Глава 14. Учет финансовых результатов

Глава 14. Учет финансовых
результатов
Общие положения ..................................................................................... 1
Определение финансового результата ....................................................... 2
Финансовый результат по обычным видам деятельности.......................................3
Финансовый результат по прочим доходам и расходам..........................................7
Отчет о прибылях и убытках ................................................................................12
Реформация баланса ............................................................................... 14
Фиксация периода ................................................................................... 19
Общие положения
Основной целью предприятия является получение прибыли. Каждая организация для получения прибыли занимается различными видами деятельности. Для анализа экономической эффективности видов деятельности и
принятия управленческих решений рассчитываются показатели финансовых результатов в разрезе этих видов деятельности.
Финансовый результат определяется путем подсчета и балансирования
всех прибылей и убытков (потерь) за отчетный период.
Базовыми элементами бухгалтерского учета, формирующими финансовый
результат деятельности организации, являются доходы и расходы.
Разница от сравнения сумм доходов и расходов организации представляет
собой финансовый результат. Превышение доходов над расходами означает прибыль (прирост имущества организации), а расходов над доходами – убыток (уменьшение имущества). Полученный организацией за отчетный год финансовый результат в виде прибыли или убытка, соответственно, приводит к увеличению или уменьшению капитала организации.
Принятие к учету доходов и расходов организации осуществляется в соответствии с Положениями по бухгалтерскому учету:
ПБУ 9/99 «Доходы организации», утвержденное приказом Минфина
России от 6 мая 1999г. №32н;
ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденное приказом Минфина
России от 6 мая 1999г. №33н;
ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль», утвержденное приказом Минфина России от 19 ноября 2002г. №114н.
1
Глава 14. Учет финансовых результатов
Для обобщения информации о доходах и расходах, а также выявления конечного финансового результата деятельности организации за отчетный
период предназначены счета 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы», 99 «Прибыль и убытки», 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»:
Рис. 14-1 - Формирование финансового результата
Определение финансового результата
В бухгалтерском учете доходы и расходы могут быть нескольких видов:
по обычным видам деятельности, которые отражают на счете 90
«Продажи»;
прочие (операционные и внереализационные), которые учитывают на
счете 91 «Прочие доходы и расходы».
Конечный финансовый результат (чистая прибыль или чистый убыток)
слагается из финансового результата по обычным видам деятельности, а
также прочих доходов и расходов, в том числе чрезвычайных.
Для обобщения информации о формировании конечного финансового результата деятельности организации в отчетном году предназначен счет 99
«Прибыли и убытки». По дебету этого счета отражаются убытки (расходы), а по кредиту – прибыли (доходы) организации.
Сопоставление дебетового и кредитового оборотов за отчетный период
показывает конечный финансовый результат отчетного года.
2
Определение финансового результата
Для выполнения требований ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль» на счете 99 открыты субсчета:
99-УР «Условный расход (доход) по налогу на прибыль»;
99-ФР «Прибыль/убыток отчетного года»;
99-ОНА «Отложенный налоговый актив (09)»;
99-ОНО «Отложенное налоговое обязательство (77)»;
99-ОПНО-01 «Отрицат. постоянное налоговое обязательство»;
99-ППНО-01 «Положит. постоянное налоговое обязательство».
Если организация не применяет ПБУ 18/02, то на счете 99 используется
только субсчет 99-ФР «Прибыль/убыток отчетного года».
Если организация применяет ПБУ 18/02, то в настройках учетной политики на закладке «Налог на прибыль» нужно установить флаг «Применяется ПБУ 18/02».
Финансовый результат по обычным видам
деятельности
Для определения финансового результата по обычным видам деятельности предназначен счет 90 «Продажи».
Согласно Приказу Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» на счете открыты следующие субсчета:
90-01 «Выручка»;
90-02 «Себестоимость продаж»;
90-03 «НДС»;
90-04 «Акцизы»;
90-09 «Прибыль/убыток от продаж».
