Оценка эффективности адаптации персонала

Исследовательская работа на тему:
Совершенствование технологии адаптации персонала
(на примере ООО «Омсквинпром»)
В настоящее время организации стали уделять все больше внимания
вопросам адаптации персонала. Любая компания заинтересована в том, чтобы
принятый сотрудник не уволился в первые месяцы работы, так как на процесс
его подбора уже были затрачены значительные силы и средства. Кроме того,
высокий уровень текучести среди новичков может привести к утечке
коммерческой информации, а также негативно сказаться на репутации
компании на рынке труда.
В рамках данной работы мы будем рассматривать адаптацию персонала с
позиции процессного подхода, так как он позволяет выстроить четкую и
логичную последовательность действий, направленных на адаптацию
персонала, а также связать данную функцию с другими функциями системы
управления персоналом - организацией труда, оценкой, подбором и развитием
персонала. Таким образом, под адаптацией персонала мы понимаем
совокупность приемов, способов, методов, последовательно применяемых с
целью взаимного приспособления работника и организации в процессе
включения работника в новую для него предметно-вещественную и
социальную среду.
Цель данной работы – разработка универсального инструмента оценки
эффективности технологии адаптации персонала, который может быть
применен в любой организации.
Таким образом, нами была разработана методика оценки, а затем проведено
исследование эффективности технологии адаптации персонала в ООО
«Омсквинпром» и предложены практические рекомендации по ее
совершенствованию. В качестве основного метода исследования был выбран
аудит технологии адаптации персонала, так как именно данный метод
позволяет провести комплексную оценку эффективности существующей в
организации технологии адаптации.
На первом этапе мы выделили критерии оценки эффективности адаптации
персонала. Затем, на основе экспертного опроса, мы определили весовые
коэффициенты для каждого из выделенных критериев. Далее полученные
весовые коэффициенты мы перевели в баллы, определили и прописали уровни
проявления критериев, разработали шкалы по каждому из критериев и
распределили баллы по шкалам:
Таблица 1
Уровни проявления критериев оценки
Наименование
Уровень
Описание
критерия
проявления
Наличие специалиста,
Функция адаптации новых сотрудников ни за
1
занимающегося
кем не закреплена.
адаптацией
Адаптация персонала - задача руководителя
2
подразделения, в которое приходит новый
сотрудник.
Функция адаптации персонала выполняется
3
Службой управления персоналом, без
закрепления за конкретным специалистом.
4
Наличие Положения
об адаптации
1
2
3
Наличие программы
адаптации
1
2
3
Дифференциация
программы адаптации
по категориям
персонала
1
2
3
Наличие
информационносправочной
информации об
организации, ее
корпоративных
ценностях, политике в
области управления
персоналом
1
Бюджетирование
затрат на адаптацию
1
2
3
В Службе управления персоналом есть
специалист, в функции которого входит
адаптация принятых работников.
В организации отсутствует Положение об
адаптации персонала.
В организации формально существует
Положение об адаптации, которое устарело
или не выполняется.
В организации существует реально
действующее Положение об адаптации,
которое регулярно пересматривается.
В организации отсутствует программа
адаптации персонала.
Программа адаптации персонала является
частью Положения об адаптации и содержит
перечень основных адаптационных
мероприятий.
В организации существует самостоятельная
программа адаптации персонала, содержащая
подробный перечень адаптационных
мероприятий с указанием сроков и
ответственных за их реализацию.
Программа адаптации включает в себя
мероприятия, которые являются общими для
всех категорий персонала.
Содержание программы адаптации
дифференцируется в зависимости от категории
персонала (служащие и рабочие).
Содержание программы адаптации
дифференцируется внутри категории персонала
(служащие: руководители, специалисты,
технические исполнители).
Должностная инструкция, положение о
подразделении, правила внутреннего трудового
распорядка.
п.1 + корпоративная книга (история развития
организации, стратегические цели,
корпоративные ценности, информация о
первых лицах организации, телефонный
справочник…)
п.2 + корпоративный сайт, корпоративная
газета.
В организации не выделяются средства на
адаптацию персонала.
1
2
3
4
Затраты на адаптацию персонала входят в
состав бюджета затрат на персонал.
В организации ежемесячно формируется
бюджет затрат на адаптацию персонала.
Наставничество не практикуется.
Наставник закрепляется только за отдельными
категориями персонала.
