РЕГЛАМЕНТ делегирования полномочий в рамках

УТВЕРЖДЕН
распоряжением
Генерального директора
ООО «ЛСР»
от ______________ 2012 г. № ____
РЕГЛАМЕНТ
делегирования полномочий в рамках управления
предприятиями Группы ЛСР
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящий Регламент регламентирует порядок делегирования полномочий в рамках
управления предприятиями Группы ЛСР путем выдачи и отмены доверенностей.
Для целей настоящего Регламента применяются следующие термины и определения:
1.1.1. «Группа» - холдинг, объединяющий предприятия, входящие в контур
консолидации отчетности ОАО «Группа ЛСР» по Международным стандартам финансовой
отчетности.
1.1.2. «Предприятия Группы» (Предприятия) – ОАО «Группа ЛСР» (ОГРН
5067847227300), организации, преобладающей долей участия, в уставном капитале которых
владеет ОАО «Группа ЛСР», и/или иные организации, входящие в контур консолидации
финансовой отчетности ОАО «Группа ЛСР» по Международным стандартам финансовой
отчетности.
1.1.3. «Управляющая компания» – Общество с ограниченной ответственностью «ЛСР.
Управляющая компания» (ОГРН 1077847380874).
1.1.4. «Управляющий» – работник Управляющей компании, уполномоченный
доверенностью на осуществление руководства общей текущей хозяйственной деятельностью
Предприятия или иной деятельностью.
1.1.5. «Уполномоченное лицо» – лицо, которому в соответствии с выданной
доверенностью предоставляются соответствующие права.
1.1.6. «Инициатор» - работник, уполномоченный руководителем структурного
подразделения Управляющей компании/Предприятия осуществлять действия по подготовке
документов для выдачи и/или отмены доверенности.
1.2. Настоящий Регламент устанавливает единый порядок подготовки, выдачи и отмены
доверенностей с целью:
1.2.1. превентивной защиты бизнеса Группы при ведении своей деятельности путем
предварительного (до выдачи) всестороннего и полного анализа проекта доверенности и
внесения в него необходимых изменений, либо совершение иных возможных действий,
направленных на минимизацию потенциальных хозяйственных рисков Группы;
1.2.2. информирования основных функциональных подразделений Управляющей
компании/Предприятия о выданных доверенностях.
1.3. Выдача и отмена доверенностей инициируется руководителями и специалистами
Управляющей компании/Предприятия в соответствии с их компетенцией, в частности:
1.3.1. Департаментом по управлению корпоративным капиталом Дирекции по правовым
вопросам Управляющей компании для осуществления следующих полномочий:
1.3.1.1. от имени акционеров/участников представление интересов на общих собраниях
акционеров/участников
Предприятия,
голосование
всеми
принадлежащими
акционерам/участникам на праве собственности, а также ином праве в соответствии с
законодательством, акциями/долями;
1.3.1.2. от имени акционеров/участников представление интересов на Предприятиях,
акционерами/участниками которых они являются, в том числе: подача заявлений, получение
справок, документов, иной информации;
2
1.3.1.3. от имени Предприятий представление интересов в налоговых органах и органах
юстиции, осуществляющих регистрацию юридических лиц при их создании, реорганизации и
ликвидации, а также при внесении изменений в учредительные документы, при внесении
изменений в ЕГРЮЛ;
1.3.1.4. от имени Предприятий представление интересов в Федеральной
антимонопольной службе России и ее территориальных органах, в том числе: подача
ходатайств, уведомлений, заявлений, иных документов и информации, получение заключений,
предписаний и иных документов, представление интересов при рассмотрении дел об
административных правонарушениях;
1.3.1.5. от имени Предприятий представление интересов в Федеральной службе по
финансовым рынкам России и ее региональных отделениях, в том числе: подача и получение
документов;
1.3.1.6. от имени Предприятий представление интересов в специализированных
регистраторах, депозитариях, доверительных управляющих, торговых площадках (ЗАО ФБ
«ММВБ», ОАО «РТС»), в том числе с правом подачи, получения и подписания запросов на
предоставление документов.
