исследования государственных процедур и бизнес процессов

ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАНЯТИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ
АНАЛИЗА - ИССЛЕДОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ
ПРОЦЕДУР И БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ, СВЯЗАННЫХ С
ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ
Совместный семинар по упрощению процедур торговли и «единому окну»
Москва, 23-25 сентября 2015 года
Практические занятия проходят в группах. Каждую группу формируют
участники из одной страны. В каждую группу должны входить специалисты из
следующих тематических блоков: электронная таможня, платежи (электронная
коммерция), разрешительные документы, транспорт и логистика.
Все практические занятия проводятся на примере анализа бизнес-процессов
экспорта зерна.
Владимир Абрамычев
Директор, Сорбон Экономикс
va@sorbonne.eu.com
Оглавление
Модуль 1: Предварительная подготовка. Организация проведения анализа
бизнес-процессов ......................................................................................................... 3
Занятие 1.1 – Организация и управление процессом проведения анализа (55
минут) ......................................................................................................................... 3
Занятие 1.2 – Определение критериев анализа бизнес-процессов (45 минут).... 4
Занятие 1.3 – Сбор данных (1 час 30 минут) .......................................................... 4
Модуль 2 – Анализ и описание существующих бизнес-процессов, связанных
с внешнеэкономической деятельностью................................................................ 6
Занятие 2.1 – Знакомство с унифицированным языком моделирования UML и
построением диаграммы прецедента (1 час 30 минут) ......................................... 6
Занятие 2.2 – Унифицированный язык моделирования. Знакомство с
построением схемы действий (2 часа) .................................................................... 7
Модуль 3 - Проведение оценки бизнес-процессов и подготовка отчета о
проведенном АБП c выводами и рекомендациями по совершенствованию .. 8
Занятие 3.1 - Построение графиков временных и стоимостных затрат (1 час) .. 8
Итоговое практическое задание (1 час 45 мин) .................................................. 10
Приложения ............................................................................................................... 12
1. Определения ........................................................................................................ 12
2. Карточка бизнес-процесса .................................................................................. 13
3. Примерный перечень бизнес-процессов ........................................................... 14
4. Примерный перечень вопросов для проведения опросов, собеседований,
рабочих встреч, совещаний, консультаций с широким кругом лиц .................. 14
5. Обозначения диаграммы прецедентов и пример ее построения .................... 14
6. Обозначения схемы действий и пример ее построения .................................. 14
7. Содержание карточки бизнес-процесса ............................................................ 14
2
МОДУЛЬ 1: ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ПОДГОТОВКА. ОРГАНИЗАЦИЯ
ПРОВЕДЕНИЯ АНАЛИЗА БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
Занятие 1.1 – Организация и управление процессом проведения
анализа (55 минут)
Описание задания:
Организовать проект по анализу процесса экспорта зерна. Спланировать и
подготовить практические шаги по его реализации.
Этапы:
 Определить организацию, которая может выступить заказчиком и
спонсором проекта по оценке бизнес-процессов экспорта зерна
 Определить коммерческие и государственные организации, которые
необходимо привлечь в рамках анализа бизнес-процессов
 Определить требуемые результаты, задачи и их последовательность для
реализации проекта АБП
 Графически описать организацию проекта: участники, задачи, связи
 Запланировать время, необходимое на каждый этап проекта, определить
задачи для каждого участника
 Оценить затраты необходимых человеческих ресурсов для проведения
АБП
 Составить график проведения работ (диаграмма Ганта)
 Оформить план проекта по АБП
 Определить и распределить роли участников АБП между членами
группы:
аналитики
процессов,
участники
процессов,
предметных областей
Каждая группа представляет результаты выполнения задания
3
эксперты
Занятие 1.2 – Определение критериев анализа бизнес-процессов (45
минут)
Описание задания:
Определить критерии анализа бизнес-процессов экспорта зерна.
