КАССОВЫЕ АППАРАТЫ, ИХ ФУНКЦИИ И РОЛЬ В ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ Первый кассовый аппарат был сконструирован американцем Джеймсом Ритти в 1876 г. На американской выставке в Москве (1976 г.), посвященной 200-летию США, демонстрировался кассовый аппарат образца 1886 г. Экспонат был снабжен аннотацией следующего содержания: «Ритти, владелец кафе в Дейтоне, штат Огайо, не мог разбогатеть, хотя дела у него шли отлично. Его не покидала мысль, что деньги, полученные от посетителей и хранящиеся в специальном ящике, были слишком соблазнительной приманкой для служащих. Однажды, во время путешествия в Европу, он увидел счетчик оборотов на двигателе корабля. Ему в голову пришла блестящая идея. Он прервал путешествие, поспешно вернулся домой и стал работать над прибором, который мог бы регистрировать торговые операции. Прибор показывал сумму денег, полученную за каждую покупку, и хранил информацию о всех сделанных за день операциях. Возможность ошибок и мелкого жульничества практически перестала существовать, и была достигнута исключительная точность записи всех торговых операций». В 1884 г. американец, Джон X. Патере приобрел патент на это изобретение и небольшую мастерскую в Дейтоне, в которой работало 13 рабочих. Так было положено начало промышленному производству кассовых аппаратов. Сначала они были механическими, потом - электрическими, сегодня это уже электронные аппараты Кассовый суммирующий аппарат (КСА) — это электронное устройство, предназначенное для выполнения кассовых операций, регистрации расчетов за реализованные товары, выполненные работы или предоставленные услуги, для сбора, хранения и выдачи финансовой информации, а также для печати платежных документов (СТБ 1364.1-2002). Современные кассовые суммирующие аппараты, такие как «Интеграл-201», Меркурий-112Ф», обеспечивают выполнение следующих функций: 1) ввод паролей (6 разрядов) с клавиатуры; 2) ввод данных с клавиатуры, ПЭВМ, сканера, электронных весов; 3) ввод данных и результатов обработки денежной информации на индикатор (кассира, покупателя) и чековую ленту; 4) регистрацию кассовых операций на чековой и контрольной ленте в одном цикле; 5) установление текущих даты и времени и автоматический вывод их на печатаемые документы; 6) выполнение следующих кассовых операций: • оформление продаж за наличный расчет, в кредит; • повтор последней покупки в чеке; • умножение количества товара на цену; • сброс массы тары при работе с весами; • продажа товаров по кодам, штрих-кодам; • подсчет частных и общих итогов; • подсчет суммы сдачи; • отмена покупок в незакрытом чеке; • отмена незакрытого чека; • аннулирование закрытого чека; • возврат товара; • служебные операции — внесение денег в кассу, выплата из кассы; исправление ошибок кассира до вывода информации на печать; • расчет налога по установленным налоговым ставкам; • расчет скидок/надбавок к чеку; • печать копии чека; 7) вывод на печать: • «Х-отчетов» о текущем состоянии кассы (сменный отчет, отчет по кассирам, секциям, товарам, почасовой); • «7-отчетов» с гашением (сменный «7-отчет», отчет по кассирам, секциям, товарам); — фискальных отчетов; 8) снятие показаний денежных и операционных счетчиков с автоматическим выводом их содержимого на печать; 9) гашение денежных и операционных счетчиков с автоматическим выводом их содержимого на печать; 10) энергонезависимое хранение информации в денежных и операционных счетчиках при выключении питания; 11) регистрацию итоговой ежедневной информации в фискальной памяти с исключением возможности ее изменения и др. В настоящее время в торговле эксплуатируется множество различных кассовых аппаратов и компьютерных систем как отечественного, так и импортного производства. Кассовое оборудование можно классифицировать по двум основным признакам: — по областям применения'. — для торговли продуктами и промышленными товарами; — торговли нефтепродуктами; — сферы услуг; — по возможностям взаимодействия кассы и товароучетной программы различают: — пассивные кассовые суммирующие аппараты; — активные КСА в режиме опНпе; — специальные компьютерные системы (СКС), или так называемые РО8-терминалы (от англ. Ро1п1 оГ 8а1е — точка продажи); — фискальные регистраторы в связке с персональным компьютером — рабочим местом кассира. Пассивные КС А — это аппараты, которые подключаются к компьютерной системе. Они наделены встроенной энергонезависимой памятью для хранения прайс-листа товаров и накопления данных о продажах. Имеют не большую память — от 2 тыс. до 40 тыс. наименований. Обмен данными производится по инициативе товароучетной программы. Их достоинства низкая цена, простота использования кассирами, относительная автономность работы. Недостатки - ограниченный объем памяти, низкая скорость обмена данными, необходимость прекращения работы кассы для пополнения прайс-листа (для некоторых моделей), обмен данными необходимо производить с каждой кассой отдельно. Такие аппараты пригодны для небольших непродовольственных магазинов с двумя-тремя кассирами и небольшим ассортиментом. Активные КСА в режиме опПпе. Кассы в процессе продаж запрашивают данные о товаре у компьютерной системы. Обработкой поступающих запросов занимается специализированное программное обеспечение, так называемый «кассовый сервер» или «сервер торгового оборудования». Прайс-лист хранится на этом сервере, данные о продажах кассы регистрируют там же. Обмен данными между сервером и товароучетной программой