Документы о регистрации актов гражданского состояния с

Об истребовании и пересылке документов о регистрации актов гражданского
состояния
На сегодняшний день более многочисленными стали обращения
граждан за истребованием личных документов с территории иностранных
государств.
В
соответствии
с
Конституцией
Российской
Федерации
общепризнанные принципы и нормы международного права и
международные договоры Российской Федерации являются составной
частью правовой системы Российской Федерации. Согласно п. 4 ст. 15
Конституции Российской Федерации, если международным договором
Российской Федерации установлены иные правила, чем те, которые
предусмотрены законодательством Российской Федерации, применяются
правила международного договора.
По числу участников международные договоры подразделяются на
двусторонние и многосторонние.
Российская Федерация является участницей более 80 международных
соглашений, связывающих её взаимными обязательствами с половиной стран
мира. Наиболее полный перечень международных договоров Российской
Федерации по вопросам правовой помощи и правовых отношений находится
на официальном Интернет-сайте Минюста России (www.minjust.ru).
В объём международной правовой помощи включается истребование
личных документов. К личным документам относятся и документы,
касающиеся регистрации актов гражданского состояния, а именно
свидетельства и справки о рождении, о заключении либо расторжении брака,
об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства, о перемене имени,
о смерти.
Деятельность по истребованию документов о регистрации актов
гражданского состояния осуществляется в соответствии с международными
договорами Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской
Федерации, Федеральным законом от 15.11.1997
№ 143-ФЗ «Об актах
гражданского состояния» (далее – Федеральный закон), Методическими
рекомендациями о применении международных норм в части оказания
правовой помощи в сфере регистрации актов гражданского состояния
государствами – членами ЕврАзЭС, принятыми Решением Совета министров
юстиции при Интеграционном Комитете Евразийского экономического
сообщества от 23 августа 2007 г. № 24 и Методическими рекомендациями об
организации работы по исполнению международных обязательств
Российской Федерации в сфере правовой помощи, утвержденными приказом
Минюста России от 24 декабря 2007 г. № 249, Административным
регламентом предоставления государственной услуги по истребованию
личных документов, утвержденным приказом МИД России и Минюста
России от 25.12.2008 № 20086/ 311 (далее – Административный регламент).
Государственную услугу по истребованию личных документов на
территории
Российской
Федерации
предоставляет
Министерство
2
иностранных дел Российской Федерации (далее – МИД России),
Министерство юстиции Российской Федерации (далее – Минюст России),
органы записи актов гражданского состояния (далее – органы ЗАГС).
Структурным подразделением МИД России, ответственным за
предоставление государственной услуги, является Консульский департамент
МИД России. Структурным подразделением Минюста России является
специально уполномоченный департамент Минюста России - Департамент
международного права и сотрудничества. Территориальные органы Минюста
России и органы ЗАГС оказывают содействие в решении вопросов
истребования документов о регистрации актов гражданского состояния.
Государства – члены Содружества Независимых Государств (далее –
СНГ) исходя из стремления обеспечить граждан и лиц, проживающих на их
территориях, правовой защитой в отношении личных и имущественных прав,
договорились и подписали 22.01.1993 в Минске Конвенцию о правовой
помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным
делам (далее – Конвенция). Странами - участниками Конвенции являются:
Российская Федерация, Республика Армения, Республика Беларусь,
Республика Казахстан, Кыргызская Республика, Республика Молдова,
Республика Таджикистан, Туркменистан, Республика Узбекистан, Украина,
Азербайджанская Республика, Грузия.
В целях упрощения и облегчения процедуры формальностей при
оказании международной
правовой помощи, ускорения пересылки
документов 28.03.1997 в Москве 7 из 12 стран – участниц Конвенции
подписали дополнительный Протокол к ней, в их числе Российская
Федерация, Республика Армения, Республика Беларусь, Республика
Казахстан, Республика Таджикистан, Украина, Республика Молдова (с
оговорками к
ст. 5 Конвенции).
