Регламент использования системы ВКС

«Утверждаю»
«Утверждаю»
Министр информатизации
и связи Красноярского края
Руководитель
краевого государственного
казенного учреждения
«Центр информационных
технологий Красноярского края
____________ / А.В. Туров/
___________ / С.А. Костюченко/
«___» ____________ 2014 г.
«___» ____________ 2014 г.
М.П.
М.П.
Государственная информационная система «Енисей-Видеомост»
Регламент проведения сеансов видеоконференцсвязи
г. Красноярск, 2014
Оглавление
1. Термины и определения ................................................................................ 3
2. Общие сведения ............................................................................................. 5
3. Область действия и техническая поддержка системы ВКС ...................... 6
4. Участники взаимодействия........................................................................... 6
5. Порядок регистрации сеансов ВКС ............................................................. 7
6. Порядок проведения сеансов ВКС ............................................................... 9
7. Порядок записи ВКС ................................................................................... 11
8. Порядок хранения записей ВКС ................................................................ 11
9. Порядок предоставления доступа к записям ВКС ................................... 12
Приложение № 1 ................................................................................................... 13
Приложение № 2 ................................................................................................... 15
Приложение № 3 ................................................................................................... 16
Приложение № 4 ................................................................................................... 17
2
1. Термины и определения
Видеоконференцсвязь
(ВКС)
Телекоммуникационная технология
интерактивного взаимодействия удаленных
абонентов с обменом аудио- и видеоинформацией
в реальном масштабе времени и с передачей
управляющих данных.
Режимы проведения
сеансов ВКС
Сеанс видеоконференцсвязи может проводиться
в обычном режиме (право голоса предоставлено
одновременно всем участникам) и в режиме
«Селектор» (право голоса предоставляется только
участникам, выбранным модератором
видеоконференции).
Система ВКС
«Енисей-Видеомост»
Государственная межведомственная
информационная система видеоконференцсвязи
Красноярского края.
КГКУ «ЦИТ»
Краевое государственное казенное учреждение
«Центр информационных технологий
Красноярского края».
ОГВ
Орган государственной власти Красноярского края.
ОМСУ
Орган местного самоуправления
Красноярского края.
Категорированная ВКС Сеанс видеоконференцсвязи с участием всех
ОМСУ Красноярского края.
АРМ
Автоматизированное рабочее место пользователя
системы ВКС «Енисей-Видеомост».
Пользователь
Сотрудник ОГВ, ОМСУ, или подведомственного
учреждения, использующий ВКС «ЕнисейВидеомост» в процессе исполнения служебных
обязанностей.
(абонент)
Участник видеоконференции, приглашённый
3
сотрудником органа исполнительной власти или
подведомственного учреждения.
Организатор ВКС
Ответственный сотрудник ОГВ, ОМСУ, или
подведомственного учреждения, организующий
проведение ВКС.
Модератор ВКС
Сотрудник ОГВ или ОМСУ, осуществляющий
непосредственное управление видеоконференцией:
проведение переклички участников перед началом
конференции, предоставление участникам права
голоса, включение/отключение трансляции
видеопотока с web-камеры участника,
предоставление участнику возможности
демонстрации своего
рабочего стола, взаимодействие со службой
технической поддержки оператора сервиса.
Администратор
сервиса
Ответственный сотрудник КГКУ «ЦИТ»,
осуществляющий распределение ресурсов ВКС
«Енисей-Видеомост», согласование времени
проведения сеансов видеоконференцсвязи, ведение
журнала проведения видеоконференций.
Технический
администратор
сервиса
Ответственный сотрудник КГКУ «ЦИТ»,
осуществляющий создание ВКС, мониторинг
работы системы, техническую поддержку
пользователей по первой линии.
Заявка
Заявка от органа государственной власти,
местного самоуправления Красноярского края,
либо подведомственного ему учреждения
на проведение сеанса ВКС.
СЭД
Система электронного документооборота органов
государственной власти Красноярского края.
4
2. Общие сведения
2.1.
