"АЦК-Финансы" для органов исполнительной власти

Отдел
методологии
и
сопровождения АСУ БП
министерства
финансов
Красноярского края
ИНСТРУКЦИЯ
по работе с платежными документами в системе АСУ БП «АЦК-Финансы»
для органов исполнительной власти
Содержание
Основные этапы работы
1.1. Подготовка ЭД «Заявка на оплату расходов»
1.2. Обработка ЭД «Заявка на оплату расходов»
1.3. ЭД «Отчет учреждения» (выписка из лицевого счета по бюджету)
1.4. ЭД «Универсальный документ»
2.
Взаимодействие с отделом методологии и сопровождения АСУ БП
1.
Примечание
Методические
и
инструктивные
материалы
по
работе
в
информационных системах министерства финансов Красноярского края
размещаются в разделе «Информационные системы министерства» на
официальном сайте в сети Интернет по адресу http://minfin.krskstate.ru/infsystem
Полезные ссылки:
http://minfin.krskstate.ru/infsystem/ascfinance – в подразделе «АСУ БП
«АЦК-Финансы» размещаются методические рекомендации и инструкции
по работе с АСУ БП «АЦК-Финансы»;
http://minfin.krskstate.ru/infsystem/admin – в подразделе «Информация для
системных администраторов» размещаются требования к форматам для
интеграции АСУ БП «АЦК-Финансы» с бухгалтерским программным
обеспечением.
2
1. Основные этапы работы
1.1. Подготовка ЭД «Заявка на оплату расходов»
Электронный документ (далее - ЭД) «Заявка на оплату расходов»
доступен в разделе: Документы – Исполнение расходов – Заявка на оплату
расходов.
ЭД «Заявка на оплату расходов» (далее – ЗОР) представляет собой
запрос в отдел казначейского исполнения на расходование средств и является
основанием для проведения операций по лицевому счету учреждения.
Учреждение может формировать и редактировать ЗОР на статусе
«Отложен». Созданные документы принимают статус «Отложен» после
сохранения документа пользователем.
Для создания новой ЗОР необходимо нажать кнопку «Новый» в панели
быстрого доступа (рисунок 1).
Рисунок 1 – Общий вид списка ЭД «Заявка на оплату расходов»
В открывшемся окне «Новая заявка на оплату расходов» (рисунок 2)
необходимо последовательно заполнить следующие поля:
Номер – присваивается системой автоматически (имеется возможность
редактирования);
Дата – дата операционного дня;
Дата регистрации – присваивается системой автоматически;
Предельная дата исполнения – не более 10 дней со дня регистрации;
Тип операции – значение «НЕ УКАЗАНА» (выбирается из
справочника);
Вид платежа – поле не заполняется;
Вид операции – заполняется значением «1» (платежное поручение);
Очередность – заполняется значениями от «1» до «5»;
ВНИМАНИЕ! Очередность платежа «6» для указания в платежных
документах отменена с 14.12.2013 в связи с внесением изменений в статью
855 ч.2 ГК РФ (Федеральный закон от 02.12.2013 N 345-ФЗ).
3
Вид операции по ЛС – поле не заполняется;
Признак платежа в УФК – автоматически заполняется значением
«Не авансовый»;
Очередь – поле не заполняется.
Рисунок 2 – Окно редактирования нового ЭД «Заявка на плату расходов»
Далее необходимо выбрать бланк расходов из соответствующего
справочника (рисунок 3), например, «А2780 - 01 - служба по контролю в
области образования Красноярского края».
Если ЗОР создается для перечисления межбюджетных трансфертов, то
необходимо выбирать бланк расходов с пометкой (МБТ), например, «А2151 - 01
(МБТ) – министерство финансов Красноярского края».
Далее необходимо выбрать «Счёт для финансирования» из справочника
счетов данной организации (рисунок 4). При подготовке ЗОР необходимо
выбирать счет с типом «Лицевой счет в ФО».
