Стандарты описаний на уровне фонда, дела, документа ГА РФ

Стандарты описаний на уровне фонда, дела, документа ГА РФ
ПЕРЕЧЕНЬ ПОЛЕЙ (РЕКВИЗИТОВ) ДЛЯ ЭЛЕКТРОННОГО ПУТЕВОДИТЕЛЯ
(ФОНД)
Номе Название поля
тип
Длин Основное
Примечания
р
поля а
назначение
поля
1
Номер фонда
Ч
7
поиск,
О (Основное) +
(число
сортировка,
вое)
печать
2
Литера фонда
С
2
поиск,
О
(Симв
сортировка,
ольно
печать
е)
3
Название фонда
М
поиск, печать
О+
(Мемо
)
4
Даты фонда
С
50
поиск, печать
О+ (крайние даты
фондообразователя
)
5
Переименования, состав
С
поиск, печать
О
фонда
Мемо
6
Аннотация
С
поиск, печать
О
Мемо
7
Количество описей
С
печать
О
8
Количество ед. хр.
С
печать
О
9
Крайние даты документов С
поиск, печать
О+
10
Количество документов по С
поиск, печать
Д
л/с
11
Крайние даты документов С
поиск, печать
Д
по л/с
12
Секретность
С
поиск, печать
Д
13
Составитель
С
20
поиск, учет
Д
14
Дата заполнения
С
10
поиск, учет
Д
1
2
3
4
5
6
О – Основные поля для базы данных
Д – Дополнительные поля
+ - Обязательные поля для базы данных
Возможные дополнительные поля для поиска информации, подготовки указателей,
ведения файлов ключевых слов, индексирования по схеме классификации.
География
М
поиск,
Д (при наличии
указатель
признака)
Персоналии
М
поиск,
Д то же
указатель
Учреждения
М
поиск,
Д то же
указатель
Тематика
М
поиск,
Д то же
указатель
Отдел
М
По рубрикатору
Рубрика
М
то же
7
8
9
10
Подрубрика
Подрубрика2
Подведомственность
Индекс
11
Номер записи
12
Номер тома
М
М
М
с
10
то же
То же
Поиск, печать
Сортировка по
рубрикатору
Сортировка
Д
Д
Д
Д
ПЕРЕЧЕНЬ ПОЛЕЙ (РЕКВИЗИТОВ) ДЛЯ БАЗ ДАННЫХ ГА РФ ЭЛЕКТРОННАЯ
ОПИСЬ (ДЕЛО).
Номер Название поля
поля
1
Номер фонда
2
Литера фонда
3
Номер описи
4
Литера описи
5
Номер дела
6
Литера дела
7
8
Делопроизводственный
номер (индекс) дела
Название фонда
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
Название описи
Раздел – уровень1
Раздел – уровень2
Раздел – уровень3
Раздел – уровень4
Заголовок дела
Аннотация
Крайние даты
Дата дела сортировочная
Дата дела конечная
Тип
поля
Дл Основное
ин назначение
а
по
ля
Ч
7
поиск,
(число
сортировка,
вое)
печать
С
2
поиск,
(симво
сортировка,
льное)
печать
Ч
5
поиск,
сортировка,
печать
С
4
поиск,
сортировка,
печать
Ч
5
поиск,
сортировка,
печать
С
2
поиск,
сортировка,
печать
С
50 поиск, печать
М
(мемо)
М
М
М
М
М
М
М
С
50
Дата
10
Дата
10
Примечания
О+
О
О+
О
О* +
О*
О* (в т.ч. для
дорев. Фондов)
поиск, печать О +
поиск, печать
поиск, печать
поиск, печать
поиск, печать
поиск, печать
поиск, печать
поиск, печать
поиск, печать
сортировка
сортировка
О
Д
Д
Д
Д
О* +
Д
О* +
О + (01.03.2000)
Д
19
Количество листов
Ч
3
поиск, печать О*
20
Примечания
М
поиск, печать О*
21
Оператор
С
30 поиск, учет
Д+
22
Дата заполнения
Дата
10 поиск, учет
Д
О – Основные поля для базы данных
+ - Обязательные поля для базы данных
Д – Дополнительные поля
* - Основные поля для листовой описи.
