Практикум 3.6 АВТОМАТИЗАЦИЯ ОБРАБОТКИ ТЕКСТОВОГО ДОКУМЕНТА МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE

МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Практикум 3.6 АВТОМАТИЗАЦИЯ
ОБРАБОТКИ ТЕКСТОВОГО ДОКУМЕНТА
Цели:
освоить технологию:
o обработки текста, имеющего систематические ошибки
компьютерного набора;
o вставки номеров страниц;
o создания
стилей
и
стилевого
форматирования
документа;
o создания оглавления в документе;
o автоматической нумерации рисунков и таблиц в
документе;
o создания перекрестных ссылок в текстовом документе.
Оглавление
3.6.1. Автоматизация редактирования текстового документа
Задание 1. Обработка сканированного текста
Задание 2. Редактирование «плохого текста»
Задание 3. Для самостоятельной работы
Задание 4. Для самостоятельной работы
3.6.2. Автоматизация форматирования текстового документа
Задание 5. Вставка номеров страниц
Задание 6. Создание оглавления текстового документа
Задание 7. Форматирование большого документа стандартными стилями
Задание 8. Форматирование большого документа индивидуальными стилями
Задание 9. Для самостоятельной работы
Задание 10. Для самостоятельной работы
3.6.3. Сортировка текста
Задание 11. Сортировка списка
Задание 12. Сортировка в таблице
Для выполнения этого практикума необходимо скопировать на свой компьютер
архив, содержащий заготовки заданий и разархивировать его в рабочую папку.
(Архив с заготовками, необходимыми для выполнения практикумов по разделу
"Информационная технология подготовки текстовых документов")
1
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
3.6.1. Автоматизация редактирования текстового
документа
Задание 1. Обработка сканированного текста
Рис. 1. Образец сканированного текста
На рисунке приведен фрагмент сканированного текста. Вы видите, что
программа распознавания текста в конце каждой строки добавила символ
«разрыв строки». В данном случае эти символы мешают форматированию. Кроме
того, символы переноса распознаны как знак «дефис». В результате части одного
слова понимаются программой проверки правописания как разные слова, что
отображено подчеркиванием красной волнистой линией. Чтобы получить
правильный текст, надо удалить символы «разрыв строки» и удалить дефисы,
расположенные в конце строки. Для выполнения работы надо использовать
инструмент автоматического поиска и замены.
Обратите внимание, что если просто задать поиск символов «дефис» и их
удаление, а затем поиск символов «разрыв строки» и их удаление, то задача не
будет выполнена правильно. Потому что можно удалить также дефисы в середине
текста. Поэтому прежде чес применять инструмент надо продумать алгоритм
работы.
Технология выполнения задания
1. Откройте файл Скан.
2. Включите режим отображения непечатаемых символов. Найдите символы
«разрыв строки» и «дефис», играющий роль переноса.
3. Щелкните в начале текста.
4. Выполните команду Правка/Заменить.
5. В строке Найти введите два символа «дефис»+«разрыв строки».
6. В строке Заменить ничего не вводите.
7. Щелкните по кнопке Заменить все. Просмотрите результат работы
команды – слова, имевшие перенос в конце строки «склеились». Если
результат не такой, значит, условие в команде было задано не совсем
точно.
8. После выполнения операции задайте другое условие поиска. В строке Найти
введите символ «разрыв строки».
9. В строке Заменить введите символ «пробел».
10. Щелкните по кнопке Заменить все.
Таким образом, задача исправления документа с лишними символами решается
с помощью двух условий поиска и замены. Объясните почему.
2
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Ответьте на вопрос: Можно ли было бы задать эти два условия в другом
последовательности?
Попробуйте оценить во сколько раз быстрее выполнена правка текста с
помощью команды замены, чем если бы вы это делали «вручную».
Задание 2. Редактирование «плохого текста»
«Плохим» будем называть текст, в котором присутствуют символы
 являющиеся систематическими ошибками компьютерного набора,
 вставленные программами распознавания текста
 DOS -тексты (набранные в операционной системе MS DOS).
Так или иначе, эти символы мешают правильному форматированию текста.
Поиск и замена этих символов вручную приводит к большой потере времени.