Система ВКС
«Енисей-Видеомост»
создана
в
соответствии
с
постановлением Правительства Красноярского края от 29.08.2013 №424-п «О
создании государственной межведомственной системы Красноярского края
«Енисей-Видеомост» и предназначена для проведения совещаний между
органами государственной власти, местного самоуправления Красноярского
края и подведомственными им учреждениями в формате видеоконференций.
Она обеспечивает многопользовательскую видеоконференцсвязь через
Интернет со стандартных персональных компьютеров. Сервис ВКС «ЕнисейВидеомост» обеспечивается технологическим оборудованием (программноаппаратным
комплексом,
маршрутизирующим
и
каналообразующим
оборудованием), установленным в центре обработки данных КГКУ «ЦИТ»
по адресу: г. Красноярск, ул. Брянская, 23. Технические возможности
системы позволяют проводить одновременно до трех ВКС с общим
количеством точек подключения, не превышающим 58. Продолжительность
сеанса видеоконференцсвязи не может превышать 3 часов.
2.2.
Сеансы ВКС проводятся в соответствии с предварительными Заявками.
Подача Заявок производится через СЭД в адрес руководителя КГКУ «ЦИТ»
по форме, приведённой согласно Приложению №2 к настоящему регламенту.
После согласования параметров видеоконференции информация о её
проведении размещается в информационной системе «План Правительства
Красноярского края».
2.3.
При проведении ВКС с участием всех муниципальных образований
Красноярского края (категорированных ВКС) устанавливается режим работы
сервиса «Весь край». В целях проведения категорированных ВКС за
муниципальными образованиями Красноярского края закрепляется по одной
точке подключения к Системе ВКС «Енисей-Видеомост», с учётом
совмещения «район/город». Идентификационный номер точки подключения
5
к Системе ВКС «Енисей-Видеомост» определяется в соответствии с
Приложением
№4
категорированной
к
настоящему
ВКС
регламенту.
абонентам,
не
Подключение
имеющим
к
указанного
идентификационного номера, не допускается.
2.4.
Ход и выступления участников совещаний могут быть записаны и
использованы в качестве дополнения к материалам совещаний.
3. Область действия и техническая поддержка системы ВКС
3.1.
В соответствии с постановлением Правительства Красноярского края
от 29 августа 2013 года № 424-п, оператором системы ВКС «ЕнисейВидеомост» определено КГКУ «ЦИТ».
3.2.
Приём
запросов
на
техническую
поддержку
пользователей
осуществляется службой технической поддержки КГКУ «ЦИТ» по телефону
+7(391) 263-10-20, либо по электронной почте support@krskcit.ru в соответствии
с регламентом работы службы.
4. Участники взаимодействия
4.1.
Пользователями системы являются сотрудники ОГВ и ОМСУ
Красноярского края, непосредственно использующие сервис ВКС, а также
любые лица, получившие от Модератора ВКС приглашения на участие в
ВКС. Пользователи обязаны ознакомиться с руководством, приведенном в
приложении №1 к настоящему регламенту, и следовать изложенным в нём
требованиям.
4.2.
Организатор ВКС определяется из числа сотрудников ОГВ или ОМСУ.
Организатор ВКС уполномочен на размещение Заявок, согласование
количества и состава участников, времени проведения ВКС в рамках
действующего расписания загрузки ресурсов сервиса.
4.3.
Модератор ВКС – сотрудник ОГВ или ОМСУ, осуществляющий
непосредственное управление ВКС: проведение переклички участников
перед началом конференции, предоставление участникам права голоса,
6
включение/отключение трансляции видеопотока с web-камеры участника,
предоставление участнику возможности демонстрации своего рабочего
стола, взаимодействие со службой технической поддержки Оператора
сервиса. Указанный сотрудник обязан ознакомиться с руководством
пользователя системы «Енисей-Видеомост», довести основные правила
пользования сервисом до остальных участников ВКС. В функциональные
обязанности данного сотрудника входит рассылка приглашений к участию в
проводимых
ВКС,
модерирование
ВКС,
информирование
службы
технической поддержки КГКУ «ЦИТ» о возможных проблемах, связанных с
эксплуатацией сервиса. Функции Организатора ВКС и Модератора ВКС
могут быть совмещены. В случаях, когда проведение ВКС для ОГВ или
ОМСУ предполагается не на регулярной основе, в качестве Модератора ВКС
может быть определён технический администратор сервиса.
