навыки презентации - Портал для казахстанских экспортеров
advertisement
В помощь экспортеру: НАВЫКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ Комитет торговли Министерства индустрии и торговли Республики Казахстан АО «Корпорация по развитию и продвижению экспорта «KAZNEX» В помощь экспортеру СОДЕРЖАНИЕ Вступление .............................................................................................3 Базовая информация о презентации ..................................................4 Что такое презентация? Формула успешной презентации. Структура презентации. От чего зависит успех презентации? Оформление презентации....................................................................6 Правила и законы оформления презентации. Пошаговая инструкция оформления презентации. Что нужно знать, чтобы провести успешную презентацию для иностранной аудитории?.....................................12 Специфика аудиторий Европейская аудитория Американская аудитория Азиатская аудитория Восточная аудитория Восприятие друг друга 10 универсальных советов при подготовке презентаций для иностранных аудиторий. Список используемой литературы ....................................................20 2 НАВЫКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ В помощь экспортеру ВСТУПЛЕНИЕ В современном мире бизнеса важно не только произвести качественный товар или оказать услуги по высшему разряду, необходимо также суметь правильно и выгодно презентовать себя, свою компанию и свою продукцию/услуги, а иногда даже и свою страну. В наши дни презентация является абсолютным лидером среди форматов представления продукции компании и бизнес-проектов на всевозможных выставках, конференциях и других мероприятиях. Успешное проведение презентации считается одним из основных навыков, необходимых профессиональному менеджеру, так как любая продажа сопровождается презентацией. Но не все и не всегда умеют правильно это сделать. Поэтому овладение мастерством публичных презентаций стало не только важнейшим, но и неотъемлемым компонентом ведения успешного бизнеса. Трудно переоценить значение развитых презентационных навыков. В настоящее время презентационным навыкам специально учат в престижных бизнес-школах, на предпринимательских курсах, а также в колледжах и даже средних школах, чтобы они смогли принести пользу более широкой аудитории, так как являются прикладными и могут быть использованы как в бизнесе, так и в жизни в целом. Как часто Вы используете презентации в своей практике и насколько качественно Вы умеете их делать? На самом деле мы занимаемся этим практически всю свою сознательную жизнь, часто не задумываясь, что именно хорошая презентация создает психологический комфорт и доверительные отношения. При этом важно не только то, ЧТО Вы говорите, но и КАК Вы говорите, как преподносите информацию. Для людей бизнеса вопрос об умении правильно делать презентацию является краеугольным. Поэтому АО «Корпорация по развитию и продвижению экспорта «KAZNEX» уделила этому вопросу особое внимание и предлагает данную брошюру в помощь всем предпринимателям Казахстана, которые стремятся расширить горизонты своего бизнеса и продвинуть свои компании и свой товар на международные рынки. Цель написания данного пособия - помочь казахстанскому экспортеру расширить свое понимание о презентациях, научить правильно планировать и технически оформлять свои презентации, а также научить выстраивать свои выступления в соответствии с потребностями и особенностями аудиторий различных стран. Особенно актуальными навыки презентации оказываются при выходе на иностранные рынки, так как завоевать лояльность клиентов и партнеров там стоит двойных усилий и дополнительных знаний менталитета потенциальных покупателей. Желаем успешного бизнеса! АО «Корпорация по развитию и продвижению экспорта «KAZNEX» НАВЫКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ 3 В помощь экспортеру БАЗОВАЯ ИНФОРМАЦИЯ О ПРЕЗЕНТАЦИИ Что такое презентация? Презентация - это средство паблик рилейшнз, заключающееся в представлении нового товара, фирмы, начинающей работу на новом для себя рынке, и т.п. Не секрет, что для продвижения товара или услуги необходимо представить их потенциальным клиентам. Зачастую именно отсутствие необходимой информации становится причиной, по которой клиент отказывается от сделки. Каково же решение этой проблемы? Рассказать обо всех преимуществах предлагаемой вами продукции? Таким образом, Вы сможете поднять уровень продаж и значительно расширить количество потенциальных клиентов, поэтому определение презентации можно переформулировать следующим образом: Презентация - это представление товара с точки зрения его выгоды для конкретного человека, с целью побудить его приобрести данный товар. Формула успешной презентации Важно помнить, что люди приобретают, прежде всего, не саму продукцию, а ВЫГОДЫ, которые дает этот продукт. Значит, в презентации нужно подчеркивать именно ПОЛЬЗУ, которую клиент получит от использования