МР Информатика. Текстовый редактор WORDx

« Информатика. Текстовый редактор WORD»
ВВЕДЕНИЕ
«Информатика» как учебная дисциплина дает комплекс знаний, умений и навыков в области
информатики. Учебная дисциплина «Информатика» является фундаментом для успешного
применения информационных технологий в процессе обучения и последующей профессиональной
деятельности.
Изучение дисциплины направлено на решение следующих задач:
1. Дать представление о понятийном каркасе информатики, сформировать у студентов
умения и навыки самостоятельной работы с литературой по информатике.
2.
Овладеть инструментальными средствами информатики, освоить компьютерную
грамотность.
3. Сформировать информационную культуру (на инструментальном уровне), повысить
способности студента в применении идей и методов информатики при изучении
общеобразовательных и специальных дисциплин.
Намеченные задачи тесно взаимодействуют друг с другом. Если первая закладывает основы
знаний, то остальные способствуют сознательному и эффективному использованию ЭВМ в работе,
помогают студенту использовать ЭВМ для освоения других дисциплин учебного плана.
ОБЩИЕ МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИЗУЧЕНИЮ ДИСЦИПЛИНЫ
Процесс изучения осуществляется в следующих организационных формах:
Ø самостоятельное изучение материала;
Ø выполнение контрольной работы;
Ø аудиторные занятия (лекции и практические занятия);
Ø подготовка и сдача экзамена.
В дисциплине можно выделить две области:
базовые знания, относительно стабильные, составляющие ядро информатики;
технологические знания, связанные с освоением конкретных программных сред ПЭВМ.
Базовые знания образуют понятийный каркас дисциплины. С учетом того, что студенты
имеют разный уровень подготовки, для одних из них данный материал будет повторением
школьного, поэтому изучение его необходимо ставить на более высокий уровень. Для других - это
новый материал, и уже с самого начала необходима четкость в определении всех новых понятий
дисциплины.
Технологическая часть дисциплины связана с практическим освоением ПЭВМ,
приобретением умений и навыков работы в наиболее распространенных программных средах.
Дисциплина ориентирована на изучение операционной системы Windows и пакета программ MS
Office. Практическая работа проводится в компьютерных классах колледжа.
Самостоятельная работа включает изучение теоретического материала дисциплины и
написание письменных работ (рефератов) или создание презентаций.
Дисциплина разбита на 6 разделов и 16 тем. По каждому разделу приводится перечень
рекомендуемой литературы, методические указания и вопросы к контрольному заданию.
В качестве основы для изучения дисциплины следует взять один из учебников. Не следует с
первых шагов использовать несколько источников и пытаться ответить на все поставленные
вопросы. Только имея определенный задел знаний, можно осуществить контроль изученного
материала, привлекая по необходимости дополнительную литературу.
При изучении теоретического материала каждой темы следует по методическим указаниям
ознакомиться с её содержанием и требованиями к объему знаний. Освоив теоретический материал,
необходимо самостоятельно, без помощи литературы, сделать попытку ответить на вопросы по
теме. Если где-то не получается самостоятельно, необходимо повторить пройденный материал. С
каждой темой связан перечень ключевых понятий. После изучения темы необходимо уметь
самостоятельно давать определение понятий.
Тематический план
Текстовый редактор WORD
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Назначение и область применения текстовых редакторов
Методы представления документа
Работа с несколькими документами
Отмена действия ошибочных команд
Ввод и редактирование текста
Выделение фрагмента текста
Операции с выделением фрагмента
Средства поиска и замены
Проверка правописания
Предварительный просмотр и печать документа
Форматирование символов
Выравнивание и форматирование абзацев
Форматирование абзацев с помощью линейки
Форматирование страниц
Стили форматирования
Автоматизация форматирования
Списки
Оформление текста в несколько колонок
Создание таблиц
Использование шаблонов для создания документов
1. Назначение и область применения текстовых редакторов
Практически в любой фирме, организации необходимо создавать текстовые документы. Процедура
подготовки текстовых документов занимает достаточно много времени. Поэтому «социальный
заказ» на их автоматизацию назрел уже давно.