4.4.
Технический администратор сервиса – сотрудник Оператора сервиса,
осуществляющий
непосредственную
программно-аппаратного
эксплуатацию
комплекса
и
системы.
сопровождение
Техническим
администратором сервиса является инженер КГКУ «ЦИТ», определённый
приказом по учреждению.
4.5.
Администратор сервиса – сотрудник Оператора сервиса, составляющий
расписание загрузки ресурсов сервиса по мере поступления заявок на
проведение видеоконференций от ответственных сотрудников ОГВ и ОМСУ
и
по
согласованию
с
ними.
Администратором
сервиса
определен
документовед КГКУ «ЦИТ», либо лицо, замещающее его на период
отсутствия.
5. Порядок регистрации сеансов ВКС
5.1.
В целях использования сервиса ВКС, Организатором ВКС подаётся
Заявка по форме, приведенной в Приложении № 2 к настоящему регламенту.
5.2.
Подписанная руководителем ОГВ или ОМСУ заявка с присвоенным ей
номером направляется по СЭД в КГКУ «ЦИТ». В случае отсутствия СЭД
7
обмен документами осуществляется по электронной почте, сканированная
копия Заявки отправляется на адрес priemnaya@krskcit.ru.
5.3.
Заявка направляется не позднее, чем за 3 рабочих дня до даты
проведения совещания.
5.4.
Заявка должна содержать дату и время начала и окончания
конференции, количество участников, адрес электронной почты и телефон
организатора и Модератора ВКС. При проведении ВКС с участием
физических лиц, участник должен
указывать полностью фамилию, имя,
отчество. В случае проведения категорированной ВКС в Заявке указывается
идентификационный номер муниципального образования Красноярского
края, присвоенный в соответствии с Приложением №4 к настоящему
регламенту.
5.5.
При составлении Заявки необходимо учитывать, что в случае
проведения сеансов ВКС с количеством участников видеоконференции более
5 рекомендуется использовать видеоконференцсвязь в режиме «Селектор».
5.6.
Получив Заявку, Администратор сервиса связывается с Организатором
ВКС по телефону/электронной почте и согласовывает дату начала и
окончания ВКС, а также продолжительность подготовительного периода
ВКС
(определяемую
в
соответствии
с
п.
настоящего
регламента).
Согласование выполняется с учётом планируемых ВКС, уже внесённых в
расписание загрузки сервиса. Если в указанные в Заявке сроки проведение
ВКС
невозможно,
производится
согласование
приемлемого
срока
проведения ВКС. По завершению согласования Администратор повторно
приводит Организатору сведения о согласованных параметрах ВКС, после
чего сеанс связи между ними завершается. Дополнительное подтверждение
через СЭД о проведении ВКС не направляется.
5.7.
Заявка рассматривается в течение 1 рабочего часа с момента её
получения.
5.8.
Согласование параметров ВКС осуществляется в срок не более чем за 1
рабочий день с момента первоначального размещения заявки.
8
5.9.
После
согласования
параметров
ВКС
Администратор
сервиса
незамедлительно передаёт информацию о запланированной конференции в
министерство информатизации и связи Красноярского края для занесения в
информационную систему «План работы правительства Красноярского
края»; вносит информацию о ВКС в журнал учёта проведенных ВКС;
направляет техническому администратору сервиса по электронной почте
уведомление о предстоящей ВКС.
5.10. Информация о дате, времени проведения, организаторе и тематике
планируемой видеоконференции заносится в информационную систему
«План работы правительства Красноярского края». Ответственный за
занесение – секретарь министра информатизации и связи Красноярского
края, либо лицо, замещающее его на период отсутствия.
6. Порядок проведения сеансов ВКС
6.1.
Технический администратор сервиса в течение 2 рабочих часов после
получения уведомления создаёт ВКС с указанными параметрами и высылает
на неё ссылку Организатору ВКС и Модератору ВКС по указанным в заявке
адресам электронной почты.