Чтобы избежать затруднений при заполнении формы №2 «Отчет о прибылях и убытках», к счету 90 заведены дополнительные субсчета:
90-06 «Расходы на продажу»;
90-07 «Управленческие расходы».
3
Глава 14. Учет финансовых результатов
В конце месяца коммерческие расходы списываются со счета 44 в дебет
субсчета 90-06. Дебетовый оборот по счету 90-06 отражается в «Отчете о
прибылях и убытках» по коду строки 030 «Коммерческие расходы».
Общехозяйственные расходы в конце месяца списываются со счета 26 в
дебет счета 90-07. Дебетовый оборот по счету 90-07 отражается в «Отчете
о прибылях и убытках» по коду строки 040 «Управленческие расходы».
Приказом Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского
учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции
по его применению» на счете 90 рекомендуется вести аналитический учет
по видам деятельности. Это позволяет определять финансовый результат
по каждому виду проданных товаров, продукции, выполняемых работ,
оказываемых услуг. Виды деятельности хранятся в справочнике «Виды
деятельности» (главное меню «Настройка учета») в папке «Продажа».
Кроме того, для построения налоговой декларации по НДС и проверки
правильности расчета НДС, аналитический учет на субсчетах 90-01 «Выручка» и 90-03 «НДС» ведется дополнительно по ставкам НДС, для этого
используется третья аналитика. По третьей аналитике требуется определять только обороты, а сальдо в разрезе ставок НДС получать не требуется. Для этого в плане счетов на субсчетах 90-01 и 90-03 у третьей аналитики установлено значение «Только обороты». Ставки НДС хранятся в справочнике «Аналитики» (главное меню «Настройка учета») в папке «Виды ставок НДС».
Финансовый результат от продаж за отчетный месяц определяется путем
сопоставления дебетового оборота по субсчетам 90-02 «Себестоимость
продаж», 90-03 «НДС», 90-04 «Акцизы», 90-06 «Расходы на продажу», 9007 «Управленческие расходы» и кредитового оборота по субсчету 90-01
«Выручка».
Выявленный результат представляет собой прибыль или убыток от продаж
за месяц. Эта сумма записывается заключительным оборотом отчетного
месяца с субсчета 90-09 «Прибыль/убыток от продаж» на субсчет 99-ФР
«Прибыль/убыток отчетного года».
В случае прибыли формируются проводки:
Счет
90-09
4
Дебет
Лицо
Вид деятельности
Счет
99-ФР
Кредит
Лицо
Определение финансового результата
В случае убытка формируются проводки:
Счет
99-ФР
Дебет
Лицо
Счет
90-09
Кредит
Лицо
Вид деятельности
Таким образом, по окончании каждого месяца синтетический счет 90 сальдо на отчетную дату не имеет. Однако все субсчета этого счета имеют дебетовое и кредитовое сальдо, величина которого накапливается с начала
января отчетного года. До конца отчетного года никаких списаний по субсчетам 90 счета быть не должно.
В программе списание прибыли или убытка от продаж за месяц с субсчета
90-09 на субсчет 99-ФР происходит автоматически при оформлении бухгалтерского расчета в папке «ЗАКРЫТИЕ ПЕРИОДА» с правилом операций «2.06.Закрытие 90-09 на 99».
Рис. 14-2 – Закрытие 90-09 на 99
Для анализа финансового результата, полученного за отчетный месяц по
обычным видам деятельности, можно построить отчет «Развернутое
сальдо и обороты» за месяц по счету 90-09 в разрезе видов деятельности.
5
Глава 14. Учет финансовых результатов
Рис. 14-3– Формирование развернутого сальдо и оборотов по счету 90-09
Рис. 14-4 – Развернутое сальдо и обороты по счету 90-09
Дебетовый оборот по счету показывает прибыль от продаж за отчетный
месяц, кредитовый оборот – убыток от продаж за отчетный месяц.
Конечное дебетовое сальдо показывает прибыль от продаж с начала года,
а кредитовое сальдо – убыток от продаж с начала года.