За каждым новым сотрудником закрепляется
наставник или куратор.
70 - 79%
80 - 89%
90 - 99%
100% и более
1
2
3
4
больше 2
1,5 - 2
1 - 1,5
меньше 1
1
2
3
4
51% и более
31 - 50%
11 - 30%
10% и менее
1
Вводный инструктаж на рабочем месте,
ознакомление с правилами внутреннего
трудового распорядка, должностной
инструкцией, положением о подразделении.
п.1 + ознакомление работника с
индивидуальной программой адаптации.
п.2 + экскурсия по предприятию,
представление работника коллективу,
работникам смежных подразделений, с
которыми ему придется взаимодействовать.
55% работников и менее находятся на стадиях
ассимиляции и идентификации
56% - 70% работников находятся на стадиях
ассимиляции и идентификации
71% - 85% работников находятся на стадиях
ассимиляции и идентификации
86% - 100% работников находятся на стадиях
ассимиляции и идентификации
2
3
Наличие института
наставничества
1
2
3
Уровень
производительности
труда нового
сотрудника к концу
контрольного периода
Соотношение
коэффициентов
текучести новых
сотрудников и
работников со стажем
Доля увольнений
новых сотрудников по
причинам, связанным
с организацией
процесса адаптации
Адаптационные
мероприятия,
проводимые в первый
день
2
3
Субъективные
показатели
эффективности
адаптации
1
2
3
4
Таблица 2
№
Перевод критериев оценки в баллы
Критерий
Значимос Балл
ть
ы
критерия,
%
1. Наличие
специалиста,
занимающегося
адаптацией
2. Наличие положения об адаптации
3. Наличие программы адаптации
4. Дифференциация программы адаптации по
категориям персонала
5. Наличие
информационно-справочной
информации
об
организации,
ее
корпоративных ценностях, политике в
области управления персоналом
6. Бюджетирование затрат на адаптацию
7. Наличие института наставничества
8. Уровень производительности труда нового
сотрудника к концу контрольного периода
9. Соотношение коэффициентов текучести
новых сотрудников и работников со стажем
10. Доля увольнений новых сотрудников по
причинам, связанным с организацией
процесса адаптации
11. Адаптационные мероприятия, проводимые в
первый день
12. Субъективные показатели эффективности
адаптации
ИТОГО
Шкала
8,0
80
1
0
2
26
3
53
4
80
8,7
8,5
8,5
87
85
85
0
0
25
43,5
42,5
55
87
85
85
6,2
62
20
41
62
2,8
7,2
8,8
28
72
88
0
0
22
14
36
44
28
72
66
88
7,8
78
0
26
52
78
9,0
90
0
30
60
90
12,2
122
40
81
122
12,5
125 31,25 62,5 93,75 125
100,0
1000
Таким образом, максимальная сумма баллов, которую может получить
технология адаптации по результатам оценки, составляет 1000 баллов. Тогда
эффективность существующей в организации технологии адаптации мы будем
оценивать в процентах от максимального значения:
Таблица 3
Интерпретация результатов оценки эффективности технологии адаптации
Сумма набранных
Интерпретация полученного результата
баллов в процентах
от максимального
значения
Менее 50%
В организации отсутствует разработанная технология адаптации
персонала. Процесс вхождения работников в организацию не
регламентирован, не разработана программа адаптации.
51% - 70%
71% - 90%
91% - 100%
Работники не удовлетворены организацией процесса адаптации,
что приводит к низкому уровню производительности их труда и
высокой текучести персонала.
В
организации
присутствуют
элементы
нормативнометодического обеспечения процесса адаптации. Но они либо
существуют формально, либо требуют корректировки. Перечень
проводимых адаптационных мероприятий невелик. Существуют
проблемы с производительностью труда и текучестью новых
работников.
Существующая в организации технология адаптации в целом
эффективна. Разработано нормативно-методическое обеспечение
процесса – положение об адаптации, а также программа
адаптации, дифференцированная по категориям персонала.
Большая часть работников удовлетворена организацией процесса
адаптации. Уровень производительности труда и текучести
новичков находится в пределах нормы.
Технология адаптации персонала эффективна. Функция
адаптации закреплена и выполняется Службой управления
персоналом или специалистом по адаптации. В организации
регулярно происходит бюджетирование затрат на адаптацию
персонала. Разработан обширный перечень адаптационных
мероприятий, развит институт наставничества. Работники
удовлетворены
организацией
процесса
адаптации
и
демонстрируют высокий уровень производительности труда.