Этапы:
 Определить основного бенефициара, для которого проводится анализ и
оптимизация бизнес-процессов (экспортер, перевозчик, …)
 Определить страну происхождения и страну назначения
 Выбрать тип транспорта и транспортный коридор
 Определить условия поставки товара
 Определить условия оплаты товара
 Разбить процесс экспорта зерна на этапы международной цепочки
поставок: покупка, отправка, оплата
 Определить звенья цепи поставки (подготовка для экспорта, экспорт,
транспорт, подготовка для импорта, импорт)
 Определить
процедуры
(торговые,
транспортные,
регламентные,
финансовые), необходимые для описания бизнес-процессов исходя из
выбранных критериев (использовать перечень процедур и бизнеспроцессов, приведенный в Приложении № 3 Методики)
 Подготовить презентацию критериев анализа, описывающую предметную
область (желательно в графических нотациях)
Каждая группа представляет результаты выполнения задания
Занятие 1.3 – Сбор данных (1 час 30 минут)
Описание задания:
Сбор справочной информации о бизнес-процессах. Проведение опросов.
Участники консультируют справочные материалы и используют Интернет для
поиска дополнительной информации. Члены группы меняются местами,
4
попеременно
выступая
в роли
аналитиков
процессов или
участников
процессов/экспертов предметных областей.
Этапы:
 Определить источники, в которых содержится необходимая информация
о бизнес-процессах:
o Порталы, содержащие описания государственных услуг
o Сборники законодательной и справочной информации
o Порталы государственных органов
o Порталы ассоциаций участников ВЭД
o Информационные порталы национальных единых окон странчленов ЕАЭС
 Из бизнес-процессов, идентифицированных в задании 1.2, отобрать
несколько приоритетных процессов для детального анализа
 Для каждого приоритетного бизнес-процесса, собрать информацию и
заполнить карточку бизнес-процесса (использовать пример заполнения из
Приложения №5 Методики)
 Из числа членов группы, определить кто является участниками процессов
или экспертами предметных областей и могут дополнить и уточнить
информацию по отдельным бизнес-процессам
 Подготовить список вопросов для проведения опросов по приоритетным
бизнес процессам (использовать примерный перечень вопросов для
проведения опросов, собеседований, рабочих встреч, консультаций,
приведенный в Приложении № 4 Методики)
 Провести опросы участников процессов/экспертов предметных областей
из числа участников группы
 Задокументировать полученную информацию и дополнить карточки
бизнес-процессов
 Повторить
ключевые
моменты
для
подтверждения
понимания
Каждая группа представляет результаты выполнения задания
5
правильности
МОДУЛЬ 2 – АНАЛИЗ И ОПИСАНИЕ СУЩЕСТВУЮЩИХ БИЗНЕСПРОЦЕССОВ,
СВЯЗАННЫХ
С
ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ
Занятие
2.1
–
Знакомство
с
унифицированным
языком
моделирования UML и построением диаграммы прецедента (1 час 30
минут)
Описание задания:
Подготовка диаграммы прецедентов на основе собранной информации
Этапы:
 Определить все бизнес-процессы для каждой процедуры (использовать
примерный перечень бизнес-процессов, приведенный в Приложении № 3
Методики)
 Определить участников бизнес-процессов
 Определить связи между участниками и бизнес-процессами
 Подготовить диаграмму прецедентов для экспорта зерна:
o Анализируемые бизнес-процессы
o Участники,
выполняющие
различные
роли
и
функции
в
рассматриваемом бизнес-процессе
o Фактические связи между бизнес-процессами и участниками
o Сгруппировать
бизнес-процессы
в
тематические
блоки
в
соответствии с процессами цепи поставок (покупка, отправка,
оплата)
Каждая группа представляет результаты выполнения задания
6
Занятие 2.2 – Унифицированный язык моделирования. Знакомство с
построением схемы действий (2 часа)
Описание задания:
Построение схемы действий для процедуры экспорта зерна.
