СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

СТО СМК-4.2.3.02-2010
СОДЕРЖАНИЕ
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Определения
4. Обозначения и сокращения
5. Общие положения
6. Общие требования по ведению договорной работы
7. Порядок пользования договорами и их хранение
8. Мониторинг ведения договорной работы
Приложение А
Приложение Б
Приложение В
Приложение Г
ЛИСТ СВЕДЕНИЙ О РАЗРАБОТЧИКАХ
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
1
1
2
3
3
3
8
9
10
11
12
13
14
15
III
СТО СМК-4.2.3.02-2010
СТО СМК-8.2.2-01-2010
Система менеджмента качества. Внутренние
проверки
СТО СМК-8.5.2-01-2010
Система менеджмента качества. Корректирующие и предупреждающие действия.
ФЗ №94 от 21.07.2005
Федеральный закон «О размещении заказов
на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд»
3. Определения
В настоящем стандарте применяют термины и определения по ГОСТ Р
ИСО 9000-2008, а также приведенные ниже:
Государственный контракт - договор на поставку товаров, оказания услуг и выполнения работ для государственных нужд, в соответствии с которым
поставщик (исполнитель) обязуется передать производимые им товары, результат оказанных услуг или выполненных работ государственному заказчику либо
по его указанию иному лицу, а государственный заказчик обязуется обеспечить
оплату поставленных товаров, оказанных услуг, выполненных работ.
Договор - соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей;
Договорные документы – договор, протоколы разногласий, заявки, содержащие конкретный заказ на закупку продукции, письма контрагентов, дополнительные соглашения, спецификации, протоколы согласования договорной
цены, а также иные документы, исходящие от сторон договора, вносящие новые условия, дополнения, изменения в договор и являющиеся его неотъемлемой частью после принятия и подписания сторонами, либо совершения сторонами действий, свидетельствующих об их принятии.
Заявка – на стадии выполнения условий договора – конкретный заказ на
поставку готовой продукции, предоставление услуг в рамках заключенного договора;
Контрагент – одна из сторон договора.
Одноименные товары, работы и услуги – товары, работы и услуги, относящиеся к одной группе товаров, работ, услуг в соответствии с номенклатурой товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд, утверждаемой федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим
нормативное правовое регулирование в сфере размещения заказов
Реестр контрактов – перечень сведений о государственных контактах,
заключенных соответственно Университетом от имени Российской Федерации
по итогам размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.
2
СТО СМК-4.2.3.02-2010
4. Обозначения и сокращения
ГОСТ Р
СТО
СМК
НиТД
ПУ
ПФУ
УК
АХУ
 национальный стандарт Российской Федерации
 стандарт организации
 система менеджмента качества
 нормативная и техническая документация
 правовое управление
- планово-финансовое управление
- управление кадров
- административно-хозяйственное управление
5. Общие положения
5.1. Целью установления порядка ведения договорной работы является
регламентация деятельности по оформлению, регистрации, ведению, обращению и хранению договорных документов, а также координация взаимодействия
подразделений Университета при реализации этих процессов.
5.2. Договоры являются особым видом документов и к ним применимы
общие требования к управлению документацией, изложенные в СТО СМК
4.2.3-01.
5.3. Данный стандарт устанавливает порядок работы со следующими видами договоров:

договор на закупку (поставку);

договор на оказание услуг;

договор подряда;

договор аренды;

лицензионный договор;

договор о сотрудничестве.
5.4. Общее руководство процессом ведения договорной работы в Университете и координацию этой деятельности среди подразделений осуществляет
начальник ПУ.
5.5. Ответственность за оформление и ведение государственных контрактов несет курирующий проректор.
5.6. Практическую деятельность по ведению договорной работы осуществляют ПУ, ПФУ, бухгалтерия, УК.
6. Общие требования по ведению договорной работы
6.1. Общие требования к договорам (контрактам)
6.1.1. Договор должен быть составлен на бумажном носителе в простой
письменной форме, если в соответствии с законодательством РФ не требуется
иной формы.
6.1.2. Договор должен содержать:
 преамбулу (вводную часть);
3
СТО СМК-4.2.3.02-2010
 предмет и объект договора, права и обязанности сторон;
 дополнительные условия;
 прочие условия.
