Кейс «Оформление ответственности сотрудника при

www.russianfleet.ru
rfa@russianfleet.ru
Независимая
Ассоциация
Управляющих парками
Корпоративного
Автотранспорта
Кейс «Оформление ответственности сотрудника при
эксплуатации автомобиля»
Содержание
1.
2.
3.
4.
Виды ущерба
Практика компании
Приложение 1
Приложение 2
1. С какими видами ущерба мы сталкиваемся в таких парках машин торговых
(медицинских и др.) представителей?
- материальный;
- организационный;
- имиджевый.
2. Что входит в понятие «материальный ущерб»?





штрафы за нарушение ДТП;
повреждение автомобиля в результате ДТП;
нарушение тех. норм эксплуатации и нормативной документации производителя
(напр., выход из строя насоса ГУР из-за не проведения ЕТО, снятие гарантии из-за
несвоевременно проведѐнного ТО, ускоренный износ шин из-за отсутствия
должного контроля состояния шин и т.п.);
повреждение автомобиля и нанесение иного ущерба, вследствие его
использования с нарушением внутренней документации компании:
автомобильных политик и процедур (напр., повреждение автомобиля или его
заправка в нерабочие дни);
невозврат автомобиля при увольнении сотрудника (напр., при увольнении на
негативном фоне).
3. Что входит в понятие «организационный ущерб»?



временные потери при оформлении ДТП и ремонте автомобиля;
снижение эффективности сотрудника после ДТП (напр., сотрудник после
тяжелого ДТП долго не мог сесть за руль и в итоге ушел из компании);
необходимость содержания подменного или использование прокатного
автомобиля;
www.russianfleet.ru
rfa@russianfleet.ru
Независимая
Ассоциация
Управляющих парками
Корпоративного
Автотранспорта

создание/привлечение ресурсной базы для помощи для помощи сотрудникам
при наступлении ситуации «ущерб» (напр., необходимость отогнать на ремонт
автомобиль высшего менеджмента);

заключение дополнительных договоров страхования и иных доп. услуг (напр.,
договор с «РАТ»).
4. Что входит в понятие «имиджевый ущерб» (относится к парку машин, которые
несут на себе изображение бренда компании)?



ДТП с участием такой машины – «машина всмяточку, она виновата, вот так вот
они ездят»;
агрессивный стиль вождения - Вы запоминаете, что было изображено на машине,
которая «подняла у вас адреналин в крови»;
Наличие кузовных повреждений на автомобиле (напр., повреждена наклейка искажается смысл слогана или иного текста).
5. Что делать Компании?
Действия в двух основных направлениях одновременно:
1. пытаться предотвратить вышеуказанные нарушения, стараться, чтобы они не
наступили;
2. пытаться минимизировать последствия вышеуказанных нарушений, если они уже
наступили.
Основной путь предотвращения нарушений – мотивация водителей на качественное,
грамотное безаварийное вождение.
6. Оплата Постановлений, вынесенных в адрес компании.
Кто же должен платить: сотрудник или компания? Существует несколько мнений (и
компании выбирают одно из них):



Кто виноват, тот и платит, т.е. - сотрудник (теперь можно платить через сайт
ГИБДД: www.gibdd.ru). Риск неоплат и судебных исков к компании.
На кого выставлено Постановление, т.е. – Компания. Вариант без риска, но
затратный.
Первично платит компания, а затем вычитает из зарплаты сотрудника (по его
заявлению). Вариант наиболее правильный, но и наиболее административно
нагруженный.
www.russianfleet.ru
rfa@russianfleet.ru
Независимая
Ассоциация
Управляющих парками
Корпоративного
Автотранспорта
 Необходимо правильно учесть возникающие расходы, в частности НДФЛ
Приложение №1 Письмо Минфина России от 17 июня 2014 года N 03-04-05/28925


В рассматриваемом Письме Минфин России разъяснил, что сумма уплаченного
штрафа не является доходом работника. Соответственно, исчислять НДФЛ с этих
сумм работодателю не нужно.
Следует отметить, что ранее Минфин России по данному вопросу придерживался
противоположной точки зрения. Она была обоснована тем, что согласно ст. 238.
ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему ущерб. В
данном случае, организация понесла убытки в виде штрафа из-за действий
работника. Отказ от взыскания с него сумм штрафа приводит к возникновению у
сотрудника экономической выгоды. Такой подход выражен в Письме от 08.11.2012
N 03-04-06/10-310. Ранее в пользу того, что исчислять НДФЛ не надо высказывался
ФНС России
Приложение №2 Письмо ФНС от 10.04.2013
Как мотивировать сотрудника на оплату штрафа?
Любые действия, связанные с автомобилем завязать на оплату штрафов (напр., нужен
новый полис ОСАГО? - только после оплаты всех долгов по штрафам; При увольнении
сотрудника обходной лист подписывается только после проверки информации о
штрафах).
7. Как предотвратить/снизить ущерб компании от ДТП?
Основное – необходимость доказать сам факт ущерба компании и прямую причинноследственную связь ущерба и действий сотрудника.
a. Договор о полной материальной ответственности.
Во многих компаниях на первых этапах он был введен в действие. Но полная
материальная ответственность может быть применима только к определенным
должностям и позиции торговых представителей к ним не относятся. Поэтому подписать
его можно, но реализовать в полном объѐме – нет. Поэтому, при доказанности факта и
взаимосвязи, чаще применяется классическая схема – 20% из месячной зарплаты.
b. Страхование или самострахование.
Каждая компания самостоятельно решает вопрос о необходимости страхования КАСКО
и ДАГО, в зависимости от опыта вождения своих сотрудников, от статистики по ДТП, от
сравнения затрат на страхование и на восстановление автомобилей после повреждений.
www.russianfleet.ru
rfa@russianfleet.ru
Независимая
Ассоциация
Управляющих парками
Корпоративного
Автотранспорта
c. Внутрикорпоративная система штрафов.
В отдельных корпоративных политиках предусматриваются штрафы за ДТП в течение
года (напр., за первое ДТП - 50$, за второе - 200$, за третье - 500$, за четвертое –
увольнение). По факту, это не работает, так как реально невозможно снять эти деньги из
зарплаты сотрудника. А вот из премии - возможно.
Как вариант штрафов: страхование с франшизой, которую оплачивает сам сотрудник в
случае ДТП. Но данный вариант работает только в ситуациях с серьезными
повреждениями.
d. Обучение защитному вождению.
Абсолютно необходимое действие. Минус: в большинстве случаев, сложно доказать
прямую экономическую эффективность затрат на обучение. Это преодолимо в
небольших и средних компаниях со стабильным коллективом. В этом случае
эффективность может быть прослежена достаточно достоверно.
e. Входной контроль новых сотрудников (тест-драйв).
Проверка навыков управления автомобилем у сотрудника, обучение техническим азам
эксплуатации автомобиля (что можно - что нельзя; вы не обязаны сами менять колесо на
дороге, но вы должны хотя бы знать, где оно лежит)
8. Если сотрудник по каким-то причинам при увольнении не сдает автомобиль, что
делать?
Вы не можете заявить автомобиль в угон (если у сотрудника «на руках» есть документы
на автомобиль). Скорее всего, в итоге, против вас могут возбудить дело за ложных донос.
Поэтому нужно обращать внимание на то, на какой период вы выдаете разрешительные
документы на использование автомобиля (на какой период лучше выдавать
доверенности – решайте сами).
Общее правило – иски в суд на розыск и компенсацию ущерба, при отрицательном
результате розыска, и по решению суда машина ставится в режим «розыск» и она
«всплывает»? Если еѐ эксплуатируют.
Если – нет, то вероятность нахождения автомобиля без установленной системы GPS
мониторинга практически ничтожна.
Независимая
Ассоциация
Управляющих парками
Корпоративного
Автотранспорта
www.russianfleet.ru
rfa@russianfleet.ru
Приложение 1
Министерство финансов Российской Федерации
ДЕПАРТАМЕНТ НАЛОГОВОЙ И ТАМОЖЕННО-ТАРИФНОЙ ПОЛИТИКИ
ПИСЬМО
от 17 июня 2014 года N 03-04-05/28925
[Уплата штрафа, наложенного на должностное лицо организации, за счет средств,
принадлежащих организации]
Вопрос:
Постановлением органа пожарного надзора руководитель муниципального унитарного
предприятия (МУП) привлечен к административной ответственности и ему назначено
наказание в виде штрафа как должностному лицу организации.
