Методические указания по подготовке Регламента повышения

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
ПО ПОДГОТОВКЕ
РЕГЛАМЕНТА ПОВЫШЕНИЯ
ИНВЕСТИЦИОННОЙ И
ОПЕРАЦИОННОЙ
ЭФФЕКТИВНОСТИ И
СОКРАЩЕНИЯ РАСХОДОВ
2
Оглавление
Введение
I.
________________________________ .__________________________ 3
Основные термины и определения___________________________________ 3
II. Требования к разработке Регламента повышения инвестиционной и
операционной эффективности и сокращения расходов Компании___________4
III. Рекомендации по разработке Реглмаента в части разработки и
актуализации инвестиционной программы и повышения эффективности
инвестиционной деятельности ____________________ ;_____________________ 7
IV. Рекомендации по разработке Регламента в части повышения
операционной эффективности и сокращения расходов ______________ •
156
Введение
1. Настоящие Методические указания разработаны во исполнение подпункта
«а» пункта 1 и подпункта «а» пункта 2 перечня поручений Президента Российской
Федерации
по
итогам
совещания
по
вопросу
повышения
эффективности
деятельности госкомпаний от 9 декабря 2014 г. № Пр-3013, а также поручения
Правительства Российской Федерации от 23.03.2015 № ИШ-П13-1818.
2. Методические
указания
по
подготовке
Регламента
повышения
инвестиционной и операционной эффективности и сокращения расходов (далее Методические указания) разработаны
в целях совершенствования
системы
управления государственным имуществом, повышения эффективности деятельности
государственных корпораций, государственной компании и акционерных обществ,
включенных в специальный перечень, утвержденный распоряжением Правительства
Российской Федерации от 23.01.2003 № 91 -р (далее - Компании).
.
Термины
I.
и
.
Основные термины и определения
определения,
используемые
в
Методических
указаниях,
применяются в том же значении, в каком они используются в действующем
законодательстве Российской Федерации, если иное не предусмотрено настоящими
Методическими указаниями.
Для целей настоящих Методических указаний используются следующие
понятия:
Инвестиционная деятельность компании - это вложение инвестиций и
осуществление практических действий в целях получения прибыли и (или)
достижения иного полезного эффекта. Под инвестициями в данном случае
подразумевается
капитальные
вложения,
а также
вложения
в
оборотные,
финансовые и нематериальные вложения.
Инвестиционная эффективность - максимизация положительного эффекта
(финансового и нефинансового) в рамках инвестиционной деятельности в
соотношении с понесенными затратами.
Компании - государственные корпорации, государственная компания, а
также акционерные общества, включенные в специальный перечень, утвержденный
распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.01.2003 № 91-р.
Операционная деятельность компании - это процессы производства и
доставки до потребителя продуктов компании - закупки, производство, логистика и
продажи, а также обеспечивающая деятельность.
Операционная
эффективность
-
повышение
качества
выпускаемой
продукции (оказываемых услуг) при одновременном снижении общих затрат.
Регламент - документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы
(шаги), которые должен предпринимать участник или группа участников для
выполнения бизнес-процесса, как правило, с указанием требуемых сроков
выполнения этапов (шагов).
II.
.
Требования к разработке Регламента повышения
инвестиционной и операционной эффективности и сокращения
расходов Компании
1. Цель Регламента
Целью разработки и принятия Регламента повышения инвестиционной и
операционной эффективности и сокращения расходов в Компаниях (далее Регламент)
является
организация
непрерывного
процесса
повышения
инвестиционной и операционной эффективности и сокращения расходов.
При
разработке
Регламента
следует
руководствоваться
следующими
ключевыми принципами:
• целостность и комплексность, то есть отражение в Регламенте всех
ключевых аспектов
эффективности
и
процесса повышения
сокращения
расходов
инвестиционной
Компании,
а
и операционной
также
внедрения
запланированных мероприятий повышения инвестиционной и операционной
эффективности и сокращения расходов;
• системность и непротиворечивость, то есть обеспечение соответствия
Регламента другим нормативным документам Компании.
2. Разработчики и целевые пользователи Регламента
Регламент обязателен к разработке каждой Компанией, а также ее дочерними
и зависимыми обществами (далее - ДЗО) или другими структурными единицами с
учетом специфики деятельности Компании.
При этом настоящие Методические указания определяют вопросы разработки
и содержания Регламента, разрабатываемого головной Компанией. Компании
самостоятельно разрабатывают механизмы обеспечения применения требований
Регламента собственными ДЗО в соответствии с настоящими Методическими
указаниями в рамках имеющихся корпоративных процедур.
По решению Компании отдельные рекомендуемые разделы и пункты
Регламента могут быть раскрыты в других внутренних нормативных документах
Компании. При необходимости в целях исполнения Регламента в Компании могут
быть внесены изменения в имеющиеся нормативные документы с целью
обеспечения их соответствия обязательным пунктам Регламента.
3. Рекомендации по структуре и содержанию разделов Регламента.
3.1.
Общие положения.
Раздел определяет в целом назначение документа, формулирует цели бизнеспроцесса.
Определяет место и роль Программы повышения операционной
эффективности и сокращения расходов в системе управления развитием Компании,
а также взаимосвязи с другими стратегическими и плановыми документами
Компании, включая стратегию, долгосрочную программу развития (ДПР) и др.
3.2.
Термины и определения.
.
Раздел включает основные определения, используемые в тексте Регламента
инвестиционной
программы,
инвестиционного
проекта,
инвестиционной
эффективности операционной деятельности, операционной эффективности и др.
3.3.
Сокращения.
Раздел при необходимости можно объединить с разделом «Термины и
определения». В нем необходимо расшифровывать все используемые в тексте
сокращения.
3.4.
Нормативная документация.
Раздел включает перечень документов, с учетом которых разрабатываются
инвестиционная программа, программа повышения операционной эффективности и
сокращения расходов,
а также
документы
отраслевого
и
стратегического
планирования Российской Федерации.
При разработке Регламента следует также учитывать стратегические,
программные и иные документы, влияющие на сферу деятельности Компании, ее
дочерних и зависимых организаций, филиалов и отрасли в целом, в том числе:
• концепцию долгосрочного социально-экономического развития Российской
Федерации;
• стратегии долгосрочного социально-экономического развития регионов, в
которых организация осуществляет деятельность; .