Текстовой редактор – это программа, позволяющая автоматизировать операции с текстовыми
документами.
При подготовке текстовых документов на компьютере используются три Группы операций:
1. Операции ввода позволяют перевести исходный текст из его внешней формы в электронный
вид, т.е., в файл. Ввод может быть осуществлен как с помощью клавиатуры, так и методом
сканирования.
2. Операции редактирования позволяют изменить уже существующий документ путем
добавления или удаления его фрагментов, перестановки частей документа, слияние
нескольких файлов в один или, наоборот, разбиение единого документа.
3. Операции форматирования позволяют оформить документ: отформатировать, ввести
шрифтовое оформление, т.е. точно определить, как будет выглядеть текст на бумаге после
печати на принтере.
4. Операции сохранения и распечатки позволяют сохранить текст в папке на диске и
распечатать страницы текста на принтере.
Текстовые редакторы прошли быстрый путь развития от простых программ, выполнявших
несколько операций форматирования, до систем имеющих множество разнообразных средств для
работы с текстом, рисунками, таблицами, позволяющих подготовить не только любые документы
учрежденческой деятельности, но и оригинал – макет печатных изданий.
2. Методы представления документа
Слева от горизонтальной полосы прокрутки располагаются четыре кнопки, позволяющие выбрать
вид отображения документа в рабочей области.
1. Обычный режим. Используется при простом вводе и редактировании текста. Предназначен
только для работы с текстом.
2. Режим электронного документа. Используется при просмотре готового документа. Слева
открывается дополнительная панель с содержанием. Она дает наглядное представление о
структуре документа и обеспечивает удобный переход к любому разделу.
3. Режим разметки. Документ представляется на экране точно так, как он будет выглядеть при
печати на бумаге. Удобен для операции форматирования.
4. Режим структуры. Удобен для работы над планом документа (составление, просмотр,
редактирование) и имеет возможность перекомпановать текст путем переноса заголовков.
3. Работа с несколькими документами
Word позволяет работать одновременно с несколькими документами. Каждый из них открывается в
своем окне. Эти окна не выходят за пределы окна программы, но могут перекрывать друг друга.
Каждое окно имеет собственные кнопки:
свернуть _. Окно документа отображается в виде небольшой панели в левом нижнем углу рабочей
области приложения;
развернуть . Окно занимает всю рабочую область приложения;
закрыть
Размеры окон можно изменить методом перетаскивания за рамку или за угол окна.
Чтобы переключиться в нужный документ достаточно щелкнуть в любом месте этого окна.
Если окно закрыто, то для переключения в это окно необходимо использовать меню
Команда Окно Упорядочить все. Окна располагаются каскадно.
4. Отмена действия ошибочных команд
Word позволяет отменить действия ошибочных команд и восстановить состояние документа,
предшествующее неправильным операциям.
Отмену последней выполненной команде командой Правка
Отменить или кнопкой Отменить на
панели инструментов. Можно отменить сразу несколько предыдущих команд.
Чтобы вернуть выполнение отмененной команды выбирают команду Правка
Повторить или
щелкают по кнопке Вернуть на панели инструментов. Можно вернуть сразу несколько команд.
5. Ввод и редактирование текста
Окно документа содержит мигающую вертикальную черту – курсор. При достижении правого края
строки курсор автоматически переносится на новую строку.
Чтобы установить текстовой курсор в нужное место достаточно щелкнуть мышью в нужной точке.
1. Чтобы начать новый абзац и предварительно завершить строку, надо нажать клавишу Enter.
2. Чтобы переключиться из режима вставки в режим замены, надо нажать клавишу Insert или
дважды щелкнуть на индикаторе ЗАМ в строке состояния.
3. Для замены контекста поставить курсор перед первым символом заменяемого контекста,
перейти в режим Замена и набрать заменяющий контекст. При этом следить за длиной
контекста. Далее вновь переключиться на режим Вставка.
4. Для вставки контекста поставить курсор в место вставки и набрать нужные символы. Набор
производить в режиме Вставка.
