в ред. постановления Губернатора Астраханской области
advertisement
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ 24.03.2011 100 Об Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области В целях установления единых требований к подготовке, обработке, контролю за исполнением, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации Губернатора Астраханской области документов и совершенствования документационного обеспечения деятельности Губернатора Астраханской области и Правительства Астраханской области, в соответствии с постановлениями Губернатора Астраханской области от 19.04.2005 № 259 «О Регламенте Губернатора Астраханской области» и Правительства Астраханской области от 15.02.2005 № 1-П «О Регламенте Правительства Астраханской области» ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области (далее - Инструкция). 2. Рекомендовать исполнительным органам государственной власти Астраханской области разработать инструкции по делопроизводству в соответствии с регламентами Губернатора Астраханской области и Правительства Астраханской области и настоящей Инструкцией. 3. Признать утратившими силу постановления Губернатора Астраханской области: от 04.05.2005 № 309 «Об Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области»; от 22.10.2008 № 555 «О внесении изменений в постановление Губернатора Астраханской области от 04.05.2005 № 309». 4. Постановление вступает в силу со дня его подписания. Губернатор Астраханской области А.А. Жилкин УТВЕРЖДЕНА постановлением Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 № 100 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области (далее – Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, контролю за исполнением, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации Губернатора Астраханской области (далее – администрация) документов в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности Губернатора Астраханской области (далее – Губернатор) и Правительства Астраханской области (далее – Правительство). Инструкция разработана в соответствии с правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами (включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий). Система электронного документооборота, применяемая в администрации, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции. 1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех государственных гражданских служащих Астраханской области, работающих в администрации (далее – работники администрации). Работники администрации несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации. 1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. 2 1.5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными правовыми актами администрации. 1.6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научнотехнической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. 1.7. Передача сведений о принятых правовых актах Губернатора и Правительства представителям средств массовой информации осуществляется управлением пресс-службы и информации администрации Губернатора. 1.8. При служебной необходимости передача документов (копий документов) органам государственной власти, юридическим и физическим лицам допускается с разрешения руководителя администрации, заместителей руководителя администрации или начальника управления документационного обеспечения администрации. 1.9. При необходимости получения бумажной копии электронного документа он распечатывается и заверяется подписью ответственного лица администрации, обладающего таким правом в соответствии с должностным регламентом. 1.10. Запрещается направлять подлинники документов в организации, не являющиеся исполнительными органами государственной власти Астраханской области (далее – исполнительные органы государственной власти) или территориальными органами федеральных органов исполнительной власти. 1.11. При работе с документами в администрации не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией. 1.12. При прекращении служебного контракта, уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни (при наличии возможности) работник должен сдать все числящиеся за ним документы сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства, или другому работнику по указанию руководителя подразделения. При прекращении служебного контракта работника передача документов и дел осуществляется по акту, администратору системы электронного документооборота сдается ключевой носитель с электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП), а также администратором системы электронного документооборота производится блокировка учетной записи пользователя. 1.13. В случае утраты документов в администрации руководитель структурного подразделения обязан проинформировать начальника управления документационного обеспечения администрации и провести служебное расследование. Результаты расследования и соответствующие предложения представляются руководителю администрации. В случае утраты документов администрации в исполнительном органе государственной власти в нем проводится служебное расследование. 3 Руководитель исполнительного органа государственной власти информирует Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства или заместителя председателя Правительства, давшего поручение по служебной корреспонденции, об исполнении поручения и факте утраты документа, об итогах служебного расследования и привлечении к ответственности. Соответствующий секретариат информирует начальника управления документационного обеспечения администрации о факте утраты документа и поручении по информации руководителя исполнительного органа государственной власти Астраханской области. 1.14. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе использования современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях администрации осуществляет управление документационного обеспечения администрации. 1.15. Непосредственная деятельность по документационному обеспечению в структурных подразделениях администрации осуществляется работником, которому данные функции включены в должностной регламент. 1.16. Функции, задачи, права и ответственность управления документационного обеспечения администрации регламентируются положением о нем, должностные обязанности работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях администрации, устанавливаются должностными регламентами. 1.17. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации осуществляется в соответствии с Инструкцией. 2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия: «автор документа» - физическое или юридическое лицо, создавшее документ; «бланк документа» - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; «вид документа» - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения; «дело» - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации; «делопроизводство» - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации; «документ» - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом в бумажной или электронной форме, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации; 4 «документирование» - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; «документооборот» - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки; «заверенная копия» - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; «контрольный документ» – документ, исполнение которого в соответствии с установленным порядком взято на контроль; «копия документа» - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; «номенклатура дел» - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации, с указанием сроков их хранения; «обращение гражданина» - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложения, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления, принятые и зарегистрированные в установленном порядке; «объем документооборота» - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период; «отчетный документ» – документ, которым докладывается об исполнении контрольного документа и на основании которого осуществляется снятие с контроля; «подлинник документа» - первый или единственный экземпляр документа; «регистрация документа» - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; «реквизит документа» - обязательный элемент оформления документа; «формирование дела» - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел; «шаблон бланка» - бланк документа, представленный в электронной форме; «экспертиза ценности документов» - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда; «электронная цифровая подпись» - реквизит документа, созданного в электронной форме, предназначенный для защиты данного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого электронного ключа и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе; 5 «электронный образ документа» - копия документа, переведенная с бумажного на электронный носитель. 3. ДОКУМЕНТАЦИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ 3.1. Деятельность Губернатора и Правительства обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу. В пределах своих полномочий Губернатор издает постановления и распоряжения Губернатора Астраханской области (далее - постановления и распоряжения Губернатора). Правительство по вопросам своей компетенции принимает постановления и распоряжения Правительства Астраханской области (далее - постановления и распоряжения Правительства). 3.2. Постановлениями оформляются решения Губернатора и Правительства нормативного характера, то есть предписания, рассчитанные на постоянные или многократные действия. Постановлениями Губернатора оформляются решения о назначении или освобождении от занимаемой должности руководителей структурных подразделений администрации, исполнительных органов государственной власти. В форме распоряжений принимаются решения Губернатора и Правительства по оперативным, организационным, кадровым вопросам. 3.3. Руководитель администрации издает приказы по администрации, в том числе о назначении на должность и освобождении от должности. Администрация в соответствии с возложенными функциями принимает распоряжения. 4. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 4.1. При оформлении и составлении служебных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие их юридическую силу. Подготовка служебных документов должна производиться в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 -2003. При подготовке документов применяется текстовый редактор с использованием шрифта Times New Roman с размером основного кегля 14, 12 (для оформления табличных материалов) через одинарный интервал. 4.2. Постановления, распоряжения, приказы и служебные письма оформляются на соответствующих гербовых бланках (приложения № 1-12). 4.3. Обязательными реквизитами документов являются: вид документа, дата документа, номер, заголовок к тексту, текст, адрес корреспондента, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 4.4. Вид документа. Каждый вид документа, кроме письма, имеет наименование. Оно обусловливает особенности изложения содержания и построения текста, помо- 6 гает определить назначение документа (постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция и т.д.). Название вида документа (акт, протокол, положение, договор, устав и т.д.) печатается прописными буквами. 4.5. Дата документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения; для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события; датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их подписания руководителем. Документы, изданные двумя и более органами государственной власти, должны иметь одну дату. Датой вступления в силу распорядительного документа считается дата подписания, если иное не указано в самом документе. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: дату 7 февраля 2011 года следует оформлять 07.02.2011. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты как реквизита документа, например: 07 февраля 2011 года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются (визы, резолюции, отметки о регистрации). 4.6 Номер документа присваивается в соответствии с номенклатурой дел. 4.7. Заголовок к тексту документа. Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210х297 мм) независимо от его назначения. Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Формулировать заголовок рекомендуется, отвечая на вопрос «о чем». Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно. Если заголовок к тексту превышает 5 строк печатного текста с длиной строки в 28 печатных знаков, то он продлевается до границы правого поля. Заголовок не проставляется на документах, текст которых печатается на листе формата А5, а также на извещениях, телефонограммах, телеграммах. 4.8. Текст документа. 4.8.1. Текст документа должен быть кратким, четким, не допускающим различных толкований и состоящим, как правило, из двух основных частей. В первой части излагается причина (основание) составления документа, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы. В отдельных случаях текст постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства, приказов может содержать одну распорядительную часть без преамбулы. 7 4.8.2. Доклады, справки, положения, обзоры, отчеты и т.д., содержащие информацию по различным вопросам, делятся на разделы. Разделы должны иметь заголовки, выражающие суть содержания. 4.8.3. При необходимости разделения текста на составные части (разделы, подразделы, пункты) их следует нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой. Пункты нумеруются в пределах раздела, если нет подразделов. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела, пункта, разделяемых точками, например: 1.1.3. В качестве образца может служить нумерация настоящей Инструкции. Допускается также сквозная нумерация составных частей текста арабскими цифрами. 4.8.4. Особенностями языка служебного документа являются: замена сложных предложений простыми; использование прямого порядка слов в предложении; употребление в распорядительных документах глаголов неопределенной формы, например: «утвердить», «назначить», «обязать», «рекомендовать», «отменить», «выделить» и т.д. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации (автора документа), дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту (краткое содержание). 4.8.5. В постановлениях Губернатора, приказах руководителя администрации текст излагается от первого лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ). В постановлениях Правительства текст излагается от третьего лица единственного числа (Правительство Астраханской области ПОСТАНОВЛЯЕТ). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЕМ»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ»). В документах, устанавливающих права и обязанности исполнительных органов государственной власти, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав управления входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); - от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); 8 - от третьего лица единственного числа («Правительство Астраханской области не возражает», «управление считает возможным»). 4.9. Адресование документа. 4.9.1. В качестве адресата могут быть органы государственной власти, организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Адресат печатается в правом верхнем углу документа. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например: Министерство сельского хозяйства Астраханской области 4.9.2. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, например: Заместителю председателя Правительства Астраханской области – министру строительства и дорожного хозяйства Астраханской области О.А Полумордвинову 4.9.3. Если документ отправляют в несколько органов государственной власти, местного самоуправления, однородных организаций или в несколько структурных подразделений одного органа государственной власти, то их следует указать обобщенно, например: Руководителям органов местного самоуправления муниципальных образований Астраханской области 4.9.4. В состав реквизита «адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной почтовыми правилами. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Адрес не проставляется на документах, направляемых в федеральные органы государственной власти, постоянным корреспондентам. 4.9.5. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: 9 Государственное учреждение «Всероссийский научноисследовательский институт документоведения и архивного дела» ул. Профсоюзная, д.12, Москва, 117393 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы, почтовый адрес получателя, например: Петрову И.А. ул. С. Здоровцева, д.117, кв.15, г. Астрахань, 414040 4.10. Приложения к документам. Приложения дополняют, разъясняют, детализируют отдельные положения основного документа. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты: наименование вида документа, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д. Если документ имеет приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения и количестве прилагаемых экземпляров, например: Приложение: на 3 л. в 2 экз. Если в документе приложения информационно-справочного характера не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров, например: Приложение: 1. Штатное расписание на 3 л. в 2 экз. 2. Пояснительная записка к штатному расписанию на 4 л. в 2 экз. При наличии приложений в распорядительных документах (постановлениях, распоряжениях, приказах) ссылка на приложения дается в тексте документа. При этом в правом верхнем углу первого листа приложения делается отметка с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляется порядковый номер, например: 10 Приложение № 2 к постановлению Губернатора Астраханской области от 07.02.2011 № 115 Приложение №3 к постановлению Правительства Астраханской области от 07.02.2011 № 11-П Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление: Приложение: на 3 л. в 4 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например: Приложение: брошюра в 3 экз. 4.11. Согласование документа. Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование проектов документов проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам. Согласование может проводиться как в администрации, ее структурных подразделениях, так и вне ее. Внутреннее согласование проекта распорядительного документа оформляется в виде визы. 4.11.1. Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату согласования. При необходимости могут быть указаны должность визирующего, дата и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия), например: Министр социального развития и труда Астраханской области (личная подпись) Е.А. Лукьяненко 07.02.2011 Электронный документ согласовывается ЭЦП. 4.11.2. На бумажной версии документа виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа распорядительного документа и каждого приложения. Служебные письма и другие отправляемые документы визируются на копиях, остающихся в администрации, на лицевой стороне последнего листа. 4.11.3. Внешнее согласование. 11 Внешнее согласование можно оформлять грифом согласования, справкой согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. Гриф согласования включает в себя следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами), полное наименование должности и название исполнительного органа государственной власти, организации, личную подпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается, дату согласования, например: СОГЛАСОВАНО Вице-губернатор – председатель Правительства Астраханской области (личная подпись) К.А. Маркелов 07.02.2011 Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания коллегии министерства культуры Астраханской области от 07.02.2011 № 7 или СОГЛАСОВАНО Письмо агентства по делам архивов Астраханской области от 07.02.2011 № 34 4.11.4. Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких органов государственной власти, организаций, то согласование может быть оформлено на отдельном листе согласования, на документе делается запись: «Лист согласования прилагается». 