Уровень текучести новичков не превышает уровня текучести
работников со стажем.
Прежде всего, нами было проанализировано существующее в организации
нормативно-методическое обеспечение процесса адаптации. Действующее в
ООО «Омсквинпром» Положение об адаптации закрепляет функцию адаптации
персонала за Отделом управления персоналом, а также руководителями
подразделений, в которые поступают новые сотрудники. По результатам
оценки критериев 1 и 2 существующая технология адаптации персонала
получила 53 и 87 баллов соответственно.
Программа адаптации дифференцируется в зависимости от категории
персонала. Так, в организации существуют программы адаптации для
руководителей и специалистов, рабочего персонала, а также программа
адаптации персонала при переводе на новую должность. Таким образом,
критерии 3 и 4 были оценены в 85 и 55 баллов соответственно.
Кроме того, каждому новому сотруднику выдается «Комплект новичка». Он
содержит в себе информацию об истории организации, основных направлениях
деятельности, ассортименте, стратегических целях, порядке использования
рабочего времени, предоставления отпуска, выплаты заработной платы,
телефонный справочник и т.д. Таким образом, по критерию 5 существующая
технология адаптации персонала набирает 62 балла.
Затраты, связанные с организацией процесса адаптации в ООО
«Омсквинпром» не включаются в бюджет затрат на персонал. Таким образом,
по 6 критерию эффективности существующая технология адаптации получает 0
баллов.
Для оценки критерия 7 нами было проанализировано Положение о
наставничестве ООО «Омсквинпром». В соответствии с ним наставники
закрепляются только за рабочим персоналом. Это происходит в первый день
работы нового сотрудника с участием его непосредственного руководителя и
сотрудника Отдела управления персоналом. По данному критерию технология
адаптации персонала набирает 36 баллов.
Далее в целях оценки критериев 8-10 нами были проанализированы
объективные показатели эффективности адаптации персонала – уровень
производительности труда, коэффициент текучести и причины увольнений
новичков.
Все
55
работников
продемонстрировали
высокий
уровень
производительности труда к окончанию контрольного периода – 53 из них
справились с поставленными перед ними задачами на 100%, а 2 сотрудника - на
115%, выполнив дополнительный объем работ. По критерию 8 существующая
технология адаптации персонала получает 88 баллов.
Затем нами были проанализированы коэффициенты текучести новых
сотрудников и работников со стажем. Таким образом, коэффициент текучести
новых сотрудников превышает коэффициент текучести работников со стажем в
3,9 раза. Это значит, что 4 из 5 работников, увольняемых в ООО
«Омсквинпром», являются новичками. Таким образом, критерий 9 был нами
оценен в 0 баллов.
Анализ причин увольнения показал, что по причинам, связанным с
процессом адаптации персонала, было уволено лишь 5,9% новичков. Это
говорит о том, что высокий коэффициент текучести не связан с проблемами в
организации процесса адаптации, а скорее является следствием
несовершенства существующей в организации технологии подбора персонала.
По критерию 10 существующая технология адаптации персонала набирает 90
баллов.
В целях оценки критерия 11 нами были проанализированы адаптационные
мероприятия, проводимые в 1 день. Так, в первый день работы, происходит
знакомство новичка с трудовым коллективом, с работниками смежных
подразделений, представление нового сотрудника на корпоративном сайте, а
также проводится экскурсия на производство. По данному критерию
существующая технология адаптации персонала набирает 122 балла.
Далее в целях оценки 12 критерия нами был проведен анкетный опрос
работников, принятых в организацию в период с 01.09.2011 по 31.10.2011.
Таким образом, на момент проведения исследования данные сотрудники
проработали в организации не менее трех месяцев, что дает нам возможность
оценивать эффективность их адаптации. Анкета содержала вопросы,
сгруппированные
по
аспектам
адаптации
–
организационному,
профессиональному, социально-психологическому, психофизиологическому
(Приложение 1). Полученные ответы переводились в баллы, на основе которых
определялась стадия процесса адаптации – ознакомление, приспособление,
ассимиляция или идентификация (Приложение 2). Так, значительная часть
новых сотрудников (30,4%) находятся на стадии приспособления. Все они
являются рабочими Цеха розлива алкогольной продукции и демонстрируют
низкие показатели по психофизиологическому аспекту адаптации. Они не
удовлетворены режимом, нагрузкой и интенсивностью труда. На настоящий
момент у рабочих Цеха розлива не существует четкого графика работы. График
составляется на неделю и включает в себя как ночные, так и дневные 12часовые смены. Кроме того, многие работники не удовлетворены вопросами
оплаты труда - они отмечают необходимость установления стабильной
заработной платы. Для данной категории работников установлена сдельная
форма оплаты труда, поэтому итоговая величина заработной платы постоянно
варьируется, так как зависит от выработки Цеха розлива за месяц. В результате
оценки критерия 12 существующая технология адаптации персонала получает
62,5 балла.