6.1.2.1. Преамбула (вводная часть) договора должна содержать:
 наименование договора;
 идентификационный номер;
 дату подписания;
 место подписания (город);
 полное наименование сторон по договору, под которыми они зарегистрированы;
 название сторон по договору (например, поставщик, продавец, покупатель, заказчик и др.);
 подробное наименование должности, фамилии, имени, отчества лица,
подписывающего договор, а также наименование документа, из которого следуют его полномочия на подписание договора.
6.1.2.2. «Предмет и объект договора; права и обязанности сторон» должны содержать:
 полное наименование продукции или услуг (и установленные требования к ним), являющейся объектом договора;
 четкое определение предмета договора - вида действия или операции
по отношению к объекту договора (купля-продажа, поставка, переработка и
т.д.);
 количество продукции (или объем услуг);
 цену продукции;
 сумму договора;
 обязанности и права каждой из сторон;
 сроки выполнения обязательств;
 место исполнения обязательств каждой из сторон;
 способ исполнения обязательств (порядок действий, их последовательность и сроки).
6.1.2.3. Дополнительные условия договора должны содержать:
 срок действия договора;
 порядок разрешения споров между сторонами договора;
 ответственность сторон;
 способы обеспечения обязательств;
 основания расторжения договора и порядок действий сторон при одностороннем расторжении договора.
Дополнительные условия договора также могут содержать другие условия, влияющие на права и обязанности сторон, а также на порядок их исполнения.
6.1.2.4. Прочие условия договора должны содержать:
 количество экземпляров договора;
 перечень приложений к договору, если они имеются;
4
СТО СМК-4.2.3.02-2010
 реквизиты сторон, включая почтовые, местонахождение (адрес организации), банковские, отгрузочные;
 каналы связи;
 подписи уполномоченных лиц.
Прочие условия договора могут содержать:
 ссылку на другие документы кроме договора, которыми регулируются
отношения сторон (в т.ч. международные, национальные и отраслевые стандарты, чертежи, образцы, эскизы, спецификации);
 ссылку на правовой статус преддоговорных документов;
 порядок внесения изменений в текст договора.
6.1.3. Договор (государственный контракт) составляется в количестве экземпляров соответственно по одному для каждой из сторон договора.
6.1.4. Договор до его представления на подпись ректору Университета
(или лицу, имеющему доверенность на право подписания договоров) должен
быть завизирован в порядке и последовательности, приведенной в приложении
А. Визирование осуществляется в виде подписей должностных лиц, оформления штампа установленной формы. При возникновении у заинтересованных
должностных лиц предложений по внесению уточнений или изменений в текст
договора, ими составляются и направляются курирующему проректору служебные записки с соответствующими предложениями к тексту договора в произвольной форме, которые хранятся в комплекте договорной документации.
6.1.5. Если договор содержит требования, которые не выставлялись ранее,
он должен быть дополнительно завизирован и (или) согласован руководителями подразделений, к компетенции которых относится установление этих требований.
6.1.6. Договор должен быть подписан, а все его страницы и внесенные в
договор исправления должны быть парафированы собственноручно уполномоченным лицом, поименованным в преамбуле. Договор скрепляется оттиском
печати Университета. Исключительным правом подписания договоров обладает ректор. Правом на подписание договоров могут обладать другие должностные лица Университета в соответствии с доверенностью, выданной ректором.
6.1.7. Договоры после подписания идентифицируются и регистрируются
лицом, ответственным за регистрацию договоров, в журнале регистрации договоров, форма которого приведена в приложении Б. Журнал ведется в бумажном
виде.
6.1.8. Идентификация договоров осуществляется в соответствии с Положением о порядке подготовки, согласования, заключения, регистрации и учета,
организации исполнения обязательств и контроля за исполнением договоров,
соглашений и государственных контрактов в Московском государственном
университете культуры и искусств, утвержденным 28.01.2010г. Ученым советом Университета.
Договор идентифицируется путем проставления на договоре номера по
журналу регистрации договоров. Если на договоре уже имеется номер, присво-
5
СТО СМК-4.2.3.02-2010
енный контрагентом, то идентификационный номер по журналу Университета
проставляется через косую черту ( / ) после номера контрагента.