4.12. Подписание документа. Подпись – обязательный реквизит документа. Подлинники постановлений и распоряжений Губернатора, постановлений и распоряжений Правительства подписывает Губернатор. По поручению Губернатора распоряжения Правительства подписывает вице-губернатор – председатель Правительства. В отсутствие Губернатора вице-губернатор – председатель Правительства, исполняющий обязанности Губернатора, подписывает постановления и 12 распоряжения Губернатора, постановления и распоряжения Правительства. В отсутствие Губернатора и вице-губернатора – председателя Правительства распоряжения Правительства подписывает исполняющий обязанности вицегубернатора – председателя Правительства. 4.12.1. Документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, подписывает Губернатор, в его отсутствие – вицегубернатор – председатель Правительства или один из его заместителей, исполняющий обязанности вице-губернатора – председателя Правительства. Заместители председателя Правительства подписывают документы, направляемые в министерства и ведомства, а также в подведомственные и другие организации, в соответствии с их компетенцией. 4.12.2. Доклады, докладные записки, справки, документы справочного или аналитического характера, письма могут подписываться исполнителем (руководителем структурного подразделения, исполнительного органа государственной власти области), если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий. 4.12.3. В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Руководитель агентства по делам молодежи Астраханской области (личная подпись) М.Р. Резаков (личная подпись) М.Р. Резаков или Руководитель агентства При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: (на бланке управления делами) Управляющий делами Начальник финансового отдела (личная подпись) (личная подпись) В.И. Сизов А.И. Шипилова 4.12.4. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Губернатор Астраханской области (личная подпись) А.А. Жилкин Председатель Думы Астраханской области (личная подпись) А.Б. Клыканов 13 В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Члены комиссии: (личная подпись) (личная подпись) (личная подпись) (личная подпись) Н.П. Веселов К.Н. Артемьев С.М. Куликов С.Н. Матвеев 4.12.5. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию. Не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам.» или косую черту перед наименованием должности. 4.13. Утверждение документа. Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг исполнительных органов государственной власти, организаций, должностных лиц. 4.13.1. Утверждение производится двумя способами: грифом утверждения или изданием соответствующего распорядительного документа (постановления, распоряжения, приказа). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. 4.13.2. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. 4.13.3. Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, утверждающего документ, даты утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДАЮ печатаются прописными буквами: УТВЕРЖДАЮ Губернатор Астраханской области (личная подпись) А.А. Жилкин 07.02.2011 4.13.4. Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО), названия распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера, например: 14 УТВЕРЖДЕН постановлением Губернатора Астраханской области от 07.02.2011 № 17 4.14. Резолюция. 4.14.1. Резолюция - это краткое указание по исполнению документа. Резолюция проставляется на документе Губернатором, вице-губернатором – председателем Правительства, заместителями председателя Правительства, руководителем администрации, руководителями структурных подразделений администрации и исполнительных органов государственной власти и включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например: Шантимирову К.З. Прошу подготовить проект постановления к 10.02.2011. (личная подпись) А.А. Жилкин 07.02.2011 4.14.2. Резолюция проставляется на лицевой стороне первого листа документа (на бумажном носителе), на свободном месте между адресатом и текстом документа, или на специальных карточках-поручениях, а в системе электронного документооборота - в регистрационно-контрольной карточке (далее – РКК). В отдельных документах, имеющих несколько поручений, резолюция должна содержать поручения по исполнению документа (по конкретному пункту) персонально каждому исполнителю в соответствии с его компетенцией с установлением сроков исполнения. 5. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ГУБЕРНАТОРА 5.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Губернатора производится структурными подразделениями администрации, исполнительными органами государственной власти в соответствии с порядком, установленным Регламентом Губернатора и требованиями настоящей Инструкции. 5.2. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора вносят вицегубернатор - председатель Правительства, заместители председателя Правительства, исполнительные органы государственной власти, структурные подразделения администрации. 15 Проекты постановлений и распоряжений Губернатора во изменение ранее принятых вносятся должностными лицами, структурными подразделениями администрации, исполнительными органами государственной власти, готовившими основной документ. Исключение составляет поручение Губернатора другому исполнителю. 5.3. Ответственность за качество проектов постановлений и распоряжений Губернатора, их соответствие действующему законодательству, настоящей Инструкции несут руководители структурных подразделений администрации, исполнительных органов государственной власти, которые вносят эти документы, руководители секретариатов вице-губернатора - председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации, курирующих данные структурные подразделения, исполнительные органы государственной власти. 5.4. Если при подготовке проекта правового акта выявились необходимость внесения существенных изменений в ранее изданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочения разрабатывается новый единый акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах предписания, которые сохраняют свою силу. 5.5. Внесение изменений в нормативные акты облисполкома не допускается. В этом случае для решения вопросов разрабатываются соответствующие проекты постановлений и распоряжений Губернатора или Правительства, а решения облисполкома признаются утратившими силу. Изменения в постановление Губернатора вносятся постановлением Губернатора, а в распоряжение Губернатора - распоряжением или постановлением Губернатора. Такой же порядок соблюдается при подготовке документов о признании утратившими силу соответствующих правовых актов. 5.6. К тексту проекта правового акта обязательно должна быть приложена пояснительная записка за подписью должностного лица, руководителя исполнительного органа государственной власти, структурного подразделения администрации, внесшего проект документа. Пояснительная записка не прилагается к проектам правовых актов о награждении, по кадровым вопросам, за исключением проектов правовых актов о присвоении классных чинов. Если проект правового акта вносится по поручению Губернатора, то к нему обязательно прилагается документ (служебная записка, письмо) с письменной резолюцией Губернатора, исполняющего обязанности Губернатора, содержащей поручение о подготовке проекта постановления или распоряжения. В случае подготовки проекта по поручению, данному на совещании, к проекту прикладывается протокол совещания или выписка из него с точной формулировкой поручения. Ссылка на поручение Губернатора производится в пояснительной записке и карточке согласования с указанием даты, когда оно было дано. 16 К проектам правовых актов, предусматривающих выделение денежных средств, прикладываются смета расходов и все документы, подтверждающие необходимость выделения средств, полное обоснование производимых затрат. 5.7. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора должны проходить согласование с заинтересованными структурными подразделениями администрации, исполнительными органами государственной власти, а при необходимости - с государственными и другими организациями. Согласование действительно в течение четырех месяцев. В случае необходимости продления срока действия согласования исполнитель направляет проект правового акта заинтересованным структурным подразделениям администрации, исполнительным органам государственной власти, государственным и другим организациям для подтверждения согласования, которое оформляется дополнительным визированием или письмом в произвольной форме. Согласование проектов постановлений и распоряжений Губернатора оформляется визой. Проекты постановлений, распоряжений, а также приложения к ним визируются руководителем и юристом исполнительного органа государственной власти, структурного подразделения администрации, внесшего проект. Визы руководителей проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта постановления, распоряжения, а также приложений к ним в нижней его части и в карточке согласования проекта постановления, распоряжения (приложение № 17-22). Допускается полистное визирование проекта правового акта. 5.8. Проекты постановлений Губернатора после согласования с заинтересованными сторонами должны проходить антикоррупционную экспертизу в службе безопасности и информационной защиты Астраханской области, визироваться руководителем службы или его заместителем. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора после согласования с заинтересованными сторонами проходят правовую экспертизу в контрольно-правовом управлении администрации, визируются начальником этого управления или его заместителем. Срок рассмотрения контрольно-правовым управлением администрации представленного проекта правового акта составляет три дня, не считая дня передачи, при необходимости проведения многостороннего правового анализа или рассмотрении представленного на правовую экспертизу проекта правового акта особой сложности – семь дней. 5.9. При наличии разногласий по проекту руководитель, готовящий проект для внесения Губернатору, должен провести обсуждение с заинтересованными сторонами с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, к проекту прилагаются протокол проведенного обсуждения, перечень разногласий и подлинники замечаний, подписанные соответствующими руководителями. 17 Отказ в согласовании по конкретным пунктам проекта не препятствует его дальнейшему рассмотрению. Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его содержания. Приложения к постановлениям и распоряжениям обязательно визируются в контрольно-правовом управлении администрации, руководителем администрации, редактором управления документационного обеспечения администрации. 5.10. После правовой экспертизы проект постановления, распоряжения вместе с электронной версией передается исполнителем на редактирование в отдел распорядительных документов управления документационного обеспечения администрации, визируется редактором. Срок редактирования проекта правового акта Губернатора составляет три дня, не считая дня передачи, при рассмотрении проекта правового акта особой сложности – пять дней. Проект правового акта на бумажном носителе должен полностью соответствовать электронному варианту. Ответственность за соответствие документа на бумажном носителе электронному варианту возлагается на разработчика проекта. В случае несоответствия электронного варианта проекта правового акта бумажному носителю проект правового акта возвращается редактором исполнителю для его доработки. После визы редактора проект сдается в соответствующий секретариат, визируется вице-губернатором - председателем Правительства, заместителем председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), координирующим деятельность исполнительного органа государственной власти, внесшего проект документа. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора при наличии замечаний вице-губернатора - председателя Правительства, заместителя председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), координирующего деятельность соответствующих исполнительных органов государственной власти, до их устранения не вносятся на подпись Губернатору. Подготовленный (согласованный) документ передается работниками соответствующего секретариата в секретариат руководителя администрации, визируется руководителем администрации и передается на подпись Губернатору. 5.11. Проекты постановлений, распоряжений Губернатора печатаются на бланках установленной формы. В проектах распорядительных документов употребляются официальные наименования исполнительных органов государственной власти и иных организаций. Постановления и распоряжения Губернатора должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание. 18 Текст может разделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную). Преамбула в проектах постановлений Губернатора завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЮ:», оно печатается прописными буквами. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Губернатора, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точками и заголовков не имеют. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Губернатора в тексте на них обязательно делается ссылка. Приложения к постановлениям и распоряжениям Губернатора печатаются на отдельных листах бумаги и оформляются согласно требованиям, изложенным в пункте 4.10 настоящей Инструкции. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и состоит из слов «Губернатор Астраханской области», инициалов и фамилии Губернатора. Слова «Губернатор Астраханской области» печатаются в одну строку от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия Губернатора - от правой границы текстового поля. 5.12. Документы, подготовленные с нарушением установленных требований и не прошедшие необходимого согласования, могут быть возвращены руководителем администрации должностным лицам, внесшим данные проекты. 5.13. Доработка проектов постановлений, распоряжений, не подписанных Губернатором, возлагается на структурное подразделение администрации, исполнительный орган государственной власти, готовившие данный проект. 5.14. Подписанные Губернатором постановления и распоряжения передаются секретариатом руководителя администрации в управление документационного обеспечения администрации для их регистрации и выпуска. Постановления и распоряжения датируются днем подписания их Губернатором. Регистрация ведется отделом распорядительных документов управления документационного обеспечения администрации отдельно по каждому виду документа с начала и до конца года. Постановлениям присваиваются порядковые регистрационные номера, распоряжениям - порядковые номера с буквой "р", например: № 532-р. Данные о документе (его номер, дата, заголовок, текст и др.) вносятся в электронную базу. 5.15. Изданные постановления и распоряжения, выписки из них в электронном виде направляются управлением документационного обеспечения администрации адресатам согласно указателю рассылки (включая обязательную), составленному и подписанному исполнителем документа, в срок не позднее трех дней со дня подписания, а срочные - в течение суток (приложение № 25). 19 Бумажная версия документа рассылается адресатам только при наличии соответствующей отметки в карточке согласования. Бумажные версии (копии) принятых постановлений и распоряжений Губернатора удостоверяются печатью управления документационного обеспечения. 5.16. Постановления Губернатора (кроме правовых актов по вопросам награждения) в 7-дневный срок после их принятия направляются в управление Министерства юстиции Российской Федерации по Астраханской области для включения их в федеральный регистр и проведения правовой экспертизы. 5.17. Подлинники постановлений и распоряжений Губернатора остаются в отделе распорядительных документов управления документационного обеспечения администрации для формирования в дела, хранятся 1 год и сдаются в архив управления. Правовые акты Губернатора, изменяющие ранее принятые акты, направляются тем органам и организациям, которым рассылались ранее принятые документы. Дополнительная рассылка правовых актов Губернатора осуществляется по заявке исполнителя - структурного подразделения администрации, исполнительного органа государственной власти - либо по указанию руководителя администрации, начальника управления документационного обеспечения администрации, о чем делается отметка в соответствующем указателе рассылки. Замена разосланных актов производится по указанию руководителя администрации или начальника управления документационного обеспечения администрации. 6. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ПРАВИТЕЛЬСТВА 6.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Правительства производится в соответствии с порядком, установленным Регламентом Правительства и требованиями настоящей Инструкции. 6.2. Проекты постановлений и распоряжений Правительства вносятся членами Правительства, исполнительными органами государственной власти. 6.3. Проекты постановлений и распоряжений Правительства вносятся на рассмотрение Правительства при наличии следующих материалов: карточки согласования проекта, пояснительной записки, содержащей основание внесения проекта, необходимых расчетов, финансово-экономического обоснования, прогноза социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений. Пояснительная записка, проект представленного правового акта подписываются (визируются) членом Правительства, руководителем и юристом исполнительного органа государственной власти, внесшего проект. 20 6.4. Проекты постановлений и распоряжений Правительства, по которым требуется решение Правительства, до их внесения в Правительство подлежат обязательному согласованию с заинтересованными исполнительными органами государственной власти, а при необходимости - с государственными и другими организациями (проекты постановлений - антикоррупционной экспертизе в службе безопасности и информационной защиты Астраханской области), правовой экспертизе в контрольно-правовом управлении администрации. Проекты правовых актов, предусматривающих расходование бюджетных средств в виде дотаций, субвенций, субсидий, бюджетных ассигнований (за исключением проектов правовых актов о выделении денежных средств на обеспечение деятельности исполнительных органов государственной власти), бюджетных кредитов, бюджетных заимствований, подлежат экспертизе выявления экономических рисков, осуществляемой службой безопасности и информационной защиты Астраханской области в соответствии с порядком, утвержденным Правительством. Проекты правовых актов, предусматривающих расходы за счет средств бюджета Астраханской области, подлежат обязательному согласованию с вице-губернатором - председателем Правительства и министерством финансов Астраханской области. К проектам правовых актов, предусматривающих выделение денежных средств, прикладываются смета расходов и все документы, подтверждающие необходимость выделения средств, с полным обоснованием производимых затрат и источниками финансирования. Согласование действительно в течение четырех месяцев. В случае необходимости продления срока действия согласования исполнитель направляет проект правового акта заинтересованным структурным подразделениям, исполнительным органам государственной власти, государственным и другим организациям для подтверждения согласования, которое оформляется дополнительным визированием или письмом в произвольной форме. 6.5. Поступившие на согласование проекты правовых актов визируются руководителями указанных органов и организаций или уполномоченными ими заместителями. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта, приложения к нему и на карточке согласования (приложения № 17-21). Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его содержания. 