1.3.2. Региональными офисами Дирекции по правовым вопросам Управляющей
компании для осуществления следующих полномочий:
1.3.2.1. представление интересов Предприятий в суде, арбитражном суде, третейском
суде и т.п.;
1.3.2.2. представление интересов Предприятий при проведении административных
проверок, расследований, рассмотрении дел по делам об административных правонарушениях
и т.п.;
1.3.2.3. осуществление Управляющим руководства текущей деятельностью Предприятия
при получении информации от Дирекции по персоналу Управляющей компании о приеме
(переводе) работника на должность Управляющего с указанием Предприятия, руководство
которым будет осуществлять данный работник в должности Управляющего.
1.3.3. Дирекцией по информационным технологиям Управляющей компании для
представления интересов в государственных органах и юридических лицах по вопросам,
отнесенным к компетенции дирекции в соответствии с Положением о ней, в т.ч. в сфере
мобильной связи, получение материальных ценностей.
1.3.4. Финансовая дирекция Управляющей компании для представления интересов в
различных государственных органах, налоговых органах, Пенсионном фонде, фонде
социального страхования, в кредитных организациях и банках.
1.3.5. Управлением делами Управляющей компании для представления интересов в
государственных органах, ГИБДД, в сфере технического обслуживания транспортных средств,
получение материальных ценностей.
1.3.6. Иные структурные подразделения Управляющей компании в рамках компетенции,
установленной Положениями о структурных подразделениях.
1.4. Возложение на работников структурных подразделений Управляющей
компании/Предприятий обязанностей по подготовке, согласованию доверенностей, контроль за
сроком действия выданных доверенностей, осуществлению действий, направленных на отмену
доверенностей,
производится
руководителями
соответствующих
структурных
подразделений/Предприятий на основании письменных или устных распоряжений.
1.5. Положения настоящего Регламента обязательны для всех работников Управляющей
компании и Предприятий.
2. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДОВЕРЕННОСТЕЙ В ПРОСТОЙ ПИСЬМЕННОЙ ФОРМЕ
2.1. В случае если доверенность выдается за подписью Генерального директора
Управляющей компании от имени Предприятия/Управляющей компании:
2.1.1. Инициатор разрабатывает и распечатывает проект доверенности в двух
экземплярах. При оформлении доверенностей в простой письменной форме используются
3
бланки, образцы которых установлены Инструкциями по делопроизводству Управляющей
компании/Предприятия, за исключением доверенностей, для оформления которых
применяются иные бланки по форме, установленной действующим законодательством РФ.
2.1.2. В случае если проект доверенности предусматривает образец подписи
Уполномоченного лица, Инициатор подписывает все экземпляры проекта доверенности у
Уполномоченного лица.
2.1.3. Инициатор согласовывает проект доверенности.
Согласование осуществляется путем проставления подписи Инициатора и иных
согласующих лиц внизу последнего листа (страницы) за пределами области текста
доверенности с расшифровкой ФИО согласующего лица.
Все согласования осуществляются на одном экземпляре проекта доверенности.
При оформлении проекта доверенности для осуществления полномочий,
предусмотренных п.1.3.2. настоящего Регламента, Инициатор передает проект доверенности
Управляющему для согласования. Согласование Управляющим проекта доверенности может
осуществляться путем оформления за подписью Управляющего служебной записки на имя
Генерального директора Управляющей компании с ходатайством о выдаче доверенности.
Проект служебной записки составляет Инициатор.
2.1.4. Инициатор передает для согласования все экземпляры проекта доверенности
руководителю структурного подразделения Управляющей компании/ Дирекции по правовым
вопросам Управляющей компании в зависимости от сферы полномочий, указанных в проекте
доверенности, в соответствии с п.1.3. настоящего Регламента.
2.1.5. Руководитель структурного подразделения Управляющей компании/Дирекции по
по правовым вопросам Управляющей компании проверяет все экземпляры проекта
доверенности и в случае отсутствия замечаний, согласовывает проект доверенности и
возвращает его Инициатору не позднее одного рабочего дня со дня получения.