Вашего продукта. Но главное, эта польза должна соответствовать нуждам, проблемам и желаниям именно этого конкретного клиента. Исходя из правила представления пользы для клиента, выведена формула, которая позволит сделать Ваши презентации максимально эффективными. Пользуясь этой формулой, Вы сможете так презентовать свою продукцию, что практически все Ваши контакты с клиентами будут завершаться успешными сделками. Итак, Вы определили потребности клиента и презентуете товар по формуле: «ФАКТ - ВЫГОДА». Что это значит? Каждый товар имеет свои свойства, свои внутренние и внешние характеристики: объем; цвет; ингредиенты; срок годности; особенности упаковки; 4 НАВЫКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ В помощь экспортеру БАЗОВАЯ ИНФОРМАЦИЯ О ПРЕЗЕНТАЦИИ производитель; цена и т.д. Это ФАКТ. ВЫГОДА - это то, что приносит пользу, т.е. Вам нужно показать, какая выгода будет Вашему клиенту от ингредиентов, цены, производителя и т.д. Что именно он может получить от этого товара? Чем он будет ему полезен? Какие изменения, улучшения произойдут благодаря этому товару у Вашего клиента? Итак, когда Вы презентуете продукт, сначала Вы называете ФАКТ, а потом связываете его с ВЫГОДОЙ, которую получит клиент. А объединяются ФАКТ и ВЫГОДА специальной связкой: …, а это значит …. или … , что позволит …. После того, как назван ФАКТ и показана ВЫГОДА, необходимо добиться согласия клиента. Это можно сделать при помощи специальных вопросов: «Не так ли?», «Вы согласны?», «Правильно?» и т.д. Итак, последовательность презентации такова: 1. Назвать ФАКТ. 2. Показать ВЫГОДУ от ФАКТА (а это значит …) 3. Добиться согласия (Не так ли?) Структура презентации. От чего зависит успех презентации? Успех презентации в очень большой степени зависит от того, насколько точно Вы сможете представить себе, что и в какой последовательности будет происходить. Масштаб, стиль, место проведения - это общие моменты, которые определяются в зависимости от возможностей, намеченных целей и особенностей продвигаемых товаров или услуг. Правильное определение идеологии и точная постановка задач в самом начале процесса позволяют выработать ясные критерии для решения абсолютно всех частных вопросов, возникающих в ходе подготовки и проведения презентации. Эффективным считается такое мероприятие, которое вызвало отклик в 60% приглашенных изданий. НАВЫКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ 5 В помощь экспортеру ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ Презентация состоит из трех этапов: подготовка, проведение и результат. 1. Подготовка обеспечивает 70% успеха презентации. Затраты на подготовку, соответственно, самые значительные. Условно их можно разбить: затраты на полиграфию, затраты на место проведения и затраты на питание и трансфер. Самые значительные среди указанных видов затрат - это полиграфические расходы. От качества презентационного пакета зависит значимость мероприятия и последующая огласка. Как правило, презентационный пакет включает папку, буклет о фирме (продукте, услугах и пр.), каталог, программу мероприятия, корпоративную визитку, календарь, презентационный CD-диск, бумагу для записей, сувенирную ручку и т.д. Наполнение может варьироваться в зависимости от того, кому пакет будет вручен. Кроме того, необходимо сделать приглашения на презентацию и бейджи для участников. После рассылки приглашений, за 2-3 дня до мероприятия необходимо обзвонить приглашенных с напоминанием. Затраты на место проведения мероприятия разбиваются на аренду зала, аренду оборудования (микрофоны, усилители, оборудование для демонстрации слайдов и т.д.), оформление зала. Оформление придаст залу дополнительную значимость, задрапирует возможные недостатки помещения и облегчит проведение презентации. Значительная презентация обязательно предполагает проведение фуршета. Если фуршет будет проходить вне здания презентации, то необходимо организовать трансфер участников к месту события. Трансфер обязателен и в случае, если планируются иногородние участники (от гостиницы и обратно), не говоря уже об экскурсиях по городу и пр. 2. Проведение презентации требует не меньшего внимания, чем этап подготовки. Презентацию может проводить как сотрудник компании, так и специально приглашенный ведущий. Все зависит от способностей ведущего. Бывают случаи, когда тема презентации специфическая, посторонний человек не сможет рассказать о ней так, как нужно и его роль сводится только к предоставлению слова очередному руководителю. Само мероприятие не должно быть затянуто. Самое важное время - это первые пятнадцать минут мероприятия, когда степень внимания к событию максимальна. Естественно, никаких задержек и отступлений от программы, 6 НАВЫКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ В помощь экспортеру ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ т.