6
Определение финансового результата
Финансовый результат по прочим доходам и
расходам
Для определения финансового результата по прочим доходам и расходам
предназначен счет 91 «Прочие доходы и расходы». На счете открыты следующие субсчета:
91-01 «Прочие доходы»;
91-02 «Прочие расходы»;
91-09 «Сальдо прочих доходов/расходов».
Для заполнения налоговой декларации по НДС на счете 91 выделен субсчет 91-03 «Прочие расходы НДС», аналогично субсчету 90-03, по дебету
которого отражается начисленный налог.
Согласно Приказу Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» для определения финансового результата
по каждой операции аналитический учет по счету 91 рекомендуется вести
по видам прочих доходов и расходов. При этом построение аналитического учета по прочим доходам и расходам, относящимся к одной и той же
финансовой, хозяйственной операции, должно обеспечивать возможность
выявления финансового результата по каждой операции. Виды прочих доходов и расходов в программе хранятся в справочнике «Виды деятельности» в папке «Прочие доходы и расходы». Подробнее об этом справочнике будет рассказано чуть позже.
Кроме того, для построения налоговой декларации по НДС и проверки
правильности расчета НДС, аналитический учет на субсчетах 91-01 «Прочие доходы» и 91-03 «Прочие расходы НДС» ведется дополнительно по
ставкам НДС, для этого используется третья аналитика. По третьей аналитике требуется определять только обороты, а сальдо в разрезе ставок НДС
получать не требуется. Для этого в плане счетов на субсчетах 91-01 и 9103 у третьей аналитики установлено значение «Только обороты».
Финансовый результат по прочим доходам и расходам определяется путем
сопоставления дебетового оборота по субсчетам 91-02 «Прочие расходы»,
91-03 «Прочие расходы НДС» и кредитового оборота по субсчету 91-01
«Прочие доходы».
Выявленный результат представляет собой сальдо прочих доходов и расходов за отчетный месяц. Эта сумма (заключительными оборотами) спи7
Глава 14. Учет финансовых результатов
сывается с субсчета 91-09 «Сальдо прочих доходов/расходов» на субсчет
99-ФР «Прибыль/убыток отчетного года».
В случае превышения итогов кредитовых оборотов над итогом дебетовых
оборотов (прибыль) делается проводка:
Счет
91-09
Дебет
Лицо
Прочий доход и расход
Счет
99-ФР
Кредит
Лицо
В случае превышения итогов дебетовых оборотов над итогом кредитовых
оборотов (убыток) делается проводка:
Счет
99-ФР
Дебет
Лицо
Счет
91-09
Кредит
Лицо
Прочий доход и расход
Таким образом, по окончании каждого месяца синтетический счет 91 сальдо на отчетную дату не имеет. Однако все субсчета этого счета имеют дебетовое и кредитовое сальдо, величина которого накапливается с начала
января отчетного года. До конца отчетного года никаких списаний по субсчетам 91 счета быть не должно.
В программе списание сальдо прочих доходов и расходов с субсчета 91-09
на субсчет 99-ФР происходит автоматически при оформлении бухгалтерского расчета в папке «ЗАКРЫТИЕ ПЕРИОДА» с правилом операций
«2.07.Закрытие 91-09 на 99».
8
Определение финансового результата
Рис. 14-5 – Закрытие 91-09 на 99
Для анализа финансового результата по прочим доходам и расходам,
можно построить отчет «Развернутое сальдо и обороты» за месяц по
счету 91-09 в разрезе прочих доходов и расходов.
Справочник «Прочие доходы и расходы»
Виды прочих доходов и расходов организации хранятся в справочнике
«Виды деятельности» (главное меню «Настройка учета») в папке «Прочие доходы и расходы».
9
Глава 14. Учет финансовых результатов
Рис. 14-6 – Внешний вид справочника «Прочие доходы и расходы»
В программе уже имеется список основных видов прочих доходов и расходов, его можно дополнять.
Имеющиеся в стандартной поставке виды прочих доходов и
расходов изменять и удалять не рекомендуется, так как они
используются в стандартных правилах операций и функциях.