6.6. Если подготавливаемый проект постановления, распоряжения Правительства влечет за собой изменения других актов Правительства, эти изменения включаются в проект подготавливаемого документа или в отдельном пункте документа дается поручение соответствующему исполнительному органу государственной власти о подготовке соответствующего правового акта. 21 Если подготавливаемый правовой акт Правительства влечет за собой изменения правовых актов Губернатора, то в отдельном пункте документа дается поручение соответствующему исполнительному органу государственной власти о подготовке соответствующего правового акта. Изменения, вносимые в постановление Правительства, оформляются постановлением, а в распоряжение Правительства - распоряжением или постановлением Правительства. Изменения в правовой акт вносятся органом, готовившим основной документ. Изменения в правовые акты Администрации области вносятся соответствующими правовыми актами Правительства. 6.7. Проекты всех правовых актов после их согласования с заинтересованными органами и организациями, а проекты постановлений Правительства после проведения антикоррупционной экспертизы в службе безопасности и информационной защиты Астраханской области представляются на правовую экспертизу в контрольно-правовое управление администрации, визируются начальником этого управления или его заместителем. Срок рассмотрения контрольно-правовым управлением администрации представленного проекта правового акта Правительства составляет три дня, не считая дня передачи, при необходимости проведения многостороннего правового анализа представленного на правовую экспертизу проекта правового акта – семь дней. 6.8. Проекты всех правовых актов после их согласования с заинтересованными органами и организациями, антикоррупционной и правовой экспертизы представляются на бумажном носителе и в электронном виде на редакторскую правку в управление документационного обеспечения администрации и визируются редактором. Срок редактирования проекта правового акта Правительства составляет три дня, не считая дня передачи, при рассмотрении проекта правового акта особой сложности – пять дней. 6.9. Разработчик проекта несет ответственность за соответствие бумажной и электронной версий проекта документа. В случае несоответствия электронного варианта проекта правового акта бумажному носителю проект правового акта возвращается редактором исполнителю для его доработки. 6.10. После визы редактора проект сдается разработчиком в соответствующий секретариат, визируется вице-губернатором - председателем Правительства, заместителем председателя Правительства, министром, координирующим деятельность исполнительного органа государственной власти, внесшего проект документа. 6.11. Проекты постановлений и распоряжений Правительства, подготовленные с отступлением от установленных Регламентом Правительства и настоящей Инструкцией правил, подлежат возврату на доработку. 6.12. Проекты постановлений и распоряжений Правительства оформляются на гербовых бланках установленной формы. В проектах документов 22 употребляются официальные наименования органов государственной власти и иных организаций. Заголовок, текст, подпись, приложения к постановлениям и распоряжениям Правительства оформляются аналогично реквизитам постановлений и распоряжений Губернатора (см. пункт 5.11). Преамбула в проектах постановлений Правительства завершается словами «Правительство Астраханской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:» (печатается с новой строки, последнее слово - прописными буквами). 6.13. Подготовленные документы передаются исполнителем в протокольно-организационное управление администрации для включения в повестку дня и формирования материалов заседания Правительства. 6.14. В случае необходимости доработки проекта правового акта Правительства, рассмотренного на заседании Правительства, или внесения в него поправок непосредственно в ходе его обсуждения на заседании Правительства, исполнитель, который подготовил данный проект для рассмотрения на заседании Правительства, обобщает и изучает внесенные в него замечания и предложения. Если срок внесения поправок в проект правового акта специально не оговаривается на заседании Правительства, то в течение 3 дней проект правового акта Правительства с внесенными в него на заседании Правительства поправками подлежит согласованию исполнителем, подготовившим данный проект, с лицом, внесшим поправки в ходе его непосредственного обсуждения на заседании Правительства, контрольно-правовым управлением администрации, редактированию в управлении документационного обеспечения администрации и представлению в протокольно-организационное управление администрации. Если срок доработки проекта постановления специально не оговаривается на заседании Правительства, то он составляет 7 рабочих дней. Доработанный проект правового акта визируется членом Правительства, руководителем исполнительного органа государственной власти Астраханской области, внесшего проект, редактором управления документационного обеспечения администрации и передается в секретариат руководителя администрации. После рассмотрения проект постановления или распоряжения Правительства визируется вице-губернатором - председателем Правительства, руководителем администрации и передается на подпись Губернатору. По поручению Губернатора распоряжения Правительства подписывает вице-губернатор - председатель Правительства, в отсутствие Губернатора и вице-губернатора - председателя Правительства распоряжения Правительства подписывает исполняющий обязанности вице-губернатора - председателя Правительства. В этом случае доработанный проект распоряжения Правительства визируется руководителем администрации и представляется на подпись вице-губернатору - председателю Правительства или исполняющему обязанности вице-губернатора - председателя Правительства. 23 6.15. Постановления и распоряжения Правительства могут приниматься без рассмотрения на заседании Правительства (в рабочем порядке) в исключительных случаях, требующих безотлагательного решения Правительства и не вызывающих при этом особой необходимости коллегиального обсуждения вопроса. Решение о принятии правового акта в рабочем порядке принимает вице-губернатор - председатель Правительства (по письменному обращению исполнителя). Согласование проекта правового акта с членами Правительства осуществляет исполнитель (проект постановления Правительства считается принятым, если он согласован с более 50 процентами от числа членов Правительства). 6.16. Подготовленные проекты правовых актов для рассмотрения в рабочем порядке передаются исполнителями в секретариат руководителя администрации (приемная заместителей руководителя администрации) для визирования вице-губернатором - председателем Правительства, руководителем администрации и направления на подписание Губернатору. 6.17. После подписания правовые акты Правительства передаются секретариатом руководителя администрации (приемной заместителей руководителя администрации) в управление документационного обеспечения администрации для регистрации и выпуска. 6.18. Постановления и распоряжения Правительства датируются днем подписания. Регистрация ведется отделом распорядительных документов управления документационного обеспечения администрации отдельно по каждому виду документа. Постановлениям Правительства присваиваются порядковые регистрационные номера с литером П, например: №121-П. К регистрационным номерам распоряжений Правительства добавляется буква «р», например: № 121-Пр. Данные о документе (его номер, дата, заголовок, текст и др.) вносятся в электронную базу. 6.19. Изданные постановления и распоряжения, выписки из них в электронном виде направляются управлением документационного обеспечения администрации адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем документа, в срок не позднее трех дней со дня подписания, а срочные - в течение суток. Обязательная рассылка осуществляется в соответствии с приложением № 25. Бумажная версия документа рассылается адресатам только при наличии соответствующей отметки в карточке согласования. Бумажные версии (копии) принятых постановлений и распоряжений Правительства удостоверяются печатью управления документационного обеспечения администрации. 6.20. Постановления Правительства в 7-дневный срок после их принятия направляются в управление Министерства юстиции Российской Федера- 24 ции по Астраханской области для включения их в федеральный регистр и проведения правовой экспертизы. 6.21. Подлинники постановлений и распоряжений Правительства остаются в отделе распорядительных документов управления документационного обеспечения администрации для формирования в дела, хранятся 1 год и сдаются на архивное хранение. 7. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯЖЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ, ПРИКАЗОВ РУКОВОДИТЕЛЯ АДМИНИСТРАЦИИ 7.1. Администрация в соответствии с возложенными функциями принимает распоряжения администрации. 7.2. Приказами руководителя администрации (далее - приказы) оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы администрации. Проекты распоряжений администрации и приказов готовят и вносят структурные подразделения администрации на основании указания руководителя администрации. Проекты приказов по кадровым вопросам, по вопросам поощрения готовит управление государственной гражданской службы и кадров администрации на основании соответствующих представлений и поручений. Распоряжения администрации, приказы подписываются руководителем администрации или заместителем руководителя администрации, исполняющим его обязанности. 7.3. Ответственность за подготовку проектов распоряжений администрации, приказов, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители структурных подразделений, которые готовят и вносят проекты распоряжений администрации, приказов. 7.4. Проекты распоряжений администрации, приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, начальником контрольно-правового управления администрации, а также в случае необходимости руководителями других заинтересованных структурных подразделений, редактором управления документационного обеспечения администрации. Замечания по проектам распоряжений администрации, приказов излагаются в прилагаемой к проекту справке. 7.5. Проекты распоряжений администрации, приказов печатаются на бланках установленной формы (приложение № 6). Заголовок, текст, подпись, приложения к ним оформляются аналогично оформлению реквизитов постановлений и распоряжений Губернатора (см. пункт 5.11). Согласование проектов распоряжений, приказов оформляется визой. 25 Визы проставляются на карточке к проекту распоряжения администрации (приложение № 22), оборотной стороне последнего листа проекта распоряжения, приказа, а также приложений к ним в нижней его части. 7.6. Подписанные распоряжения администрации направляются в управление документационного обеспечения администрации, а подписанные приказы направляются в отдел кадров управления государственной гражданской службы и кадров администрации для их оформления и выпуска. Выпускаемым распоряжениям администрации присваиваются порядковые номера по единой нумерации в пределах календарного года с литером РА, например: № 15-РА. Выпускаемым приказам присваиваются порядковые номера по единой нумерации в пределах календарного года: с литером К-ОД - по деятельности администрации, с литером К-л - по личному составу, с литером К-о - об отпусках, например: № К-17/ОД, № К-15/л, № К-18/о. Копии распоряжений администрации заверяются печатью управления документационного обеспечения администрации и направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителями. Копии приказов заверяются печатью отдела кадров управления государственной гражданской службы и кадров администрации и направляются адресатам согласно указателям рассылки, составленным и подписанным исполнителями. 7.7. Распоряжения администрации в 7-дневный срок после их принятия направляются в управление Министерства юстиции Российской Федерации по Астраханской области для включения их в федеральный регистр и проведения правовой экспертизы. 7.8. Подлинники распоряжений администрации в течение одного года хранятся в отделе распорядительных документов управления документационного обеспечения администрации, а затем передаются в архив управления документационного обеспечения администрации для хранения. 7.9. Подлинники приказов хранятся в течение одного года в отделе кадров управления государственной гражданской службы и кадров администрации, а затем передаются в управление документационного обеспечения администрации для архивного хранения. 8. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЗАКОНОПРОЕКТАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ 8.1. Разработка проектов законов Астраханской области, постановлений Думы Астраханской области, вносимых в порядке законодательной инициативы Губернатором в Думу Астраханской области. 8.1.1. Разработка проектов законов Астраханской области и постановлений Думы Астраханской области (далее - проекты), вносимых в порядке законодательной инициативы Губернатором на рассмотрение Думы Астра- 26 ханской области, осуществляется исполнительными органами государственной власти и структурными подразделениями администрации, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос. 8.1.2. Координацию деятельности, связанной с подготовкой проектов, вносимых в порядке законодательной инициативы Губернатором в Думу Астраханской области, осуществляет контрольно-правовое управление администрации. 8.1.3. Порядок разработки и согласования проектов в исполнительных органах государственной власти и структурных подразделениях администрации осуществляется в соответствии с подпунктами 8.1.4 - 8.1.7 пункта 8.1 настоящей Инструкции. 8.1.4. Разработчик проекта в соответствии со статьей 59 Регламента Государственной Думы Астраханской области представляет в контрольноправовое управление администрации следующие документы: - текст проекта в двух экземплярах; - пояснительную записку к проекту с обоснованием необходимости его принятия, включающую характеристику целей и задач проекта, основных его положений, а также прогноз социально-экономических и иных последствий вступления проекта в силу; - финансово-экономическое обоснование; - перечень законов и иных нормативных правовых актов, которые необходимо отменить, изменить или дополнить в связи с принятием проекта, а также предложения о разработке нормативных правовых актов, необходимых для реализации данного проекта; - заключение соответствующей экспертизы (в случаях, предусмотренных действующим законодательством). Объем дополнительной информации, представляемой с проектом, необходимой для проведения правовой экспертизы, определяется контрольноправовым управлением администрации. Оформление проекта осуществляется в соответствии с Методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению документов Государственной Думы Астраханской области, утвержденными распоряжением Государственной Думы Астраханской области от 01.06.2007 № 434-р. Копии текста законопроекта и материалов к нему должны быть представлены на магнитном носителе. 8.1.5. Проект представляется с сопроводительным письмом в двух экземплярах, один из которых оформляется на гербовом бланке Губернатора, с четким наименованием вопроса, вносимого на рассмотрение Думы Астраханской области. Второй экземпляр письма визируется руководителем исполнительного органа государственной власти области или структурного подразделения администрации, разработавшего проект. В соответствии с пунктом 3 статьи 59 Регламента Государственной Думы Астраханской области в сопроводительном письме указывается назначенный представитель Губернатора по данному проекту. 27 К проекту прилагается карточка согласования установленного образца с визами заинтересованных лиц (приложение № 17). 8.1.6. В исполнительных органах государственной власти и структурных подразделениях администрации проект находится на согласовании не более 10 дней. 8.1.7. Руководитель исполнительного органа государственной власти области или структурного подразделения администрации, в его отсутствие заместитель, а также юрист ставят визу на карточке согласования и на лицевой стороне последней страницы проекта. Все замечания и предложения по проекту оформляются в письменном виде за подписью руководителя и прилагаются к проекту. 8.1.8. После согласования с заместителем председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) и со всеми заинтересованными лицами проект поступает в контрольно-правовое управление администрации для проведения правовой и лингвистической экспертизы. Правовая и лингвистическая экспертиза (далее - экспертиза) проводится в течение 21 календарного дня. 8.1.9. Замечания, дополнения и предложения по результатам экспертизы оформляются в письменном виде за подписью заместителя руководителя администрации - начальника контрольно-правового управления, в его отсутствие - лица, исполняющего его обязанности, после чего вместе с проектом возвращаются разработчику для их устранения. 8.1.10. Проект, прошедший экспертизу, направляется контрольноправовым управлением администрации полномочному представителю Губернатора в Думе Астраханской области и представительных органах муниципальных образований - министру Астраханской области на согласование. 8.1.11. Подготовленный проект передается контрольно-правовым управлением администрации на рассмотрение Губернатору для внесения его в порядке законодательной инициативы в Думу Астраханской области. 8.1.12. После рассмотрения проекта Губернатором, подписания сопроводительного письма и регистрации письма в отделе служебной корреспонденции и архивной деятельности управления документационного обеспечения администрации (далее - отдел служебной корреспонденции и архивной деятельности) проект направляется контрольно-правовым управлением администрации в Думу Астраханской области. Копии направленных документов формируются в дело в контрольноправовом управлении администрации. 8.2. Рассмотрение проектов, подготовленных Думой Астраханской области и направленных Губернатору на заключение. 8.2.1. Отдел служебной корреспонденции и архивной деятельности регистрирует проект и в этот же день направляет его в секретариат Губернатора. 8.2.2. Губернатор направляет проект полномочному представителю Губернатора в Думе Астраханской области и представительных органах му- 28 ниципальных образований - министру Астраханской области, начальнику контрольно-правового управления администрации, соответствующим исполнительным органам государственной власти и структурным подразделениям для подготовки проекта заключения на проект. 8.2.3. В течение 14 дней со дня поступления проекта исполнительный орган государственной власти или структурное подразделение администрации подготавливает свои предложения за подписью руководителя или исполняющего его обязанности должностного лица и направляет их вместе с проектом в контрольно-правовое управление администрации для подготовки проекта заключения. 8.2.4. Контрольно-правовое управление администрации согласовывает проекты заключения, официального отзыва на проект с полномочным представителем Губернатора в Думе Астраханской области и представительных органах муниципальных образований - министром Астраханской области, передает его в секретариат руководителя администрации для визирования руководителем администрации и направления на подпись Губернатору. 8.2.5. Подписанные Губернатором заключение, официальный отзыв на проект регистрируются в отделе служебной корреспонденции и архивной деятельности и в этот же день направляются контрольно-правовым управлением администрации в Думу Астраханской области. Копии заключений, официальных отзывов и проекты формируются в дело в контрольноправовом управлении администрации. 8.3. Подписание и опубликование законов Астраханской области. 8.3.1. Принятый закон Астраханской области (далее - закон), направляемый Думой Астраханской области на подпись Губернатору, передается в контрольно-правовое управление администрации. 