Оптимизация затрат на персонал
advertisement
www.pwc.ru/ru/hr-consulting Оптимизация затрат на персонал 19 сентября 2013 Содержание • Потенциал оптимизации затрат на персонал • Факторы оптимизации затрат на персонал и увеличения выручки за счет повышения производительности труда • Возможности для снижения затрат и потенциальные ожидаемые результаты • Основные инструменты оптимизации затрат на персонал по отдельным видам затрат: • • • • Вознаграждение Льготы Обучение и развитие персонала Затраты на службу и процессы управления персоналом Оптимизация расходов на персонал PwC Сентябрь 2013 2 Затраты на персонал обладают больший потенциалом для оптимизации и требуют эффективного управления В 2013 году доля затрат на персонал в выручке российских компаний составила в среднем 10,8%, а по отдельным секторам экономики достигла 44%. Основные вопросы в отношении затрат на персонал: • Понимает ли руководство компании, на что тратит средства в отношении персонала? • Выполняют ли затраты на персонал свою роль? • Понимаете ли вы, какие затраты можно оптимизировать наиболее быстро и безболезненно, а какие снижать нельзя? Источник данных: PwC Saratoga. Исследование эффективности управления персоналом, 2013 Примеры недоучета отдельных видов затрат на персонал Компания по производству продуктов питания – при оценке затрат на персонал в них не были включены расходы на внештатных специалистов по продажам (более 450 млн рублей в год) Оптимизация расходов на персонал PwC Сентябрь 2013 3 Высокоэффективные компании понимают, как правильно подходить к снижению затрат Подход к снижению затрат Ожидаемые результаты Компании с традиционным подходом Высокоэффективные компании • Произвольное снижение затрат: • Командировки • Обучение • Численность персонала • Инвестиции в информационные системы • Вознаграждение персонала • Остановка проектов, связанных с ростом и стратегическими инвестициями • Диагностика и учет условий реализации каждого проекта • Использование аналитических расчетов при принятии решений • Оптимизация затрат на основе окупаемости инвестиций (эффективности систем и программ), планов роста и требуемых компетенций • Потеря «рабочих мускулов» вместо «жировой прослойки» • Снижение мотивации персонала • Постепенное повышение расходов в силу неустойчивого развития • Время на восстановление репутации компании может занять 5-10 лет • Снижение рыночной доли, операционной прибыли и темпов роста • Повышение лояльности персонала • Развитие стратегических компетенций • Удержание лучших сотрудников • Улучшение структуры рисков и управляемости рисками • Высвобождение денежных средств для развития перспективных проектов • Рост рыночной доли • Рост стоимости акций Оптимизация расходов на персонал PwC Подход к управлению затратами на персонал Структурирование затрат Оценка соответствия стратегии компании Оценка эффективности затрат Оптимизация затрат Четкий учет и бюджетирование Сентябрь 2013 4 Факторы оптимизации затрат и увеличения выручки за счет повышения производительности труда Увеличение продаж 2 Пересмотр системы премирования Внедрение инноваций 3 Совершенствование системы управления эффективностью Обучение и развитие ключевых сотрудников 4 Программы удержания и развития критичных категорий персонала ФОТ (постоянная часть) 5 Увеличение отдачи на оплату труда (ROI on Payroll) Фонд премирования (переменная часть) 6 Изменение соотношения постоянной и переменной части компенсации Фонд социального развития (соцпакет) 7 Сегментация персонала и оптимизация компонентов соцпакета Простои, непродуктивное рабочее время 8 Анализ эффективности рабочего времени/сокращение численности 9 Трансформация HR службы/ Программа выбора поставщиков HR услуг Рост производительности труда Снижение затрат на персонал Снижение затрат Оплата труда HR персонала Снижение затрат на HR службу Затраты на помещение и оборудование Затраты на информационные системы (HR) Оплата поставщиков HR услуг Оптимизация расходов на персонал PwC Снижение HR OPEX Внедрение единых HR стандартов Снижение затрат на персонал Рост акционерной