При создании вида прочих доходов и расходов необходимо заполнить поля:
«Название» – название вида прочих доходов и расходов;
«Имя» – уникальное обозначение вида прочих доходов и расходов;
«Примечание» – дополнительная информация о виде прочих доходов
и расходов.
10
Определение финансового результата
Рис. 14-7 – Заполнение полей при создании вида прочих доходов и расходов
У видов прочих доходов и расходов для бухгалтерского и налогового учета на закладке «Параметры» должны быть определены параметры:
Счет продажи (90,91). Так как финансовый результат по прочим доходам и расходам отражается на счете 91 «Прочие доходы и расходы», значение параметра должно быть «91».
Тип налоговых расходов. Данный параметр указывают организации,
имеющие обязанность по уплате налога на прибыль. Параметр может
принимать значения: «Стоим.реал.имущ», «Внереализационные», «Не
учитываемые». По умолчанию у прочих расходов устанавливается
значение «Внереализационные».
Тип налоговых доходов. Данный параметр указывают организации,
имеющие обязанность по уплате налога на прибыль. Параметр может
принимать значения: «Доходы от реализации», «Внереализационные»,
«Не учитываемые». По умолчанию у прочих доходов устанавливается
значение «Внереализационные».
Не учитывается для УСН. Данный параметр указывают только организации, применяющие упрощенную систему налогообложения и
выбравшие в качестве объекта налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов». Параметр может принимать значения:
«Да» и «Нет». При создании вида деятельности по умолчанию значение параметра устанавливается «Нет». Доходы и расходы, признаваемые для УСН, определены статьей 346.15 и 346.16 Налогового Кодекса РФ. У видов деятельности, доходы (расходы), по которым не входят в данный список, нужно указать значение параметра «Да».
11
Глава 14. Учет финансовых результатов
Для удобства указания данных параметров значения по умолчанию уже
определены на папке «Прочие доходы и расходы», и при создании видов
деятельности в случае необходимости их можно переопределить.
В стандартной поставке на папке «Прочие доходы и расходы» определены следующие значения параметров по умолчанию:
Параметр
Счет продажи (90,91)
Тип налоговых расходов
Тип налоговых доходов
Не учитывается для УСН
Значение
91
Внереализационные
Внереализационные
Нет
Отчет о прибылях и убытках
Для анализа финансовых результатов деятельности организации за отчетный период используется «Отчет о прибылях и убытках» (задача
«Электронная отчетность»). Данный отчет включается в годовую и промежуточную бухгалтерскую отчетность, рассчитывается нарастающим
итогом с начала и до конца года, считается формой №2 (Приказ от
22.07.2003 г. N 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций»).
В отчете о прибылях и убытках отражаются:
Доходы и расходы по обычным видам деятельности.
Прочие доходы и расходы.
Прибыль (убыток) до налогообложения.
Чистая прибыль (убыток) отчетного периода.
Кроме того, в конце формы приводится расшифровка отдельных прибылей и убытков:
Штрафы, пени и неустойки, признанные или по которым получены
решения суда (арбитражного суда) об их взыскании.
Прибыль (убыток) прошлых лет.
Возмещение убытков, причиненных неисполнением или ненадлежащим исполнением обязательств.
Курсовые разницы по операциям в иностранной валюте.
Отчисления в оценочные резервы.
12
Определение финансового результата
Списание дебиторских и кредиторских задолженностей, по которым
истек срок исковой давности.
В программе форма заполняется автоматически по данным бухгалтерского учета:
показатели раздела «Доходы и расходы по обычным видам деятельности» (строки с 010 по 050) рассчитываются по данным счета 90 «Продажи»;
показатели раздела «Прочие доходы и расходы» (строки с 060 по 100)
и раздела «Расшифровка отдельных прибылей и убытков» (строки с
210 по 260) рассчитываются по данным счета 91 «Прочие доходы и
расходы».
13
Глава 14. Учет финансовых результатов
Рис. 14-8 – Экранная форма «Отчета о прибылях и убытках»
Реформация баланса
Реформация баланса – это списание прибыли (убытка), полученной организацией за прошедший финансовый год.