8.3.2. Контрольно-правовое управление администрации готовит мотивированное заключение о соответствии принятого Думой Астраханской области закона Конституции Российской Федерации, федеральному и областному законодательству с рекомендацией о подписании либо отклонении закона, согласовывает его с полномочным представителем Губернатора в Думе Астраханской области и представительных органах муниципальных образований - министром Астраханской области. 8.3.3. Подписанный Губернатором закон возвращается контрольноправовым управлением администрации в Думу Астраханской области для регистрации и оформления. 8.3.4. Оформленный закон представляется Думой Астраханской области в контрольно-правовое управление администрации в двух экземплярах. Один экземпляр хранится в контрольно-правовом управлении администрации, второй экземпляр с сопроводительным письмом, подготовленным контрольно-правовым управлением администрации, направляется для опубликования в средствах массовой информации. 8.4. Подготовка отзывов Правительства на проекты федеральных законов по предметам совместного ведения. 29 8.4.1. Подготовка отзывов Правительства на проекты федеральных законов по предметам совместного ведения (далее - отзывы) осуществляется контрольно-правовым управлением администрации совместно с исполнительными органами государственной власти, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос. 8.4.2. Порядок подготовки отзывов осуществляется в соответствии с подпунктами 8.4.4 - 8.4.8 пункта 8 настоящей Инструкции. 8.4.3. Отдел служебной корреспонденции и архивной деятельности регистрирует проекты федеральных законов по предметам совместного ведения (далее - проекты федеральных законов) и в тот же день направляет их руководителю администрации. 8.4.4. Руководитель администрации направляет проект федерального закона заместителю руководителя администрации - начальнику контрольноправового управления администрации. Контрольно-правовое управление администрации направляет запросы по проекту федерального закона соответствующим исполнительным органам государственной власти, структурным подразделениям. 8.4.5. Исполнительный орган государственной власти, структурное подразделение администрации подготавливают свои предложения и замечания за подписью руководителя или исполняющего его обязанности должностного лица и направляют их в сроки, указанные в запросе, в контрольноправовое управление администрации для подготовки проекта отзыва. 8.4.6. Контрольно-правовое управление администрации передает проект федерального закона с проектом отзыва в секретариат руководителя администрации для визирования руководителем администрации и направления на подпись Губернатору. 8.4.7. Если мнения при подготовке отзыва разделились, контрольноправовое управление администрации подготавливает служебную записку Губернатору с обоснованием по каждой позиции разногласий и проект отзыва. 8.4.8. Подписанный Губернатором отзыв регистрируется в отделе служебной корреспонденции и архивной деятельности и направляется в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации. Копии документов направляются в секретариат руководителя администрации. 9. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОГОВОРОВ (СОГЛАШЕНИЙ) 9.1. Подготовку проектов договоров (соглашений) осуществляют соответствующие исполнительные органы государственной власти, структурные подразделения администрации в соответствии с порядком, утвержденным постановлением Правительства, требованиями настоящей Инструкции. При условии разработки проектов договоров в качестве оферты федеральными органами исполнительной власти, другими субъектами Россий- 30 ской Федерации, иностранными партнерами, органами местного самоуправления муниципальных образований Астраханской области, финансовокредитными учреждениями, хозяйствующими субъектами внесение на рассмотрение таких проектов договоров и их согласование обеспечиваются согласно отраслевому принципу соответствующими исполнительными органами государственной власти и структурными подразделениями администрации. 9.2. Проекты договоров (соглашений) должны сопровождаться пояснительной запиской с обоснованием целесообразности заключения, оценкой финансово-экономических и других последствий. 9.3. Проекты договоров (соглашений) должны пройти согласование во всех исполнительных органах государственной власти и структурных подразделениях администрации, различных органах государственной власти и организациях, заинтересованных в решении поставленных задач; правовую экспертизу в контрольно-правовом управлении администрации; редактирование в отделе распорядительных документов управления документационного обеспечения администрации. Проекты договоров (соглашений) подлежат экспертизе выявления экономических рисков, осуществляемой службой безопасности и информационной защиты Астраханской области в соответствии с порядком, утвержденным постановлением Правительства от 21.07.2006 № 227-П. В исполнительных органах государственной власти, организациях проекты согласовываются (рассматриваются) не более трех дней. Согласование проектов оформляется визой. Визы руководителей исполнительных органов государственной власти проставляются на карточке согласования проекта договора (соглашения) и на оборотной стороне последнего листа проекта (экземпляр Правительства). В случае соответствия проекта договора (соглашения) всем предъявляемым требованиям работник контрольно-правового управления администрации, проводивший правовую экспертизу, визирует каждый лист проекта договора на его оборотной стороне. Карточка к проекту договора (соглашения) и оборотная сторона последнего листа проекта визируются начальником контрольно-правового управления или его заместителем. 9.4. Имеющиеся у должностных лиц возражения или замечания по проекту излагаются в письменном виде и приобщаются к проекту договора (соглашения) с обязательным проставлением визы и указанием даты. Если в процессе согласования в проект договора (соглашения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект договора (соглашения) внесены уточнения, не изменившие его содержания. 9.5. Договоры (соглашения) оформляются на белых листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) в нескольких экземплярах, по одному для каждой стороны. При оформлении используются реквизиты: вид документа, номер, 31 дата, наименование, текст, подписи должностных лиц и гербовые печати каждой из сторон. 9.6. После подписания договор (соглашение) исполнителем, осуществлявшим его подготовку, передается в секретариат руководителя администрации. В секретариате руководителя администрации ему присваиваются номер и дата. В случае подписания договора (соглашения) только одной стороной исполнительный орган государственной власти, готовивший проект, направляет документы на подписание другой стороне и отслеживает дальнейшую процедуру подписания вплоть до поступления подписанных договоров (соглашений) в секретариат руководителя администрации. Датой договора (соглашения) является дата совместного подписания или самая поздняя дата подписания одной из сторон. Номер договора (соглашения) проставляется через косую черту и состоит из регистрационных номеров каждой из сторон, подписавших договор (соглашение). 9.7. Секретариатом руководителя администрации ведется единый реестр договоров (соглашений). 9.8. Договоры (соглашения) передаются секретариатом руководителя администрации в управление документационного обеспечения администрации для тиражирования и направления адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем документа. Адресатами обязательной рассылки являются контрольно-правовое управление администрации, служба безопасности и информационной защиты Астраханской области. 10. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ РЕШЕНИЙ, ПРИНЯТЫХ НА ЗАСЕДАНИЯХ ПРАВИТЕЛЬСТВА, СОВЕЩАНИЯХ, ПРОВОДИМЫХ ГУБЕРНАТОРОМ, ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОРОМ – ПРЕДСЕДАТЕЛЕМ ПРАВИТЕЛЬСТВА, ЗАМЕСТИТЕЛЯМИ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА И РУКОВОДИТЕЛЕМ АДМИНИСТРАЦИИ 10.1. Порядок оформления решений, принятых на заседаниях Правительства, установлен Регламентом Правительства. Протоколы заседаний Правительства оформляются и выпускаются протокольно-организационным управлением администрации. 10.2. Решения, принятые на совещаниях, проводимых Губернатором, вице-губернатором – председателем Правительства, оформляются протоколами. Проект протокола совещания составляется ответственными за содержательную часть совещания в течение 2 рабочих дней. Проект протокола визируется готовившими его сотрудниками и руководителями соответствующих исполнительных органов государственной власти, структурных подразделений администрации. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника. 32 Протокол совещания подписывается председательствовавшим на совещании. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении. 10.2.1. Протокол регистрируется в соответствующем секретариате. При этом ему присваивается номер, состоящий из индекса секретариата и порядкового номера в пределах календарного года. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка «Для служебного пользования» и номер экземпляра. 10.2.2. Подлинники протоколов совещаний передаются в соответствующий секретариат для хранения. Копии протоколов совещаний оформляются и готовятся к рассылке исполнительным органом государственной власти, структурным подразделением администрации, ответственным за подготовку материалов к совещанию. В указатель обязательной рассылки копий протоколов совещаний включаются секретариат заместителя председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), структурное подразделение администрации, уполномоченное осущетвлять контроль за исполнением данных служебных документов в соответствии с компетенцией, структурное подразделение администрации, исполнительный орган государственной власти, отвечающие за подготовку и организацию исполнения соответствующих пунктов протокола. На копиях протоколов совещаний, рассылаемых в администрации, указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым они направляются. В других случаях в правом верхнем углу копии протокола указывается наименование и при необходимости почтовый адрес организации. Копии протоколов с указателем рассылки передаются в отдел служебной корреспонденции и архивной деятельности. 10.3. Протоколы совещаний, проводимых заместителями председателя Правительства, руководителем администрации, оформляются и выпускаются соответствующими секретариатами. 10.4. Организация подготовки и проведения заседаний совещательных и координационных органов, создаваемых соответственно при Губернаторе и Правительстве, возложена на структурные подразделения администрации, исполнительные органы государственной власти (в соответствии с положением о совете, комиссии); оформление протоколов заседаний осуществляется ответственным секретарем совета (комиссии). Протокол заседания регистрируется соответствующим структурным подразделением администрации, исполнительным органом государственной власти, определенным в положении ответственным за организационнотехническое обеспечение проведения заседаний, с нумерацией от начала календарного года. 33 11. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ, ТЕЛЕГРАММ 11.1. Служебные письма готовятся работниками структурных подразделений, исполнительных органов государственной власти, оформляются на бланках. Служебные письма за подписью Губернатора оформляются на гербовом бланке Губернатора и Правительства (приложения № 4, 11). Служебные письма за подписью вице-губернатора – председателя Правительства оформляются на гербовом должностном бланке, гербовом бланке Правительства Астраханской области (приложения № 3, 4). Служебные письма за подписью заместителей председателя Правительства оформляются на гербовых должностных бланках (приложение № 12) и бланках соответствующих министерств. Служебные письма за подписью руководителя администрации оформляются на гербовом должностном бланке (приложение № 1), за подписью заместителей руководителя администрации - на гербовом бланке администрации (приложение № 2). Служебные письма за подписью руководителей структурных подразделений по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются на бланках (негербовых) структурных подразделений (приложение № 13). При подготовке письма, предназначенного для коммуникации в системе электронного документооборота, используются шаблоны бланков. Служебные письма за подписью Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, отправляемые в федеральные органы государственной власти, обязательно редактируются в отделе распорядительных документов управления документационного обеспечения администрации, визируются редактором. В левом нижнем углу служебного письма (исходящего) указываются инициалы, фамилия, телефон исполнителя (руководителя структурного подразделения администрации, исполнительного органа государственной власти области), например: П.Н. Смолко 22-93-04 В системе электронного документооборота при отправке задания в теме указывается: наименование исполнительного органа государственной власти, подготовившего документ, номер документа, дата документа, а при подготовленном ответном документе добавляется информация о корреспонденте и номере входящего документа, например: Минсельхоз №01-06-097 от 24.01.2011, ответ на Минобр. №01-41 от 11.01.2011 34 11.2. Служебные письма за подписью Губернатора готовятся исполнителем в двух экземплярах, визируются руководителем соответствующего структурного подразделения администрации, исполнительного органа государственной власти области, вице-губернатором – председателем Правительства, заместителем председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей). Если в содержание письма включены вопросы компетенции других исполнительных органов государственной власти, то исполнитель обязательно согласует письмо в соответствующих исполнительных органах государственной власти. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра письма. Подготовленный проект служебного письма сдается в секретариат руководителя администрации для визирования руководителем администрации. 11.3. Подписанным служебным письмам присваивается регистрационный номер в отделе служебной корреспонденции и архивной деятельности. Первый экземпляр письма направляется адресату, второй экземпляр (копия) в секретариат Губернатора. Секретариат Губернатора направляет в представительство Губернатора Астраханской области при Правительстве Российской Федерации копии писем, направленных в федеральные органы государственной власти. 11.4. Ответный документ на входящий документ с грифом «Для служебного пользования» в обязательном порядке должен иметь аналогичное ограничение. 11.5. Телеграммы составляются в тех случаях, когда необходима срочная передача информации адресату. Текст телеграммы излагается кратко, без переноса слов, с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка - тчк запятая - зпт двоеточие - двтч кавычки - квч Словами в телеграмме пишутся такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс), % (процент) и др. Печатаются телеграммы на чистых листах бумаги прописными буквами (шрифт 14) в двух экземплярах с указанием телеграфного адреса. Текст телеграммы не должен превышать двух машинописных страниц. В телеграмме дается точный адрес: индекс, город, улица, номер дома, наименование учреждения, фамилия, имя, отчество получателя. Телеграмма визируется руководителем структурного подразделения администрации, исполнительного органа государственной власти области, в котором была составлена телеграмма, заместителем председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), редактором. Тексты телеграмм подписываются Губернатором, вице-губернатором – председателем Правительства, заместителями председателя Правительства, заверяются печатью «Для телеграмм» в отделе служебной корреспонденции 35 и архивной деятельности. Первый экземпляр телеграммы с бланком рассылки передается в почтовое отделение для отправки, второй экземпляр хранится в отделе служебной корреспонденции и архивной деятельности с отметкой почтового отделения. 12. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Организация документооборота в администрации Губернатора Астраханской области осуществляется с помощью единой системы электронного документооборота. 12.1. Прием, обработка и регистрация поступающих документов. Прием и обработка поступающей Губернатору и в Правительство служебной корреспонденции осуществляется централизованно в отделе служебной корреспонденции и архивной деятельности. Доставка документов осуществляется фельдъегерской службой, через почтовые отделения, нарочными, курьерами, с использованием факсимильной, телеграфной связи и электронной почты. Письма от структурных подразделений администрации, исполнительных органов государственной власти принимаются в электронном виде в единой системе электронного документооборота. При приеме документов, доставленных фельдъегерской службой, на реестрах проставляется дата, время, подпись принявшего и печать «Для пакетов». При поступлении служебной корреспонденции от нарочных, курьеров в разносной книге (реестре) отправителя или на копии доставленного письма ставится дата и подпись работника, принявшего документ. При поступлении по электронной почте документ не удаляется из электронной почты сотрудника, получившего документ, до окончания работы с ним и списания его «в дело». 12.1.1. При поступлении служебной корреспонденции проверяется правильность ее доставки: целостность конвертов и другой упаковки, соответствие содержимого указанному на конверте. Поступившие конверты, кроме конвертов с надписью «лично», вскрываются. Подпись электронных документов, подписанных ЭЦП, идентифицируется сотрудником, принявшим документ. 12.1.2. В случае отсутствия в конверте документа или приложений к нему, несоответствия номера на конверте номеру вложенного документа или обнаружения существенного повреждения документа составляется акт в двух экземплярах, один экземпляр акта отсылается отправителю. 12.1.3. Сохраняются конверты с корреспонденцией по судебным вопросам, а также в тех случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения документов. Во всех остальных случаях конверты после вскрытия уничтожаются. 36 12.1.4. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается адресату или пересылается по принадлежности. 12.1.5. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается ответственными дежурными и передается в отдел служебной корреспонденции и архивной деятельности для регистрации. Документы регистрируются как поступившие в рабочий день, следующий за соответствующим выходным или праздничным днем. Документы, поступившие после 17.00 часов рабочего дня, передаются на регистрацию на следующий день. Документы, поступившие с отметками «срочно», «оперативно», а также телеграммы передаются на регистрацию незамедлительно. 12.2. Контроль поступающей корреспонденции на безопасность. 12.2.1. При вскрытии почтовых отправлений должны соблюдаться меры безопасности. Необходимо обращать внимание на следующие подозрительные детали: отсутствие адреса или фамилии отправителя или неразборчивое их написание; смещение центра тяжести письма к одной из его сторон; наличие самодельного конверта; чрезмерная масса письма для его размеров; следы проколов; адрес и название нанесены при помощи наклеенных букв из газет и журналов; есть ощущение, что в посылке или конверте что-то мягкое, похожее на глину или оконную замазку; посылка или письмо кривые или слишком тяжелые для своих размеров; посылка или письмо имеет грязные пятна или выглядит так, как будто из него что-то сочится; от письма или посылки исходит запах марципана или миндаля; на посылке или письме просматриваются очертания механизма, состоящего из тонкой пружины и имеющего очертания монеты. 12.2.2. Если в результате предварительного исследования установлено, что вложения почтовых отправлений содержат предметы или вещества, которые при вскрытии могут представлять опасность для жизни и здоровья людей, ЗАПРЕЩАЕТСЯ трогать подозрительную посылку или конверт. Если же данная корреспонденция взята в руки, необходимо осторожно отнести ее в угол, положить на пол. В обязательном порядке эвакуировать весь персонал из помещения и немедленно вызвать сотрудника службы безопасности. 