5. Для удаления контекста поставить курсор перед первым символом контекста и нажимать
клавишу Del или поставить курсор после последнего символа контекста и нажимать клавишу
Back. Удаление производить в режиме Вставка.
6. Для вставки пустых строк необходимо курсор поставить в конец занятой строки и нажать
Enter несколько раз.
7. Для удаления пустых строк необходимо курсор поставить в начало первой пустой строки и
нажать Del несколько раз.
8. Для разделения абзаца на два необходимо курсор поставить в место разбиения строки и
нажать Enter.
9. Для слияния двух абзацев в один необходимо курсор поставить в конец последней строки
первого абзаца и нажать Del.
10. Для смены режима смены строчных букв на прописные и обратно необходимо выбрать
пункт меню Формат Регистр.
Команды управления курсором
Клавиатурная команда
Куда перемещается курсор
Home
В начало текущей строки
End
В конец текущей строки
Ctrl + Home
В начало документа
Ctrl + End
В конец документа
Page Up
Вверх на один экран
Page Down
Вниз на один экран
Ctrl + Page Down
На одну печатную страницу вперед
Ctrl + Page Up
На одну печатную страницу назад
Ctrl + Влево
На одно слово назад
Ctrl + Вправо
На одно слово вперед
Ctrl + Вверх
На один абзац вперед
Ctrl + Вниз
На один абзац назад
6. Выделение фрагмента текста
Выделение слова – дважды щелкнуть по слову.
Выделение абзаца 1 способ: трижды щелкнуть в пределах абзаца
2 способ: дважды щелкнуть в зоне выделения, слева от абзаца.
Выделение строки – щелкнуть в зоне выделения слева от строки.
Выделение нескольких строк – протащить мышью в зоне выделения с первой по последнюю строку.
Выделение произвольного фрагмента – протащить мышью с первого по последний символ
фрагмента.
Выделение всего текста:
1 способ – щелкнуть трижды в зоне выделения всего текста.
2 способ - щелкнуть в зоне выделения при нажатой клавише Ctrl.
3 способ – Правка Выделить все
7. Операции с выделением фрагмента
1. Удаление выделенного фрагмента:
1 способ - клавишей Delete.
2 способ – Правка Очистить
2. Перемещение выделенного фрагмента:
1 способ (через буфер обмена) –
1. Щелкнуть по
на панели инструментов или Правка
2. Поставить курсор в новое место
Вырезать
3. Щелкнуть по
на панели инструментов или Правка Вставить
Удобно применять при перемещении фрагмента из одной страницы в другую.
2 способ – перетащить мышью в новое место.
Удобно применять в пределах одной страницы.
3. Копирование выделенного фрагмента:
1 способ (через буфер обмена) –
1. Щелкнуть по
на панели инструментов или Правка
2. Поставить курсор в новое место
Копировать
3. Щелкнуть по
на панели инструментов или Правка Вставить
Удобно применять при перемещении фрагмента из одной страницы в другую.
2 способ – перетащить мышью в новое место при нажатой клавиши Ctrl.
Удобно применять в пределах одной страницы.
8. Средства поиска и замены
Средствами удобно пользоваться при работе с длинными документами.
Поиск:
1. Правка
Найти или щелкнуть по кнопке Выбор объекта и на панели выбрать значок
Найти
.
2. В поле Найти ввести фрагмент искомого текста.
3. Щелкать по кнопке Найти далее пока не будет найден нужный контекст
Замена:
1. Правка Заменить
2. В поле Найти ввести искомую строку. В поле Заменить на ввести заменяющую строку.
3. Щелкнуть по кнопке Заменить все или Найти далее. В последнем случае щелкнуть по
кнопке Заменить, если замена необходима и Пропустить, если замена не нужна. Далее
щелкнуть по кнопке Найти далее
Вкладка Перейти используется для перехода к специфическому тексту или объекту, например к
заданной странице, сноске, рисунку или таблице.
9. Проверка правописания
Проверка правописания производится автоматически. Контроль опечаток и ошибок происходит уже
по ходу ввода текста.
неверное слово подчеркивается красной волнистой линией ;
неудачное или неправильное словосочетание – зеленой линией .