4
Рисунок 3 – Выбор бланка расходов из справочника
Рисунок 4 – Выбор лицевого счета
Далее необходимо указать коды бюджетной классификации
в соответствующих полях или при помощи кнопки «Бюджет» выбрать строку
бюджетной росписи в справочнике.
5
Рисунок 5 – Выбор строки бюджетной классификации в справочнике бюджетных строк
После выбора строки росписи через справочник бюджетных строк в ЗОР
автоматически заполнятся поля соответствующие кодам бюджетной
классификации, а также поле «Бюджетополучатель» (рисунок 6).
Рисунок 6 – Результат заполнения полей ЗОР
ВНИМАНИЕ! В случае необходимости указания иного КПП при отправке
платежного документа в банк, необходимо при помощи выпадающего списка
заполнить необходимым значением поле КПП, которое находится в отдельном
блоке «Для ПП» (рисунок 6).
В случае если оплата производится по принятым бюджетным
обязательствам, вместо выбора строки росписи достаточно заполнить поле
«Бюджетное обязательство».
6
Для заполнения поля «Бюджетное обязательство» необходимо
воспользоваться соответствующим справочником (рисунок 7), который
вызывается при помощи кнопки с изображением трех точек (справа от поля).
ПРИМЕЧАНИЕ. Для эффективной работы со справочником рекомендуем
настроить список отображающихся колонок. Для этого необходимо нажать
правой кнопкой мыши на заголовке окна «Справочника бюджетных
обязательств» и выбрать пункт меню «Настроить» (рисунок 7). В
появившемся окне настройки списка колонок добавляем для отображения
колонки: «Дата договора» и «Номер договора».
Рисунок 8 – Справочник бюджетных обязательств и настройка отображаемых полей этого
справочника
После этого необходимо выбрать документ-обязательство – поля строки
росписи заполнятся автоматически (за исключением суммы). Далее необходимо
заполнить поле «Сумма» (рисунок 8).
Рисунок 8 – Заполнение поля «Сумма» ЗОР
7
Далее необходимо выбрать контрагента из справочника организаций.
Можно отфильтровать список организаций по роли «Контрагент».
ВНИМАНИЕ! Если «Получатель», «Счет получателя» в справочниках не
найден, то рекомендуем внести информацию в локальных справочниках.
Локальный справочник позволяет вносить реквизиты контрагентов,
которые будут доступны только пользователям конкретного учреждения.
Пользователям других учреждений записи в справочнике недоступны.
Рисунок 9 – Доступ к локальному справочнику организаций и счетов
Если документ «Заявка на оплату расходов» формируется для
перечисления межбюджетных трансфертов, то получатель межбюджетного
трансферта заполнится автоматически на основании сроки бюджетной росписи.
Если у контрагента несколько счетов, то необходимо выбрать счет из
справочника. Если счет один, то он заполнится автоматически.
Далее необходимо заполнить поле «Назначение платежа».
ВНИМАНИЕ! При заполнении поля необходимо учитывать, что в платежном
поручении, выгруженном в банк на основании «Заявки на оплату расходов», в
«Назначение платежа» будет автоматически добавлена дополнительная
информация по КБК, сумме и л/с. Учитывая это, объем вводимой информации
в поле «Назначение платежа» ограничен 150 знаками.
ВНИМАНИЕ! При вводе назначения платежа нельзя использовать клавишу
«Enter» на клавиатуре, так как банк отклоняет платежные документы,
у которых имеются символы перевода строки в поле «Назначение платежа».
После заполнения всех перечисленных вкладок электронного документа
необходимо сохранить его при помощи кнопки «Применить».
Далее необходимо заполнить «Идентификатор платежа».
8
ВНИМАНИЕ! При заполнении «Идентификатора платежа» в большинстве
случаев выбирается доходная классификация (перечисление обязательных
платежей в бюджет). Расходная классификация выбирается только в случае
оформления платежных документов на возврат средств, полученных от
казенных учреждений.
Поле «Идентификатор платежа» может заполняться в двух режимах:
в ручном режиме;
через форму, которая вызывается по функциональной кнопке «…»
в соответствующем поле ЗОР.