Итоговая оценка существующей в компании технологии адаптации
составила 740,5 баллов (74,05%). Существующая технология адаптации в целом
эффективна, но обладает рядом
недостатков, которые могут являться
индикаторами качества системы адаптации:
1. Отсутствие системы оценки новичков по результатам испытательного
срока. На данный момент оценка результативности прохождения
испытательного срока сводится к определению непосредственным
руководителем уровня развитости компетенций новичка - ответственности,
дисциплинированности, активной жизненной позиции, работы с
документами, результативности, уровня профессиональных знаний.
2. Неэффективность психофизиологического аспекта адаптации.
3. Высокое значение коэффициента текучести новых сотрудников по
сравнению с аналогичным коэффициентом, рассчитанным по работникам со
стажем.
По результатам проведенного исследования мы можем предложить
следующие направления совершенствования технологии адаптации персонала в
ООО «Омсквинпром».
Прежде всего, необходимо разработать комплексную систему оценки новых
сотрудников по результатам испытательного срока - сформулировать четкий
перечень критериев оценки новичков по результатам испытательного срока,
который бы охватывал все аспекты их трудовой деятельности. Кроме того, в
целях повышения объективности оценки целесообразно привлекать к данному
процессу нескольких субъектов – непосредственного руководителя, менеджера
по персоналу, а также коллег нового сотрудника.
Второе направление совершенствования существующей технологии
адаптации заключается в совершенствовании условий труда работников.
Основная масса увольнений новых сотрудников в ООО «Омсквинпром»
(41,6%) происходит по причинам неудовлетворенности условиями труда в
организации - размером заработной платы, режимом, напряженностью и
графиком труда, отношениями с руководством. В рамках данного направления
могут быть реализованы следующие мероприятия:
 Проведение обследования заработной платы, что позволит обеспечить
конкурентоспособность
заработной
платы
работников
ООО
«Омсквинпром».
 Пересмотр принципов, лежащих в основе системы оплаты труда. Мы
считаем целесообразным увеличить удельный вес постоянной части
заработной платы и установить данное соотношение на уровне 70:30. Это
объясняется тем, что выплата премиальной части осуществляется далеко не
на основе индивидуальной производительности труда работника. На нее
влияют множество внешних по отношению к работнику факторов –
установленный план производства, величина запасов алкогольной
продукции на складе, а также сезонные колебания в объемах производства.
Так, объем производства значительно увеличивается в период с октября по
декабрь, что обусловлено новогодними праздниками. И, наоборот, в июле
наблюдается спад – в этот месяц на заводе не производится алкогольная
продукция. Кроме того, возможен пересмотр формы оплаты труда. Так как
работники не могут оказывать непосредственного влияния на увеличение
объемов производства, то можно рекомендовать установление повременнопремиальной формы оплаты труда.
 Мероприятия, направленные на совершенствование режима труда и отдыха.
В целях поддержания устойчивой работоспособности и профилактики
утомления на протяжении всей 12-часовой смены необходимо установить
пятиминутные перерывы для отдыха через каждый час работы.
 Увеличение продолжительности периода, на который составляется график
работы. В соответствии со ст. 103 Трудового Кодекса РФ графики
сменности должны доводиться до сведения работников не позднее, чем за
один месяц до введения их в действие.
Как известно, этап подбора непосредственно предшествует этапу адаптации
персонала. Поэтому от качества реализации функции подбора напрямую
зависит успешность и скорость адаптации новых сотрудников. Для того чтобы
функция подбора выполнялась максимально качественно и эффективно
необходимо соблюдать следующие требования:
 Определение четкого перечня критериев, которыми должен обладать
кандидат на занятие вакантной позиции. Это позволит получить
комплексное представление о работнике, соответствующем требованиям
вакантной позиции, и выстроить на этой основе систему методов оценки
кандидатов.