6.2.
За 2 рабочих дня до даты проведения сеанса ВКС Организатор ВКС
оповещает
участников
совещания
посредством
рассылки
сообщения
электронной почты с указанием даты, времени и регистрационных данных
для входа в сеанс (содержащихся в ссылке на сеанс ВКС). В сообщении
указывается, что участники ВКС должны подтвердить свое участие,
направив ответное электронное сообщение в адрес Организатора ВКС. В
оповещении приводится порядок регистрации в ВКС.
6.3.
Подключение к сеансу ВКС участников производится в период,
предшествующий началу ВКС (подготовительный период), и начинается за
30 минут до начала обычной ВКС и за два часа до начала категорированной
ВКС. В подготовительный период осуществляется проверка готовности
рабочих мест участников к работе с ВКС, доступности сервиса для всех
9
участников.
6.4.
Подключение участников к категорированной ВКС завершается за 10
минут до её начала.
6.5.
Модератор
обязан
подключиться
к
сеансу
ВКС
к
началу
подготовительного периода.
6.6.
По мере подключения участников совещания к сеансу, Модератор в
интерактивном режиме проверяет доступность и качество сервиса для
каждого участника совещания, проводит перекличку участников.
6.7.
При проведении категорированных ВКС Модератор ВКС проводит
опрос участников, формирует их список с отметками о присутствии или
отсутствии. За 10 минут до начала ВКС Модератором формируется
окончательный список участников.
6.8.
Не позднее 3 часов до начала категорированной ВКС сотрудником
отдела системного администрирования КГКУ «ЦИТ» проводится подготовка
и проверка рабочего места центрального докладчика в министерстве
информатизации и связи Красноярского края, расположенного по адресу:
г. Красноярск, ул. Ленина123а, кабинет 1107,
а так же подготовка и
проверка резервного рабочего места.
6.9.
По окончанию категорированной ВКС Модератор связывается с
системными
администраторами
тех
районов,
которые
не
смогли
подключиться, и выясняет причину отсутствия на ВКС. В случае, если
отсутствие участника вызвано причинами связи, Модератор передает
информацию об этом в отдел связи и телекоммуникаций министерства
информатизации и связи.
6.10. После проверки наличия и качества связи участники совещания (если
только
оно
не
проводится
в
режиме
«Селектор»)
с
помощью
соответствующих элементов управления пользовательского интерфейса
системы ВКС отключают свои web-камеры
и микрофоны
. Во
избежание помех, микрофоны включаются участниками только при
необходимости, и немедленно отключаются при её отсутствии.
10
6.11. В случае проведения ВКС в режиме «Селектор», Модератор
осуществляет подключение участников в соответствии с ходом совещания.
6.12. В
случае
неудовлетворительного
качества
сервиса,
вызванного
перегрузкой канала связи, Модератор может принудительно отключить
трансляцию видеопотока с web-камер участников ВКС с целью снижения
нагрузки на канал связи.
6.13. В случае отмены совещания, Организатор ВКС незамедлительно
направляет по СЭД соответствующее уведомление Администратору сервиса,
который вносит необходимые правки в расписание загрузки ресурса.
Организатор ВКС уведомляет об её отмене Модератора, а Модератор
незамедлительно высылает соответствующее уведомление участникам ВКС.
6.14. При возникновении нештатных ситуаций, вызывающих ошибки в
системе
ВКС
использования
«Енисей-Видеомост»,
системы,
участникам
приводящих
к
невозможности
взаимодействия
необходимо
незамедлительно обратиться в службу технической поддержки КГКУ «ЦИТ»
по телефону +7(391) 263-10-20, либо по электронной почте support@krskcit.ru
в соответствии с регламентом работы службы.
7. Порядок записи ВКС
7.1.
Запись видеоконференций осуществляется штатным функционалом
информационной системы (запись трансляций рабочего стола или различных
документов не производится).
7.2.
Производится запись всех проводимых видеоконференций.
7.3.
Запись видеоконференций производится в форме AVI.
7.4.