1. Исправление ошибок по ходу ввода текста.
Если щелкнуть на помеченном тексте правой кнопкой мыши, открывается контекстное меню с
возможными вариантами исправления ошибок. Необходимо выбрать нужный вариант и щелкнуть
по кнопке Заменить.
Пункт Добавить используется, если слово правильное, но отсутствует в словаре программы. Оно
будет считаться правильным. Пункт Пропустить используется, если слово правильное, но его не
нужно заносить в словарь, например фамилия.
В ситуациях, когда словосочетание подчеркнуто зеленой линией, в контекстном меню приводится
только правило, которое, по мнению программы, оказалось нарушенным.
2. Исправление ошибок после создания документа.
Щелкнуть по кнопке Правописание
на панели инструментов.
Программа проверяет весь текст, останавливается при обнаружении ошибок и позволяет ее
исправить.
3. Литературное редактирование.
Программа имеет словарь синонимов, который позволяет заменить слово на более подходящее. Для
этого необходимо дать команду Сервис
Язык
Тезаурус выбрать синоним и щелкнуть по
кнопке Заменить.
10. Предварительный просмотр и печать документа
Предварительный просмотр необходим, чтобы убедиться в том, что текст на бумаге будет
выглядеть так как надо.
1. Для перехода в режим предварительного просмотра необходимо дать команду Файл
Предварительный просмотр или нажать на кнопку Предварительный просмотр на панели
инструментов Стандартная.
В этом режиме нельзя редактировать, можно только изменить способ отображения.
2. Для того, чтобы распечатать документ необходимо:
Файл Печать или щелкнуть по кнопке
;
Выбрать параметры печати:
все страницы печатать;
только текущую;
страницы с конкретными номерами
указать число копий и другие настройки. Нажать Ok
Форматирование документа
11. Форматирование символов
Для изменения внешнего вида символов используют различный шрифт. По умолчанию все
операции изменений шрифта применяются к выделенному фрагменту текста или слову, на котором
стоит курсор.
Для простейших операций используют панель инструментов Форматирование:
в списке Стиль выбирают стиль оформления
в списке Шрифт выбирают гарнитуру;
в списке Размер шрифта определяют размер символов;
кнопки Полужирный, Курсив и Подчеркнуто (Ж, К, Ч) изменяют их начертание.
Другие эффекты создают в диалоговом окне Шрифт
Формат Шрифт
1. Вкладка Шрифт:
Раскрывающий список Подчеркивание предоставляет нестандартные варианты подчеркивания;
Раскрывающий список Цвет изменяет цвет изображения (для цветных принтеров);
Панель Эффекты предоставляет нестандартные эффекты изображения.
2. Вкладка Интервал позволяет изменить интервал между символами (уплотнить или
разрежить).
Вкладку Анимация используют для динамического оформления текста, но только в электронных
документах.
12. Выравнивание и форматирование абзацев
Текст состоит из абзацев. Команда выравнивание и операции форматирования предназначены для
изменения внешнего вида абзацев.
Выравнивание абзаца – это расположение его между левым и правым полями страницы.
Выравнивание
задают
щелчком
на
соответствующей
кнопке
на
панели
инструментов Форматирование.
Виды выравнивания:
- выравнивание по левому краю (для англоязычных документов);
- выравнивание по правому краю (например, для эпиграфов);
- выравнивание по ширине (применяется для абзацев на русском языке);
- выравнивание по центру строки (применяется для заголовков).
Эффекты форматирования создают в диалоговом окне Абзац
Формат Абзац
1. Вкладка Отступы и интервалы определяет выравнивание абзаца и его размещение в потоке
текста документа.
Раскрывающийся список Выравнивание задает способ выравнивания;
Раскрывающийся список Уровень задает смысловой уровень абзаца в общей структуре текста;
Панель Отступ определяет левую и правую границу абзаца относительно правой и левой границ
страницы;
Раскрывающийся список Первая строка позволяет задать наличие и размеры «красной строки»;
Панель Интервал позволяет задать промежутки между абзацами, а также между строками данного
абзаца.