упрощен. Их достоинства неограниченный объем прайс-листа по числу товарных позиций, простота и высокая скорость обмена данными между товароучетной программой и сервером, нет необходимости остановки касс для обмена данными, продажи регистрируются в виде контрольной ленты. Недостатки — низкая живучесть кассового комплекса в случае выхода из строя кассового сервера, ограниченные возможности по организации скидок. Система пригодна для любых магазинов с невысокой интенсивностью продаж. Специальная компьютерная система (СКС) — это система, построенная на базе средств вычислительной техники, кассовых суммирующих аппаратов (КСА) и каналов связи. Она предназначена для выполнения кассовых операций, автоматизации обработки данных при реализации товаров (выполнении работ, предоставлении услуг), для учета, накопления, сохранения этих данных, выдачи финансовой информации, а также для печати (оформления) платежных документов (СТБ 1364.1). Ее достоинства — неограниченный объем данных, гибкость в настройках, простота внедрения и гибкость системы скидок, высокая скорость обслуживания покупателей. Недостатки — высокая стоимость, недостаточная гибкость подстройки под изменения законодательства. Могут применяться в любом магазине. Фискальные регистраторы (ФР) представляют собой высокоскоростные кассовые аппараты, способные работать в составе специальной компьютерной системы, т. е. подключаться к внешнему компьютеру, на котором установлено любое кассовое программное обеспечение, адаптированное для работы с такими аппаратами. Фискальный регистратор имеет порт для связи с компьютером, разъемы денежного ящика, подключения табло покупателя и шнура питания. Это наиболее гибкий в управлении класс устройств, которые могут применяться в любых магазинах. Их достоинства — сравнительно невысокая стоимость организации рабочего места (ФР, компьютер, табло покупателя, денежный ящик), гибкость — управляющее программное обеспечение не требует сертификации и внесения в реестр, может удовлетворить любые потребности заказчика. Недостатки достаточно высокая цена на само устройство, да и построение рабочего места иногда вызывает затруднения (например, выбор компьютера). Применение кассовых аппаратов и компьютерных систем обеспечивает наглядность, простоту и правильность расчетов с покупателями. Они облегчают контроль за ведением расчетнокассовых операций, повышают точность учета денежных поступлений, сокращают затраты времени на расчеты с покупателями и повышают производительность труда контролеров-кассиров. Кроме того, применение такого оборудования создает условия для контроля процесса отпуска товаров, сокращения числа ошибок при расчетах, для ведения учета количества выполняемых операций и покупательского спроса на определенные товары, а также исключает возможности хищения денег. К кассовым аппаратам и компьютерным системам предъявляется ряд технических и эксплуатационных требований. К техническим требованиям относятся: высокая производитель ность и надежность в работе, компактность конструкции (малые габариты), незначительная масса, многофункциональность. Эксплуатационными требованиями являются: соответствие аппарата, системы характеру торгового процесса; простота клавиатуры и конструкции, обеспечивающая удобство эксплуатации, технического обслуживания и ремонта; низкий уровень шума, возможность использования кассовых аппаратов для изучения покупательского спроса и получения коммерческой информации, подключения к другим техническим средствам (весы, компьютер и т. д.) для создания автоматизированных рабочих мест. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕЕСТР МОДЕЛЕЙ (МОДИФИКАЦИЙ) КАССОВЫХ СУММИРУЮЩИХ АППАРАТОВ И СПЕЦИАЛЬНЫХ КОМПЬЮТЕРНЫХ СИСТЕМ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ НА ТЕРРИТОРИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ В целях повышения эффективности контроля за наличным денежным оборотом в сфере торговли и услуг Комитетом по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь (Госстандарт) к применению допускаются только КСА, зарегистрированные в Государственном реестре моделей (модификаций) кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем. К кассовым суммирующим аппаратам и специальным компьютерным системам (СКС) относятся аппараты и системы, предназначенные для автоматизации учета, контроля, сохранения и первичной обработки информации по принятым на личным денежным средствам при реализации юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) и регистрации указанной информации на печатных документах и технических носителях, а также таксометры. Модели (модификации) КСА и СКС, используемые юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями для приема наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг), с 01.03.2003 г. включаются в Государственный реестр при их соответствии государственным стандартам. Государственный реестр моделей (модификаций) КСА и СКС, используемых на территории Республики Беларусь, имеет следующую форму: Наименова- Область Дата и номер Срок нахож- Изготови- 1Чо ние модели п/п (модификация) применения протокола НТК Госстандарта тель, поставщик, страна 1 3 4 дения модели (модификации) в Государственном реестре 5 2 6 Реестр включает следующие разделы: 1. Кассовые суммирующие аппараты. 2. Специальные компьютерные системы. 3. Таксометры автомобильные. 