём телеграмм по системе «Модем» и контроль за их поступлением на телеграф осуществляются общим отделом.
18.6. Централизованно в общем отделе Администрации осуществляется
копирование документов и материалов служебного характера для подразделений Администрации.
18.7. Материалы, подлежащие копированию общим отделом, должны
быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво черным цветом на
стандартных листах бумаги формата А3, А4 или А5.
Как правило, это должны быть первые экземпляры документов или рукописные тексты, отвечающие необходимым техническим требованиям.
18.8. Копирование документов выполняется в порядке их поступления.
Срочные документы копируются вне очереди. Срочность их выполнения
определяется начальником общего отдела или руководителями структурных
подразделений Администрации. В первоочередном порядке размножаются документы и материалы к заседаниям Правительства Республики Коми или его
Президиума, а также направляемые в Государственный Совет Республики Коми. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются лицу, давшему заказ.
18.9. Сотрудник общего отдела ведет учет поступивших к копированию
документов в журнале-ведомости для ежемесячного отчета.
XIX. Порядок звукозаписи и оформления стенограмм
заседаний Правительства Республики Коми и заседаний
Президиума Правительства Республики Коми
19.1. Управление Делами Администрации обеспечивает условия для качественной звукозаписи заседания Правительства Республики Коми, заседания
36
Президиума Правительства Республики Коми (далее - звукозапись) и организует звукозапись.
19.2. На основе представленной звукозаписи в течение десяти рабочих
дней после дня заседания Правительства Республики Коми или Президиума
Правительства Республики Коми протокольный отдел осуществляет оформление на бумажном носителе стенограммы заседания Правительства Республики
Коми или стенограммы заседания Президиума Правительства Республики Коми (далее – стенограмма), ее вычитку и редактирование.
19.3. Стенограмма оформляется протокольным отделом в полной форме,
печатается с учетом требований, установленных разделом V настоящего Регламента, и имеет следующие реквизиты:
1) наименование документа – СТЕНОГРАММА – печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку полужирным шрифтом
размером № 17 и выравнивается по центру;
2) вид заседания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными
интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал, выравнивается по центру;
3) место проведения заседания указывается (при необходимости), выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» линейкой;
4) дата и номер стенограммы. Дата оформляется словесно-цифровым
способом или цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер стенограммы печатается арабскими
цифрами и состоит из символа «№» и порядкового номера в пределах календарного года;
5) текст печатается через 1,5 межстрочного интервала от предыдущего
реквизита.
Текст стенограммы, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной:
а) во вводной части указываются:
председательствующий. Этот реквизит начинается со слова «ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ:», печатается от границы левого поля прописными буквами, подчеркивается чертой. На этой же строке печатаются должность председательствующего, фамилия и инициалы имени и отчества;
список присутствовавших. Указанный реквизит начинается со слова
«ПРИСУТСТВОВАЛИ:», которое печатается от границы левого поля прописными буквами и подчеркивается, а в конце ставится двоеточие. Данный реквизит включает фамилии и инициалы имени и отчества присутствовавших, которые располагаются в алфавитном порядке их фамилий и группируются в следующем порядке: члены Правительства Республики Коми, должностные лица,
имеющие право присутствовать на заседаниях Правительства Республики Коми или на заседаниях Президиума Правительства Республики Коми, c указанием их должностей, приглашенные главы муниципальных образований, работники Администрации.
37
Список отделяется от основной части стенограммы сплошной чертой;
б) основная часть стенограммы включает рассматриваемые вопросы и
принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрировано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются:
фамилия и инициалы имени и отчества должностных лиц, выступивших
с докладом (содокладом, выступлением) по основному вопросу. Основное содержание докладов и выступлений помещается также в основной части стенограммы;
фамилии и инициалы имени и отчества должностных лиц, задающих вопросы по обсуждаемому вопросу, и должностных лиц, участвовавших в обсуждении поступивших вопросов;
решение, принятое по рассматриваемому вопросу;
6) подпись председательствующего. Указанный реквизит отделяется от
текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности
лица, председательствовавшего на заседании Правительства Республики Коми
или его Президиума, его личной подписи, расшифровки подписи (инициал
имени и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля
через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной
строки.
19.4. Оформленная стенограмма до представления Руководителю Администрации визируется начальником Государственно-правового управления
или лицом, исполняющим его обязанности. Виза начальника Государственноправового управления или лица, исполняющего его обязанности, проставляется на последнем листе стенограммы и включает в себя личную подпись.
Завизированная стенограмма направляется Руководителю Администрации для представления на подпись председательствующему на заседании Правительства Республики Коми или Президиума Правительства Республики Коми.
19.5. Если в ходе заседания Правительства Республики Коми или Президиума Правительства Республики Коми были даны поручения, то на основе
стенограммы Руководителем Администрации даются поручения соответствующему руководителю секретариата Главы Республики Коми или заместителя
Главы Республики Коми о подготовке соответствующего проекта резолюции.
В случае, если по резолюции дано поручение «На контроль», то отдел
контроля организует контроль исполнения поручений в порядке, установленном постановлением Правительства Республики Коми от 26 ноября 2007 г.
№ 276 «Об организации контроля исполнения поручений Главы Республики
Коми и Правительства Республики Коми».
19.6. Подлинники стенограмм остаются в протокольном отделе для формирования дел в установленном порядке и последующей передачи после одного года хранения в архив.
Звукозапись хранится в протокольном отделе до передачи в указанный
отдел подписанной стенограммы.