Статья 5 указанной Конвенции (в
редакции Протокола от 28.03.1997) определяет следующий порядок
сношений: при выполнении настоящей Конвенции компетентные
учреждения юстиции Договаривающихся Сторон сносятся друг с другом
через свои центральные, территориальные и другие органы, если только
настоящей Конвенцией не установлен иной порядок сношений.
Договаривающиеся Стороны определяют перечень своих центральных,
территориальных и других органов, уполномоченных на осуществление
непосредственных сношений, о чем уведомляют депозитария. В
соответствии со статьей 14 Конвенции (в редакции Протокола от 28.03.1997)
Договаривающиеся Стороны обязуются пересылать друг другу по просьбе
без перевода и бесплатно свидетельства о регистрации актов гражданского
состояния непосредственно через органы регистрации актов гражданского
состояния (далее – органы РАГС) Договаривающихся Сторон с
уведомлением граждан о пересылке документов. В соответствии с этой
нормой органы ЗАГС могут обращаться в компетентные органы
Договаривающихся сторон с просьбой об оказании правовой помощи в
3
истребовании документов о государственной регистрации актов
гражданского состояния.
Получателями государственной услуги являются российские граждане,
иностранные граждане и лица без гражданства, в отношении которых
истребуются документы; иные лица, в случае представления нотариально
удостоверенной доверенности от лица, имеющего в соответствии со статьей
9 Федерального закона право на получение; а также лица, обладающие
правом на получение таких сведений в соответствии с действующим
законодательством Российской Федерации (далее – заявители).
Для истребования документов о регистрации актов гражданского
состояния с территории иностранных государств заявитель обращается в
орган ЗАГС по месту жительства (лично или почтовым отправлением) и
представляет следующие документы:
а) заявление об истребовании личного документа в произвольной
форме, которое лично подписывается заявителем или его доверенным лицом,
с указанием даты его составления; оно может быть заполнено при помощи
средств электронно-вычислительной техники или от руки разборчиво
чернилами черного или синего цвета; не допускается исправление ошибок
путем зачеркивания и с помощью корректирующих средств;
б) 2 экземпляра анкеты об истребовании документа установленной
формы. Формы анкет представлены в приложениях № 3 (территории
государств дальнего зарубежья), № 4 (из Эстонии), № 5 (с территории
государств-членов
Содружества
Независимых
Государств)
к
Административному регламенту; анкета заполняется при помощи средств
электронно-вычислительной техники или от руки разборчиво чернилами
черного или синего цвета; не допускается исправление ошибок путем
зачеркивания и с помощью корректирующих средств; к анкете прилагаются
все имеющиеся материалы, в которых содержатся дополнительные сведения
об истребуемом документе;
в) квитанцию об оплате государственной пошлины за оказание
государственной услуги (истребование документа). В соответствии со
статьей 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации за истребование
документа
с
территории
иностранного
государства
взимается
государственная пошлина в размере 200 рублей за каждый документ. Оплата
государственной пошлины производится до совершения данного юридически
значимого действия.
В случаях, если документы представляются доверенным лицом
заявителя, необходимо представить документ о полномочиях такого лица.
Анкеты и квитанцию об оплате государственной пошлины заявитель
может получить в органе ЗАГС по месту жительства при личном обращении.
При письменном обращении анкеты и квитанция направляются почтой в
адрес заявителя.
Образцы анкет в электронном виде также размещены на
4
- официальном интернет-Сайте МИД России (www.mid.ru) в разделе
«Консульские вопросы» (Консульский Департамент МИД России >
консульские функции на территории России > истребование документов);
- официальном интернет-Сайте территориальных органов Минюста
России, к примеру: Управления Минюста России по Омской области (http://
www.miniust-omsk.ru/, международная правовая помощь), Главного
управления Минюста России по Новосибирской области (http:// djsib.atlasnsk.ru/,
структура
>
отдел
международной
правовой
помощи>информационные материалы).