4. Автоматы игровые. Как правило, каждая модель кассового аппарата или компьютерной системы включается в реестр для определенной области применения, на конкретный срок. По истечении этого времени они могут быть исключены из реестра (как не отвечающие современным требованиям) или срок их включения в реестр продлевается. Ведение реестра (разрешение, продление, запрещение использования кассовых аппаратов, компьютерных систем) связано с экономической ситуацией в республике, с финансовой политикой государства, интересами различных предприятий и организаций, развитием научнотехнического прогресса. При приобретении КСА или СКС следует руководствоваться графой реестра «Область применения» и спецификой деятельности торгового предприятия. Раздел «Специальные компьютерные системы» содержит перечень С КС с пакетами прикладных программ, которые могут использоваться в торговле, в банках, на автозаправочных станциях, в учреждениях почты и т. д. В графе «Изготовитель, поставщик, страна» указывается поставщик КСА или СКС в республику (если это не белорусское предприятие). Технические характеристики ряда КСА и СКС, включенных в Государственный реестр, позволяют применять их и в торговле, и в сфере услуг, а их современный дизайн может улучшить интерьер торгового предприятия. ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КАССОВЫХ АППАРАТОВ И СИСТЕМ Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие прием наличных денежных средств при реализации продукции (товаров, работ, услуг) на территории Республики Беларусь с использованием КСА и СКС, должны руководствоваться: • действующим налоговым законодательством; • основными правилами ведения розничной торговли и торгово-производственной деятельности на территории Республики Беларусь; • законом «О налогах и сборах, взимаемых в бюджет Республики Беларусь»; • инструкциями по эксплуатации КСА и СКС предприятий-изготовителей; • Положением о порядке использования юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями КСА и СКС в Республике Беларусь; • нормативными документами Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь, Национального банка Республики Беларусь; • типовыми правилами эксплуатации КСА и СКС. Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны осуществлять прием наличных денежных средств с использованием кассовых суммирующих аппаратов и (или) специальных компьютерных систем, модели которых включены в Государственный реестр моделей (модификаций) кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем, а также платежных терминалов для регистрации операций, производимых с использованием банковских пластиковых карточек. Все КСА и СКС подлежат регистрации в налоговом органе по месту регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика. К работе на кассовых суммирующих аппаратах и специальных компьютерных системах допускаются лица в возрасте не моложе 18 лет, прошедшие специальное обучение и имеющие удостоверение на право их эксплуатации, а также квалификационную группу по электробезопасности не ниже третьей. С лицами, допущенными к работе на КСА или СКС, в установленном порядке заключается договор о материальной ответственности. Устанавливаемые в торговых предприятиях КСА и СКС регистрируют в журнале учета оборудования. Руководитель предприятия закрепляет их приказом за отдельными работниками (бригадами). В приказе устанавливаются обязанности лиц, ответственных за правильную эксплуатацию КСА или СКС, а также порядок хранения ключей от КСА, денежных ящиков, выдачи разменных денежных средств, места хранения документации и т. д. Запрещается допускать к уходу за КСА и СКС лиц, не знающих их устройства и правил эксплуатации. Каждый КСА и СКС должен иметь заводской номер (на шасси или кожухе), который указывается во всех документах, отражающих перемещение аппарата (отправка в ремонт, приемка из ремонта, передача другому предприятию). На аппарате или системе должны помещаться наименование, адрес и номер телефона центра технического обслуживания (ЦТО), который осуществляет их техобслуживание и ремонт, а также должны быть установлены средства контроля. Средства контроля представляют собой пломбы, выполненные в виде объемного знака с голографическим рисунком на самоклеющейся основе. Каждое средство контроля имеет индивидуальный номер и серию. Организациями-изготовителями, импортерами КСА и СКС средства контроля устанавливаются: • на внешней стороне аппаратов при условии обеспечения свободного осмотра средства контроля. Данное средство контроля представляет собой круг, состоящий из голограммы с нанесенными на ней серией и номером, и прозрачной полимерной линзы. Оно свидетельствует о том, что КСА, СКС включены в Государственный реестр и легально приобретены на территории Беларуси; • на микросхеме, содержащей специальное программное обеспечение, управляющее работой КСА, СКС. Данное средство контроля представляет собой голограмму прямоугольной формы с нанесенными на ней серией и номером, имеет размеры, превышающие размеры микросхемы, что позволяет одновременно наносить голограмму на программное запоминающее устройство и поверхность его крепления таким образом, чтобы предотвратить возможность перепрограммирования микросхемы; • на блоке (модуле) фискальной памяти. Данное средство контроля представляет собой объемную голограмму прямоугольной формы с номером и серией. Имеет размеры, позволяющие установить голограмму таким образом, чтобы одновременно пломбировать модуль фискальной памяти и шлейф, что предотвращает возможность изменения (уничтожения) информации о