2. Вкладка Положение на странице предназначена для форматирования абзацев, попадающих
на границу между страницами.
В практической работе лучше пользоваться более удобным методом автоматического
форматирования, основанным на понятии стиля.
13. Форматирование абзацев с помощью линейки
Линейка позволяет управлять боковыми границами и позициями табуляции текущего абзаца.
Границы абзаца задают путем перетаскивания специальных маркеров:
Маркер Отступ слева (квадрат) задает левую границу для всех строк абзаца, кроме первой;
Маркер Отступ первой строки (треугольник острием вниз) задает линию начала первой строки
абзаца и позволяет формировать абзацный отступ;
Маркер Выступ (треугольник острием вверх) перетаскивается вместе с маркером левой
границы абзаца. Используется при форматировании эпиграфов, цитат и так далее.
Маркер Отступ справа (треугольник острием вверх, расположенный справа) задает правую
границу абзаца.
Позиции табуляции применяют для построения несложных таблиц. Маркер табуляции имеет по
умолчанию вид «уголка». Щелкнув по нему можно изменить вид маркера табуляции. Выбранный
маркер табуляции в нужную позицию устанавливается щелчком мыши. Удаляется методом
перетаскивания за пределы линейки.
При вводе информации для перехода между позициями используют клавиши TAB и BACKSPACE.
Позиция табуляции с выравниванием по левому краю. Текст располагается
справа от указанной позиции, начинаясь непосредственно с этого места.
Позиция табуляции с выравниванием по центру. Текст располагается
симметрично относительно указанной позиции.
Позиция табуляции с выравниванием по правому краю. Текст помещается слева
от указанной позиции, заканчиваясь в указанном месте.
Позиция табуляции с выравниванием по разделителю. Позволяет, например,
расположить столбец чисел разной длины так, что десятичные запятые
располагаются друг под другом.
14. Форматирование страниц
Word рассматривает документ как последовательность разделов. В каждом разделе используется
определенный набор форматирования.
Для того, чтобы разбить документ на разделы, необходимо:
Вставка Разрыв
в диалоговом окне Разрыв включить один из переключателей панели Новый раздел,
указывающий, с какой страницы начинается новый раздел: данной или следующей.
Текст делится на страницы автоматически.
Для разделения текста на страницы вручную (по своему усмотрению) необходимо:
курсор поставить в место разделения
Вставка Разрыв
в диалоговом окне Разрыв на панели Начать установить переключатель на кнопке Новая страница
Для вставки и настройки нумерации страниц надо:
Вставка Номера страниц
В диалоговом окне Номера страниц указать, где именно должны располагаться колонцифры. Для
этого используют списки Положение и Выравнивание.
Если документ разбит на разделы, страницы разных разделов могут нумероваться по-разному.
Для того чтобы изменить параметры страницы необходимо:
Файл Параметры страницы
Вкладка Поля позволяет задавать поля листа бумаги. В соответствии с ГОСТ для бумаги формата
А4 верхнее и левое поле должно быть равно 20 мм, правое и нижнее 10 мм;
Вкладка Размер бумаги управляют размером листа и его ориентацией: книжная или альбомная.
Колонтитулы содержат дополнительную информацию. Колонтитулы могут располагаться на
верхнем или нижнем полях страницы.
Для введения колонтитулов необходимо:
Вид
Колонтитулы. Данная команда временно прекращает редактирование основного текста
документа, и дает возможность ввода текста в поле верхнего колонтитула. Одновременно
открывается панель инструментов Колонтитулы.
Кнопки панели инструментов Колонтитулы позволяют:
вставить в колонтитул номер страницы, дату и время;
просмотреть и скопировать колонтитулы других разделов;
переключиться между верхним и нижним колонтитулами.
Редактирование колонтитулов завершают щелчком по кнопке Закрыть.
15. Стили форматирования
Программа
позволяет
применять
заданные
стили
форматирования.
Стиль форматирования – это совокупность всех параметров оформления, определяющих формат
абзаца:
имя стиля;
гарнитура шрифта;
размер шрифта;
начертание;
цвет шрифта;
масштаб;
межбуквенное расстояние;
межстрочный интервал.