Реформацию проводят 31 декабря, после того как в учете будет отражена
последняя хозяйственная операция организации.
Реформация баланса состоит из двух этапов:
14
Реформация баланса
1.
Закрытие счетов, на которых в течение года учитывались доходы,
расходы и финансовые результаты деятельности компании: 90 «Продажи» и 91 «Прочие доходы и расходы»;
2.
Включение конечного финансового результата в состав нераспределенной прибыли (непокрытого убытка).
Закрытие счета 90 и 91
Закрытие счета 90 «Продажи» подразумевает «обнуление» всех субсчетов
путем списания накопленных на них в течение календарного года сумм на
субсчет 90-09 «Прибыль/убыток от продаж».
Счет
90-01
Дебет
Лицо
Вид деятельности
90-09
Вид деятельности
Счет
90-09
90-02,
90-03,
90-04,
90-06,
90-07
Кредит
Лицо
Вид деятельности
Вид деятельности
Аналогичным образом происходит закрытие счета 91 «Прочие доходы и
расходы»: суммы, накопленные на субсчетах в течение календарного года,
списываются на субсчет 91-09 «Сальдо прочих доходов/расходов».
Счет
91-01
Дебет
Лицо
Прочий доход и расход
91-09
Прочий доход и расход
Счет
91-09
91-02,
91-03
Кредит
Лицо
Прочий доход и расход
Прочий доход и расход
Для закрытия счета 90 и 91 в конце отчетного года оформляются бухгалтерские расчеты в папке «ЗАКРЫТИЕ ПЕРИОДА» с правилами операций:
4.01. Закрытие 90 на 90-09 за год;
4.02. Закрытие 91 на 90-09 за год.
После оформления закрытия счетов по состоянию на 1 января нового отчетного года субсчета счета 90 и 91 сальдо не имеют.
15
Глава 14. Учет финансовых результатов
Рис. 14-9 – Закрытие 90 на 90-09 за год
Рис. 14-10 – Закрытие 91 на 90-09 за год
16
Реформация баланса
Включение конечного финансового результата в состав
нераспределенной прибыли (непокрытого убытка)
В течение года на счете 99 «Прибыли и убытки» отражается финансовый
результат деятельности организации. В конце отчетного года (31 декабря)
после отражения всех операций нужно определить конечный финансовый
результат (чистую прибыль или чистый убыток) и включить его в состав
нераспределенной прибыли (непокрытого убытка).
Если организация применяет ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль», то для определения конечного финансового результата необходимо
списать суммы, учтенные на субсчетах 99-ОНА, 99-ОНО, 99-ОПНО-01,
99-ППНО-01 и 99-УР на субсчет 99-ФР «Прибыль/убыток отчетного года». В результате на субсчете 99-ФР получаем сумму чистой прибыли
(чистого убытка).
Если организация не применяет ПБУ 18/02, то никаких оборотов по субсчетам 99-ОНА, 99-ОНО, 99-ОПНО-01, 99-ППНО-01 и 99-УР нет, и закрывать их на субсчет 99-ФР не требуется.
Сумму чистой прибыли (чистого убытка) отчетного года нужно списать со
счета 99-ФР на счет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».
Счет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» предназначен
для обобщения информации о наличии и движении сумм нераспределенной прибыли или непокрытого убытка организации. Аналитический учет
по счету 84 не ведется. На счете открыты следующие субсчета:
84-01 «Прибыль, подлежащая распределению»;
84-02 «Убыток, подлежащий покрытию»;
84-03 «Нераспределенная прибыль в обращении»;
84-04 «Нераспределенная прибыль использованная».
При списании чистой прибыли формируется проводка:
Счет
99-ФР
Дебет
Лицо
Счет
84-01
Кредит
Лицо
При списании чистого убытка формируется проводка:
Дебет
Кредит
17
Глава 14. Учет финансовых результатов
Счет
84-02
Лицо
Счет
99-ФР
Лицо
В результате на 1 января нового отчетного года синтетический счет 99
сальдо не имеет.