6.1.9. Договоры структурным подразделением Университета, на которое
возложено исполнение функций и задач, соответствующих предмету договора,
направляются контрагентам посредством почтовых отправлений или передаются ответственному представителю контрагента.
6.1.10. При заключении договоров могут быть использованы:
 типовые проекты договоров, разработанные в Университете;
 проекты договоров, предложенные контрагентом.
6.1.11. Типовые формы договоров подлежат ежегодному анализу и актуализации по мере необходимости. Ответственность за содержание условий типовой формы договора и их актуальность, а также за разработку при необходимости новых типовых форм договоров несут ПУ, ПФУ, бухгалтерия, структурное подразделение Университета, на которое возложено исполнение функций и
задач, соответствующих предмету договора.
Актуализация типовой формы договора осуществляется правовым управлением путем издания ее новой редакции. Издание новой редакции типовой
форы договора отменяет действие предыдущей редакции. Утвержденный экземпляр типовой формы договора хранится ПУ и структурным подразделением
Университета, на которое возложено исполнение функций и задач, соответствующих предмету договора.
6.1.12. Копии типовой актуализированной формы договора доводятся
канцелярией до заинтересованных специалистов и подразделений Университета. При этом предыдущая редакция типовой формы договора изымается, все
копии подлежат уничтожению.
6.1.13. Ответственность за доведение до персонала заинтересованных
подразделений, действующей типовой формы договора, изъятие и уничтожение
отмененной несет заведующий канцелярией.
6.1.14. Процедуры анализа и согласования требований, установленных в
договоре, регламентированы в РК СМК-4.2.2-01. Договоры в филиалах подписываются лицом, действующим в соответствии с доверенностью, выданной директором филиала.
6.2. Требования к договорным документам
6.2.1. Общие требования к договорным документам:
6.2.1.1. К договорным документам относятся: договор, протоколы разногласий, заявки, содержащие конкретный заказ на закупку продукции, письма
контрагентов, дополнительные соглашения, спецификации, протоколы согласования договорной цены.
6.2.1.2. Все приложения и дополнения к договору должны иметь ссылку
на конкретный договор, к которому они относятся и запись, что они является
его неотъемлемой частью.
6.2.1.3. Договорной документ должен выполняться на бланке организации, а документ, требующий подписей всех сторон договора должен иметь пре6
СТО СМК-4.2.3.02-2010
амбулу, аналогичную указанной в п. 6.1.2.1, и прилагаться к сопроводительному письму, выполненному на бланке организации.
6.2.1.4. Визирование и (или) согласование, парафирование и подписание
договорных документов осуществляется аналогично действиям по оформлению
договора (см. п.п. 6.1.4 – 6.1.6).
6.2.1.5. Договорный документ направляется контрагенту почтой или передается его представителю.
6.2.1.7. Все приложения и дополнения к договору хранятся вместе с договором, неотъемлемой частью которого они являются. Сопроводительные письма регистрируются канцелярией и хранятся в канцелярии. Копии сопроводительных писем могут храниться вместе с договором.
6.2.1.8. Оформление договорных документов (с учетом их специфики)
при заключении государственных контрактов осуществляется в соответствии с
Федеральным законом «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» от
21.07.2005г. №94-ФЗ.
6.2.2. Требования к протоколу разногласий:
6.2.2.1. Протокол разногласий на поступивший от контрагента проект
подписанного договора составляется ПУ и структурным подразделением Университета, на которое возложено исполнение функций и задач, соответствующих предмету договора, где отражаются позиции сторон и излагаются предложения по решению разногласий. Протокол разногласий к договору составляется
в двух экземплярах по форме, приведенной в приложении В.
6.2.2.2. Подписанные и скрепленные оттиском печати два экземпляра
протокола разногласий вместе с подписанным и скрепленным оттиском печати
договором и сопроводительным письмом отправляются контрагенту, при этом
на договоре ниже подписи делается запись «С протоколом разногласий».
6.2.2.3. После получения от контрагента подписанного с его стороны одного экземпляра протокола разногласий он прилагается к договору как его неотъемлемая часть.