•
• федеральные целевые программы;
• федеральную адресную инвестиционную программу;
.
• региональные целевые программы;
• схемы территориального планирования;
• иные
стратегические
и/или
программные документы
и
поручения,
касающиеся развития отрасли, в которой .организация осуществляет деятельность,
утвержденные Президентом Российской Федерации, Правительством Российской
Федерации, федеральными органами исполнительной власти, соответствующими
органами государственной власти субъектов и местного самоуправления.
3.5.
Условия и ограничения.
Раздел включает описание условий, при которых начинается/происходит
процесс, требования к результату и ограничения, а также условия, при которых
можно отступить от требований документа, а также инструкции по действиям в этих
случаях.
3.6.
Описание процесса.
Раздел содержит пошаговое описание процесса повышения инвестиционной и
операционной эффективности и сокращения расходов (далее - Процесс). Для
удобства этот раздел делится на подпункты, каждый из которых соответствует
очередному этапу процесса. В разделе указываются ответственные сотрудники,
задействованные в выполнении поставленных задач, описываются действие и
ожидаемый результат, а также перечень операций, входящих в бизнес-процесс,
направленный на повышение инвестиционной и операционной эффективности и
сокращение расходов Компании, а также сроки их реализации.
3.7.
Ответственность.
Раздел
неисполнение
содержит
описание
регламента
ответственности
(дисциплинарная,
участников
процесса . за
административная,
уголовная).
Последняя касается обычно сложных производственных процессов, связанных с
риском для здоровья и жизни работников.
3.8.
Контроль.
Раздел содержит указание Ф.И.О. должностного лица, ответственного за
контроль
исполнения
регламента,
а также,
при
необходимости,
описание
используемых средств контроля.
3.9.
Приложения.
.
Раздел содержит различные схемы бизнес-процесса, формы документов,
нормативные ссылки и т.д.
4. Порядок утверждения.
5.
.
Регламент разрабатывается менеджментом Компании и утверждается
Советом директоров (Наблюдательным советом) Компании с предварительным
рассмотрением на специализированных комитетах при Совете директоров.
III.
Рекомендации по разработке Регламента в части
разработки и актуализации инвестиционной программы и повышения
эффективности инвестиционной деятельности
1.
Порядок разработки (актуализации), согласования и утверждения
инвестиционной программы
1.1.
Порядок внесения предложений и принятия решения о разработке
(актуализации) и внесению изменений в инвестиционную программу, в том числе с
учетом мер по повышению инвестиционной эффективности.
л,
8
.
Порядок должен предусматривать отнесение к компетенции менеджмента
Компании разработку инвестиционной программы и подготовку предложений по
внесению изменений (актуализации) инвестиционной программы, в том числе,
закрепление права внесения таких предложений за ответственным руководителем
Компании, ответственным за повышение инвестиционной эффективности, с учетом
предложений подразделений, ДЗО (других структурных единицах), участвующих в
реализации инвестиционной программы.
1.1.2. Инвестиционная программа, в том числе может включать:
а) Цели и задачи инвестиционной программы
б) Анализ
текущего
состояния
производственной
инфраструктуры
и
имущественного комплекса
в) Определение приоритетных направлений для инвестирования
г) Обоснование использования в инвестиционной программе лучших практик
и
инновационных
технологий,
обеспечивающих
необходимые
гарантии
и
минимизацию рисков инвестиций
д) Сводный план финансирования программы, включая анализ источников
финансирования
ж) КПЭ программы:
.
• сроки ввода в эксплуатацию наиболее значимых объектов
• целевые производственные, технические и (или) природоохранные
показатели (например, расход топлива на производство единицы
продукции)
• показатели надежности /качества
• показатели
экономического
эффекта
от
реализации
программы
(например, дисконтированный срок окупаемости, величина чистого
денежного
потока,
иные
измеримые
показатели
эффекта), в том числе по сценариям
з) Описание инвестиционных проектов:
• описание и план основных технических мероприятий
экономического
• анализ инвестиционной привлекательности проекта, включая сценарный
анализ с учетом различных вариантов прогнозных показателей
• экономический анализ, включая расчет ставки дисконтирования, ДЧД
(ВНР) и других показателей
• анализ влияния рисков на показатели эффективности проектов
2. Информационно-аналитическое
обеспечение
разработки
(актуализации) инвестиционной программы
2.1. Анализ лучших российских и зарубежных практик, в том числе
деятельности компаний-аналогов.
Данный анализ должен включать:
-
.
анализ инвестиционных программ компаний-аналогов, технологий,
управленческих практик, КПЭ деятельности в сравнении с ведущими российскими и
зарубежными компаниями-аналогами и конкурентами;
-
расчет
удельных
стоимостных
показателей
.
по
сравнимым
инвестиционным проектам / Инвестиционной программе в целом;
-
анализ уровня актуальности технологий, используемых для реализации
инвестиционной программы, взаимосвязь с ПИР;
-
сравнение удельных показателей с компаниями-аналогами и проектами-
аналогами.
2.2. Порядок формирования и использования информационно-аналитической
базы для разработки инвестиционной программы.
2.3. Требования к периодичности обновления информационно-аналитической
базы разработки инвестиционной программы.
3.
Увязка
инвестиционной
программы
с другими
плановыми
и
стратегическими документами Компании
3.1.
Порядок согласования и увязки инвестиционной программы с ранее
принятыми в Компании инвестиционными программами и другими плановыми и
стратегическими документами в части мероприятий и проектов.
\r
10
.
Мероприятия по увязке инвестиционной программы и других плановых и
стратегических документов Компании должны быть встроены в порядок разработки,
согласования и утверждения инвестиционной программы и предусматривать
двустороннюю увязку проектов и мероприятий инвестиционной программы с одной
стороны и стратегии, ДПР и ПИР Компании с другой стороны.
На
этапе
разработки
(актуализации)
инвестиционной
программы
предусматривается процедура анализа ключевых проектов и мероприятий (в
первостепенной очереди с учетом объемов инвестиций выше порогового значения,
определенного и утвержденного советом директоров (наблюдательным советом)
Компании с обязательным указанием в Положении), предусмотренных в стратегии,
ДПР и ПИР Компании и с учетом сроков выполнения условий реализации и
требований к результатам таких проектов и мероприятий.