38
XX. Организация приема и передачи документов
с использованием средств факсимильной связи
20.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной
передачи и приёма текстов документов и служебных материалов организациям
(от организаций), размещенным вне здания Администрации, и устанавливаются в общем отделе, в приемных руководителей соответствующих подразделений.
20.2. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками «Для служебного пользования» и «Не
для печати», не разрешается, а также запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.
20.3. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного, графического характера, исполненные
типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры
или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2
мм.
Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать, как правило, 5 листов.
20.4. Факсограммы, направляемые зарубежным адресатам, должны быть
завизированы Руководителем Администрации либо лицом, исполняющим его
обязанности. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии
заверенного перевода.
20.5. Передача и прием факсограмм, а также их учёт осуществляет лицо,
назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов.
20.6. Оригинал принятой факсограммы регистрируется в автоматизированной программе «Делопроизводство» в порядке общего делопроизводства с
соответствующей отметкой в регистрационной карточке, докладывается руководителю и передается с указаниями руководителя исполнителю.
20.7. В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи,
указанные функции ответственного лица могут быть возложены руководителем на лиц, привлеченных к дежурству.
20.8. Отчёт о переданных и принятых факсограммах представляется лицом, назначенным ответственным за использование факсимильных аппаратов,
начальнику общего отдела за квартал, полугодие и за год. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющие срок хранения один год.
XXI. Изготовление и использование печатей и штампов
39
(в том числе с факсимильным воспроизведением подписи)
21.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения
деятельности Администрации, производится по разрешению Руководителя
Администрации или лица, исполняющего его обязанности.
Заявка на изготовление штампов с факсимильным воспроизведением
подписи Главы Республики Коми, заместителей Главы Республики Коми подписывается Руководителем Администрации. Заявка оформляется по форме согласно приложениям 5 и 6 к настоящему Регламенту.
21.2. Все изготовленные печати и штампы учитываются в отделе специальной связи и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.
21.3. Печати с изображением Государственного герба Республики Коми
ставятся на документах в случаях, установленных законодательством.
21.4. Простые круглые мастичные печати (без изображения Государственного герба Республики Коми) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать
окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
21.5. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Главы Республики Коми или его заместителей при необходимости разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов, направленных на ознакомление, а также при оформлении устных поручений в случае
необходимости их срочной отправки исполнителям, с предварительным или
последующим информированием лица, давшего поручение.
Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписи
Первого заместителя Главы Республики Коми разрешается на бланках Первого
заместителя Главы Республики Коми с поручениями в адрес заместителей
Главы Республики Коми, руководителей органов исполнительной власти Республики Ком по устному согласованию с Первым заместителем Главы Республики Коми.
Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех
документов запрещается. Использование указанных штампов при оформлении
писем, согласований проектов правовых актов и иных официальных документов не допускается.
21.6. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность Руководитель Администрации или лицо, исполняющее его обязанности,
и Управление Делами.
21.7. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы
подлежат возврату в отдел специальной связи, где они уничтожаются по акту.
21.8. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений Администрации, в пользовании которых они
находятся.
XXII. Порядок составления и утверждения
40
номенклатуры дел, формирование и учёт дел
22.1. В целях правильного формирования и учета дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов ежегодно составляется номенклатура
дел Администрации, которая представляет собой систематизированный перечень наименований дел в виде таблицы с указанием сроков постоянного и
временного их хранения.
22.2. В номенклатуру дел Администрации включаются наименования
дел, отражающие все документированные участки деятельности Администрации.
22.3. Номенклатура дел Администрации ежегодно утверждается Руководителем Администрации не позднее 15 декабря предшествующего года и
вводится в действие с 1 января следующего года. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки соответствующих
ее разделов для использования в работе.
22.4. Номенклатура дел Администрации составляется на основании
номенклатуры дел структурных подразделений, которые представляют свои
предложения по номенклатуре дел на следующий календарный год до 15 ноября текущего года.
22.5. Номенклатура дел составляется начальником общего отдела или
ответственным работником общего отдела, согласовывается с экспертной комиссией Администрации.
В течение календарного года в номенклатуру дел могут вноситься изменения после согласования с экспертной комиссией Администрации. Согласованное решение, оформленное протоколом экспертной комиссии Администрации, направляется на утверждение Руководителю Администрации.
Внесение в номенклатуру дел Администрации вновь образованных
структурных подразделений, новых дел, формируемых в течение года, и других изменений оформляется как дополнение к утвержденной номенклатуре дел
Администрации и включается в номенклатуру дел Администрации на предстоящий год.
22.6. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи
номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются ответственному лицу за ведение архива в Государственно-правовое управление, о
чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица,
сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.
22.7. Индекс дела, включенного в номенклатуру дел, состоит из индекса
структурного подразделения и порядкового номера дела.
22.8. Заголовок дела в номенклатуре дел должен отражать содержание и
состав документа, иметь четкие и краткие формулировки.
22.9. Срок хранения дела и номер статьи по перечню указывается в номенклатуре дел в соответствии с утверждённым Федеральной архивной службой России «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков их хранения» от 6 октября
41
2000 г.
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
22.10. Формирование дел в подразделениях, оформление документов, законченных делопроизводством, производится в соответствии с требованиями
Инструкции по архивной работе в Администрации Главы Республики Коми и
Правительства Республики Коми, утвержденной приказом Администрации
Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми от 14 июня 2007 г.
№ 27-р.
______________________________