Сохранение записи видеоконференции осуществляется в первой
половине рабочего дня, следующего за днём проведения видеоконференции.
8. Порядок хранения записей ВКС
11
8.1.
Хранение записей ВКС осуществляется на дисковом пространстве
КГКУ «ЦИТ». Доступ на чтение записей ВКС имеют руководитель КГКУ
«ЦИТ», заместитель руководителя, документовед, начальники отделов.
8.2.
Записи ВКС хранятся в течение 30 календарных дней.
8.3.
По истечению 30 календарных дней записи ВКС подлежат удалению.
8.4.
Администратор ВКС контролирует, а при необходимости выполняет
действия, обеспечивающие хранение, перемещение и удаление файлов
записей ВКС.
9. Порядок предоставления доступа к записям ВКС
9.1.
Доступ Пользователей к записям ВКС предоставляется с согласия
руководителя КГКУ «ЦИТ» по письменному заявлению (Приложение №3).
9.2.
На основании распоряжения руководителя КГКУ «ЦИТ» производится
запись зафиксированного сеанса ВКС на предоставленный Пользователем
оптический (CD/DVD), либо съёмный диск.
12
Приложение № 1
К регламенту проведения
сеансов видеоконференцсвязи
в государственной информационной
системе "Енисей-Видеомост"
Руководство пользователя
Для участия в видеоконференции и обеспечения максимально высокого
качества видеоконференцсвязи рекомендуется использовать оборудование и
программное обеспечение, удовлетворяющее следующим параметрам:
•
•
•
•
•
•
•
•
персональный компьютер (ноутбук) с процессором Core2Duo 2GHz и
выше;
веб-камера USB (для получения оптимального качества изображения
рекомендуется использовать Logitech QuickCam Pro 9000, QuickCam Pro
for Notebooks, QuickCam Sphere, Webcam Pro 9000, Portable Webcam
C905, HD Pro Webcam C910);
динамики или наушники (в случае участия в видеоконференции с
нескольких компьютеров, расположенных в непосредственной
близости, использование наушников обязательно в целях подавления
акустических помех, вызванных обратной акустической связью);
микрофон (для получения лучшего качества звука желательно
использовать аналоговый микрофон, подключенный к микрофонному
входу звуковой платы компьютера. Желательно разнести (отвернуть)
динамики от микрофона, чтобы избежать эха, паразитной обратной
связи и т.п.)
операционная система Windows XP/Vista/7 или MacOS X 10.5/10.6;
браузер Internet Explorer, Google Chrome или Mozilla FireFox;
канал доступа в Интернет с полосой пропускания входящего трафика –
от 2Mbps, исходящего трафика – от 500Kbps;
если выход в Интернет осуществляется через межсетевой экран, то
необходимо обеспечить доступ к серверу vcs.krskstate.ru, открыв порты
TCP: 80, 443, 5222 и UDP: 5066, 7000, 8000-8999, 9000-9999.
Качество связи может варьироваться в зависимости от загрузки канала
доступа в Интернет и производительности (загрузки центрального
процессора) компьютера. Рекомендуется во время конференции закрывать
13
неиспользуемые приложения на персональном компьютере для снижения
нагрузки центрального процессора.
При первом входе в конференцию по ссылке, присланной организатором,
вам будет предложено установить плагин (дополнительно программное
обеспечение к браузеру). Необходимо обладать правами пользователя,
достаточными для установки плагина (Internet Explorer), следовать
подсказкам безопасности браузера, подтверждать доступ и соглашаться с
предложением системы установить плагин. При последующих входах в
конференцию плагин устанавливать не потребуется.
После установки плагина введите свое имя, под которым вы будете
видны другим участникам конференции, и нажмите кнопку «Войти в
конференцию».
При обнаружении проблем с аудио/видео без появления каких-либо
ошибок, попробуйте перезапустить браузер. При повторном проявлении
проблем следует обратиться в техническую поддержку по т. 8(391)263-10-20
или написать письмо с описанием проблемы на support@krskcit.ru.
