Техническая документация - Агентство по ипотечному

Приложение № 1 к извещению
о проведении запроса цен
Функциональные требования к системе оценки
Краткое описание системы оценки «АИЖК»
Объектом автоматизации является регулярный процесс оценки
эффективности деятельности сотрудников ОАО «Агентство по ипотечному
жилищному кредитованию».
Автоматизированная система оценки должна решать следующие задачи:
1. Создание удобного портала для проведения оценки персонала, с личным
кабинетом для каждого сотрудника;
2. Администрирование процессов планирования и проведения оценки
персонала
 формирование перечня критериев оценки для разных категорий
сотрудников (перечень компетенций для оценки – для разных
категорий сотрудников),
 установление сроков доступа к оценочным формам,
 рассылка уведомлений и приглашений к оценке через систему
корпоративной электронной почты,
 заполнение и согласование оценочных форм и соответствующий
документооборот,
 отслеживание администраторами статуса оценочных форм;
3. Планирование обучения и развития сотрудников по итогам оценки
(заполнение планов развития в формах оценки);
4. Учет и хранение данных, занесенных в систему в процессе оценки
 хранение «истории результатов» оценки по каждому сотруднику,
 доступ руководителя к формам оценки подчиненных, доступ
администраторов ко всем формам оценки;
5. Анализ результатов и отчетность по итогам проведения оценки персонала
 Подготовка запросов для отчетов, размещенных в отчетноаналитической системе
Функциональные требования к системе оценки
1. Платформа для разработки системы оценки:
Система оценки должна быть разработана на базе платформы WebTutor
(Websoft).
2. Система оценки должна реализовывать следующие процессы:
 ведение библиотеки компетенций (с весами),
 формирование профилей должностей на основе библиотеки компетенций,
 планирование оценочных процедур на основе организационной структуры и
профилей должностей,
 поддержка разных типов оценочных процедур, в т.ч.проводящихся
одновременно,
 создание настраиваемых форм оценки на каждого сотрудника,
 доступ к ним сотрудников и руководителей,
 заполнение форм оценки,
 согласование форм оценки (документооборот) между участниками,
 уведомление участников оценки по электронной почте,
 отслеживание статуса форм администраторами,
 формирование данных для отчетов.
3. В системе оценки необходимо наличие следующих возможностей:
 возможность добавления комментариев при заполнении форм оценки (в
т.ч.скрытых) и фиксации изменений.
 возможность выделения группы сотрудников, объединенных по
определенному признаку (управленческий уровень или статус в оценке), и
отправления этим группам изменяемых системных сообщений,
 доступ к формам подчиненных сотрудников у руководителей (в
соответствии с организационной структурой),
 доступ ко всем формам и результатам у администраторов,
 возможность экспорта (выгрузки) форм и сводных отчетов по результатам
оценки по разным категориям сотрудников в формате Excel
(администраторы – по всем сотрудникам, руководители – по сотрудникам
своего подразделения),
 возможность создания на основе результатов ежегодной оценки планов
развития для сотрудников,
 возможность интегрировать планы развития с созданной в дальнейшем
системой дистанционного обучения для администрирования процесса
обучения.
4. Требования к совместимости системы оценки с другими системами:
 Система оценки должна быть интегрирована с системой 1С:Кадры для
периодической «подгрузки» актуальной информации о сотрудниках,
перемещениях, увольнениях;
 С системой электронной почты Агентства для осуществления
автоматической рассылки персонализированных сообщений по e-mail по
системным событиям (необходимости участия в оценочной процедуре и
т.п.);
 С единым каталогом пользователей (MS ActiveDirectory) для осуществления
процедуры аутентификации пользователя в системе;
Создание
формы
Внесение комментариев и
оценок по результатам
обзорной встречи
Заполнение
самооценки
(текст, не баллы)
Знакомится с самооценкой
С, вносит свои
комментарии по оценкам и
предварительные оценки
Знакомится со скрытыми
комментариями ВР, возможно
вносит изменения в свои
комментарии в форме, согласует
с ВР, направляет уведомление С
о готовности к обзорной встрече
(оценочному собеседованию)
Проведение
обзорной
встречи
Согласование комментариев и
оценок, внесение изменений,
уведомление сотрудника
Куратор (РССП)
Знакомится с комментариями НР и С и предварительными
оценками, заполняет форму (желательно, чтобы он заполнял
комментарии не по каждой компетенции, а в отдельном блоке в
целом – согласен/несогласен+ комментарии), при этом эти
комментарии - скрытые для сотрудника, видны только НР
РССП видит на Портале/ в любой момент
может выгрузить отчет по состоянию форм
сотрудников в процессе оценки, а также видеть
формы сотрудников своего подразделения в
режиме просмотра.
Администратор
(УРП)
Вышестоящий
руководитель (ВР)
Непосредственный
руководитель (НР)
Сотрудник (С)
5. Примерная схема бизнес-процесса оценки, в соответствии с которым должен осуществляться документооборот в
системе
УРП видит на Портале и в любой момент
может выгрузить отчет по состоянию и
содержанию форм сотрудников в процессе
оценки, а также видеть формы сотрудников
всех подразделений в режиме просмотра.
По завершении оценки РССП может оценить в своде оценок
распределение оценок и совершить 1 из 3-х действий:
1. Согласовать все
2. Не согласовать все
3. Вернуть на доработку некоторые формы.
Переход формы
Завершение
оценки,
уведомление
сотрудника