руководство по регистрации в сервисе

Руководство по регистрации в сервисе
“Visual Lean”
Первые шаги регистрации.
1. Зайдите на сайт www.visuallean.ru
Рис. 1
2. Нажмите на вкладку “Скачать руководство по регистрации” (Рис. 1, цифра 2)
для скачивания последней версии руководства по регистрации.
3. Нажмите на поле “Скачать руководство по регистрации в сервисе” (Рис. 2,
цифра 1) для скачивания и ознакомьтесь с последней версией руководства.
Рис. 2
-1-
4. Нажмите на ссылку “Зарегистрировать” (Рис. 1, цифра 1)
5. На экране “РЕГИСТРАЦИЯ” (Рис. 3) заполните все поля:
Рис. 3
5.1. Нажмите на ссылку “Договора-Оферты” (Рис. 3, цифра 7). Появится окно
текстом Договора-офертой. Внимательно ознакомьтесь с правилами
пользования. Нажмите на кнопку “Закрыть” (Рис. 4, цифра 1). Знакомиться
с договором необходимо только один раз при регистрации.
Рис. 4
-2-
5.2. Придумайте логин – это слово или набор букв и/или цифр, который будет
использоваться Вами для входа в сервис. (Очень часто логин совпадает с
именем пользователя)
5.3. В поле “Логин” (Рис. 3, цифра 1) введите Ваш придуманный логин.
5.4. В поле “Электронная почта” (Рис. 3, цифра 2) введите Вашу электронную
почту (e-mail), куда будут приходить все письма с информацией,
необходимой для продолжения регистрации.
5.5. Придумайте пароль - секретный набор символов, который будет
защищать вашу учетную запись в сервисе, и который будет
использоваться Вами для входа в сервис. Постарайтесь придумать
пароль, который будет тяжело подобрать.
5.6. В поле “Пароль” (Рис. 3, цифра 3) введите Ваш придуманный пароль.
5.7. В поле “Пароль повторно” (Рис. 3, цифра 4) введите Ваш пароль
повторно. Он должен совпадать с паролем, который Вы ввели в поле
“Пароль”.
5.8. В поле “Защита от роботов” (Рис. 3, цифра 6) введите изображенную
рядом последовательность латинских букв и цифр (Рис. 3, цифра 5).
5.9. Нажмите на кнопку “ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬСЯ” (Рис. 3, цифра 8).
После этого появится сообщение об успешной регистрации, на
указанную Вами электронную почту придет письмо с указанными Вами
данными.
Для отмены регистрации нажмите на кнопку “ОТМЕНИТЬ” (Рис. 3, цифра
9).
5.10.
Нажмите на надпись “Начать заполнение профиля организации”
(Рис. 5, цифра 1)
Рис. 5
После этого появится экран “Cоздание аккаунта”.
Аккаунт (или Учётная запись) – это хранящаяся в компьютерной системе
информация о пользователе, включающая логин (имя, которым пользователь
представляется компьютеру), пароль, права доступа, имя, фамилию, отчество,
-3-
псевдоним, пол, контактные данные, личные файлы, настройки пользователя и
т.д.
Создание аккаунта
Аккаунт создается один раз администратором.
Экран “Cоздание аккаунта” содержит две области:
 Область для заполнения данных (Рис. 6, цифра 1)
 Область для чтения данных (Рис. 6, цифра 2)
Рис. 6
Для создания аккаунта необходимо:
6. Ввести данные администратора (Рис. 7).
Администратор – это человек, который будет в дальнейшем
вносить/изменять данные о компании, создавать новых пользователей и
назначать им различные права доступа.
Рис. 7
-4-
6.1. Введите фамилию, имя и отчество администратора с соответствующие
поля (Рис. 7, цифра 1, 2, 3). Поля обязательны для заполнения.
6.2. Введите контактный номер телефона администратора сервиса в поле
“Телефон” (Рис. 7, цифра 4). Телефон вводится с кодом страны. Поле
обязательно для заполнения.
6.3. Введите электронную почту (e-mail) администратора в поле “Почта” (Рис.
7, цифра 5). На данную почту будет высылаться вся информация,
необходимая для администратора сервиса. Поле обязательно для
заполнения.