В программе определение и списание конечного финансового результата
происходит автоматически при оформлении бухгалтерского расчета в
папке «ЗАКРЫТИЕ ПЕРИОДА» с правилом операций «4.03. Реформация баланса за год».
Рис. 14-11 – Реформация баланса за год
Таким образом, для учета финансовых результатов в программе необходимо выполнять следующие операции:
Операция
2.06.Закрытие 90-09 на 99
2.07.Закрытие 91-09 на 99
4.01. Закрытие 90 на 90-09 за год
18
Периодичность
оформления
в конце каждого месяца
в конце каждого месяца
в конце года
Фиксация периода
4.02. Закрытие 91 на 91-09 за год
4.03. Реформация баланса за год
в конце года
в конце года
Фиксация периода
Общий порядок действий при закрытии отчетного периода сводится к выполнению следующих операций:
1.
Выверка документов рядовыми бухгалтерами.
2.
Подготовка к закрытию периода путем ограничения возможности рядовым пользователям изменять проводки в выверенных документах.
3.
Построение отчетов и оформление завершающих бухгалтерских операций (таких как закрытие счетов, реформация баланса).
4.
Фиксация остатков на счетах. Данная операция подбивает остатки на
счетах, в результате чего ускоряется построение стандартных бухгалтерских отчетов.
5.
Корректировка остатков на счетах, при необходимости.
Для ограничения возможности изменения проводок за период, а также для
фиксации и корректировки остатков на счетах в программе предназначен
документ «Фиксация остатков на счетах». Необходимо также, чтобы
рядовые пользователи не имели прав на работу в закрытом периоде. Настройку прав нужно выполнить один раз в задаче «Администратор».
Настройка прав пользователей
Для ограничения работы в закрытом периоде в программе должны быть
заведены пользователи, у которых настроены права.
За работу в закрытом периоде отвечает зона доступа «Работа в закрытом
периоде». В стандартной поставке данная зона доступа есть только у группы пользователей «Главный бухгалтер», а у рядовых бухгалтеров ее нет.
19
Глава 14. Учет финансовых результатов
Рис. 14-12 – Зона доступа «Работа в закрытом периоде»
Подготовка к закрытию периода
Перед построением отчетов и выполнением завершающих операций нужно подготовить период к закрытию, для того, чтобы рядовые пользователи
случайно не смогли изменить проводки в выверенных документах.
Для подготовки к закрытию периода в программе используется документ
«Фиксация остатков на счетах». Этот документ необходимо оформить
на каждый используемый план счетов.
Программа позволяет подготовить к закрытию как все счета плана счетов,
так и несколько. Это может потребоваться, если в программе работает несколько бухгалтеров, и каждый из них отвечает за конкретные счета.
20
Фиксация периода
Рис. 14-13 – Экранная форма документа «Фиксация остатков на счетах»
При оформлении документа заполняются реквизиты:
«На утро» – следующий день после отчетного периода (1 число);
«План счетов» – план счетов, по которому фиксируются остатки по
счетам.
«Номер счета» – счета, по которым готовится закрытие периода. Счета выбираются из плана счетов, указанного в поле «План счетов».
При этом можно указать один счет, несколько счетов или все счета из
плана счетов.
Для выбора нескольких счетов их можно отметить пробелом, а для выбора
сразу всех счетов нужно использовать комбинацию клавиш <Ctrl+A> или
<*> на цифровой клавиатуре. При нажатии <Enter> все отмеченные счета
попадут в табличную часть документа.
21
Глава 14. Учет финансовых результатов
При выборе счета программа задает вопрос:
Рис. 14-14 – Вопрос, задаваемый при выборе счета в документе
Так как период только подготавливается к закрытию, на этот вопрос можно ответить «Нет».
Оформленный документ нужно сохранить, но пока не закрывать.