к. все это демонстрирует уровень подготовки организаторов и формирует мнение о компании у приглашенных, не должно быть. Кроме того, приглашенные - не менее занятые люди, которые планируют свой день, и отступление от плана может негативно сказаться на их отношении к презентации. 3. Результат. Мероприятие может считаться успешным, если было освещено в такомто количестве изданий, если вызвало такой-то процент обращений, повысило уровень продажи товара (или пользования услугой) и пр. Очевидно, что если компания ставит имиджевые цели, оценить эффективность презентации будет сложнее, т.к. воздействие на имидж имеет долгосрочный результат. В вышеупомянутых затратах не нашел отражение такой пункт, как приглашение официальных лиц. На каждой презентации должен быть свой «свадебный генерал» - как правило, официальное лицо компании (администрации, деловых кругов и т.д.), придающее событию значимость. Его приглашение тоже сопряжено с затратами. Таким образом, говорить о значимости всех трех этапов для успеха презентации не имеет смысла. Организовать их - серьезная дирижерская работа, которая не всем по силам, но которая сделает Ваши пять секунд «моментом истины». Правила и законы оформления презентации Для того, чтобы Ваша презентация выглядела профессионально и, соответственно, произвела предполагаемый эффект на целевую аудиторию, необходимо знать правила и психологические законы оформления презентаций. Стандартная презентация делается в Power Point. Это наиболее привлекательная программа для презентационных документов. Презентация делится на несколько основных блоков. Первый блок - вводная часть. Если перед компанией стоит задача вывести новый продукт на рынок, то первая часть презентации должна быть НАВЫКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ 7 В помощь экспортеру ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ посвящена анализу общей ситуации на рынке и вкратце обрисовать имеющиеся у продукта перспективы. Здесь необходимо также проанализировать официальные источники информации - где, как часто и в каком разрезе дается информация о товаре и т.д. Данный анализ позволит более грамотно спланировать всю оставшуюся кампанию. Вторая часть презентации должна описывать цели и задачи, которые ставит перед собой заказчик. Цели, естественно, могут быть разными: от простого информирования потребителя (целевой аудитории) о появлении нового продукта, до желания сформировать какую-то новую продуктовую нишу или внедриться в рынок и занять там существенные позиции. От поставленных целей зависит и формулировка задач. Задачи это шаги, которые осуществляются для достижения конечной цели. Если рассматривать бизнес-процессы, то задачи для достижения цели могут представлять собой налаживание неких коммуникаций со СМИ, проведение более глубокого рыночного анализа, составление концепции позиционирования и т.д. Это задачи, которые мы должны реализовать для достижения конечной цели. Третья часть презентации должна представлять собой определение целевых аудиторий, на которые будет ориентироваться вся продвиженческая политика компании. Как правило, целевые аудитории описываются как в общем, так и в детальном виде. Это конечный потребитель, партнеры, общественные организации, СМИ и др. (как косвенная целевая аудитория). Иногда требуется описание психологических портретов целевой аудитории. Четвертая часть презентации - формулировка концептуального плана: какие инструменты мы собираемся использовать для достижения поставленных задач и целей. После составления стратегического плана, мы описываем каждый из предлагаемых нами к использованию инструментов, решающих конкретные стратегические задачи. Последний пункт презентации - тайминг и смета. Пошаговая инструкция правильного оформления презентации 1 шаг. Во-первых, необходимо знать, что существуют линейные и нелинейные презентации. Первые представляют из себя линейно изложенную информацию и делаются в стандартной программе Power Point. 8 НАВЫКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ В помощь экспортеру ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ Вторые более интерактивные и показывают лишь ту информацию, которую мы запрашиваем. Их можно подготовить в программах: Visual C++ или в Borland Delphi. Более подробно рассмотрим выполнение линейных презентаций. 2 шаг. Сначала выбираем цветовую палитру. Для деловых презентаций - это зеленый, нежно синий цвет, бежевый, при помощи этих цветов информация усваивается легче. Можно также взять оранжевый и желтый, при помощи этих цветов люди обратят внимание на Вашу работу, желтый цвет, например, создает спокойную дружескую атмосферу. На протяжении всей презентации используйте сочетание не больше 2-х цветов. И выдерживайте работу в одном стиле. Желательно на каждом слайде сделать тонкую рамку, чтобы внимание людей было только в представляемых пределах. 