Существует возможность внести фотографию администратора. Для этого:
6.4. Нажмите на кнопку “Выбрать” (Рис. 7, цифра 7). В появившемся окне
выберите файл с фотографией администратора и нажмите на кнопку
“Открыть”. Фотография администратора появится в соответствующем
поле (Рис. 7, цифра 8). Поле НЕ обязательно для заполнения.
6.5. Нажмите на кнопку “ДАЛЕЕ” (Рис. 7, цифра 6).
После этого необходимо ввести данные компании.
7. Для ввода данных о Вашей компании выполните следующие шаги:
Рис. 8
7.1. Введите название Вашей компании в поле “Название” (Рис. 8, цифра 1).
Далее это название будет использоваться в сервисе, в том числе при
генерации отчетов. Поле обязательно для заполнения.
7.2. Введите юридический адрес Вашей компании в поле “Юр. адрес” (Рис. 8,
цифра 2). Поле обязательно для заполнения.
7.3. Выберите регион Российской Федерации, в котором находится Ваша
компания (Рис. 8, цифра 3). Для этого нажмите на соответствующее поле
-5-
(Рис. 8, цифра 3), после чего появится список доступных регионов (Рис. 9),
из которого надо выбрать Ваш регион. Поле обязательно для заполнения.
Рис. 9
7.4. Выберите отрасль промышленности, к которой относится Ваша компания
(Рис. 8, цифра 4). Для этого нажмите на соответствующее поле (Рис. 8,
цифра 4), после чего появится список доступных отраслей
промышленности (Рис. 10), из которого надо выбрать нужную отрасль.
Поле обязательно для заполнения.
Рис. 10
Существует возможность внести логотип Вашей компании. Логотип будет
отображаться в отчетах об проведенных аудитах. Для этого:
7.5. Нажмите на кнопку “Выбрать” (Рис. 8, цифра 6). В появившемся окне
выберите файл с логотипом компании и нажмите на кнопку “Открыть”.
Логотип появится в соответствующем поле (Рис. 8, цифра 7). Поле НЕ
обязательно для заполнения.
7.6. Для перехода на следующий экран нажмите на кнопку “ДАЛЕЕ” (Рис. 8,
цифра 5).
Для возврата не предыдущий экран и изменения данных администратора
нажмите на вкладку “1 - АДМИНИСТРАТОР” (Рис. 11, цифра 1).
8. Для перехода на следующий экран нажмите на кнопку “ЗАВЕРШИТЬ” (Рис.
11, цифра 4).
Для возврата не предыдущий экран и изменения данных о компании
нажмите на вкладку “2 – О КОМПАНИИ” (Рис. 11, цифра 2).
-6-
Рис. 11
После нажатия на кнопку “ЗАВЕРШИТЬ” Вам будет необходимо ввести
структуру Вашей компании.
Создание структуры компании.
Структура компании должна быть создана в древовидной форме, где:
 Ваш компания в целом – это корень дерева, который располагается
сверху. Например, на Рис. 12 корнем дерева является элемент “ООО
Компания”;
 подразделения, цеха, отделы и т.д. Вашей компании - это листья или узлы
дерева, которые располагаются под корнем дерева. Например, на Рис. 12
листьями или узлами дерева являются все элементы, кроме элемента
“ООО Компания”.
Пример структуры компании:
Рис. 12
Уровень детализации структуры определяется руководителем компании:
чем более детальная будет структура, тем более достоверно и четко можно
будет отслеживать ситуацию (т.е., строить тренды развития, генерировать
отчеты, смотреть результаты аудитов и т.д.) в подразделениях, цехах, отделах и
т.д.
-7-
Руководитель имеет возможность посмотреть графики (тренды) развития
уровня внедрения принципов и инструментов Бережливого Производства как
в компании в целом, так и на отдельных участках (в подразделениях, цехах,
офисах, отделах, бригадах, вошедших в структуру компании).
Руководитель имеет возможность выделить отстающие и успешные
подразделения или участки, посмотреть по каким показателям, какие
подразделения или участки отстают, по каким находятся на нормальном
уровне.
Вводить структуру компании можно только после согласования
структуры с руководством!