3.2.
.
Порядок согласования и увязки инвестиционной программы и других
плановых и стратегических документов Компании в части КПЭ.
Порядок должен содержать, в том числе требование по формированию КПЭ
инвестиционной программы с учетом целей и КПЭ вышестоящих плановых и
стратегических документов
Компаний,
стратегическими задачами компании.
а также увязки
инвестпроектов
-
со
.
4. Ресурсное обеспечение инвестиционной программы
Подраздел включает порядок планирования, периодичность корректировки
объема затрат на инвестиционные проекты, в том числе регулярность такой
процедуры, ее участников, порядок согласования.
5. Использование технологического и ценового аудита (ТЦА) для
повышения эффективности инвестиционной деятельности.
Независимо от того, является ли проведение ТЦА инвестиционных проектов
для
компании
обязательным
согласно
действующим
нормативным
актам,
компаниям рекомендуется использовать ТЦА в качестве инструмента повышения
эффективности инвестиционной деятельности. При этом рекомендуется разработать
и
внутренний регламент (стандарт) проведения ТЦА, исходя из лучшей практики
проведения ТЦА в России1, раскрывающий:
• суммы лимита минимальной сметной стоимости и другие требования к
инвестиционным проектам, в отношении которых проводится ТЦА;
• этапы реализации инвестиционного проекта, на которых осуществляется
ТЦА и типовые технические задания для проведения ТЦА на каждом из указанных
этапов
(этап
подготовки
технико-экономического
обоснования
(ТЭО)
или
аналогичных материалов; этап подготовки проектно-сметной документации; этап
строительства; этап эксплуатации). При этом проведение ТЦА на этапе ТЭО должно
являться условием включения инвестиционного проекта в инвестиционную
программу. После включения инвестиционного проекта в инвестиционную
программу, ТЦА осуществляется на стадии «Проект» в отношении готовой
проектно-сметной документации. С установленной стандартом периодичностью, но
не реже 1 раза в год ТЦА осуществляется на стадии строительства. ТЦА на стадии
эксплуатации осуществляется по решению Компании;
• квалификационные требования, а также требования по независимости и
отсутствия конфликта интересов, предъявляемые к исполнителям услуг ТЦА;
• процедуры приемки результатов ТЦА (включая публичное общественно­
экспертное обсуждение), порядок принятия решений организацией по результатам
ТЦА и реализации рекомендаций исполнителя ТЦА (включая корректировку
параметров реализации проекта и внесение соответствующих изменений в
инвестиционную программу);
• обеспечение публичности результатов ТЦА.
1 В соответствии с Указом Президента РФ от 07 мая 2012 г. № 596 Правительству РФ поручено обеспечить
организацию, начиная с 2013 года, обязательного публичного технологического и ценового аудита (далее - ТЦА) всех
крупных инвестиционных проектов с государственным участием. Среди компаний с госучастием в настоящее время
ТЦА крупных инвестиционных проектов осуществляется по отдельным распоряжениям, поручениям и директивам
Правительства Российской Федерации с активной поддержкой со стороны Министра РФ Абызова М .А. и Экспертного
совета при Правительстве РФ рядом организаций, включая ГК «Российские автомобильные дороги», ОАО «ФСК
ЕЭС», ОАО «Зарубежнефть», ОАО «Русгидро», ОАО «АК «Транснефть», ОАО «Россети», ОАО «РЖД» с
публикацией материалов на их сайтах.
Дальнейшее поэтапное внедрение ТЦА предусмотрено утвержденным Правительством РФ планом мероприятий
(«дорожной картой») поэтапного внедрения технологического и ценового аудита инвестиционных проектов субъектов
естественных монополий, регулируемых организаций в сфере электроэнергетики и проектов с государственным
участием от 01 сентября 2014 г. (№ 5676п-П36).
12
.
Отчеты о результатах ТЦА и решениях по корректировке инвестиционных
проектов, принятых компанией по итогам ТЦА, рассматриваются ежеквартально
Советом директоров (Наблюдательным советом) (специализированным комитетом
при Совете директоров (Наблюдательном совете).
6.
Механизмы реализации инвестиционной программы и обеспечение
выполнения
проектов
и
мероприятий,
достижения
целевых
значений
ключевых показателей эффективности
6.1.
Перечень
основных
механизмов
оперативного
управления
инвестиционной программой и закрепления ответственности за выполнение
инвестпроектов, достижение целевых значений КПЭ за подразделениями, ДЗО
(другими структурными единицами).
В перечень таких механизмов могут входить, в том числе:
•
среднесрочный
план
реализации
инвестиционной
программы,
фиксирующий ответственных за выполнение мероприятий и проектов,
•
включение КПЭ инвестиционной программы в систему КПЭ для оценки
работы и расчета вознаграждения высшего руководства и персонала Компаний в
соответствии с порядком, установленным Методическими указаниями по КПЭ,
разработанными
во
исполнение
пункта 4 Перечня поручений
Президента
Российской Федерации от 05.07.2013 № Пр-1474.
6.2. Порядок декомпозиции комплексных КПЭ инвестиционной программы,
включенных в ДПР и систему КПЭ Компании и разнесения соответствующих КПЭ
по работникам различных уровней в подразделениях, ДЗО (других структурных
единицах), участвующих в реализации инвестиционной программы, включая
определение состава КПЭ, влияющих на вознаграждение, степени такого влияния,
других ключевых параметров схемы увязки вознаграждения с достижением
установленных КПЭ в соответствующих системах КПЭ.
6.3. Требование по закреплению полномочий по мониторингу достижения
целевых
значений
КПЭ
инвестиционной
программы
за
подразделением,
ответственным за разработку и выполнение инвестиционной программы.
i
4 'J
.
13
7.
Использование проектного принципа управления инвестиционной
деятельностью, обеспечение реализации полного цикла от разработки до
внедрения инвестиционного проекта
7.1.
Требование
по
использованию
проектного принципа
управления
инвестиционной деятельностью, включая в том числе:
•
внедрение мониторинга хода реализации инвестиционных проектов,
•
обеспечение мониторинга портфеля проектов, регулярной его оценки и
пересмотра,
•
обеспечение
внутреннего
мониторинга
и
оценки
экономической
эффективности инвестиционных проектов на различных стадиях (включая стадию
разработки и утверждения проекта и стадию завершения инвестиций).
