Внутренняя нормативная документация

МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Внутренняя нормативная документация
Версия документа - 3
стр. 1 из 18
Экземпляр
1
КОПИЯ №
СИСТЕМА МЕНЕДЖ МЕНТА КАЧЕСТВА
___________________ ПРОЦЕДУРА___________________
ВНУТРЕННЯЯ НОРМАТИВНАЯ ДОКУМ ЕНТАЦИЯ
СМКДП 401 -2 0 0 8
Костанай
Запрещается несанкционированное копирование документа
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Внутренняя нормативная документация
Версия документа - 3
Экземпляр
стр. 2 из 18
/
КОПИЯ №
Предисловие
1 РАЗРАБОТАНА рабочей группой
Руководитель Р Г - заместитель директора - Нализко Н.А.
2 ВНЕСЕНА отделом службы качества
Начальник отдела службы качества - Альжанова З.А.
3 УТВЕРЖДЕНА И ВВЕДЕНА
« JcZ »
_______ 20/-* г. №
В
ДЕЙСТВИЕ
приказом
директора
от
4 РАЗРАБОТЧИКИ: - Альжанова ЗА ., нач. отдела службы качества;
- Мартынец М.А., инспектор по кадрам.
5 ПЕРИОДИЧНОСТЬ ПРОВЕРКИ
I год
6 ВВЕДЕНА ВПЕРВЫ Е
2008
Настоящая процедура не может быть полностью или частично воспроизведена, тира­
жирована и распространена без разрешения директора Костанайского филиала ФГБОУ ВПО
«ЧелГУ».
Запрещается несанкционированное копирование документа
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Внутренняя нормативная документация
Версия документа - 3
стр. 3 из 18
Экземпляр
■/
КОПИЯ №
Содержание
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
А
Б
В
Г
Д
Е
Общие положения
Нормативные ссылки
Термины и определения
Обозначения и сокращения
Разработка внутренних нормативных документов
Согласование внутреннего нормативного документа
Внедрение внутренних нормативных документов
Проверка внутренних нормативных документов
Изменение внутренних нормативных документов
Отмена внутренних нормативных документов
Показатели результата процесса и методы их измерения
Кодирование внутренних нормативных документов
Блок-схема «Внедрение внутреннего нормативного документа»
Лист согласования
Лист ознакомления
Лист регистрации изменений
Лист учета периодических проверок
4
4
5
6
6
7
8
9
9
10
11
12
14
15
16
17
18
Запрещается несанкционированное копирование документа
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Внутренняя нормативная документация
# 7
Версия документа - 3
Экземпляр
стр. 4 из 18
/
КОПИЯ №
’ЖДАЮ
«да*»®».*■*ьгчх
г1
////s '
I;?
. ..
^
щ а а»aai а»ьн«и vygg
1-511 «ивЬййдпроФн'Л
ебиааоимк» _
\\ :.-:\
P-А- Тюлегенова
~ _________ 20^~г
. - ., .1
\\ 4у\
/" лИ
\k\v\
СИСТЕМА М ЕНЕДЖ М ЕНТАЮ М СТВА
*■*
“ Ц й Ш ^ Н Г .К И Й
г< ш чад^йени ы й
-
i
'>
* * '
иАЧ® ‘
ПРОЦЕДУР
ВНУТРЕННЯЯ НОРМАТИВНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Дата введения
«£/~________
(год, месяц, число)
1 Общие положения
1.1 Настоящая процедура «Внутренняя нормативная документация» (в дальнейшем Проце­
дура или СМК ДП) разработана с целью управления внутренней нормативной документаци­
ей в Костанайском филиале ФГБОУ ВПО «ЧелГУ» (далее - Филиал).
1.2 Требования настоящей процедуры применяются к следующим внутренним норматив­
ным документам Филиала:
• Руководство по качеству;
• процедурам;
• формам;
• положениям и методическим указаниям процессного вида.
1.3 Все работы по настоящей Процедуре контролирует Ответственный по качеству.