После согласования структуры компании войдите в сервис под своим
логином (если за время согласования Вы выходили из сервиса) и нажмите на
меню “СТРУКТУРА КОМПАНИИ” (Рис. 13, цифра 1) и на экране “Структура” (Рис.
13):
Рис. 13
9. Нажмите на кнопку “+” (Рис. 13, цифра 3). Появятся поля для ввода нового
элемента структуры компании (Рис. 14):
Рис. 14
9.1. Введите название элемента структуры компании в соответствующее поле
(Рис. 14, цифра 1). Обратите внимание, что “верхушка” (участок с
названием компании) структуры компании уже есть (Рис. 13, цифра 2). Т.е.
начинать ввод надо с участков, которые находятся в структуре
непосредственно под “верхушкой”.
9.2. Выберите тип (производственный или офисный) элемента структуры. Для
этого нажмите на соответствующую область (Рис. 14, цифра 2), после чего
появится список доступных типов (Рис. 14, цифра 2), из которого
выберите интересующий тип.
9.3. Для сохранения введенных данных нажмите на кнопку “галочка” (Рис. 14,
цифра 3).
-8-
Для отмены ввода нового элемента структуры нажмите на кнопку
“перечеркнутый круг” (Рис. 14, цифра 4).
Рис. 15
Для созданного элемента структуры сервис позволяет выполнить
следующие действия:
 Добавление нового элемента, который будет находится ниже в
древовидной структуре компании.
Нажмите на кнопку “+” (Рис. 15, цифра 1). Появятся поля для ввода нового
элемента структуры компании (Рис. 14). Далее возможно выполнить шаги
9.1, 9.2, 9.3 (см. выше) данного руководства по регистрации.
 Редактирование элемента структуры компании.
Нажмите на кнопку “карандаш” (Рис. 15, цифра 2). Появятся поля с
названием и типом элемента структуры компании, которые Вы можете
отредактировать. Для сохранения измененных данных нажмите на
кнопку “галочка” (Рис. 14, цифра 3). Для отмены изменения данных
нажмите на кнопку “перечеркнутый круг” (Рис. 14, цифра 4).
 Удаление элемента структуры компании.
Для удаления элемента структуры компании нажмите на кнопку
“крестик” (Рис. 15, цифра 3).
 Перемещение элемента по всей структуре компании.
Допустим, у нас есть структура, где есть элементы: Цех, Офис, Склад. Все
элементы структуры располагаются на одном уровне (Рис. 16, цифра 1).
Рис. 16
Допустим, в компании Офис находится внутри Склада и необходимо
сделать соответствующие перемещения в структуре. Тогда нажмите на
кнопку “квадрат” (Рис. 16, цифра 2) и, не отпуская кнопку мыши,
переведите курсор на кнопку “квадрат” (Рис. 16, цифра 3) до появления
-9-
зеленого круга с крестиком (Рис. 17, цифра 1). В этот момент отпустите
кнопку мыши.
Рис. 17
Получится необходимая структура компании (Рис. 18, цифра 1).
Рис. 18
Пользуясь вышеописанными шагами, начиная с шага №9, создайте
полную структуру Вашей компании. Для нашего примера структуры (Рис. 12)
получится следующий вид (Рис. 19):
Рис. 19
- 10 -
Создание пользователей
После создания структуры компании необходимо создать пользователей.
Составьте список людей, которые в дальнейшем будут пользоваться сервисом.
Для создания пользователей вводятся следующие данные: фамилия, имя,
отчество, электронная почта и контактный телефон по желанию.
Существует 2 типа пользователей:
 Аудитор – человек, который отвечает за проведение аудитов на конечных
участках.
 Руководитель – человек, который имеет возможность просматривать всю
информацию по всем подразделениям, цехам, участкам и т.д, которые
находятся в его подчинении. Сервис не позволяет пользователюруководителю проводить аудиты.
Например, для структуры компании, изображенной на Рис. 20, допустим,
было решено создать 5 пользователей-руководителей и 5 пользователейаудиторов:
Рис. 20
Для создания пользователей:
10. Нажмите на вкладку “ПОЛЬЗОВАТЕЛИ” (Рис. 21, цифра 1). Откроется
экран “Пользователи” (Рис. 21):
Рис. 21
11. Нажмите на поле “+ ДОБАВИТЬ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ” (Рис. 21, цифра 2).