Этапы:
 Начертить схемы действий для каждого приоритетного бизнес-процесса
из диаграммы прецедентов
o Начертить дорожку для каждого участника бизнес-процесса,
выполняющего различные роли и функции в данной операции
o Перечислить и сгруппировать действия и моменты принятия
решения для каждого участника бизнес-процесса
o Определить начало бизнес-процесса
o Начертить последовательные действия между участниками
o Для каждого момента принятия решения участниками бизнеспроцесса, перечислить возможные принимаемые решения
o Указать документы или информацию, представляемые в рамках
действия и переходящие от одного действия к другому. Определить
лицо, представляющее документ или информацию
o Указать документы или информацию, создаваемые в рамках
действия. Определить лицо, создающее документ или информацию
o Определить последовательность выполняемых действий, а также
направление движения документов и информации
o Определить момент завершения бизнес-процесса
 Начертить общую схему действий для всех приоритетных бизнеспроцессов
Каждая группа представляет результаты выполнения задания
7
МОДУЛЬ 3 - ПРОВЕДЕНИЕ ОЦЕНКИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ И
ПОДГОТОВКА ОТЧЕТА О ПРОВЕДЕННОМ
АБП C ВЫВОДАМИ И
РЕКОМЕНДАЦИЯМИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
Занятие 3.1 - Построение графиков временных и стоимостных затрат
(1 час)
Описание задания:
Построить графики временных и стоимостных затрат. Оценить бизнес-процессы
«как есть», выявить административные барьеры, определить «узкие места» и
подготовить предложения по оптимизации бизнес-процессов.
Этапы:
 Собрать вместе информацию о временных затратах (среднее время на
практике, в лучшем случае, в худшем случае) для каждого бизнеспроцесса и для действий 1-2 приоритетных бизнес-процессов
 Построить график временных затрат «как есть», описывающий общее
количество временных затрат от момента начала осуществления бизнеспроцессов до их завершения (графики строятся с использованием
программы Эксель или от руки)
 Использовать данные, содержащиеся в диаграмме прецедентов, схемах
действий и карточках бизнес-процессов
 Собрать вместе информацию о стоимостных затратах (по регламенту, с
учетом других прямых и косвенных затрат) для каждого бизнес-процесса
и действий приоритетных бизнес-процессов
 Построить график стоимостных затрат «как есть», описывающий
взаимосвязь бизнес-процессов с финансовыми затратами, необходимыми
для их завершения
 Выявить административные барьеры и «узкие места» в бизнес-процессах,
которые могут быть улучшены
8
o Определить лишние действия в бизнес-процессах, которые не дают
значимых результатов в цепочке поставок
o Определить, есть ли повторяющиеся данные или документы,
которые представляются отдельно разным участникам бизнеспроцессов
o Определить полностью или частично дублируемые действия и
документы
o Определить лица, на которых сфокусированы действия с большими
временными затратами и которые могут замедлять или мешать
выполнению цепочек действий (бизнес-процессов) другими лицами
o Выявить необычно высокие стоимостные затраты
o Большие временные затраты на отдельные действия
o Определить бизнес-процессы, которые могут быть выполнены
параллельно
(особенно,
при
предоставлении
информации
единовременно в электронном виде)
o Выявить и описать причины барьеров и «узких мест»
 Сформировать отчет по результатам проведенного анализа, содержащий
предложения по оптимизации приоритетных бизнес-процессов
o Совместить повторяющиеся или похожие действия
o Совместить похожие заявки и документы
o Начертить схемы действий с бизнес процессами «как будет»
o Карточки бизнес процессов с предложениями по оптимизации
o Предложения по сокращению временных затрат, график «как
будет»
o Предложения по сокращению стоимостных затрат, график затрат
«как будет»
9
ИТОГОВОЕ ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ (1 ЧАС 45 МИН)
Описание задания:
Провести анализ бизнес-процессов импорта бананов из Эквадора или Египта
Этапы:
 Организовать процесс проведения анализа
o Определить и распределить роли между участниками группы
o Определить
коммерческие
и
государственные
организации,
которые необходимо привлечь в рамках анализа бизнес-процессов
o Описать
в
графических
нотациях
(диаграмма
прецедента)
организацию проекта: участники, операции, связи
 Определить критерии анализа бизнес-процессов
o Выбрать тип транспорта и транспортный коридор
o Определить условия поставки товара
o Определить условия оплаты товара
o Определить области цепочки поставок (подготовка для экспорта,
экспорт, транспорт, подготовка для импорта, импорт)
o Определить основные бизнес-процессы для каждой процедуры
o Определить участников операций
o Определить связи между участниками и операциями
 Собрать информацию о бизнес-процессах
o Соответствующие законы и нормативные акты
o Последовательность действий, совершаемых в рамках бизнеспроцесса, их взаимосвязь друг с другом
o Определить наиболее важные моменты деятельности (субъекты,
исходные ресурсы и результаты каждого действия, критерии
начала и завершения бизнес-процессов, степень и уровни их
автоматизации, количественные показатели и др.)