6.2.2.4. При получении от контрагента протоколов разногласий на выставленные Университетом условия договора, после их анализа и принятия условий, оба экземпляра подписываются, скрепляются оттиском печати и с сопроводительным письмом один экземпляр протокола отправляется контрагенту, второй экземпляр прикладывается к договору.
6.2.2.5. Для урегулирования спорных условий договора после получения
протокола разногласий ПУ и структурным подразделением Университета, на
которое возложено исполнение функций и задач, соответствующих предмету
договора, составляется протокол согласования разногласий по договору по
форме, приведенной в приложении Г. Действия с протоколом согласования
разногласий аналогичны действиям с протоколом разногласий. Согласование
разногласий может осуществляться путем обмена письмами между сторонами
договора.
7
СТО СМК-4.2.3.02-2010
6.2.2.6. В случае отклонения условий, содержащихся в протоколе разногласий структурное подразделение Университета, на которое возложено исполнение функций и задач, соответствующих предмету договора, отправляет
контрагенту письменное уведомление об этом и, соответственно, о не вступлении договора в силу.
6.2.3. Требования к дополнительному соглашению:
6.2.3.1. Внесение изменений в условия договора оформляется дополнительным соглашением между сторонами договора. Дополнительные соглашения подготавливаются и оформляются ответственным исполнителем по договору, которым является сотрудник структурного подразделения Университета, на
которое возложено исполнение функций и задач, соответствующих предмету
договора.
6.2.3.2. Дополнительное соглашение составляется по одному экземпляру
для каждой из сторон договора в соответствии с общими требованиями к договорным документам.
6.2.4. Требования к заявкам:
6.2.4.1. Заявки на стадии преддоговорной ситуации должны содержать
все установленные в Университете требования к закупаемой продукции и условиям ее поставки. Заявки оформляются структурным подразделением Университета, на которое возложено исполнение функций и задач, соответствующих
предмету договора.
Заявки выполняются в письменной форме на бланке Университета за
подписью курирующего проректора.
Заявки в рамках заключенных договоров должны иметь ссылку на номер
и дату договора, к которому они относятся.
6.2.4.2. Заявки на стадии выполнения заключенного договора должны содержать условия по количеству и срокам закупки конкретного вида продукции,
а также могут содержать другие необходимые требования в рамках условий заключенного договора.
6.2.4.3. Заявки, поступающие в Университет от контрагентов, должны
быть приняты к исполнению после их согласования и (или) визирования в соответствии с общими требованиями к договорным документам, и вынесения резолюции о принятии к исполнению ректором или уполномоченным должностным лицом из числа руководителей организации.
6.2.4.4. Заявки, поступающие от контрагентов в Университет на предоставление услуг и направляемые организацией контрагентам на закупку продукции, подлежат регистрации в АХУ.
7. Порядок пользования договорами и их хранение
7.1. Право пользования договорными документами имеют:
 высшее руководство - ректор, главный бухгалтер,
8
СТО СМК-4.2.3.02-2010
 руководитель структурного подразделения Университета, на которое
возложено исполнение функций и задач, соответствующих предмету договора;
 эксперты по проведению внутренних проверок.
7.2. Лица, перечисленные в п. 7.1 несут ответственность за сохранность
договорных документов и неразглашение полученной коммерческой информации.
7.3. Предоставление договорных документов лицам, не указанным в п. 7.1
допускается только на основании разрешения ректора Университета.
7.4. Подлинники принятых к исполнению и оформленных договоров и
договорных документов хранятся в бухгалтерии Университета.
7.5. Договоры, находящиеся в исполнении, хранятся в юридическом отделе ПУ и бухгалтерии Университета, систематизировано в папках, согласно
порядковой нумерации, совместно с договорными документами, относящимися
к соответствующим договорам.
7.6. Выполненные договоры хранятся после года их завершения не менее
трех лет или срока исковой давности.
7.7. После окончания срока хранения договорных документов они подлежат уничтожению или сдаче в архив бухгалтерией Университета.