Рисунок 10 – Поля «Назначение платежа» и «Идентификатор» ЗОР
В соответствии с приказом Министерства финансов Российской
Федерации от 12.11.2013 № 107н «Об утверждении Правил указания
информации в реквизитах распоряжений о переводе денежных средств в уплату
налогов, сборов и иных платежей в бюджетную систему Российской
Федерации» в распоряжениях о переводе денежных средств в уплату налогов,
сборов и иных платежей в бюджетную систему Российской Федерации с 31
марта 2014 года в реквизите «Код» указывается уникальный идентификатор
начисления (далее УИН).
При подготовке в «АСУ БП АЦК Финансы» электронного документа
«Заявка на оплату расходов» поле «УИН» обязательно для заполнения при
осуществлении платежа в бюджетную систему.
Поле «УИН» расположено на вкладке «ГИС ГМП» и заполняется
значением «0» или значением кода УИН, если оно присвоено. Платежные
документы на перечисление средств в бюджетную систему с незаполненным
полем «УИН» не принимаются к исполнению.
9
Рисунок 11 – Поле «Уникальный идентификатор начисления» ЗОР
После заполнения всех перечисленных вкладок электронного документа
необходимо сохранить его при помощи кнопки «Применить».
ПРИМЕЧАНИЕ. Если какие-то обязательные поля будут не заполнены, либо
заполнены с ошибкой, система выдаст соответствующее сообщение. Если
номер, указанный на первом этапе создания заявки, уже используется, то
система автоматически присвоит новый.
Для удобства дальнейшего формирования ЗОР, с заполненными ранее
реквизитами, необходимо использовать функцию «Создать с копированием».
ВНИМАНИЕ! После копирования очень важно внимательно проверить и при
необходимости исправить поля документа: уточнить даты, удалить поле
«Комментарий» и т.д.
1.2. Обработка ЭД «Заявка на оплату расходов»
Документ формируется в системе в статусе «Отложен». В этом статусе
возможно редактирование реквизитов и проверка документа при сохранении
внесенных изменений.
Далее необходимо нажать на кнопку статуса и выбрать действие
«Зарегистрировать» (рисунок 12).
Рисунок 12 – Обработка документа
В случае успешной регистрации заявки (прохождении всех бюджетных
и бухгалтерских контролей), заявка перейдет на статус «На санкционирование».
На статусе «На санкционирование» осуществляется подписание
документа электронной подписью (далее – ЭП). Для подписания необходимо
выполнить действие «Подписать» (рисунок 13).
10
Рисунок 13 – Подписание документа
ВНИМАНИЕ! При необходимости можно подписывать документы списком.
Для этого нужно выделить несколько заявок со статусом «На
санкционирование» и выполнить действие «Подписать».
Далее откроется окно «Формирование подписи», в котором необходимо
нажать кнопку «Выбрать сертификат» (рисунок 14).
Рисунок 14 – Окно подписания документа
После чего необходимо выбрать сертификат в окне «Сертификаты»
и нажать на кнопку «ОК» (рисунок 15).
Рисунок 15 – Выбор сертификата документа
Далее необходимо нажать кнопку «Подписать» (рисунок 16).
11
Рисунок 16 – Подписание документа
В открывшемся окне необходимо указать путь к контейнеру «Закрытого
ключа» (носитель информации, использующий флеш-память для хранения
данных) и «Имя контейнера» (при первом подписании, в остальных случаях
данное действие происходит автоматически) (рисунок 17).
Рисунок 17, 18 – Окно с указанием контейнера закрытого ключа и ввода пароля
В следующем окне вводим пароль к контейнеру «Закрытого ключа»
(парольная фраза) и нажимаем «ОК» (рисунок 18).
В случае успешного подписания документа, появиться окно «Результат
формирования ЭП». Если ЗОР успешно подписана, происходит дальнейшая
обработка документа.