7.2.
Рекомендуется
сформировать необходимую структуру управления
проектами (проектного офиса, проектных менеджеров и т.п.).
.
7.3. Рекомендуется установить требование по назначению должностного лица
на уровне заместителя руководителя Компании, ответственного за повышение
инвестиционной эффективности, наименование его должности, перечень функций,
полномочий и КПЭ. Требование по разработке и принятию должностного
регламента (или аналогичного документа), определяющего функции и полномочия
заместителя
руководителя
Компании,
ответственного
за
повышение
инвестиционной эффективности.
7.4. Требование по разработке и принятию должностного регламента (или
аналогичного документа), определяющего функции и полномочия заместителя
руководителя
Компании,
ответственного
за
повышение
инвестиционной
эффективности.
7.5.Рекомендуется установить требование по закреплению в Компании за
конкретным профильным подразделением функций по разработке и координации
реализации основных направлений по повышению эффективности инвестиционной
деятельности.
О
результатах
работы
ответственное
подразделение должно
отчитываться заместителю руководителя Компании, ответственному за повышение
инвестиционной эффективности.
7.6.
повышение
Рекомендуется указать наименования должностей лиц, ответственных за
инвестиционной
эффективности
в
Компании
и
ДЗО
(других
структурных единицах), участвующих в реализации инвестиционной программы
головной Компании (при их наличии), перечни их функций и полномочий.
8.
Мониторинг и оценка выполнения инвестиционной программы и
повышения эффективности инвестиционной деятельности.
8.1.
Порядок
контроля
и
отслеживания результатов
по
повышению
эффективности инвестиционной деятельности должен содержать, в том числе и
мониторинг исполнения КПЭ, установленных инвестиционной программой на
ежеквартальной основе.
8.2. Порядок и сроки подготовки отчетных материалов о результатах
реализации инвестиционной программы, включая периодичность формирования
отчетности (внутренней *и внешней), обязанности структурных подразделений
Компании и ДЗО (других структурных единиц) по предоставлению информации в
подразделение, ответственное за разработку и выполнение инвестиционной
программы и повышение эффективности инвестиционной деятельности.
.
8.3.
Процедура
инвестиционной
рассмотрения,
программы
и
отчётных
повышения
материалов
эффективности
о
реализации
инвестиционной
деятельности Советом директоров (Наблюдательным советом) Компании, предмет
рассмотрения отчетных материалов о реализации инвестпроектов.
При этом учитывается обязательность:
•
предварительного рассмотрения Отчета специализированным комитетом
при Совете директоров (Наблюдательном совете) Компании перед его вынесением
на совет директоров;
•
очного рассмотрения советом директоров (наблюдательным советом)
Компании отчета о реализации инвестиционной программы и повышения
эффективности инвестиционной деятельности (далее - Отчет), направляемого
ежегодно в федеральные органы исполнительной власти, осуществляющие контроль
и координацию деятельности АО в соответствующих отраслях.
8.4.
Порядок
определения вознаграждения менеджмента и персонала
Компании с учетом достижения целевых значений КПЭ инвестиционной программы
и повышения эффективности инвестиционной деятельности, включенных в ДПР и
соответствующую систему КПЭ Компании; с учетом обязательности участия в
данной процедуре подразделения, ответственного за разработку и выполнение
инвестиционной
программы
и
повышение
эффективности
инвестиционной
деятельности.
9.
Техническое обеспечение разработки и выполнения инвестиционной
программы и повышения эффективности инвестиционной деятельности
Требование
по
формированию
и
обеспечению
функционирования
автоматизированной информационной системы и (или) других инструментов и
технических средств поддержки и автоматйзации процессов разработки и
мониторинга выполнения инвестиционной программы и повышения эффективности
инвестиционной деятельности, взаимодействия подразделения, ответственного за
разработку и выполнение инвестиционной программы и повышение эффективности
инвестиционной деятельности, с другими участниками процесса.
,
10.
Рекомендации
по
составу
участников
процесса
повышения
инвестиционной эффективности
10.1. Участники, ответственные за механизм принятия решений
Требование по назначению лица уровня заместителя руководителя Компании,
ответственного за повышение инвестиционной эффективности, наименование его
должности, перечень функций, полномочий и КПЭ. Требование по разработке и
принятию должностного регламента (или аналогичного документа), определяющего
функции и полномочия заместителя руководителя Компании, ответственного за
повышение инвестиционной эффективности.
10.2. Участники, ответственные за исполнение и реализацию
10.2.1.
Рекомендуется
определить
наименования
должностей
ответственных за повышение инвестиционной эффективности в Компании и ДЗО
(других структурных единицах), участвующих в реализации инвестиционной
лиц,
программы головной Компании (при их наличии), перечни их функций и
полномочий.
10.2.2.
основных
Рекомендуется функции по разработке и координации реализации
направлений
по
повышению
эффективности
инвестиционной
деятельности в Компании закрепить за инвестиционным департаментом или
аналогичным подразделением, отвечающим за координацию инвестиционной
деятельности. О результатах работы департамент отчитывается 'заместителю
руководителя
Компании,
ответственному
за
повышение
инвестиционной
эффективности.
10.3. Участники, ответственные за отслеживание и контроль результатов
10.3.1. Совет Директоров Компаний на регулярной основе рассматривает
результаты работы по повышению эффективности инвестиционной деятельности и
результаты технологического и ценового аудита (ТЦА), а также выполнение
соответствующих КПЭ, по результатам чего принимает решение о компенсации /
депремировании менеджмента Компании.
.
■
.
.
"V
10.3.2. В рамках Совета директоров (Наблюдательного совета) может
формироваться профильный специализированный комитет при Совете директоров
(Наблюдательном совете) или данными функциями наделяется существующий
специализированный
рассмотрение
комитет
материалов
при
Совете
директоров,
и проработку решений,
обеспечивающий
касающихся
повышения
инвестиционной эффективности. Указанные функции могут быть возложены на
иные специализированные комитеты при Совете директоров схожего профиля при
их наличии.
IV. Рекомендации по разработке Регламента в части повышения
операционной эффективности и сокращения расходов
1.
Порядок разработки (актуализации), согласования и утверждения
Программы повышения операционной эффективности и сокращения расходов
1.1.