7.8. Журналы регистрации договоров (приложение Б) и регистрации заявок ведутся в периоде календарного года, хранятся в базе данных в течении
двух лет в юридическом и тендерном отделах ПУ.
8. Мониторинг ведения договорной работы
8.1. Мониторинг ведения договорной работы осуществляют:
 отдел аналитики и внутреннего финансового аудита;
 эксперты по проведению внутренних проверок в процессе проведения
внутренних проверок СМК в соответствии с СТО СМК-8.2.2-01 по критериям
полноты и правильности реализации процедур, установленных настоящим
стандартом.
8.2. По результатам мониторинга отделом аналитики и внутреннего финансового аудита разрабатываются и осуществляются корректирующие и предупреждающие действия в соответствии с СТО СМК-8.5.2-01, мероприятия,
направленные на внедрение улучшений в СМК.
8.3. Анализ данных в рамках процесса ведения договорной работы, включая реализацию показателей мониторинга процесса, проводится отделом аналитики и внутреннего финансового аудита, его результаты представляются в отдел качества и сертификации образования для проведения анализа СМК со
стороны руководства в соответствии с СТО СМК 5.6-01-2010.
9
СТО СМК-4.2.3.02-2010
Приложение А
Порядок визирования договоров
№
п/п
1
1.
Виды договоров
Срок рас- Подразделесмотрение, оформния и виляющее
зирования
договор
договора (исполнитель)
Должностные лица,
визирующие договор
2
3
4
5
Договор на предоставление услуг
3 дня
Правовое
управление
Руководители структурных подразделений, планово-финансовое
управление, бухгалтерия, правовое
управление, проректор
2.
Договор на закупку
продукции
3 дня
Правовое
управление
3.
Договор аренды
3 дня
Правовое
управление
4.
Трудовой договор
(контракт)
3 дня
Правовое
управление
Планово-финансовое управление,
бухгалтерия, правовое управление,
проректор
Отдел имущественного комплекса, планово-финансовое управление, бухгалтерия, правовое управление, проректор
Управление кадров
10
СТО СМК-4.2.3.02-2010
Приложение Б
Форма журнала регистрации договоров (государственных контрактов)
№ гос.
контракта
Дата регистрации
Название
организации
- Исполнителя
Предмет
контракта
Цена контракта
/ Источник финансирования
Ответственное
лицо за исполнение контракта
Лицо, подписавшее
контракт
1
2
3
4
5
6
7
11
Приложение В
Форма протокола разногласий к договору
ПРОТОКОЛ
разногласий к договору № ________
от «____» _______ 200__ г.
с ____________________________________________
наименование организации
Редакция поставщика
1
п. 2.2
п. 3.4
Редакция покупателя
2
Исключить из текста договора
п. 3.4 (текст пункта договора)
Отсутствует
п. 3.7 (текст пункта договора)
Настоящий протокол разногласий является неотъемлемой частью договора №
___________ от «____» ___________ 200__ г.
Поставщик
____________ _______________
_______________
подпись
расшифровка подписи
расшифровка подписи
Покупатель
___________
подпись
___________________
__________________
дата
МП
дата
МП
Примечание: курсивом выделены примеры заполнения табличной части протокола разногласий
СТО СМК-4.2.3.02-2010
Приложение Г
Форма протокола согласования разногласий
ПРОТОКОЛ
согласования разногласий по договору № ______________
от «____» ____________ 200_ г.
между __________________________________________________
Редакция поставщика
1
Редакция покупателя
2
Согласованная редакция
3
Настоящий протокол согласования разногласий является неотъемлемой
частью договора № ___________ от «____» ___________ 200__ г.
Поставщик
____________ _______________
_______________
подпись
расшифровка подписи
расшифровка подписи
Покупатель
___________
подпись
___________________
__________________
дата
МП
дата
МП
СТО СМК-4.2.3.02-2010
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
Номера страниц
Номер
изменения
1
измененных
2
замененновых
ных
3
4
аннулированных
5
Всего
страниц в
документе
6
Подпись,
Дата
Ф.И.О.
внесения
Наименование внесшеДата
изменеи № докумен- го измевведения
ния в
та, вводящего нения в
изменеданный
изменения
ния
данный
экземпэкземпляр
ляр
7
8
9
10