3 шаг. Количество слайдов для представления организации не должно быть более 10. В каждой презентации должны быть: ориентирующие понятия не более 5; суть работы; цель (1-2), задачи (3-5 на каждую цель); актуальность; целевая аудитория; сама работа - тезисы (главные тезисы должны быть написаны четко и конкретно не более 2-3 предложений на 1-м слайде, во всей работе не более 7 слайдов); на что направлена работа (если презентация фирмы, то пишутся сильные стороны); после действия можно также указать имеющиеся или требующиеся ресурсы, и то, что уже было достигнуто. 4 шаг. Название Вашей работы должно состоять из 2-х уровней: яркое, красочное, привлекающее внимание (рабочее название); название из грамотно подобранных терминов, которое будет отражать суть работы. 5 шаг. В каждой презентации должны быть картинки, НО только тематические! Соотношение с текстом - картинок должно быть 2/3, то есть текста меньше, чем картинок. На 1-м слайде должно быть не больше 2 картинок. Изображения берутся яркие, звучащие, в которых четко отражено то состояние, которое Вы хотите передать. НАВЫКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ 9 В помощь экспортеру ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ Грамотно подобранное изображение - это 70 процентов Вашего успеха. Где их найти? www.freefoto.com - поиск изображения можно вести как по ключевому слову, так и по рубрикатору. Для личного использования картинки можно получить бесплатно, для коммерческого - платно. www.clipart.com - на этом сайте содержится более 2,6 млн. изображений, а удобный поиск позволяет быстро найти среди них именно те, которые нужны Вам. Сайт платный. 6 шаг. Текст должен быть: Times New Roman или Tahoma (с другими видами шрифтов лучше не экспериментировать, т.к. информация не воспринимается или воспринимается не то, что нужно), шрифт 14. Заголовки выделятся по цветовой схеме, ставится жирный шрифт и можно подчеркнуть. Остальные фразы в тексте оформляются обычно, НО подчеркиваются или выделяются главные мысли, то есть то, на что хотите обратить внимание. В Интернете можно найти тысячи профессиональных шаблонов, предназначенных для презентаций в PowerPoint: www.soniacoleman.com/templates.htm www.websiteestates.com/ppoint.html www.presentersuniversity.com/downloads.php 7 шаг. Также можно сделать музыкальное сопровождение и эффекты. Эффекты должны быть выдержаны желательно в одном стиле. Музыка для презента-ций проектов и фирм выбирается торжественная, желательно без слов, и без ярких скачков. 8 шаг. Помните, что в презентации даются только основные тезисы Вашей работы. Основная задача - все, что Вы сделали, необходимо еще грамотно описать и дополнить полезной информацией. При рассказе рассчитывайте, что на один слайд должно уходить в среднем от 1,5 минуты. Заранее потренируйтесь в представлении презентации и, если есть необходимость, установите временные рамки показа слайдов. Также для удобства сделайте гиперссылки для более быстрого возвращения к тем моментам, которые заинтересуют Ваших зрителей и слушателей. Помощь при составлении текста презентации можно получить на www.gramota.ru. Здесь Вы найдете статьи по грамматике и орфографии русского языка. Используйте в своей презентации высказывания великих людей, «крылатые» выражения, афоризмы. Такую информацию найти в Интернете несложно: достаточно набрать в любой поисковой системе фразу «крылатые» выражения. Многие «крылатые» выражения до сих 10 НАВЫКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ В помощь экспортеру ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ пор используются на латинском языке. Их тоже можно найти в поисковой системе по запросу «латинские выражения». 9 шаг. Эта информация предназначена для тех, кто впервые сталкивается с вопросом подбора оборудования для презентации и хочет получить общее представление о минимальном наборе оборудования и его стоимости. Для мобильных презентаций Проектор мультимедийный от $1000 Экран на треноге 160х160 около $100 от $600 Ноутбук Дистанционное управление проектором и ноутбуком Пульт $150 В комнату для переговоров и презентаций Проектор мультимедийный от $1000 Экран настенный от 180х180 около $100 от $400 Компьютер Пульт $150 Дистанционное управление проектором и ноутбуком Дополнительно Проигрыватель DVD, VCR Кабели Проектор-компьютер-проигрыватель около $200 $10/м В комнату для переговоров и презентаций Проектор мультимедийный от $1000 Экран настенный от 180х180 около $100 $400 Компьютер Пульт от Дистанционное управление проектором и ноутбуком $150 Дополнительно Проигрыватель DVD, VCR Кабели Проектор-компьютер-проигрыватель около $200 $10/м НАВЫКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ 11 В помощь экспортеру ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ, ЧТОБЫ ПРОВЕСТИ УСПЕШНУЮ ПРЕЗЕНТАЦИЮ ДЛЯ ИНОСТРАННОЙ АУДИТОРИИ? Специфика аудиторий Аудитории по всему миру разные. Культурные, социальные и религиозные различия влияют на то, как люди учатся, воспринимают информацию и взаимодействуют с выступающим. Поэтому, чтобы презентация была успешной, необходимо учитывать особенности менталитета определенной аудитории. Трудности зачастую возникают в связи с различиями в ожиданиях, которые нередко обусловлены различиями