При оформлении доверенности от имени Предприятия, расположенного за пределами
Северо-Западного региона, инициатор направляет проект доверенности в формате word, а
также сканированную копию служебной записки Управляющего или проекта доверенности с
согласующими подписями
в адрес руководителя соответствующего структурного
подразделения Управляющей компании/Дирекции по правовым вопросам Управляющей
компании для последующего согласования и представления на подпись Генеральному
директору Управляющей компании.
2.1.6. Инициатор передает все экземпляры проекта доверенности
референту
Генерального директора Управляющей компании/Предприятия не позднее одного рабочего дня
со дня получения согласованного проекта доверенности.
2.1.7. Референт Генерального директора Управляющей компании/Предприятия
возвращает подписанные экземпляры доверенности Инициатору не позднее одного рабочего
дня со дня подписания.
2.1.8. Инициатор не позднее одного рабочего дня после получения подписанных
экземпляров, производит регистрацию доверенности в Канцелярии Управляющей компании.
2.1.9. Инициатор организовывает проставление оттиска печати Управляющей
компании/Предприятия на всех экземплярах доверенности. При этом экземпляр доверенности с
визами передается на хранение в Канцелярию Управляющей компании, а экземпляр
доверенности без виз передается Уполномоченному лицу либо используется по иному
назначению.
После подписания доверенности от имени Предприятия, расположенного за пределами
Северо-Западного
региона,
работник
структурного
подразделения
Управляющей
компании/Дирекции по правовым вопросам Управляющей компании, ответственного за
согласование проекта доверенности в соответствии с настоящим Регламентом, в срок не
позднее 5 (пяти) рабочих дней направляет оригиналы доверенностей Инициатору.
2.2. В случае если доверенность выдается за подписью Генерального директора от
имени Предприятия:
2.2.1. Инициатор разрабатывает и распечатывает проект доверенности в одном
4
экземпляре.
2.2.2. Оформление и согласование проекта доверенности осуществляется в порядке и в
сроки, установленные п.п.2.1.2 – 2.1.5. настоящего Регламента.
2.2.3. Инициатор сканирует проект доверенности с согласующими подписями и
направляет сканированную копию, а также проект доверенности в формате Word
секретарю/референту Генерального директора Предприятия не позднее одного рабочего дня
после согласования.
2.2.4. Секретарь/референт Генерального директора Предприятия организовывает
подписание проекта доверенности, в том числе в форме сканированной копии с согласующими
подписями, передает подписанную доверенность Канцелярии/структурное подразделение
Предприятия, ответственное за ведение документооборота для регистрации и проставления
оттиска печати Управляющей компании/Предприятия на доверенности не позднее одного
рабочего дня после подписания доверенности.
2.2.5. Работник Канцелярии/структурного подразделения Предприятия, ответственного
за ведение документооброта направляет подписанную доверенность Инициатору не позднее
одного рабочего дня со дня регистрации доверенности..
2.2.6. Оформленная доверенность остается у Уполномоченного лица либо используется
по иному назначению.
3. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ НОТАРИАЛЬНО УДОСТОВЕРЕННЫХ ДОВЕРЕННОСТЕЙ
3.1. Выдача нотариально удостоверенной доверенности за подписью Генерального
директора Управляющей компании/ Управляющего Предприятием/ Генерального директора
Предприятия осуществляется в порядке, предусмотренном разделом 2 настоящего Регламента,
с учетом следующих особенностей:
3.1.1. Инициатор не позднее двух рабочих дней после согласования проекта
доверенности организовывает подписание доверенности у нотариуса, определяя время и место
подписания совместно с секретарем/референтом Управляющего или Генерального директора
Предприятия.
