4. Процедура по закупкам и услугам

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный Директор ОсОО «КНТ»
__________________ А.А. Маматов
(подпись, печать)
г. Бишкек
___. __. 2014г.
ПРОЦЕДУРА ПО ЗАКУПКАМ ТОВАРОВ И УСЛУГ
Целью данной процедуры Компании «PETROLIUM»,
материалы,
товары и услуги, качества процесса закупок и времени.
является оптимизация затрат на
1. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
1.11
1.12
1.13
В соответствии с данной процедурой, компания соблюдает Принципы Ведения Бизнеса и
Кодекс Поведения, на протяжении всего процесса закупки.
Все закупки материалов, нефтепродуктов, оборудования и услуг для компании должны
осуществляться только компетентными отделами, в зависимости от спецификации
закупаемых товаров и услуг. Исключение составляет покупка, творческой работы и
спонсорство, которые осуществляются уполномоченными лицами других отделов, а
также, покупки во время командировок и покупки, указанные в пункте 1.3. Любые другие
исключения должны быть одобрены Генеральным Директором.
Закупка материалов на сумму, не превышающую 1 ООО кыргызских сом включительно,
на основе утвержденной Заявки на покупку, может осуществляться любым штатным
сотрудником Компании
Все необходимые документы по оплате за закупленные товары и услуги готовятся лицами,
которые непосредственно производили закупки
Все закупки, которые относятся к категории представительских, дополнительно
утверждаются Генеральным Директором
Закупки, совершаемые в рамках утвержденных бюджетов подразделений (например,
покупка канцелярских товаров) не относятся к категории представительских, и
утверждаются только Финансовым Директором
Все заявки на покупку, заказы, основанные на необходимости в плановых запасах и
платежи, должны быть одобрены Финансовым Директором.
Поставщики на любые материалы или услуги должны быть выбраны в соответствии с
Процессом Выбора Поставщика, описанной в Главе 5. Выбор должен быть
задокументирован
Все контракты должны быть одобрены Генеральным Директором.
Покупки любых материалов или услуг, связанных с информационными технологиями,
должны быть дополнительно утверждены Руководителем Отдела Информационных
Технологий.
Покупки любых материалов или услуг, связанных с техническим оборудованием, должны
быть дополнительно утверждены Руководителем Технической Службы.
Покупки нефтепродуктов, должны быть дополнительно утверждены Руководителем
Отдела Поставок
Привлечение сторонних организаций по предоставлению услуг (строительные или
ремонтные работы), дополнительно должны быть дополнительно утверждены
Руководителем Отдела Капитального Строительства
1.14 Покупки любых материалов и услуг, связанных с автомобилями, принадлежащими
Компании, должны быть дополнительно утверждены Начальником Транспортного
Отдела.
2.
КОНТРАКТ
2.1
После утверждения Поставщика, согласно Процессу Выбора Поставщика, любой контракт
разрабатывается Заказчиком при поддержке Юридического Отдела и отделов, связанных с
поставкой товаров и услуг, и утверждается посредством использования Формы
Содержания / Утверждения Контракта.
Контракт составляется в целях:
• Избежание материального ущерба, вызванного недопониманием между компанией и
поставщиком относительно специфики услуг и/или материалов и условий
договоренности (цена, условия оплаты, условия поставки, гарантии, сроки и так далее);
• Наличия подписанных обеими сторонами документа на случай разногласий (например,
недоставка материала или неоказание услуг);
• Избежание материального ущерба, вызванного трактовкой налогов (например, услуги
от нерезидентов);
• Соблюдения юридических требований (например, импорт).
Контракт утверждается уполномоченными лицами
При выполнении хотя бы одного из нижеприведенных условий обязательно готовится
контракт:
• В случае договоренности о поставке материала/услуги на условиях предоплаты;
• В случае если поставщик материалов/услуг не зарегистрирован в Кыргызской
Республике;
• При покупке услуг стоимостью свыше 40 ООО кыргызских сом;
• При покупке материалов, стоимостью свыше 50 ООО кыргызских сом.
Любое исключение должно быть одобрено Генеральным Директором.
Любые юридические документы, касающиеся расторжения контракта, должны быть
письменно одобрены Юристом.
2.2
2.3
2.4
2.5
3. ЗАКУПКИ БЕЗ КОНТРАКТА
3.1
3.2
В целях оптимизации процесса, закупки без контракта разрешаются в следующих случаях:
• При покупке услуг, стоимостью до 40 ООО кыргызских сом включительно (без учета
всех применимых налогов и сборов); например мелкий ремонт (при предоставлении
патента на оказание данных услуг)
• При покупке материалов, стоимостью до 50 ООО кыргызских сом включительно (без
учета всех применимых налогов и сборов); например покупка канцелярских товаров
Все остальные необходимые для покупки без контракта документы оформляются в
соответствии с данной процедурой, в зависимости от способа оплаты (наличными или
перечислением на расчетный счет).
4. ЗАКУПКИ ЗА НАЛИЧНЫЙ РАСЧЕТ
4.1
Для закупок за наличный расчет используется Заявка на получение наличных денежных
сумм. Данный вариант закупок должен использоваться, в крайнем случае, в связи с
ограниченностью контроля над выбором поставщика, при единовременной закупке на
сумму до 100 000 кыргызских сом включительно.