12.2.3. При получении корреспонденции, в которой содержится угроза о взрыве, необходимо положить это письмо в пластиковый пакет, стараясь 37 по возможности трогать его как можно меньше, и немедленно вызвать сотрудника службы безопасности. 12.3. Предварительное рассмотрение документов в отделе служебной корреспонденции и архивной деятельности. Вся входящая корреспонденция предварительно сортируется для передачи: – на рассмотрение Губернатору, вице-губернатору – председателю Правительства, заместителям председателя Правительства, руководителю администрации в соответствии с распределением обязанностей; – в структурные подразделения администрации; – в управление по работе с обращениями граждан администрации (обращения граждан). Основанием для принятия решения о ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу. 12.4. Регистрация поступающих документов. 12.4.1. Поступившие и прошедшие предварительную сортировку документы независимо от способа их доставки подлежат регистрации. Документы, направляемые на рассмотрение Губернатору, вицегубернатору - председателю Правительства, его заместителям и руководителю администрации регистрируются в отделе служебной корреспонденции и архивной деятельности, документы, поступившие на имя руководителей структурных подразделений администрации – в соответствующих структурных подразделениях. По отдельным вопросам документы не регистрируются (приложение № 23). 12.4.2. Документы на иностранных языках, поступившие в администрацию, направляются для перевода текстов в министерство международных и внешнеэкономических связей Астраханской области. Датой регистрации является день поступления перевода текста в отдел служебной корреспонденции и архивной деятельности. 12.4.3. На документе, поступившем на бумажном носителе, в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп. На регистрационном штампе проставляется дата регистрации и входящий номер, состоящий из индекса секретариата и порядкового номера в пределах года. 12.4.4. Регистрация осуществляется в единой системе электронного документооборота. При регистрации документа создается РКК, в которую вносятся следующие сведения: - корреспондент; - автор; - тематика; - вид документа; - номер документа; - дата документа; - краткое содержание; 38 - исполнитель; - способ доставки; - подразделение регистрации (соответствующий номер секретариата); - количество листов основного документа и приложений. С документов, поступивших на бумажных носителях, изготавливаются их электронные образы. Электронный образ документа, заверенный ЭЦП, присоединяется к электронной РКК с атрибутами документа. Не создаются электронные образы: документов для служебного пользования, документов, сканирование которых технически невозможно, а также документов, содержащих персональные данные. 12.4.5. Поступившие электронные документы регистрируются с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях. В РКК в строке «примечание» вносятся сведения о том, что документ является электронным. 12.4.6. После регистрации электронный образ документа или электронный документ включается в систему электронного документооборота и направляется по маршруту в соответствующий секретариат на рассмотрение. 12.5. Порядок рассмотрения документов руководством и доведение документов до исполнителей. 12.5.1. На поступивший в электронном виде документ в секретариате готовится проект резолюции (в РКК во вкладке «исполнение и контроль» вводятся контролер, исполнители, отметка о постановке на контроль и плановая дата исполнения) и направляется руководителю на согласование. Руководитель знакомится с содержанием электронной версии документа и проектом резолюции. При необходимости корректирует проект резолюции, и после ее утверждения электронная версия документа направляется по системе электронного документооборота исполнителям. В резолюции определяются ответственный исполнитель и должностные лица, участвующие в работе с документами, дается указание по исполнению документа и определяется плановый срок исполнения. 12.5.2. В случае, если документ поступил к руководителю, минуя регистрацию в отделе служебной корреспонденции и архивной деятельности, и на него наложена резолюция, документ подлежит обязательной последующей регистрации, включению в электронный документооборот с внесением резолюции в РКК. 12.5.3. Подлинник документа согласно резолюции передается отделом служебной корреспонденции и архивной деятельности ответственному исполнителю с проставлением соответствующей отметки во вкладке «местонахождение» РКК. Соисполнители работают с электронной версией документа. Соисполнителям, не являющимся пользователями электронного документооборота, направляется копия документа на бумажном носителе. 12.5.4. Документы с грифом «Для служебного пользования» и подлежащие контролю представляются в структурное подразделение администрации, исполнительного органа государственной власти, уполномоченное осу- 39 ществлять контроль за исполнением служебных документов, для проведения контроля. 12.5.5. Ответственным исполнителем считается исполнитель, который указан в резолюции руководителя первым. 12.5.6. Ответственный исполнитель организует работу с поступившим документом, контролирует качество и своевременность исполнения поручений и обеспечивает подготовку отчетных и при необходимости ответных документов. 12.5.7. Соисполнители при необходимости готовят информацию об исполнении документа ответственному исполнителю. 12.5.8. Ответственный исполнитель обобщает информацию, поступившую от соисполнителей, готовит проект ответа адресату, обобщенный отчетный документ или поручает сделать это одному из соисполнителей. Обобщенный отчетный документ представляется на подпись соответствующему руководителю исполнителем документа, при необходимости по согласованию с соисполнителями. Обобщенная справка на бумажном носителе или копия документа – ответа прикладывается к подлиннику входящего документа для списания в дело. 12.5.9. Документ считается исполненным в том случае, когда выполнены все содержащиеся в нем задания, решены поставленные вопросы, направлены ответы всем заинтересованным адресатам, представлен отчетный документ и результаты выполнения доложены соответствующему руководителю, давшему поручение и подписавшему документ, а также если документ снят с контроля. 12.5.10. При работе с документами (поручениями), не требующими детальной проработки и подготовки отчетного документа, исполнитель указывает результат рассмотрения в краткой форме, например: «Принято к руководству», «Принято к сведению», «Дан устный ответ», «Включено в план работы», «Принял участие» и т.п., и при списании в дело прилагает к документу распечатку отчета «Состояние исполнения документа». 12.5.11. На исполненном документе на нижнем поле первого листа или приложенной к нему справки (информации) руководителем, осуществляющим контроль (Губернатором, вице-губернатором- председателем Правительства, его заместителями и руководителем администрации, начальником управления документационного обеспечения администрации), проставляется отметка «В дело», дата и подпись. Работником соответствующего секретариата к отметке «В дело» проставляется номер дела по номенклатуре и отметка о положительном, отрицательном или ином результате решения вопроса. Отметка «В дело» свидетельствует о том, что работа над документом завершена. 12.5.12. Для списания в дело электронного документа его необходимо распечатать, поставить реквизиты, заверить копию электронного документа, приложить отчетные документы (или их заверенные копии) с отметкой о 40 снятии с контроля, ответы адресатам (заявителям) и списать по правилам настоящей Инструкции, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. 12.5.13. Сведения о завершении работы над документом фиксируются отделом служебной корреспонденции и архивной деятельности в электронной РКК при условии корректного заполнения всеми исполнителями соответствующих отчетов в электронной РКК во вкладке «Исполнение и контроль», проставления фактических дат исполнения с приложением электронных версий отчетных документов (справок, ответов, информаций). При несоблюдении этих условий документ возвращается в соответствующий секретариат. Сведения об окончании работы над служебной корреспонденцией, не поставленной на контроль, вносятся секретариатом, завершающим работу над документом (приложение № 24). 12.5.14. Управление документационного обеспечения администрации не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся на исполнении, с учетными данными, составляет сводку о соблюдении сроков исполнения служебной корреспонденции и направляет ее руководителю администрации, вице-губернатору – председателю Правительства, заместителям председателя Правительства. 12.6. Организация работы с исходящими документами. 12.6.1. Организация работы с исходящими документами включает: составление проекта документа, согласование, подписание, регистрацию, отправку. 12.6.2. Ответственность за составление и оформление проекта документа в соответствии с правилами, установленными данной инструкцией, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами государственной власти и должностными лицами возлагается на исполнителя документа. 12.6.3. Регистрация осуществляется: – исходящих документов Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, заместителей председателя Правительства, руководителя администрации - в отделе служебной корреспонденции и архивной деятельности; – документов структурных подразделений администрации – специалистами, отвечающими за делопроизводство в подразделениях. 12.6.4. Регистрация осуществляется в системе электронного документооборота путем создания электронной РКК, в которую вносятся: адресат, краткое содержание документа, фамилия лица, подписавшего документ, и исполнителя, дата регистрации, регистрационный номер (устанавливается автоматически), номер дела, в которое будет помещена копия, и другие необходимые данные. Первый экземпляр документа сканируется и прикрепляется к электронной РКК для включения в базу данных единого документооборота. 41 12.6.5. Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса секретариата, номера дела по номенклатуре и порядкового номера в пределах года. Регистрационный номер документа и дата проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии. 12.6.6. При регистрации ответного документа электронная РКК исходящего документа связывается с электронной РКК входящего документа – запроса. 12.6.7. Переписка между исполнительными органами государственной власти, структурными подразделениями администрации, включенными в единую систему электронного документооборота, осуществляется в электронном виде с использованием ЭЦП (согласно методическим разработкам по работе с электронными документами). 12.6.8. Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер. 12.6.9. Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копия зарегистрированного и переданного на отправку документа, имеющая все необходимые визы и приложения, хранится в деле согласно номенклатуре дел. При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передавать на рассылку необходимое количество его копий. 12.6.10. Служебные документы, в формуляр которых не входит указание адресата, других элементов, необходимых для их рассылки, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами. Документы, предназначенные для отправки за пределы Российской Федерации (кроме государств СНГ), должны быть переданы на отправку с указанием на отдельном листе бумаги адреса на соответствующем языке. 12.6.11. Отдел служебной корреспонденции и архивной деятельности осуществляет проверку правильности оформления документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. 12.6.12. Отдел служебной корреспонденции и архивной деятельности производит сортировку документов по способу отправки адресату (фельдсвязью, через почтовое отделение простой или заказной корреспонденцией, электронной почтой). 12.6.13. Структурные подразделения администрации самостоятельно обрабатывают служебную корреспонденцию, предназначенную для отправки по почте (производят упаковку в конверты и адресование), и сдают на отправку в отдел служебной корреспонденции и архивной деятельности под роспись в учетном журнале. 12.6.14. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь. 12.6.15. Исходящие документы, подписанные Губернатором, вицегубернатором – председателем Правительства, направляемые в органы госу- 42 дарственной власти Российской Федерации, федеральные исполнительные органы государственной власти и их территориальные подразделения, отправляются фельдсвязью. Необходимость использования фельдсвязи в других случаях определяется руководителем администрации, начальником управления документационного обеспечения администрации. 12.6.16. Передача корреспонденции на бумажных носителях исполнительным органам государственной власти и структурным подразделениям администрации производится через адресные ячейки, находящиеся в отделе служебной корреспонденции и архивной деятельности, под роспись в учетных журналах. Выемка производится ежедневно. О наличии срочных документов сообщается в соответствующий исполнительный орган государственной власти и структурное подразделение администрации. 12.6.17. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом служебной корреспонденции и архивной деятельности в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 222. 12.6.18. Реестры на отправляемую корреспонденцию составляются с использованием единой системы электронного документооборота. Названия организаций, адреса берутся из справочников. 12.6.19. Работа со служебной корреспонденцией с помощью средств электронной почты осуществляется только с официального почтового ящика (адреса электронной почты) сотрудника администрации. 13. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». 13.1. Прием и регистрация поступающей корреспонденции. 13.1.1. Письма граждан, поступившие по почте, вскрываются в отделе служебной корреспонденции и архивной деятельности и передаются в отдел по приему и обработке, контролю и анализу обращений граждан управления по работе с обращениями граждан администрации (далее - отдел управления по работе с обращениями граждан, управление по работе с обращениями граждан). 13.1.2. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в отделе управления по работе с обращениями граждан. Работники отдела управления по работе с обращениями граждан уточняют в случае неразборчивого написания фамилию, имя, отчество, почтовый адрес заявителя, наличие личной подписи и даты. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для уточнения прохождения 43 письма. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается. 13.1.3. При регистрации на письменных обращениях граждан в правом нижнем углу ставится штамп управления по работе с обращениями граждан, куда вписываются входящий номер и дата регистрации письма. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение. 13.1.4. Регистрация писем граждан производится в автоматизированном режиме в базе данных "Учет обращений граждан" с последующей распечаткой регистрационно-контрольной карточки, которая содержит: - фамилию, имя, отчество (полностью) обратившихся граждан; - домашний адрес с указанием номера телефона при его наличии; - вид корреспонденции (письмо, телеграмма, факс, сеть Интернет); - тип обращения (жалоба, заявление, предложение); - индекс сопроводительного письма, если обращение переслано; - краткую аннотацию поставленных в письме вопросов, которая обосновывает адресность направления письма на рассмотрение. 13.1.5. На обращение, поставленное на контроль в федеральных органах государственной власти, оформляется регистрационно-контрольная карточка с пометкой «Контроль». 13.1.6. Обращения на иностранных языках, поступившие в администрацию, направляются для перевода текстов в министерство международных и внешнеэкономических связей Астраханской области. Датой регистрации является день поступления перевода текста в отдел служебной корреспонденции и архивной деятельности. 13.1.7. При поступлении повторных обращений в регистрационноконтрольной карточке в обязательном порядке указывается признак повторности и подбирается переписка по предыдущим обращениям. Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. 13.1.8. При оформлении регистрационно-контрольной карточки на обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Думы Астраханской области, напечатанные на бланке и имеющие подпись депутата, первыми пишутся фамилия и инициалы депутата, а потом фамилия, имя, отчество заявителя с указанием его почтового адреса. 13.1.9. Служебные письма, то есть документы на официальном бланке или имеющие штамп предприятия (организации, учреждения) и подписанные одним из его руководителей, подлежат регистрации в отделе управления по работе с обращениями граждан, в случае если содержат просьбу, ходатайство о решении тех или иных вопросов конкретных граждан. В данном слу- 44 чае в регистрационно-контрольной карточке указываются две фамилии - руководителя и гражданина, по поводу которого обращаются. 13.1.10. При регистрации коллективных обращений, в которых указано несколько авторов, в регистрационно-контрольную карточку вносятся первые две - три фамилии заявителей, в том числе и тот автор, в адрес которого просят направить ответ. 13.2. Предварительное рассмотрение документов в отделе служебной корреспонденции и архивной деятельности. 13.2.1. Все обращения граждан направляются отделом служебной корреспонденции и архивной деятельности в управление по работе с обращениями граждан. Основанием для принятия решения о ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу. 13.2.2. Указание об исполнении писем граждан, как правило, дается в форме резолюции. Обязательными элементами резолюции являются: фамилия исполнителя (или исполнителей), указание об исполнении, содержащее конкретное поручение, подпись дающего поручение, дата подписания и в необходимых случаях сроки исполнения. 13.2.3. В случае доклада Губернатору, вице-губернатору - председателю Правительства проект резолюции должен быть подготовлен начальником управления по работе с обращениями граждан или его заместителем. Заместителям председателя Правительства проект резолюции готовят руководители их секретариатов. 13.2.4. В том случае, если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения, контроль за сроками рассмотрения и подготовки ответа автору заявления осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. 13.2.5. В случае, если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в семидневный срок возвращает обращение в управление по работе с обращениями граждан, при этом рекомендует подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение. 13.2.6. На обращения, направленные на рассмотрение в исполнительные органы государственной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, органы местного самоуправления или иные организации, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, управление по работе с обращениями граждан направляет заявителям уведомления о переадресации обращений. В случае пересылки обращений депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Думы Астраханской области уведомление направляется и депутату, и заявителю. 13.2.7. Весь ход рассмотрения письма с записью поручений руководства заносится в базу данных «Учет обращений граждан». 45 13.2.8. Не разрешается передавать письма из одного структурного подразделения в другое, минуя отдел управления по работе с обращениями граждан. 13.2.9. Письма с резолюциями регистрируются в журнале отправки и под роспись передаются в отдел служебной корреспонденции и архивной деятельности для отправки исполнителям. 