стоимости 1 Повышение производительности труда Увеличение выручки Увеличение прибыли Диверсификация бизнеса/ Вертикальная и горизонтальная интеграция Сентябрь 2013 5 Операционные выгоды Ожидаемый бизнес-эффект Стратегические выгоды Виды инициатив различаются по ожидаемому бизнесэффекту и масштабам изменений Повышение производительности труда $$$ • Привязка стратегии управления персоналом к бизнес-задачам компании • Поиск «внутренних резервов эффективности» и перенос лучших практик • Построение системы управления эффективностью, обеспечивающей инновационное развитие компании • Привлечение, развитие и удержание ключевых категорий сотрудников Снижение затрат на персонал $$ 2. Снижение затрат на персонал Специальные аналитические методы позволяют сформировать перечень быстрых решений по оптимизации затрат на персонал за счет максимизации продуктивного времени и дифференцирования вознаграждения сотрудников в зависимости от достигнутых результатов и критичности должности • Дифференциация оплаты лучших и худших сотрудников, критичных и некритичных должностей • Снижение текучести среди ключевых сотрудников • Максимизация продуктивного времени сотрудников Снижение HR OPEX $ • Стандартизация процессов • Создание систем самооблуживания для сотрудников • Оптимизация затрат на используемые технологии • Аутсорсинг/ОЦО Локальные изменения Масштаб изменений 1. Повышение производительности труда Стратегические HR инициативы позволяют значительно повысить отдачу на инвестиции в персонал, решая задачи по поддержке стратегии бизнеса, а также развитию ключевых компетенций и инновационных решений, формирующих поток выручки будущих периодов Системные изменения 3. Снижение HR OPEX Комплексные решения по трансформации HR службы позволяют снизить затраты за счет аутсорсинга, создания Общего центра обслуживания, оптимизации работы с поставщиками услуг на базе стандартизованных процессов и технологий $ - Ценность для бизнеса Оптимизация расходов на персонал PwC Сентябрь 2013 6 Затраты на вознаграждение и скрытые затраты требуют особого внимания с точки зрения управления Максимальное значение показателей по отдельным компаниям /индустриям может достигать: 44% 10,8% 50,3% Прочие затраты Скрытые затраты 5% 1. Связанные с высоким уровнем текучести персонала Переменное вознаграждение 19% Постоянное вознаграждение • Коэффициент текучести показывает процент ушедших из организации сотрудников вне зависимости от причины увольнения (как по инициативе организации, так и по инициативе сотрудника). В 2013 году коэффициент текучести составил: • по России – 22,6 % • по Новосибирской области – 21% . 7 6% • Высокая текучесть персонала вызывает дополнительные скрытые расходы компании, связанные с обучением нового сотрудника, оплату вознаграждения на время передачи дел, оплату простоя на время поиска нового сотрудника. 12,4% 2. Связанные с уровнем абсентеизма Доля затрат Доля затрат на персонал на персонал в выручке в общих затратах Структура затрат на персонал Источники данных: • PwC Saratoga. Исследование эффективности управления персоналом, 2013 • HR-барометр. Исследование регионов, 2013 • Уровень абсентеизма является основным индикатором наличия нарушений дисциплины или необязательности сотрудников. В этот показатель включаются все дни незапланированного отсутствия на работе, но не включается «разрешенное» отсутствие по таким причинам как праздники/выходные, отпуска, в том числе по беременности и родам, и военная служба. • В 2013 году показатель абсентеизма по России составил 3,5 % Оптимизация расходов на персонал PwC Сентябрь 2013 7 Пример расчета потерь от избыточного уровня текучести персонала 1 Рассчитайте избыточный коэффициент текучести по инициативе сотрудника – на сколько коэффициент увольнений по инициативе сотрудника в Вашей организации превышает целевой показатель, полученный по референтной группе 2 Примените избыточный коэффициент текучести к расходам на вознаграждение соответствующей категории сотрудников: • высшее руководство – вознаграждение за 24 месяца • руководители – вознаграждение за 18 