расходов
Программа повышения операционной эффективности и сокращения
должна
разрабатываться
/
актуализироваться
с
периодичностью,
■
17
•
устанавливаемой
руководителем
•
Компании
в
установленном
порядке.
Рекомендуемая периодичность актуализации Программы повышения операционной
эффективности и сокращения расходов - не реже одного раза в год.
-
1.2. Разработка Программы повышения операционной эффективности и
сокращения расходов может включать следующие этапы:
•
общая оценка текущего состояния в разрезе различных функций;
•
определение
приоритетных
направлений
для
совершенствования
операционной деятельности;
•
формирование перечня мероприятий по повышению операционной
эффективности и сокращению расходов, включая КПЭ мероприятий;
•
утверждение программы на совете директоров (наблюдательном совете)
Компании.
.,
1.3.
Программа повышения операционной эффективности и сокращения
расходов, в том числе может включать:
•
оценку текущего состояния в части операционной эффективности
различных функций Компании;
•
классификацию
затрат
(расходов) по управляемости
и методам
управления затратами (в том числе, организационным и инвестиционным мерам
управления затратами);
.
'
•
определение приоритетов и рисков, связанных с управлением затратами;
•
изучение трендов развития отрасли и внешних факторов, влияющих на
операционную эффективность;
•
определение направлений для повышения эффективности;
•
КПЭ
Программы
повышения
операционной
эффективности
и
сокращения расходов, в состав которой рекомендуется включить следующие
' показатели:
-
универсальные показатели операционной эффективности (например,
снижение доли операционных затрат на единицу произведенной продукции на Х% в
год);
18
.
-
универсальные показатели производительности труда (например, рост
объема доходов на одного сотрудника Компании на Х% в год);
-
универсальные показатели объема текущих расходов (например,
снижение базы управляемых расходов на Х% в год);
-
специфические показатели эффективности приоритетных бизнес-
процессов, в наибольшей степени влияющих на эффективность как на уровне
Компании в целом, так и на уровне отдельных цепочек создания добавленной
стоимости;
•
перечень мероприятий по повышению операционной эффективности и
сокращению расходов в разбивке по периодам планирования (по годам);
•
принципы управления мероприятиями;
•
источники финансирования мероприятий.
2. Информационно-аналитическое
(актуализации)
программы
обеспечение
повышения . операционной
разработки
эффективности
и
снижения расходов
2.1. Должен выполняться анализ лучших российских и зарубежных практик, в
том числе деятельности компаний-аналогов. Данный анализ должен включать:
• текущие расходы Компании;
:
• управление техническим обслуживанием и ремонтами;
• управление оборотным капиталом;
• управление основными средствами;
,
• управление закупочной деятельностью и цепочками поставок;
• систему мотивации и оплаты труда персонала;
• принципы формирования организационно-функциональной структуры и
определения оптимальной численности персонала;
• Прочие направления возможного совершенствования.
2.2.
Компания
в
обязательном
порядке
должна
проводить
анализ
технологических аспектов, управленческих практик, КПЭ деятельности на фоне
ведущих зарубежных компаний-аналогов и конкурентов.
19
.
3.
Увязка Программы повышения операционной эффективности и
сокращения расходов с другими плановыми и стратегическими документами
Компании
3.1. При формировании Программы повышения операционной эффективности
и
сокращения
расходов
рекомендуется
учитывать
требования
следующих
документов:
• стратегия
развития,
ДПР
Компании
или
корпоративная
стратегия
Компании;
• функциональные стратегии и внутренние стандарты Компании;
• программа инновационного развития (ПИР) Компании;
• требования
иных
методических
материалов,
связанных
с
задачей
повышения операционной эффективности и сокращения расходов;
• применимые отраслевые стандарты.
3.2.
На
предусмотрена
этапе
разработки
процедура
(актуализации)
анализа
ключевых
-
■
'
Регламента
проектов
и.
.
должна,
быть
мероприятий,
предусмотренных в стратегии развития ДПР и ПИР Компании и, с учетом сроков
выполнения, условий реализации и требований к результатам таких проектов и
мероприятий. Мероприятия Программы повышения операционной эффективности и
сокращения расходов должны соответствовать принятым положениям стратегии
развития ДПР и ПИР, а также, при необходимости, дополнять их мероприятия.
3.3. Порядок согласования и увязки Регламента повышения операционной
эффективности и сокращения расходов и других плановых и стратегических
документов Компании в части КПЭ.
Порядок должен содержать, в том числе, требования по формированию КПЭ
Программы повышения операционной эффективности сокращения расходов с
учетом целей и КПЭ вышестоящих плановых и стратегических документов
Компании. При этом набор КПЭ Компании верхнего уровня также должен включать
показатели повышения операционной эффективности и сокращения расходов.
4.
Ресурсное
обеспечение
Программы
повышения
операционной
эффективности и сокращения расходов
В
Регламенте
необходимо
предусмотреть
порядок
планирования,
периодичность корректировки объема затрат на мероприятия программы, включая
регулярность такой процедуры, ее участников, порядок согласования.
5. Методологические
рекомендации
в
части
отдельных
областей
повышения операционной эффективности и сокращения расходов
5.1. Оценка и оптимизация текущих расходов Компании
Рекомендуется
предусмотреть
следующие
мероприятия
по
оценке
и
оптимизации текущих расходов Компании:
1.
Диагностика и определение областей для оптимизации текущих
расходов Компании, включая:
а)
формирование
базы
управляемых
затрат
с
учетом
специфики
деятельности Компании. База для анализа и последующего сокращения затрат
формируется на основе финансовых и производственных документов компании, в
том числе с учетом приоритетов и рисков;
б)
постатейную декрмпозицию затрат, необходимую для их более точного
разнесения по процессам операционной деятельности;
в)
.
отнесение статей затрат на бизнес-процессы и (или) центры (источники)
затрат/прибыли. В рамках данного блока работ выполняется расчет факторов,
определяющих затраты на выполнение определенных выше бизнес-процессов.
Указывается количественное распределение статей затрат по бизнес-процессам за
отчетный период, тем самым выполняется расчет показателей стоимости того или
иного бизнес-процесса;
г)
внутренний сопоставительный анализ бизнес-процессов, проведение
которых необходимо для определения основных областей последующего анализа и
поиска возможностей для оптимизации;
д)
внешний сопоставительный анализ бизнес-процессов, в рамках которого
производится
сравнение
удельных
показателей
процессов
с
показателями других организаций сопоставимого профиля и размера;
аналогичными
21
2.