13.2.10. На письмах с резолюцией «Информировать администрацию Губернатора» ставится штамп: «Подлежит возврату». 13.2.11. Не возвращаются в отдел управления по работе с обращениями граждан письма с резолюциями: «Для сведения», «Направляется по принадлежности». 13.2.12. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения. 13.2.13. Письма с просьбами о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения. 13.2.14. Обращения, содержащие жалобы граждан в отношении должностных лиц, подлежат направлению в службу безопасности и информационной защиты Астраханской области в порядке информации. 13.3. Требования к оформлению ответов на обращения граждан. 13.3.1. Ответы по исполнению поручений из структурных подразделений, исполнительных органов государственной власти поступают в отдел управления по работе с обращениями граждан. В правом нижнем углу письма делается пометка о дате поступления ответа, проставляется регистрационный номер обращения. 13.3.2. Подготовленные исполнителями ответы на обращения с письмом заявителя, регистрационно-контрольной карточкой, другими материалами отделом управления по обращениям граждан передаются должностному лицу, давшему поручение. 13.3.3. Исполненными считаются обращения граждан, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и авторам даны исчерпывающие ответы. В ответе должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения и в какой форме. В ответах на коллективные обращения указывается, кому именно из авторов дан ответ. 13.3.4. Текст ответа должен излагаться четко, кратко, последовательно, давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам. 13.3.5. Снять документы с контроля могут: должностное лицо, давшее контрольное поручение по письму, руководитель администрации, начальник управления по работе с обращениями граждан. 46 13.3.6. Ответы, не соответствующие установленным требованиям, возвращаются исполнителю для доработки. 13.3.7. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель администрации. 13.3.8. Данные о списании документа в дело заносятся в базу данных «Учет обращений граждан» с проставлением даты закрытия письма, результатом рассмотрения, после чего вся переписка помещается в папку "Дело", на которой пишутся номер письма, фамилия, инициалы автора, дата поступления и закрытия. 13.3.9. Обращения граждан хранятся в управлении по работе с обращениями граждан в течение 5 лет, затем архивные дела, срок хранения которых истек, представляются на заключение экспертной комиссии администрации, после чего составляется соответствующий акт на уничтожение, утверждаемый начальником управления по работе с обращениями граждан. 13.4. Рассмотрение обращений, поступивших на личном приеме граждан. 13.4.1. Прием граждан в администрации ведут Губернатор, вицегубернатор - председатель Правительства, заместители председателя Правительства согласно графику, ежеквартально утверждаемому Губернатором. 13.4.2. Проект графика приема составляется управлением по работе с обращениями граждан. Число приемов для каждого должностного лица устанавливается исходя из анализа количества обращений, поступающих по вопросам, относящимся к компетенции этого лица. 13.4.3. Губернатор, вице-губернатор - председатель Правительства ведут прием граждан один раз в квартал по средам с 14 до 17 часов. При необходимости может быть назначен дополнительный прием. 13.4.4. На каждый прием записывается не более 15 человек, но по согласованию с Губернатором, вице-губернатором - председателем Правительства количество принимаемых может быть увеличено. 13.4.5. Работники управления по работе с обращениями граждан разъясняют гражданам порядок приема Губернатором. 13.4.6. На приеме Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства присутствует начальник управления по работе с обращениями граждан либо его заместитель. 13.4.7. По итогам приема Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства регистрационно-контрольные карточки с резолюциями через управление по работе с обращениями граждан передаются на рассмотрение исполнителям, в случае отсутствия резолюции Губернатора начальник управления по работе с обращениями граждан имеет право давать поручения исполнителям от имени Губернатора. 13.4.8. Заместители председателя Правительства ведут прием с руководителями секретариатов. 47 13.4.9. За день до приема заместителями председателя Правительства регистрационно-контрольные карточки и имеющаяся переписка управлением по работе с обращениями граждан передаются в соответствующие секретариаты. 13.4.10. После приема регистрационно-контрольные карточки передаются в отдел управления по работе с обращениями граждан для отправки на исполнение. Руководители секретариатов заместителей председателя Правительства совместно с работниками отдела управления по работе с обращениями граждан контролируют исполнение поручений с личного приема граждан. 13.4.11. График приема граждан Губернатором, вице-губернатором председателем Правительства Астраханской области, заместителями председателя Правительства регулярно публикуется в СМИ и размещается на информационном стенде управления по работе с обращениями граждан. 14. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ (ПОРУЧЕНИЙ) 14.1 Контроль за исполнением служебных документов (поручений) (далее – контрольные документы) представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и полного выполнения документов и поручений, качественного решения содержащихся в них вопросов, выявления и устранения причин, препятствующих их выполнению. Контроль включает: - постановку на контроль и учет документов, содержащих конкретные поручения, а также самих поручений по вопросам, отнесенным к компетенции исполнительных органов государственной власти; - периодический сбор и обобщение информации о ходе и состоянии выполнения контрольных документов; - учет и анализ сроков и результатов выполнения контрольных документов; - проверку соответствия выполнения и отражения в отчетных документах тематики выполняемых заданий и требующих решения вопросов, содержащихся в контрольных документах и в резолюциях руководителей; - проверку по указанию соответствующих руководителей фактического выполнения контрольных документов; - рассмотрение отчетных документов и заслушивание отчетов исполнителей о ходе исполнения контрольных документов; - принятие мер по выполнению контрольных документов и устранение причин, препятствующих их выполнению; - снятие контрольных документов с контроля и учета. 14.2. Служебные документы, подлежащие обязательному исполнению и контролю: 48 14.2.1. Федеральные конституционные и федеральные законы, правовые акты палат Федерального Собрания Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации (далее – правовые акты Российской Федерации). 14.2.2. Поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, его заместителей. 14.2.3. Поручения Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства по исполнению правовых актов Российской Федерации, протоколов заседаний совещательных и координационных органов, созданных при Президенте и Правительстве Российской Федерации, правовых актов Думы Астраханской области. 14.2.4. Постановления и распоряжения Губернатора, Правительства. 14.2.5. Соглашения (договоры), заключенные от имени субъекта Российской Федерации (Астраханской области) и от имени Правительства. 14.2.6. Протоколы заседаний Правительства. 14.2.7. Протоколы заседаний совещательных и координационных органов, созданных при Губернаторе и Правительстве, межведомственных и координационных совещаний, проводимых с участием Губернатора, вицегубернатора – председателя Правительства. 14.2.8. Протоколы межрегиональных и областных мероприятий, проводимых с участием Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства. 14.2.9. Протоколы выездных мероприятий на территории области, проводимых с участием Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства. 14.2.10. Протоколы совещаний Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, проводимые по инициативе исполнительных органов государственной власти. 14.2.11. Протоколы еженедельных совещаний Губернатора. 14.2.12. Протоколы рабочих встреч Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства. 14.2.13. Письма и телеграммы федеральных органов государственной власти. 14.2.14. Парламентские и депутатские запросы, обращения прокуратуры. 14.2.15. Письма исполнительных органов государственной власти, органов местного самоуправления, учреждений, организаций, кроме ходатайств о награждении и обращений, содержащих приглашения на мероприятия, не требующие обязательного присутствия. 14.3. Контроль за исполнением служебных документов в пределах своих полномочий и компетенции осуществляют: 14.3.1. Губернатор, вице-губернатор – председателя Правительства, руководитель администрации, заместители председателя Правительства, руко- 49 водители исполнительных органов государственной власти – за исполнением всех контрольных документов. При осуществлении функций контроля: - принимают решение об установлении, изменении срока исполнения и снятии документов с контроля в соответствии с компетенцией; - рассматривают отчетные документы исполнителей документов, служебные записки структурных подразделений администрации, исполнительных органов государственной власти, уполномоченных осуществлять контроль за исполнением служебных документов, о состоянии и недостатках исполнения контрольных документов; - принимают меры по выполнению контрольных документов, а также устранению причин, препятствующих их выполнению; - заслушивают отчеты исполнителей о ходе исполнения контрольных документов, в том числе на совещаниях руководителей, заседаниях коллегиальных органов. 14.3.2. Структурные подразделения администрации, исполнительных органов государственной власти, а также их сотрудники, уполномоченные осуществлять контроль за исполнением служебных документов, – за исполнением контрольных документов в соответствии с компетенцией. При осуществлении функций контроля обеспечивают: - постановку на контроль и учет документов, содержащих конкретные поручения, а также самих поручений по вопросам, отнесенным к компетенции исполнительных органов государственной власти; - периодический сбор и обобщение информации о ходе и состоянии выполнения контрольных документов; - рассмотрение и анализ отчетных документов об исполнении контрольных документов; - проверку соответствия выполнения и отражения в отчетных документах тематики выполняемых заданий и требующих решения вопросов, содержащихся в контрольных документах и в резолюциях руководителей. - проверку по указанию соответствующих руководителей фактического выполнения контрольных документов (поручений); - снятие контрольных документов с контроля и учета. 14.4. Контроль за исполнением контрольных документов осуществляется: 14.4.1. Секретариатами Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства и его заместителей, руководителя администрации, управлением документационного обеспечения администрации – за исполнением контрольных документов, указанных в подпунктах 14.2.13 – 14.2.15, в соответствии с компетенцией. 14.4.2. Контрольно-правовым управлением администрации, секретариатами Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства и его заместителей, руководителя администрации – за исполнением контрольных 50 документов, указанных в подпунктах 14.2.1 – 14.2.6, 14.2.8, 14.2.9, 14.2.11, в соответствии с компетенцией. 14.4.3. Протокольно-организационным управлением администрации – за исполнением контрольных документов, указанных в подпунктах 14.2.11, 14.2.12, в соответствии с компетенцией. 14.4.4. Иными структурными подразделениями администрации, исполнительными органами государственной власти – за исполнением контрольных документов, указанных в подпунктах 14.2.7, 14.2.9, 14.2.10, в соответствии с компетенцией. 14.5. Решение о постановке на контроль документов принимают Губернатор, вице-губернатор – председатель Правительства, руководитель администрации, руководители структурных подразделений администрации, уполномоченные осуществлять контроль за исполнением служебных документов. 14.6. Контрольные документы подлежат учету в соответствующих базах данных документов в структурных подразделениях администрации, исполнительных органов государственной власти, уполномоченных осуществлять контроль за исполнением служебных документов, в соответствии с компетенцией. 14.7. Служебные документы, содержащие поручения по вопросам, отнесенным к компетенции исполнительных органов государственной власти, подлежат обязательному исполнению и контролю в соответствии с установленными сроками. Служебные документы, не содержащие конкретных поручений, подлежат исполнению в соответствии с требованиями и снимаются с контроля после ознакомления с ними руководителей, в адрес которых они направлены. 14.8. Сроки исполнения контрольных документов. 14.8.1. Контрольные документы должны исполняться в сроки, указанные в них или в резолюции руководства. Контрольные документы подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения – в указанный срок; - содержащие в тексте или в резолюции руководства пометку «срочно» – в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов – не более 10 дней; - содержащие в тексте или резолюции руководства пометки «оперативно», «в короткие сроки», «в сжатые сроки» – не более 10 дней; - протесты и требования прокурора – не более 10 дней со дня поступления; - депутатские запросы – не более 14 календарных дней со дня поступления; - без указания конкретной даты выполнения – не более 30 дней (если в резолюции руководителя не указан иной срок исполнения); - законы и указы – с даты вступления в силу, иные правовые акты – с даты их подписания, если не установлен особый срок; 51 - связанные с нормотворческой деятельностью – не более 60 дней; - связанные с переводом земель или земельных участков из одной категории в другую – не более двух месяцев; - о согласовании генеральных планов поселений, городских округов – не более трех месяцев со дня направления проекта; - иной срок, если он предусмотрен законодательством. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях со дня поступления в исполнительный орган государственной власти и месяцах (в случаях, предусмотренных законодательством). Срок, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца срока. Если окончание срока, исчисляемого месяцами, приходится на такой месяц, в котором нет соответствующего числа, то срок истекает в последний день этого месяца. В случае, если окончание срока приходится на выходной день, то окончанием срока исполнения контрольного документа является следующий за ним рабочий день. 14.8.2. Отчетные документы с информацией об исполнении контрольных документов, содержащихся в правовых актах Российской Федерации и поручениях Президента Российской Федерации и Председателя Правительства Российской Федерации, отправляются не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения. 14.8.3. Если в документе имеется несколько сроков либо по контрольному документу предусмотрено представление отчетных документов в течение нескольких лет, сроком их исполнения является срок наиболее позднего поручения или представления последнего отчетного документа по данному документу. При этом контролируются все сроки по контрольному документу. 14.8.4. За документами, имеющими длительный срок и промежуточные этапы выполнения, может устанавливаться промежуточный контроль, за особо значимыми – особый контроль. При постановке на промежуточный и особый контроль структурными подразделениями администрации, исполнительных органов государственной власти, а также их сотрудниками, уполномоченными осуществлять контроль за исполнением контрольных документов, составляется план контроля, который предусматривает различные формы контроля, включая проведение проверки результатов исполнения, который утверждается руководителем, принявшим решение о постановке на данный вид контроля. 14.9. Изменение (продление) срока исполнения. 14.9.1. При невозможности выполнения контрольного документа в установленный срок решение о продлении (переносе) этого срока может быть принято только руководителем, его установившим. При необходимости изменения срока выполнения контрольного документа исполнитель контрольного документа представляет на имя руководителя, установившего этот срок, не позднее 3 дней до его истечения служебную записку с обоснованием изменения срока. 52 14.9.2. Не допускается представление служебных записок на имя Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, руководителя администрации с ходатайством о продлении срока исполнения контрольного документа, содержащего конкретный срок представления отчетных документов в органы государственной власти Российской Федерации. Продление срока исполнения контрольного документа в данном случае возможно на основании решения федерального органа государственной власти, уполномоченного осуществлять сбор информации об исполнении документа по письменному ходатайству исполнительного органа государственной власти. 14.9.3. Сроки исполнения контрольных документов, содержащихся в правовых актах Губернатора, поручений по протоколам совещаний с участием Губернатора, поручений Губернатора по исполнению иных документов продлевает Губернатор или руководитель администрации. Сроки исполнения контрольных документов, содержащихся в правовых актах Правительства, поручений по протоколам заседаний Правительства, совещаний с участием вице-губернатора – председателя Правительства, поручений вице-губернатора – председателя Правительства по исполнению иных документов продлевает вице-губернатор – председатель Правительства. 14.9.4. Обо всех случаях изменения сроков исполнения контрольных документов исполнитель документа своевременно информирует структурное подразделение администрации, уполномоченное осуществлять контроль за исполнением соответствующих контрольных документов (направляет копию служебной записки с соответствующей резолюцией руководителя). При изменении плановой даты исполнения правового акта Российской Федерации, поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации секретариат ответственного исполнителя представляет в отдел служебной корреспонденции и архивной деятельности распечатку отчета «Поручения на контроле в КПУ» с отметкой контрольноправового управления администрации о снятии исполненного пункта документа с контроля. 14.10. В порядке предварительного контроля структурные подразделения администрации, исполнительных органов государственной власти, а также их сотрудники, уполномоченные осуществлять контроль за исполнением служебных документов, при необходимости производят периодический сбор и обобщение информации о ходе и состоянии выполнения контрольных документов, направляют исполнителям документа (поручения) контрольные карточки, напоминания, сводки о ходе исполнения служебной корреспонденции и запросы. 14.11. В целях повышения эффективности контроля структурными подразделениями администрации, исполнительных органов государственной власти, а также их сотрудниками, уполномоченными осуществлять контроль за исполнением служебных документов, производится систематизация и подготовка сведений о состоянии исполнения контрольных документов. 53 Информация о состоянии исполнения контрольных документов докладывается соответствующим руководителям: - еженедельно – по документам и поручениям, сроки которых истекают в течение текущей недели; - ежемесячно – по документам, не исполненным в установленный срок. Руководители, на исполнении которых находятся контрольные документы, рассматривают информацию о состоянии исполнения контрольных документов, дают по ним необходимые поручения, принимают меры по их выполнению и устранению причин, препятствующих их выполнению. 14.12. Ответственность за исполнение контрольных документов. 14.12.1. Ответственность за результаты выполнения заданий и требующих решения вопросов, принятие мер по выполнению контрольных документов и устранение причин, препятствующих их выполнению, сроки представления, качество и достоверность информации, содержащейся в отчетных документах об исполнении контрольных документов, несут руководители, на которых возложено их исполнение, и должностные лица, подготовившие документ. 