месяцев • специалисты – вознаграждение за 12 месяцев • административный вспомогательный и производственно-технический персонал – вознаграждение за 6 месяцев Оптимизация расходов на персонал PwC Уровень увольнений по инициативе сотрудников для технических и производственных подразделений составляет 15% для компании Y, однако целевым уровнем в данном секторе экономики является показатель 7%. Таким образом, превышение составляет 8% Среднее месячное вознаграждение для сотрудника данной категории составляет 18.000 рублей и что в компании работает 3.000 сотрудников Формула расчета: (Избыток увольнений по инициативе сотрудников,%) x (Избыточный коэффициент) х (Среднее месячное вознаграждение сотрудника, руб.) х (Численность данной категории персонала, чел.) Расчет потерь компании от избыточного уровня текучести сотрудников технических и производственных подразделений: 8% х 6 х 18.000 р. х 3.000 чел.= 25.920.000 р. в год Сентябрь 2013 8 Пример расчета потерь от высокого уровня абсентеизма 1 Рассчитайте избыточный уровень абсентеизма – насколько уровень абсентеизма в Вашей компании превышает целевой показатель, полученный по референтной группе (обычно уровень нижнего квартиля) 2 Умножьте процент превышения на 2 (мультипликатор отдачи от инвестиций в персонал*) и примените полученный показатель к общему годовому вознаграждению рассматриваемой численности сотрудников * Отдача от инвестиций в персонал показывает величину добавленной стоимости, созданной персоналом, то есть доходность каждой единицы, инвестированной организацией в денежное вознаграждение персонала. Значение показателя по России в 2013 году - 1,9. Источник данных: PwC Saratoga. Исследование эффективности управления персоналом, 2013 Оптимизация расходов на персонал PwC Уровень абсентеизма для сотрудников технических и производственных подразделений компании Х составляет 12,5%, однако целевым уровнем является показатель 5,5%. Таким образом, превышение составляет 7% Среднее общее годовое вознаграждение для сотрудника данной категории в компании Х составляет 200.000 рублей. В компании работает 1.000 сотрудников Формула расчета: (Избыточный уровень абсентеизма,%) x (Коэффициент 2) х (Годовое вознаграждение 1 сотрудника, руб.) х (Численность данной категории персонала, чел.) Расчет потерь от высокого уровня абсентеизма сотрудников технических и производственных подразделений: 7% х 2 х 200.000 р. х 1.000 чел.= 28.000.000 р. в год Сентябрь 2013 9 Основные инструменты оптимизации затрат на персонал Вознаграждение Затраты на вознаграждение требуют особого внимания в управлении, поскольку составляют наибольшую долю расходов на персонал (в среднем по России 76% в 2013) и являются основным инструментом мотивации персонала и повышения отдачи от инвестиций в персонал Базовая оплата (постоянная часть вознаграждения) Установление диапазонов оплаты труда и правил пересмотра постоянной части вознаграждения с учетом значимости должностей и результативности сотрудников Сравнение с лучшими рыночными практиками и пересмотр структуры и уровня вознаграждения в соответствии с выбранной стратегией рыночного позиционирования компании Премирование (переменная часть вознаграждения) Привязка системы премирования к управлению результативностью Ограничение премиальных выплат, привязанное к ключевому финансовому показателю компании (например, EBITDA) Внедрение системы долгосрочного вознаграждения для руководителей, прямо влияющих на повышение акционерной стоимости компании Дифференцированный подход основным параметрам премирования в зависимости от категории и уровня должности Оптимизация расходов на персонал PwC Сентябрь 2013 10 Повышение отдачи от инвестиций в оплату труда с использованием комплексной оценки должностей • Уровень вознаграждения дифференцируется для каждого из выделенных типов: наиболее критичные должности оплачиваются выше рыночного уровня, ключевые и необходимые – на уровне достаточном, чтобы конкурировать за эти позиции, некритичные - на минимально необходимом уровне • Компания оптимизирует затраты на персонал за счет снижения