национальных культур. Знание национальной специфики общения с иностранными партнерами поможет избежать ошибок восприятия и произвести более благоприятное впечатление. Европейская аудитория Европейская аудитория, в общем, предпочитает официальный стиль общения и это отражается в сдержанном использовании мимики и жестов. Европейцам не нравится высокоэнергетичный стиль с выразительными жестами и активным расхаживанием по сцене, что так любят американцы. Они считают такой стиль выступления легковесным и это снижает доверие к оратору. Европейцы всегда проводят презентацию стоя. Хотя в США становится распространенным явлением, когда выступающий говорит, сидя за столом для заседаний, показывая слайды. Европейский докладчик никогда себе такого не позволит. Находясь перед европейской аудиторией, не беспокойтесь, если Вас не сочтут жизнерадостным из-за недостаточно приятного выражения лица. Если европейцы увидят Вас слишком жизнерадостным, они сочтут, что Вы «недалекий» человек. Конечно, если рассматривать отдельные европейские страны, то почти в каждой есть свои особенности. Так, например, во время деловых встреч с французами рекомендуется использовать французский язык в качестве «официального», однако учитывая при этом, что они крайне чувствительны к слабому владению французским языком иностранцами. Кроме того, в бизнесе французы предпочитают досконально изучать все аспекты и последствия 12 НАВЫКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ В помощь экспортеру ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ, ЧТОБЫ ПРОВЕСТИ УСПЕШНУЮ ПРЕЗЕНТАЦИЮ ДЛЯ ИНОСТРАННОЙ АУДИТОРИИ? поступающих им деловых предложений, поэтому переговоры с ними проходят в значительно более медленном темпе, чем, к примеру, с американцами. Традиционные для французской нации черты поведения: учтивость, вежливость, любезность, склонность к шутке и непринужденность в общении, наоборот, помогают и делают приятным Ваше выступление перед ними. Немцы участвуют в презентациях и вообще взаимодействуют с партнером, только если достаточно уверены в том, что им это общение будет полезно или что они придут к какому-то соглашению. Очень ценят пунктуальность и, если видят ее в партнере, это немедленно и благотворно сказывается на отношении к нему. Немцы известны своим педантизмом, поэтому Вам необходимо придерживаться международного протокола. В переговорном процессе свою позицию они прорабатывают весьма тщательно, предпочитая обсуждать вопросы последовательно: не закончив с одним, едва ли согласятся перейти к следующему. Ценят в партнере честность и прямоту. Неравнодушны к цифрам, схемам с диаграммами. Ваша презентация выиграет, если Вы умело будете использовать их в своем повествовании. Беседуя с немецкими партнерами, надо быть логичным в аргументации и точным в изложении фактов. В конце презентации полезно повторить свои мысли и выводы в кратком резюме. Как правило, в отличие от немцев, англичане в меньшей степени уделяют внимание подготовке к общению с иностранцами. Они подходят к этому процессу с изрядной долей прагматизма, полагая, что в зависимости от позиции партнера, непосредственно в ходе общения они смогут договориться. При этом они достаточно благосклонно встречают инициативу противоположной стороны. Традиционно англичане абсолютно непоколебимы во всем, что касается соблюдения каких-то принятых правил, а тем более законов. У них высоко развито чувство справедливости, поэтому при ведении дел они предпочитают вести честную игру. По традиции англичанин сдержан в суждениях, избегает категоричных утверждений. Исследователи британского национального характера считают, что этим он неизменно выражает уважение к собеседнику. Впрочем, британцы старательно избегают в беседе любых личных моментов, то есть всего того, что может быть расценено как вторжение в чужую частную жизнь. Если по окончании презентации Ваша английская аудитория в основном молчит, то не считайте, что молчание знак согласия. Присущее британцам умение терпеливо выслушивать партнера, не НАВЫКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ 13 В помощь экспортеру ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ, ЧТОБЫ ПРОВЕСТИ УСПЕШНУЮ ПРЕЗЕНТАЦИЮ ДЛЯ ИНОСТРАННОЙ АУДИТОРИИ? возражая ему, далеко не всегда означает у них выражение согласия. Просто англичане считают самообладание главнейшим достоинством человеческого характера. Итальянцы по своей природе, экспансивны и отличаются большой общительностью. Их практика ведения деловых переговоров, встреч, презентаций в основном отвечает нормам развитых европейских стран. Однако определенные различия все же проявляются в поведении представителей крупных и мелких фирм. Последние, как правило, более энергичны и активны при установлении контактов, стремятся не затягивать решение организационных вопросов, охотно идут на альтернативные варианты соглашения. Итальянские бизнесмены предпочитают завязывать деловые отношения с людьми, занимающими равное им положение в деловом