По смыслу трудового законодательства руководитель организации является работником,
а его работодателем в рассматриваемом случае - исполнительный орган собственника
муниципального имущества, являющегося учредителем данного юридического лица, т.е.
орган местного самоуправления.
После этого руководитель МУП принимает решение об уплате указанного штрафа за
счет предприятия в связи с тем, что данное правонарушение допущено им при
осуществлении трудовых обязанностей и связано с деятельностью предприятия.
Таким образом, штраф, наложенный на руководителя МУП как на должностное лицо,
уплачен за счет средств, принадлежащих организации, то есть в рассматриваемой
ситуации из-за действий работника собственнику имущества причинен ущерб в виде
затрат по оплате суммы штрафа.
Как указано в письмах Министерства финансов РФ от 8 ноября 2012 года N 03-04-06/10310 и от 12 апреля 2013 года N 03-04-06/12341, статьей 238 Трудового кодекса Российской
Федерации (далее - Трудовой кодекс) закреплена обязанность работника возместить
работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Однако в случае если
работодатель в соответствии с Трудовым кодексом установил размер причиненного ему
конкретным работником ущерба, причину его возникновения и предел материальной
ответственности работника, отказ работодателя от взыскания с виновного работника
причиненного ущерба приводит к возникновению у работника дохода (экономической
выгоды), полученного им в натуральной форме, подлежащего обложению налогом на
доходы физических лиц.
В то же время согласно ст.239 ТК РФ материальная ответственность работника
исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы,
нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны
www.russianfleet.ru
rfa@russianfleet.ru
Независимая
Ассоциация
Управляющих парками
Корпоративного
Автотранспорта
либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий
для хранения имущества, вверенного работнику.
В соответствии со ст.41 Налогового кодекса РФ доходом признается экономическая
выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее
оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для
физических лиц в соответствии с гл.23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса.
Исходя из изложенного в случае отказа работодателя от взыскания с виновного
работника причиненного ущерба у работника возникает доход (экономическая выгода),
полученный им в натуральной форме, подлежащий обложению налогом на доходы
физических лиц.
Вместе с тем в письме ФНС России от 18.04.2013 N ЕД-4-3/7135 (которое никаким образом
не исключает возможности уплаты штрафа организацией за действия своего работника),
содержатся разъяснения относительного того, что сумма уплаченного обществом
(организацией, работодателем) административного штрафа не может рассматриваться
как доход, полученный физическим лицом - водителем транспортного средства, и,
соответственно, быть объектом налогообложения по НДФЛ, то есть налогообложения
здесь не требуется.
Аналогичной позиции придерживается и ФАС Московского округа, который в
постановлении от 15.03.2006, 09.03.2006 N КА-А40/1434-06 по делу N А40-36517/05-140-128,
рассматривая схожую ситуацию, указал, что, так как в данном случае ущерб оплачивался
не за налогоплательщика, а за само предприятие, являющееся владельцем транспортных
средств, то мнение налогового органа о том, что оплата организацией ущерба третьим
лицам, причиненного водителями общества, является оплатой за физических лиц,
следовательно, в силу п.2 ст.211 НК РФ данные выплаты являются доходом и облагаются
налогом на доходы физических лиц, является неправомерным.
Следует также отметить, что вопросы материальной ответственности руководителя
организации регулируются ст.277 ТК РФ, из которой следует, что руководитель несет
полную материальную ответственность за виновные действия. Вместе с тем положения
главы 43 ТК РФ не предусматривают обязанность работодателя в случае причинения ему
ущерба действиями руководителя организации взыскивать такой ущерб.
Таким образом, обращение взыскания ущерба на руководителя организации, равно как и
на работника организации - право работодателя, а не его обязанность.