вознаграждения для позиций, не являющихся стратегически значимыми, – обычно такой подход позволяет достичь оптимизации затрат в размере 10-20% ФОТ в течение 2-х лет Оптимизация затрат 10-20% экономии ФОТ Количество сотрудников • Должности в компании разбиваются на группы в зависимости от критичности для компании, после чего для каждой должности определяются наиболее успешные сотрудники Замещаемые Необходимые Ключевые Критичные Общее денежное вознаграждение Нижний квартиль Верхний квартиль • Снижая затраты на оплату труда для малозначимых должностей до минимально необходимого уровня, компания, тем самым, высвобождает дополнительные возможности для стимулирования небольшого количества критически важных сотрудников Оптимизация расходов на персонал PwC Сентябрь 2013 11 Хорошая программа премирования - это лучший результат, полученный тем же числом сотрудников при незначительном росте затрат Четыре правила эффективной системы премирования Эффективная система премирования позволяет компании добиться максимальных результатов от сотрудников • Рост продаж и улучшение качества сервиса являются наглядным результатом правильной связи между выполнением работ и вознаграждением • Премирование позволяет сформировать поведение сотрудников и корпоративную культуру, необходимые компании для успешного ведения бизнеса • Программы премирования, построенные на основании лучших практик, позволяют усилить эффект от процессов и инструментов, доступных операционным сотрудникам, а также повысить производительность и качество работы персонала Для этого система премирования должна поддерживаться мощными инструментами, чтобы быть достаточно гибкой • Большие премии должны выплачиваться только на должностях, которые действительно влияют на бизнесрезультат (увеличивают выручку или сокращают затраты) • Цели должны постоянно пересматриваться в краткосрочном периоде и адаптироваться к изменяющимся бизнес-приоритетам Оптимизация расходов на персонал PwC • Большинство людей могут фокусироваться одновременно всего на 3-х вещах. Если их будет больше, то они обязательно: забудут, объединят, проигнорируют • Если премия меньше 5 % дохода в большинстве случаев она не будет воспринята привлекательной • Если выплаты нельзя рассчитать на обороте конверта, они слишком сложны • Если Вы не можете объяснить сотруднику, как он может увеличить свой доход, поднимаясь с ним в лифте на 7-ой этаж, то план точно не будет работать 1 2 3 4 Сентябрь 2013 12 Система премирования, правильно привязанная к результатам работы сотрудников, дает значительный бизнес-эффект Пример достижения 10% роста результативности торгового персонала в компании с годовым оборотом $10 млрд. Численность сотрудников (1) Результативность по группе (2) Рост продаж на сотрудника – 10% (3) Прирост выручки (4)=(1)х(3) Низко эффективные сотрудники 200 $0,5 млрд. $250 тыс. $50 млн. Сотрудники со средней эффективностью 1400 $6,5 млрд. $464 тыс. $650 млн. Высоко эффективные сотрудники 400 $3 млрд. $750 тыс. $300 млн. Число сотрудников +$1 млрд. 10% сдвиг кривой 70% сотрудников 10% сотрудников Низкая Средняя Результативность Оптимизация расходов на персонал PwC 10% сдвиг кривой ТОЛЬКО по сотрудникам со средней эффективностью дал $650 млн. прироста выручки 20% сотрудников Высокая 10% сдвиг кривой Сентябрь 2013 13 Основные инструменты оптимизации затрат на персонал Льготы Льготы не являются стимулирующим элементом совокупного вознаграждения, однако позволяют удерживать сотрудников, усиливая ценностное предложение компании 1. Льготы, направленные на социальную защиту сотрудников ДМС сотрудников и членов их семей, страхование жизни, дополнительная оплата больничных и отпусков по беременности и родам, дополнительные дни отпуска, негосударственные пенсионные планы и др. 2. Льготы, вызванные служебной необходимостью Компенсация расходов на мобильную связь, оплата проезда или предоставление служебного транспорта и др.) 3. Статусные льготы Предоставление личного водителя, улучшенные условия авиаперелета, предоставление консультанта по финансовому планированию и др. Оптимизация