мире. Поэтому немаловажное значение для них имеют неформальные контакты с партнерами. Они полагают, что неофициальная обстановка обязательно будет способствовать сглаживанию возможных противоречий, если таковые имеются, не рискуя обидеть Вас. Итальянцы высоко ценят проявление искреннего интереса к своей стране и, если видят его в партнере, отреагируют надлежащим образом. Выступления перед испанскими предпринимателями обычно протекают менее динамично. Испанцы большие любители вести многословные дискуссии, поэтому регламент секции вопросов-ответов у них очень часто не соблюдается. Испанские партнеры независимы и обладают большим чувством собственного достоинства. Внешнему виду уделяют большое внимание. Поэтому там, действительно, встречают по одежке... Каждая из семнадцати провинций Испании придает характеру жителей свой неповторимый колорит. Однако, чем ближе к югу, тем более открытыми становятся проявления чувств, менее формальным и условным общение. Американская аудитория Североамериканская аудитория предпочитает оживленный стиль выступления. Ваши жесты могут быть шире и выразительнее. Американский стиль ведения презентаций, а также переговоров отличается достаточно высоким профессионализмом. При этом, по сравнению с представителями других стран, во время переговоров члены американской делегации относительно самостоятельны при принятии решений и стремятся обсудить не только общие подходы, но и детали, связанные с реализацией 14 НАВЫКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ В помощь экспортеру ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ, ЧТОБЫ ПРОВЕСТИ УСПЕШНУЮ ПРЕЗЕНТАЦИЮ ДЛЯ ИНОСТРАННОЙ АУДИТОРИИ? договоренностей. Поэтому в процессе переговоров с ними необходимо выдвигать реальные и конкретные предложения. Ценят в людях открытость и честность, быстро переходят к сути разговора, не тратя время на формальности. Часто при заключении коммерческих соглашений американские партнеры проявляют слишком большую напористость и даже агрессивность. Одновременно с этим нередко проявляют и эгоцентризм, полагая, что партнер по переговорам непременно должен руководствоваться теми же правилами. Это можно объяснить тем, что они, как правило, обладают достаточно сильной позицией, что не может не сказаться на ходе ведения переговоров. Американцы умеют и любят торговаться. Большое внимание уделяют увязке разнообразных вопросов - так называемым «пакетным» решениям. Зачастую сами выступают инициаторами, предлагая такие «пакеты» к рассмотрению на деловых переговорах. Во время презентации могут завалить Вас вопросами и отвлечь от темы - не поддавайтесь. Решительно возвращайтесь к теме, таким образом Вы продемонстрируете свои лидерские качества и заслужите уважение в глазах американских слушателей. Говоря с североамериканской аудиторией, заканчивайте мысль оптимистично: «Мы не считаем, что это сейчас возможно, но нам эта идея очень нравится». В случае с европейской аудиторией будьте осторожны с выводами: «Нам эта идея очень нравится, но мы не считаем, что это сейчас возможно». Южноамериканские слушатели предпочитают решительного оратора. Это значит, что жесты и движения могут быть предельно широкими и выразительными. Азиатская аудитория Правила языка мимики и жестов во время презентаций для жителей Северной Америки обычно применимы и для азиатов. Хотя важно заметить, что североамериканцы устанавливают зрительный контакт на последних словах предложения и потом удерживают его секунду или две. Выступая перед азиатами, лучше прекратить зрительный контакт до конца предложения, поскольку это будет выглядеть скромно и учтиво. Азиатские аудитории внимательны и уважительны, даже если оратор плох. Во время деловых встреч с китайскими партнерами обратите внимание, НАВЫКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ 15 В помощь экспортеру ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ, ЧТОБЫ ПРОВЕСТИ УСПЕШНУЮ ПРЕЗЕНТАЦИЮ ДЛЯ ИНОСТРАННОЙ АУДИТОРИИ? что они очень внимательны к двум вещам: первое - к сбору информации, касающейся предмета переговоров, слабых и сильных сторон противоположной стороны, второе - к созданию так называемого «духа дружбы». Последнее время китайцы, по сути, отождествляют партнеров по переговорам или слушателей одной группы просто с хорошими личными отношениями. Склонны четко разграничивать отдельные этапы деловых встреч: первоначальное уточнение позиций, их обсуждение и заключительная стадия переговоров. На начальном этапе немаловажное значение придают тому, как ведут себя партнеры, как они выглядят, каковы у них отношения между собой. Таким образом, китайцы с самого начала пытаются определить статус каждого из участников противоположной стороны. В дальнейшем они достаточно явно ориентируются на людей с наиболее высоким статусом - как официальным, так и неформальным. Однако воздействовать на позицию партнеров по переговорам стремятся, прежде всего, через людей, которые, по их мнению, так или иначе, демонстрируют симпатии китайской стороне. На переговорах с китайцами вряд ли стоит ожидать, что они первыми «раскроют карты» - определенно выскажут свою точку зрения, внесут конкретные предложения и т.