Что такое служба Compliance & Ethics Helpline («Горячая линия по... соблюдения норм»)?

Что такое служба Compliance & Ethics Helpline («Горячая линия по вопросам этики и
соблюдения норм»)?
Горячая линия по вопросам этики и соблюдения норм (C&E) – это сервис для отправки сообщений,
касающихся этики и соблюдения норм, предоставленная компанией Guardian. Она позволяет
сотрудникам, клиентам, поставщикам компании и представителям широкой общественности, у
которых возникают вопросы или проблемы, связанные с потенциальными нарушениями Кодекса
поведения компании Guardian («Кодекс»), ее политики или закона, применимого к Guardian,
воспользоваться безопасной и надежной процедурой, чтобы задать вопрос, сообщить о проблемной
ситуации и проконтролировать реакцию на ранее отправленные сообщения.
Зачем нам нужна служба Helpline?
Нарушения закона, Кодекса или каких-либо политик представляет для компании Guardian риск
утраты права на дальнейшее осуществление ее деятельности и ставит под угрозу работу
сотрудников. Если вам стало известно о потенциальном нарушении Кодекса или какой-либо
корпоративной политики, вы обязаны незамедлительно сообщить об этом факте в устной или
письменной форме.
Компания Guardian предоставляет службу C&E Helpline в качестве одного из средств, с помощью
которых сотрудники могут задавать вопросы или сообщать о проблемных ситуациях, касающихся
потенциальных нарушений. Хотя большинство вопросов и проблем можно оперативно
решить, обсудив их со своим непосредственным начальником, служба C&E Helpline предлагает
дополнительный способ получения помощи, если вам неудобно задавать вопросы или сообщать о
проблемах своему руководству. Служба C&E Helpline призвана не заменить обсуждения между
сотрудниками и руководством, а предоставить дополнительную возможность сотрудникам.
Кто управляет службой Helpline?
Управление службой C&E Helpline осуществляет независимый сторонний подрядчик. Компания
Guardian решила воспользоваться услугами независимой компании, чтобы обеспечить
сотрудникам дополнительный уровень комфорта и уверенности в том, что в отношении их
сообщений будет сохранена конфиденциальность и, при желании, анонимность.
Почему я должен сообщать о том, что мне известно?
Вы должны сообщать о том, что знаете, просто потому, что так поступать правильно. Успех
компании Guardian в долгосрочной перспективе зависит от каждого сотрудника, который
действует добросовестно и в рамках закона. Если в компании имел место факт правонарушения,
такую ситуацию необходимо исправить в интересах компании и каждого из сотрудников.
Каким образом я могу воспользоваться службой Helpline?
Служба C&E Helpline позволяет отправлять сообщения двумя способами. Первый – звонок на
бесплатную телефонную линию, которая работает круглосуточно 7 дней в неделю.
Вторым способом является использование системы приема сообщений через веб-портал службы C&E
Helpline. Воспользоваться услугами данного портала можно в любом месте, где есть доступ в Интернет.
Что если я не уверен(а), в том, имело ли место нарушение на самом деле – следует ли мне все
равно сообщать об этом?»
Вам не обязательно быть уверенным в том, что проблема представляет собой нарушение. Вы лишь
должны быть уверены в том, что вы делаете это из лучших побуждений. Иными словами, если вы
столкнулись с проблемой, имеющей отношение к Кодексу, политике или потенциальному
нарушению закона, вам следует сообщить об этом. Вы можете сообщить об инциденте с помощью
любого из доступных вам ресурсов, включая вашего непосредственного начальника, любого члена
правления, представителя отдела кадров, юридического отдела, представителя отдела по
соблюдению нормативных требований и этики или службу C&E Helpline.
Грозят ли мне неприятности в случае сообщения о потенциальном нарушении с
использованием системы Helpline?
Нет. Система C&E Helpline предназначена для использования сотрудниками и обеспечения их
защиты. Категорически неприемлемым является преследование в отношении тех, кто делает
добросовестные сообщения, задает вопросы или поднимает проблему. Мы обещаем, что компания
однозначно не допускает и строго пресекает какие-либо преследования, ответные меры или
притеснения в отношении сотрудников, которые добросовестно обращаются с вопросами или
сообщают о проблеме.
Что происходит, когда я отправляю сообщение?
Независимо от того, каким способом отправлено сообщение – по телефону или через Интернет –
они оперативно рассматриваются специалистом службы EthicsPoint Helpline, который обязан
уведомить отдел по соблюдению нормативных требований и этики, чтобы они смогли начать
расследование и разрешить ваш вопрос или проблемную ситуацию. По делу должно быть
проведено оперативное и тщательное расследование. Лица, отвечающие за ведение вашего дела,
являются профессионалами и прошли обучение, чтобы по возможности рассматривать проблему
наиболее тщательным образом.
Все сообщения вносятся в комплексную базу данных с целью осуществления учета и ведения дел.
Является ли служба Helpline защищенной?
Да, сообщения поступают напрямую на защищенный сервер EthicsPoint, что исключает
возможность нарушения безопасности. Доступ к этим сообщениям имеет только очень
ограниченное число лиц в компании Guardian. Если ваша проблема касается кого-то из лиц,
которые имеют потенциальную возможность доступа к сообщениям, сообщение должно быть
перенаправлено другому сотруднику Guardian.
Могу ли я сохранить анонимность?
Во всех странах за исключением тех, где анонимные сообщения запрещены законом, вы можете по
своему усмотрению не указывать свои личные данные. Однако отдел по соблюдению нормативных
требований и этики настоятельно рекомендует вам предоставлять конкретную и подробную
информацию, включая ваше имя. Отсутствие подробной информации может существенно снизить
наши возможности по проведению расследований и урегулированию проблем.
Если я сохраню анонимность, как я получу информацию о статусе моего дела?
Если вы решите отправить анонимное сообщение, вы получите код сообщения или номер, а также
вам будет предложено создать пароль. Эти данные следует обязательно записать и хранить в
надежном месте. Вы сможете использовать код сообщения и пароль для повторного обращения в
EthicsPoint, чтобы проверить статус своего сообщения, предоставить дополнительную
информацию или ответить на последующие вопросы от лиц, осуществляющих расследование по
вашему делу.
Если следователю потребуется связаться с вами по вашему делу, он сможет оставить вам
сообщение или задать вопрос с помощью кода сообщения.
Кто может пользоваться службой C&E Helpline?
Все сотрудники, клиенты, поставщики и представители широкой общественности, у которых
возникают проблемы или вопросы относительно потенциальных нарушений Кодекса или
политики компании Guardian или закона, применимого к Guardian, могут пользоваться службой
C&E Helpline.