денежных оборотах. Кроме того, центром технического обслуживания устанавливаются средства контроля на внешней стороне КСА, СКС таким образом, чтобы обеспечивался их свободный осмотр и одновременно захватывался нижний и верхний край корпуса аппаратов для предотвращения вскрытия. Эти средства контроля представляют собой прямоугольник, состоящий из голограммы, с нанесенной на ней серией и номером, и прозрачной полимерной линзы. Они свидетельствуют о том, что КСА, СКС находятся на обслуживании в ЦТО. На время ремонта КСА и СКС данное средство контроля снимается, а по завершении ремонта на указанном месте устанавливается новое, о чем делается отметка в акте ремонта и в эксплуатационной документации на кассовое оборудование. При расторжении договора на техническое обслуживание и ремонт с владельцем КСА, СКС данное средство контроля ЦТО снимается. Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны устанавливать КСА, СКС в местах, где информация дисплея покупателя доступна ему для просмотра суммы денежных средств, проведенной по аппарату, системе. Запрещается использование аппаратов и систем с фискальной памятью не в фискальном режиме либо без контрольной ленты, либо не обеспечивающих отображение на кассовом чеке информации, предусмотренной стандартами Республики Беларусь. Нельзя также использовать кассовое оборудование, не соответствующее техническим требованиям эксплуатационной документации и эталонному образцу модели (модификации), включенной в Государственный реестр. При снятии с учета КСА, СКС субъекты хозяйствования представляют в инспекцию Министерства по налогам и сборам (МНС) следующие документы за весь период с момента проведения последней проверки соблюдения порядка приема денежных средств, включая день снятия с учета: • контрольные ленты; • ежедневные 2-отчеты; • периодические 2-отчеты. Кроме того, в инспекцию представляется техническое заключение об исправности КСА, СКС, выданное ЦТО, обслуживающим данное оборудование. Все представленные отчеты хранятся в деле субъекта хозяйствования вместе с остальными документами, представляемыми при регистрации (перерегистрации) КСА, СКС. ПОДГОТОВКА К РАБОТЕ НА КАССОВЫХ СУММИРУЮЩИХ АППАРАТАХ (СКС) Перед началом рабочего дня главный (старший) кассир выдает контролерам-кассирам авансом сумму денег в количестве, необходимом для расчетов с покупателями в начале работы, под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром белорусских рублей. Кассир обязан: • получить ключи от кассового аппарата, денежного ящика; чековую и контрольную ленты, другие расходные материалы, предусмотренные для данного типа КСА или СКС; • протереть кожух КСА (СКС) сухой тряпкой; • включить шнур питания КСА (СКС) в электросеть, включить сетевой выключатель; • ввести свой пароль или номер; • заправить чековую и контрольную ленты; • разместить в денежном ящике разменные денежные средства (остаток на начало дня); • подготовить и разместить необходимый для работы инвентарь; • ознакомиться с ассортиментом товаров и ценами на них. Лицо, материально ответственное за кассу (ответственный администратор), ежедневно обязано: • совместно с кассиром оформить начало контрольной ленты, указав на ней тип и заводской номер КСА (СКС), дату и время начала работы, фамилию кассира. Данные на контроль ной ленте заверяются подписями кассира и материально ответственного лица; • в присутствии кассира снять показания накопительных денежных счетчиков и сверить их с показаниями, записанными в книгу кассира-операциониста в конце предыдущего дня; • убедившись в совпадении показаний денежных накопительных счетчиков и данных, записанных в книге кассира-операциониста на конец предыдущего дня, записать их в книгу кассира-операциониста на начало текущего рабочего дня и вдвоем с кассиром заверить их своими подписями; • предупредить кассира об ответственности за нарушение правил расчетов с покупателями; • проверить исправность КСА (СКС) и готовность рабочего места кассира к началу работы. При подготовке КСА к началу работы должна соблюдаться определенная последовательность выполняемых операций. При нарушении этой последовательности кассовый аппарат автоматически блокируется и дальнейшая работа на нем невозможна. РАБОТА КОНТРОЛЕРА-КАССИРА В ТЕЧЕНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ (СМЕНЫ) Работа контролера-кассира требует определенных навыков, четкого выполнения установленных правил, соблюдения требований профессиональной этики, так как его труд требует постоянного внимания при выполнении расчетно-кассовых операций, и он постоянно находится в непосредственном контакте с людьми. Касса, или, как ее называют в магазинах самообслуживания, узел расчета, — это последнее, заключительное звено в торговом процессе. Именно от контролера-кассира во многом зави сит, чтобы все было в порядке, и в конце дня не обнаружились недостача либо излишки, которые говорят о том, что кассир обсчитывает покупателей или самого себя. Обсчет покупателей является грубейшим нарушением «Основных правил ведения розничной торговли и торгово- производственной деятельности на территории Республики Беларусь». Пусть лучше поначалу кассира упрекают в медлительности, чем в ошибках. Просчеты могут быть в тех случаях, когда кассир невнимателен, рассеян, не умеет сосредоточиться, плохо знает устройство кассового аппарата или плохо считает устно. Это недостаток профессионального мастерства, и его надо поскорее устранить. Ведь работа с деньгами