14.12.2. Если исполнение контрольного документа возложено на нескольких исполнителей, то ответственность несет исполнитель контрольного документа, указанный в тексте поручения или резолюции руководителя первым, а соисполнители документа – в части, их касающейся. 14.12.3. При нарушении установленного срока исполнения контрольного документа по решению руководителя структурного подразделения администрации, уполномоченного осуществлять контроль за исполнением служебных документов, направляется запрос руководителю исполнительного органа государственной власти, являющемуся исполнителем контрольного документа, о предоставлении информации о ходе исполнения, причинах неисполнения в установленный срок контрольного документа и (или) служебная записка на имя Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства или руководителя администрации для проведения служебной проверки, привлечения к ответственности виновных, принятия мер по организации выполнения контрольного документа и устранения причин, препятствующих его выполнению. При нарушении установленного срока исполнения контрольного документа на срок более 30 дней заслушивается отчет руководителя структурного подразделения администрации (исполнительного органа государственной власти), являющегося исполнителем контрольного документа, об организации исполнения на совещании или заседании коллегиального органа (совещание при Губернаторе, заседание Правительства или ином). 14.12.4. По фактам неисполнения контрольных документов либо несвоевременного их исполнения, а также в случаях, если результаты фактического исполнения вызывают сомнение, по указанию уполномоченных руководителей проводятся служебные проверки. 54 14.13. Все исполненные контрольные документы подлежат снятию с контроля в установленном порядке. 14.14. Снятие контрольных документов с контроля осуществляется на основании отчетных документов (документа): - правового акта; - плана мероприятий; - протокола совещания; - соглашения; - ответного письма; - служебной записки, справки об исполнении контрольного документа; - иных документов подтверждающих исполнение контрольного документа. 14.15. Отчетные документы об исполнении контрольных документов оформляются в соответствии с установленными настоящей Инструкцией требованиями делопроизводства. Отчетный документ (служебная записка, справка об исполнении) должен содержать: - преамбулу, в которой повторяется содержание поручения и указываются наименование и реквизиты контрольного документа; - основную часть, в которой указываются результаты исполнения контрольного документа, наименование и реквизиты принятого или отправленного адресату документа или причины неисполнения; - заключительную часть, в которой указываются предложения о его снятии с контроля, продлении исполнения или иные предложения. Отчетные документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции или содержащие неполную информацию о выполнении контрольного документа, возвращаются исполнителю на доработку. Срок доработки отчетного документа не должен превышать 3 рабочих дней и установленного срока исполнения. 14.16. Решение о снятии с контроля контрольных документов в зависимости от их важности принимают Губернатор, вице-губернатор – председатель Правительства области, заместители председателя Правительства, руководитель администрации, заместители руководителя администрации, начальник управления документационного обеспечения администрации в соответствии с компетенцией. 14.17. Контрольные документы снимаются с контроля, как правило: - Губернатором – по правовым актам Российской Федерации, документам федеральных органов государственной власти, протоколам совещательных и коллегиальных органов, созданных при Президенте и Правительстве Российской Федерации, поручений, по которым дано указание доложить об исполнении ему лично, и иным документам, находящимся на контроле в секретариате Губернатора; - вице-губернатором – председателем Правительства – по правовым актам и протоколам заседаний Правительства, протоколам заседаний сове- 55 щательных и коллегиальных органов, им возглавляемых, поручений, по которым дано указание доложить об исполнении ему лично, и иным документам, находящимся на контроле в секретариате вице-губернатора – председателя Правительства; - руководителем администрации – по документам федеральных органов государственной власти, протоколам совещательных и коллегиальных органов, созданных при Президенте и Правительстве Российской Федерации, по постановлениям и распоряжениям Губернатора, протоколам совещательных и коллегиальных органов, возглавляемых Губернатором, протоколам еженедельных совещаний Губернатора, по соглашениям (договорам), заключенным от имени субъекта Российской Федерации (Астраханской области) и от имени Правительства, поручений, по которым дано указание доложить об исполнении ему лично, и иным документам, находящимся на контроле в секретариате руководителя администрации; - заместителями председателя Правительства – по поручениям, содержащимся в документах федеральных органов государственной власти и иным документам, находящимся на контроле в секретариатах заместителей председателя Правительства; - заместителями руководителя администрации Губернатора области – по отдельным поручениям, содержащимся в постановлениях и распоряжениях Губернатора и Правительства, протоколах заседаний Правительства области, совещательных и коллегиальных органов, созданных при Губернаторе и Правительстве. 14.18. Порядок снятия с контроля контрольных документов. 14.18.1. Снятие контрольных документов с контроля осуществляется по инициативе исполнителя контрольного документа. Отчетные документы об исполнении контрольных документов исполнитель контрольного документа в установленные сроки представляет соответствующему руководителю, уполномоченному снимать с контроля данные документы. Отчетные документы представляются вместе с контрольными документами, находящимися на исполнении. 14.18.2. Руководитель с учетом результатов исполнения контрольного документа принимает решение о снятии с контроля (или продлении работы) и накладывает соответствующую резолюцию. В отдельных случаях снятие контрольных документов с контроля может быть согласовано должностным лицом, ответственным за исполнение, с поручившим его исполнение руководителем по телефону или при личной встрече. При получении согласия о снятии с контроля на контрольном документе ставятся: виза «Доложено устно. Снято с контроля по согласованию с …», дата и подпись исполнителя. 14.18.3. Отчетные документы об исполнении контрольных документов после доклада соответствующему руководителю, уполномоченному снимать их с контроля, и принятии решения о снятии с контроля направляются исполнителем контрольного документа в структурное подразделение админи- 56 страции, уполномоченное осуществлять контроль за исполнением служебных документов, в соответствии с компетенцией. 14.18.4. В случае выявления несоответствия в отчетных документах результатов выполнения заданий решаемым вопросам, содержащимся в контрольных документах, структурным подразделением администрации, уполномоченным осуществлять контроль за исполнением служебных документов, данный контрольный документ возвращается на доработку в соответствующий секретариат. 14.18.5. После снятия контрольного документа с контроля в структурном подразделении администрации, уполномоченном осуществлять контроль за исполнением служебных документов, исполнитель контрольного документа направляет его с отчетными документами в управление документационного обеспечения администрации для снятия с учета. 14.19. Снятие с контроля правовых актов Российской Федерации, Астраханской области не прекращает их действия. 15. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ И ПЕЧАТЕЙ 15.1. Для обеспечения деятельности Губернатора, Правительства и должностных лиц устанавливаются следующие виды бланков: - гербовые (приложения № 1-12): «Губернатор Астраханской области» «Вице-губернатор – председатель Правительства Астраханской области» «Правительство Астраханской области» (угловой, продольный) «Заместитель председателя Правительства Астраханской области» «Постановление Губернатора Астраханской области» «Распоряжение Губернатора Астраханской области» «Постановление Правительства Астраханской области» «Распоряжение Правительства Астраханской области» «Администрация Губернатора Астраханской области» (угловой, продольный) «Руководитель администрации Губернатора Астраханской области»; - негербовые бланки структурных подразделений администрации. 15.2. Бланки документов, применяемые в администрации, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим лицам. 15.3. Гербовые бланки в администрации являются полиграфической продукцией, бланками строгой отчетности. 15.4. Допускается использование шаблонов бланков (в том числе гербовых) при коммуникациях в системе электронного документооборота (приложения № 1-13). 57 15.5. Изготовление шаблонов бланков осуществляется по инициативе структурных подразделений администрации, исполнительных органов государственной власти специалистами автономного учреждения Астраханской области «Центр информационной компетенции» по согласованию с начальником управления документационного обеспечения администрации. 15.6. Изготовление гербовых бланков осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 по заказам управления документационного обеспечения администрации. 15.7. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге формата А4 (210х297 мм) на основе продольного и углового расположения реквизитов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее (мм): левое – 20 (35) правое - 10 верхнее - 20 нижнее - 20 15.8. Гербовые бланки в администрации подлежат учету. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (журнале) в управлении документационного обеспечения администрации, секретариатах Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, секретариатах заместителей председателя Правительства, руководителя администрации. 15.9. Гербовые бланки хранятся в сейфах. 15.10. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на управление документационного обеспечения администрации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, определяются приказом руководителя администрации. 15.11. Уничтожение испорченных, недействующих гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в журнале. 15.12. Бланки (негербовые) структурного подразделения изготавливаются в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. 15.13. Изготовление бланков структурных подразделений администрации осуществляется по согласованию с начальником управления документационного обеспечения администрации. 15.14. Руководители структурных подразделений несут ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования. 15.15. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в администрации используются гербовые и другие печати. Гербовая печать «Губернатор Астраханской области» ставится на наиболее важных документах Губернатора, требующих удостоверения их подлинности (юридической силы) (приложение № 14). 58 Гербовая печать «Правительство Астраханской области» ставится на наиболее важных документах, требующих удостоверения их подлинности (юридической силы). Гербовой печатью Правительства заверяются подписи Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, заместителей председателя Правительства на документах Правительства (приложение № 15). Гербовая печать «Администрация Губернатора Астраханской области» ставится на наиболее важных документах, касающихся деятельности администрации, для удостоверения их подлинности (юридической силы) (приложение № 16). 15.16. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы. 15.17. На копиях постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства проставляется круглая (негербовая) печать «Управление документационного обеспечения администрации Губернатора Астраханской области». На копиях постановлений, распоряжений Губернатора, Правительства, выданных отделом служебной корреспонденции и архивной деятельности, проставляется круглая (негербовая) печать «Архив управления документационного обеспечения администрации Губернатора Астраханской области». На документах, справках по личному составу проставляется круглая (негербовая) печать отдела кадров управления государственной гражданской службы и кадров администрации. При отправке документов на пакетах проставляется специальная печать «Для пакетов», на телеграммах - печать (негербовая) «Для телеграмм». 15.18. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности и подписи лица, подписавшего документ. 15.19. Изготовление гербовых и других печатей, штампов производится управлением делами Губернатора Астраханской области на основании заказа после согласования образцов печатей с руководителем администрации. 15.20. Изготовленные печати и штампы должны учитываться в специальном журнале в управлении документационного обеспечения администрации, выдаваться работникам под расписку, храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах. 15.21. Контроль за правильностью хранения и использования гербовых печатей осуществляет руководитель администрации, негербовых печатей и штампов - начальник управления документационного обеспечения администрации. 16. КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ 59 16.1. Копировально-множительные работы осуществляются в секторе копировально-множительных работ управления документационного обеспечения администрации. 16.2. На копирование сдаются только служебные документы с заказом на бланке установленной формы (приложение № 32), заполненном заказчиком. Право подписи на заказе имеют руководители структурных подразделений, в том числе их заместители, включая руководителей отделов в составе управлений администрации. Разрешение на исполнение заказа дает начальник управления документационного обеспечения администрации или его заместитель. 16.3 Тиражирование гербовых бланков не разрешается. 16.4. Копирование федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства производится только по заказам, подписанным руководителем администрации, начальником управления документационного обеспечения администрации. 16.5. Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанные (как правило, первые экземпляры). 16.6. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. 16.7. В секторе копировально-множительных работ управления документационного обеспечения администрации ведется учет выполненных работ на основании заказов, которые хранятся в течение одного года. 17. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ, ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПОСЛЕДУЮЩЕЕ ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ 17.1. Номенклатура дел в администрации составляется управлением документационного обеспечения администрации на основе номенклатур дел структурных подразделений администрации. 17.2. Номенклатура дел утверждается руководителем администрации не позднее 15 декабря текущего года после ее согласования управлением документационного обеспечения администрации с агентством по делам архивов Астраханской области. 17.3. Экспертиза ценности документов, отбор дел для хранения и уничтожения в администрации осуществляются при участии постоянно действующей экспертной комиссии, создаваемой приказом руководителя администрации. 17.4. Номенклатура дел включает в себя виды документов, образующихся в деятельности секретариатов и структурных подразделений администрации. Наименование дел, включаемых в номенклатуру, составляется по вопросам и темам, определяющим содержание документов, с указанием их 60 разновидности. После перечня дел оставляется несколько свободных номеров для внесения в нее дополнений. 17.5. Номенклатура дел состоит из разделов, одноименных с названиями структурных подразделений администрации. Каждому разделу номенклатуры дел присваивается индекс соответствующего структурного подразделения администрации. 17.6. Заголовки дел в номенклатуре располагаются в порядке важности включенных в них документов. 17.7. Все дела имеют свой индекс, который состоит из условного обозначения структурных подразделений администрации и порядкового номера дел по номенклатуре. Дела по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет (переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же индексом и номером в течение всего срока. 17.8. Номенклатура дел предусматривает формирование документов постоянного хранения отдельно от документов временного хранения. 17.9. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел (приложения № 26, 27). При оформлении дел необходимо: - раздельно группировать дела постоянного и временного сроков хранения; - проверять соответствие документов заголовку дел по номенклатуре; - группировать в деле документы одного года; - проверять правильность оформления документов, то есть наличие необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.д.; - включать в дела по одному экземпляру каждого документа, изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки и булавки; - располагать документы в делах в хронологическом порядке; - соблюдать логическую последовательность, то есть документ-ответ помещать после документа-запроса. Приложения присоединять к документам, к которым они относятся (приложения большого объема могут выделяться в отдельные тома). По каждому тому сдаваемых дел оформлять внутреннюю опись документов постоянного и временного хранения на бумажном и электронном носителях. 17.10. В каждый том (дело) рекомендуется подшивать не более 250 листов при толщине не более 4 см. При большем количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов под одним и тем же заголовком. В конце каждого дела оформляется заверительная надпись. Формы обложки дела, внутренней описи и заверительной надписи указаны в приложениях № 28-30. 17.11. К томам-сборникам с постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства составляются оглавления, в которых указываются 61 номера решений, включенных в данный сборник, их содержание, даты принятия и номера листов. 17.12. Неисполненные и подлежащие возврату документы подшивать в дела запрещается. 17.13. По окончании года в номенклатуре указывается количество сформированных дел: отдельно постоянного, долговременного и кратковременного сроков хранения, а также дел, переходящих на следующий год. 17.14. Дела хранятся в шкафах в вертикальном положении. На корешках обложек (папок) дел должны быть указаны их обозначения в соответствии с утвержденной номенклатурой. Допускается хранение дел кратковременного срока хранения в электронной форме с использованием возможностей системы электронного документооборота, используемой в администрации. Исполненные электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например: 03-08. Переписка по вопросам ТЭК, недропользования и охраны окружающей среды. Электронные документы. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам, установленным для аналогичных документов на бумажном носителе. По истечении срока хранения электронные документы уничтожаются (стираются с электронного носителя) на основании акта (приложение № 31). 17.15. По истечении одного года хранения дел в текущем делопроизводстве (кроме переходящих дел) дела постоянного и временного хранения передаются в архив управления документационного обеспечения администрации. Передача дел в архив производится на основании описи дел, составляемых структурными подразделениями администрации. 17.16. Работники администрации обязаны обеспечить полную сохранность всех поступивших и образующихся в деятельности администрации документов. Выдача дел из архива управления документационного обеспечения администрации запрещается. 