Приказ № 371/12 от 12.07.2012 г. об утверждении регламента
advertisement
М И Н И С Т Е Р С Т В О О Б Р А З О В А Н И Я п НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования « К У З Б А С С К И Й Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й Т Е Х Н И Ч Е С К И Й У Н И В Е Р С И Т Е Т И М Е Н И Т.Ф. Г О Р Б А Ч Ё В А » ПРИКАЗ г. Кемерово Об утверждении регламента движения документов при заключении договоров на платное обучение в КузГТУ В целях документов совершенствования документооборота в КузГТУ и обеспечения сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: Утвердить с 01.07.2012 г. прилагаемый регламент движения документов при заключении договоров на платное обучение студентов по очной, заочной и ускоренной формам обучения в КузГТУ. Ректор Регламент движения документов при заключении договоров на платное обучение студентов по очной, заочной и ускоренной формам обучения в КузГТУ I. Общее положение Регламент движения документов создан с целью совершенствования документооборота в КузГТУ, обеспечивающего сохранность документов, способствующий более чёткой организации бухгалтерского учёта по поступлению и возврату денежных средств, полученных по договорам на платное обучение студентов. II. Порядок заключения договоров об оказании образовательных дополнительных соглашений к ним и актов об оказании услуг услуг, Договоры на платное обучение студентов подготавливают: 1. Технический секретарь приёмной комиссии КузГТУ, назначенный приказом ректора, на основании заявления абитуриента, в соответствии с «Правилами приёма в КузГТУ», оформляет договор на платное обучение с физическим или юридическим лицом в 3-х экземплярах по форме, утверждённой приказом КузГТУ от 25.04.2012 г. № 181/12 «О введении в действие образцов договоров» (заполняет реквизиты договора, проверяет их достоверность, обеспечивает подписание договора заказчиком). После подписания договора ректором, издаётся приказ о зачислении абитуриента с 1 сентября на платное обучение в КузГТУ. Первый экземпляр договора приёмная комиссия передаёт на руки заказчику услуги. Второй экземпляр договора приёмная комиссия передаёт дирекции институтов или деканатам факультетов вместе с личными делами студентов. Директор института, декан факультета передаёт второй экземпляр договоров в учебный отдел после подготовки личных дел студентов. Третий экземпляр договора приёмная комиссия передаёт в бухгалтерию КузГТУ работнику, на которого возложена обязанность по учёту расчётов по договорам на платное обучение со студентами. Все договоры на платное обучение технический секретарь приёмной комиссии регистрирует в реестре договоров. Реестры договоров составляются отдельно по каждому институту, факультету в 2-х экземплярах. Форма реестра договоров прилагается. (Приложение № 1) Получатели экземпляра договора (заказчик услуги, ведущие документоведы институтов или деканатов) в подтверждении факта получения экземпляра договора расписываются в реестре, с указанием даты его получения. Технический секретарь приёмной комиссии передаёт первый экземпляр реестра договоров с полностью оформленными договорами в бухгалтерию, второй экземпляр реестра договоров остаётся в делах приёмной комиссии. Работник бухгалтерии на основании реестра договоров и договоров на платное обучение студентов обеспечивает учёт расчётов за обучение с заказчиками услуги и начисление ожидаемого поступления денежных средств на счета КузГТУ. 2. Директор института, декан факультета - на основании заявления студента и приказа ректора о зачислении на учёбу в университет на 2-ой и последующие курсы; - на основании заявления студента о смене заказчика обучения. Зачисление на 2-ой и последующие курсы осуществляется в соответствии с «Правилами приёма в КузГТУ». Договор составляется на весь период обучения, по форме утверждённой приказом КузГТУ от 25.04.2012 г. № 181/12 «О введении в действие образцов договоров». Независимо от стоимости обучения, которую студент оплачивал до отчисления из ВУЗа, на момент заключения договора при зачислении на 2-ой и последующие курсы, стоимость обучения указывается соответственно цене текущего семестра на данном курсе, на который зачислен студент. Оплата за обучение производится за весь семестр, в котором студент был зачислен на 2-ой и последующие курсы. Договор данного типа также составляется в трёх экземплярах и регистрируется в реестре договоров (независимо от количества заключённых договоров). Реестр договоров составляется в 2-х экземплярах. Первый экземпляр договора передают заказчику, второй экземпляр - в учебный отдел. Получатели экземпляра договора (заказчик услуги, специалист учебного отдела) в подтверждении факта получения экземпляра договора расписываются в реестре, с указанием даты его получения. Третий экземпляр договора вместе с реестром договоров передаётся в бухгалтерию работнику, на которого возложена обязанность по учёту расчётов со студентами по платному обучению, не позднее трёх дней после подписания договора и выхода приказа ректора о зачислении. Директор института, декан факультета оформляют дополнительные соглашения к договору на платное обучение до начала очередного семестра с каждым студентом, обучающимся на платной основе, где отражается стоимость обучения в предстоящем семестре на основании приказа ректора о стоимости обучения в предстоящем семестре. Кроме того, дополнительное соглашение к договору на платное обучение составляется со студентом вышедшим из академического отпуска. Дополнительное соглашение составляются в трёх экземплярах, из которых один экземпляр регистрируется в реестре дополнительных соглашений к договорам. Реестр дополнительных соглашений к договору составляется в 2-х экземплярах. Форма реестра дополнительных соглашений к договору прилагается. (Приложение № 2) Первый экземпляр дополнительного соглашения передаётся под роспись на руки заказчику, второй экземпляр - передаётся в учебный отдел. Получатели дополнительного соглашения расписываются в его получении в реестре, с указанием даты получения. Третий экземпляр дополнительного соглашения по реестру передаётся в бухгалтерию работнику, на которого возложена обязанность по ведение учёта расчётов со студентами по платному образованию. Работник бухгалтерии прилагает дополнительные соглашения к договорам на обучение. В случае, если дополнительное соглашение к договору на платное обучение не подписано заказчиком на текущий семестр, пропуск студента в университет блокируется. По окончании каждого семестра, бухгалтерия составляет акты об оказании услуги по договору на обучение в 2-х экземплярах, с указанием в них стоимости обучения за прошедший семестр и передаёт акты директорам институтов и деканам факультетов для подписания их студентами. Первый экземпляр, подписанного акта об оказании услуги по договору, регистрируются институтами и деканатами в реестре актов и возвращается в бухгалтерию работнику, на которого возложена обязанность по учёту расчётов со студентами по платному образованию. Второй экземпляр акта об оказании образовательной услуги передаётся заказчику. Форма реестра акта об оказании образовательной услуги прилагается. (Приложение № 3) Работник бухгалтерии акты о получении образовательной услуги прилагает к договорам на обучение. В случае если студенту была оказана образовательная услуга частично, либо заказчик расторгает договор на обучение, бухгалтерия, на основании справки института или деканата составляет акт об оказании образовательной услуги, где отражает фактически оказанный объём услуги и её стоимость, в соответствии с заключённым договором на обучение. В случае, если студенту по каким - либо причинам не оказывалась образовательная услуга, институт или деканат составляет в двух экземплярах справку утверждённой формы. (Приложение № 4) Первый экземпляр справки остаётся в делах института или деканата, второй экземпляр - передаётся в бухгалтерию работнику, на которого возложена обязанность по учёту расчётов со студентами по платному образованию не позднее трёх дней после окончания семестра. Сотрудник бухгалтерии прилагает полученную справку к договору на обучение. В случае утери студентом своего экземпляра договора на обучение, либо дополнительного соглашения, дубликат документа по заявлению студента или заказчика оформляет учебный отдел. III. Порядок оплаты договоров на обучение Договор на платное обучение должен быть оплачен заказчиком за осенний семестр учебного года до 31 августа текущего года. В случае не внесения платы до 30 сентября текущего года, директор института, декан факультета обязан направить заказчику образовательной услуги письмо (с уведомлением) с требованием погасить имеющуюся задолженность. Договор на платное обучение за весенний семестре текущего учебного года заказчик услуги обязан оплатить до 25 февраля текущего года. В случае не внесения платы до 01 марта текущего года, директор института, декан факультета обязан направить заказчику образовательной услуги письмо (с уведомлением) с требованием погасить имеющуюся задолженность. При не поступлении оплаты до 01 апреля текущего года, директор института, декан факультета обязан передать в юридический отдел КузГТУ документы для взыскания задолженности с заказчика услуги в судебном порядке. IV. Перечень документов, передаваемых в юридический отдел При не поступлении оплаты за обучение до 01 ноября или 01 апреля текущего года директор института, декан факультета обязан передать в юридический отдел КузГТУ документы для взыскания задолженности с заказчика в судебном порядке. В юридический отдел представляются следующие документы: 1. Две заверенные копии приказа о зачислении; 2. Две заверенные копии договора на обучение; 3. По два заверенных экземпляра дополнительных соглашений к наличии); 4. Две заверенные копии личной учебной карточки; 5. Оборотная ведомость взаиморасчётов по оплате за обучение заверенная копия); 6. Два экземпляра акта об объёме фактически оказанных услуг; 7.