1.4 Процедура обязательна для исполнения всеми работниками Филиала, участвующими в
процессах разработки внутренних нормативных документов.
1.5 Для наглядности в Приложении Б представлены блок-схема и матрицы входов/выходов
процесса «Внутренняя нормативная документация».
1.6 Настоящая процедура является внутренним нормативным документом Филиала и не под­
лежит представлению другим сторонам, кроме аудиторов сертификационных органов при
проведении проверок качества, а также потребителям-партнерам (по их требованию) с раз­
решения директора Филиала.
2 Нормативные ссылки
2.1 Настоящая процедура разработана с учетом требований следующих нормативных доку­
ментов:
МС ИСО 9000:2000 Системы менеджмента качества. Основные положения и
словарь.
MC ИСО 9001:2000 Системы менеджмента качества. Требования.
МС ИСО 9004:2000 Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению дея­
тельности.
ИСО/ТО 10013:2001 Руководящие указания по разработке Руководства по качеству.
СМК ДП 402-2008
Организационная документация.
СМК ДП 403-2013
Служебная документация.
СМК ДП 502-2008
Анализ со стороны руководства.
Запрещается несанкционированное копирование документа
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Внутренняя нормативная документация
Версия документа - 3
СМКДП 801-2010
СМК ДП 803-2008
стр. 5 из 18
Экземпляр
У
КОПИЯ №
Внутренние проверки.
Корректирующие и предупреждающие действия.
2.2
Настоящая процедура вводит в действие следующие формы:
Журнал регистрации подлинников.
ФДП 401-01-08
Журнал учета копий ВНД.
Ф ДП 401-02-08
Лист ознакомления.
Ф ДП 401-03-08
Перечень внутренних нормативных документов.
Ф ДП 401-04-08
Приказ о внедрении внутреннего нормативного документа.
Ф ДП 401-05-08
3 Термины и определения
Внутренний норма­ Нормативный документ, разработанный в Филиале и утвержденный
его руководством.
тивный документ
Материальный объект, содержащий информацию, оформленную в
Документ
установленном порядке и имеющий, в соответствии с этим поряд­
ком, определенный статус.
Комплект документов, необходимых для надлежащего функциони­
Документация
рования
системы менеджмента и подтверждения результативности
системы
функционирования системы менеджмента.
менеджмента
Процесс целенаправленного создания и поддержания в рабочем со­
Документирование
стоянии документации системы менеджмента.
Отождествление, установление соответствия, совпадения.
Идентификация
Номер действующего документа, указывающий его место в единой
Идентификацион­
системе классификации действующих документов.
ный номер
Документ, устанавливающий рекомендуемый или обязательный спо­
Инструкция
соб осуществления деятельности и используемые при этом средства.
Присвоение идентификационного номера документу.
Кодирование
документа
Документ, идентичный с подлинником, предназначенный для непо­
Копия
средственного использования в местах целевого применения.
Распределение ответственности, полномочий и взаимоотношений
Организационная
между работниками.
структура
Операционная карта Инструкция, определяющая последовательность операций и имею­
щая форму карты.
Действие, заключающееся в рассмотрении документа в целях выяс­
Периодическая
нения, следует ли переиздать данный документ, или его необходимо
проверка
пересмотреть, уточнить или отменить.
документа
Экземпляр документа, оформленный подлинными подписями, име­
Подлинник
ющий подлинные реквизиты согласования и утверждения (печать документа
при необходимости, подпись, дату, регистрационный номер), при­
годный для размножения.
Официально выделенная структурно-функциональная единица Фи­
Подразделение
лиала.
Нормативная документация, содержащая правила, общие принципы,
Положение
характеристики, касающиеся определенных видов деятельности Фи­
лиала или их результатов.
Результат процесса.
Продукция
Запрещается несанкционированное копирование документа
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал______________________________________________
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Внутренняя нормативная документация
Версия документа - 3
Реквизиты
Согласователь
Процедура
Управление
документами
Форма
Шаблон
стр. 6 из 18
Экземпляр
/
КОПИЯ №
Обязательные данные для документа, установленные законом или
положением, отсутствие в документе хотя бы одного из реквизитов
лишает возможности использовать документ для той цели, для кото­
рой он предназначен.