Формирование перечня мероприятий по оптимизации текущих расходов,
включая:
а)
анализ процессов и формирование перечня мероприятий по повышению
эффективности. После Детального анализа текущего положения организации
разрабатывается набор потенциальных оптимизационных мероприятий.
б)
формирование обоснований для оптимизационных мероприятий. Для
всех мероприятий задаются параметры:
•
общее обоснование качественного эффекта;
•
эффект от внедрения (КПЭ мероприятий);
•
риски и способы их минимизации;
•
требования по бюджетам мероприятий;
• „
сроки выполнения мероприятий;
в)
приоритезация
мероприятий.
Для
приоритизации
мероприятий
целесообразно провести их сопоставление по следующим параметрам:
•
потенциальный экономический эффект;
•
сложность внедрения, включая сроки и уровень риска;
•
объемы затрат на реализацию и окупаемость.
Менее значимые и несоответствующие требованиям мероприятия (например с
высокой
продолжительностью
или
требующие
слишком
больших
затрат)
исключаются из рассмотрения.
Сформированные в результате мероприятия включаются в Программу
повышения операционной эффективности и сокращения расходов.
5.2.
Повышение эффективности
процесса управления техническим
обслуживанием и ремонтами оборудования, зданий и сооружений
В рамках повышения эффективности процесса управления техническим
обслуживанием и ремонтами (далее -
ТОиР) рекомендуется предусмотреть
следующие мероприятия:
5.2.1.
Формирование единых стандартов по управлению техническим
обслуживанием и ремонтами. Указанные стандарты должны являться внутренним
нормативным документом Компании, устанавливающим нормы и требования к
организации производственных процессов ремонта и технического обслуживания
оборудования, зданий и сооружений, направленные на обеспечение промышленной
и экологической безопасности, а также повышение надежности эксплуатации и
качества ремонта. В общем случае указанные стандарты должны устанавливать: •
•
требования
к
перспективному,
годовому
и
внутригодовому
планированию ремонтов;
•
требования к организационно-технической подготовке и производству
ремонта и технического обслуживания;
•
требования к приемке из ремонта и оценке качества;
•
требования к нормативной и технической ремонтной документации;
•
требования к анализу технико-экономических показателей ремонтной
деятельности;
•
.
нормы и требования к номенклатуре и регламентированному объему
работ прй ремонте оборудования, а также зданий и сооружений;
•
требования к формам и порядку- составления отчетных документов
применяемых при организации процессов ремонта;
•
требования к автоматизации управления ТОиР.
При
этом
целесообразно
применение
методологии
технического
обслуживания и ремонтов, ориентированного на надежность оборудования.
5.2.2.
Регламентация
процессов
в
области
ТОиР.
В
дополнение
к
стандартизации необходимо определить единые регламенты выполнения основных
процессов
ТОиР:
планирование
и
бюджетирование
ТОиР,
внутригодовое
планирование работ, распределение заданий на проведение ремонтных работ и
контроль за их выполнением, приобретение запасных частей и услуг подрядчиков.
5.2.3. Оптимизация структуры и численности персонала, ответственного за
ТОиР. Выполняется анализ и внедрение оптимизационных решений по следующим
аспектам:
•
структура, функции и взаимодействие технологического и ремонтного
персонала;
•
распределение работ между внутренним персоналом и внешними
исполнителями (аутсорсинг).
5.2.4.
Автоматизация процессов управления ТОиР. Данное мероприятие может
включать в себя:
•
формирование требований к автоматизации процессов ТОиР;
•
оценку
текущего
уровня
покрытия
процессов
ТОиР
информационными системами, в том числе оценку уровня интегрированности
указанных систем;
•
выбор поставщика / единого решения для автоматизации процессов
ТОиР;
•
внедрение единой информационной системы управления ТОиР.
5.3. Повышение эффективности управления оборотным капиталом
Мероприятия данного блока направлены на формирование оптимального
объема
оборотных
эффективности
и
активов,
риска
обеспечивая
заданный
уровень
соотношения
использования оборотного капитала.
Могут быть
предусмотрены следующие виды мероприятий:
5.3.1. Оптимизация дебиторской задолженности, например:
•
классификация
обязательств,
внедрение
дебиторов
ограничений
с
точки
на
зрения
поставку
истории
товаров
и
исполнения
услуг для
недобросовестных плательщиков;
•
повышение уровня точности (снижение ошибок) и оперативности при
выставлении счетов на оплату;
•
внедрение стандартов по условиям расчета, включая временные
нормативы на погашение задолженности, меры к должникам в зависимости от
размера и срока задолженности;
•
мотивация сотрудников Компании на сбор платежей дебиторов.
5.3.2. Оптимизация запасов, например:
24
•
повышение точности прогнозирования потребности в запасах (анализ
исторических трендов, прогнозирование объема продаж и т.п.);
•
повышение точности планирования запасов (прогнозирование объема
резервных запасов, процедуры управления заявками на восполнение запасов и т.п.);
•
оптимизация управления складами (расположение складов, уровень
доступности складов, уровень сервиса, прозрачность данных о наличии запасов и
т.п.)
5.3.3. Оптимизация текущих обязательств, например:
•
оптимизация формирования потребности в заемных средствах;
•
определение
приоритетов
для
долгосрочного
сотрудничества
с
поставщиками и получения более выгодных условий на отсрочку оплаты поставок;
•
точное соблюдение условий на оплату поставок, избегание ранних
платежей.
■ '
5,4.
,
'
.
.
Повышение эффективности управления основными средствами
Мероприятия по повышению эффективности управления основными средствами
могут включать:
-
5,4.1. Повышение фондоотдачи за счет:
-
повышение
производительности
оборудования
в
результате
технического перевооружения и реконструкции действующих и строительства
новых производственных мощностей;
-
увеличения коэффициента сменности работы оборудования;
-
улучшения использования времени и мощности;
-
снижения
стоимости
единицы
мощности
вновь
вводимых,
реконструируемых и перевооружаемых предприятий;
-
замены ручного труда машинным.