3.1.2. Если доверенность оформляется за подписью Генерального директора
Управляющей компании или ОАО «Группа ЛСР» для осуществления полномочий,
предусмотренных п.п. 1.3.1., 1.3.2.,
настоящего Регламента, организация подписания
доверенности у нотариуса осуществляется сотрудником Департамента по управлению
корпоративным капиталом Дирекции по правовым вопросам Управляющей компании при
согласовании времени и места подписания с секретарем/референтом Генерального директора
Управляющей компании или ОАО «Группа ЛСР».
3.1.3. Инициатор не позднее следующего рабочего дня после нотариального
удостоверения доверенности организовывает проставление оттиска печати Управляющей
компании/Предприятия на доверенности, от имени которого выдана доверенность, направляет
сканированную копию доверенности в Канцелярию
и структурное подразделение,
согласовавшее в соответствии с настоящим Регламентом проект доверенности, и передает
доверенность Уполномоченному лицу или по иному назначению.
4. ОСНОВАНИЯ ОТМЕНЫ ДОВЕРЕННОСТЕЙ
4.1.
Отмена
доверенностей
инициируется
по
указанию
руководителей
Уполномоченных
лиц/Управляющего
Предприятием/Генерального
директора
Предприятия/Управляющей компании. При увольнении работника должны быть отозваны все
ранее выданные ему доверенности; инициатором в данном случае является Юридическая
служба Предприятия/ соответствующий региональный офис Дирекции по правовым вопросам
Управляющей компании при получении от Дирекции по персоналу информации об увольнении
работника. При увольнении работника, занимавшего должность Управляющего, инициатором
отмены доверенностей является Санкт-Петербургский региональный офис Дирекции по
5
правовым вопросам Управляющей компании.
5. ПОРЯДОК ОТМЕНЫ ДОВЕРЕННОСТИ, ВЫДАННОЙ В ПРОСТОЙ ПИСЬМЕННОЙ
ФОРМЕ
5.1. Инициатор передает уполномоченному работнику соответствующего регионального
офиса Дирекции по правовым вопросам Управляющей компании (если доверенность выдана за
подписью Генерального директора Предприятия) оригинал служебной записки руководителя
Уполномоченного лица, Управляющего или Генерального директора с указанием об отмене
доверенности, выданной Предприятием, и проект приказа об отзыве доверенности (далее –
приказ).
В случае если доверенность выдана за подписью Генерального директора
Управляющей компании, служебная записка, проект приказа в отсканированном виде и проект
приказа в формате word передаются в Санкт-Петербургский офис Дирекции по правовым
вопросам Управляющей компании по электронной почте. На отсканированном проекте приказа
должна стоять виза уполномоченного сотрудника соответствующего регионального офиса
Дирекции по правовым вопросам Управляющей компании.
5.2. При увольнении работника Дирекция по персоналу направляет информацию об
увольнении работника не позднее одного рабочего дня, следующего за днем увольнения, в
соответствующий региональный офис Дирекции по правовым вопросам/Юридическую службу
Предприятия, а при увольнении работника, занимавшего должность Управляющего – в СанктПетербургский региональный офис Дирекции по правовым вопросам.
5.3. Уполномоченный работник соответствующего регионального офиса Дирекции по
правовым вопросам Управляющей компании в течение одного рабочего дня с момента
получения соответствующей служебной записки и проекта приказа об отмене доверенности от
имени Предприятия инициирует согласование проекта приказа в порядке, аналогичному
порядку согласования, установленному п.п. 2.1.3. – 2.1.5. настоящего Регламента. В случае
отмены доверенности при увольнении работника уполномоченный работник Дирекции по
правовым вопросам Управляющей компании в течение одного рабочего дня после получения
соответствующей информации от Дирекции по персоналу готовит проект приказа об отмене
доверенности.
5.4. Уполномоченный приказом работник Управляющей компании/Предприятия
уведомляет Уполномоченное лицо и третьих лиц, для представительства перед которыми дана
доверенность, об отмене доверенности и обеспечивает размещение сообщения об отмене
доверенности на сайте Предприятия и в средствах массовой информации, указанных в приказе,
в течение срока, установленного приказом. Уведомление лиц об отмене доверенности должно
осуществляться способом, позволяющим подтвердить факт получения уведомления адресатом.