Лицо, с которым согласовывается документ.
Нормативный документ, разработанный в развитие Руководства,
устанавливающий порядок действий, которые должны быть выпол­
нены для обеспечения выполнения какого-либо процесса, действу­
ющего в Филиале.
Комплекс работ по анализу документов на адекватность, учету и
поддержанию в рабочем состоянии, распространению и доведению
до сведения заинтересованных лиц.
Определяет своей структурой требования по формату и составу рек­
визитов, образующих документ или запись.
Форма, содержащая необязательные (рекомендуемые) реквизиты.
4 Обозначения и сокращения
ИСО
Международная организация по стандартизации.
МС
Международный стандарт.
СМК
Система менеджмента качества.
ПРК
Представитель руководства по качеству.
СМК ДП
Документированная процедура
ОтК
Ответственный по качеству.
ОСК
Отдел службы качества
Филиал
Костанайский филиал ФГБОУ ВПО «ЧелГУ».
ВИД
Внутренние нормативные документы.
5 Разработка внутренних нормативных документов
5.1 Руководитель подразделения Филиала, определив необходимость в разработке нового
ВИД, может подать ПРК соответствующую рекомендацию.
5.2 Решение о необходимости разработки нового ВИД может принять директор Филиала или
ПРК. Решение может быть оформлено в виде приказа или в форме план-графика разработки
вид.
5.3 В своем решении руководство назначает Ответственного за разработку нового ВИД (да­
лее - разработчик ВИД) и при необходимости состав Рабочей группы, участвующей в разра­
ботке.
5.4 Разработчик ВИД:
• определяет назначение (цели) и область применения ВИД;
• определяет заинтересованных лиц;
• запрашивает код документа у ОтК (Приложение А);
• проводит подбор нормативных документов, относящихся к вопросу и назначению раз­
рабатываемого документа;
• анализирует нормативные документы, устанавливающие требования по проблеме раз­
рабатываемого документа;
• анализирует замечания по предыдущим изданиям или по аналогичным документам;
Запрещается несанкционированное копирование документа
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Внутренняя нормативная документация
Версия документа - 3
стр. 7 из 18
Экземпляр
/
КОПИЯ №
• собирает и анализирует имеющийся в Филиале (а также из других доступных источни­
ков) опыт работы по вопросам, охватываемым документом. С этой целью исполнитель
может консультироваться у компетентных лиц;
• собирает применяемые формы (бланки, шаблоны и так далее).
5.5 На основании проведенного анализа разработчик ВНД подготавливает проект документа.
К проекту документа разрабатываются также все необходимые формы. В качестве образца
(шаблона) допускается использовать электронную версию одного из ВНД. Для разработки
положений и методических указаний процессного вида применяются требования, предъявля­
емые СМКДП 403-2013.
5.6 Разработчик ВНД передает ОтК проект документа в электронном виде.
5.7 При приеме проекта внутреннего нормативного документа ОтК должен:
• проверить правильность оформления документа;
• проверить правильность присвоения кода документу (Приложение А);
• проверить наличие перечня согласователей;
• проверить наличие всех форм ВНД;
• сохранить электронную версию ВНД на своем компьютере;
• распечатать ВНД и прилагаемые к нему формы.
6 Согласование внутреннего нормативного документа
6.1 ОтК обеспечивает согласование и утверждение нового ВНД. В случае разработки поло­
жений или методических указаний процессного вида согласование обеспечивается разработ­
чиком документа.
6.2 Запрещается передавать для согласования электронную версию ВНД, так как это
может вызвать появление неконтролируемых версий документа. ОтК может передавать
для согласования только одну копию ВНД с пометкой «проект».
6.3 Согласователь при получении проекта ВНД в максимально короткий срок должен:
Ознакомиться с содержанием документа и прилагаемых форм;
Внести свои замечания непосредственно в проект документа. Можно использовать для этого
особый цвет чернил с целью последующего определения авторства пометок.