Это корреспондирует к положениям ч.3 ст.25 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ
(ред. от 28.12.2013) "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях",
которая предусматривает, что собственник имущества унитарного предприятия вправе
предъявить иск о возмещении убытков, причиненных унитарному предприятию, к
руководителю унитарного предприятия.
www.russianfleet.ru
rfa@russianfleet.ru
Независимая
Ассоциация
Управляющих парками
Корпоративного
Автотранспорта
В соответствии со ст.5 ТК РФ трудовое законодательство состоит из федеральных законов
и иных, в том числе локальных, нормативно-правовых актов.
Таким образом, ситуации, когда работник при исполнении трудовых обязанностей
привлекается к административной ответственности, повсеместны и разнообразны и
возникают не только в сфере обеспечения безопасности дорожного движения, но и
пожарной безопасности, санитарно-эпидемиологического благополучия и так далее.
Особенно остро это касается вопросов функционирования различных муниципальных и
государственных учреждений, где нарушения требований законодательства о
безопасности в различных сферах носит однородный и систематический характер
вследствие не всегда достаточного финансирования, а суммы штрафов,
предусмотренных для юридических лиц, в десятки раз выше штрафов, предусмотренных
для должностных лиц, в связи с чем руководители учреждений просто вынуждены брать
на себя ответственность.
Здесь необходимо сразу вспомнить положения ст.277 ТК РФ, которая не устанавливает
обязанность работодателя взыскивать ущерб с руководителя, а устанавливает лишь
полную материальную ответственность руководителя, и положения ст.239 ТК РФ, с точки
зрения которой недостаточное финансирование на устранение "пожарных" нарушений
можно рассматривать как обстоятельства непреодолимой силы, неисполнения
работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения
имущества, не исключая, при этом, и нормального хозяйственного риска.
Поэтому, рассматривая данную в вышеуказанных разъяснениях Министерства финансов
России ситуацию, когда за действия работника в связи с исполнением им трудовых
обязанностей административную ответственность несет его работодатель (организация),
применительно к изложенному выше, с учетом аналогии закона прошу дать разъяснения
по следующим вопросам:
1. Не исключается ли нормами ТК РФ, НК РФ, ГК РФ и законодательства о бухгалтерском
учете в принципе право работодателя уплатить за свой счет штраф, наложенный на его
работника за нарушение, совершенное им в связи с непосредственным исполнением
трудовых обязанностей? Запрещено ли это?
2. Какие правовые последствия для субъектов трудовых отношений (работника и
работодателя) наступят, если такой штраф будет наложен на работника, а уплачен
работодателем?
3. Имеет ли руководитель унитарного предприятия (или иной коммерческой
организации) право на уплату административного штрафа, наложенного на него за
нарушение, совершенное им в связи с непосредственным исполнением трудовых
обязанностей, за счет возглавляемого им предприятия?
www.russianfleet.ru
rfa@russianfleet.ru
Независимая
Ассоциация
Управляющих парками
Корпоративного
Автотранспорта
4. Является ли необходимым в данном случае исчисление и уплата НДФЛ с указанной
суммы? Необходимо ли в таком случае согласие на это собственника имущества
унитарного предприятия?
5. Является ли обязанностью или правом собственника имущества унитарного
предприятия (или иной коммерческой организации) в случае уплаты за счет
предприятия административного штрафа за работника (руководителя), взыскать с
работника (руководителя) причиненный ему, таким образом, ущерб?
6. Имеет ли руководитель муниципального учреждения право на уплату
административного штрафа, наложенного на него за нарушение, совершенное им в связи
с непосредственным исполнением трудовых обязанностей, за счет бюджетных средств,
предназначенных для финансирования деятельности данного учреждения, при условии
бюджетного санкционирования данного расхода собственником имущества? Является ли
необходимым в данном случае исчисление и уплата НДФЛ с указанной суммы?
7. Является ли обязанностью или правом собственника имущества учреждения в случае
уплаты за счет учреждения административного штрафа за работника (руководителя),
взыскать с работника (руководителя) причиненный ему, таким образом, ущерб?
Ответ:
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел обращение по
вопросам, связанным с возмещением причиненного работником ущерба, и сообщает.
В соответствии с пунктом 1 статьи 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее
- Кодекс) Министерство финансов Российской Федерации дает письменные разъяснения
налоговым органам, налогоплательщикам, ответственному участнику
консолидированной группы налогоплательщиков. плательщикам сборов и налоговым
агентам по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и
сборах.