 Подготовить диаграмму прецедентов бизнес-процессов
10

Начертить схемы действий для нескольких приоритетных бизнеспроцессов из диаграммы прецедентов (каждый участник группы готовит
схему действий для одной приоритетной операции)
 Заполнить карточку бизнес-процесса
 Построить график временных затрат
 Построить график стоимостных затрат
 Выявить административные барьеры и «узкие места» в бизнес-процессах,
которые могут быть улучшены
 Сформировать отчет по результатам проведенного анализа, содержащий
предложения по оптимизации приоритетных бизнес-процессов
11
ПРИЛОЖЕНИЯ
1. Определения
«акты» – международные договоры и акты, составляющие право Союза, и
нормативные
правовые
акты
государств-членов
в
области
внешнеэкономической деятельности;
«анализ бизнес-процессов» – систематизированный сбор данных о
процессах,
совершаемых
заинтересованными
лицами,
государственными
органами и (или) уполномоченными организациями государств-членов, с целью
их идентификации, оценки и последующей оптимизации;
«бизнес-процесс»
набор
-
взаимосвязанных
и
структурированных
действий, направленных на достижение определенного результата в сфере
внешнеэкономической деятельности. 1
«графики временных и финансовых затрат» – графики, описывающие
взаимосвязь бизнес-процессов с временными и финансовыми затратами,
необходимыми для их завершения;
«диаграмма прецедентов» – диаграмма, отображающая основные бизнеспроцессы и участвующих в них субъектов;
«заинтересованные
являющаяся
лица»
юридическим
законодательством
–
юридическое
лицом,
государства-члена,
лицо,
организация,
не
в
соответствии
с
созданные
а
также
физическое
лицо,
:Или другими словами: бизнес-процесс это ряд определенных, повторяющихся и
взаимосвязанных и поддающихся измерению задач (операций, процедур, действий),
выполняемых объектами (людьми и информационными системами), которые направлены
на достижение заранее запланированного (конкретного) результата. Бизнес процессы
имеют следующие важные черты:
1
1. Имеют внутренних и внешних пользователей
2. Действуют внутри подразделений компании/предприятия и между ними, а также
между различными организациями
3. Основаны на способе выполнения работ, свойственном той или иной организации.
Бизнес-процессы имеют три главных элемента: место, объект, задача
Место: где происходят процессы.
Объекты: процессы являются результатом действий с объектами. Объекты могут быть
физическими и информационными.
Задачи: производимая работа с целью воздействия на объекты для получения конкретного
результата.
12
зарегистрированное
в
качестве
индивидуального
предпринимателя
в
соответствии с законодательством государства-члена;
«карточка бизнес-процесса» – подробное текстовое описание бизнеспроцесса, указанного в схеме действий;
«направления перемещения товаров» – ввоз товаров на таможенную
территорию Союза, вывоз товаров с такой территории и транзит товаров по
таможенной территории Союза;
«схема
действий»
заинтересованными
уполномоченными
–
графическое
лицами,
описание
действий,
государственными
организациями
органами
государств-членов
приведенное в диаграмме прецедентов;
2. Карточка бизнес-процесса
Элемент
1. Сфера регулирования
2. Вид взаимодействия
3. Наименование бизнес-процесса
4. Акты, в том числе правила, инструкции
5. Участники бизнес-процесса
6. Исходные ресурсы и критерии начала
бизнес-процесса
7. Действия и связанные с ними документы
8. Результат и критерии завершения бизнеспроцесса
9. Наименование документа, выданного
после завершения
бизнес-процесса
10. Перечень сведений в выданном
документе
11. Время, необходимое для завершения
бизнес-процесса
12. Способ передачи сведений
13. Автоматизация бизнес-процесса
14. Финансовые затраты
15. Источники финансирования
16. Используемые информационные
системы и программные средства
17. Показатели и индикаторы,
характеризующие бизнес-процесс
13
Описание
в
выполняемых
и
(или)
бизнес-процессе,
18. Акты, в которых определены показатели
и индикаторы оценки бизнес-процесса
3. Примерный перечень бизнес-процессов
приведен
в
Приложении
№
3
методики
оценки
состояния
развития
национальных механизмов «единого окна»
4.