6.4 После получения всех замечаний от согласователей ОтК:
• редактирует электронную версию документа;
• распечатывает проект ВНД и прилагаемые к нему формы;
• визирует проект ВНД у всех согласователей, включая ПРК;
• представляет проект ВНД на утверждение директору Филиала.
6.5 В случае, когда в процессе согласования или утверждения ВНД в него будут внесены но­
вые замечания, ОтК повторно обеспечивает внесение изменений в документ, визирование и
утверждение.
6.6 Утвержденный документ приобретает статус подлинника.
6.7 Подлинник ВНД должен быть пригоден для размножения посредством выполнения сле­
дующих требований:
• реквизит на обложке подлинника «№ копии___» не должен заполняться;
Запрещается несанкционированное копирование документа
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Внутренняя нормативная документация
Версия документа - 3
стр. 8 из 18
Экземпляр
/
КОПИЯ №
• переплет подлинника ВНД не должен мешать ксерокопированию документа;
• подлинник ВНД должен изготовляться на качественной белой бумаге.
6.8 Ответственность за кодирование, регистрацию и хранение подлинников ВНД возлагается
на ОтК. Он должен:
• произвести регистрацию подлинника (оригинала) ВНД и прилагаемых к нему форм в
Журнале регистрации подлинников (Ф ДП 401-01-08);
• поставить печать на подпись директора;
• поместить подлинник вместе с прилагаемыми формами в соответствующее номенкла­
турное дело;
• проанализировать необходимость внесения изменений в текст Руководства по качеству.
При возникновении такой необходимости ОтК должен обеспечить их оформление в со­
ответствии с требованиями настоящей процедуры.
6.9 Для повышения эффективности работы с документами ОтК должен предоставить формы
и шаблоны ВНД пользователям в электронной форме посредством доступных средств (ком­
пьютерные сети, флэш-карты и так далее). Копии форм и шаблонов, передаваемые в элек­
тронном виде, являются неконтролируемыми. Пользователь в этом случае отвечает за про­
верку их соответствия печатному оригиналу перед их применением.
7 Внедрение внутренних нормативных документов
7.1 Внедрение утвержденного ВНД начинается с издания приказа о внедрении (Ф ДП 401-0508). Таким приказом допускается вводить в действие сразу несколько документов. Данный
приказ должен подготовить ОтК сразу после получения им утвержденного ВНД. Допускает­
ся проект приказа представлять на утверждение одновременно с проектом ВНД.
7.2 Исходя из области распространения документа в приказе о внедрении ВНД должен быть
определен круг заинтересованных лиц, с целью их последующего обеспечения копиями. За­
интересованными лицами, как правило, являются согласователи и разработчики ВНД.
7.3 ОтК после получения копии приказа о внедрении внутреннего нормативного документа
осуществляет следующие действия:
• заносит данные о лицах заинтересованных в ВНД в Журнал учета копий ВНД (Ф ДП
401-02-08);
• изготавливает необходимое количество копий, на обложках которых в реквизите «ко­
пия №___» проставляет порядковые номера копии, взятые из Журнала учета копий
ВНД; '
• отзывает из подразделений Филиала все копии предыдущего издания ВНД. Затем ОтК
уничтожает устаревшие копии ВНД допустимым способом;
• выдает получателям соответствующие копии документов по подпись в Журнале учета
копий ВНД (Ф ДП 401-02-08). Получатель копии с этого момента становится ее вла­
дельцем;
• размещает электронную копию ВНД на сайте отдела службы качества образовательного
портала Костанайского филиала ФГБОУ ВПО «ЧелГУ».
7.4 В случае внедрения положения или методических рекомендаций процессного вида все
выше перечисленные действия (п. 7.3) осуществляет разработчик или руководитель подраз­
деления, в обязанности которого входит дальнейший контроль за видом деятельности, опре­
деленным этим документом.