5. ПРОЦЕСС ВЫБОРА ПОСТАВЩИКА
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
5.9
Для покупки товаров и услуг требуется получение следующего количества предложений
до подписания любого контракта или размещения любого первоначального заказа:
• На сумму до 40 000 кыргызских сом: 3 предложения (если это возможно) полученные
по телефону;
• На сумму от 40 000 до 200 000 кыргызских сом (включительно): 3 предложения с
подробным указанием спецификации товара/услуги (качество, цена, условия поставки,
условия оплаты, гарантии и так далее);
• На сумму свыше 200 000 кыргызских сом: 5 предложений, содержащих все ключевые
условия, для закупок в рамках бюджетов отделов Маркетинга, Сбыта и Экспорта и не
менее 3-х предложений, содержащих все ключевые условия, для всех остальных
закупок;
• Исключение составляют поставщики, являющиеся уникальными в своей области.
При покупке товаров и услуг, по которым общая сумма заявки не превышает 10 000
кыргызских сом, проведение тендера не требуется.
Предложения принимаются только от тех компаний, которые ведут деловые операции в
соответствии с требованиями законодательства Кыргызской Республики. Документы об
официальной регистрации, по необходимости, запрашиваются у потенциальных
поставщиков и хранятся в финансовом отделе.
Предложения от компаний / физических лиц, связанных с сотрудниками компании
посредством родственных взаимоотношений, исключаются из выборки.
Полученные предложения должны быть проверены и оценены начальниками отделови
Заказчиком до выбора поставщика. Процесс принятия решения должен быть
задокументирован и выбор должен быть обоснован.
Выбор единственного возможного поставщика должен быть задокументирован и
обоснован. Долговременное сотрудничество и положительный опыт в прошлом не
квалифицируют поставщика как единственного возможного.
Проверка предложений и процесса выбора является неотъемлемой частью процедуры
утверждения контракта.
Агент по Закупке несет ответственность за хранение всей тендерной документации,
включая подтверждение окончательного выбора в письменной форме (подписанная Форма
Выбора Поставщика или письмо по электронной почте).
Долгосрочное деловое сотрудничество должно проверяться на регулярной основе как
минимум ежегодно в соответствии с графиком обновлений. Проверка должна быть
задокументирована и включать как характеристики прошлого, такие как цена, количество
и время, так и текущую рыночную ситуацию.
6. ПРОЦЕСС ОПЛАТЫ
6.1
6.2
6.3
Оплата за товары или услуги может быть осуществлена либо путем перечисления на
расчетный счет поставщика товаров и/или услуг либо путем выплаты наличных денежных
средств. Компания стремиться минимизировать выплаты наличных денежных средств
везде, где это возможно.
Соответствующий бухгалтер обязательно пишет в примечании на Заявке на оплату номер
прихода товара, при оплате постфактум, либо условия предоплаты.
После получения банковской выписки и проведения оплаты, Руководитель Финансового
Отдела ставит подпись на всех Заявках на оплату, оплаченных путем банковского
перечисления.
7. ТЕНДЕРНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ
7.1
При объявлении тендера на покупку товаров и услуг, Заказчик размещает объявление в
газете, если сумма контракта не превышает 100 000 сом, свыше данного порога
7.2
7.3
7.4
7.5
объявления размещаются на сайте « Okmot.kg»-Сайт государственных закупок КР. Так же
данные объявления на приобретение товаров и услуг могут размещаться на сайте
Компании, в разделе Закупки.
Руководитель закупающей организации в обязательном порядке возлагает
ответственность на осуществление закупок по тем или иным товарам или услугам,
отделов являющихся компетентными в данных спецификациях.
Руководители данных отделов должны являться инициаторами создания тендерной
комиссии, председателем которой должен являться Генеральный Директор, членами
комиссии должны быть:
Финансовый директор
Руководитель ОВА
Руководитель КРО
Руководитель ЮО
Руководитель отдела осуществляемого закупки
Целью Отдела и Тендерной комиссии закупающей организации является организация и
проведение процедур закупок в соответствии с положениями Закона Кыргызской
Республики “О государственных закупках”, а так же в соответствии с настоящим
положением.
Отдел и Тендерная комиссия закупающей организации являются одним из основных
участников процедуры закупок.
8. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ТЕНДЕРНОЙ КОМИССИИ
8.1
8.2
8.3
8.4
Обеспечение максимальной эффективности, прозрачности и экономичности закупок
Расширение участия и развитие конкуренции между поставщиками (подрядчиками) в
процессе осуществления закупок
Обеспечение справедливого отношения ко всем поставщикам (подрядчикам)
участвовавшим в конкурсных торгах
Обеспечение открытости и гласности процедур закупок
9. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ТЕНДЕРНОЙ КОМИССИИ
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
9.7
Разрабатывает тендерную документацию и другую документацию по проведению
процедур закупок
Публиковать объявление о предстоящих торгах в средствах массовой информации, при
стоимостном пороге согласно пункта 7.1
Устанавливать стоимость тендерных документов для покрытия расходов на печать и
рассылку документов согласно составленной калькуляции или смете, далее согласовывать
с Финансовым Директором
Устанавливать окончательный срок для предоставления тендерных заявок
Регистрировать в специальном журнале всех претендентов, получивших тендерные
документы, изъявивших желание участвовать в процедуре закупок
В случае внесения изменений в тендерную документацию, дополнение незамедлительно
сообщается всем поставщикам (подрядчикам) в письменной форме, которое имеет
обязательную силу для таких поставщиков (подрядчиков)
Обеспечивать сбор и хранение тендерных документов, тендерных заявок поставщиков
(подрядчиков) и другой документации, касающейся государственных закупок, в течение
трех лет