очень ответственна, поэтому самым главным в работе контролера-кассира являются внимательность, точность. Иногда можно видеть, как кассир, обслуживая покупателей, одновременно разговаривает со стоящей сбоку приятельницей. Во-первых, это неуважительно по отношению к покупателю, вовторых, отвлекаясь, кассир постоянно рискует ошибиться, пропустить сумму покупки (прочитал стоимость на упаковке товара, а по кассовому аппарату не провел), неправильно набрать на клавиатуре сумму покупки или выдать сдачу и т. д. Одним из необходимых условий быстрого и правильного обслуживания покупателей является знание кассиром цен на все товары, которые сегодня имеются в продаже. Поэтому свой рабочий день кассир должен начинать с обхода торгового зала и знакомства с ценами на товары. В магазине самообслуживания кассир является одновременно и контролером. Он должен не только производить расчет с покупателем за приобретенный товар, но и проверять правильность цен, соответствие массы и стоимости товара. Бывает, что продавец, отпуская весовой товар, ошибается при подсчете стоимости покупки и пишет на упаковке стоимость меньшую или большую, чем следует. Опытный контролер-кассир должен заметить такую ошибку. В этом случае кассиру следует извиниться перед покупателем и объяснить ему, что он усомнился в правильности написанной суммы, подозвать ответственного администратора зала и попросить его проверить вес и стоимость покупки. А с покупателем нужно говорить так, чтобы он не подумал, будто в чем-то заподозрили его. Это очень важно, иначе неизбежен конфликт. Случается и так, что покупатели не берут инвентарную тару, а пользуются своими сумками, при этом забывают выложить какой-то товар для оплаты. Если у кассира возникло сомнение, то следует вежливо спросить покупателя, все ли товары он предъявил к оплате. Особенно деликатными надо быть в таких случаях с пожилыми людьми: их подчас подводит память, а на замечания они реагируют болезненно. В любой ситуации контролер-кассир должен действовать так, чтобы не обидеть, не оскорбить покупателя, избежать конфликта. Это требует от него выдержки, умения улыбкой, добрым словом разрядить обстановку. Значительно облегчается работа контролера-кассира и предотвращаются недоразумения, когда покупатели для отбора товаров пользуются инвентарными корзинами или тележками. Кассир должен проявить выдержку и настоять на выполнении правил работы магазина, т. е. не обслуживать покупателей, не пользующихся для отбора товаров инвентарными корзинами. И, наконец, об очередях на узле расчета. Покупателям досадно, когда, используя преимущества метода самообслуживания, они в считанные минуты успевают выбрать нужные товары, а потом все выигранное время вынуждены терять в ожидании расчета. Почему так происходит? Первая причина — недостаточная квалификация кассиров. Многие из них не умеют работать на кассовом аппарате «вслепую», т. е., не глядя на клавиши. Вторая причина — нечеткость обозначения и размещения цен на упаковке товаров. Третья — кассовые аппараты выбраны не в соответствии с методами продажи товаров, имеют низкую производительность. Четвертая - нерациональная конструкция узла расчета, возможно, не учтены эргономические требования. Подводя итог вышеизложенному, можно выделить основные правила, которых должен придерживаться кассир, чтобы избежать ошибок в работе: • полностью сосредоточиваться на своей работе; • хорошо знать цены на товары, проверять их правильность и соответствие количества и стоимости товара; • хорошо знать устройство и функциональные возможности кассового аппарата; • работать на клавиатуре кассового аппарата методом «вслепую»; • осуществлять расчет с покупателями методом «из корзины в корзину» («двойной корзины»). Выполнение этих правил обеспечивает быстроту расчетов, значит, повышает культуру обслуживания покупателей и эффективность работы всего коллектива магазина. Контролер-кассир магазина самообслуживания обязан производить расчеты с покупателями при приеме денег за продукцию (товары, работу, услуги) в следующем порядке: 1. Определить общую сумму покупки покупателя по показанию индикатора кассового аппарата и назвать ее покупателю. Для этого необходимо левой рукой перекладывать каждую единицу товара из корзины покупателя в пустую корзину, а правой рукой проводить через кассовый аппарат ее стоимость. Нажав клавишу «Промежуточный итог», определить общую сумму покупки. 2. Полученную от покупателя сумму денег пересчитать и, четко ее назвав, положить эти деньги на видное для покупателя место. 3. Получить на кассовом аппарате чек, проверить его и погасить путем надрыва. 4. Назвать покупателю сумму сдачи и вручить ее вместе с чеком. 