5.4.2
Оптимизация амортизационных отчислений за счет разработки единой
амортизационной
политики
(формируется с учетом особенностей способов
(методов) начисления амортизации, используемых в целях бухгалтерского учета и
налогообложения);
25
5.4.3.
Оптимизация портфеля непрофильных активов. Разработка политики
управления непрофильными активами, включая:
-
реестр непрофильных активов;
-
действия с непрофильными активами (сохранение, обособление, аренда,
развитие, продажа, безвозмездная передача, ликвидация);
-
экономическое обоснование действий с непрофильными активами;
-
принципы совершения действий с непрофильными активами.
5.5.
Повышение
эффективности
системы
управления
закупочной
деятельностью и цепочками поставок
5.5.1. Мероприятия по повышению эффективности закупочной деятельности
могут включать:
•
совершенствование
регламентного
обеспечения
закупочной
деятельности, в том числе обеспечение конкурентных условий при организации
конкурсов;
•
.
.
совершенствование
политик
и
процедур
в
области
закупочной
деятельности для увеличения доли закупок продукции и услуг у малого и среднего
бизнеса;
•
сниж(ение закупочных цен по формализованным видам закупок;
•
повышение эффективности оперативного контроля над закупками;
•
оптимизацию планирования закупок;
•
снижение стоимости оформления закупок и количества ошибок,
возникающих при формировании конкурсной документации и оформлении сделок.
5.5.2. мероприятия по повышению эффективности управления цепочками
поставок могут включать:
•
оптимизацию планирования объемов продаж, производства и связанного
с этим обеспечения материально-техническими ресурсами;
•
оптимизацию схем движения материальных потоков;
•
построение единой системы управления цепочками поставок с наиболее
значимыми поставщиками клиентами;
26
,
•
централизацию контроля движения сырья и материалов;
5.6. Внедрение современных технологий и использование инноваций
В рамках данного блока могут быть предусмотрены различные мероприятия,
связанные с комплексной автоматизацией бизнес-процессов, а также мероприятия,
обеспечивающие преемственность положений ПИР и Программы повышения
операционной эффективности и сокращения расходов Компании.
5.7. Оптимизация системы мотивации и оплаты труда персонала
В рамках данного блока представлены мероприятия, направленные на
формирование
оптимальной
структуры
материального
и
нематериального
вознаграждения для обеспечения максимальной эффективности работы сотрудников
Компании:
5.7.1. Формирование единых политик в области базового и переменного
вознаграждения персонала:
•
дифференциация в зависимости от уровня должности, дифференциация
в зависимости от направления деятельности;
•
;
.
.
разработка критериев дифференцированной оплаты труда на основе
' степени достижения КПЭ и оценки компетенций (шкалы выплат);
•
определение принципов пересмотра базового вознаграждения.
5.7.2. Формирование сбалансированной системы КПЭ руководящего состава и
сотрудников Компании с учетом:
•
функциональных обязанностей;
•
требований к конечным результатам деятельности;
•
степени влияния на достижение конечных результатов деятельности.
5.7.3. Формирование единых политик в области нематериальной мотивации
сотрудников:
•
формирование внутренней культуры Компании;
•
определение
принципов развития лояльности
среди
сотрудников
Компании;
•
определение принципов обучения и развития персонала Компании.
5.8.
Совершенствование организационно-функциональной структуры,
оптимизация численности персонала
Рекомендуется
предусмотреть
следующие
мероприятия
по
совершенствованию организационно-функциональной структуры и численности
персонала Компании:
5.8.1. Диагностика существующей организационной структуры и определение
потенциальных возможностей для ее оптимизации по направлениям:
•
функциональная наполняемость;
•
численность в разрезе функций;
•
анализ на предмет дублирования функционала;
•
коэффициент управления;
•
уровни подчинения.
5.8.2. Разработка целевой организационной структуры с учетом ранее
согласованных принципов по направлениям:
•
добавление новых структурных единиц;
•
оптимизация структурных единиц;
•
переподчинение структурных единиц;
•
объединение структурных единиц.
5.8.3. Разработка профилей подразделений (цели, функции, полномочия и их
разделение).
5.8.4. Определение
ключевых
факторов,
определяющих
численность
персонала, и оценка необходимых полных ставок для подразделений.
6.
Ежегодное планирование мероприятий повышения операционной
эффективности и сокращения расходов
6.1.
Мероприятия, определенные Программой повышения операционной
эффективности и сокращения расходов, должны подвергаться уточняющему
планированию на год вперед. В рамках планирования решаются следующие задачи:
•
определяются параметры бюджетов мероприятий;
28
.
•
определяются сроки (вехи) выполнения мероприятий на предстоящий
•
назначаются ответственные исполнители работ.
год;
6.2. Планирование мероприятий выполняется в рамках ежегодного цикла
планирования, принятого в Компании. Одним из результатов планирования должны
быть финансовые параметры (бюджеты) мероприятий (работ, проектов) по
повышению операционной эффективности и сокращению расходов.
6.3. Планы выполнения мероприятий и ответственные исполнители должны
фиксироваться в соответствующих распорядительных документах Компании.
6.4. Сформированные планы должны быть утверждены руководителем
Компании.
7.
Реализация мероприятий повышения операционной эффективности и
сокращения расходов
7.1. Реализация мероприятия повышения операционной эффективности и
сокращения расходов должна состоять из следующих стадий:
а)
инициация мероприятия;
б)
календарное и-ресурсное планирование;
в)
исполнение мероприятия;
г)
завершение исполнения мероприятия;
д)
мониторинг эффекта.
7.2.
Использование
проектного
принципа
-
управления
мероприятиями
Программы повышения операционной эффективности и сокращения расходов
7.2.1.
Должен
применяться
проектный
принцип
для
управления
мероприятиями Регламента, включая, в том числе:
•
внедрение мониторинга хода реализации мероприятий и проектов;
•
обеспечение мониторинга портфелей проектов, регулярной его оценки и
пересмотра;
•
обеспечение
внутреннего
эффективности мероприятий.
мониторинга и
оценки
экономической
•
29
.
7.2.2. Для поддержки реализацией мероприятий Регламента должна быть
сформирована необходимая структура управления проектами (проектного офиса,
проектных менеджеров и т.п.).
7.3.