п. Обыкновенно они делают уступки лишь под конец переговоров. Причем происходит это в момент, когда кажется, что переговоры зашли в тупик. Однако, тем самым переговоры только возобновляются. Ошибки, допущенные партнерами в ходе переговоров, китайцы используют весьма умело. И окончательно приходят к соглашению с партнером не за столом переговоров, а у себя дома. При этом гость не должен исключать, что они в самый последний момент постараются внести в уже парафированные договоренности выгодные для себя поправки и оговорки. Японцы с детства воспитываются в духе «групповой солидарности», учатся подавлять свои индивидуалистические порывы, сдерживать амбиции, не выпячивать свои сильные качества. Японская мораль считает узы взаимной зависимости основой отношений между людьми. Поэтому японские предприниматели привыкли судить о партнере, прежде всего, по его принадлежности к той или иной группе. Японские бизнесмены чрезвычайно щепетильны и очень ответственно относятся к принимаемым на себя обязательствам. Не удивительно, что даже проведение предварительных переговоров они рассматривают как обязывающий шаг и не склонны делать его, не получив о партнере и его предложениях по возможности исчерпывающей информации. Иностранец, впервые 16 НАВЫКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ В помощь экспортеру ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ, ЧТОБЫ ПРОВЕСТИ УСПЕШНУЮ ПРЕЗЕНТАЦИЮ ДЛЯ ИНОСТРАННОЙ АУДИТОРИИ? встретившийся с японскими бизнесменами, порой бывает крайне удивлен неспешным темпом деловых переговоров. Обсуждение часто начинается с вопросов, не имеющих никакого отношения к предмету переговоров, и лишь через некоторое время японцы переходят к сути дела. Причем, чем серьезнее поставленные на повестку дня вопросы, тем больше внимания уделяется второстепенным деталям. Терпение в Японии считается одной из главных добродетелей, в том числе и в бизнесе. Японцы традиционно стараются не вступать в открытую конфронтацию с собеседником. Если они хотят сказать «нет», то, скорее всего, станут говорить, что «это трудно». Чтобы не огорчать партнера однозначным отрицательным ответом, они могут также сослаться на плохое самочувствие или ранее данные обещания. Японцы не любят рисковать и стремление не проиграть может оказаться у них сильнее, чем желание выиграть. В Японии существует особая система принятия решений, суть которой состоит в том, что в обсуждение проблемы, ее рассмотрение и согласование, вовлекается большой круг лиц - от руководителя фирмы до рядового сотрудника, на что уходит немало времени. На этой же стадии определяются конкретные пути выполнения решений. Когда японцы встречаются с очевидной уступкой со стороны партнера, они чаще всего отвечают тем же. Другое дело, что их мораль разделяет поступки не на хорошие и дурные, а на подобающие моменту и неподобающие ему, поэтому они полагают само собой разумеющимся, что соглашение с партнером имеет силу лишь до тех пор, пока сохраняются условия, в которых оно было достигнуто. Восточная аудитория Что касается общения с представителями восточных народов, то выражение «Восток дело тонкое ...» не теряет своей актуальности. Для арабов очень важным представляется установить на переговорах или во время презентаций атмосферу взаимного доверия. Если европеец старается при решении проблемы предугадать развитие событий, то арабы скорее привыкли обращать взгляд в прошлое, ориентируясь на свои традиции и обычаи. В целом, арабский мир далеко не однороден и существуют значительные различия в стилях делового общения у представителей разных арабских государств. Наиболее типичный арабский стиль ведения переговоров представляют НАВЫКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ 17 В помощь экспортеру ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ, ЧТОБЫ ПРОВЕСТИ УСПЕШНУЮ ПРЕЗЕНТАЦИЮ ДЛЯ ИНОСТРАННОЙ АУДИТОРИИ? египтяне, поэтому стоит сказать о них особо. Египтяне крайне чувствительны к вопросам, так или иначе связанным с национальной независимостью, поэтому все, что каким-то образом может рассматриваться как вмешательство в их внутренние дела, будет беспощадно отвергаться. Вместе с тем египтяне, как и арабы вообще, предпочитают «торг» за столом переговоров всем иным формам взаимодействия с деловым партнером. При первом знакомстве египтянин обязательно выкажет партнеру радушие и любезность. Это не притворство, а дань традиции. Между прочим и потому, что в характере арабов - избегать определенности, однозначных «да» и «нет». Последующая беседа может проходить гораздо менее гладко. Египтяне любят оставлять за собой возможность продолжить контакты, если становится очевидным, что на сей раз соглашения достичь не удастся. При этом отказ от сделки сопровождается расточением похвал в адрес партнера и отвергнутого предложения. Тоже самое относится