Файле Боксер является текстом, набранным
Проанализируйте
текст
с
целью
выявления
форматированию. Исправьте «плохой» текст.
в системе
символов,
MS DOS.
мешающих
Технология выполнения задания
1. Откройте файл Боксер.
2. Включите режим отображения непечатаемых символов.
3. В результате анализа текста выявлены следующие недочеты компьютерного
набора, имеющие массовый характер:
 абзацы отделены друг от друга пустой строкой;
 в конце каждой строки поставлен символ «конец абзаца»;
 в начале каждой строки вставлены 4 символа «пробел»;
 внутри текста встречаются группы по два пробела между словами;
 внутри текста встречаются места, где после точки, запятой не стоит знак
пробела;
 внутри текста встречаются места, где перед точкой, запятой стоит знак
пробела;
 знак «дефис» используется как перенос.
Исправить недочеты можно используя команду Правка/Заменить. Самым
важным
моментом
этой
работы
является
разработка
алгоритма
(последовательности) исправления выявленных недочетов.
4. Выполните приведенный ниже алгоритм исправления выявленных
недочетов. После выполнения каждого пункта алгоритма записывайте,
сколько выполнено замен.
Алгоритм исправления выявленных недочетов
1. В исходном тексте абзацы разделяются между двумя символами «конец
абзаца». Для разделения абзацев временно вставьте в текст уникальную
совокупность символов, например, ***** (5 звездочек). Для этого
 Выполните команду Правка/Заменить.
 Щелкните по кнопке Больше, чтобы раскрыть дополнительные настройки
команды.
 В поле Найти вставьте два символа «знак абзаца» из меню кнопки
Специальный.
 В поле Заменить наберите совокупность символов ***** (5 звездочек).
 Щелкните по кнопке Заменить все.
2. Удалите группы по 4 пробела, стоящие в начале каждой строки. Для этого
3
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
 Выполните команду Правка/Заменить. Просмотрите текст и убедитесь, что
команда выполнилась правильно. В противном случае отмените результаты
и выполните команду заново.
 В полях Найти и Заменить удалите предыдущие условия поиска и замены.
 В поле Найти наберите символ «знак абзаца» из меню кнопки
Специальный и 4 символа «пробел».
 В поле Заменить наберите символ «знак абзаца».
 Щелкните по кнопке Заменить все.
3. Удалите дефисы, выполняющие в конце строк роль знака переноса. Для
этого
 Выполните команду Правка/Заменить.
 В полях Найти и Заменить удалите предыдущие условия поиска и замены.
 В поле Найти наберите символы «дефис» и «знак абзаца»
 В поле Заменить не набирайте ничего.
 Щелкните по кнопке Заменить все. Убедитесь, что все слова, имевшие
перенос в конце строки «склеились»
4. Замените знаки «конец абзаца», которые еще остались в тексте, на знак
пробела.
5. Разбейте текст на абзацы. Для этого замените временно вставленные в текст
символы ***** (5 звездочек) на знак абзаца.
6. Найдите символ «точка», замените на два символа «точка»+ «пробел».
7. Найдите символ «запятая», замените на два символа «запятая»+ «пробел».
8. Найдите два символа «пробел»+«точка», замените на символ «точка».
9. Найдите два символа «запятая»+«точка», замените на символ «точка».
10. Найдите два символа «пробел»+«запятая», замените на символ «запятая».
11. Удалите группы по 2 и более пробелов. Для этого
 В поле Найти наберите два символа «пробел».
 В поле Заменить наберите один символ «пробел».
 Вы полните несколько раз команду с этими установками, пока в результате
выполнения команды не появится сообщение, что сделано 0 замен.
12. Сохраните сделанные изменения в файле с именем Боксер. Добавьте в имя
файла свою фамилию.
Задание 3. Для самостоятельной работы
1. Откройте файл Лукьяненко.
2. Включите режим отображения непечатаемых символов.
3. Проанализируйте текст с целью выявления символов, мешающих
форматированию.
4. Разработайте алгоритм устранения недочетов.
5. Исправьте «плохой» текст.
6. Сохраните файл с именем Лукьяненко. Добавьте в имя свою фамилию.