Чтобы выполнить проверку ЭП для группы документов необходимо
выделить их в списке документов «галочками». Затем необходимо вызвать
контекстное меню через правую кнопку мыши и выбрать пункт меню
«Проверить подписи» (рисунки 19, 20).
12
Рисунок 19 – Список ЗОР, подписанных ЭП
ПРИМЕЧАНИЕ! Для оптимизации поиска документов с ЭП, в фильтрах
предусмотрены поля «Количество ЭП», «Подписано сертификатом» (можно
отобрать документы, подписанные конкретным пользователем), а также
признак «Только валидные».
Рисунок 20 – Проверка подписи для списка документов
Появится окно с результатом проверки.
Рисунок 21 – Окно с результатом проверки документов
13
Для проверки ЭП документа в режиме редактирования необходимо
открыть его на редактирование и нажать на кнопку с изображением ключа
(рисунок 22).
Рисунок 22 – Проверка ЭП для документа в режиме редактирования
В открывшемся окне «ЭЦП документа» видно когда, каким
пользователем и каким сертификатом был подписан данный документ, а также
результат проверки ЭП (рисунок 23).
Рисунок 23 – Перечень ЭП документа
Также есть возможность просмотра сертификата, которым был подписан
документ. Для этого необходимо вызвать контекстное меню при помощи
правой клавиши мыши на строке с сертификатом и выбрать пункт меню
«Отобразить сертификат» (рисунки 24, 25).
Рисунок 24 – Просмотр сертификата ЭП
14
Рисунок 25 – Сертификат ЭП
На основании «Заявки на оплату расходов» отдел казначейского
исполнения формирует платежное поручение и выгружает его в банк. После
получения и обработки выписки банка отделом казначейского исполнения,
«Заявка на оплату расходов» переходит на статус «Обработка завершена» и
документ считается исполненным.
ВНИМАНИЕ! Заявка считается подписанной, если имеет только две
валидные
(прошедшие
проверку)
подписи.
Проверка
валидности
(действительности подписи) производится через контекстное меню на
конкретной заявке через функцию «Проверка подписи».
В подписанные ЭД изменения не вносятся – редактирование подписанных ЭП
документов, приводит к переводу подписей на статус «Не валидна»! Если в
подписанном документе обнаружена неточность, то он удаляется и
создается новый, исправленный документ.
1.3. ЭД «Отчет учреждения» (выписка из лицевого счета по бюджету)
ЭД «Выписка из лицевого счета по бюджету» доступна в разделе
Документы – Отчеты учреждений – ЭД «Отчет учреждения».
Документы, подписанные сотрудниками отдела казначейского
исполнения, будут доступны на конечном статусе «Обработка завершена»
(рисунок 26). Чтобы просмотреть ЭП документа, необходимо нажать кнопку
«Ключ» внизу на панели документа.
Для просмотра выписки из лицевого счета необходимо нажать кнопку
«Печать» (загрузится файл в формате Excel).
15
Рисунок 26 – ЭД «Выписка из лицевого счета по бюджету»
1.4. ЭД «Универсальный документ»
ЭД «Универсальный документ» предназначен для предоставления в
отдел казначейского исполнения сканированных копий документов,
подтверждающих возникновение обязательств (контрактов, договоров и т.п.),
копий документов оплаты (счета, акты выполненных работ и т.п.),
расшифровок к договорам в соответствии с приказом министерства финансов
Красноярского края от 15.04.2014 № 58.
ЭД «Универсальный документ» находится в разделе «Универсальные
документы». Для создания нового ЭД в списке документов необходимо нажать
кнопку «Создать».
Следующие поля ЭД «Универсальный документ» обязательны для
заполнения.
Номер документа – номер ЭД «Универсальный документ» по порядку.
Дата документа – текущая дата ЭД «Универсальный документ».
Тип документа – заполняется значением «Универсальный документ».
Тема – краткое наименование вашего учреждения (копируется из поля
Отправитель, если нажать кнопку «Применить» при первом редактировании
ЭД «Универсальный документ»). Данное поле обязательно для заполнения в
случае отправки документов от централизованной бухгалтерии (далее – ТЦБ).