Такие разъяснения даются только указанным лицам в связи с выполнением ими
установленных Кодексом обязанностей.
Полномочий разъяснять законодательство, не относящееся к законодательству о налогах
и сборах, Министерство финансов Российской Федерации не имеет.
Вместе с тем сообщаем следующее.
Положениями статьи 238 Трудового кодекса Российской Федерации (далее -Трудовой
кодекс) закреплена обязанность работника возместить работодателю причиненный ему
прямой действительный ущерб. Под прямым действительным ущербом понимается
реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния
указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у
работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества),
а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на
www.russianfleet.ru
rfa@russianfleet.ru
Независимая
Ассоциация
Управляющих парками
Корпоративного
Автотранспорта
приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного
работником третьим лицам.
В силу статьи 22 Трудового кодекса работодатель вправе потребовать возмещения
ущерба, причиненного работником.
При этом работодатель на основании статьи 240 Трудового кодекса может отказаться от
взыскания ущерба с виновного работника, то есть освободить работника от
определенной имущественной обязанности.
В соответствии со статьей 41 Кодекса доходом признается экономическая выгода в
денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той
мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в
соответствии с главой 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса.
Исходя из изложенного в случае, если работодатель в соответствии с Трудовым кодексом
установил размер причиненного ему конкретным работником ущерба, причину его
возникновения и предел материальной ответственности работника, отказ работодателя
от взыскания с виновного работника причиненного ущерба приводит к возникновению у
работника дохода (экономической выгоды), полученной им в натуральной форме,
подлежащего обложению налогом на доходы физических лиц.
Вместе с тем следует учитывать, что Трудовой кодекс также предусматривает основания,
исключающие материальную ответственность работника.
Кроме того, право работодателя на возмещение причиненного ему работником ущерба
корреспондирует с его обязанностью обеспечить необходимые условия для сохранности
принадлежащего ему имущества.
Неисполнение работодателем этой обязанности, повлекшее причинение работником
ущерба имуществу работодателя, не должно повлечь материальной ответственности
работников.
Заместитель директора
Департамента
Р.А. Саакян
www.russianfleet.ru
rfa@russianfleet.ru
Независимая
Ассоциация
Управляющих парками
Корпоративного
Автотранспорта
Приложение 2
ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА ПИСЬМО от 18 апреля 2013
года N ЕД-4-3/7135О налоге на доходы физических лиц
Федеральная налоговая служба рассмотрела письмо и сообщает следующее. Согласно
положениям статьи 209 главы 23 "Налог на доходы физических лиц" части второй Налогового
кодекса Российской Федерации объектом налогообложения признается доход, полученный
налогоплательщиками:- от источников в Российской Федерации и (или) от источников за
пределами Российской Федерации - для физических лиц, являющихся налоговыми
резидентами Российской Федерации;- от источников в Российской Федерации - для
физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации. Из письма
следует, что водителем транспортного средства, собственником которого является ООО,
были нарушены Правила дорожного движения, утвержденные постановлением Совета
Министров Правительства Российской Федерации от 23.10.93 N 1090 "О Правилах дорожного
движения". При этом к административной ответственности, установленной статьей 2.6.1
Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях" (далее - КоАП РФ),
за допущенное административное правонарушение в области дорожного движения привлечѐн
собственник транспортного средства - ООО, которое уплатило административный штраф в
установленный законодательством срок. Пунктом 5 статьи 3.5 КоАП РФ определено, что
сумма административного штрафа подлежит зачислению в бюджет в полном объеме в
соответствии с законодательством Российской Федерации. Таким образом, в указанном в
вашем письме случае, сумма уплаченного ООО административного штрафа за
административное правонарушение в области дорожного движения не может
рассматриваться как доход, полученный налогоплательщиком (физическим лицом водителем транспортного средства), и соответственно быть объектом налогообложения
налогом на доходы физических лиц.
Действительный
государственный советник
РФ 3-го класса
Д.В. Егоров
Электронный текст документа
сверен по:
Учет. Налоги. Право с приложением
"Официальные документы",
N 17, 30 апреля - 6 мая 2013 года