Задание 4. Для самостоятельной работы
1. Откройте файл Ньюфаундленд.
2. Включите режим отображения непечатаемых символов.
3. Проанализируйте текст с целью выявления символов, мешающих
форматированию.
4. Разработайте алгоритм устранения недочетов.
5. Исправьте «плохой» текст.
6. Найдите фрагменты текста с информацией, которую удобно представить в
виде таблицы и преобразуйте этот текст в таблицу.
4
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
7. Сохраните файл с именем Ньюфаундленд. Добавьте в имя свою фамилию.
3.6.2. Автоматизация форматирования текстового
документа
Задание 5. Вставка номеров страниц
Установите автоматическую нумерацию страниц в документе.
Технология выполнения задания
1. Откройте документ Макет 1 (см. задание 5.1).
2. Выполните команду Вставка/Номера страниц.
3. В диалоговом окне установите положение номера на странице (внизу) и
выравнивание (справа).
4. Отключите флажок номер на первой странице. Как правило, номер на
первой странице не ставится.
5. Просмотрите документ. Номера страниц располагаются в области
колонтитула. Как расположение номера согласуется с другими элементами
колонтитула в документе?
6. Отключите расстановку номеров страниц на страницах с альбомной
ориентацией. Для этого
 Выполните команду Вид/Колонтитулы.
 В области нижнего колонтитула четных и нечетных страниц во 2-м и 3-м
разделах документа отключите режим Как в предыдущем.
 В области нижнего колонтитула четных и нечетных страниц во 2-м разделе
(с альбомной ориентацией текста) выделите и удалите поле номера
страницы.
7. Закройте панель Колонтитулы и просмотрите документ.
Примечание. Очень важно перед удалением номеров страниц из
отдельных разделов отключить режим оформления колонтитулов Как в
предыдущем для этого и следующего разделов.
Задание 6. Создание оглавления текстового
документа
Задание выполняется на основе текста из файла Книга.
На образце (Рис. 2) приведены заголовки учебного пособия. Каждая глава
состоит из нескольких тем. Учебный текст располагается после тем. Главы
нумеруются последовательно. Темы тоже нумеруются последовательно сквозь все
оглавление. На первый взгляд может показаться, что это многоуровневый список.
Но это не так, потому что в многоуровневом списке, подпункты каждого пункта
начинают нумероваться заново. В данном случае мы имеем два отдельных
нумерованных списка, пункты которых имеют разное форматирование и
чередуются между собой.
5
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Рис. 2. Образец нумерации заголовков
1. Создайте нумерованные списки, используя стили заголовков.
2. Разбейте текст на разделы – каждая тема в отдельном разделе.
3. Создайте оглавление документа
Технология выполнения задания
1. Откройте файл Книга. Обратите внимание, что слова «Глава» и «Тема», а
также номера пунктов отсутствуют.
2. Откройте панель Стили и форматирование
3. Найдите описание стиля Заголовок 1. В списке команд стиля выберите
команду Изменить. Откроется окно изменения стиля.
4. В меню кнопки Формат выберите пункт Нумерация. Откроется окно
Список.
5. Выберите вкладку вида списка Нумерованный и выберите один из
предлагаемых видов списка.
6. Щелкните по кнопке Изменить. Откроется окно изменения параметров
нумерованного списка.
7. Установите следующие параметры:
 нумерация – римская;
 в поле Формат напишите слово «Глава» слева от номера;
 положение номера – 0 см;
 В окне кнопки Шрифт установите следующие параметры:
 шрифт – Arial;
 размер – 14;
 начертание – полужирный.
8. Щелкните ОК и закройте окно изменения списка.
6
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
9. Аналогично измените стиль Заголовок 2. Установите для него следующие
параметры:
 вид списка – нумерованный;
 нумерация – арабская;
 в поле Формат напишите слово «Тема»;
 отступ номера – 1, 5 см;
 табуляция после номера и отступ текста – по 3,5 см.
10. Выделите заголовки глав, используя клавишу Ctrl.
11. Установите для выделенного текста стиль Заголовок 1.
12. Выделите заголовки тем, используя клавишу Ctrl.