6. ПОРЯДОК ОТМЕНЫ НОТАРИАЛЬНО УДОСТОВЕРЕННОЙ ДОВЕРЕННОСТИ
6.1. Инициатор передает уполномоченному работнику соответствующего регионального
офиса Дирекции по правовым вопросам Управляющей компании (если доверенность выдается
за подписью Генерального директора Предприятия/Управляющего) оригинал служебной
записки руководителя Уполномоченного лица, Управляющего или Генерального директора с
указанием об отмене доверенности, выданной Предприятием и копию доверенности по
электронной почте в отсканированном виде.
Если доверенность выдана за подписью Генерального директора Управляющей
компании или ОАО «Группа ЛСР», служебная записка и копия доверенности в
отсканированном виде передается в Санкт-Петербургский офис Дирекции по правовым
вопросам Управляющей компании. На служебной записке должна стоять виза
уполномоченного работника соответствующего регионального офиса Дирекции по правовым
вопросам Управляющей компании.
6.2. Уполномоченный работник Дирекции по правовым вопросам Управляющей
6
компании после получения служебной записки
организовывает подписание
Управляющим/Генеральным директором Управляющей компании/Предприятия заявления об
отмене доверенности.
Если доверенность выдана за подписью Генерального директора Управляющей
компании или ОАО «Группа ЛСР» работник Санкт-Петербургского регионального офиса
Дирекции по правовым вопросам Управляющей компании не позднее одного рабочего дня со
дня получения служебной записки и копии доверенности в отсканированном виде передает их
работнику Департамента по управлению корпоративным капиталом Дирекции по правовым
вопросам Управляющей компании. Последний организовывает подписание заявления об отзыве
доверенности у нотариуса, согласовывая время и место подписания с секретарем/референтом
Генерального директора Управляющей компании или ОАО «Группа ЛСР». После
нотариального удостоверения оригинал заявления подлежат передаче в Санкт-Петербургский
офис Дирекции по правовым вопросам Управляющей компании в течение следующего
рабочего дня.
6.3. Работник соответствующего регионального офиса Дирекции по правовым вопросам
Управляющей компании сканирует нотариально удостоверенное заявление, направляет по
электронной почте сканированную копию в Канцелярию Управляющей компании и передает
оригинал заявления Инициатору не позднее следующего рабочего дня после удостоверения
заявления нотариусом.
6.4. Уполномоченный приказом сотрудник Предприятия уведомляет Уполномоченное
лицо и третьих лиц, для представительства перед которыми выдана доверенность, об отмене
доверенности и обеспечивает размещение сообщения об отмене доверенности на сайте
Предприятия и в средствах массовой информации, указанных в приказе, в течение срока,
установленного приказом. Уведомление лиц об отмене доверенности должно осуществляться
способом, позволяющим подтвердить факт получения уведомления адресатом.
7. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ
7.1. Информация о выданных и отмененных доверенностях вносится Канцелярией
Управляющей компании в единую информационную систему по учету доверенностей Группы
ЛСР (DocsVision) не позднее рабочего дня получения от Инициатора документов, указанных в
п.7.2 настоящего Регламента.
В единую информационную систему по учету доверенностей подлежат внесению
доверенности, выданные Исполнительному директору, руководителям структурных
подразделений, филиалов, представительств Управляющей компании, Управляющим.
7.2. Подлинный экземпляр доверенности (с согласующими подписями) в простой
письменной форме, копия нотариально удостоверенной доверенности, копия приказа об отзыве
доверенности, копия нотариально удостоверенного заявления об отзыве доверенности
передаются Инициатором Канцелярии Управляющей компании не позднее одного рабочего
дня со дня оформления.
7.3. Хранение доверенностей (копий нотариально удостоверенных доверенностей) и
приказов (заявлений) об отзыве доверенностей осуществляется в соответствии с установленным
порядком документооборота и делопроизводства Управляющей компании/Предприятия.