После подготовки периода к закрытию рядовые пользователи не смогут
открывать и закрывать документы, в которых сформированы проводки по
счетам, готовящимся к закрытию, но смогут эти документы просматривать
и распечатывать. При попытке открыть или закрыть такой документ им
будет выдаваться сообщение об ошибке:
Рис. 14-15 – Сообщение об ошибке, выдаваемое при попытке изменить
документ за период, который готовится к закрытию
При этом пользователи смогут открывать и закрывать документы, в которых нет проводок по счетам, подготовленным к закрытию. Например, если подготовлен к закрытию только счет 51, то рядовые пользователи не
смогут открывать платежные документы, но смогут открывать накладные.
После подготовки периода к закрытию можно подготавливать отчеты и не
бояться, что кто-то изменит проводки в отчетном периоде.
22
Фиксация периода
Пользователи, у которых есть права на работу в закрытом периоде (например, главный бухгалтер) смогут открывать и закрывать документы в
периоде, который подготовлен к закрытию, при открытии/закрытии таких
документов им будет выдаваться предупреждение:
Рис. 14-16 – Предупреждение, выдаваемое при открытии/закрытии документа
за период, который готовится к закрытию
При выполнении завершающих бухгалтерских операций на такой вопрос
нужно ответить «Да» или «Да для всех». Если же пользователь случайно
попытается открыть или перепровести документ, то он сможет отменить
эту команду, ответив на этот вопрос «Нет» или «Нет для всех», при этом
документ не будет открыт.
Если требуется отменить закрытие периода для внесения изменений, то
документ «Фиксация остатков на счетах» нужно удалить.
Фиксация остатков на счетах
Поле построения всех отчетов и выполнения всех завершающих операций
можно зафиксировать остатки на счетах. Это позволит ускорить построение стандартных бухгалтерских отчетов.
Для фиксации остатков в ранее созданном документе «Фиксация остатков на счетах» нужно сначала рассчитать остатки по счетам. Для этого
можно воспользоваться кнопкой «Рассчитать остатки», при нажатии которой будет задан вопрос:
23
Глава 14. Учет финансовых результатов
Рис. 14-17 – Вопрос, задаваемый при нажатии кнопки «Рассчитать остатки»
На него нужно ответить «Да», и тогда автоматически рассчитаются остатки по всем счетам, указанным в табличной части документа:
Рис. 14-18 – Рассчитанные остатки по счетам
Если рассчитанные остатки корректировать не требуется, то документ
нужно закрыть (<Ctrl+Z> на документе). В результате сальдо на начало
следующего периода будет зафиксировано, и бухгалтерские отчеты за последующие периоды будут строиться быстрее.
Возникают ситуации, когда требуется изменить документ в закрытом периоде, не изменив обороты и остатки по счетам за период. Производимые
изменения могут быть двух видов:
24
не влияющие на проводки (например, изменение номера, даты документа и др.);
Фиксация периода
влияющие на проводки (например, изменение суммы документа,
контрагента и др.).
В последней ситуации система позволяет переформировать проводки по
документу таким образом, что все изменения проводок записываются по
документу началом периода, следующего после закрытого.
Открывать и закрывать документы, в которых есть проводки по закрытым
счетам, могут только пользователи, у которых есть права на работу в закрытом периоде (например, главный бухгалтер). При открытии документа
будет выдаваться предупреждение:
Рис. 14-19 – Предупреждение, выдаваемое при открытии документа
закрытого периода
При открытии документа закрытого периода проводки по нему не удалятся.
Рис. 14-20 – Проводка по документу, попадающая в закрытый период
В реестре документов у такого документа появится знак
:
25
Глава 14. Учет финансовых результатов
Рис. 14-21 – Отметка открытого документа, проводки которого попадают в
закрытый период
При последующем закрытии такого документа будет выдаваться предупреждение:
Рис. 14-22 – Предупреждение, выдаваемое при закрытии документа
закрытого периода
Если внесенные в документ изменения влияют на проводки (например,
изменение суммы документа), то после закрытия документа формируются
корректирующие проводки датой закрытия периода:
Рис. 14-23 – Корректирующая проводка, сформированная датой
закрытия периода
26
Фиксация периода
Для того, чтобы посмотреть все такие изменения, которые были сделаны
по счетам после фиксации периода, можно построить отчет «Изменения в
зафиксированном периоде» (главное меню «Отчеты» в задаче «Бухгалтерия»).