13. Установите для выделенного текста стиль Заголовок 2. Сравните результат
работы с образцом.
14. После заголовка каждой темы вставьте пустую строку.
15. В пустые строки разрыв раздела со следующей страницы. Получился
документ, содержащий 24 раздела.
16. В 24-м разделе создайте оглавление документа. Следуйте технологии,
описанной в пункте «Создание оглавления»темы 3.6.
Задание 7. Форматирование большого документа
стандартными стилями
Умение быстро и грамотно форматировать многостраничные документы
существенно экономит время пользователя на подготовку документа и повышает
качество оформления.
Задание выполняется на основе файла Развитие ВТ (неформ).
Образец выполнения задания приведен в файле Развитие ВТ (образец).
Оформите документ в соответствии с образцом.
В данном задании проводится комплексное форматирование документа при
помощи инструментов автоматизации форматирования, описанных в теме 3.6.
Технология выполнения задания
1. Откройте файл – образец выполнения задания. Найдите оглавление
документа в конце файла.
2. По оглавлению проанализируйте, сколько уровней заголовков в тексте.
3. Откройте панель Стили и форматирование.
4. Оформите заголовки текста стилями Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3.
5. Оформите нумерованные и маркированные списки стандартными стилями
Нумерованный список, Маркированный список в соответствии с образцом.
6. Оформите термины, встречающиеся в тексте стандартным стилем знака
Выделение. Термины выделены курсивом.
7. Преобразовать текст в таблицы 1, 3, 4. Для этого
 выделите текст, который надо преобразовать в таблицу (в тексте уже
отделены табуляторами фрагменты, которые будут помещаться в отдельных
ячейках);
 выполните команду Таблица/Преобразовать/Текст в таблицу;
 откорректируйте ширину столбцов.
8. Для оформления таблицы 2 вставьте перед текстом и после текста на
отдельных пустых строках разделы документа (Вставка/Разрыв/Новый
раздел со следующей страницы). Документ теперь имеет 3 раздела.
7
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
9. Установите для созданного таким образом раздела 2 альбомную ориентацию
(Файл/Параметры страницы).
10. Преобразуйте текст в таблицу 2.
11. Установите параметр " Различать колонтитулы четной и нечетной страниц "
(Файл/Параметры страницы/Вкладка Источник бумаги).
12. Откройте область колонтитулов (Вид/Колонтитулы). Найти колонтитулы
верхние, нижние, четные, нечетные.
13. Вставьте в верхний колонтитул нечетных страниц название темы
(Вставка/Ссылка/Перекрестная ссылка/Заголовок).
14. Вставьте в верхний колонтитул четных страниц свою фамилию
15. Расставьте номера страниц внизу по центру (Вставка/Номера страниц).
Посмотрите, как выглядит колонтитул и номер страницы в разделе 2.
16. Вставьте рисунки в текст из конца документа (Выделить, Вырезать,
Вставить на новое место). Рисунки расположите в отдельных пустых
абзацах.
17. Вставьте названия рисунков и таблиц (Вставка/Ссылка/Название).
Следуйте технологии, описанной в теме 3.6 параграф «Нумерация таблиц,
рисунков». По окончании работы удалите не автоматически созданные
заголовки таблиц.
18. Оформите
текст
параграфа
"Историческая
справка»
в
виде
двухколоночного текста (Формат/Колонки). Это привело к появлению в
документе еще двух разделов. Таким образом, в документе теперь 5
разделов.
19. Создайте
автоматическое
оглавление
документа
(Вставка/Ссылка/Оглавление и указатели).
20. Сохраните текст с именем Развитие ВТ (стандарт). Добавьте в имя файла
свою фамилию.
21. В исходном тексте ссылки на таблицы и рисунки записаны «вручную».
Удалите эти фрагменты и создайте вместо них перекрестные ссылки на
рисунки и таблицы. Для этого
 щелкните в место расположения перекрестной ссылки;
 выполните команду Вставка/Ссылка/Перекрестная ссылка;
 в поле Тип ссылки выберите Таблица (или Рисунок);
 в поле Вставить ссылку на выберите Постоянная часть и номер;
 в списке выделить название нужного объекта.