5. Полученные от покупателя деньги поместить в денежный ящик кассового аппарата. В процессе работы может выйти чек с неясными реквизитами или укороченный. В этом случае контролер-кассир приглашает материально ответственное лицо, вместе они неясные реквизиты чека сверяют с показаниями на индикаторе кассового аппарата и на контрольной ленте, затем на обратной стороне данного чека указывают сумму прописью и своими подписями заверяют чек. Если не вышел чек после проведения суммы, то контролер-кассир выбивает нулевой чек и на его обратной стороне указывает сумму прописью. Чек заверяется подписями контролера-кассира и материально ответственного лица. При обрыве контрольной ленты контролер-кассир совместно с материально ответственным лицом проверяют, нет ли про пусков нумерации на ней, в местах обрывов пишут «Обрыв ленты» и заверяют своими подписями. После этого ленту заправляют в аппарат, и кассир продолжает работать. В течение рабочего дня (смены) могут быть случаи, когда покупатели возвращают неиспользованные чеки. Кассир должен попросить покупателя подписать этот чек у материально ответственного лица, затем забрать его у покупателя, а ему выдать деньги. Согласно «Положению о порядке использования юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями КСА и СКС для приема наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг)» по окончании смены кассир оформляет акт (в 2-х экземплярах) о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма 1). Такие чеки кассир гасит перечеркиванием, наклеивает на лист бумаги и вместе с актом сдает в бухгалтерию, где они хранятся при текстовых документах за данное число. Итоговую сумму по возвращенным неиспользованным кассовым чекам кассир записывает в книгу кассира-операциониста, и на эту сумму уменьшается дневная выручка. Акт подписывают руководитель организации (индивидуальный предприниматель, заведующий секцией или отделом) и кассир. Если кассир допустил ошибку при вводе суммы, а чек закрыл, то необходимо выполнить операцию «Аннулирование чека», сформировать правильный чек (с разрешения старшего кассира), заполнить реестр ошибочно сформированных чеков (форма 2) и к нему приложить ошибочный чек. Затем сделать соответствующую запись в графу 7 книги кассира-операциониста. Постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 08.02.2002 № 11 введено ежемесячное представление субъектами хозяйствования отчета о суммах наличных денежных средств, принятых с использованием КСА или СКС в налоговый орган по месту регистрации в качестве налогоплательщика (форма 3). В данном отчете отражаются: остатки товаров в денежном выражении на начало и конец месяца; поступление и реализация товаров в отчетном месяце, в том числе с использованием КСА и СКС; денежный оборот по каждому КСА и СКС с указанием их заводских номеров. Если торговая организация имеет несколько торговых пунктов, то в отчете данные сведения заполняются по каждому торговому пункту. 11. Кассиру запрещается: • снимать кассу без разрешения директора магазина (старшего кассира); • работать без контрольной ленты или склеивать ее в местах обрыва; • допускать посторонних лиц в помещение кассы к кассовому аппарату, кроме директора магазина (старшего кассира) и, с его разрешения, специалиста по техническому обслуживанию кассового аппарата или представителя контролирующего органа для проверки кассы; • покидать рабочее место без разрешения ответственного администратора, не отключив кассовый аппарат и не закрыв его на ключ; • иметь в кассе личные деньги и деньги, не учтенные через кассовый аппарат (кроме денег, выданных перед началом работы), а также личные вещи кассира или других работников магазина; • производить несанкционированный обмен рублей на расчетные билеты Национального банка Республики Беларусь. 12. Контролер-кассир имеет право требовать от администрации предприятия: • создания благоприятных и безопасных условий для работы и обеспечения сохранности денежных средств; • поддержания в исправном состоянии кассового оборудования и организационной оснастки рабочего места; 13. Контролер-кассир в установленном порядке несет ответственность: • за сохранность товарно-материальных ценностей и соблюдение правил торговли; • за соблюдение правил личной гигиены и содержание своего рабочего места в надлежащем санитарном состоянии. 14. С лицами, допущенными к работе на кассовом аппарате, заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Контролер-кассир должен знать: • ассортимент, классификацию, характеристику, назначение продаваемых товаров; • способы пользования товарами и ухода за ними; • правила маркировки товара; • приемы подбора, примерки, комплектации товаров; • основные виды сырья и материалов, идущих на изготовление товаров, и способы их распознавания; • питательную ценность товаров; • основные требования, предъявляемые к качеству товаров; • органолептические методы определения качества продуктов, виды брака; • правила обмена товаров, гарантийные сроки пользования ими, основных поставщиков товаров; • состояние моды текущего сезона; • принципы оформления внутримагазинной рекламы; • нормы естественной убыли и порядок ее списания; • устройство и правила эксплуатации кассовых аппаратов; • признаки и порядок определения платежности денежных знаков Национального банка Республики Беларусь; • порядок расчета с покупателями; • реквизиты чеков. Контролер-кассир должен уметь: • обслуживать покупателей; • проверять количество, вес, метраж, парность, ярлык, пломбу, цену и качество товаров; • консультировать покупателей о назначении, свойствах, качестве товаров, правилах ухода за ними, ценах, состоянии моды сезона; • предлагать взаимозаменяемые товары, новинки, сопутствующие товары, дополнительные услуги; • проверять исправность кассового аппарата, заправлять контрольную и чековую ленты; • получать и подготавливать товары к продаже; • изучать покупательский спрос; • размещать и выкладывать товары; • подсчитывать стоимость покупки; • печатать чеки, выдавать сдачу, погашать чеки; • подсчитывать деньги и сдавать их в установленном порядке; • подготавливать товары к инвентаризации. СПОСОБЫ РАСЧЕТОВ С ПОКУПАТЕЛЯМИ В торговые предприятия от покупателей поступают большие денежные суммы в виде торговой выручки за проданные товары. Ежедневная выручка многих из них составляет десятки и даже сотни миллионов рублей. Денежная выручка торговых предприятий является основным источником финансирования и кредитования различных отраслей народного хозяйства, выплаты заработной платы, стипендии и т. д. Задача состоит в том, чтобы обеспечить правильный учет и четкий контроль сохранности денежных средств, их своевременную сдачу в учреждения банков. Такой учет и контроль денежной выручки обеспечивает нормальное денежное обращение, соблюдение принципов хозяйственного расчета в торговле, сохранность товарно-материальных ценностей, предупреждение злоупотреблений. Организация учета денежной выручки зависит от способов расчета с покупателями. Можно выделить следующие способы расчета. 