Доступные стили перечислены в раскрывающемся списке на панели Форматирование.
Форматирования абзаца определенным стилем:
Установить курсор в нужный абзац
В
списке Стиль выбрать
нужный
стиль
форматирования
Создание нового стиля
Создание нового стиля по образцу:
1. Отформатировать абзац
2. Щелкнуть на поле Стиль
3. Ввести название нового стиля.
После
этого
список
Стиль
будет
содержать
название
нового
стиля.
Разработка нового стиля
1. Дать команду Формат
Стиль. В диалоговом окне Стиль можно щелкнуть на
кнопке Создать (для создания нового стиля) или Изменить (для изменения существующего).
2. В новом диалоговом окне Создание стиля (соответственно, Изменение стиля) можно задать
имя нового стиля или указать, какой из существующих стилей принимается за основу.
3. Чтобы изменить какой-либо параметр форматирования, надо щелкнуть на кнопке Формат и
изменить в открывшемся меню форматируемый элемент
4. Щелкнуть по кнопке ОК, а затем по кнопке Применить
Изменение стиля
Если изменить оформление абзаца, использующего определенный стиль, а затем щелкнуть на
поле Стиль и нажать клавишу ENTER, откроется диалоговое окно Переопределение стиля. С его
помощью можно восстановить форматирование абзаца в соответствии с ранее определенным
стилем или изменить стиль по своему документу. При изменении стиля все абзацы, использующие
этот стиль, переформатируются автоматически.
16. Автоматизация форматирования
Для длинных документов существует несколько вариантов оформления абзацев, которые
многократно используются внутри документа.
Программа позволяет производить форматирование по образцу.
1. Чтобы выполнить форматирование по образцу необходимо:
1. Установить курсор на абзац, имеющий нужный метод форматирования;
2. Щелкнуть по кнопке Копировать формат
;
3. Выделить абзац или щелкнуть по слову, формат которого требуется изменить.
2. Если требуется изменить формат нескольких абзацев необходимо:
1. Установить курсор на абзац, имеющий нужный метод форматирования;
2. Щелкнуть дважды по кнопке Копировать формат;
3. Выделить абзацы ли щелкать по словам, форматы которых нужно изменить;
4. Для отмены еще раз щелкнуть по кнопке Копировать формат или клавишу Esc.
17. Списки
Упорядоченную информацию удобно представлять в виде списков.
Виды:
Маркированные списки. Каждый пункт начинается одинаковым маркером;
Нумерованные списки. Пункты последовательно нумеруются;
Многоуровневые списки. Пункт может иметь подпункт.
Преобразование абзацев в список:
1. Выделить абзацы.
2. Щелкнуть по кнопке Нумерация
или Маркеры
на панели инструментов.
Следующий абзац автоматически начинается с маркера или номера. Чтобы закончить создание
списка, необходимо щелкнуть по кнопке Нумерация или Маркеры или дважды щелкнуть в конце
абзаца клавишу Enter.
Чтобы изменить или настроить формат списка, следует дать команду Формат – Список. Открывает
диалоговое окно Списки.
Вкладки Маркированный и Нумерованный позволяют выбрать вид маркера или способ
нумерации списка.
Вкладка Многоуровневый позволяет задать специальный список, содержащий до девяти уровней
пунктов, нумерованных или маркированных отдельно.
Для перехода на более низкий или высокий уровень служат кнопки
Увеличить отступ
или Уменьшить отступ
на панели Форматирование.
18. Оформление текста в несколько колонок
В газетах, словарях, энциклопедиях информацию оформляют в несколько столбцов.
Для разбивки текста на столбцы необходимо:
1. Выделить текст;
2. Щелкнуть по кнопке Колонки
на Панели инструментов;
3. Выбрать количество колонок.
Ширину столбцов изменяют перетаскиванием маркеров на
линейке
форматирования.