Рис. 14-24 – Параметры отчета «Изменения в зафиксированном периоде»
Для построения отчета необходимо установить параметры:
«С... по …» - период формирования отчета.
«Фильтрация» – в первой строке этой таблички выбирается счет или
субсчет, по которому необходимо построить отчет. В последующих
строках указываются аналитики для фильтрации отчета. «Сделки»,
«Документы» - эти параметры показываются в табличке фильтрации
только для возможности единообразно добавить их в следующую табличку «Детализация» кнопкой
, фильтрация по ним невозможна.
«Детализация» – указываются виды аналитик выбранного счета, по
которым требуется развернуть отчет.
«Раскрывать субсчета (дебета, кредита)» - эти флаги служат для
построения отчета в разрезе субсчетов счета и наоборот.
«Корреспонденция (дебета, кредита)» - при установке этих флагов в
отчете будут указаны корреспонденции счета по дебету и кредиту соответственно, иначе только итоговые суммы оборотов по дебету и
кредиту.
27
Глава 14. Учет финансовых результатов
«Рассчитывать остатки» – при снятии этой галочки в отчете не будут выведены остатки, при этом отчет строится заметно быстрее. При
установленной галочке выводятся остатки и обороты.
«Строить в» – выбирается валюта отчета.
«Форма отображения» - этот параметр позволяет выбрать форму построения отчета: стандартная или узкая.
Для определения документов, в которых после закрытия периода были
скорректированы проводки, нужно построить данный отчет с детализацией по документам.
Рис. 14-25 – Экранная форма отчета «Изменения
в зафиксированном периоде»
Если в зафиксированном периоде нужно внести много изменений (например, забыли начислить амортизацию) и переформировать отчеты за данный период, то документ фиксации остатков можно удалить. После внесения изменений нужно будет заново оформить подготовку к закрытию,
сформировать отчеты и зафиксировать остатки на счетах.
Корректировка остатков по счетам
Иногда требуется скорректировать остатки на счетах. При этом корректировка может быть двух видов:
Корректировка суммы сальдо на счете. В данном случае при изменении сальдо на одном счете нужно изменить сумму сальдо на других,
связанных с ним счетах. Иначе баланс может не сойтись.
Корректировка аналитик на счете без корректировки суммы сальдо.
Например, при переходе с учета по одной аналитике на учет по двум
аналитикам. В данном случае нужно просто добавить или удалить
требуемые аналитики по счету.
Для корректировки остатков в документе «Фиксация остатков на счетах» можно изменять рассчитанные остатки по счетам.
28
Фиксация периода
Рис. 14-26 – Корректировка остатков по счету
Если на счете ведется аналитический учет, то нужно указать сумму дебетового или кредитового сальдо по счету в разрезе аналитик, определенных
в плане счетов. Дебетовое сальдо указывается в поле «Дебет», кредитовое
сальдо – в поле «Кредит», а аналитики указываются в поля «Аналитики»
путем выбора из различных справочников и реестров документов.
Если же аналитический учет на счете не ведется, то нужно просто указать
общую сумму сальдо по счету без указания аналитик.
Измененные пользователем остатки по счету отображаются в документе
синим цветом.
После корректировки остатков документ нужно закрыть (<Ctrl+Z> на документе).
29
Глава 14. Учет финансовых результатов
Для просмотра сумм корректировок остатков по счетам можно построить
отчет «Развернутый журнал-ордер». При этом в параметрах выборки дата начала периода должна быть меньше даты документа фиксации остатков, а дата окончания – больше.
Суммы, на которые были скорректированы остатки, попадают в отчет в
колонку «<фиксация>»:
Рис. 14-27 – Суммы, на которые были скорректированы остатки
Если в закрытом периоде нужно внести много изменений и переформировать отчеты, то документ «Фиксация остатков на счетах» можно удалить, при этом все созданные вручную корректировки остатков будут безвозвратно удалены и при создании нового документа фиксации их нужно
будет внести заново.
30