Примерный
перечень
вопросов
для
проведения
опросов,
собеседований, рабочих встреч, совещаний, консультаций с широким
кругом лиц
приведен
в
Приложении
№
4
методики
оценки
состояния
развития
национальных механизмов «единого окна»
5. Обозначения диаграммы прецедентов и пример ее построения
приведены в разделе I Приложения № 5 методики оценки состояния развития
национальных механизмов «единого окна»
6. Обозначения схемы действий и пример ее построения
приведены в разделе II Приложения № 5
7. Содержание карточки бизнес-процесса
1) сфера регулирования (указываются наименования тематического блока
и области внешнеэкономической деятельности, к которой принадлежит
анализируемая операция);
2) вид взаимодействия (указывается один из видов информационного
взаимодействия (B2B, B2G/G2B или G2G));
3)
наименование
бизнес-процесса
(указывается
наименование
анализируемой операции в именительном падеже);
4) акты, в том числе правила и инструкции (указываются реквизиты акта
(актов)
(наименование,
дата
принятия
14
и
регистрационный
номер,
в
том
числе
в
органах
юстиции,
орган,
принявший
данный
акт),
в соответствии с которым регламентирована анализируемая операция);
5) участники (указываются заинтересованные лица, государственные
органы и (или) уполномоченные организации государства-члена, ответственные
за выполнение определенных действий в рамках анализируемой операции);
6) исходные ресурсы и критерии начала бизнес-процесса (указывается
информация о действиях, непосредственно предшествующих началу данного
бизнес-процесса);
7)
действия
и
последовательность
связанные
с
действий,
ними
документы
выполняемых
(описывается
участниками
бизнес-процесса, и перечисляются используемые в ходе совершения этих
действий документы и содержащиеся в них сведения);
8) результат и критерии завершения бизнес-процесса (указывается
информация о завершении бизнес-процесса (конечный результат));
9)
наименование
документа,
выданного
после
завершения
бизнес-процесса (указывается наименование документа, оформляемого по
завершении бизнес-процесса);
10) набор сведений в выданном документе (приводится перечень
сведений, содержащихся в документе, оформленном по завершении бизнеспроцесса);
11) время, необходимое для завершения бизнес-процесса (указывается
предельное время, необходимое для завершения бизнес-процесса);
12) способ передачи сведений (указываются один или несколько способов
передачи сведений: на бумажном носителе, в электронном виде (электронный
документ, электронный вид документа или сканированный документ));
13) автоматизация бизнес-процесса (указывается информация о степени и
уровне автоматизации бизнес-процесса);
14) финансовые затраты (указывается информация о финансовых
затратах, необходимых для осуществления бизнес-процесса);
15) источники финансирования (указываются средства, за счет которых
осуществляются расходы на получение (оказание) услуги);
15
16) используемые информационные системы и программные средства
(указываются
сведения
об
информационных
системах
и
программных
средствах, используемых при получении (оказании) услуги);
17)
показатели
и
индикаторы,
характеризующие
бизнес-процесс
(указываются показатели и индикаторы, установленные в отношении бизнеспроцесса);
18) акты, в которых определены показатели и индикаторы оценки бизнеспроцесса (указываются реквизиты акта (актов) (наименование, дата принятия и
регистрационный номер, в том числе в органах юстиции, орган, принявший
данный акт), в соответствии с которым определены показатели и индикаторы
оценки бизнес-процесса).
16