Появятся поля для Создания/Редактирования данных о пользователе (Рис.
22).
- 11 -
Рис. 22
11.1.
В поле “Логин” (Рис. 22, цифра 1) введите логин нового
пользователя. Логин необходимо предварительно придумать. (логин –
это слово или набор букв и/или цифр, который будет использоваться
пользователем для входа на сайт или сервис. Очень часто логин
совпадает с именем пользователя). Поле обязательно для заполнения.
11.2.
Введите фамилию, имя и отчество пользователя в соответствующие
поля (Рис. 22, цифра 2, 3, 4). Поля обязательны для заполнения.
11.3.
Введите электронную почту (e-mail) пользователя в поле “Почта”
(Рис. 22, цифра 5). На данную почту будут высланы Логин и Пароль для
входа в сервис. Пароль может быть изменен самим пользователем после
первого входа в сервис. Так же на почту будет высылаться вся
информация, необходимая пользователю, в том числе и информация о
регистрации его в сервисе Visual Lean. Поле обязательно для заполнения.
Сервис позволяет внести контактный номер телефона пользователя:
11.4.
Введите контактный номер телефона пользователя в поле
“Телефон” (Рис. 22, цифра 6). Телефон вводится с кодом страны. Поле НЕ
обязательно для заполнения.
Сервис позволяет внести фотографию пользователя:
11.5.
Нажмите на кнопку “ИЗМЕНИТЬ” (Рис. 22, цифра 8). В появившемся
окне выберите файл с фотографией пользователя и нажмите на кнопку
“Открыть”. Фотография пользователя появится в соответствующем поле
(Рис. 22, цифра 7). Поле НЕ обязательно для заполнения.
11.6.
Нажмите на кнопку “СОХРАНИТЬ” (Рис. 22, цифра 9) для сохранения
введенных данных и переходу к созданию нового пользователя. После
нажатия на кнопку “СОХРАНИТЬ” пользователь будет сохранен в
системе, но при этом форма для ввода данных не закроется. Для создания
- 12 -
нового пользователя просто введите новые данные и нажмите на кнопку
“СОХРАНИТЬ”.
Для отмены ввода данных нового пользователя или для завершения
создания пользователей нажмите на кнопку “ЗАКРЫТЬ” (Рис. 22, цифра
10).
После нажатия на кнопку “СОХРАНИТЬ” в списке пользователей
появится созданный пользователь (Рис. 22, цифра 9):
Рис. 23
Для редактирования данных о пользователе нажмите на кнопку
“карандаш” (Рис. 23, цифра 1).
Для удаления пользователя нажмите на кнопку “крестик” (Рис. 23,
цифра 2).
С помощью вышеописанных шагов, начиная с шага №11, создайте всех
пользователей, которые будут пользоваться сервисом. Для нашего примера
структуры (Рис. 20) получится следующий список (Рис. 24):
Рис. 24
Назначение пользователей на участки
После создания структуры компании и пользователей необходимо
назначить пользователей на участки. Согласуйте с руководством, кто из них
будет руководителем или аудитором, и кто за какой участок (подразделение,
цех и т.д.) будет отвечать. Пример такого распределения можно увидеть на Рис.
25.
- 13 -
Рис. 25
Обратите внимание на следующие возможности:
 Назначение нескольких аудиторов и руководителей на любой из
элементов структуры компании (компания, подразделения, цеха и т.д.)
(Рис. 25, элементы структуры “ООО Компания” и “Участок склада №1”).
 Назначение одного и того же пользователя на разные элементы
структуры компании (Рис. 25, элементы структуры “Участок цеха №2” и
“Участок офиса №1”).
 Назначение одного и того же пользователя на разные роли (аудитор и
руководитель) одновременно
Каждый пользователь-руководитель будет иметь доступ к данным только
тех подразделений, цехов, участков и т.д., которые ему подчиняются (находятся
ниже него в структуре компании). Для пояснения рассмотрим Рис. 25:
 Иванов И.В. и Сидоров И.В. назначены руководителями на элемент
структуры компании ”ООО Компания”, значит они оба будут иметь доступ
к данным абсолютно всех элементов структуры компании.