Право на обращение за истребованием повторных свидетельств о
регистрации актов гражданского состояния в соответствии со статьей 9
Федерального закона имеют:
лицо, в отношении которого была составлена запись акта гражданского
состояния;
родственник умершего или другое заинтересованное лицо в случае, если
лицо, в отношении которого была составлена ранее запись акта гражданского
состояния, умерло;
родители (лица, их заменяющие) или представитель органа опеки и
попечительства в случае, если лицо, в отношении которого была составлена
запись акта о рождении, не достигло ко дню выдачи повторного
свидетельства совершеннолетия;
иное лицо в случае представления нотариально удостоверенной
доверенности от лица, имеющего в соответствии с настоящей статьей право
на получение повторного свидетельства о государственной регистрации акта
гражданского состояния.
Повторное свидетельство о государственной регистрации акта
гражданского состояния не выдается:
родителям (одному из родителей) ребенка, в отношении которого они
лишены родительских прав или ограничены в родительских правах, свидетельство о рождении ребенка;
лицам, расторгнувшим брак, и лицам, брак которых признан
недействительным, - свидетельство о заключении брака.
По просьбе указанных лиц им выдается документ, подтверждающий
факт государственной регистрации рождения ребенка или заключения брака.
Орган ЗАГС, в который обратилось лицо за истребованием документа,
составляет запрос о правовой помощи и направляет его со всеми
документами, представленными заявителем, в соответствующий орган.
При истребовании документов о государственной регистрации актов
гражданского состояния с территории иностранных государств, с которыми
отсутствуют международные договоры об оказании правовой помощи
необходимо руководствоваться международными принципами вежливости и
взаимности, а также нормами, предусмотренными статьями 9, 12 и другими
Федерального закона.
5
Исполнение запросов по истребованию документов с территории
иностранных государств осуществляется в различные сроки. Исполнение
запросов во многом зависит от порядка межгосударственного
взаимодействия компетентных органов.
Для государств, подписавших, но не ратифицировавших Протокол от
28 марта 1997 г. (Азербайджанская Республика, Кыргызская Республика,
Республика Узбекистан, Грузия), как и для государств, не подписавших
Протокол к Конвенции (Туркменистан) предусмотрен порядок сношения
через центральные органы юстиции (Минюст России и главные управления
Минюста России). При этом следует учитывать, что во взаимоотношениях с
Грузией также применяется Конвенция (п. 1 Решения Совета глав государств
СНГ «Об участии Грузии в международных договорах и решениях органов
Содружества Независимых Государств» от 09.10.2009): Грузия, в
соответствии с нормами международного права, продолжает участвовать в
международных договорах, подписанных в рамках СНГ. Так как
депозитарием Конвенции в адрес Минюста России направлена информация о
компетентных органах Грузии, ответственных за ее реализацию, органы
ЗАГС России самостоятельно направляют ходатайства об истребовании
документов о регистрации актов гражданского состояния с территории
Грузии.
По информации о практике исполнения компетентными органами в
Сибирском федеральном округе в 2011 году международных обязательств
Российской Федерации в части истребования и пересылки документов о
регистрации актов гражданского состояния, предоставленной Главным
управлением Минюста России по Новосибирской области, запросы об
истребовании документов органами ЗАГС сегодня первично направляются
напрямую в органы РАГС следующих государств: Республики Беларусь,
Республики Казахстан, Кыргызской Республики, Республики Таджикистан
(страны-участники ЕврАзЭС), а также Украины, Армении, Молдовы, Грузии.
При
наличии
причин,
препятствующих
непосредственному
взаимодействию органов ЗАГС и органов РАГС (если в течение длительного
времени не поступает ответ на запрос органа ЗАГС, направленный напрямую
(не менее 4-х месяцев), а также, если адрес или наименование органа РАГС
неизвестны, либо он не наделён правом непосредственного сношения и др.),
запрос о правовой помощи в нашем субъекте федерации направляется через
Главное управление.
С Литовской Республикой (см. ст. 17 Договора с Литовской
Республикой) и Эстонской Республикой (см. ст. 17 Договора с Эстонской
Республикой) установлен дипломатический порядок сношений, т. е. через
МИД России.
По сложившейся практике запросы об оказании правовой помощи по
истребованию документов с территории Республики Абхазия и Республики
Южная Осетия направляются в Минюст России через Главное управление
6
Минюста России по Новосибирской области на основе принципов
международной вежливости и взаимности.