14
Приложение № 2
К Регламенту проведения
сеансов видеоконференцсвязи
в государственной информационной
системе "Енисей-Видеомост"
СОГЛАСОВАНО:
Руководитель краевого
государственного казенного
учреждения «Центр
информационных технологий
Красноярского края»
____________С.А. Костюченко
"___" _______________ 20___ г.
ЗАЯВКА
на проведение совещания с использованием системы ВКС
«Енисей-Видеомост» Правительства Красноярского края
Дата проведения совещания: «___»_________________
Время проведения совещания: с ___ ч. ___ мин. по ___ ч. ___ мин.
Организация, проводящая сеанс видеоконференцсвязи: ____________
____________________________________________________________
Тема совещания:______________________________________________
_____________________________________________________________
1. Число точек подключения к сеансу видеоконференцсвязи: __________
2. Общее число участников видеоконференции: _______
Режим проведения (обычный / селекторное совещание/Весь край ):
____________
Ф.И.О. организатора сеанса: ____________________________________
Телефон и e-mail организатора сеанса: ____________________________
Ф.И.О. модератора сеанса: ______________________________________
Телефон и e-mail модератора сеанса: ____________________________
Руководитель органа,
проводящего сеанс
видеоконференцсвязи ____________________________ /______________/
15
Приложение № 3
К Регламенту проведения
сеансов видеоконференцсвязи
в государственной информационной
системе "Енисей-Видеомост"
Руководителю краевого
государственного казенного
учреждения «Центр
информационных технологий
Красноярского края»
____________С.А. Костюченко
"___" _______________ 20___ г.
Прошу предоставить запись видеоконференции:
1. Дата проведения совещания: «___»_________________
2. Время проведения совещания: с ___ ч. ___ мин. по ___ ч. ___ мин.
3. Организация, проводившая сеанс видеоконференцсвязи: ____________
____________________________________________________________
4. Ф.И.О.
кому
необходимо
предоставить
запись:
_______________________
5. Телефон и e-mail кому необходимо предоставить запись:
_______________
6. Дата и время предоставления доступа к записи: с «___»____________
___ч. ___ мин. по «___»____________ ___ч. ___ мин
Руководитель органа,
проводящего сеанс
видеоконференцсвязи ____________________________ /______________/
16
Приложение № 4
К Регламенту проведения
сеансов видеоконференцсвязи
в государственной информационной
№
ОМСУ
по
ОКАТО
Наименование
04201
04203
04204
04205
04206
04208
04209
04210
04211
04407
04409
04535
04401
04422
04429
04433
04213
04214
04215
04216
04537
04580
04217
04218
04219
04220
04221
04222
Абанский район
Ачинский район, г. Ачинск
Балахтинский район
Березовский район
Бирилюсский район
Боготольский район, г.Боготол
Богучанский район
Большемуртинский район
Большеулуйский район
г. Бородино
г. Дивногорск
г. Железногорск
г. Красноярск
г. Лесосибирск
г. Норильск
г. Сосновоборск
Дзержинский район
Емельяновский район
Енисейский район, г. Енисейск
Ермаковский район
ЗАТО г. Зеленогорск
ЗАТО п. Солнечный
Идринский район
Иланский район
Ирбейский район
Казачинский район
Канский район, г. Канск
Каратузский район
04224
04226
04228
04230
04231
04233
04235
04237
04239
04241
04575
04243
04245
04247
04248
04249
04251
04100
04252
04254
04255
04256
04257
04258
04259
04130
Кежемский район
Козульский район
Краснотуранский район
Курагинский район
Манский район
Минусинский район, г.
Минусинск
Мотыгинский район
Назаровский район, г. Назарово
Нижнеингашский район
Новоселовский район
п. Кедровый
Партизанский район
Пировский район
Рыбинский район
Саянский район
Северо-Енисейский район
Сухобузимский район
Таймырский(ДолганоНенецкий) район
Тасеевский район
Туруханский район
Тюхтетский район
Ужурский район
Уярский район
Шарыповский район, г.
Шарыпово
Шушенский
Эвенкийский МР
Пример написания имени при регистрации в ВКС:
04201 Абанский
04203 Ачинский
04204 Балахтинский
17