расходов на персонал PwC Сравнение с лучшими рыночными практиками и пересмотр системы льгот в соответствии с выбранной стратегией рыночного позиционирования компании Предоставление льгот по принципу «кафетерия» – система гибких льгот Адресность распределения льгот – предоставление разных льгот разным категориям персонала на основе их реальной ценности в глазах данных сотрудников Монетизация льгот – замена физического предоставления льгот денежной компенсацией по факту оплаты сотрудником Распределение расходов на оплату льгот между сотрудниками и компанией (напр., пенсионные программы, фитнес) Сентябрь 2013 14 Основные инструменты оптимизации затрат на персонал Затраты на обучение и развитие персонала • Однако современные тенденции рынка диктуют необходимость максимизации производительности и повышения эффективности организации труда сотрудников • Необходимо рассматривать обучение как инвестиции в повышение эффективности компании • Это значит, что функция обучения должна стать полноценным элементом бизнеса, включающим оценку отдачи на инвестиции Затраты на участника Масштабируемость Количество участников Производительность • Традиционный взгляд на обучение как на статью затрат приводит к неэффективной организации обучения и отсутствию связи с бизнес-задачами Эффективность обучения определяется тремя ключевыми показателями: Эффективность В среднем по России доля затрат на обучение и развитие персонала составляет 0,8% в общих затратах на персонал, однако эти инвестиции являются наиболее значимым для компании с точки зрения влияния на производительность труда Скорость вхождения в должность Время Бизнес-эффект Снижение прямых затрат • Затраты на разработку • Затраты на проведение • Командировочные расходы • Административные расходы Снижение непрямых затрат • Затраты на оплату труда (непроизводительное время) • Ошибки из-за некомпетентности персонала Увеличение производительности • • • Рост выручки Снижение затрат на персонал Увеличение прибыли Соответствие обучения бизнесзадачам Оптимизация расходов на персонал PwC Сентябрь 2013 15 Основные инструменты оптимизации затрат на персонал: Затраты на функцию и процессы управления персоналом В рамках трансформации HR службы есть три ключевых направления оптимизации затрат: Затраты на обучение Затраты на поставщиков товаров и услуг Затраты на подбор персонала Аттестация и тестирование $$$ Программа выбора поставщиков $$ Общий Центр Обслуживания $ Оптимизация ИТ-систем по управлению персоналом Оптимизация соцпакета Снижение численности Модель предоставления HR-услуг Системы самообслуживания Оптимизация стоимости ресурсов Снижение HR OPEX Стандартизация процессов Снижение кол-ва плаформ Используемые ИТ-системы Аутсорсинг ИТ-систем Стандартизация шаблонов Стандартизация данных Оптимизация расходов на персонал PwC Сентябрь 2013 16 Трансформация службы управления персоналом позволяет сместить фокус на принятие стратегических решений и повышение эффективности персонала при одновременном снижении затрат Традиционная HR служба (% времени, затрачиваемый на решение HR задач*) 5% 25% 30% 40% Трансформация процессов Лучшая практика (% времени, затрачиваемый на решение HR задач*) Привязка программ в области управления персоналом к бизнес-стратегии компании Стратегия 20% Стратегия Повышение эффективности Транзакции Администрирование Разработка и реализация программ по привлечению, мотивации, развитию и удержанию лучших сотрудников Управление запросами сотрудников и обработка транзакций Управление поставщиками, бюджетом, и ИТ-системами управления персоналом 40% Повышение эффективности Транзакции 20% Администрирование 20% * Для компаний с низким уровнем автоматизации и аутсорсинга свойственен перекос в сторону транзакций вместо администрирования Оптимизация расходов на персонал PwC Сентябрь 2013 17 Трансформация HR службы с использованием модели Общего Центра Обслуживания позволяет получить экономию за счет изменения структуры базовых статей затрат Текущая структура затрат Аренда помещений и оборудования Затраты на ИТ-системы Затраты на