22. Снять отображение верхнего и нижнего колонтитулов в разделе с
альбомной ориентацией (раздел 4). Для этого
 активизируйте область колонтитула в разделе 5 на четной странице.
 на панели Колонтитулы отключите кнопку Как в предыдущем для верхнего
колонтитула, а затем для нижнего.
 активизируйте область колонтитула в разделе 4 (с альбомной ориентацией)
и также отключите на панели Колонтитулы кнопку Как в предыдущем для
верхнего и нижнего колонтитулов.
 выделите и удалите текст из верхнего колонтитула раздела 4
 выделите и удалите номер страницы из нижнего колонтитула раздела 4.
Задание 8. Форматирование большого документа
индивидуальными стилями
Задание выполняется на основе файла Развитие ВТ (стандарт).
Необходимо изменить параметры стилей, используемых при форматировании
документа и проследить, как при этом изменится сам документ.
8
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Технология выполнения задания
1. Откройте созданный в задании 7 файл Развитие ВТ (стандарт).
2. Сохраните его с именем Развитие ВТ (индивид).
3. Измените размер шрифта в стиле Обычный – 14 пт. Следуйте технологии
изменения готового стиля, описанной в пункте «Стилевое форматирование»
темы 3.6.
4. Установите
индивидуальные
параметры
для
стилей
заголовков,
нумерованных и маркированных списков, а также для стиля знака
Выделение – вид и размер шрифта, тип маркеров, цвет текста и маркеров,
выравнивание и пр. Посмотрите, что все изменения стилей немедленно
отразились в тексте.
5. Создайте стиль для табличного текста (12 пт, без абзацного отступа,
выравнивание влево) и примените его ко всем таблицам. Следуйте
технологии создания стиля на основе выделенного фрагмента, описанной в
пункте «Стилевое форматирование» темы 3.6.
6. Создайте стиль для заголовков таблиц (12 пт, полужирный, без абзацного
отступа, выравнивание по центру) и применить его ко всем таблицам.
7. Обновите оглавление.
Задание 9. Для самостоятельной работы
1. Откройте файл Лукьяненко, в котором вы исправляли недочеты
редактирования в задании 3.
2. Найдите по тексту заголовки. Определите по смыслу, к какому Уровню они
относятся.
3. Оформите заголовки стилями заголовков.
4. Создайте автоматическое оглавление в конце документа.
Задание 10. Для самостоятельной работы
1. Откройте файл Ньюфаундленд, в котором вы исправляли недочеты
редактирования в задании 4.
2. Найдите по тексту заголовки. Определите по смыслу, к какому Уровню они
относятся.
3. Оформите заголовки стилями заголовков.
4. Создайте автоматическое оглавление в конце документа.
5. Для таблиц создайте автоматическую нумерацию заголовков таблиц.
3.6.3. Сортировка текста
Перед началом работы прочитайте в теме 3.6 параграф «Сортировка текста в
списках и таблицах».
Задание 11. Сортировка списка
При подготовке научных работ обязательно в конце документа размещают
список использованных источников – печатных изданий и адресов Интернета.
Список источников необходимо представлять в алфавитном порядке.
Технология выполнения задания
9
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
1.
2.
3.
4.
Откройте файл 2.9. Нумерованный список, созданный в задании 2.9.
Для сортировки выделите пункты списка.
Выполните команду Таблица/Сортировка.
Просмотрите установки команды, предлагаемые средой. С ними следует
согласиться.
5. Нажмите кнопку ОК. Проследите результат выполнения команды.
отсортируйте его по алфавиту.
6. Сохраните результаты работы.
Задание 12. Сортировка в таблице
1. Откройте файл 6.12. Сортировка в таблице.
2. В первый столбец вставьте автоматическую нумерацию.
3. Обозначьте
первую
строку
в
таблице
как
строку
заголовков
(Таблица/Заголовки).
4. Отсортируйте второй столбец по алфавиту (Таблица/Сортировка).
5. Добавьте строку снизу.
6. Введите в эту строку свою фамилию, имя, отчество.
7. Отсортируйте второй столбец заново.
Файлы задания
Архив с заготовками, необходимыми для выполнения практикумов по разделу
"Информационная технология подготовки текстовых документов"
10