Запрещается несанкционированное копирование документа
ф
Версия документа - 3
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Внутренняя нормативная документация
стр. 9 из 18
Экземпляр
/
КОПИЯ №
7.5 Владелец копии ВНД должен:
• самостоятельно изучить ВНД;
• выдать, с последующим возвратом, зарегистрированную копию для чтения сотрудни­
кам своего подразделения (если таковые имеются). Разрешается пользоваться элек­
тронными копиями документов, расположенными на сервере Филиала (вместо печат­
ных) при наличии криптографической защиты от внесения изменений;
• при необходимости провести занятия по ознакомлению с ВНД;
• обеспечить регистрацию ознакомления с ВНД в листе ознакомления (Ф ДП 401-03-08).
7.6 После ознакомления с ВНД работники должны выполнять его требования.
8 Проверка внутренних нормативных документов
8.1 Проверку ВНД обычно осуществляют:
• владельцы копий ВНД;
• аудиторы при проведении внутренних проверок качества (СМК ДП 801- 2008).
8.2 Владелец копии может внести свои замечания в текст ВНД. Не допускается внесение за­
мечаний в электронную версию документа, в подлинник или чужую копию.
8.3 Копию ВНД с замечаниями ее владелец передает ОтК. При получении этой копии ОтК
должен произвести соответствующую запись в Журнале учета копий ВНД (Ф ДП 401-02-08).
8.4 При проверке ВНД в подразделениях Филиала внутренние аудиторы должны проверить:
• наличие и состояние копий ВНД, условия их хранения;
• регистрацию ознакомления;
• внесение отметок об изменениях ВНД (п.9);
• наличие замечаний;
• адекватность, т.е. соответствие реальным процессам деятельности Филиала.
8.5 Обнаруженные несоответствия при проверке ВНД внутренние аудиторы оформляют в
соответствии с требованиями СМК ДП 801- 2008.
9 Изменение внутренних нормативных документов
9.1 Изменение ВНД осуществляется:
• при появлении претензий или жалоб от потребителей;
• при поступлении рекомендаций или замечаний от любого сотрудника Филиала, а также
от поставщиков;
• в случаях возникновения затруднений с применением ВНД;
• для улучшения процессов или их взаимодействия;
• по мере накопления замечаний;
• при изменении требований нормативно-правовых актов или требований связанных с
ВНД;
• при проведении корректирующих и предупреждающих действий;
• по результатам внутренних и внешних аудитов систем менеджмента;
• по результатам анализа системы менеджмента со стороны руководства;
• по истечении 5 лет после очередного издания.
9.2 Ответственность за сбор информации о необходимости внесения изменений в ВНД несет
ОтК, который должен периодически представлять такую информацию ПРК.
Запрещается несанкционированное копирование документа
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Внутренняя нормативная документация
Версия документа - 3
стр. 10 из 18
Экземпляр
/
КОПИЯ №
9.3 Решение о внесении изменений в действующий ВНД или о разработке и выпуске нового
издания ВНД принимает ПРК по представлению ОтК.
9.4 В случае принятия решения о внесении изменений во внутренний нормативный документ
ОтК готовит проект приказа. Проект приказа об изменениях ВНД согласовывается с ответ­
ственным за процесс, ПРК и утверждается директором.
9.5 Приказ об изменениях ВНД доводится до сведения всех подразделений Филиала.
9.6 Владелец копии ВНД, после получения приказа об изменениях:
• указывает номер пункта, в который внесено изменение, на титульном листе ВНД и в
верхнем колонтитуле страницы, содержащей этот пункт;
• лист изменений подшивает к ВНД;
• обеспечивает регистрацию ознакомления с изменениями сотрудников своего подразде­
ления (если такие имеются) в листе ознакомления (Ф ДП 401-03-08).
9.7 В случае принятия решения о необходимости нового издания внутреннего нормативного
документа ОтК готовит проект документа, присваивая очередной порядковый номер изда­
нию.
9.8 Для анализа нового издания ВНД может быть сформирована Рабочая группа во главе с
ответственным за разработку и внесение изменений во ВНД.
9.9 Процессы согласования, утверждения и внедрения для нового издания документа такие
же, как и для первого издания.