Возможные дополнительные поля для поиска информации, подготовки указателей,
ведения файлов ключевых слов, индексирования по схеме классификации.
1
География
М
поиск,
Д(при наличии
указатель
признака)
2
Персоналии
М
поиск,
Д то же
указатель
3
Учреждения
М
поиск,
Д то же
указатель
4
Тематика
М
поиск,
Д то же
указатель
5
Отдел
М
По рубрикатору Д
6
Раздел
М
то же
Д
7
Подраздел
М
то же
Д
10
Индекс – уровень1
с
2
Сортировка по Д
рубрикатору
11
Индекс – уровень2
ч
2
то же
Д
12
Индекс – уровень3
ч
2
то же
Д
13
Индекс
ч
20
то же
Д
ПЕРЕЧЕНЬ ПОЛЕЙ (РЕКВИЗИТОВ) ДЛЯ ЭЛЕКТРОННОГО КАТАЛОГА
(документ/часть документа)
Номе Название поля
р
1
Номер фонда
2
Литера фонда
3
Номер описи
4
Литера описи
5
Номер дела
6
Литера дела
тип
поля
Длин Основное
а
назначение
поля
Ч
7
поиск,
(число
сортировка,
вое)
печать
С
2
поиск,
(Симв
сортировка,
ольно
печать
е)
Ч
5
поиск,
сортировка,
печать
С
4
поиск,
сортировка,
печать
Ч
5
поиск,
сортировка,
печать
С
2
поиск,
сортировка,
Примечания
О (Основное) +
О
О+
О
О+
О
печать
поиск, печать
то же
7
8
Номера листов
Делопроизводственный
номер (индекс) дела
С
С
9
Название фонда
поиск, печать
10
Название описи
М
(Мемо
)
М
11
12
13
14
15
Заголовок документа
Аннотация
Приложения
Вид документа
Номер документа
М
М
М
С
С
20
10
16
17
С
Дата
50
10
С
Дата
50
10
поиск, печать
Сортировка
Д
Д (01.10.2000)
20
Дата документа
Дата документа
сортировочная
Дата события
Дата события
сортировочная
Место события
то же
то же
то же
то же
поиск, сорт,,
печать
поиск, печать
Сортировка
С
255
Д
21
22
23
24
25
26
27
Подлинность
Язык документа
Способ воспроизведения
Внешние особенности
Примечания
Составитель
Дата заполнения
С
С
С
С
М
С
С
20
10
30
250
поиск, печать,
сортировка
поиск, печать
то же
то же
то же
то же
поиск, учет
поиск, учет
18
19
1
2
3
4
5
6
7
8
20
50
то же
20
10
О+
О (для дореволюц.
Делопроизв.
Описей)
О+
Д(
дополнительное)
О+
Д
Д (если имеются)
Д
Д (для ОРД)
О+
О+ (01.10.2000)
О
Д
Д
Д
Д
Д
Д
О – Основные поля для базы данных
Д – Дополнительные поля
+ - Обязательные поля для базы данных
Возможные дополнительные поля для поиска информации, подготовки указателей,
ведения файлов ключевых слов, индексирования по схеме классификации.
География
М
поиск,
О (при наличии
указатель
признака)
Персоналии
М
поиск,
О то же
указатель
Учреждения
М
поиск,
О то же
указатель
Тематика
М
поиск,
О то же
указатель
Отдел
М
По рубрикатору
Раздел
М
то же
Подраздел
М
то же
Индекс –уровень1
с
2
Сортировка по О
рубрикатору
9
10
11
Индекс - уровень2
Индекс – уровень3
Индекс
ч
ч
ч
2
2
20
то же
то же
то же
О
О
Д