 Петров С.Н. назначен руководителем на элемент структуры “Цех”, значит
он будет иметь доступ к данным только следующих элементов структуры
компании: Цех, Участок цеха №1, Участок цеха №2.
 Кучин М.И. назначен аудитором на 2 элемента структуры: Участок цеха
№2, Участок офиса №1. Значит он будет иметь возможность проводить
аудиты на обоих участках. Однако для этого пользователя необходимо
приобретать две лицензии-аудитора.
 Новиков и Супиков назначены на один и тот же элемент структуры
“Участок склада №1”, значит они оба смогут проводить аудиты на этом
участке. Однако Новикова и Супикова необходимо вносить в систему как
двух разных пользователей с разными логинами и паролями.
- 14 -
Для назначения пользователя на участок выполните следующие шаги:
12. Нажмите на вкладку “СТРУКТУРА КОМПАНИИ” (Рис. 26, цифра 1) и на
экране “Структура” (Рис. 26):
Рис. 26
12.1.
Нажмите на ссылку “Назначить пользователя” (Рис. 26, цифра 2).
Появится окно со списком существующих пользователей (Рис. 27).
Рис. 27
12.2.
Выберите пользователя путем нажатия на строчку в списке (Рис. 27,
цифра 1). Если пользователь не отображается, то воспользуйтесь
кнопками для навигации (перехода на другие страницы списка) по списку
пользователей (Рис. 27, цифра 2) или увеличьте количество
пользователей на странице с помощью соответствующего поля (Рис. 27,
цифра 3).
- 15 -
12.3.
Для назначения выбранного пользователя на участок нажмите на
кнопку “НАЗНАЧИТЬ” (Рис. 27, цифра 4).
Для отмены назначения пользователя на участок нажмите на кнопку
“ЗАКРЫТЬ” (Рис. 27, цифра 5).
Назначьте на все участки пользователей. Если Вы не видите какой-то из
элементов, находящийся ниже в структуре компании, то нажмите на
“треугольник” (Рис. 28, цифра 1) рядом с названием для того, чтобы
раскрылся полный список.
Рис. 28
Чтобы удалить пользователя с участка (снять назначение пользователя с
участка), нажмите на кнопку “Корзина” (Рис. 28, цифра 2) справа от фамилии
пользователя.
Назначение лицензий пользователям
После назначения пользователей на все элементы структуры компании
(компания, подразделения, цеха, отделы и т.д.) необходимо каждому такому
пользователю на каждом таком элементе структуры компании назначить
лицензию: лицензию аудитора, доверенного аудитора или руководителя.
Для приобретения более 50 лицензий необходимо связаться с
представителями компании ЛинСофт по телефону, указанному на сайте или по
электронной почте info@leanaudit.ru, и сообщить о том, сколько нужно
лицензий и какого типа (аудитор, доверенный аудитор, руководитель).
Для приобретения менее 50 лицензий выполните следующие шаги:
13. Нажмите на вкладку “ЛИЦЕНЗИИ” (Рис. 29, цифра 1).
13.1.
Нажмите на вкладку “ДОБАВЛЕНИЕ ЛИЦЕНЗИЙ” (Рис. 29, цифра 2).
- 16 -
13.2.
Введите необходимо количество лицензий для пользователейаудиторов (Рис. 29, цифра 3). Вводить можно с клавиатуры, либо с
помощью стрелок “вверх” – “вниз”, расположенные справа от поля ввода.
13.3.
Введите необходимо количество лицензий для пользователейруководителей (Рис. 29, цифра 4).
Рис. 29
13.4.
Введите необходимо количество лицензий для пользователейдоверенных аудиторов (Рис. 29, цифра 5).
13.5.
Выберите срок, на который требуются лицензии. Для этого нажмите
на соответствующее поле (Рис. 29, цифра 6), и из появившегося списка
выберите необходимый срок действия.
13.6.
Нажмите на кнопку “СОЗДАТЬ СЧЕТ” (Рис. 29, цифра 7). После этого
сервис автоматически откроет вкладку “СЧЕТА НА ЛИЦЕНЗИИ” (Рис. 30,
цифра 1). Номер и дата счета отображаются в соответствующем поле
(Рис. 30, цифра 2).