 Применение комплекса методов оценки кандидатов на этапе отбора, что
позволит повысить объективность принимаемых решений.
 Предоставление максимально полной информации кандидатам о вакантной
позиции. Кандидат должен быть заранее информирован о том, с чем ему
придется иметь дело после трудоустройства. Зачастую именно
несоответствие ожиданий кандидатов действительности является причиной
высокого уровня текучести персонала.
Таким образом, приняв во внимание предложенные мероприятия по
совершенствованию технологии адаптации персонала в ООО «Омсквинпром»,
можно добиться снижения уровня текучести персонала, устранения причин
неудовлетворенности работников условиями труда, и, как следствие,
повышения общей эффективности существующей в организации технологии
адаптации персонала.
Приложение 1
АНКЕТА
«Оценка эффективности адаптации персонала»
Уважаемый сотрудник!
Просим Вас принять участие в анкетном опросе. Данное исследование проводится с целью определения
эффективности процесса адаптации персонала.
Все данные будут опубликованы в обобщенном виде.
Внимание! Каждый вопрос предполагает один вариант ответа. Для выражения своего мнения необходимо
отметить подходящий ответ любым значком.
1. Хотели бы Вы связать свое будущее с ООО «Омсквинпром»?
А. Да
Б. Скорее да, чем нет
В. Скорее нет, чем да
Г. Нет
2. Понимаете ли Вы, как результаты Вашей работы связаны с достижением целей организации?
А. Да
Б. Скорее да, чем нет
В. Скорее нет, чем да
Г. Нет
3.
Поддерживаете ли Вы правила и ценности, принятые в организации?
А. Да
Б. Скорее да, чем нет
В. Скорее нет, чем да
Г. Нет
4. Понимаете ли Вы, в чем состоит содержание Вашей работы?
А. Да
Б. Скорее да, чем нет
В. Скорее нет, чем да
Г. Нет
5. Считаете ли Вы, что имеющихся у Вас знаний, умений, навыков достаточно для выполнения
должностных обязанностей?
А. Да
Б. Скорее да, чем нет
В. Скорее нет, чем да
Г. Нет
6. Как часто при выполнении должностных обязанностей Вы сталкиваетесь с трудностями,
которые не можете разрешить самостоятельно?
А. Каждый день
Б. Каждую неделю
В. Каждый месяц
Г. Реже раза в месяц или не сталкиваюсь вообще
7. Чувствуете ли Вы себя комфортно в коллективе?
А. Да
Б. Скорее да, чем нет
В. Скорее нет, чем да
Г. Нет
8. Можете ли Вы сказать, что установили дружеские отношения с коллегами?
А. Да
Б. Скорее да, чем нет
В. Скорее нет, чем да
Г. Нет
9. Как часто у Вас возникают разногласия с:
Каждый день
Каждую неделю
Каждый месяц
Руководителем
Коллегами
Наставником
Реже раза в месяц или
не возникают
10. Оснащено ли Ваше рабочее место всем необходимым (материалами, инструментами,
оборудованием и т.д.) для эффективного выполнения трудовых функций?
А. Да
Б. Скорее да, чем нет
В. Скорее нет, чем да
Г. Нет
11. Считаете ли Вы существующую интенсивность труда оптимальной?
А. Да
Б. Скорее да, чем нет
В. Скорее нет, чем да
Г. Нет
12. Считаете ли Вы существующую нагрузку оптимальной?
А. Да
Б. Скорее да, чем нет
В. Скорее нет, чем да
Г. Нет
13. Как бы Вы предложили улучшить процесс вхождения новых сотрудников в организацию?
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
________________________________________________
Укажите, пожалуйста:
Ваш пол
мужской/женский
Спасибо за участие в опросе!!!
Приложение 2
Алгоритм перевода баллов, полученных по результатам анкетного опроса
Аспекты адаптации
Организационный
Психофизиологический
Социальнопсихологический
Профессиональный
0
0
0
1
1
1
2
2
2
3
3
3
Баллы
4
5
4
5
4
5
0
1
2
3
4
- 1 уровень проявления (ознакомление)
- 2 уровень проявления (приспособление)
- 3 уровень проявления (ассимиляция)
- 4 уровень проявления (идентификация)
5
6
6
6
7
7
7
8
8
8
9
9
9
6
7
8
9