Документы о государственной регистрации актов гражданского
состояния, составленные на территории Нагорного Карабаха, истребуются и
направляются органами ЗАГС также через Минюст России.
По рекомендациям Минюста России органам ЗАГС необходимо
оказывать содействие гражданам в подготовке запросов об истребовании
документов с территории Приднестровья, рекомендуя заявителям
самостоятельно обращаться в компетентные органы Приднестровья с целью
получения необходимых документов о регистрации актов гражданского
состояния.
Органу ЗАГС очень важно уточнить район места регистрации
рождения, или место жительства родителей ребенка или место жительства на
момент регистрации иного акта гражданского состояния при направлении
запросов об истребовании документов о регистрации актов гражданского
состояния с территории Азербайджанской Республики.
С территории других государств, с которыми отсутствуют
международные договоры о правовой помощи, через Министерство
иностранных дел Российской Федерации (в дипломатическом порядке). В
последнем случае запрос и прилагаемый пакет документов должны быть
переведены на язык запрашиваемого государства (либо один из языков,
применяемый на его территории) и надлежащим образом заверены. Оплата
услуг переводчика и нотариуса осуществляется за счет заявителя.
В международных договорах о правовой помощи содержатся
исчерпывающие положения относительно формы, содержания и порядка
направления поручений.
Согласно международным договорам большинство иностранных
государств предоставляют документы на официальном языке своего
государства без перевода. Перевод документа согласно статье 81 Основ
законодательства Российской Федерации о нотариате может быть выполнен
нотариусом Российской Федерации, владеющим соответствующим языком.
Если нотариус не владеет соответствующими языками, перевод может быть
сделан переводчиком, подлинность подписи которого свидетельствует
нотариус.
В соответствии с международными договорами пересылка личных
документов осуществляется бесплатно. За выдачу заявителям повторных
свидетельств и справок о государственной регистрации актов гражданского
состояния, поступивших с территории иностранных государств,
государственная пошлина не взимается (статья 14 Конвенции).
Также поясняю, что согласно п. 2.1 ст. 333.27 Налогового кодекса
Российской Федерации за выдачу свидетельства о государственной
регистрации актов гражданского состояния и иных документов,
подтверждающих факты государственной регистрации актов гражданского
состояния, пересылаемых в соответствии с международными договорами
7
Российской Федерации, а также на основании запросов дипломатических
представительств и консульских учреждений Российской Федерации,
государственная пошлина не уплачивается.
Министерство финансов
Российской Федерации письмом от 25.05.2010 № 03-05-04-03/53 разъяснило,
что выдача (высылка) документов о государственной регистрации актов
гражданского состояния, в том числе справок и повторных свидетельств,
гражданам, проживающим за пределами территории Российской Федерации,
по запросам дипломатических представительств и консульских учреждений
Российской Федерации, а также по запросам компетентных органов
иностранных государств, уполномоченных на их истребование согласно
международным
договорам
Российской
Федерации
(конвенциям),
осуществляется органами ЗАГС Российской Федерации без уплаты
государственной пошлины указанными гражданами. При непосредственном
же обращении граждан, проживающих за пределами территории Российской
Федерации, в органы ЗАГС Российской Федерации за выдачей документов о
государственной регистрации актов гражданского состояния государственная
пошлина уплачивается на общих основаниях.
Документы о регистрации актов гражданского состояния с территории
иностранных государств направляются в органы ЗАГС по месту жительства
заявителей для последующего вручения, проверки уплаты государственной
пошлины и соблюдения требований статьи 9 Федерального закона.
На территории иностранных государств государственную услугу по
истребованию документов предоставляют консульские учреждения
Российской Федерации.
Оказание заявителям квалифицированной помощи по истребованию с
территории иностранных государств документов о регистрации актов
гражданского состояния – одна из важнейших задач компетентных органов
Российской Федерации.
Заместитель начальника
отдела по контролю и надзору
в сфере адвокатуры, нотариата,
государственной регистрации
актов гражданского состояния
Л.В. Кошукова