Механизмы
реализации
Регламента
повышения
операционной
эффективности и сокращения расходов и обеспечение выполнения мероприятий,
достижения целевых значений ключевых показателей эффективности.
7.3.1. Должен быть определен перечень основных механизмов оперативного
управления
программой
и
закрепления
ответственности
за
выполнение
мероприятий, включая достижение целевых значений КПЭ за структурными
подразделениями и ответственными руководителями.
В перечень механизмов могут входить, в том числе:
•
планы
выполнения
мероприятий
повышения
операционной.
эффективности и сокращения расходов (ресурсные планы, календарные планы);
•
увязка КПЭ мероприятий программы с вознаграждением руководителей
и персонала Компании.
.
.
7.3.2. Должен быть определен состав КПЭ мероприятий
программы,
влияющих на вознаграждение руководителей и сотрудников Компании, а также
степени
такого
влияния
и
других
ключевых
параметров
схемы
вознаграждения с КПЭ.
.
увязки
. •
7.3.3. Полномочия по контролю достижения целевых значений КПЭ
повышения операционной эффективности и сокращения расходов закрепляются за
единоличным исполнительным органом Компании.
8.
Контроль
реализации
мероприятий
Программы
повышения
операционной эффективности и сокращения расходов
8.1.
Мониторинг
и
оценка
выполнения
Программы
повышения
операционной эффективности и сокращения расходов.
8.1.1. Порядок контроля и отслеживания результатов по повышению
операционной эффективности и сокращения расходов должен содержать, в том
числе внедрение КПЭ и мониторинг их исполнения на ежеквартальной основе.
р>
30
8.1.2с
Порядок и сроки подготовки отчетных материалов о результатах
реализации Программы повышения операционной эффективности и сокращения
расходов должен включать:
•
периодичность формирования отчетности (внутренней И внешней);
•
обязанности структурных подразделений Компании и ДЗО по
предоставлению информации о ходе реализации Программы.
При этом учитывается обязательность:
8.1.4.
Должен быть разработан Порядок определения вознаграждения
менеджмента и персонала Компании, основанный на достижении целевых значений
показателей Программы повышения операционной эффективности и сокращения
расходов,
включенных
в
системы
КПЭ
соответствующих
категорий
должностей2/подразделений, ответственных за реализацию Программы повышения
операционной эффективности и сокращения расходов,
8.2.
Техническое обеспечение разработки и выполнения Программы
повышения операционной эффективности и сокращения расходов
Должны быть сформированы требования по автоматизации процессов
разработки и мониторинга выполнения Программы повышения операционной
эффективности и сокращения расходов, а также взаимодействия подразделений и
участников друг с другом в рамках исполнения Регламента.
9.
Рекомендации
по
составу
участников
процесса
повышения
операционной эффективности и сокращения расходов, а также их функциям
9.1. Участники, ответственные за общее руководство Компанией
9.1.1. Совет директоров Компании утверждает Программу повышения
операционной эффективности и сокращения расходов, контролирует и оценивает
результаты ее выполнения; утверждает инвестиционную программу и контролирует
результаты ее выполнения.
2Для руководителя Компании в соответствии с порядком, установленным Методическими указаниями по
КПЭ, разработанными во исполнение пункта 4 Перечня поручений Президента Российской Федерации от 05.07.2013
№ Пр-1474.
9.1.2. Единоличный исполнительный орган Компании (при участии, если
предусмотрено
внутренними
документамиКомпании,
коллегиального
исполнительного органа Компании) отвечает за операционную эффективность
Компании в целом. Высшее должностное лицо инициирует циклы формирования /
актуализации Программы повышения операционной эффективности и сокращения
расходов, а также циклы ежегодного планирования мероприятий Программы.
9.2. Участники, ответственные за планирование и контроль исполнения
Предполагается, что процесс повышения операционной эффективности и
сокращения
расходов
должен
затрагивать
все
функциональные
вертикали
Компании. В этой связи в Регламенте рекомендуется предусмотреть структуру,
состав
и
функции
эффективности),
коллегиального
включающего
органа
сотрудников
(Комитет
прямого
по
операционной
подчинения
Высшему
должностному лицу Компании. В функции Комитета должно входить:
•
формирование Программы повышения операционной эффективности и
сокращения расходов (определение видов деятельности,' принципов и долгосрочных
планов по совершенствованию);
•
ежегодное
планирование
мероприятий
повышения
операционной
эффективности и сокращения расходов;
•
ежегодный
контроль
реализации
запланированных
мероприятий
повышения операционной эффективности и сокращения расходов.
9.3. Участники, ответственные за исполнение и реализацию
В Регламенте необходимо определить состав, функции и полномочия
участников,
ответственных
за
непосредственное
исполнение
мероприятий
повышения операционной эффективности и сокращения расходов. В состав
участников могут входить:
•
кураторы мероприятий (из состава сотрудников прямого подчинения
высшему должностному лицу Компании). Обеспечивают ресурсы для реализации
мероприятий, отвечают за достижение эффекта от реализации мероприятий и
исполнение целей повышения операционной эффективности и сокращения расходов
в рамках своей функции;
32
•
•
.
руководители мероприятий (из состава сотрудников Компании по
представлению Куратора мероприятия). Обеспечивают детальное планирование и
оперативное руководство мероприятиями;
•
исполнители мероприятий (из состава сотрудников Компании, либо
внешние исполнители).
9.4. Участники, ответственные за контроль и реализацию
9.4.1. Совет директоров (Наблюдательный совет) Компании на регулярной
основе
рассматривает
результаты
работы
по
повышению
операционной
эффективности и сокращению расходов, включая выполнение соответствующих
КПЭ, по результатам чего принимает решение о компенсации / депремировании
менеджмента Компании. Частота рассмотрения результатов работ по повышению
операционной эффективности и выполнения КПЭ устанавливается в соответствии с
аналогичными периодами контроля, предусмотренными ДПР и КПЭ Компаний
•
'
/
•
•
верхнего уровня.
9.4.2. При
Совете директоров
(Наблюдательном совете)
формируется
специализированный комитет, обеспечивающий предварительное рассмотрение
материалов
и проработку
решений, касающихся повышения
операционной
эффективности и сокращения расходов. Указанные функции могут быть возложены
на иные специализированные комитеты при Совете директоров схожего профиля
при их наличии.