Применение автоматизированных систем документационного

Применение автоматизированных систем документационного
управления (АС ДОУ) для повышения эффективности управления.
обеспечения
Генеральный директор компании ЭОС
В. Баласанян
Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения управления
Проблемы документационной деятельности любой организации практически одинаковы:






потеря документов;
задержки прохождения и исполнения;
избыточность документооборота;
противоречивость принимаемых решений;
бесконтрольность исполнителей;
невозможность восстановления истории работы с документами.
Результатом является фактическая неуправляемость организации, которая выражается в
том, что руководители не могут ответить даже на такие общие вопросы по документам и
исполнителям:



какие документы и по каким проблемам находятся в работе;
какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов;
чем занимались и занимаются конкретные исполнители и подразделения.
Объективные причины проблем ДОУ
Источник причин большинства проблем ДОУ – изначальное противоречие между
требованием централизованного управления документацией и децентрализованной
технологией учета. Карточно-журнальный учет работы с документами ведется автономно
в каждом подразделении. При этом процедура выяснения состояния конкретного
документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его
прохождения. Для того же, чтобы обеспечить эффективное централизованное управление
по некоторой совокупности документов, необходимо оперативно отслеживать и
дублировать информацию из подразделений в центре. Это требует огромных накладных
расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора и анализа
распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические
документы и подготовленный персонал. Сегодня практически ни одна организация не
может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.
Альтернативный путь – просто упростить задачу, сократив документооборот за счет
делегирования и децентрализации прав работы с документами. Однако децентрализация
функций работы с документами, включая их учет и контроль, не только противоречит
отечественным нормам и традициям, но и сегодняшним мировым тенденциям, поскольку
ведет к снижению качества управления организацией в условиях роста масштабов и
взаимосвязанности задач управления.
Сетевой компьютерный контроль
принципиальное решение проблемы
над
документами
и
исполнителями
–
Автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие
сети в канцеляриях или секретариатах вышеперечисленных проблем принципиально не
решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала.
Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры
на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о
работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически
собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и
истории документооборота организации.
Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются
специальные
программы,
называемые
обычно
системами
автоматизации
делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них
позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение
по сети и работу с электронными документами.
Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая
система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система
доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется
учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников,
осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации
трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над
документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.
Составляющие эффективности при
делопроизводства и документооборота
использовании
систем
автоматизации
- Во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная,
формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства.
- Организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на
любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление
документационной деятельностью.
- Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис
организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управляемость может
распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.
- Система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго
формализованной и строго документированной технологической информации о правилах
и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от
персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с
документами.
- Создаются условия для резкого ускорения прохождения документов по организации,
особенно при организации электронного документооборота. В государственных
структурах - это одна из проблем эффективности функционирования госаппарата. В
коммерческих структурах это позволяет повысить конкурентоспособность организации,
получить материальный выигрыш за счет более быстрой реакции на изменение
конъюнктуры.
- Минимизируется трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако,
нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе,
скажем, при его первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на
некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах,
использующих эту информацию, может сократиться, как показывает опыт, в несколько
раз.
- Качественный выигрыш достигается при организации взаимоувязанного электронного
документооборота между организациями, поскольку полностью отпадают проблемы,
связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем - в повторном
вводе реквизитов и текстов полученных документов.
Проблемы расширения использования систем автоматизации делопроизводства и
документооборота
- Общий ограниченный уровень компьютеризации,
компьютеров и компьютерных сетей в организациях.
ограниченное
количество