10 Отмена внутреннего нормативного документа
10.1 Отмена (аннулирование) ВНД Филиала производится на основании Приказа, проект ко­
торого подготавливает ОтК по указанию ПРК.
10.2 После выхода Приказа об аннулировании ВНД, ОтК должен:
Сделать соответствующую запись в Журнале регистрации подлинников (Ф ДП 401-01-08);
Изъять копии устаревшего ВНД и затем уничтожить их допустимым способом.
10.3 В случае отмены положения или методических рекомендаций процессного вида изъятие
копий устаревших документов проводится разработчиком или руководителем подразделе­
ния, отвечающим за разработку и внедрение этих документов.
11 Показатели результата процесса и методы их измерения
№
Показатель
1
Количество
вид
2
Количество
измене­
ний, внесенных во
ВНД (процедуры, по­
ложения)
Количество
измене­
ний,
внесенных
в
формы ВНД
3
новых
Едини­
ца из­
мерения
Кол-во
Норма­
тивное
значение
Источник данных
Расчетный
1 год
1 год
Кол-во
Расчетный
Журнал регистра­
ции подлинников
ВНД
Приказы
Кол-во
Расчетный
Приказы
Расчетные
формулы
Период
оценки
Метод
измерения
1 год
Запрещается несанкционированное копирование документа
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал______________________________________________
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Внутренняя нормативная документация
Версия документа - 3
4
5
6
Несоответствия про­
цедур действующим
процессам, выявлен­
ные при внутренних и
внешних аудитах
Несоответствия иден­
тификации ВНД, вы­
явленные при внут­
ренних и внешних
аудитах
Количество обраще­
ний к ВНД
стр. 11 из 18
Экземпляр
/
КОПИЯ №
Кол-во
Расчетный
Отчеты внутрен­
них проверок,
замечания ауди­
торов
1 год
Кол-во
Расчетный
Отчеты внутрен­
них проверок,
замечания ауди­
торов
1 год
Кол-во
Расчетный
Статистика сайта
ОСК
1 год
Запрещается несанкционированное копирование документа
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Внутренняя нормативная документация
Версия документа - 3
Экземпляр
стр. 12 из 18
f
КОПИЯ №
Приложение А
(обязательное)
Кодирование внутренних нормативных документов
А1 Каждому ВНД (руководству, процедуре, форме) присваивается уникальный буквенно­
цифровой код с целью:
• определения принадлежности документа к категории и группе (уровень документа­
ции);
• "определения принадлежности документа к Филиалу;
• систематизации и быстрого поиска документа.
А2 В пределах одной группы документов запрещается повторно использовать коды ан­
нулированных документов для нумерации новых документов.
АЗ Присвоение кодов ВНД осуществляет ОтК в «Перечне внутренних нормативных доку­
ментов» (Ф ДП 401-04-08).
А4 Кодирование Руководств и процедур осуществляется с применением следующего буквенно-цифрового обозначения:
СМК XX YYY-ZZZZ, где
XX - аббревиатура вида документа, например: РК - руководство по качеству;
ДП - документированная процедура;
YYY - трехзначный номер документа согласно следующей таблице:
Номера
001-099
101-299
301-399
401-499
501-599
601-699
701-799
801-899
901-999
000,100, 200,300, 400,
500, 600, 700, 800, 900
Применяются для
Руководств по системам менеджмента
Процедур СЭМ (зарезервированы)
Процедур СПБ (зарезервированы)
Процедур управления документацией и записями
Процедур высшего руководства
Процедур по управлению ресурсами
Процедур по жизненному циклу продукции
Процедур по измерению и улучшению
Процедур прочих систем менеджмента (зарезервированы)
Не используются
77,7,7, - кодовое обозначение года введения документа в действие.
Пример: СМК ДП 502 - 2008 - код процедуры Филиала «Анализ со стороны руководства».