Для форматирования колонок необходимо выполнить команду:
Формат
Колонки:
На панели Тип задать число колонок;
На панели Ширина и промежуток задают размеры колонок и величины интервалов между ними;
Если установить флажок Колонки одинаковой ширины, то все колонки и все интервалы между
ними будут иметь одну и ту же ширину;
Флажок Разделитель позволяет отделить столбцы вертикальной линией;
Раскрывающийся список Применить указывает, какую часть документа следует разбить на
столбцы.
19. Создание таблиц
Для создания таблицы автоматически необходимо:
1. Щелкнуть по кнопке Добавить таблицу
на панели инструментов или дать
команду Таблица Добавить таблицу.
2. Задать число строк и столбцов.
Для создания таблицы вручную необходимо нажать на кнопку Таблица и границы или дать
команду Таблица Нарисовать таблицу.
Сначала создают таблицу с равным числом ячеек в строках и столбцах, а потом объединяют или
разделяют отдельные ячейки. Для этого выделяют ячейки и дают команду Таблица Объединить
ячейки или Таблица Разбить ячейки.
Вставка столбца (строки):
1. Выделить столбец или строку, перед которой необходимо вставить новую
2. Таблица Добавить столбцы (строки)
Удаление столбца (строки):
1. Выделить столбец или строку, которую необходимо удалить
2. Таблица Удалить столбцы (строки)
Ввод в таблицу осуществляют по ячейкам. Клавиша TAB позволяет переходить от текущей ячейки
к следующей.
Каждую ячейку можно форматировать независимо от остальных.
Команда Таблица
Автоформат позволяет применить один из готовых стандартных форматов,
определяющих шрифт, границы и цвета ячеек таблицы.
Для изменения цвета и прорисовки границ ячеек служит кнопка Внешние границы
инструментов.
на панели
20. Использование шаблонов для создания документов
В делопроизводстве различают уникальные и типовые документы. Содержание одного уникального
документа отличается от содержания другого. Типовые документы содержат изменяемую и
неизменяемую часть. Неизменяемая часть повторяется в каждом документе данного вида.
Например, в каждом бланке анкеты повторяются вопросы. Работа по созданию типовых документов
может быть значительно облегчена за счет использования шаблонов.
Шаблон – это особый вид документа, содержащий неизменяемую часть и средства оформления
изменяемой части.
Шаблон определяет основную структуру документа: параметры страницы, форматирование и
стили.
Файл шаблона имеет расширение dot. Существуют два основных вида шаблонов: общие шаблоны и
шаблоны документов. Общие шаблоны, в том числе шаблон Normal.dot, содержат настройки,
доступные для всех документов. Шаблоны документов, например шаблоны записок или факсов
содержат настройки, доступные только для документов, основанных на этом шаблоне.
В Word имеется набор шаблонов документов, кроме того, можно создавать шаблоны документов
самостоятельно.
Создание документа на основе шаблона документа.
1. Выполнить команду Файл
Создать. На экране появится диалоговое окно Создание
документа.
2. Выбрать вкладку, в которой находится требующийся шаблон (например, – Письма и факсы).
3. Выбрать конкретный шаблон данного вида (например, Современный факс).
4. На панели Создать установить переключатель на Документ и щелкнуть на кнопке ОК. На
экране появится шаблон вызванного документа.
5. Ввести свои данные, удалить неиспользуемые
6. Сохранить созданный документ командой Файл Сохранить как.
Создание шаблона документа
1. Выбрать команду Файл Создать.
2. Либо выбрать шаблон, похожий на требуемый, либо на вкладке Общие выбрать
шаблон Обычный.
3. Установить переключатель Создать в положение Шаблон, затем щелкнуть на кнопке ОК.
4. Ввести неизменяемые данные, удалить неиспользуемые данные Внести изменения в размеры
полей и страниц. Определить стили и другие параметры форматирования для изменяемых
данных.
5. Выбрать команду Файл Сохранить как.
6. По умолчанию в поле Папка указывается папка Шаблоны. В диалоговом окне Создание
документа этой папке соответствует вкладка Общие. Чтобы включить данный шаблон в
список на другой вкладке, надо открыть одну из папок, вложенных в папку Шаблоны.
7. Ввести имя нового шаблона в поле Имя файла, а затем щелкнуть на кнопке Сохранить.