персонал Будущая структура затрат • Совместное использование технических средств • Модернизация систем • Автоматизация ключевых процессов на базе лучших практик • Перевод в менее затратные регионы 25 ~ 55% Аренда помещений и оборудования • Инвестирование в наиболее перспективные ИТ-системы • Максимальная синхронизация • Перевод в менее затратные регионы • Оптимизация соотношения оклада и премии • Дифференциация высоко- и низкопроизводительных сотрудников • Обоснование услуг, путем формирования сервисных соглашений • Формирование сервисной культуры и постоянного совершенствования Оптимизация расходов на персонал PwC Экономический эффект/полученная экономия Затраты на ИТ-системы Затраты на персонал Сентябрь 2013 18 Приложение Оптимизация расходов на персонал PwC Сентябрь 2013 19 PwC Saratoga 2013 Исследование эффективности управления персоналом (краткое описание) PwC Saratoga – лидер в области оценки эффективности человеческого капитала, чьи исследования используются множеством компаний по всему миру на протяжении более чем 30 лет. PwC Saratoga представляет собой научно-обоснованный подход к управлению персоналом в организации. При правильном применении результаты исследования могут существенно повлиять на эффективность деятельности компании. PwC помогает на следующие вопросы: • Каковы отдача от инвестиций в персонал? • Сколько каждый работник приносит организации? • Насколько оправданы затраты на обучение и развитие? • Сколько ежегодно организация теряет из-за избыточной текучестви кадров и отсутствия на работе? • Насколько оптимальная структура вознаграждения? Оптимизация расходов на персонал PwC Сентябрь 2013 20 PwC Saratoga 2013 Исследование эффективности управления персоналом (участники исследования) Финансовые услуги AEON Corporation Банк Открытие Банк Петрокоммерц Бинбанк ВТБ Факторинг Газпромбанк Западно-Сибирский коммерческий банк Финансовый сектор Московская Биржа Номос-Банк Промсвязьбанк Райффайзенбанк Сбербанк Уралсиб Хоум Кредит Банк ЮниКредит Банк Societe Generale Insurance Страхование PPF Страхование Топливно-энергетический комплекс Башнефть Нефтегазовая Бейкер Хьюз отрасль Газпром нефть Лукойл Интер РАО Мосэнерго Сектор ОГК-2 электроэнергетики ОГК-5 Фортум Оптимизация расходов на персонал PwC Промышленное производство Объединенная Авиакосмическая Авиастроительная промышленность Корпорация (ОАК) Алкоа Байкальская Горная Компания Металлургическая Объединенная отрасль Металлургическая Компания (ОМК) Северсталь Группа «ГОТЭК» Лесная Группа «Илим» промышленность СВЕЗА-Лес Машиностроение Альфа Лаваль Поток Нокиан Тайерс Транспорт и Волга-Днепр логистика Пулково ЕвроХим Ланксесс Химическая Сингента промышленность Уралкалий Уралхим Сектор телекоммуникаций и высоких технологий Лаборатория Касперского Высокие технологии Ланит Вымпелком Телекоммуникации МТС Теле2 Товары народного потребления Азбука вкуса Розничная М.Видео торговля Твоё Х5 Amway Валио Данон Кока-кола Товары массового Монделиз (Крафт Фудс) потребления ПепсиКо Хейнекен Черкизово Эфес Россия Юнилевер Другое Автомобильная Inchcape отрасль Вольво Восток Профессиональные PwC Россия услуги Индустрия ПрофМедиа развлечений и СМИ Сентябрь 2013 21 Спасибо за внимание! PwC в России (www.pwc.ru) предоставляет услуги в области аудита и бизнес-консультирования, а также налоговые и юридические услуги компаниям разных отраслей. В офисах PwC в Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Казани, Новосибирске, Краснодаре, Южно-Сахалинске и Владикавказе работают более 2 300 специалистов. Мы используем свои знания, богатый опыт и творческий подход для разработки практических советов и решений, открывающих новые перспективы для бизнеса. Глобальная сеть фирм PwC объединяет более 180 000 сотрудников в 158 странах. © 2013 «ПрайсвотерхаусКуперс Раша Б.В.». Все права защищены. Под «PwC» понимается «ПрайсвотерхаусКуперс Раша Б.В.» или, в зависимости от контекста, другие фирмы, входящие в глобальную сеть компаний PricewaterhouseCoopers International Limited, каждая из которых является самостоятельным юридическим лицом.