А5 Кодирование форм осуществляется следующим образом:
Ф ДП YYY-FF-ZZ, где
Ф - аббревиатура вида документа (формы);
Запрещается несанкционированное копирование документа
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Внутренняя нормативная документация
Версия документа - 3
стр. 13 из 18
Экземпляр /
КОПИЯ №
ДП - кодовое обозначение документированной процедуры;
YYY - трехзначный номер процедуры, водящей в действие форму;
FF - номер формы. Номер является локальным, т.е. не сквозным;
ZZ - кодовое обозначение года введения документа в действие.
Пример: Ф ДП 704-01-08 - код формы, имеющей порядковый номер 01 и введенной проце­
дурой СМК ДП 704-08 в 2008 году.
А6 Кодирование положений и методических указаний процессного вида осуществляется
следующим образом:
СМК XX YY-ZZZZ, где
XX - аббревиатура вида документа процессного вида, например: П - положение;
МИ - методическая инструкция;
МУ - методическое указание;
YY - номер документа в Журнале регистрации подлинников (Ф ДП 401-01-08).
ZZ - кодовое обозначение года введения документа в действие.
Пример: СМК П 02 - 2008 код положения, имеющего порядковый номер 02, введенного в
действие в 2008 г.
Запрещается несанкционированное копирование документа
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайекий филиал______________________________________________
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Внутренняя нормативная документация
Экземпляр
стр. 14 из 18
Версия документа - 3
/
КОПИЯ №
Приложение Б
(обязательное)
Любой сотрудник
Определение необ­
ходимости внесения
изменений во ВНД
г ..... .
л
Разработчик
Разработка проек­
та документа
V
--------->
Директор
1
Принятие решения
... ------
г
с
л
ОтК
N
Разработчик
Анализ и подго­
товка информации
Присвоение кода
\ ______________
Разработка проекта
приказа о внесении
изменений в суще­
ствующий ВНД
Согласователь
Л
ОтК
Входной
контооль
->
Г
Согласователь
>
ОтК
аПередача на
согласование
L--- А-----------------
Ответственный за
процесс, ПРК
Согласование
изменений
Согласователь
Ознакомление и
внесение замечаний
Проект
^
Владелец ВДН
Оформление изме­
нений в копиях ВНД
>|
Директор
Утверждение
документа
..
ОтК
Определение
списка для
рассылки
Приказ
Утверждение
Проект 1
1У
Г
Проект
Директор
ОтК
Внесение замечаний
в проект документа
ОтК
Внесение изменений
в текст Руководства
ОтК
Изготовление и
регистрация
Журнал
ОтК
Изъятие ста­
рых копий и
выдача новых
Копии
^ Выход ^
Выходы
Входы
Поставщики
Что поставляется
Потребители
Что потребляется
Разработчики ВНД
Проекты ВНД
Персонал
Внутренние нормативные
документы
Запрещается несанкционированное копирование документа
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Внутренняя нормативная документация
Версия документа - 3
стр. 15 из 18
Экземпляр
/
КОПИЯ №
Приложение В
(обязательное)
Запрещается несанкционированное копирование документа
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал______________________________________________
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Внутренняя нормативная документация
Версия документа - 3
Экземпляр
стр. 16 из 18
/
КОПИЯ №
Приложение Г
(обязательное)
Лист ознакомления
Должность
ФИО
Дата
Подпись
'w
Запрещается несанкционированное копирование документа
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал______________________________________________
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Внутренняя нормативная документация
Версия документа - 3
стр. 17 из 18
Экземпляр
f
КОПИЯ №
Приложение Д
(обязательное)
Лист регистрации изменений
Номер листов (страниц)
Всего ли­
Номер
аннули­ стов (после
Извещения
заме­
измене­
изме­
измене­
рован­
новых
об изменении
ния
ненных ненных
ний)
ных
Дата
внесе­
ния
ФИО, осуществ­
ляющего внесение
изменений
Подпись,
вносив­
шего
измене­
ния
Запрещается несанкционированное копирование документа
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет» (ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
Система менеджмента качества
Документированная процедура - Внутренняя нормативная документация
Версия документа - 3
стр. 18 из 18
КОПИЯ№
Приложение Е
(обязательное)
Лист учета периодических проверок
Дата
проверки
1
ФИО лица,
выполнившего
проверку
2
Подпись лица,
выполнившего
проверку
3
Формулировки замечаний
4
Запрещается несанкционированное копирование документа
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет»
(ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ ПОДЛИННИКОВ
Костанай
Ф ДП 401-01-08. Журнал регистрации подлинников. Издание третье
№
Дата
регистрации
Код
документа
Наименование документа
:Г
Ф ДП 401-01-08. Журнал регистрации подлинников. Издание третье
Номер
издания
Отметка
об изъятии
М ИНОБРНАУКИ РО ССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет»
(ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
ЖУРНАЛ
УЧЕТА КОПИЙ ВНУТРЕННИХ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
.V-
Костанай
Ф ДП 401-02-08. Журнал учета копий внутренних нормативных документов. Издание третье
I
№
Наименование документа
Код
документа
Копия выдана
№
Ф.И.О., должность лица,
копии
получившего копию
..