1. Деньги за проданный товар получает продавец, т. е. выдача товаров и получение денег осуществляется одним лицом. Этот метод используется в мелких розничных предприятиях, при продаже товаров через киоски, палатки, ларьки, на ярмарках. При таком способе расчетов затрудняются учет и хранение денег, расширяется круг лиц, к которым поступают наличные деньги, усложняются условия контроля и учета товарно-материальных ценностей, снижается производительность труда работников торговли, не соблюдаются санитарно-гигиенические требования, существует возможность злоупотреблений. 2. Деньги за проданный товар получает кассир. Это традиционный метод продажи товаров (через прилавок), т. е. товары выдают на основании кассового чека. При этом способе расчета материальная ответственность ложится на разных лиц: продавец отвечает за товары, кассир за деньги. Учет товарно-материальных ценностей и денежных средств осуществляется точно, но увеличивается время, затрачиваемое покупателем на покупку, создаются встречные потоки покупателей. 3. Деньги за проданный товар получает контролер-кассир. Расчет производится в едином узле расчета при выходе из магазина или зала самообслуживания. Покупатель предъявляет отобранные товары для оплаты и получает от контролера-кассира погашенный чек. Преимущества метода в том, что исключается возможность хищения денег, улучшается контроль не только за денежными средствами, но и за товарами. Наиболее эффективным способом учета денежной выручки и расчетов с покупателями является механизированный, т. е. с использованием кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем. За нарушение порядка расчетов наличными денежными средствами ст. 12.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях предусмотрено наложение штрафа на индивидуального предпринимателя или юридическое лицо в размере от 100 до 200 % от суммы таких платежей. Кроме указанных выше способов расчетов с покупателями широкое распространение получили безналичные расчеты с помощью банковских пластиковых карточек, расчетных чеков и чеков из чековых книжек. 7.4.1. Расчеты по банковским пластиковым карточкам Порядок совершения операций с банковскими пластиковыми карточками определен инструкцией, которая разработана в соответствии со статьями 14, 26, 282, 283 Банковского кодекса Республики Беларусь и утверждена постановлением Правления Национального банка 30.04.2004 № 74 (в ред. постановления Национального банка от 26.01.2005 № 9) Согласно вышеназванному документу банковская пластиковая карточка — это платежный инструмент, обеспечивающий доступ к банковскому счету и проведение безналичных платежей за товары и услуги, получение наличных денежных средств и осуществление иных операций в соответствии с законодательством Республики Беларусь. С помощью пластиковой карточки можно оплачивать товары и услуги, коммунальные платежи, услуги сотовой связи, спутникового телевидения и др. Кроме того, на карточку производится ежемесячное начисление процентов на остаток счета. При этом проведение безналичных расчетов осуществляется бесплатно. При оплате товаров с помощью пластиковой карточки, кассир устанавливает ее в платежный терминал, где происходит авторизация и автоматически проверяется достоверность карточки, ее принадлежность клиенту и платежеспособность клиента. При успешном прохождении всех этапов авторизации ее результаты регистрируются в памяти терминала. Кассир набирает на клавиатуре платежного терминала стоимость покупки и передает клиенту выносной пульт для подтверждения суммы операции и набора своего ПИН-кода. Сальдо на карточке уменьшается на величину стоимости покупки. По итогам операции клиент получает товар и карт-чек. Если пластиковая карточка проверяется без ПИН-кода, то покупателю необходимо поставить свою подпись на двух экземплярах карт-чека. Один экземпляр карт-чека подтверждает проверку карточки, а второй оплату покупки. В этом случае первый и третий экземпляры карт-чека отдаются клиенту, а второй экземпляр остается у кассира. По окончании рабочего дня (либо через несколько дней) электронные файлы с информацией об операциях по пластиковым карточкам поступают из торгового предприятия в банк-эквайер (это банк или филиал банка, обслуживающий торговое предприятие). Если карточка выпущена самим банком, то такая операция считается локальной и банк самостоятельно списывает средства со счета владельца карточки и переводит на расчетный счет торговой организации. Если карточка выпущена другим банком, то банк-эквайер направляет информацию о платежах в головной центр системы, там она обрабатывается и деньги банк-эквайер получает от банка-эмитента (банк, принявший на себя обязательство