Отправитель – заполняется из справочника организаций, необходимо
указать учреждение, которое отправляет документы.
Получатель (Организация) – заполняется из справочника организаций,
необходимо указать организацию с наименованием «документы для отдела
казначейского исполнения».
Сообщение – указать реквизиты подтверждающего документа,
например, «с/ф №579 от 21.10.2013 к договору № 67-14-10 от 14.10.2013».
Для прикрепления файла к Универсальному документу, необходимо
нажать на функциональную кнопку «Скрепка» и выбрать файл. В окне
«Присоединенные файлы» нажать на кнопку «Присоединить файл».
16
Подписание Универсального документа осуществляется на статусе
«Подготовлен». После подписи необходимо перейти на следующий статус,
нажав «Отправить».
ВНИМАНИЕ! ЭД «Универсальный документ»
руководителем учреждения (первая подпись).
подписывается
только
Универсальные документы имеют приоритетное значение в программе
АСУ БП «АЦК – Финансы». Учреждение может отправлять платежные
документы по возникшим обязательствам только после регистрации
сотрудниками отдела казначейского исполнения в АСУ БП «АЦК-Финансы»
документов, подтверждающих возникновение этих обязательств (при этом
соответствующий
ЭД
«Универсальный
документ»
примет
статус
«Зарегистрирован»).
Если ЭД «Универсальный документ» переведен на статус «Отказан» это означает, что сотрудник отдела казначейского исполнения отклонил
представленные в электронном виде сканированные копии документов.
Причину отказа сотрудник отдела казначейского исполнения обязан
сообщать при помощи модуля «Почтовые сообщения» АСУ БП «АЦКФинансы». Непрочитанные сотрудниками учреждения сообщения будут видны
в виде всплывающих окон при работе в АСУ БП «АЦК-Финансы».
Отсканированные копии подтверждающих документов, приложенных
к ЭД «Универсальный документ», должны быть подготовлены с учетом
следующих требований.
1. Приложенный файл должен быть в формате pdf, качество
сканирования – 150-200 точек на дюйм, режим сканирования - «оттенки
серого».
2. Каждый подтверждающий документ должен быть сформирован в виде
отдельного файла.
ВНИМАНИЕ! При сканировании одной страницы, размер файла не должен
превышать 200 Кбайт. Допускается отправка в формате jpeg только одной
страницы.
3. В случае если один вид подтверждающего документа содержит
несколько страниц, он должен быть отсканирован одним файлом.
4. Название файла должно соответствовать названию подтверждающего
документа, например, «Государственный контракт», «договор», «счет», «счетфактура», «акт» и т.д.
5. В случае если оплата производится по нескольким подтверждающим
документам с одним наименованием (по нескольким счетам-фактурам) они
должны быть отсканированы одним файлом с указанием его наименования во
множественном числе (счета-фактуры).
ВНИМАНИЕ! Прикреплять следует один файл, содержащий все страницы
документа. Отправка несколько файлов в одном ЭД «Универсальный
документ» не допускается.
17
2. Взаимодействие с отделом методологии и сопровождения АСУ БП
В целях налаживания эффективного взаимодействия с отделом
методологии и сопровождения АСУ БП все обращения просим отправлять в
электронном виде на следующий адрес: metodolog@krasfin.ru
Формат электронного сообщения при этом должен быть следующий.
1. Наименование организации.
2. ФИО (указать полностью), координаты связи с должностным лицом,
занимающимся проблемным вопросом на месте (контактный телефон).
3. Имя пользователя (логин).
4. Краткое содержание проблемного вопроса, раскрывающее его суть.
5. Подробное описание проблемы с указанием всей необходимой
информации для проведения анализа и принятия решения (коды, суммы, даты
выполнения операции, наименования выполняемых или выполненных
операций). При необходимости прикладываются снятые с экрана изображения
(скриншоты).
Начальник отдела
Проскуряков Михаил Сергеевич
8(391)222-12-94, metodolog@krasfin.ru
Д.П. Поярков
15.02.2016