- Низкий уровень делопроизводственной грамотности и культуры в организациях (как
исполнителей, так и руководителей и - особенно - специалистов, отвечающих за
информационные технологии), непонимание содержания, роли и места АС ДОУ в
деятельности организаций. В результате, зачастую, дорогостоящие компьютерные сети
используются в качестве "пишущей машинки с калькулятором", не затрагивая задач
управления организацией, к которым, в первую очередь, относится управление
документационной деятельностью.
- В связи с недостаточным уровнем государственного регулирования имеют место
слишком большие индивидуальные различия делопроизводства в различных
организациях, в частности, даже при выполнении технологических операций с
документами (от номерообразования - до оформления рассылки). В результате приходится
реализовывать всякий раз дорогостоящие индивидуальные (заказные) проекты для каждой
организации. Еще больше проблем с "заказными" системами возникает на этапах
эксплуатации и развития этих систем, организации, взаимодействия систем в различных
организациях. За рубежом проекты типа "электронного правительства" как раз связаны с
экономией затрат на разработку, ввод в действие, сопровождение и взаимообмен за счет
максимально унифицированных решений. Это означает, что крайне необходима работа
над продвинутыми стандартами и законами в области делопроизводства.
Новые перспективы организации управления в условиях АС ДОУ
Применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к
делопроизводству не как к жесткому и консервативному механизму, а как к эффективному
и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.
- АС ДОУ позволяет решить ключевой вопрос делопроизводства. Она позволяет
реализовать любую степень децентрализации делопроизводства при одновременном
обеспечении централизованного учета и контроля. Вплоть до того, что каждый
специалист может самостоятельно регистрировать документы и направлять их для
дальнейшей работы (в пределах своей компетенции, конечно), находясь при этом под
полным контролем своих руководителей. Таким образом, организация может динамично
перестраивать свою управленческую структуру без потери управляемости.
- Создаются предпосылки к реализации более эффективных схем документационного
управления. В традиционной практике документы в подразделения организации, будь то
локальные или удаленные, направляются по цепочке от руководителя к руководителю до
конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого уровня эффективно
контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и зачастую
формальные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная
АС ДОУ позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут
исполнять поручения, при этом руководители сохраняют полный контроль как за
прохождением самого поручения, так и за его исполнением.
- Появляются предпосылки для организации электронного документооборота в том
объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенная АС ДОУ должна
работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того,
бумажные они или электронные), так и с самими электронными документами, к которым
эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл
позволяет перейти на качественно новый уровень эффективности работы с документами,
поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование,
перемещение, тиражирование и др.) принципиально более эффективны.
- Снимается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений
организации или индивидуальных рабочих мест (в том числе мобильных) ее сотрудников.
АС ДОУ позволяет организовать нормальную работу с документами всех сотрудников
независимо от местонахождения их рабочих мест (конечно, при наличии линий связи).
- АС ДОУ позволяет обеспечить внедрение современных систем управления ресурсами
предприятия (так называемые ERP-системы). Системы управления ресурсами обычно
содержат лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то
время как АС ДОУ может взять на себя функции документационного контура управления,
в том числе связанного с бизнес-процессами.
- АС ДОУ создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый
комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов, средства
обработки и пересылки электронных документов, приема и передачи факсимильной
информации, печати и тиражирования документов и т.д.
ДОУ как российское "ноу-хау"
"Западный" подход к делопроизводству, особенно в негосударственных структурах,
изначально характеризовался максимальной децентрализацией работы с документами.
Однако усложнение задач управления в современном мире и появление сетевых
информационных технологий явилось предпосылкой к бурному развитию технологий
коллективной работы над документами и контролю за документационной деятельностью
организации.
В России уже давно сложилась, в определенной степени унифицировалась и была
тиражирована в национальном масштабе технология ДОУ, которая сейчас начинает
переосмысливаться в терминах информационных технологий. Таким образом, сегодня у
нас есть детально проработанная технология ДОУ, компьютерные реализации которой
представляют интерес для многих стран мира, в том числе опережающих нас в области
собственно информатизации.
Таким образом, актуальными проблемами сегодня в области АС ДОУ являются:
- повышение делопроизводственной грамотности в организациях и на предприятиях, в
первую очередь, руководителей различного ранга и специалистов в области
информационных технологий;
- повышение компьютерной грамотности документоведов и делопроизводителей,
поскольку их роль в развитии информационных технологий ДОУ ключевая;
- подготовка и принятие предложений по унификации и делопроизводственных процедур
и форматов документационного взаимодействия на государственном уровне.