Ф ДП 401-02-08. Журнал учета копий внутренних нормативных документов. Издание третье
Дата
Подпись лица,
получившего
копию
Копия возвращена
Подпись
Дата
ответствен­
ного лица
Лист ознакомления
с _______________________________________________________________
название локального нормативного акта, утвержденного (дата и документ)
Работниками__________________________________________
наименование структурного подразделения
ОЗНАКОМЛЕН
№
п/п
Дата ознаком­
ления
Личная подпись
работника
У;
Ф ДП 401-03-08. Лист ознакомления. Издание третье
Расшифровка подписи
(Фамилия И.О.)
Примечание
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет»
(ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
УТВЕРЖДАЮ
Директор
_______________ Р.А. Тюлегенова
«
»
20
г.
ПЕРЕЧЕНЬ ДЕЙСТВУЮЩИХ ВНУТРЕННИХ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
КОСТАНАЙСКОГО ФИЛИАЛА ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»
№
Наименование документа
Код
Ответственный за
внедрение
Номер
издания
РАЗРАБОТАНО
(наименование должности)
(подпись)
(инициалы, фамилия)
СОГЛАСОВАНО
Представитель руководства
ПО качеству
_________________
(подпись)
Ф ДП 401-04-08. Перечень внутренних нормативных документов. Издание третье
__________________
(инициалы, фамилия)
Основание
Место нахождение
копии
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Челябинский государственный университет»
(ФГБОУ ВПО «ЧелГУ»)
Костанайский филиал
ПРИКАЗ
№
г. Костанай
О внедрении внутреннего
нормативного документа
С целью достижения большей удовлетворенности потребителей качеством образо­
вательных услуг Костанайского филиала Федерального государственного бюджетного об­
разовательного учреждения высшего профессионального образования «Челябинский гос­
ударственный университет», а также для успешной реализации проекта по разработке,
внедрении и подготовке к сертификации системы менеджмента качества на соответствие
требованиям МС ИСО 9001:2000
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить внутренний документ__________________________________________ .
2. Назначить ответственными за внедрение внутреннего нормативного документа:
(должность, подразделение, Ф .И.О,)
3.
4.
5.
6.
7.
8.
(должность, подразделение, Ф.И.О,)
Ответственным за внедрение довести до сведения работников своих подразделений
содержание настоящего Приказа и осуществить мероприятия, необходимые для
выполнения требований утвержденного внутреннего нормативного документа.
Ответственному по качеству обеспечить руководителей подразделений и ответ­
ственных по процессам зарегистрированными копиями утвержденного внутренне­
го нормативного документа.
Представителю руководства по качеству и Ответственному по качеству провести
разъяснительную работу в подразделениях Филиала.
Результативность внедрения проверить в процессе внутренних проверок и отразить
в итоговом отчете аудита.
Ввести настоящий Приказ, перечень и внутренние нормативные документы со дня
подписания.
Контроль за исполнением приказа возлагается н а ______________________________
(должность, Ф.И.О.)
Директор
Ф ДП 401-05-08. Приказ о внедрении внутреннего нормативного документа. Издание третье
Р.А. Тюлегенова