и к случаю, когда оратор, делающий презентацию, просто «провалился». Восприятие друг друга Интересно, что предприниматели различных стран не только ведут переговоры, деловые встречи и презентации по-разному, но и по-разному воспринимают друг друга. Несколько лет назад западноевропейскими социологами был проведен опрос среди восьми тысяч бизнесменов пяти стран (Германии, Великобритании, Франции, Италии, Испании). Респондентам был предложен вопрос: «Какие из 10 качеств (компетентность, эффективность, чувство юмора, надежность, упорство в работе, предприимчивость, образованность, человечность, способность работать в команде, пунктуальность) и в какой степени присущи руководителям фирм разных стран?». Максимальное количество баллов, которое можно было получить, составляло +90, минимальное - 40. Предприниматели из Германии получили самое большое количество баллов: +80 - за компетентность и пунктуальность, +90 - за эффективность, +75 - надежность, +60 - образованность, +70 - упорство в работе и +45 - за предприимчивость. А итальянские бизнесмены получили максимальное количество баллов +40 - за чувство юмора и +25 - за человечность, что тоже немаловажно в деловом мире. 18 НАВЫКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ В помощь экспортеру ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ, ЧТОБЫ ПРОВЕСТИ УСПЕШНУЮ ПРЕЗЕНТАЦИЮ ДЛЯ ИНОСТРАННОЙ АУДИТОРИИ? ВАЖНО! Лучший совет: перед тем, как делать презентацию или начинать вести переговоры, следует пообщаться с людьми из другой культуры до тех мероприятий, которые Вам предстоят. В таком случае Вы сможете лучше понять ваших потенциальных партнеров по бизнесу (их жизненные ценности, бизнес-принципы, стиль общения), а также почувствуете атмосферу страны, и сможете задать правильное настроение предстоящему общению. 10 советов, которые помогут Вам подготовить лучшие презентации для иностранной аудитории: 1. Проведите исследование. Узнайте как можно больше о стране и организации, с которой Вам предстоит работать. Читайте журналы, ищите в Интернете и используйте СМИ, чтобы узнать как можно больше о культурном фоне и истории людей, с которыми Вы работаете. 2. Используйте ключевые фразы и язык, как ледокол, чтобы подчеркнуть важные моменты. Измените содержание Вашей презентации, принимая во внимание местные различия. Например, если Вы даете презентацию в Китае, обратите внимание на фразы, свойственные разным диалектам страны. 3. Используйте местные примеры. Нет ничего более эффективного, чем объяснять, используя местные примеры. Это сделает Вашу презентацию более существенной. 4. Узнайте аудиторию. Вы - иностранец в аудитории, которую совсем не знаете. Лично пообщайтесь с несколькими людьми до презентации. Прежде, чем аудитория начнет задавать вопросы, постарайтесь расположить ее к себе. 5. Говорите медленно и четко. Для многих людей язык, на котором Вы говорите - это не родной язык. Старайтесь говорить медленно и без акцента. 6. Используйте визуальные эффекты. Но будьте осторожны при этом, так как одни и те же символы, знаки воспринимаются в разных странах неодинаково. 7. Используйте юмор. Этот проверенный метод работает во всех странах. Используйте универсальный юмор, избегая специфичных шуток или смешных историй. Никогда не используйте неуместные шутки. НАВЫКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ 19 В помощь экспортеру ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ, ЧТОБЫ ПРОВЕСТИ УСПЕШНУЮ ПРЕЗЕНТАЦИЮ ДЛЯ ИНОСТРАННОЙ АУДИТОРИИ? 8. Вовлекайте аудиторию. Большинство аудиторий отключаются после 20 минут презентации. Взаимодействуйте с аудиторией, чтобы аудитория все время обращала на Вас внимание. Но не предупреждайте никого, особенно, если Вас еще никто не знает. 9. Вырежьте часть содержания. Вы будете говорить медленнее и Вам понадобится больше времени, чтобы аудитория узнала Вас. Поэтому вырежьте часть содержания, чтобы Ваша презентация не стала суетливой. 10. Оценивайте, просматривайте и постоянно улучшайте презентацию. Никогда не переставайте учиться. Каждый раз, как Вы выступаете перед аудиторией, узнавайте что-то новое. Будьте готовы учиться, совершенствоваться и Вы станете отличным выступающим. СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ Рыбникова Т.Н. Любимые образы. Организация эффективной презентации. Москва, 2006. Сара Дикинсон. Презентация. Технология успеха. Москва, 2003. Джен Руэ. Искусство презентации. Москва, 2006. Сергей Ребрик. Бизнес-презентация. Подготовка и проведение, 150 рекомендаций. ЭКСМО 2007. Сергей Ребрик. Презентация. 10 уроков. ЭКСМО 2006. Сергей Ребрик. Уроки Тома Питерса и других гуру бизнеса. ЭКСМО 2007. http://www.unesco.kz/ci/projects/aibd/adult/ presentation_skills_ii_ru.html http://office.microsoft.com/ru-ru/powerpoint/ha010685111049.aspx http://www.kv-apelsin.com/courses/business/orator/ http://www.besttraining.ru/ru/services/trainings/management/presentation/ http://ppt.3dn.ru/ 20 НАВЫКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