- 17 -
Рис. 30
Для удаления счета нажмите на кнопку “УДАЛИТЬ СЧЕТ” (Рис. 30, цифра 4).
Для распечатки счета нажмите на кнопку “РАСПЕЧАТАТЬ” (Рис. 30, цифра 5).
Для сохранения счета в файл нажмите на кнопку “СОХРАНИТЬ” (Рис. 30,
цифра 6).
13.7.
Оплатите счет, если Вы его еще не оплатили. Если уже оплатили, то
нажмите на поле “ПОДТВЕРДИТЬ ОПЛАТУ” (Рис. 30, цифра 3) и перейдите
к шагу №13.12 данного руководства.
13.8.
После оплаты войдите в сервис. Нажмите на вкладку “ЛИЦЕНЗИИ”
(Рис. 31, цифра 1).
Рис. 31
13.9.
Нажмите на вкладку “СЧЕТА НА ЛИЦЕНЗИИ” (Рис. 31, цифра 2).
13.10. Выберите из списка и нажмите на поле с нужным Вам счетом (Рис.
31, цифра 3).
13.11. Нажмите на поле “ПОДВЕРДИТЬ ОПЛАТУ” (Рис. 30, цифра 3).
- 18 -
Рис. 32
13.12. Введите номер платежного поручения (Рис. 32, цифра 1).
13.13. Нажмите на поле “Календарь” (Рис. 32, цифра 2). Выберите в
появившемся окне дату платежного поручения.
13.14. Нажмите на кнопку “ПОДТВЕРДИТЬ” (Рис. 32, цифра 4) для
подтверждения оплаты счета.
Для отмены подтверждения нажмите на кнопку “ЗАКРЫТЬ” (Рис. 32,
цифра 3).
В течение дня представители ЛинСофт проверят оплату Вашего счета и
активируют Ваши лицензии. После активации начните назначать лицензии
пользователям, для этого выполните следующие шаги:
14. Нажмите на вкладку “СТРУКТУРА КОМПАНИИ” (Рис. 33, цифра 1) и на
экране “Структура” (Рис. 33):
Рис. 33
14.1.
Нажмите на Фамилию пользователя (Рис. 33, цифра 2). Появится
новое окно, где необходимо будет выбрать тип лицензии.
14.2.
Для выбора типа лицензии нажмите на кнопку:
 “Аудитор” (рис. 35, цифра 1) для назначение пользователю
лицензии-аудитора. Кнопка доступна только, если выбран
конечный участок, т.е. не имеет разделения на другие участки.
 “Руководитель” (рис. 34, цифра 2) для назначение пользователю
лицензии-руководителя.
- 19 -
 “Аудитор” (рис. 35, цифра 3) для назначение пользователю
лицензии-доверенного аудитора.
Для отмены назначения лицензии пользователю просто подождите 5
секунд и окно пропадет с экрана.
Рис. 34
Слева от кнопок отображается информация о доступных лицензиях
соответствующего типа. Если нет доступных лицензий, то кнопка будет
“белой” (рис. 34, цифра 1) и недоступна для нажатия.
Назначьте лицензии каждому пользователю на каждом элементе
структуры компании. После назначения лицензии, цвет фамилии пользователя
в структуре компании меняется в зависимости от типа лицензии (Рис. 37).
Рис. 37
Для изменения типа лицензии пользователю (например, была назначена
лицензия руководителя, а необходимо назначить лицензию аудитора)
выполните следующие шаги:
1. Удалите пользователя с участка.
- 20 -
Чтобы удалить пользователя с участка (снять назначение пользователя
на участке), нажмите на кнопку “Корзина” (Рис. 28, цифра 2) справа от
фамилии пользователя.
2. Назначьте данного пользователя на участок еще раз.
3. Назначьте лицензию пользователю на этом участке.
Регистрация компании окончена!
Все пользователи могут начинать работу!
Сообщите всем пользователям:
 что им пришло письмо на указанные адреса электронной почты со
всеми данными для входа в сервис,
 после входа в сервис они смогут скачать руководство пользователя
сервисом. Для этого необходимо нажать на кнопку “Скачать
руководство по Visual Lean” (Рис. 38, цифра 1).
Рис. 38
- 21 -