Две заверенных копии письма - требования к должнику задолженности; 8.Квитанцию об отправке письма - требования к должнику заверенная копия). договору (при (подлинник и о погашении (подлинник и V. Об информировании заказчика образовательной услуги Технические секретари приёмной комиссии, директора институтов, деканы факультетов, работники бухгалтерии при передаче на руки студенту, заказчику обучения договора или дополнительного соглашения к договору на платное обучение, при подписании акта об оказании услуги обязаны вручать Памятку о порядке оплаты обучения. Памятку разрабатывает и передаёт в приёмную комиссию, институты и деканаты бухгалтерия. Образец Памятки прилагается. (Приложение № 5) В случае нарушения условий оплаты договора (когда оплата поступила не от заказчика обучения, а от третьего лица) студент должен представить в бухгалтерию объяснительную записку по данному факту с описанием причин нарушения порядка оплаты. В случае, если у заказчика возникли непредвиденные обстоятельства, из-за которых он не может своевременно оплатить договор на обучение, он должен подать заявление на имя заместителя ректора по финансам, налоговому и бухгалтерскому учёту с указанием причин задержки оплаты и выразить просьбу об отсрочке платежа с указанием срока погашения задолженности. Заявление визируется директором института, деканом факультета. Заместитель ректора, рассмотрев заявление, принимает решение по данному заявлению и в письменном виде отражает его на заявление задолжника. Заявление передаётся главному бухгалтеру для отражения в бухгалтерском учёте и хранения заявления в деле заказчика. Главный бухгалтер также визирует заявление задолжника и передаёт его бухгалтеру ведущему расчёты по оплате договора для контроля. Приложение № 1 Реестр договоров на платное обучение в КузГТУ студентов в учебном году Факультет № по порядку № договора. Дата договора Ф.И. О. студента Реестр составил Получено Код специальности Форма обучения Стоимость обучения за один семестр Роспись студента, заказчика в получении договора, дата ( должность, подпись и расшифровка Ф.И.О.) Дата договоров (подпись и расшифровка Ф.И. О.) Дата Получено договоров (подпись и расшифровка Ф.И. О. бухгалтера) Дата Приложение № 2 Реестр дополнительных соглашений к договору на платное обучение студентов в КузГТУ в учебном году Факультет № по порядку № дополн. соглашени я, дата, к договору №, дата Фамилия, Имя, Отчество студента Реестр составил Дата Получено Ф.И.О.) Дата Код спец -сти Форма обучения Стоимость обучения за один семестр Роспись Заказчика в получении Доп.соглаш. дата (должность, подпись, расшифровка Ф.И.О.) доп.соглашений (должность, подпись, расшифровка Приложение № 3 Реестр актов об оказании образовательной услуги в КузГТУ студентам в учебном году Факультет № по порядку № акта и дата Ф.И. О.студента Директор института Код специальности Форма обучения Стоимость обучения за семестр Курс обучения (подпись, расшифровка подписи) (Декан факультета) Реестр составил Получено актов ( д о л ж н о с т ь , подпись и расшифровка Ф.И.О.) Дата (подпись и расшифровка Ф.И. О. Дата бухгалтера) Приложение № 4 Главному бухгалтеру КузГТУ От директора института Декана факультета Справка об оказании образовательных услуг Следующие студенты в семестре 201.. / 201... учебного года не приступили к обучению, лекции не посещали. Согласно зачётных и экзаменационных ведомостей зачёты и экзамены не сдавали: № п/п, группа, фамилия, имя, отчество Приложение № 5 ПАМЯТКА О ПОРЯДКЕ ОПЛАТЫ ЗА ОБУЧЕНИЕ Обратите внимание! Плата за обучение осуществляется в точном соответствии с условиями договора на обучение. В квитанции на внесение денежных средств за обучение должна быть указана фамилия, имя, отчество, которая указана в пункте 1 договора на обучение, либо в дополнительном соглашении к договору (в случае изменения фамилии потребителя или заказчика обучения), а также факультет и номер группы. Не допускается внесение денежных средств в оплату за обучение под другими фамилиями или другими юридическими лицами, т.к. в подобном случае денежные средства зачисляются в «Невыясненные суммы», а договор считается не оплаченным. Оплата за обучение производится в размере, указанном в пункте 2.4 договора на обучение, либо в размере указанном в пункте 2.5 дополнительного соглашения к договору на обучение. Не допускается округление сумм, вносимых за оплату. Оплату следует производить в соответствии со сроками, указанными в пункте 2.3 договора на обучение (за осенний семестр не позднее 31 августа, за весенний семестр не позднее 25 февраля).