по перечислению денежных средств с карт-счетов владельцев карточек другим участникам системы). Покупателям карт-чеки необходимо сохранять до момента сверки их с операциями в выписке со счета или до тех пор, пока действует гарантия на приобретенный товар (услугу). Расчеты чеками из чековых книжек Расчеты за товары (работы, услуги) могут осуществляться посредством чеков из чековой книжки и расчетных чеков. Виды чеков, прием их в уплату за товары (работы, услуги) порядок оплаты чеков банками регулирует Инструкция о порядке проведения операций с использованием чеков из чековых книжек и расчетных чеков, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 30.03.2005 № 43 (в ред. от 29.10.2008 № 156). Чек из чековой книжки и расчетный чек — ценные бумаги, содержащие ничем не обусловленное распоряжение чекодателя произвести платеж указанной суммы чекодержателю (чекодержателем выступает предприятие торговли, так как непосредственно ему предъявляются чеки в уплату за товары). Чеки из чековых книжек используются для безналичных расчетов между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс, индивидуальными предпринимателями, а также между ними и физическими лицами. Чековая книжка и расчетные чеки выписываются на сумму денежных средств, находящихся на счете специального режима. Реквизиты «Серия ______ с № _____ по № _____» обложки, контрольного талона и корешка чековой книжки, а также реквизиты «Серия __ № __» чека из чековой книжки и его корешка, расчетного чека и его корешка исполняются типографским способом. Чекодателями по чекам из чековых книжек могут быть как юридические лица, их обособленные подразделения, выделентак и физические лица, осуществляющие расчеты за товары (работы, услуги). Чековая книжка (приложение 1) состоит из обложки, контрольного талона и 10, 20, 25 или 50 чеков. Она действительна в течение одного года со дня ее выдачи банком чекодателю. На оборотной стороне первого листа обложки чековой книжки банком заполняются следующие реквизиты: наименование, банковский идентификационный код и местонахождение банка чекодателя; фамилия, имя, отчество (или наименование юридического лица) чекодателя; фамилия, имя, отчество представителя чекодателя (если чековая книжка выдается непосредственно физическому лицу - владельцу денежных средств, то в данном реквизите проставляется прочерк); сумма чековой книжки прописью с заглавной буквы; дата выдачи и дата окончания срока действия чековой книжки (при этом наименование месяца указывается прописью, а не цифрами). При выдаче чековой книжки представителю физического лица после слов «Срок действия продлен по __ 20 __ г.» производится запись: «Копия доверенности (номер, дата) на имя ________ находится в банке». Ответственный исполнитель банка заполняет также контрольный талон чековой книжки, который отрывается и хранится в банке для списания банком в расход бланка чековой книжки. Корешок контрольного талона остается в чековой книжке. На корешке указывается сумма чековой книжки цифрами и прописью с заглавной буквы. На лицевой стороне каждого чека из чековой книжки: наименование, банковский идентификационный код, местонахождение банка чекодателя; номер счета специального режима. При приеме чека из чековой книжки торговый работник удостоверяется в личности чекодателя (представителя чекодателя) по паспорту, проверяет правильность заполнения чека, срок действия чековой книжки, наличие записи банка чекодателя на обложке чековой книжки о наличии копии доверенности в банке в случае подписания чека по доверенности. При отсутствии данной записи — наличие и правильность оформления предъявленной представителем физического лица доверенности, ко пии доверенности, заверенной в установленном порядке. Сверяет соответствие подписи чекодателя (представителя чекодателя) на чеке образцу его подписи в паспорте и на обложке чековой книжки. При отсутствии образца подписи представителя физического лица на обложке чековой книжки подпись представителя физического лица на чеке должна соответствовать образцу его подписи в паспорте и доверенности (при ее наличии). При необходимости чекодатель (представитель чекодателя) должен расписаться повторно на любом свободном месте заполненного чека. Убеждается в соответствии суммы, указанной в реквизите «Исходящий остаток» корешка оплачиваемого чека, остатку по предыдущему чеку за минусом суммы оплачиваемого товара. Правильно оформленный чек в уплату за товар торговый работник принимает, проставляет на обороте данного чека и его корешка оттиск печати (штампа) торгового предприятия, дату приема чека к оплате (наименование месяца указывается прописью), заполняет на оборотной стороне чека соответствующие реквизиты, подписывает чек и его корешок. Неправильно оформленный чек либо чек, на котором имеются подчистки, исправления текста или суммы, к оплате не принимается. Если при заполнении реквизитов в чеке допущена ошибка, на корешке данного чека и на самом чеке производится запись: «Испорчен». Чек остается в чековой книжке. Если на корешке чека, оплаченного ранее, имеется надпись «Испорчен», а сам чек отсутствует, то плата за товары (работы, услуги) не производится. Чекодателю (представителю чекодателя) в таком случае необходимо рекомендовать обратиться в банк чекодателя. Обмен чека из чековой книжки на наличные деньги, в том числе и выплата сдачи наличными, не производится, независимо от того, кто является чекодателем, — юридическое или физическое лицо.