17.17. В исключительных случаях по разрешению начальника управления документационного обеспечения администрации дела выдаются государственным гражданским служащим администрации для служебного пользования под расписку. Отдельные документы из дел не выдаются. В исключительных случаях документ может быть изъят из дела, но вместо него в дело вкладывается карта-заместитель, в которой указывается, какой документ, когда и кем взят. Документ выдается под расписку. Подлинные экземпляры постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства из дел не изымаются. 62 Контроль за возвращением документа в дело возлагается на специалиста отдела служебной корреспонденции и архивной деятельности. 63 ┌ РУКОВОДИТЕЛЬ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ Советская ул., д.15, г. Астрахань, 414008 Тел. (8512) 51-47-45, факс (8512) 51-95-14 № На № ┌ ┐ ┌ от ┐ Приложение № 1 ┐ 64 ┌ АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ Советская ул., д.15, г. Астрахань, 414008 Тел. (8512) 51-47-45, факс (8512) 51-95-14 № На № ┌ ┐ ┌ от ┐ Приложение № 2 ┐ 65 ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОР – ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ПРАВИТЕЛЬСТВА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ Советская ул., д.15, г. Астрахань, 414008 Тел. (8512) 51-15-74, факс (8512) 51-71-52 e-mail: kmarkelov@astrobl.ru № На № ┌ ┐ ┌ от ┐ ┌ Приложение № 3 ┐ 66 ┌ ПРАВИТЕЛЬСТВО АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ Советская ул., д.15, г. Астрахань, 414008 Тел. (8512) 51-15-74, факс (8512) 51-71-52 E-mail: kmarkelov@astrobl.ru № На № ┌ ┐ ┌ от ┐ Приложение № 4 ┐ 67 Приложение № 5 ПРАВИТЕЛЬСТВО АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ 68 Приложение № 6 АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ 69 Приложение № 7 ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ № ┌ ┐ ┌ ┐ 70 Приложение № 8 РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ № ┌ ┐ ┌ ┐ 71 Приложение № 9 ПРАВИТЕЛЬСТВО АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ № ┌ ┐ ┌ ┐ 72 Приложение № 10 ПРАВИТЕЛЬСТВО АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ № ┌ ┐ ┌ ┐ 73 Приложение № 11 ГУБЕРНАТОР АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ Советская ул., д.15, г. Астрахань, 414008. Тел. (8512) 51-85-19, факс (8512) 51-05-29. E-mail: gov@astrobl.ru ┌ № На № ┌ ┐ ┌ от ┐ ┐ 74 ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ Советская ул., д.15, г. Астрахань, 414008 Тел. (8512) 51-26-43, факс (8512) 52-50-81 e-mail: gzoteeva@astrobl.ru № На № ┌ ┐ ┌ от ┐ ┌ Приложение № 12 ┐ 75 Приложение № 13 АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ Советская ул., д.15, г. Астрахань, 414008 Тел. (8512) 51-93-04 № На № от ┌ ┐ 76 Приложение № 14 ПЕРЕЧЕНЬ документов, на которых проставляется гербовая печать «Губернатор Астраханской области» Договоры, соглашения, подписываемые Губернатором Астраханской области от имени Астраханской области. Постановления, распоряжения Губернатора Астраханской области, отправляемые в федеральные органы государственной власти (в особых случаях). Доверенности на представление интересов Астраханской области и Губернатора Астраханской области по ведению дел в судах. Почетные грамоты Губернатора Астраханской области. Служебные удостоверения руководителей структурных подразделений администрации Губернатора Астраханской области, исполнительных органов государственной власти области. 77 Приложение № 15 ПЕРЕЧЕНЬ документов, на которых проставляется гербовая печать «Правительство Астраханской области» Договоры, соглашения и иные совместные документы, заключаемые от имени Правительства Астраханской области с другими органами государственной власти, организациями, в т.ч. федерального уровня. Постановления, распоряжения Правительства Астраханской области (копии), отправляемые в федеральные органы государственной власти (в особых случаях). Гарантийные письма по финансово-экономическим вопросам. Доверенности на получение материально-технических ценностей, участие в судах от имени Правительства Астраханской области. Образцы оттисков печатей и подписей должностных лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. Справки членам Правительства Астраханской области, руководителям исполнительных органов государственной власти области. Командировочные удостоверения членам Правительства Астраханской области. 78 Приложение № 16 ПЕРЕЧЕНЬ документов, на которых проставляется гербовая печать «Администрация Губернатора Астраханской области» Договоры, соглашения и иные совместные документы, заключаемые администрацией Губернатора Астраханской области. Гарантийные письма по финансово-экономическим вопросам. Доверенности (на получение материально-технических ценностей и др.). Образцы оттисков печатей и подписей должностных лиц, имеющих право совершения финансово-экономических операций. Служебные удостоверения работников администрации Губернатора Астраханской области. Командировочные удостоверения работникам администрации Губернатора Астраханской области. 79 Приложение № 17 К А Р Т О Ч К А СОГЛАСОВАНИЯ к проекту закона Астраханской области (постановления Думы Астраханской области) 1. Наименование проекта: ____________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 2. Основание подготовки проекта: ____________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 3. Разработчик проекта: _____________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Юрист структурного подразделения администрации Губернатора Астраханской области, исполнительного органа государственной власти области: _______________________________ 4. Заинтересованные лица: ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Полномочный представитель Губернатора Астраханской области в Думе Астраханской области и представительных органах муниципальных образований – министр Астраханской области Заместитель руководителя администрации Губернатора Астраханской области – начальник контрольно-правового управления администрации Губернатора Астраханской области 80 Приложение № 18 КАРТОЧКА к проекту постановления (распоряжения) Губернатора Астраханской области Проект внесен: Основание подготовки документа: Проект визируют: Проект согласован: Вице – губернатор – председатель Правительства области К.А. Маркелов Заместитель председателя Правительства Заместитель руководителя администрации Губернатора области - начальник контрольно-правового управления Ю.В.Попова Редактор управления документационного обеспечения Руководитель администрации Губернатора области К.З. Шантимиров Постановление (распоряжение) разослать: Дума Астраханской области, агентство связи и массовых коммуникаций (п), контрольно-правовое управление, федеральный инспектор по Астраханской области (п), центр специальной связи и информации, управление Министерства юстиции Российской Федерации по Астраханской области (п), прокуратура Астраханской области (п) Исполнитель: Юрист: Помощник заместителя председателя Правительства области 1. 2011 г. 2. 2011 г. 81 Приложение № 19 КАРТОЧКА к проекту постановления Правительства Астраханской области Проект внесен: Основание подготовки документа: Проект визируют: Проект согласован: Вице – губернатор – председатель Правительства области Заместитель председателя Правительства К.А. Маркелов Заместитель руководителя администрации Губернатора Ю.В.Попова области - начальник контрольно-правового управления Редактор управления документационного обеспечения Руководитель администрации Губернатора области К.З. Шантимиров секретариат (приемная) , Постановление разослать: Дума Астраханской области, контрольно-правовое управление, центр специальной связи и информации, управление Министерства юстиции Российской Федерации по Астраханской области, прокуратура Астраханской области, агентство связи и массовых коммуникаций, федеральный инспектор по Астраханской области, Исполнитель: Юрист: Помощник заместителя председателя Правительства области 1. 2011 г. 2. 2011 г. 82 Приложение № 20 КАРТОЧКА к проекту распоряжения Правительства Астраханской области Проект внесен: Основание подготовки документа: Проект визируют: Проект согласован: Вице – губернатор – председатель Правительства области К.А. Маркелов Заместитель председателя Правительства Заместитель руководителя администрации Губернатора Ю.В.Попова области - начальник контрольно-правового управления Редактор управления документационного обеспечения Руководитель администрации Губернатора области К.З. Шантимиров , Распоряжение разослать: секретариат (приемная) Дума Астраханской области, контрольно-правовое управление, центр специальной связи и информации, Исполнитель: Юрист: Помощник заместителя председателя Правительства области 1. 2011 г. 2. 2011 г. 83 Приложение №21 Проект согласован: (при рассмотрении в рабочем порядке) Члены Правительства Астраханской области: Вице-губернатор – председатель Правительства Астраханской области К.А. Маркелов Заместитель председателя Правительства Астраханской области по социальной политике Г.А.Зотеева Заместитель председателя Правительства Астраханской области по функционированию систем жизнеобеспечения и экологической безопасности Заместитель председателя Правительства Астраханской области – министр промышленности, транспорта и природных ресурсов Астраханской области Заместитель председателя Правительства Астраханской области – министр сельского хозяйства Астраханской области А.О.Жигин Заместитель председателя Правительства Астраханской области – министр строительства и дорожного хозяйства Астраханской области О.А. Полумордвинов Заместитель председателя Правительства Астраханской области – министр финансов Астраханской области В.А.Шведов Заместитель председателя Правительства Астраханской области – министр экономического развития Астраханской области А.Н. Кабикеев Заместитель председателя Правительства Астраханской области – руководитель представительства Губернатора Астраханской области при Правительстве Российской Федерации Министр здравоохранения Астраханской области Н.Н. Королев Министр культуры Астраханской области И.В. Тарасова Министр международных и внешнеэкономических связей Астраханской области Д.А. Афанасьев Министр образования и науки Астраханской области В.А. Гутман Министр социального развития и труда Астраханской области Е.А. Лукьяненко Министр жилищно-коммунального Астраханской области хозяйства Министр спорта и туризма Астраханской области Полномочный представитель Губернатора Астраханской области в Думе Астраханской области и представительных органах муниципальных образований – министр Астраханской области Ю.А. Махошвили И.А. Нестеренко И.Е.Квятковский В.А.Яковлев О.В.Дементьев В.В. Гурьянова 84 Приложение № 22 КАРТОЧКА к проекту распоряжения администрации Губернатора Астраханской области Проект внесен: Основание подготовки документа: Проект визируют: Проект согласован: Заместитель руководителя администрации Губернатора Ю.В.Попова области - начальник контрольно-правового управления Редактор управления документационного обеспечения Распоряжение разослать: секретариат руководителя администрации Губернатора Астраханской области, контрольно-правовое управление, управление Министерства юстиции Российской Федерации по Астраханской области, Исполнитель: Юрист структурного подразделения: 85 Приложение № 23 ПЕРЕЧЕНЬ корреспонденции, не подлежащей регистрации отделом служебной корреспонденции и архивной деятельности управления документационного обеспечения администрации Губернатора Астраханской области 1. Поздравительные письма, открытки, телеграммы, пригласительные билеты. 2. Печатные издания (книги, газеты, журналы), поступающие без сопроводительных писем. 3. Рекламные документы, коммерческие предложения. 4. Планы, программы, повестки дня семинаров, конференций. 5. Документы по бухгалтерскому учету, финансовые документы, поступающие без сопроводительных писем. 6. Статистические сборники, бюллетени и другие формы статистической отчетности. 86 Приложение № 24 Примерное содержание отчетов, вносимых исполнителем во вкладку «Задание» при выполнении поручений по входящей корреспонденции в системе электронного документооборота 1. При подготовке исполнителем ответа (служебной записки, справки) на имя ответственного исполнителя или другого руководителя текст отчета должен быть следующим: «С ответом (со служебной запиской, справкой) структурного подразделения администрации или исполнительного органа государственной власти Астраханской области (наименование) от ___ № ___». 2. В случае самостоятельного направления исполнителем ответа автору обращения текст отчета должен быть следующим: «Структурным подразделением администрации или исполнительным органом государственной власти Астраханской области (наименование) направлен ответ от ____ №____ (указать автора обращения)». 3. При подготовке исполнителем ответа (служебной записки, справки) на имя ответственного исполнителя или другого руководителя с приложением копии ответа, направленного исполнителем автору обращения, текст отчета должен быть следующим: «С ответом (со служебной запиской, справкой) структурного подразделения администрации или исполнительного органа государственной власти Астраханской области (наименование) от ____ № ____ (ответ от ___ №____ направлен (указать автора обращения)». 87 Приложение № 25 Обязательная рассылка постановлений Губернатора и Правительства Астраханской области Адресат Вид носителя Дума Астраханской области Агентство связи и массовых коммуникаций Астраханской области Контрольно-правовое управление администрации Губернатора Астраханской области Главный федеральный инспектор по Астраханской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе Центр специальной связи и информации в Астраханской области Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Астраханской области Прокуратура Астраханской области Отдел контроля контрольно-правового управления администрации Губернатора Астраханской области бумажный электронный и бумажный бумажный электронный бумажный электронный и бумажный бумажный электронный Обязательная рассылка распоряжений Губернатора и Правительства Астраханской области Адресат Вид носителя Дума Астраханской области Контрольно-правовое управление администрации Губернатора Астраханской области Центр специальной связи и информации в Астраханской области Отдел контроля контрольно-правового управления администрации Губернатора Астраханской области бумажный бумажный бумажный электронный 88 Приложение № 26 Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДЕНО Наименование должности руководителя организации _____________№ ______________ _____________________________ ( место составления) Подпись На ____________ год Дата Индекс дела 1 Заголовок дела 2 Кол-во единиц Срок хранехранения ния 3 4 Наименование раздела Начальник управления документационного обеспечения администрации Губернатора Астраханской области Подпись Расшифровка подписи Примечание 5 Расшифровка подписи Дата Виза (лица, ответственного за архив) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК организации Протокол ЭПК архивного учреждеот __________ № _________________ ния от _______________ №______________ 89 Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ___________ году в организации По срокам хранения Всего 1 2 В том числе: переходящих с отметкой «ЭПК» 3 4 Постоянного Временного ( свыше 10 лет) Временного ( до 10 лет включительно) ИТОГО: Начальник управления документационного обеспечения администрации Губернатора Астраханской области Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи Дата Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности лица, передавшего сведения 90 Приложение № 27 Наименование организации Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _____________№ ______________ _____________________________ ( место составления) На ____________ год Индекс дела 1 Заголовок дела 2 Кол-во единиц Срок хранехранения ния 3 4 Наименование раздела Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Примечание 5 Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от __________ № _________________ Наименование должности лица, ответственного за архив Дата Подпись Расшифровка подписи 91 Приложение № 28 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов, проходящих по секретариату вице-губернатора – председателя Правительства Астраханской области Маркелова К.А., за 20____год Вопросы: Индекс дела _____ № п/п Том__ Дата документа Индекс документа 1 2 Заголовок документа Номера ли(корреспондент, номер и да- стов едита, краткое содержание, от- ниц храневет) ния 3 Примечание 4 5 Итого __________________________________________документов ( цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ________________________ ( цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Дата Подпись Расшифровка подписи 92 Приложение № 29 ОБРАЗЕЦ ОБЛОЖКИ ДЕЛА Ф. № _____________ Оп. № _____________ Д.№ _____________ Администрация Губернатора Астраханской области ______________________________________________________ ( наименование организации ) Фонд №_______ Дело №_______ Индекс _______ Секретариат Губернатора Астраханской области ________________________ (название структурного подразделения) ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ( заголовок дела, том) ____________________________________________________________ ( крайние даты) На ___________ листах Хранить_____________ Ф.№ _________ Оп.№ ________ Д.№ _________ 93 Приложение № 30 ЛИСТ – ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _____________ В деле подшито и пронумеровано____________________________________ листов, (цифрами и прописью) в том числе: литерные номера листов __________________________________________________________________ пропущенные номера листов_________________________________________ + листов внутренней описи ___________________________________________ Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2 Ведущий специалист управления документационного обеспечения администрации Губернатора Астраханской области Дата Подпись 94 Приложение № 31 Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Наименование организации УТВЕРЖДАЮ АКТ ________________№_______________ _________________________________ ( место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата На основании____________________________________________________________________ ( название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) ______________________________________________________________________________ отобраны к уничтожению, как не имеющие научно – исторической ценности и утратившие практическое значение, документы фонда №_______________________________________________________ ( название фонда) № п/п 1 Заголовок дела или групповой заголовок документов 2 Крайние даты 3 Номера описей Индекс дела по Кол-во ед. номенклатуре хранения 4 5 Сроки хра- Примечание нения 6 7 Итого _____________________единиц хранения за ______________________ годы (цифрами и прописью) Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Дата Подпись Расшифровка подписи 8 95 СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК организации от ______________ № _____ Документы в количестве ____________________________________единиц хранения, ( цифрами и прописью) весом ______________ кг сданы в_________________________________________________ ( наименование организации) на переработку по приемо – сдаточной накладной от ____________________ № __________ Наименование должности работника, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи Дата Изменения в учетные документы внесены. Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы Дата 96 Приложение № 32 ЗАКАЗ на копировально-множительные работы Наименование документа Количество страниц Количество экземпляров Отметка о срочности Заказчик ____________________ _______ _________________ (наимен. структ. подразд.) (подпись) (инициалы, фамилия) Дата заказа _________________________ Дата изготовления _____________ Исполнитель __________________ Подпись в получении ___________ Разрешаю _______________ Верно: