СП &quot

СП "ВЬЕТСОВПЕТРО"
СОЦИАЛИСТИЧЕСКАЯ РЕСПУБЛИКА ВЬЕТНАМ
Независимость – Свобода - Счастье
--------------------------------
«СОГЛАСОВАНО»
ПЕРВЫЙ ЗАМ. ГЕНДИРЕКТОРА
______________В.И.УРМАНЧЕЕВ
“ “ ______________2004 Г.
«УТВЕРЖДАЮ»
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР
______________ЧАН ЛЕ ДОНГ
“ “ ______________2004 Г.
ПОЛОЖЕНИЕ
ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И АРХИВНОЙ
РАБОТЫ В СП "ВЬЕТСОВПЕТРО"
Г.ВУНГТАУ
– 2004 Г.
1
СОВМЕСТНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ
"ВЬЕТСОВПЕТРО"
СОЦИАЛИСТИЧЕСКАЯ РЕСПУБЛИКА ВЬЕТНАМ
Независимость – Свобода - Счастье
ПОЛОЖЕНИЕ
ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И АРХИВНОЙ РАБОТЫ
В СП "ВЬЕТСОВПЕТРО"
(Введено в действие Приказом Генерального директора
СП "Вьетсовпетро" № …….от
…..)
РАЗДЕЛ I
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Статья 1. РЕГУЛИРУЕМЫЕ ОБЪЕКТЫ И СФЕРА ПРИМЕНЕНИЯ
1.1.Настоящим положением устанавливается порядок ведения
делопроизводства и архивной работы Совместного предприятия
«Вьетсовпетро» (ниже СП "Вьетсовпетро"), включая: подготовку и издание
служебных
документов;
контроль
за
входящей
и
исходящей
корреспонденцией; хранение и контроль за использованием штампов;
формирование действующих файлов документов; отбор архивных
материалов; определение ценности документов и их корректировку; ведение
учета, проверку, хранение и использование архива СП "Вьетсовпетро".
1.2. Настоящее Положение обязательно для всех отделов, служб и
структурных подразделений СП «Вьетсовпетро».
С момента введения в действие настоящего Положения СП
“Вьетсовпетро”, утрачивает силу “Инструкция по ведению делопроизводства
в аппарате СП “Вьетсовпетро”, утвержденная приказом № 44 от 06 июля 1982
г.
Статья 2. ОБЯЗАТЕЛЬСТВА ПО ИСПОЛНЕНИЮ
2.1. Все работники СП "Вьетсовпетро" обязаны строго соблюдать
настоящее Положение СП "Вьетсовпетро".
2
2.2. Ответственность за организацию, руководство, проверку и
контроль за ведением делопроизводства и архивной работы возлагается на
руководителей всех отделов, служб и структурных подразделений СП
«Вьетсовпетро».
2.3. Начальник Канцелярии СП "Вьетсовпетро" непосредственно
отвечает за организацию и контроль по надлежащему
ведению
делопроизводства и архивной работы в СП "Вьетсовпетро", а также за
инструктаж по исполнению и контролю за соблюдением
настоящего Положения СП «Вьетсовпетро» во всех его отделах, службах и
структурных подразделениях .
2.4. Делопроизводство и архивная работы в СП "Вьетсовпетро" должны
проводиться согласно законодательству СРВ по сохранению государственной
тайны, а также положению об обеспечении секретности документации,
введенному в действие приказом Генерального директора СП "Вьетсовпетро"
№ 287 от 05 марта 1998 г.
2.5. Действующие в СП "Вьетсовпетро" документы составляются на
русском и вьетнамском языках. Все экземпляры имеют равную юридическую
силу.
РАЗДЕЛ II
ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ГЛАВА I
ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ИЗДАНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Статья 3. ПРИМЕНЯЕМЫЕ В СП ВИДЫ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ:
3.1. Административные документы: Приказы, распоряжения,
решения, сообщения, отчеты, доклады, программы, планы, варианты,
проекты,
протоколы,
служебные
записки,
письма,
телеграммы,
вспомогательные документы (положения, правила, приложения и т.д.), а
также удостоверения, поручения, приглашения, рекомендательные письма,
разрешения на отпуск, командировочные удостоверения, акты приемки
документации, рассыльные квитанции и другие внутренние документы
СП "Вьетсовпетро".
3.2. Профессиональные материалы:
3
- Документы по специальностям, а именно: научно-техническая
документация, проекты, архитектурные, геологические, геодезические,
измерительные документы, карты, гидрометеорологические, статистические,
финансово-бухгалтерские документы…
- Тендерная документация: планы проведения тендеров, тендерные
приглашения, тендерные предложения…
- Контракты и экономические договора.
Статья 4. ТРЕБОВАНИЯ ПО ПОДГОТОВКЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Подготовка документов в СП "Вьетсовпетро" осуществляется в
соответствии с Постановлением № 110/2004/ND-CP от 08.04.2004, а также с
учетом специфики работы в СП "Вьетсовпетро" для обеспечения правовой
основы документов, а также их эффективного и оперативного исполнения.
4.2. Составление документов предполагает обязательное соблюдение
следующих основных требований:
4.2.1. По содержанию:
- Содержание служебных документов СП "Вьетсовпетро" должно
обеспечивать правовую основу,
рациональность,
согласование ,
способствовать их оперативному исполнению и не противоречить
Соглашениям между Правительствами СССР и СРВ от 19 июня 1981 года и
от 16 июля 1991 г., другим межгосударственным и межправительственным
соглашениям между РФ и СРВ, действующему законодательству СРВ, Уставу
о деятельности СП "Вьетсовпетро", решениям заседаний Совета и положению
о персонале СП "Вьетсовпетро", а также правилам внутреннего трудового
распорядка и другим действующим нормативым актам СП "Вьетсовпетро".
- Язык и лексика, применяемые в документах, должны быть точными,
понятными, согласованными и соответствующими по каждому виду и
предмету документов.
- Стиль документа должен быть четким, ясным и логично связным, без
всяких грамматических и пунктуационных ошибок, а также зачеркиваний и
помарок.
- Каждый административный документ относится только к одному
вопросу и должен быть конкретным и исполняемым.
4.2.2. По форме:
4
Форма административных документов должна иметь все реквизиты,
установленные Постановлением Правительства СРВ № 110/2004/ND-CP от
08.04.2004г. о ведении делопроизводства и соответствовать форме служебных
документов СП "Вьетсовпетро", прилагаемой к настоящему Положению, а
именно:
- официальное название государства (СРВ); название подразделенияисполнителя (составителя), номер и шифр документа; географическое
название; дата; наименование вида документа и заголовка к тексту;
содержание; должность, ФИО, подпись должностного лица; печать
подразделения - исполнителя; рассылку; гриф секретности или срочности
(при необходимости).
- Официальное название государства: на всех документах
официальное название государства (СРВ) должно указываться справа в
верхней части первого листа, с подчеркиванием:
СОЦИАЛИСТИЧЕСКАЯ РЕСПУБЛИКА ВЬЕТНАМ
Независимость-Свобода-Счастье
- Название подразделения - исполнителя :
+ Документы, издаваемые СП "Вьетсовпетро", составляются на бланке с
логотипом и названием предприятия (см. приложенный бланк).
+ В документах, издаваемых структурными подразделениями и
действующих внутри СП, пишется название СП "Вьетсовпетро" и под ним
название структурного подразделения (без логотипа СП "Вьетсовпетро").
Например:
СП "Вьетсовпетро"
УПК
(в зависимости от того, на каком языке составляется документ, русском
или вьетнамском, подзаголовок пишется соответственно)
Название подразделения – исполнителя
«СП "Вьетсовпетро"»
располагается в левом верхнем углу на первом листе, параллельно названию
государства. Под ним пишется название подразделения или отдела,
составляющего документ, с подчеркиванием.
- Номер и шифр документа:
5
+ Номера документов - последовательно регистрируемые порядковые
номера документов, начиная с № 1 с начала года и заканчивая последним
номером в последнее число текущего года.
+ Шифр документа состоит из сокращенных букв названия вида
документа; названия отдела, службы или подразделения, составляющего этот
документ, по указанному порядку.
Между номером и шифром ставится дробь (/); между названием вида
документа и названием подготавливающего документ подразделения - знак
тире (-). Номер и шифр указываются слева, ниже названия СП "Вьетсовпетро"
и издающего документ подразделения.
Порядок расположения номеров конкретных документов следующий:
+ Документы Генерального директора СП "Вьетсовпетро":
№: ………./QD-CB (Приказ Генерального директора или Первого
заместителя Генерального директора, составляемый Отделом Кадров).
№: ………./CT-TCLD (Распоряжение Генерального директора или
Первого заместителя Генерального директора, составляемое Отделом
организации труда и заработной платы).
+ Административные документы СП "Вьетсовпетро":
№: …………/GGT (Рекомендательное письмо СП "Вьетсовпетро" );
№:
…………/GCL
(Командировочное
удостоверение
СП "Вьетсовпетро" );
№: …………/GM (Приглашение СП "Вьетсовпетро" );
+ Принятые сокращенные названия структурных подразделений,
отделов и служб АУ Дирекции, используемые в служебных документах,
указаны в приложении 1.
В отношении исходящих документов, перед их порядковыми номерами
необходимо поставить кодовый номер подписывающего документ
руководителя СП "Вьетсовпетро", а именно:
- Письма за подписью Генерального директора, подготавливаемые
Канцелярией и/или другими службами СП "Вьетсовпетро": 01- №……/CVVP, (и/или) 01 - №
CV/ - абревиатура подразделения - исполнителя;
- Письма за подписью Первого заместителя Генерального директора,
подготавливаемые
Канцелярией
и/или
другими
службами
6
СП "Вьетсовпетро": 02- №……/CV-VP; ....../ ( и/или); 02 - №……./CV –
абревиатура подразделения-исполнителя;
- 03- №…... - за подписью Главного инженера
- 04- №…... – за подписью заместителя Генерального директора по
коммерции
- 05- №…... – за подписью заместителя Генерального директора по
бурению и ПГ
- 06- №…... – за подписью заместителя Генерального директора по
геологии
- 07- №…... – за подписью заместителя Генерального директора по
МТС и ТТ
- 08- №…. – за подписью заместителя Генерального директора по
капстроительству
- 09- №…... – за подписью заместителя Гендиректора по общим
вопросам.
- Географическое название и дата издания документа:
+ Географическое название – это место расположения главного офиса
СП "Вьетсовпетро" и место издания документов.
+ Дата издания документа является конкретным числом, месяцем,
годом, которая была зарегистрирована в
журнале исходящей
корреспонденции (для обеспечения достоверности даты перед числами: от 1
до 9 и месяцами: с 1 по 2 дополнительно ставится 0: 01, 02 …)
Географическое название и дата издания документа указываются ниже
названия государства справа, как:
г. Вунгтау, число…….месяц…….200…год
- Предмет и заголовок к тексту документа:
+ Наименование вида документа ( приказ, распоряжение, решение,
доклад, служебная записка и т.д.) отражает важность документа и характер
упоминаемого в документе вопроса и облегчает регистрацию документов,
классификацию документации и организацию их выполнения. Наименование
вида документа печатается под географическим названием и датой издания
документа посередине страницы.
+ Заголовок к тексту документа: краткое предложение или
словосочетание, выражающее полное и точное основное содержание
7
документа, которое помогает регистрации документов в журналах, а также
контролю за регулированием соответствующих вопросов и поиску, при
необходимости.
В документах с указанием названия их вида, заголовок к тексту
ставится прямо под данным названием. В других документах заголовок к
тексту ставится под номером и шифром.
- Содержание документа является важнейшим элементом документа.
Все вопросы, которые должны быть решены и урегулированы, полностью
отражаются в содержании документа.
- Должность, ФИО и подпись должностного лица:
Лицо, подписывающее документ в рамках своих полномочий, отвечает
за подписываемый им документ; под подписью должны быть четко указаны
ФИО; нельзя подписывать документы карандашом, красными или быстро
стирающимися чернилами.
Порядок подписания документов:
+
Документы,
подписываемые
Генеральным
директором
СП "Вьетсовпетро":
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР
(подпись, ФИО)
+ Документы, подписываемые Первым заместителем Генерального
директора СП "Вьетсовпетро":
П.П. ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА
(подпись, ФИО)
заместителями по поручению
ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЕНДИРЕКТОРА
+ Документы, подписываемые
Генерального директора:
П.П. ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА
(подпись, ФИО)
+ Документы, подписываемые начальниками Канцелярии, отделов и
служб в СП "Вьетсовпетро" по поручению Генерального директора:
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЕНДИРЕКТОРА
П/П ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА
НАЧАЛЬНИК КАНЦЕЛЯРИИ или
НАЧАЛЬНИК ОТДЕЛА/СЛУЖБЫ
(подпись, ФИО)
- Проставление печати:
На документе за подписью компетентного лица должна ставиться
печать. Печать должна ставиться ровно и четко, на 1/3 подписи слева и
специальными установленными чернилами.
- Рассылка/ Адресаты:
8
+ Организации, физические лица, ответственные за регулирование,
исполнение упоминаемого в документе вопроса или являющиеся объектами
получения соответствующей информации. Для обеспечения доставки
документов точно по адресатам, а также копирования их в нужном
количестве, правильной регистрации и поиска, адресаты должны быть
указаны четко и достоверно.
+ В письмах, отчетах, служебных записках, объявлениях…. адресаты
указываются на первом листе под датой издания документа и последней
листе в части рассылки:
Например:
- Кому: - ……(название организации, получающей документ, или имя
получателя)
+ В письмах, направляемых Участникам СП "Вьетсовпетро" и
составляемых на русском и вьетнамском языках, адресаты указываются на
первом листе по следующему порядку:
Если документы составляются на русском языке, адресаты
располагаются следующим образом:
- Генеральному директору ОАО"Зарубежнефть", г-ну…..
- Генеральному директору ГКНГ Петровьетнам, г-ну….
И, наоборот, на вьетнамском языке:
- Генеральному директору ГКНГ Петровьетнам, г-ну….
- Генеральному директору ОАО "Зарубежнефть", г-ну…..
+ Когда копии документов рассылаются адресатам-получателям,
заинтересованным подразделениям ГКНГ или сторонним организациям для
совместной работы или проведения проверки исполнения документов,
адресаты пишутся следующим образом:
- Кому: -………..
- Копии: - ……...
+ В рассылку на последнем листе документа, в список адресатов
включаются также организации и физические лица, получающие документы
для сведения, совместной работы или отправки документов в архив. Такие
адресаты рассылки указываются в левом углу в конце документа.
Например:
Рассылка:
9
- По адресатам;
- ……………(для сведения )
-В архив: составитель документа, Канцелярия
+ В таких документах как: приказы, решения, распоряжения, ….с
большим количеством адресатов, рассылка указывается в левом углу в конце
каждого документа.
Например:
Рассылка:
- Генеральному директору , Первому заместителю Генерального
директора и другим его заместителям;
- ……………
-В архив: составитель документа, Канцелярия.
- Грифы срочности и секретности:
+ Грифы срочности бывают трех степеней: «срочно», «очень срочно» и
«сверхсрочно». Составитель документа, учитывая необходимый срок
передачи документа получателю, предлагает степень срочности на выбор
подписывающему документ лицу.
+ Существует три степени грифов секретности «секретно»,
«совершенно секретно», «чрезвычайно секретно». Согласно Положению
СП "Вьетсовпетро" о сохранении секретных документов, составитель
документов определяет и предлагает степень секретности, а также получателя
документа на выбор подписывающему документ лицу.
В зависимости от секретности и срочности документов экспедиция
Канцелярии СП "Вьетсовпетро" обязана проставлять грифы секретности и
срочности под номерами и шифрами на первом листе документа, в
соответствии с положением по обеспечению секретности документов, а также
осуществлять все необходимые работы по изданию и контролю за
прохождением секретных документов.
- Использование логотипа СП "Вьетсовпетро" на документах:
+ На служебных документах СП "Вьетсовпетро", таких как: приказы,
распоряжения, рекомендательные письма, приглашения, командировочные
удостоверения, служебные записки, разрешения на отпуск, кроме выше
установленных элементов – реквизитов, можно добавить логотип
СП "Вьетсовпетро", проставляющийся в верхнем углу первого листа с
10
названием, адресом, электронным адресом, номерами телефонов и факсов
совместного предприятия (см. форму № 14).
+ На служебных письмах, проходящих внутри СП "Вьетсовпетро",
логотип СП "Вьетсовпетро" может не проставляться, а пишется название
государства справа и слева, на одном уровне с ним - СП "Вьетсовпетро"; под
ними – название структурного подразделения, составляющего документ
(можно использовать общепринятые сокращения), дальше – номер, шифр и
заголовок к тексту документа.
4.3. Правила оформления текста документов:
Документы распечатываются на стандартной белой бумаге формата А4
(210х297мм).
4.3.1. Расположение реквизитов документов на формате А4:
- Размеры полей лицевой стороны листа: верхнее – 25мм, нижнее –
20мм, левое – 35мм, правое – 20мм.
- Размеры полей обратной стороны листа: верхнее – 25мм, нижнее –
20мм, правое – 20мм, левое – 35мм.
4.3.2. Порядок нумерации страниц, разделов, глав, пунктов, статей,
подпунктов и параграфов:
- Документы, которые печатаются на двух и более листах, нумеруются
арабскими цифрами посередине листа на 10мм от нижнего края, начиная со
второго листа.
- В отношении документов, имеющих от двух и более приложений,
порядковый номер приложения пишется римскими цифрами (I, II, III…).
Нумерация документа с разделами производится следующими двумя
способами:
- В таких документах, как: решения, приказы, распоряжения, текст
делится на:
+ Раздел (нумеруется римскими цифрами I, II, III…);
+ Подраздел (нумеруется римскими цифрами I, II, III…);
+ Глава (нумеруется заглавными латинскими буквами: А, В, С…);
+ Статья (нумеруется арабскими цифрами 1, 2, 3…);
+ Пункт (нумеруется арабскими цифрами 1, 2, 3…);
+ Подпункт (нумеруется латинскими буквами: а, в, с…);
+ Параграф (обозначается знаком тире “-“).
11
- Другие документы, такие как: проекты, положения и правила, планы,
экономические и технические документы, контракты, договоры нумеруются
следующим образом:
Например:
I……………
1……………
1.1…………
1.2…………
1.2.1……….
1.2.2……….
2…………...
(порядковый номер не должен состоять из более 4 степеней)
4.3.3. Шрифт Unicode. В документах на вьетнамском языке
использование шрифтов должно соответствовать требованиям TCVN
6909:2001 (на основе Приказа Премьер-министра СРВ № 72/2002/GD-TTg от
10.06.2002г. и Циркуляра Министерства науки и технологий № 07/2002/TTBKHCN).
Подробнее смотреть формы оформления документов с указанием
названий их видов (Приложение № 2); формы оформления служебного
письма (Приложение № 3); установленные шрифты и размеры шрифтов
(Приложение № 4 ) .
Статья 5. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ИЗДАНИЯ СЛУЖЕБНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
5.1. Порядок составления служебных документов.
5.1.1. Принципы распределения ответственности за составление
документов:
На основании установленных Уставом СП "Вьетсовпетро" функций,
прав и обязанностей совместного предприятия, исходя из функций и
конкретных обязанностей отделов, служб и структурных подразделений
СП "Вьетсовпетро"; в зависимости от содержания документа (важности,
сложности или простоты), Генеральный директор или Первый заместитель
Генерального директора при отсутствии Генерального директора
12
распределяет ответственность за составление документов следующим
образом:
+ Составление таких документов как: приказы, распоряжения, крупные
проекты, доклады, решения заседаний и других важных и сложных
документов, поручаеться Генеральным директором или Первым заместителем
Генерального директора при отсутствии Генерального директора
курирующему заместителю или начальнику отдела/службы как главному
ответственному лицу .
+ В отношении других административных документов: Составление
несложныхз документов или документов узкого профиля поручается
начальникам соответствующих функциональных отделов/служб или
работникам, на которых возложен непосредственный контроль за решение
соответствующих вопросов, во главе, совместно с заинтересованными
подразделениями и лицами.
+ Контракты и договора: подготовка контрактов и договоров
производится согласно Положению о порядке приобретения товаров и услуг
для производственных нужд, введенному в действие соответствующим
приказом СП "Вьетсовпетро" и в соответствии с комплексом форм
договоров/контрактов СП.
+ Технические и специальные документы: их подготовка проводится в
рамках порученных Генеральным директором, Первым заместителем
Генерального директора, главным инженером или курирующими
заместителями функций и заданий каждого структурного подразделения.
Процедуры и правила составления документов должны соответствовать
стандартам и нормам, установленным соответствующими государственными
управленческими органами, а также мировой практике.
5.1.2. Порядок подготовки служебных документов:
Подразделения, отделы/службы или лица, на которых возлагается
ответственность за составление каких-либо документов, обязаны выполнять
следующие работы:
- Подготовительные работы по подготовке документов:
+ Определение конкретного вида составляемого документа, его
содержания и секретности/срочности;
+ Сбор необходимой информации – прошедшей, фактической,
прогнозируемой и прочей.
13
- Составление документов: в установленном порядке и по правилам
оформления (см. приложения № 2, 3).
+ При необходимости главное ответственное лицо предлагает
непосредственному руководителю структурного подразделения или
руководству СП "Вьетсовпетро" организацию сбора замечаний от
заинтересованных отделов, подразделений и ответственных лиц с целью
тщательного изучения и внесения поправок в проект документа.
Документы с большим объемом, содержащие сложные различные
вопросы, составляются по следующему порядку:
+ Сбор и обработка необходимой информации;
+ Создание и представление детального проекта на утверждение
Руководству СП "Вьетсовпетро";
+ Составление полного проекта;
+ Организация сбора замечаний от заинтересованных отделов,
подразделений и ответственных лиц для совершенствования проекта.
В отношении документов, одновременно подготавливаемых на разных
языках (на вьетнамском, русском, английским ... языках), руководители
отделов, служб и подразделений отвечают за организацию подготовки
документов на данных языках.
\- Проверка проекта документа: составленный проект документа
должен быть завизирован руководителем подразделения-исполнителя, или
начальником ответственного отдела/службы до его передачи в другие
заинтересованные отделы, службы и подразделения для согласования и
представления компетентному лицу на утверждение.
- Печатание согласованного черновика:
+ Согласованный компетентным лицом черновик документа должен
быть точно напечатан в установленном порядке и по правилам оформления
документа. В случае обнаружения ошибок или неясностей в черновике,
машинистка обязана уточнить их у составителя документа или лица,
утверждающего данный черновик;
+ Машинистке запрещается разглашать содержание печатаемого
документа и
печатать и копировать его только в соответствии с
требованиями подписывающего документ лица.
- Полномочия подписания служебных документов:
14
+ Подписание Документов СП "Вьетсовпетро" производится на основе
единоначалия
согласно
указанным
выше
межправительственным
соглашениям между СРВ и РФ, законодательству СРВ, Уставу и другим
положениям и нормативным актам СП. Только уполномоченному лицу
разрешается подписание соответствующего документа, а именно:
Генеральному директору, Первому заместителю Генерального директора,
курирующим заместителям Гендиректора, Главному инженеру и
уполномочным руководителям структурных подразделений, начальникам
отделов/служб. В случае разногласий окончательное решение принимает
Генеральный директор.
Полномочия
подписания
документов
СП "Вьетсовпетро"
распределяются следующим образом:
+ Подписание документов СП "Вьетсовпетро", таких как: приказы,
распоряжения, положения, правила, доклады, планы, служебные записки,
письма в адрес центральных ведомственных органов или местных
организаций, зарубежных компаний… входит в компетенцию Генерального
директора, Первого заместителя Генерального директора при отсутствии
Генерального директора или уполномоченного Генеральным директором
лица;
+ Подписание других документов, касающихся других вопросов
деятельности Совместного Предприятия, поручается Генеральным
директором своим заместителям в соответствии с Положением о
распределении прав и обязанностей в руководстве дирекции совместного
предприятия «Вьетсовпетро», введенным в действие Приказом № QD952/LDTL-PL от 03.06.2002 г.
+ Первый заместитель Гендиректора, при согласовании с
Гендиректором, несет ответственность за подписание документов,
касающихся специалистов Российского Участника в СП, согласно Приказу №
QD-952/LDTL-PL от 03.06.2002 г., таких как: Приказы о приеме на работу, о
прекращении трудового договора, о премировании или применении
дисциплинарных взысканий и др.
+ Курирующие начальники подразделений, функциональных отделов и
служб вправе подписывать по поручению Гендиректора (П/П) такие
служебные документы, как инструкции по ведению каких-либо
профессиональных операций в своей области. Начальнику Канцелярии
15
СП "Вьетсовпетро", разрешается подписание административных документов
по поручению Гендиректора, таких как: внутренние служебные документы по
ускорению, регулированию и выполнению различных работ; сообщения по
исполнению приказов Гендиректора; приглашения; рекомендательные
письма; командировочные удостоверения (в случае отсутствия Гендиректора
и его курирующих заместителей, и при однодневном сроке командировки у
получающих удостоверение работников) и другие.
- Визирование:
Для обеспечения правовой основы, правильного оформления
служебных документов по форме и согласно данным полномочиям,
устанавливается следующий порядок их визирования до представления
руководству СП "Вьетсовпетро" на утверждение:
+ Начальник подразделения – автора какого-либо служебного
документа должен визировать и нести ответственность перед главным
компетентным подписывающим документ лицом за содержание этого
документа (место проставления визы - под текстом документа).
+ Начальник Юридического отдела отвечает за проверку правовой
основы исполнения приказов, распоряжений Гендиректораб а также других
документов.
+ Начальник юридического отдела визирует подготовленные проекты
документов, только при наличии виз руководителей служб СП
«Вьетсовпетро». При отсутствии других виз, начальник юридического отдела
имеет право возвратить документ на доработку.
+ Начальник Канцелярии СП "Вьетсовпетро" несет ответственность за
проверку соблюдения требований оформления и составления документов и
визирует в части рассылки сдачу документов в архив.
- Подписание:
Отредактированный и отпечатанный документ и его черновик сдаются
секретарям для дальнейшего представления на подписание либо
Генеральному директору, либо Первому заместителю Генерального
директора, либо главному инженеру, курирующему заместителю или
уполномоченному Гендиректором лицу. При возникновении каких-либо
дополнительных замечаний у подписывающего документ лица, данный
документ редактируется соответственно и вновь передается на подписание.
16
5.2. Издание документов:
Все подписанные документы СП "Вьетсовпетро" сдаются в экспедицию
Канцелярии СП "Вьетсовпетро" для их оформления и введения в действие.
Экспедиция Канцелярии СП "Вьетсовпетро" принимает для исполнения
только отпечатанные в установленном порядке документы, чистые, без какихлибо исправлений и помарок, и проверяет правильность оформления
документов в соответствии с статьей 8 настоящего Положения СП
«Вьетсовпетро».
Статья 6. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ОСНОВНЫХ ДОКУМЕНТОВ.
6.1. ПРИКАЗЫ:
6.1.1. Проекты приказов Генерального директора или Первого
заместителя Генерального директора при отсутствии Генерального директора
подготавливаются и издаются как следующее :
-Приказы о выполнении Решений заседаний Совета СП "Вьетсовпетро",
- Приказы о введении в действие таких документов как: положения,
правила, процедуры, инструкции…;
- Приказы о введении в действие технико-экономических стандартов,
по прозводственным и кадровым вопросам (приказы о приеме, переводе,
назначении, премировании, принятии дисциплинарных взысканий,
повышении разряда работников и др).
6.1.2. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей:
констатирующей (вводной) и распорядительной.
- В констатирующей части приказа излагаются правовая основа или
причины, послужившие изданию приказа; например: указывается причина
издания приказа - на основании документа высшей инстанции,
регламентирующего функции, задачи и права подразделения-исполнителя
приказов, или при необходимости принятия мероприятий для
управленческой работы; четко указывается подразделение или физическое
лицо, рассмотрение предложения которого приводит к изданию
соответствующего приказа. Эта часть должна быть кратко, четко и
последовательно изложена с указанием всех необходимых оснований издания
приказа (документ, указанный в этой части в качестве основания для издания
приказа, должен иметь конкретный номер, шрифт, дату издания, название
17
подразделения-исполнителя, ссылку для обоснования и удобства в
дальнейшем использовании).
Каждое основание отделяется друг от друга знаком (;) и пишется с
новой строки; после изложения последнего основания ставится знак (,),
дальше идут слова «Приказываю» -печатаются с отдельной строки и с
двоеточием в конце – ПРИКАЗЫВАЮ: ).
- В распорядительной части приказа перечисляются статьи и пункты,
которые разделяются в зависимости от содержания решаемого вопроса. Текст
приказа с большим объемом делится на общие положения, конкретные статьи
и статьи по исполнению. Приказ с решением одного конкретного вопроса,
случая или дела по конкретному физическому лицу делится на статьи
арабскими цифрами 1, 2, 3… и пункты/подпункты 1, 2, 3…. Содержание
приказа должно быть подробным, четким, с указанием конкретных
ответственных лиц, затрагиваемых вопросов, методов их решения,
исполнителей приказа и лиц, на которых возложен контроль за исполнением
приказа.
- Правила оформления текста приказа: см. приложение №5, форма №1 –
Приказ о введении положения / правил в действие; приложение №5, форма
№2 – Приказ (о каком-либо конкретном вопросе).
6.2. РАСПОРЯЖЕНИЯ:
6.2.1. Распоряжение Генерального директора или Первого заместителя
Генерального директора СП "Вьетсовпетро" при отсутствии Гендиректора,
издается с целью дачи указаний, ускорения, контроля и поручения задач
функциональным отделам/службам и структурным подразделениям для
выполнения поручений Генерального директора, Первого заместителя
Генерального директора и др. вопросов.
6.2.2. Текст распоряжения строится из двух частей:
- В констатирующей части распоряжения отражается необходимость
издания распоряжения; может либо указываться послуживший основанием
документ вышестоящей инстанции, либо кратко даваться оценка
сложившихся обстоятельств, приведших к необходимости издания
распоряжения.
- Распорядительная часть распоряжения должна быть построена с
подробным, четким указанием лиц, которым поручаются те или иные задачи,
18
методов выполнения этих задач, а также распределением ответственности и
установленным сроком выполнения работ. Текст распоряжения не делится на
статьи как Приказы, а разбивается на пункты 1, 2, 3… на основании
затрагиваемых в нем вопросов.
- Заключительная часть в распоряжении отсутствует. В конце
распоряжения указывается требование к организации его исполнения и
устанавливается порядок контроля и отчета об его исполнении.
- Оформление текста распоряжения: должно соответствовать
установленному порядку (см. приложение №5, форма №3).
6.3. СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА:
6.3.1. Служебные письма в СП "Вьетсовпетро" издаются в следующих
целях:
- Отправления служебных писем в адрес центральных или местных
ведомств, органов и организаций для предложения решения вопросов
СП "Вьетсовпетро"; доведения до сведения заинтересованных лиц
сложившихся ситуаций; обмена информацией, принятия совместных
мероприятий; организации связи
с целью осуществления работ по
деятельности СП "Вьетсовпетро" .
- Прохождение служебных писем внутри СП "Вьетсовпетро" для
инструктажа и проверки соответствующих мероприятий; рассмотрения и
решения предложений или требования исполнения решений Генерального
директора или Первого заместителя Генеральнго директора, в части
касающейся,
а
также
проведения
совместных
работ
между
отделами/службами и структурными подразделениями;
- Отправка служебных писем в адрес заинтересованных зарубежных
организаций или физических лиц для обмена необходимой информацией и
принятия совместных мероприятий по решению вопросов, относящихся к
деятельности СП "Вьетсовпетро".
- Рассылка ответов на письма или заявления физических лиц/ граждан
по вопросам, касающимся интересов и обязательств СП "Вьетсовпетро".
6.3.2. Текст служебного письма состоит, как правило, из трех частей:
- Вводная часть – постановка вопроса: в этой части письма указываются
причины или основания для составления служебного письма.
19
- Главное содержание: в этой части письма излагаются способы
решения вопроса. Формулировка текста должна быть четкой, конкретной и
непосредственно касаться затрагиваемого вопроса. Текст должен строиться из
простых, понятных и обоснованных предложений. В одном служебном
письме не рекомендуется постановка нескольких вопросов. Необходимо
выбирать стандартные и общепринятые слова в целях построения понятных
для получателей письма выражений.
- Заключительная часть: эта часть письма должна быть краткой,
логичной, подчеркивающей основное содержание письма и необходимые к
решению вопросы. В дипломатических служебных письмах Заключительная
часть может включать в себя слова почтения и благодарности, или
общепринятые дружеские выражения.
- Формы оформления служебных писем: (см. формы № 4, 4а, 4б, 4в и 5,
приложение №5).
6.4. СЛУЖЕБНАЯ ПЕРЕПИСКА
6.4.1. Служебная переписка с вышестоящими организациями
осуществляется за подписью руководства СП "Вьетсовпетро" и направляется
компетентным инстанциям (центральные или местные управленческие
государственные органы; Совет СП "Вьетсовпетро") с просьбой о решении
какого-либо нового вопроса, как, например: разрешение на принятие какойлибо установки, режима, рабочей программы, норм и стандартов, или
внесения изменений и дополнений в какие-либо действующие положения и
мероприятия СП "Вьетсовпетро"или его структурных подразделений для
дальнейшего эффективного использования.
6.4.2. Текст служебного письма, как правило, делится на три части:
- Вводная часть: в этой части излагаются факты, послужившие
причинами для внесения предложений о новом издании или редактировании
действующих, но не соответствующих текущей обстановке положений,
установок и режимов …. Здесь необходимо давать оценку сложившихся
обстоятельств для обоснования выдвигаемых предложений.
- Главное содержание: здесь дается краткое изложение содержания
новых предложений и идей; могут предлагаться различные варианты с
анализом их отрицательных и положительных сторон, возможности
20
реализации и ожидаемой эффективности, из которых выбирается
оптимальный вариант для последующего представления компетентным
инстанциям на утверждение. При наличии вопросов сложного характера,
касающихся ряда других органов, организаций и физических лиц,
необходимо общее согласование содержания с заинтересованными
ответственными подразделениями, отделами, службами и физическими
лицами с целью достижения нужного единогласия. В случае разногласий
между сторонами следует четко указывать все имеющиеся точки зрения,
делая предложения более убедительными.
- Заключительная часть: в этой части приводятся значение и ожидаемая
эффективность новых вариантов для производственно-хозяйственной
деятельности предприятия, а также
его управленческих работ.
Высказываются необходимые просьбы о дальнейшем рассмотрении и
утверждении вышестоящими инстанциями упомянутых в записке
предложений.
К тексту прилагается соответствующий проект (план, вариант) автора и
письменные замечания заинтересованных отделов, служб и физических лиц
по существу рассматриваемого вопроса (в случае представления
компетентной инстанцией какого-либо проекта, варианта или плана).
Форма оформления объяснительной записки (см. форму №6,
приложение №5)
6.5. ПОДГОТОВКА ДРУГИХ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ.
Отчеты, сообщения, протоколы, бланки, служебные записки,
рекомендательные письма, командировочные удостоверения, заявки на
автотранспорт, разрешения на отпуск… составляются по формам № 8, 9, 10,
11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19 приложения № 5.
ГЛАВА II
ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВХОДЯЩЕЙ И ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИЕЙ
Статья 7. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ
7.1. Прием документов:
Все документы, материалы, заявления и служебные телеграммы,
поступающие в Совместное Предприятие по почте, электронной почте, факсу
21
или лично (ниже именуемые как входящие документы), принимаются
экспедицией Канцелярии СП "Вьетсовпетро".
Экспедиция Канцелярии должна быстро ознакомиться с входящими
документами.
Ошибочно
направленные
документы
пересылаются
экспедицией Канцелярии по принадлежности после проверки состояния
конвертов. В случае обнаружения каких-либо повреждений конвертов
составляется акт.
7.2. Предварительная классификация входящих документов:
Группа делопроизводства классифицирует документы на следующие
группы:
- Документы, которые не нуждаются в открытии конвертов и регистрации:
личные письма, газеты и журналы, информационные бюллетени.
- Документы, конверты которых экспедиция Канцелярии должна
открывать и которые должны регистрироваться: документы с указанием
официального адреса СП "Вьетсовпетро" на конвертах, без грифов
секретности, или с указанием ФИО и должности получателя-руководителя
СП "Вьетсовпетро".
- Документы, конверты которых можно не открывать, но обязательно
регистрировать: документы разных категорий секретности, документы в
адрес общественных и партийных организаций СП "Вьетсовпетро".
7.3. Регистрация документов:
Конверты входящей корреспонденции, за исключением документов с
грифами «Секретно», «Совершенно секретно» и «Чрезвычайно секретно»
или «Лично», а также личные письма и письма в адрес общественных и
партийных организаций СП "Вьетсовпетро", открываются
экспедицией
Канцелярии. Экспедиция Канцелярии проводит выверку номеров документов
и необходимые административные процедуры.
После этого в левом углу под реквизитами ставится гриф «Входящий
документ»; пишутся регистрационный номер и дата поступления документа
в грифе, а также записываются в журнал или заносятся в компьютерную
систему необходимые сведения. Данный гриф подтверждает проведенную
экспедицией Канцелярии регистрацию документа и показывает дату его
получения СП.
При отсутствии этого грифа документ передается
22
руководством СП "Вьетсовпетро" в группу делопроизводства для
регистрации в установленном порядке. Документы с разными адресатами
размножаются и рассылаются экспедицией Канцелярии по принадлежности.
Регистрация входящей корреспонденции производится в журнал по
следующей форме:
Дата
посту
пления
Адре
-сант
1 2
№
Дата
Краткое
отправ содержа
-ние
Ления
3
4
5
Архи
вный
номе
р
6
Место
Подпись Примечани
получени
е
я
(регистра
-ционное)
7
8
9
Регистрация входящей корреспонденции должна осуществляться без
повторения. Каждый документ однократно и своевременно регистрируется в
день его поступления.
7.4. Рассылка документов:
Выполнив
все необходимые работы по регистрации входящих
документов экспедиция Канцелярии неотложно передает их секретарям
руководства для последующего представления руководству на рассмотрение
и принятия решения.
Документы с резолюцией руководства СП "Вьетсовпетро" заносятся
секретарями в компьютерную систему управления делопроизводством.
Секретарь обязан ставить на них гриф «резолюция» и передавать их обратно в
группу делопроизводства Канцелярии.
Группа делопроизводства отвечает за дальнейшую передачу данных
документов по указанным в резолюции адресатам. Получатель проверяет и
подтверждает получение документа в регистрационном журнале.
Требования к рассылке документов:
- Документы должны рассылаться точно по указанным адресатам –
ответственным подразделениям или физическим лицам. Не допускается
передача их через незаинтересованные подразделения или лиц.
- Документы должны регистрироваться и рассылаться в день
поступления. При вынужденной задержке передачи документов на
следующий день вследствие их большого количества и позднего поступления
23
группа делопроизводства обязана докладывать об этом начальнику
Канцелярии и хранить документы в установленном порядке.
Оригинал документа, касающегося функций и задач некоторых
отделов/ служб, подразделений или нескольких лиц для совместного
разрешения вопроса, передается главному ответственному подразделению
или лицу, а копии – по остальным адресатам. Первое указанное в резолюции
руководства СП подразделение/физическое лицо несет главную
ответственность за исполнение указаний руководства.
7.5. Контроль за прохождением и исполнением документов:
Входящие документы хранятся в архиве ответственных лиц во время и
после их исполнения.
Ответственное за исполнение документа лицо обязано соблюдать
положение об основных функциях, правах и задачах своего подразделения, а
также выполнять должностные инструкции.
Структурные подразделения, отделы/службы и физические лица,
отвечающие за исполнение какого-либо документа, проверяют правомочия
СП "Вьетсовпетро" на рассмотрение и решение затрагиваемых вопросов в
данном документе и, при отсутствии полномочий или недостатке каких-либо
процедур, предлагают Генеральному директору проект ответа в адрес
учреждения-автора документа.
При наличии достаточной правовой основы для исполнения документа,
он рассматривается по порядку, указанному в статье 5 настоящего
Положения. В случае, когда рассмотрение и исполнение документа не входит
в полномочия
и функции отдела/службы, получившего документ по
резолюции руководства СП "Вьетсовпетро", начальник отдела/службы
докладывает об этом руководству.
Статья 8. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИЕЙ
8.1. Регистрация исходящих документов:
Все издаваемые СП "Вьетсовпетро" документы (далее именуемые как
исходящие
документы)
передаются
в
экспедицию
Канцелярии
СП "Вьетсовпетро". Экспедиция Канцелярии несет ответственность за:
- Проверку количества исходящих экземпляров;
24
- Проверку соблюдения составителями порядка оформления и
составления документов;
- Регистрацию номера, шифра и даты документов.
При регистрации документов им присваиваются исходящие порядковые
номера, начиная с 01 документа первого рабочего дня и заканчивая
последним номером последнего рабочего дня текущего года. Для удобства
управления, регистрация исходящих документов производится в двух
журналах – журнале для регистрации приказов, распоряжений, решений и
журнале для регистрации прочих документов – по следующей единой форме:
Форма журнала для регистрации исходящей корреспонденции
Дата
напра
влени
я
№ Краткое Подписыва Количество Адресат В
Приме
содержа ю-щее
рассылаем ы
архив
-чание
-ние
лицо
ых
экземпляро
в
1
2 3
4
5
6
7
8
8.2. Размножение, распечатка и копирование документов:
По завершению регистрации исходящей документации, группа
делопроизводства Канцелярии размножает оригиналы за подписью
Руководства СП "Вьетсовпетро" и отправляет их заинтересованным
работникам СП "Вьетсовпетро", в соответствии с утвержденным расчетом
рассылки.
8. 3. Проверка, проставление печати и отправка документов:
Печать СП «Вьетсовпетро» должна ставиться на всех приказах,
распоряжениях, контрактах/договорах (включая экономический и трудовой
договоры) и документах, адресованных в сторонние организации.
До проставления печати на исходящих документах группа
делопроизводства
сверяет
соответствие
оформленных
документов
установленному порядку для обеспечения правильности их издания.
Проверка формулировки документов включает: сверку номеров,
шифров отделов/служб и подразделений – авторов, даты, адресатов;
соблюдения установленных размеров и всех реквизитов документов.
Документы с письменными замечаниями руководства рассылаются только
внутри СП "Вьетсовпетро", а не сторонним организациям.
25
На всех экземплярах исходящей корреспонденции работники
экспедиции
канцелярии
проставляют
регистрационный
штамп
СП "Вьетсовпетро" и, при необходимости (по решению подписывающего
документ лица), грифы срочности и секретности, после чего конвертуют их и
пишут адреса.
Отправка исходящих документов должна удовлетворять следующим
требованиям:
+ Исходящие документы регистрируются и отправляются в течение
текущего дня.
+ Документы могут рассылаться по почте или прямо по адресатам;
получатель документа должен подтверждать получение документа своей
подписью.
Форма журнала по почтовой отправке или личному вручению
исходящих документов:
Форма журнала по отправке исходящих документов
Дата
отправления
1
Номер
шифр
2
и Количество
конвертов
3
Адресат
Подпись
4
5
+ При необходимости срочной отправки несекретные документы могут
рассылаться по факсимильной связи. Отправка документов по факсу
производится только после прохождения регистрации в группе
делопроизводства Канцелярии и при согласовании с ней для дальнейшего
управления и контроля.
8.4. Хранение исходящих документов:
Каждый исходящий документ хранится как минимум в 02 экземплярах
– 01 экземпляр –оригинал с подписью компетентного лица в архиве
Канцелярии СП "Вьетсовпетро", 01 – в архиве подразделения или у
физического лица, составившего данный документ. Экспедиция канцелярии
обязана вести порядок номеров исходящих документов при их хранении. Все
важные документы СП "Вьетсовпетро" печатаются на бумаге хорошего
качества со средним показателем рН и несмывающимися чернилами.
Конкретные работы с входящими и исходящими документами
проводятся в соответствии с приказом Генерального директора
СП "Вьетсовпетро" № 72/VP от 14.01.2003г.
26
Статья 9. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ПЕЧАТЕЙ
9.1. Контроль за использованием печатей: Контроль и использование
печатей осуществляется согласно соответствующему Постановлению
Правительства СРВ № 58/2001/ND-CP от 24.08.2001г. и Циркуляру
Министерства Милиции № 08/2002/ТТ-ВСА от 05.12.2002г., разъясняющим
исполнение вышеуказанного Постановления. Контроль за использованием
печатей СП "Вьетсовпетро" поручается Генеральным директором Начальнику
Канцелярии.
Руководители структурных подразделений несут ответственность перед
законодательством СРВ и Генеральным директором СП «Вьетсовпетро» за
контроль и использование своих печатей, которые ставятся только на
переписках внутри СП «Вьетсовпетро».
9.2. Использование печатей:
- Работник, которому поручено хранение печатей, собственноручно
проставляет печати на документах в установленном порядке и только при
наличии подписей уполномоченных компетентных лиц.
- Печать должна ставиться прямо, ровно и четко, на 1/3 подписи слева и
специальными красными чернилами.
- Печать СП "Вьетсовпетро" без подписи ставится на документах для
подтверждения их нахождения под контролем СП. Необходимость
скрепления печатью всех листов документа определяется подписывающим
документ лицом.
- Проставляя печати на документах, не подлежащих сдаче в архив
канцелярии, таких как: контракты, договоры, акты приемки-передачи,
свидетельства, удостоверения, работники группы делопроизводства заносят
их в отдельный журнал учета.
- Строго запрещается проставление печати на пустых бланках и
документах, составленных не по установленному порядку.
Статья 10. КОНТРОЛЬ ЗА СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Секретные документы содержат сведения, являющиеся секретами
Компартии, Государства и СП "Вьетсовпетро". Организация контроля за
секретными документами, в основном, осуществляется по такому же порядку,
27
как и за другими документами, но с соблюдением следующих положений по
хранению государственной тайны:
- Указ о хранении государственной тайны от 28.12.2000г;
- Постановление Правительства СРВ № 33/2002/ND-CP от 28.03.2002г,
детально регламентирующее исполнение Указа о хранении государственной
тайны;
- Положение о хранении и использовании секретных документов
СП "Вьетсовпетро", введенное в действие приказом Генерального директора
СП "Вьетсовпетро" № 287 от 05.03.1998г.
Исходя
из
соответствующих
положений
Государства
и
СП "Вьетсовпетро", в процессе прохождения и исполнения секретных
документов следует обращать внимание на следующее:
+ В зависимости от степени секретности документов («Секретно»,
«Совершенно секретно» или «Чрезвычайно секретно») проводятся
соответствующие
мероприятия.
Только
Генеральному
директору
СП "Вьетсовпетро" разрешается открытие конвертов и контроль за
документами с грифами «Секретно», «Совершенно секретно» и
«Чрезвычайно секретно». В журнале для регистрации секретных документов,
к имеющимся заполняемым колонкам добавляется колонка для отметки
степени секретности;
+ Начальник Канцелярии и руководители структурных подразделений
должны строго соблюдать все действующие положения по распространению,
прохождению, использованию, а также передаче, приему и аннулированию
секретных документов;
+ Упаковка и отправка секретных документов осуществляются
следующим образом: секретный документ упаковывается в 2 конвертах; гриф
секретности проставляется на внутреннем конверте;
+ Соблюдать правила по ведению периодической отчетности,
статистики и контроля за секретными документами СП "Вьетсовпетро".
ГЛАВА III
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ В ТЕКУЩЕМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
В СП "ВЬЕТСОВПЕТРО"
Статья 11. ДЕЛА И ИХ ФОРМИРОВАНИЕ
28
«Дело» представляет собой комплект связанных друг с другом
документов по одному вопросу, работе, конкретному объекту…,
собирающийся в процессе контроля и выполнения соответствующих работ в
рамках функций, задач и обязательств какого-либо заинтересованного
структурного
подразделения,
отдела,
службы
или
работника
СП "Вьетсовпетро".
«Формирование дел» - это сбор и классификация
документов,
образующихся в процессе контроля и выполнения работ, в отдельные дела по
определенным принципам и методам.
В зависимости от специфики документов и их образования,
определяются следующие виды дел:
- Принципиальное дело: - комплект копий основных юридических
документов, Уставов, Соглашений, Положений, руководящих документов,
инструкций по исполнению каких-либо профессиональных операций
СП "Вьетсовпетро", служащих обоснованием для решения повседневных
задач и работ. В принципиальное дело могут подшиваться копии документов
СП "Вьетсовпетро", неподлежащих сдаче в архив и собранных за много лет.
- Персональное дело: в это дело подшиваются все документы и
материалы по одному физическому лицу.
- Рабочее дело: в это дело объединяются все документы по решению
одного какого-либо вопроса. Рабочее дело, как правило, включает следующие
виды документов:
+ Принципиальные документы, служащие основанием для составления
и представления Руководству на утверждение соответствующих документов;
+ Документы, содержащие результаты расследований и изучения
данного вопроса;
+ Документы с замечаниями и предложениями заинтересованных
подразделений;
+ Проекты документов для представления Руководству на рассмотрение
и утверждение.
Статья 12. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ:
Формирование дел включает в себя следующие основные работы:
12.1. Номенклатура дел:
29
Номенклатура дел представляет собой систематический перечень дел,
формируемых СП "Вьетсовпетро" на следующий год с указанием сроков
хранения, который утверждается по определенному установленному порядку.
- Правила составления номенклатуры дел: дела могут нумероваться
цифрами, буквами или смешанными шифрами (цифры и буквы). Следует
избегать совпадений номеров и допущения ошибок.
- Составитель дел: В номенклатуре дел должны быть указаны Ф.И.О.
составителей, что способствует организации ими своей работы и поможет
руководству
СП "Вьетсовпетро"
и
начальникам
подразделений,
отделов/служб в управлении работой своих подчиненных.
- Сроки хранения дел: Постоянные, долгосрочные и временные.
В целях правильного и полного составления номенклатуры дел,
Канцелярия СП "Вьетсовпетро" требует от структурных подразделений,
отделов и служб АУ Дирекции сообщения ожидаемого количества
формируемых ими дел для ежегодного обобщения и контроля.
Форма номенклатуры дел
СП "Вьетсовпетро"
СРВ
Название
Независимость-Свобода-Счастье
подразделения:…..
Номенклатура дел подразделения
Шифр
Название
Сроки хранения
Составител Примечани
дел
ь
е
Год
Срок
хранения
хранения
1
2
3
4
5
6
Номенклатуры дел:
…….Дела с постоянным сроком хранения
…….Дела с многолетним сроком хранения
…….Дела с временным сроком хранения
«Утверждаю»
……./……./…….г.
НАЧАЛЬНИК КАНЦЕЛЯРИИ
(Подпись, печать)
12.2. Формирование дел по специфике документов:
Основные признаки при формировании дел:
Дела формируются по 3 или 4 признакам, один из которых является
главным, а остальные – второстепенными. Признаки «название» и «вопрос»,
как правило, считаются главными, а все другие – вспомогательными.
30
12.3. Группирование и расположение документов в деле:
Для удобства дальнейшей работы с документами, документы в деле
подшиваются в хронологическом порядке, отражая взаимосвязь между ними
и общее движение работы.
Группирование документов проводится по следующим признакам:
- По названиям документов
- По времени составления документов
- По темам/ вопросам и времени
- По ходу фактического решения вопросов.
12.4. Ведение описей дел:
Опись дела – это описание состава, содержания и других элементов
документов и материалов в деле.
Опись дела ведется только по завершении выполнения всех работ по
нему и должна быть полной и достоверной.
Опись дела включает следующие шаги:
- Четкая и точная нумерация листов документов в деле.
- Перечисление документов в деле по их содержанию и расположению
(см. приложение № 7).
- Заполнение заверительного листа дела: Заверительный лист – это
краткое описание основных черт дела, таких как: количество листов (общее
количество листов, из них количество печатных и их состояние – наличие
исправлений, повреждений…).
Заверительный лист, как правило, печатается на бумаге формата А4, в
форме бланка и подшивается последним в папке дела. Заверительный лист
заполняет формирующий дело работник, указывая свои Ф.И.О. и ставя
подпись (см. форму в приложении № 8).
Опись, веденная на обложке папки дела, включает следующее:
- Название Совместного Предприятия
- Название подразделения, отдела/службы
- Индекс дела
- Название дела
- Дата заведения и закрытия дела
- Количество листов
- Срок хранения
31
Прочее:
- Подшивка дела с целью приведения в порядок документов дела после
его описи.
При подшивке документов в дело следует выполнить следующие
работы:
- Проверить состояние документов в деле
- Удалить все металлические скрепки и зажимы на документах
- Подшить документы прочными нитками, а не металлическими
предметами.
Обложка дела оформляется по государственной форме (см. приложение
№ 6).
Статья 13. ПОРЯДОК СДАЧИ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ В ДЕЙСТВУЮЩИЙ
АРХИВ СП «ВЬЕТСОВПЕТРО»
Отделы/службы, структурные подразделения и физические лица
СП "Вьетсовпетро"
должны сдавать все необходимые для хранения
документы и дела в действующий архив СП "Вьетсовпетро" в следующие
установленные сроки:
- Административные документы: через один год с момента завершения
работ по делу;
- Документы по научным исследованиям и применению различных
технологий: через год с официальной даты приема научной работы;
- Документы по капстроительству: через три месяца с момента
произведения окончательных расчетов;
- Документальные фотографии, фильмы, микрофильмы, записи и др.:
через три месяца с момента завершения работ по делу.
При необходимости хранения структурными подразделениями или
физическими лицами документов, подлежащих сдаче в архив
СП "Вьетсовпетро" в срок не позднее двух лет, им необходимо составить и
представить в архив перечни этих документов.
До ухода на пенсию, увольнения с работы или перехода на другое
место, все работники должны передать все дела и документы своим
правопреемникам.
32
При передаче дел в архив необходимо составлять перечень сдаваемых
в архив документов и акт передачи-приемки документов, каждый в двух
экземплярах – по одному экземпляру каждой стороне (один экземпляр сдающим документы подразделениям или физическим лицам, один – в
действующий архив СП "Вьетсовпетро").
Статья 14. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ФОРМИРОВАНИЕ И СДАЧУ ДЕЛ В
ДЕЙСТВУЮЩИЙ АРХИВ СП "ВЬЕТСОВПЕТРО"
14.1. Генеральный директор СП "Вьетсовпетро" несет ответственность
за общее руководство формированием и сдачей дел в действующий архив
СП "Вьетсовпетро".
14.2. Начальник Канцелярии СП "Вьетсовпетро" отвечает за:
- Дачу консультаций Генеральному директору и Первому заместителю
Генерального директора по всем вопросам, касающимся формирования и
сдачи дел в действующий архив отделами и службами АУ Дирекции
СП "Вьетсовпетро".
- Организацию формирования и сдачи дел в действующий архив
СП "Вьетсовпетро".
14.3. Начальники отделов/служб АУ Дирекции несут ответственность
перед Генеральным директором за формирование и сдачу своими
отделами/службами дел в действующий архив СП "Вьетсовпетро".
14.4. Руководители структурных подразделений несут ответственность
перед Генеральным директором за формирование и сдачу своими
подразделениями дел в действующий архив СП "Вьетсовпетро".
14.5. В ходе контроля и решения тех или иных вопросов каждый
работник должен формировать соответствующие дела согласно инструкциям
Канцелярии СП "Вьетсовпетро".
33
РАЗДЕЛ III
АРХИВНАЯ РАБОТА
ГЛАВА I
АРХИВ И АРХИВНЫЕ МАТЕРИАЛЫ СП «ВЬЕТСОВПЕТРО»
Статья 15. Архивные материалы СП «Вьетсовпетро» включают
руководящие документы СП и его структурных подразделений, нефтяные
технико-экономические материалы, образованные и накопленные в процессе
поиска, разведки и развития месторождений, добычи, сбора и
транспортировки, а также оказания нефтегазовых услуг в рамках
деятельности СП, согласно межправительственным соглашениям о создании
и деятельности СП «Вьетсовпетро».
Архивные материалы СП «Вьетсовпетро» хранятся в виде документов,
фильмов, записей, снимков, фотографий и образцов с информацией об
управлении деятельностью СП «Вьетсовпетро», а также нефтегазовой
технико-экономической информацией.
Статья 16. Архивные документы СП «Вьетсовпетро» - это
государственное имущество СРВ и СП, которое не подлежит передаче в
личную собственность ни организациям, ни физическим лицам. Запрещены
любые формы покупки, продажи, обмена или использования архивных
документов не в интересах Государства и СП "Вьетсовпетро".
Статья 17. Архивная работа СП «Вьетсовпетро» ведется в архивах
Канцелярии СП «Вьетсовпетро» и его структурных подразделений.
Начальник Канцелярии несет ответственность перед Генеральным
директором за единое управление и организацию выполнения архивной
работы в Канцелярии и структурных подразделениях СП "Вьетсовпетро".
Структурные подразделения должны организовать и выполнять архивную
работу своего подразделения; обеспечить склад хранения архивных
материалов, а также закупать необходимое оборудование для обеспечения
безопасного хранения документов. Все структурные подразделения, в
зависимости от объема наличных архивных материалов, организуют штат
работников своего архива соответственно. Все работники архива должны
иметь политическое достоинство и, как минимум, средний уровень
квалификации по специальности. Работники архива Канцелярии СП
34
«Вьетсовпетро» должны иметь высокую степень квалификации по архивной
работе.
ГЛАВА II
СБОР И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ
Статья 18. Нижеследующие документы СП «Вьетсовпетро»
структурных подразделений должны передаваться в архив Канцелярии
архивы структурных подразделений для их дальнейшего хранения
использования:
18.1. Оригиналы руководящих документов СП «Вьетсовпетро»
и
и
и
и
его структурных подразделений, включая:
- Руководящие документы с указаниями ЦК компартии, Государства
СРВ и
Правительства РФ по СП «Вьетсовпетро», Участников СП
«Вьетсовпетро», а также прочих заинтересованных министерств и ведомств.
- Устав, Решения заседаний Совета СП "Вьетсовпетро", приказы,
распоряжения и и другие документы Генерального директора СП
«Вьетсовпетро»;
- Материалы заседаний Совета СП; планерки Дирекции СП;
- Законы и международные договора, применяемые в СП;
- Положения ГКНГ СРВ и ОАО «Зарубежнефть» по СП;
- Правовые нормативные
документы органов местной власти,
применяемые в СП;
Долгосрочные,
среднесрочные
и
краткосрочные
планы
перспективного развития СП «Вьетсовпетро»;
- Ежемесячные, ежеквартальные и годовые итоговые отчеты СП
«Вьетсовпетро» и его структурных подразделений;
- Утвержденные Государством варианты, проекты и стратегические
направления развития СП «Вьетсовпетро»;
- Инвестиционные проекты
по развитию и эксплуатации
месторождений СП «Вьетсовпетро»;
Документы
по
коммерческой
деятельности:
документы
Правительства, ГКНГ СРВ и ОАО «Зарубежнефть» по утверждению цен;
тендерные приглашения СП «Вьетсовпетро», тендерные предложения
подрядчиков-партнеров,
технические
заключения
по
тендерным
предложениям и документы по выбору подрядчиков СП «Вьетсовпетро»,
35
подписанные контракты, экономические договора между СП «Вьетсовпетро»
и партнерами, документации по выполнении контрактов/ договоров;
- Финансово-бухгалтерская документация: годовые финансовые планы
СП «Вьетсовпетро» и отчеты об их выполнении; отчеты о произведении
окончательных расчетов; о проведении аудиторских проверок; о результатах
инвентаризации имущества СП «Вьетсовпетро» и его структурных
подразделений; документы по определению стоимости и реализации
неликвидов, бухгалтерские документы и книги учета;
- Документы по организационным вопросам СП «Вьетсовпетро»:
юридические документы по созданию СП «Вьетсовпетро», отделов, служб и
структурных подразделений; положения о должностных правах и
обязанностях,
структурной
организации
СП
«Вьетсовпетро»,
функциональных отделов и служб и структурных подразделений;
- Документы по персоналу СП «Вьетсовпетро»;
- Документы по организации труда, заработной плате, и трудовые
договоры работников;
- Документы по безопасному ведению труда и противопожарной
безопасности;
- Материалы ревизий по СП «Вьетсовпетро» и его структурным
подразделениям;
- Материалы по работе Партии, профсоюза и других общественных
организаций в СП "Вьетсовпетро";
- Документы по проведению соревнований и премированию;
- Прочие документы.
18.2.
Оригиналы
научно-технической
документации
СП
«Вьетсовпетро»:
- Материалы по геодезической работе;
- Технологические схемы разработки и доразведки месторождений;
- Научно-исследовательские материалы: комплекты документов,
научных докладов по поиску, разведке, бурению, разработке месторождений
и другим научно-техническим отраслямж
- Документация по научно-исследовательским и проектноизыскательским работам. Научно-технические нормативные документы;
- Различные виды научных докладов о поисково-разведочных работах,
бурению и эксплуатации месторождений;
36
- Документация по строительству объектов СП "Вьетсовпетро",
включая: проектно-строительную, исполнительную документацию, Акты
приемки
объектов нефтегазовой добычи, служебных помещений СП
«Вьетсовпетро» и жилых домов для работников за счет СП «Вьетсовпетро»;
документы по проведению технических инспекций, техобслуживанию,
эксплуатации, ремонту, модификации и реконструкции объектов и држ
- Техническая документация и документация по эксплуатации флота
СП "Вьетсовпетро";
- Техническая документация и документация по эксплуатации
важнейших приборов и оборудования СП "Вьетсовпетро";
- Прочая документация.
Статья 19. Руководящие и административные документы
СП "Вьетсовпетро" передаются в архив согласно срокам, установленным
Статьей 13 настоящего положения.
Сроки сдачи в архив канцелярии СП «Вьетсовпетро» и архивы
структурных подразделений различных видов научно-технической
документации выполняются согласно Приказу ГКНГ СРВ № 956/DKKHCNMT от 20.04.1995г. о ведении отчетности и обязательствах по сдаче
технико-экономической документации.
Статья 20. Указанные в Статье 18 виды документов, устаревшие для
использования
в
производственно-хозяйственной
деятельности
СП "Вьетсовпетро", передаются на хранение в Нефтегазовый архивный
центр.
Статья 21. В случае расформирования какого-либо из подразделений
СП «Вьетсовпетро», до окончательного прекращения работы данного
подразделения, его руководитель должен отчитаться и сдать все документы в
архив Канцелярии СП.
В случае разделения или объединения подразделений СП
«Вьетсовпетро», их руководители должны произвести сортировку архивных
документов по следующему принципу:
- Действующие архивные документы, относящиеся к функциям и
конкретным заданиям того или иного подразделения, передаются для
37
дальнейшего контроля и использования тому или иному подразделению
соответственно;
- При объединении двух и более подразделений, вся потерявшая силу
архивная документация этих подразделений передается в архив Канцелярии
СП «Вьетсовпетро».
Статья 22. До сдачи руководящей и научно-технической документации
в архив, подразделения должны проверить ее достоверность, сформировать
дела и вести их описи, а также составить номенклатуры дел по годам или
видам работ, в строгом соответствии с положениями СП «Вьетсовпетро».
В архив передаются только оригиналы документов. В случае отсутствия
оригиналов, они заменяются заверенными копиями.
Дела формируются по установленному СП «Вьетсовпетро» порядку
(см. приложение № 6).
Все дела одного подразделения
за текущий год заносятся в одну
номенклатуру.
На обложке Номенклатуры указывается логотип СП «Вьетсовпетро»,
название Совместного Предприятия; название номенклатуры и года
заведения дел (см. приложение № 10).
Статья 23. Все работники предприятия должны формировать свои дела
и по истечении использования данных дел сдавать их в архив. Работники
архива Канцелярии СП «Вьетсовпетро» помогают Начальнику Канцелярии
проводить инструктаж по формированию и составлению номенклатуры
действующих дел в СП "Вьетсовпетро", а также проводить периодические
проверки в структурных подразделениях СП "Вьетсовпетро", в целом, и у
работников, в частности.
Статья 24. При передаче дел подразделениями или работниками в
архив необходимо оформлять акт приемки – передачи и перечень сдаваемых
дел, которые составляются по формам с подписями представителей сдающей
дел стороны и архива СП, в двух экземплярах – один передается сдающей
стороне, один остается у архива (см. приложение № 11).
38
Статья 25. Передача документов и дел из архива СП «Вьетсовпетро» в
Нефтегазовый Архивный Центр разрешается только по приказу Генерального
директора СП «Вьетсовпетро», при этом требуется наличие Акта приемкипередачи документов с перечнем передаваемых дел и документов и
подписями передающей и принимающей сторон. Перед сдачей документов и
дел, работники архива СП "Вьетсовпетро" обязаны проверить их
достоверность. При нахождении каких-либо ошибок, необходимо их
исправить. Расходы на исправление таких ошибок несет сдающая документы
сторона.
Вместе со сдачей дел и документов в Нефтегазовый Архивный Центр
архив СП «Вьетсовпетро» должен передать все сопровождающие папки,
коробки и другие поисковые справочные материалы, а также обеспечить
доставку всех материалов и документов до места назначения.
ГЛАВА III
ОПРЕДЕЛЕНИЕ СТЕПЕНИ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
Статья 26. Все документы СП «Вьетсовпетро» делятся на три степени
ценности:
Документы
постоянного
хранения,
включая:
документы
экономического, научного, политического, военного и исторического
значения, установленные Статьей 17 настоящего положения;
- Документы с ограниченным сроком хранения: документы временного
характера, используемые в управлении деятельностью СП «Вьетсовпетро» и
структурных подразделений;
- Все утратившие силу документы, которые должны отбираться для
уничтожения.
Статья 27. Для проведения работ по определению степени ценности
документов, Генеральный директор СП «Вьетсовпетро» издает приказ о
создании специальной ответственной Комиссии по предложению начальника
канцелярии СП «Вьетсовпетро». Данная Комиссия несет ответственность за
дачу консультаций Генеральному директору и Первому заместителю
Генерального директора по вопросам хранения ценных документов и
составление списка устаревших неиспользуемых документов, требующих
уничтожения. По завершению выполнения порученных Генеральным
директором задач, Комиссия расформировывается.
39
В состав Комиссии СП «Вьетсовпетро» по определению степени
ценности документов входят:
- Генеральный директор – Председатель комиссии;
- Первый заместитель Генерального директора - Первый заместитель
Председателя комиссии
- Члены Комиссии:
+ Начальник Канцелярии СП – постоянный член комиссии;
+соответствующий заместитель Генерального директора: член
комиссии;
+ Начальник ЮО СП: член комиссии;
+ Начальник ОИиВО СП: член комиссии;
+ Представители заинтересованных отделов и служб: члены
комиссии;
+ Представители заинтересованных структурных подразделений:
члены комиссии;
+ Представитель архива Канцелярии СП «Вьетсовпетро»: член
комиссии;
+ Представители архивов заинтересованных структурных
подразделений: члены комиссии.
Комиссия по определению ценности документов работает по принципу
демократического централизма. Итоги работы Комиссии отражаются в
рабочем протоколе, который является основанием для принятия Генеральным
директором решения о хранении или уничтожении тех или иных документов.
Статья 28. Утратившие силу документы уничтожаются при наличии
следующих необходимых документов и по последующему порядку:
- Список утративших силу документов, составляемый Архивом СП
«Вьетсовпетро», с разъяснением необходимости их уничтожения (см.
приложение № 12);
- Рабочий протокол Комиссии по оценке ценности документов СП
«Вьетсовпетро», к которому прилагается список утративших силу
документов, предлагаемых к уничтожению (см. приложение № 13);
40
- Акт проведенной экспертизы архива ГКНГ СРВ с подтверждением
списка утративших силу документов СП «Вьетсовпетро» (см. приложение №
14).
- Приказ Генерального директора СП «Вьетсовпетро» об уничтожении
недействительных документов, изданный на основании рабочего протокола
Комиссии по определению ценности документации и результатов
проведенной архивом ГКНГ экспертизы.
- Уничтожение недействительных документов проводится при помощи
бумагорезальной машины или путем передачи их на переработку вторичного
сырья, при этом вся содержащаяся в документах информация должна быть
зачищена.
- При уничтожении недействительных документов требуется
составление
Акта
за
подписями
заинтересованных
работников,
представителей Канцелярии СП «Вьетсовпетро», ОИиВО и заинтересованных
подразделений (см. приложение № 14).
Все документы по уничтожению недействительных документов
подшиваются в одно дело и хранятся в архиве Канцелярии
СП
«Вьетсовпетро» в течение 20-летнего срока.
ГЛАВА VI
УПОРЯДОЧЕНИЕ АРХИВНЫХ МАТЕРИАЛОВ
Статья 29. Ежегодно архивы Канцелярии и структурных
подразделений СП "Вьетсовпетро" обязаны проводить работы по
упорядочению собранных в архиве документов с целью достоверного
определения их ценностей, научное систематизирование, а также ведение
учета документов и оформление поисковых справочных материалов.
Статья 30. Работы по упорядочению архивных материалов включают:
- Проверку и исправление ошибок в документах, собранных в архиве за
текущий год;
- Определение сроков хранения для каждого дела и документа;
- Ведение учета архивных документов и их описей в номенклатурах
дел, нумерацию архивных дел и документов;
- Научное систематизирование расположения дел и документов на
складе для удобства поиска и использования;
41
- Составление комплектов справочных карточек по
документам;
- Создание базы данных для контроля и поиска документов.
архивным
Статья 31. Архивные материалы хранятся и располагаются на складе
по принципу неразделения архивных фондов и по разновидностям
материалов, в виде которых документы представлены: бумажные документы
хранятся в секции, обозначенной индексом «А»; магнитные ленты и диски – в
секции «В»; фильмы, сепии – «С»; материальные образцы, керны – «D».
Статья 32. Архивные материалы на складе берутся на учет и
нумеруются по последовательному порядку и секциям, указанным в статье
31.
- Журналы по учету бумажных документов составляются в 3 видах:
+ Журнал по учету административных документов – Номенклатура дел
(см. приложение №9);
+ Журнал по учету научно-исследовательских документов и работ –
Номенклатура дел по научно-исследовательским работам (см. приложения 15,
16);
+ Журнал по учету документов по поиску, разведке и добыче нефти и
газа и предоставлению нефтегазовых услуг – Номенклатура дел по
месторождениям СП "Вьетсовпетро" (см. приложения 17,18).
- Журнал по учету магнитных лент и дисков (см. приложения 19,20).
- Журнал по учету фотографий, записей и фильмов (см. приложения
21,22).
- Журнал по учету керн, образцов.
Статья 33. Регистрационный номер каждой единицы хранения в архиве
состоит из двух составных частей:
- Индекс секции документов, например, А – индекс бумажных
документов; В - магнитных лент и дисков….;
- Порядковый номер архивного документа в секции бумажных дел,
записей, фильмов и т.д.
Например: + А510 – архивный номер дела №510 в секции бумажных
документов;
42
+ В 220 – архивный номер магнитной ленты/ диска в секции
документов в виде магнитных лент и дисков.
Статья 34. Каждое дело описывается на одной регистрационноконтрольной карточке для создания контрольных баз данных как
информационно-поисковой системы. Карточки по каждому виду
вышеуказанных документов составляются по отдельной форме, а именно:
- Форма карточки для бумажных документов (см. приложение №25);
- Форма карточки для магнитных лент и дисков (см. приложение №26);
- Форма карточки для документов в виде фотографий и фильмов (см.
приложение №27);
- Форма карточки для материальных образцов и керн (см. приложение
№28).
На одной регистрационно-контрольной карточке четко указываются
заполняемые необходимыми сведениями поля, их порядок расположения и
метод заполнения/ описания.
Программное обеспечение по прогону контрольно-поисковой базой
данных для архивных документов выбирается и применяется начальником
Канцелярии
и
руководителями
структурных
подразделений
СП "Вьетсовпетро".
Статья 35. Работники архивов структурных подразделений
СП "Вьетсовпетро", используя базу данных, ведут учет и поиск различных
документов, при необходимости, а также контролируют пользователей и
заносят новые сведения в базу данных. Работники СП "Вьетсовпетро" имеют
доступ к контрольно-поисковой базе данных по различным целям, например:
поиск документов по тем или иным темам, авторам, географическим местам,
временам, названиям скважин, или ключевым словам.
ГЛАВА V
УЧЕТ И ПРОВЕРКА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Статья 36. Работы по учету и проверке архивных документов
включают: ведение учета и проверки количества и состояния архивных
43
документов; архивного склада; приборов и оборудования для хранения
архивных документов; а также проверку работников архива.
Статья 37. Учет и проверка архивных документов производятся
ежегодно с 0ч. 01 января в архивах Канцелярии и структурных подразделений
СП "Вьетсовпетро".
Статья 38. Отчеты о результатах ежегодного учета архивных
документов составляются в соответствии с Приказом Управления
Государственного архива – Главного статистического управления
№
149LB/CLT-TCTK
от
23/11/1987г.
и
Циркуляром
Управления
Государственного архива № 551/ТТ от 23/10/1987г. «О бланках отчетов о
результатах ежегодного учета/ статистики, применяемых в архивной работе».
Статья 39. Отчеты структурных подразделений о результатах
ежегодного учета архивных документов предоставляются в Канцелярию
СП "Вьетсовпетро" для дальнейшего их обобщения и составления и
представления на утверждение Генеральному директору общего отчета.
Ежегодные отчеты служат обоснованием для составления структурными
подразделениями своих планов совершенствования и развития архивной
работы.
ГЛАВА VI
ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Статья 40. Архивные документы СП "Вьетсовпетро" хранятся в
установленном порядке, не допускаются потери или нанесение им любых
повреждений. Начальник Канцелярии и руководители структурных
подразделений отвечают за составление и предоставление Генеральному
директору на утверждение инвестиционных планов с рациональным
финансированием архивных складов, а также необходимых приборов и
оборудования.
Архивные склады должны быть организованы в соответствии с
Государственными стандартами и расположены в установленных местах,
44
удобных для транспорта и защищенных от возможности возникновения
пожаров, взрывов, наводнений и от разного рода загрязнений.
На архивных складах должны поддерживаться определенная
температура и степень влажности, в соответствии с условиями постоянного
хранения каждого вида документа. На складе бумажных документов,
магнитных лент и дисков должны поддерживаться температура от 20С 
2С и относительная влажность 60%  5%; на складе фильмов и
фотоматериалов температура должна быть от 18С  2С при относительной
влажности 55%  5%. Полки для хранения бумажных материалов должны
быть сделаны из металла, а полки для хранения магнитных лент и дисков – из
алюминия. Документы в виде фильмов и фотоматериалов должны храниться
в металлических шкафах с ящиками. Полки для хранения керн,
раздробленных образцов и образцов скважинного флюида должны быть
изготовлены из стали.
В картонных коробках хранятся бумажные документы, в
пластмассовых – магнитные ленты и диски, в бумажных – фильмы и
фотоматериалы, в деревянных коробках – керны, в нейлоновых – мелкие
образцы. В пластмассовых канистрах хранятся образцы сырой нефти,
конденсата и пластовой воды. Пробы газа хранятся в специальных
стеклянных сосудах с прокладочным слоем из пластовой воды. Образцы
скважинного флюида должны храниться при пластовых условиях в сосудах,
работающих под давлением и не вызывая химических реакций с образцами.
Статья 41. К приборам (коробки, канистры, сосуды) для хранения
архивных документов должны прикрепляться ярлыки с архивными
регистрационными номерами и необходимыми справочными сведениями.
Статья 42. Следует регулярно проводить дератизацию и мероприятия
по уничтожению вредных насекомых, термитов, долгоносиков и т.д.;
постоянно проводить уборки на складах и очищать документы от пыли.
Статья 43. Архивные склады должны быть снабжены огнетушителями,
системой пожарной сигнализации, кондиционерами, поглотителями влаги,
пылесосами и термометрами.
45
Статья 44. Работники архива обязаны постоянно проводить проверки
складов и архивных материалов. При обнаружении любых признаков
нарушения безопасного хранения материалов, следует своевременно
принимать соответствующие меры или докладывать об этом Начальнику
Канцелярии или руководителям структурных подразделений для решения.
ГЛАВА VII
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Статья 45. Работникам СП «Вьетсовпетро» разрешается извлечение из
архива и использование документов только при наличии письма –
предложения своего руководителя с четким указанием целей и тем нужных
документов, а также срока их использования. Начальник Канцелярии и
руководители структурных подразделений СП "Вьетсовпетро" вправе дать
разрешения на использование архивных документов по своей
принадлежности.
Статья 46. Работники подразделений ГКНГ «Петровьетнам» и других
сторонних организаций, ученики, студенты Вузов могут использовать
архивные документы СП "Вьетсовпетро" только при предоставлении
письменных рекомендаций своих руководителей с четким указанием целей и
тем нужных документов, срока их использования и разрешением
Генерального директора СП "Вьетсовпетро" или уполномоченного им лица.
Статья 47. Зарубежные организации и иностранные граждане
используют архивные документы СП "Вьетсовпетро" только согласно
подписанному с СП "Вьетсовпетро" соглашению.
Статья 48. Прочим работникам и физическим лицам допускается
использование архивных материалов только в читательских залах.
Запрещается извлечение и использование документов за пределами склада, за
исключением
наличия
разрешения
Генерального
директора
СП "Вьетсовпетро".
46
Статья 49. Использование секретных документов СП "Вьетсовпетро",
вывоз архивных документов, скважинных проб и образцов сырой нефти
СП "Вьетсовпетро" за пределы территории СРВ, а также опубликование
экономических и научно-технических документов СП "Вьетсовпетро"
осуществляются в строгом соответствии с «Положением о порядке контроля
и использования секретных материалов нефтегазовой отрасли», изданным
приказом Генерального директора ГКНГ «Петровьетнам»
2176/DKKHCNMT от 19/08/1995г, а также «Положением о порядке хранения и
использования секретных материалов в СП "Вьетсовпетро"», изданным
приказом Генерального директора СП "Вьетсовпетро" № 287 от 05/03/1998г.
Статья 50. Получившие разрешение на использование архивных
документов лица отвечают за безопасность документов. Запрещаются любые
надписи на документах и другие формы нанесения повреждений документам.
По завершении использования документы должны быть возвращены
работникам архива в полном объеме и надлежащем, первичном порядке.
Статья 51. Работники архива должны составлять в компьютерной
системе отдельные карточки по контролю за документами и их
пользователями и заносить туда всю необходимую информацию. Форма
оформления таких карточек приведена в приложении №29. Все документы,
касающиеся использования архивных материалов и пользователей, должны
храниться в отдельном деле.
Статья 52. Всем работникам СП "Вьетсовпетро" строго запрещаются
копирование, запись, перевод и передача секретных документов физическим
лицам вне СП "Вьетсовпетро" в любой форме. При передаче используемых в
производстве и научно-исследовательских работах секретных материалов
между структурными подразделениями СП "Вьетсовпетро" необходимо
составлять Акты с подтверждением руководства СП "Вьетсовпетро".
РАЗДЕЛ IV
ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ НАСТОЯЩЕГО ПОЛОЖЕНИЯ
47
Статья 53. Все работники СП "Вьетсовпетро" отвечают за исполнение
всех статей настоящего Положения. Начальник Канцелярии несет
ответственность перед Генеральным директором СП "Вьетсовпетро" за
ведение делопроизводства и архивной работы в СП "Вьетсовпетро".
Руководители структурных подразделений несут ответственность перед
Генеральным директором СП "Вьетсовпетро" за инструктаж ведения
делопроизводства и архивной работы в своих подразделениях.
Статья 54. Руководители структурных подразделений должны два раза
в год докладывать Начальнику Канцелярии СП "Вьетсовпетро" о состоянии
ведения делопроизводства и архивной работы своих подразделений.
Начальник Канцелярии несет ответственность за полный отчет перед
Генеральным директором о ведении делопроизводства и архивной работы в
СП "Вьетсовпетро". На основании этого отчета Начальник Канцелярии
организует собрание по подведению итогов делопроизводства и архивной
работы за год.
Статья 55. Подразделения и работники, отлично выполнившие свои
профессиональные задачи, премируются.
Подразделения и физические лица, уклоняющиеся от строгого
исполнения настоящего положения, будут подвергаться дисциплинарным
взысканиям по закону, в зависимости от степени допускаемых нарушений.
При возникновении каких-либо вопросов и трудностей в процессе
исполнения настоящего положения, все отделы/службы и структурные
подразделения СП "Вьетсовпетро" должны немедленно ставить об этом в
известность Канцелярию для своевременной передачи этих вопросов на
решение Генеральному директору и/или Первому заместителю Генерального
директора СП "Вьетсовпетро".
КАНЦЕЛЯРИЯ
« » 12.2004 г.
ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ
« » 12. 2004 г.
48
ПРИЛОЖЕНИЯ
(ФОРМЫ)
49
Приложение № 1
Полное название и сокращенное название структурных подразделений
СП «Вьетсовпетро»
П/п
Полное название структурных подразделений
(1)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
(2)
Отдел по охране труда и технике безопасности
Отдел кадров
Механо-энергетический отдел и автоматизации
Отдел материально-технического снабжения
Отдел геологии и разработки месторождений
Отдел экспертизы тендеров
Отдел по обследованию, ремонту и модернизации
морских гидротехнических сооружений
Отдел бурения и капитального ремонта скважин
Планово-экономический отдел
Производственно-технический отдел по добыче и
транспортировке нефти и газа
Юридический отдел
Жилищно-бытовой отдел
Отдел управления рисками и страхованием
Финансово-бухгалтерский отдел
Отдел эксплуатации морского флота и технологического
транспорта
Отдель инспекции и ведомственной охраны
Отдел маркетинга и оказания услуг
Коммерческий отдел
Отдел организации, труда и зарплаты
Центральная производственно-диспетчерская служба
Канцелярия
Отдел капитального строительства
Предприятие по портовому обслуживанию и снабжению
оборудованием и материалами
Контора промысловой геофизики
Предприятие по добыче нефти и газа
Предприятие по управлению строительством и
эксплуатацией газовых объектов
Предприятие бурения и капитального ремонта скважиин
Научно-исследовательский и проектный центр
Предприятие по ремонту механо-энергетического
оборудования
Предприятие автомобильного транспорта
Предприятие морского транспорта и водолазных работ
Предприятие по строительству объектов нефтегазодобычи
Центральная служба по безопасному ведению работ и
охране окружающей среды
Отряд ведомственной военизированной охраны
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
Сокращенное
название
(3)
ООТиТБ
ОК
МЭО
ОМТС
ОГиРМ
ОЭТ
ООРиММГТС
ОБиКРС
ПЭО
ПТО
Юр.О
ЖБО
ОУРиС
ФБО
ОЭМФиТТ
ОИиВО
ОМиОУ
КО
ООТиЗП
ЦПДС
ОКС
ПОСОМ
КПГ
ПДНГ
ПГО
ПБиКРС
НИПИ
ПРМЭО
ПАТ
ПМТиВР
ПСОНГД
ЦСБВР
ОВВО
50
П/п
35.
36.
37.
38.
Полное название структурных подразделений
Дом отдыха Далат
Центр информационной технологии и связи
Центр медицинского обеспечения
Учебно-производственный комбинат
Сокращенное
название
ЦИТиС
ЦМО
УПК
51
Приложение № 2
25 мм
СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА ОПРЕДЕЛЕННОГО
ВИДА
(Формат бумаги А4 210х297мм) - Лицевая сторона
Наименование подразделениясоставителя
Номер и шифр документа
Краткое содержание
Офицальное
название государства
Место, дата …
Кому:
Отметки о секретности
или о срочности (если есть)
20мм
СОДЕРЖАНИЕ
35мм
20мм
Рассылка:
-
Должность подписывающего
документ лица
Подпись, печать
Ф.И.О подписывающего
документ лица
(*) Инициалы машиниста и количество экземпляров издаваемого документа
20мм
52
Приложение № 3
25 мм
СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА(ПИСЬМА)
(Формат бумаги А4 210х297мм) - Лицевая сторона
Официальное название
гогосударства
Наименование подразделениясоставителя
Место, дата …
Номер и шифр документа
ата
Краткое содержание
Кому:
Отметки о секретности
или о срочности (если есть)
20мм
СОДЕРЖАНИЕ
35мм
20мм
Должность подписывающего
документ лица
Рассылка:
Подпись, печать
-
(*) Инициалы машиниста и количество экземпляров издаваемого документа
20мм
Ф.И.О подписывающего
документ лица
53
25 мм
(ФОРМАТ БУМАГИ А4 - ОБРАТНАЯ СТОРОНА)
35 мм
20мм
20 мм
54
Приложение № 4
ШРИФТ, ТИП И РАЗМЕР ШРИФТА (1)
П/п
1.
Реквизиты
Штриф
Размер
шрифта
Тип
шрифта
Уникод
Уникод
13
13
Жирный
Жирный
Уникод
13
Жирный
Уникод
13
Обычный
Официальное название государства
СОЦИАЛИСТИЧЕСКАЯ
РЕСПУБЛИКА ВЬЕТНАМ
Независимость - Свобода - счастье
2.
а.
б.
Наименование организации:
По документам СП «Вьетсовпетро»:
СОВМЕСТНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ
«ВЬЕТСОВПЕТРО»
По документам структурных подразделений:
СОВМЕСТНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ
«ВЬЕТСОВПЕТРО»
Жирный
Уникод
13
Уникод
Уникод
Уникод
13
13
13
Прямой
Прямой
Курсивный
Уникод
14
Жирный
Уникод
14
Прямой
Жирный
Уникод
13
Прямой
Уникод
14
Прямой
Уникод
Уникод
14
14
Прямой
Прямой
Уникод
Уникод
14
14
Жирный
Прямой
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР
Уникод
13
Жирный
Название должности лица, подписывающего документ по
поручению Генерального директора:
И/О ГЕН.ДИРЕКТОРА
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЕН.ДИРЕКТОРА
Фамилия и имя подписывающего документ лица:
Уникод
13
Жирный
Уникод
14
Жирный
УЧЕБНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ
КОМБИНАТ
3.
4.
5.
Номер и шифр документа: №:…/(шифр документа)
Шифр документа: ……./QĐ-VP
Место, дата введения в действие документа:
Вунг Тау, дата………………
6.
а.
б.
в.
7.
8.
9.
10.
а.
б.
11.
а.
б.
в.
Наименование вида документа и краткое содержание
документа:
Наименование вида документа:
ПРИКАЗ ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА
Краткое содержание документа определенного вида:
О введении в действие «Положения по ведению
делопроизводства и архивной работы».
Краткое содержание обычного документа:
Кас: ответа на вопрос по расчету командировочных
расходов.
Кому:
Адресант (В верхней части, над содержанием):
Миснистерство Финансов
Содержание документа
Реквизиты/элементы содержания
Статьи: Статья 1.
Пункты: 1. Что касается структурных подразделений…
Подпись, порядок подписания и проставления печати
Порядок подписания:
Генеральный директор:
Нгуен Ван А
55
П/п
Реквизиты
12.
а.
Рассылка документа, его копии:
Рассылка (Налево в нижней части документа)
б.
Адресат (В нижней части документа под Рассылкой)
- Как указано выше
- В архив подразделения-составителя, экспедиции
канцелярии
Указание сферы распространения и применения:
ПОСЛЕ ОКОНЧАНИЯ КОНФЕРЕНЦИИ, ВЕРНУТЬ
ПОЛУЧЕННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Инициалы машиниста, количество экземпляров
издаваемого документа (в левом нижнем углу первого
листа документа): BL.12
13.
14.
Штриф
Размер
шрифта
Тип
шрифта
Уникод
12
Жирный,
курсивный
Уникод
11
Прямой
Уникод
12
Жирный
Уникод
10
Прямой
_________________________________________
(1)
В соответствии с Вьетнамскими стандартами TCVN:5700-2002, опубликованными
Министерством Наук и Технологий.
56
Приложение N 5
ОБРАЗЦЫ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТА




















Форма № 1: Приказ Генерального Директора по введению в действие Положения
(правил)
Форма № 2: Приказ Генерального Директора по конкретным вопросам
Форма № 3: Распоряжение Генерального Директора
Форма № 4: Служебное письмо
Форма № 4а, 4б, 4в: Внутренняя переписка
Форма № 5: Служебное письмо, подписываемое по поручению Генерального директора
Форма № 6: Служебная записка СП
Форма № 7: Служебная записка структурных подразделений, отделов и служб СП
Форма № 8: Справка СП
Форма № 9: Справка структурных подразделений, отделов и служб СП
Форма № 10: Объявление
Форма № 11: Протокол заседания/совещания
Форма № 12: Акт по конкретному делу
Форма № 13: Акт приемки технических работ
Форма № 14: Бланк с заголовком СП «Вьетсовпетро»
Форма № 15: Документы, представляемые Руководству СП на утверждение
Форма № 16: Рекомендательное письмо
Форма № 17: Командировочное удостоверение
Форма № 18: Заявка на использование автотранспорта
Форма № 19: Записка о предоставлении отпуска
57
СОЦИАЛИСТИЧЕСКАЯ РЕСПУБЛИКА ВЬЕТНАМ
Независимость - Свобода - Счастье
(ЛОГОТИП СП)
Вунгтау, «…..»…………….200…г.
СП «ВЬЕТСОВПЕТРО»
№:../QÑ - (сокращенное
название подразделения-составителя)
ПРИКАЗ ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА СП
О/Об: …………………………
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР
В соответствии с …………………………………………………………………………….;
………………………………………………………………………………………………...;
…………………….…………………………………………………………………………...,
ПРИКАЗЫВАЕТ:
Статья 1. Ввести в действие Положение (Правила)………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
Статья 2.……………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………
Статья... Контроль за исполнением наятоящего приказа возложить на……….………
…………………………………………………………………………………………………
Рассылка:
-…………………..
-…………………..
- В архив подразделения-составителя,
Канцелярии.
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР
(Подпись, печать, Ф.И.О)
Визы:…………………..
…………………...
58
СП «ВЬЕТСОВПЕТРО»
СОЦИАЛИСТИЧЕСКАЯ РЕСПУБЛИКА ВЬЕТНАМ
Независимость - Свобода - Счастье
ПОЛОЖЕНИЕ (ПРАВИЛА)
О/Об……………………………………
(Введено в действие Приказом Генерального Директора СП «Вьетсовпетро» №……..от…………………………
Раздел I
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Статья 1.……………………………………………………………………………………………….
Статья 2.……………………………………………………………………………………………….
Статья ...……………………………………………………………………………………………….
Раздел II
ПОЛОЖЕНИЯ
Статья ..……………………………………………………………………………………………….
Статья ..……………………………………………………………………………………………….
Статья ..……………………………………………………………………………………………….
Статья ..……………………………………………………………………………………………….
Раздел III
ПОЛОЖЕНИЕ ПО ИСПОЛНЕНИЮ
Статья ..……………………………………………………………………………………………….
Статья ..……………………………………………………………………………………………….
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР
(Подпись, печать, Ф.И.О)
59
Форма № 2: Приказ Генерального Директора по конкретным вопросам
СОЦИАЛИСТИЧЕСКАЯ РЕСПУБЛИКА ВЬЕТНАМ
Независимость - Свобода - Счастье
(ЛОГОТИП СП)
Вунгтау, «…..»…………….200…г.
СП «ВЬЕТСОВПЕТРО»
№:…./QÑ - (сокращенное
название подразделения-составителя)
ПРИКАЗ ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА СП
О/Об: …………………………
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР
В соответствии с ……………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………….…………………………………………………………………………...
ПРИКАЗЫВАЕТ:
Статья 1. ……………………………………………..…………………………………….
………………………….……………………………………………………………………
Статья 2.……………………………………………………………………………………
…………………………………………………….…………………………………………
Статья... Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на………………
…………………………………………………………………………………………………
Рассылка:
-…………………..
-…………………..
- В архив подразделения-составителя,
Канцелярии.
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР
(Подпись, печать, Ф.И.О)
Визы:…………………..
…………………...
60
Форма № 3: Распоряжение Генерального Директора
СОЦИАЛИСТИЧЕСКАЯ РЕСПУБЛИКА ВЬЕТНАМ
Независимость - Свобода - Счастье
(ЛОГОТИП СП)
Вунгтау, «…..»…………….200…г.
СП «ВЬЕТСОВПЕТРО»
№:…./СТ - (сокращенное
название подразделения-составителя)
РАСПОРЯЖЕНИЕ ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА СП
О/Об: …………………………
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………….…………………………………………………………………………...
ОБЯЗЫВАЕТ:
1………………………………………………………………………………………………..……
……………….…………………………………………………………………………...
2………………………………………………………………………………………………..……
……………….…………………………………………………………………………...
3………………………………………………………………………………………………..……
……………….…………………………………………………………………………...
Рассылка:
-…………………..
-…………………..
- В архив подразделения-составителя,
Канцелярии.
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР
(Подпись, печать, Ф.И.О)
61
Форма № 4: Служебное письмо
СОЦИАЛИСТИЧЕСКАЯ РЕСПУБЛИКА ВЬЕТНАМ
Независимость - Свобода - Счастье
(ЛОГОТИП СП)
VIETSOVPETRO
105 Leâ Lôïi-Vuõng Taøu
Tel: 84-64-839871
Fax: 84-64-939857
№:….../СV - (сокращенное
название подразделения-составителя)
Вунгтау, «…..»…………….200…г.
Кому:…………………………………
………………………………….
Кас:…………………….
…………………………………………………………………………….…………………
…………………………………………………………………………….…………………
…………………………………………………………………………….…………………
…………………………………………………………………………….…………………
…………………………………………………………………………….…………………
…………………………………………………………………………….…………………
…………………………………………………………………………….…………………
Рассылка:
- Как указано выше.
-………………………..
- В архив подразделениясоставителя, Канцелярии.
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР
(Или О/И ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЕН.ДИРЕКТОРА)
(Подпись, печать, Ф.И.О)
62
Форма № 4a: Служебное письмо
(внутренняя переписка)
СП «ВЬЕТСОВПЕТРО»
СОЦИАЛИСТИЧЕСКАЯ РЕСПУБЛИКА ВЬЕТНАМ
Независимость - Свобода - Счастье
01 (02) - №:….../СV - (сокращенное
название подразделения-исполнителя)
Вунгтау, «…..»…………….200…г.
Кас:…………………….
Кому:…………………………………
………………………………….
……………………………………………………........…………….…………………
……………………………………………………………………….…………………
……………………………………………………………………….…………………
………………………………………………....…………………….…………………
……………………………………………………………………….…………………
…………………………………………....………………………….…………………
……………………………………………………………………….…………………
Рассылка:
- Как указано выше.
-………………………..
- В архив подразделения-исполнителя
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР
( I ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЕНДИРЕКТОРА)
(Подпись, Ф.И.О)
63
Форма № 4б: Служебное письмо
(внутренняя переписка)
СП «ВЬЕТСОВПЕТРО»
СОЦИАЛИСТИЧЕСКАЯ РЕСПУБЛИКА ВЬЕТНАМ
Независимость - Свобода - Счастье
03 (04....) - №:….../СV - (сокращенное
название подразделения-исполнителя)
Вунгтау, «…..»…………….200…г.
Кас:…………………….
Кому:…………………………………
………………………………….
……………………………………………………........…………….…………………
……………………………………………………………………….…………………
……………………………………………………………………….…………………
………………………………………………....…………………….…………………
……………………………………………………………………….…………………
…………………………………………....………………………….…………………
……………………………………………………………………….…………………
Рассылка:
- Как указано выше.
-………………………..
- В архив подразделения-исполнителя
ЗАМЕСТИТЕЛИ ГЕНДИРЕКТОРА
(ГЛАВНЫЙ ИНЖЕНЕР)
(Подпись, Ф.И.О)
64
Форма № 4в: Служебное письмо
(внутренняя переписка)
СП «ВЬЕТСОВПЕТРО»
НАЗВАНИЕ ПОД.-ИСПОЛ.
№:….../СV - (сокращенное
название подразделения-исполнителя)
СОЦИАЛИСТИЧЕСКАЯ РЕСПУБЛИКА ВЬЕТНАМ
Независимость - Свобода - Счастье
Вунгтау, «…..»…………….200…г.
Кас:…………………….
Кому:…………………………………
………………………………….
……………………………………………………........…………….…………………
……………………………………………………………………….…………………
……………………………………………………………………….…………………
………………………………………………....…………………….…………………
……………………………………………………………………….…………………
…………………………………………....………………………….…………………
……………………………………………………………………….…………………
Рассылка:
- Как указано выше.
-………………………..
- В архив подразделения-исполнителя
РУКОВОДИТЕЛИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
-ИСПОЛНИТЕЛЕЙ
(Подпись, Ф.И.О)
65
Форма № 5: Служебное письмо, подписываемое по поручению Генерального
Директора (*)
СОЦИАЛИСТИЧЕСКАЯ РЕСПУБЛИКА ВЬЕТНАМ
Независимость - Свобода - Счастье
(ЛОГОТИП СП)
VIETSOVPETRO
105 Leâ Lôïi-Vuõng Taøu
Tel: 84-64-839871
Fax: 84-64-939857
№:….../СV - (сокращенное
название подразделения-составителя)
Вунгтау, «…..»…………….200…г.
Кому:…………………………………
………………………………….
Кас:…………………….
…………………………………………………………………………….…………………
…………………………………………………………………………….…………………
…………………………………………………………………………….…………………
…………………………………………………………………………….…………………
…………………………………………………………………………….…………………
Рассылка:
- Как указано выше.
-…………………………..
- В архив подразделениясоставителя, Канцелярии.
П/П ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА
НАЧАЛЬНИК КАНЦЕЛЯРИИ
(НАЧАЛЬНИК ОТДЕЛА…..,
НАЧАЛЬНИК СЛУЖБЫ….)
(Подпись, печать, Ф.И.О)
______________________________
Служебное письмо СП «Вьетсовпетро», подписываемое Начальником Канцелярии, Начальником
отдела/службы СП по поручению Генерального Директора. Содержание данного письма:
инструктаж
по
специальностям/квалификации,
совместная
обработка
внутренних
административных документов СП «Вьетсовпетро».
Шифр документа: CV - Сокращенное название подразделения-составителя. Например: Письмо,
составляемое Канцерярией: №………./CV-VP.
(*)
66
Форма № 6: Служебная записка СП
СОЦИАЛИСТИЧЕСКАЯ РЕСПУБЛИКА ВЬЕТНАМ
Независимость - Свобода - Счастье
(ЛОГОТИП СП)
Вунгтау, «…..»…………….200…г.
СП «ВЬЕТСОВПЕТРО»
№:…./TTR - (сокращенное
название подразделения-составителя)
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Кас:……………………………………………………………..
Кому:……………………………………………………………
…………………………………………………………………………….…………………
…………………………………………………………………………….…………………
…………………………………………………………………………….…………………
…………………………………………………………………………….…………………
…………………………………………………………………………….…………………
Рассылка:
- Как указано выше.
-………………………..
- В архив подразделениясоставителя, Канцелярии.
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР
(Подпись, печать, Ф.И.О)
67
Форма № 7: Служебная записка структурных подразделений,
отделов и служб СП «Вьетсовпетро»
СП «ВЬЕТСОВПЕТРО»
№:…./TTR - (сокращенное
СОЦИАЛИСТИЧЕСКАЯ РЕСПУБЛИКА ВЬЕТНАМ
Независимость - Свобода - Счастье
название подразделения-составителя)
Вунгтау, «…..»…………….200…г.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Кас:…………………………(1)…………………………………..
Кому:……………………….(2)…………………………………
…………………………………………………………………………….…………………
…………………………………………………………………………….…………………
…………………………………………………………………………….…………………
………………………………………………(3)…………………………….………………
…………………………………………………………………………….…………………
Рассылка:
- Как указано выше.
-………………………..
- В архив подразделениясоставителя, Канцелярии.
(РУКОВОДИТЕЛЬ СТРУКТУРНОГО
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ,
ОТДЕЛА/СЛУЖБЫ СП
«ВЬЕТСОВПЕТРО» …)(4)
(Подпись, печать, Ф.И.О)
__________________________
(1)
(2)
(3)
(4)
Краткое содержание Служебной записки
Адресат (учреждение, организация или физическое лицо ) - для принятия решения
Содержание
Служебная записка, представляемая Ген.директору Руководителем структурного
подразделения, отдела/службы, должна быть подписана данным Руководителем лично.
68
Форма № 8: Справка Совместного Предприятия «Вьетсовпетро»
СОЦИАЛИСТИЧЕСКАЯ РЕСПУБЛИКА ВЬЕТНАМ
Независимость - Свобода - Счастье
(ЛОГОТИП СП)
Вунгтау, «…..»…………….200…г.
СП «ВЬЕТСОВПЕТРО»
№:…./ВС - (сокращенное
название подразделения-составителя)
СПРАВКА
Кас:……………………………………………………………..
Кому:……………………….…………………………………
…………………………………………………………………………….…………………
…………………………………………………………………………….…………………
…………………………………………………………………………….…………………
……………………………………………………………………………….………………
…………………………………………………………………………….…………………
Рассылка:
- Как указано выше.
-………………………..
- В архив подразделениясоставителя, Канцелярии.
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР
(Подпись, печать, Ф.И.О)
69
Форма № 9: Справка структурных подразделений,
Отделов и служб СП «Вьетсовпетро»
СП «ВЬЕТСОВПЕТРО»
№:…./ВС - (сокращенное
СОЦИАЛИСТИЧЕСКАЯ РЕСПУБЛИКА ВЬЕТНАМ
Независимость - Свобода - Счастье
название подразделения-составителя)
Вунгтау, «…..»…………….200…г.
СПРАВКА
Кас:…………………………(1)…………………………………..
Кому:……………………….(2)…………………………………
…………………………………………………………………………….…………………
…………………………………………………………………………….…………………
…………………………………………………………………………….…………………
………………………………………………(3)…………………………….………………
…………………………………………………………………………….…………………
Рассылка:
- Как указано выше.
-………………………..
- В архив подразделениясоставителя, Канцелярии.
(РУКОВОДИТЕЛЬ СТРУКТУРНОГО
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ,
ОТДЕЛА/СЛУЖБЫ СП
«ВЬЕТСОВПЕТРО» …)(4)
(Подпись, печать, Ф.И.О)
___________________________
(1) Краткое содержание Справки
(2) Адресат (учреждение, организация или физическое лицо) - для принятия решения
(3) Содержание справки не делится на статьи, оговорки. В зависимости от содержания, можно
делить его на пункты I, II, III… или 1, 2, 3, … Требуется указание причины составления
справки в начале документа.
(4) Справка, направляемая внутри СП Руководителем структурного подразделения,
отдела/службы, должна быть подписана данным Руководителем лично.
70
Форма № 10: Объявление
СП «ВЬЕТСОВПЕТРО»
№:…./ВС - (сокращенное
СОЦИАЛИСТИЧЕСКАЯ РЕСПУБЛИКА ВЬЕТНАМ
Независимость - Свобода - Счастье
название подразделения-составителя)
Вунгтау, «…..»…………….200…г.
ОБЪЯВЛЕНИЕ (*)
Кас:……………………………………………………………..
Кому:……………………….…………………………………..
…………………………………………………………………………….…………………
…………………………………………………………………………….…………………
…………………………………………………………………………….…………………
……………………………………………………………………………….………………
…………………………………………………………………………….…………………
Рассылка:
- Как указано выше.
-………………………..
-………………………..
- В архив подразделениясоставителя, Канцелярии.
П/П ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА
(НАЧАЛЬНИК КАНЦЕЛЯРИИ,
ОТДЕЛА/СЛУЖБЫ)
(Подпись, печать, Ф.И.О)
__________________________
(*)
Объявление используется для доведения до сведения структурных подразделений,
отделов/служб СП издаваемых приказов, распоряжений и решений Дирекции СП, с
которыми им необходимо ознакомиться для исполнения или служебного обращения.
- Объявление, рассылаемое сторонним учреждениям и организациям, должно быть
подписано Генеральным директором или Зам.гендиректора.
- Объявление, рассылаемое только структурным подразделениям СП, подписывается
Начальником Канцелярии или Начальниками отделов/служб по поручению
Генерального директора.
71
Форма № 11: Протокол заседания/совещания
СП «ВЬЕТСОВПЕТРО»
№:…./ВB – XNLD
СОЦИАЛИСТИЧЕСКАЯ РЕСПУБЛИКА ВЬЕТНАМ
Независимость - Свобода - Счастье
Вунгтау, «…..»…………….200…г.
ПРОТОКОЛ
Заседания/совещания…………………………………………..
1. Время заседания/совещания: ………………
- Время открытия:……………………………………………………………………….
- Место:…………………………………………………………………………………..
2. Состав участников:
- Присутствуют:……..чел./…….чел. (общее количество чел.)
- Отсутствуют:…………………………………………………..
- Приглашенные гости:…………………………………………
- Общее количество участников:………………………………
3. Председатель заседания/совещания:…………………..Должность:………………….
4. Секретарь заседания/совещания:………..……………..Должность:………………….
5. Содержание заседания/совещания:………..……………………………………………
6. Доклады, зачитываемые на заседании/совещании:……………………………………
7. Вопросы, обсуждаемые на заседании/совещании:…………………………………….
8. Заключение председателя заседания/совещания:……………………………………...
9. Голосование (если проводится)…………………………………………………………
10. Заседание/совещание закончилось в…..часов, дата…………………………………
11. Прилагаемые документы (если есть):…………………………………………………..
СЕКРЕТАРЬ
(Подпись, Ф.И.О)
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ
Подпись, печать, Ф.И.О)
Рассылка:
-………………………..
-………………………..
- В архив подразделениясоставителя, Канцелярии.
72
Форма № 12: Акт по конкретному вопросу
СП «ВЬЕТСОВПЕТРО»
СОЦИАЛИСТИЧЕСКАЯ РЕСПУБЛИКА ВЬЕТНАМ
Независимость - Свобода - Счастье
Структурное подразделение:……
Вунгтау, «…..»…………….200…г.
АКТ
По вопросу …………………………………………..
В………часов,
дата………………………..проведено
составление
Акта
вопросу………………………………………………………………………………………
в……………………………………………………………………………………………….с
участием ……………………………………………………………………………………
Составитель акта:
Ф.И.О, должность, адрес:
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
Сторона, по которой составляется акт:
Ф.И.О, должность, адрес:
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
Содержание:
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
Рекомендации:
…………………………………………………………………………………………
по
Настоящий Акт составлен в ……..экземплярах, имеющих равную силу. Каждой стороне
направляется по …….экземпляру/ам.
Представитель Стороны, по
которой составляется акт
Представитель составителя акта
(Подпись, Ф.И.О)
(Подпись, Ф.И.О)
73
Форма № 13: Акт приемки технических работ
СП «ВЬЕТСОВПЕТРО»
СОЦИАЛИСТИЧЕСКАЯ РЕСПУБЛИКА ВЬЕТНАМ
Независимость - Свобода - Счастье
Структурное подразделение:……
Вунгтау, «…..»…………….200…г.
АКТ
приемки технических работ
Объект: …………………………………………..
Сегодня, «……»………………на объекте………………………………………………….
Мы, нижеподписавшиеся:
От стороны А:
-
Г-н (Г-жа):……………………………………Должность…………………………
-
Г-н (Г-жа):……………………………………Должность…………………………
От стороны Б:
-
Г-н (Г-жа):……………………………………Должность…………………………
-
Г-н (Г-жа):……………………………………Должность…………………………
От учреждения-составителя проекта:……………………………………………………
От ужреждения-контролера (если есть):……………………………………………….
После проверки и рассмотрения, обе стороны согласовали следующие пункты:
1. По объему:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
2. По техническому качеству:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
Настоящий Акт составлен в ……..экземплярах. Каждой стороне направляется по
…….экземпляру/ам, которые имеют равную силу, что служит основанием ввода данного
объекта в эксплуатацию.
Представитель
учреждениясоставителя проекта
Представитель
стороны Б
Представитель
учрежденияконтролера
Представитель
стороны А
(Подпись, Ф.И.О)
(Подпись, Ф.И.О)
(Подпись, Ф.И.О)
(ПодписьФ.И.О)
74
Форма № 14: Бланк с заголовком СП «Вьетсовпетро»
СОЦИАЛИСТИЧЕСКАЯ РЕСПУБЛИКА ВЬЕТНАМ
Независимость - Свобода - Счастье
(ЛОГОТИП СП)
Вунгтау, «…..»…………….200…г.
VIETSOVPETRO
105 Leâ Lôïi-Vuõng Taøu
Tel: 84-64-839871
Fax: 84-64-939857
Кому:…………………………………
………………………………….
75
Форма № 15: Документы, представляемые на утверждение Руководству СП
СП «ВЬЕТСОВПЕТРО»
СОЦИАЛИСТИЧЕСКАЯ РЕСПУБЛИКА ВЬЕТНАМ
Независимость - Свобода - Счастье
Структурное подразделение:……
Вунгтау, «…..»…………….200…г.
УТВЕРЖДАЮ
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР
(Подпись, Ф.И.О)_
СОГЛАСОВЫВАЮ
I ЗАМ.ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА
(Подпись, Ф.И.О)_
Наименование документа
……………………………………………………………………............
....……………………………(содержание)……………………………....
………………………………………………………………..................
………………………………………………………………..................
………………………………………………………………..................
………………………………………………………………..................
РУКОВОДИТЕЛЬ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
(Подпись, Ф.И.О)_
76
Форма № 16: Рекомендательное письмо
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
(ЛОГОТИП СП)
Vũng Tàu, ngày…….tháng……..năm 200…..
VIETSOVPETRO
№:………../GGT
GIẤY GIỚI THIỆU
РЕКОМЕНДАТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
XÍ NGHIỆP LIÊN DOANH VIETSOVPETRO GIỚI THIỆU:
СП «ВЬЕТСОВПЕТРО» РЕКОМЕНДУЕТ
Đồng chí - товарища…………………………………………………………………………
Chức vụ - должность…………………..…………………………………………………….
Thuộc XNLD Vietsovpetro - СП «Вьетсовпетро»…………………………………………..
Được cử đến - куда…………………………………………………………………………...
Về việc - с целью…………….………………………………………………………………
Giấy này cógiá trị đến
Срок действия по: ………………
Ký tắt: - Виза
TỔNG GIÁM ĐỐC - Генеральный
директор
77
Форма № 17: Командировочное удостоверение
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
(ЛОГОТИП СП)
Vũng Tàu, ngày…….tháng……..năm 200…..
VIETSOVPETRO
№:………../GCL
CÔNG LỆNH
КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ
Cấp cho - Кому выдано: ..……………………………………………………………………
Chức vụ - Должность:…………………………………………………………………………
Được cử - Куда командирован: ……………………………………………………………….
Thời gian công tác - Срок командировки:…………………………………………………….
Từ - С:……………………………………………….Đến - по………………………………...
Được phép sử dụng phương tiện giao thông
Разрешаю использовать транспортные средства:…………………………………………...
XÁC NHẬN CỦA TRƯỞNG PHÒNG
Начальник отдела…………………
TỔNG GIÁM ĐỐC
Генеральный директор
XÁC NHẬN NƠI ĐI VÀ ĐẾN
ОТМЕТКИ О ВЫБЫТИИ И ПРИБЫТИИ
В ПУНКТЫ НАЗНАЧЕНИЯ
Nơi đi, đến
Наименование
пунктов назначения
Đi - Убыл из г.
Đến - Прибыл в г.
Đi - Убыл из г.
Đến - Прибыл в г.
Đi - Убыл из г.
Đến - Прибыл в г.
Đi - Убыл из г.
Đến - Прибыл в г.
Đi - Убыл из г.
Đến - Прибыл в г.
Ngày, tháng
Дата
Xác nhận
Подпись,
печать
Giá tiền ăn
Стоимость
питания
Tiền khách sạn
Гостиничные
расходы
Gia hạn công tác
Từ
đến
Ký
Командировка продлена с………………по……………… Подпись:………..
Nhiệm vụ công tác
Задание по командировке……………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
Задание выдал………………………..
Задание принял……………….…..
Подпись
Подпись
78
BÁO CÁO KẾT QUẢ CÔNG TÁC
ОТЧЕТ О ВЫПОЛНЕНИИ ЗАДАНИЯ
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
TRƯỞNG PHÒNG XÁC NHẬN
Начальник Отдела
BẢNG THANH TOÁN TẠM ỨNG
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ
Từ ngày «……»……………………………200…г.
STT
Số tiền
Nội dung
Nội dung
П/п
Сумма
Содержание
Содержание
1.
2.
3.
4.
5.
-
Vé ô tô
Проезд автотранспортом
Vé máy bay
Авиабилеты
Tiền lưu trú
Суточные
Tiền phòng
Гостиничные расходы
Các chi phí khác
Прочие расходы
Cộng - Итого:
Số tiền
Сумма
Còn thừa
Остаток
Chi quá
Перерасход
Nhận vé
Получены билеты
Nhận tiền mặt
Получено из кассы
Tổng số tiền thanh toán - Всего израсходовано ………………………………………….
Còn thừa, chi quá - Остаток, перерасход ………………………………………………...
Nhận thêm, trả lại - Остаток внесен, перерасход оплачен……………………………….
Báo cáo kiểm tra Отчет проверен к утверждению……………………………………….
NGƯỜI ĐI CÔNG TÁC KÝ
Подпись командированного…………….
KẾ TOÁN
Бухгалтер…………………………….
TỔNG GIÁM ĐỐC
Генеральный директор
CHÁNH KẾ TOÁN
Главный бухгалтер…………………….
79
Форма № 18: Заявка на использование автотранспорта
GIẤY XIN XE - ЗАЯВКА
Tên tôi là - От…………………………………Số điện thoại - Телефон:……………………
Chức vụ - …………………………………..Đơn vị, phòng……………………………………
Должность……………………………… ..Подразделение, отдел………………………….
Số công lệnh……………………………………………………………….ngày cấp…………..
Номер командировочного удостоверения………………………………от………………...
Đề nghị đồng chí cho xin……………chiếc xe loại…………………………………………….
Прошу разрешить использование автомобиль………………………………………………
Số lượng người………………………………………………………………………………….
Количество (чел.)…………………………………………………………………………….
Thời gian từ…giờ ….ngày…tháng…năm 200….tới….giờ….ngày….tháng…..năm 200……
Время: С……часов……………………………. до…………………………………………...
Địa điểm đón/Место встречи………………………………………………………………….
Theo tuyến đường…………………………………….cự ly……………………………..km…
По маршруту………………………………………..расстояние……………………….км…
Dùng vào việc/С целью………………………………………………………………………...
DUYỆT CỦA TỔNG GIÁM ĐỐC XNLD
VSP
Разрешение Ген.директора СП
«Вьетсовпетро»
Vũng Tàu, ngày….tháng…..năm 200…
Người xin ký tên -
XÁC NHẬN CỦA LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ
Руководитель подразделения
GIÁM ĐỐC XN VẬN TẢI Ô TÔ
Директор ПАТ
80
Форма № 19: Записка о предоставлении отпуска
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
(ЛОГОТИП СП)
Vũng Tàu, ngày…….tháng……..năm 200…..
VIETSOVPETRO
№:………../GNP
GIẤY XIN NGHỈ PHÉP
Записка о предоставлении отпуска
Theo Quy chế nhân viên Xí nghiệp Liên doanh “Vietsovpetro”
На основании Положения о персонале СП «Вьетсовпетро»
Cho phép đồng chí:……………………………………………………………………………..
Предоставляю тов:...…………………………………………………………………………..
Danh số: :...……………………………………………………………………………………..
Табельный номер……………………………………………………………………………..
Chức vụ:………………………………………………………………………………………...
Должность :……………………………………………………………………………………
Thuộc đơn vị: …………………………………………………………………………………..
Подразделение:……….….…………………………………………………………………….
Được nghỉ phép cho thời gian làm việc năm:…………………………………………………..
Ежегодный отпуск за …………………………………………………………………………
Gồm:…………………………..ngày làm việc và……………………ngày nghỉ (Chủ nhật, lễ)
Включено:……………….……рабочих дней ………………………….и дополнительных
Tổng số ngày nghỉ:…………………………………………………………..ngày lịch
Всего календарных дней:…………………………………………………………………….
Kể từ ngày…………………đến ngày………………………………………………………….
С…………………………..по………………………………………………………………...
Nơi nghỉ:………………………………………………………………………………………..
Место проведения отпуска…………………………………………………………………..
Tiền tàu xe:……………………………………………………………………………………...
Оплата за проезд……………………………………………………………………………...
TỔNG GIÁM ĐỐC
Генеральный Директор
81
Приложение 5а
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
Документов не рекомендованных для регистрации в Канцелярии СП
1. Письма присланные в копии для сведения.
2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.
3. Сообщение о заседаниях, совещаниях и повестка дня (не касается
Совета СП).
4. Графики, заявки.
5. Сводки и информации, присланные для сведения.
6. Учебные планы, программы.
7. Регламные
извещения,
плакаты,
программы
совещений,
конференции и т.п.
8. Прейскуранты цен.
9. Нормы расхода материалов.
10.Поздравительные письма и пригласительные билеты.
11.Бухгалтерские документы.
12.Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
13.Научные отчеты по темам.
14.Формы статистической отчетности.
82
Приложение № 6
Форма обложки дела
Логотип……………………
Наименование организации…………….
ДЕЛО
………………………………….
………………………………….
………………………………….
………………………………….
………………………………….
С……………………по…………………………
Фонд №: ………………..
Дело №:…………………
Срок хранения дела:
………………………………
83
Приложение № 7
Форма номенклатуры документов в деле
НОМЕНКЛАТУРА ДОКУМЕНТОВ
П/п
(1)
Номер и шифр
документа
(2)
Дата
документа
(3)
Краткое
содержание
(4)
Автор
документа
(5)
Количество
листов
(6)
Примечания
(7)
84
Приложение № 8
Форма заверительного листа
ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ
- Дело…………………..фонд №………………………………..
- Данное дело состоит из…………………листов
- Перечень документов включает………………листов
- Состояние документов в деле:
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
Дата…………………………………….
Составитель дела
85
Приложение № 9
Форма обложки номенклатуры дел
Логотип……………………
Наименование организации…………….
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Фонд ……………………………………………
………………………..…………………………
С……….года по…………..год…………………….
Книжка №: …с номера……………..до номера………
Фонд №……………………………………………….
Фонд №: ………………..
Дело №:…………………
Срок хранения дела:
………………………………
86
Приложение № 10
Номенклатура дел
Номер
файла/
папки
1
Номер
дела
Заголовок
дела
Дата открытия и
закрытия дела
Количество
листов
Срок
хранения
Примечания
2
3
4
5
6
7
87
Приложение № 11
Форма Акта сдачи документов в архив
СОЦИАЛИСТИЧЕСКАЯ РЕСПУБЛИКА ВЬЕТНАМ
Независимость - Свобода - Счастье
********************
АКТ СДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ
На основании Приказа Генерального директора СП «Вьетсовпетро»
№…….от…………« О введении в действие «Положения по ведению делопроизводства
и архивной работы в СП «Вьетсовпетро»»;
- Исходя из предложения …………………………………………………………………..
Сегодня, дата………………………..мы,
Представители архива принимающей документы стороны:
1-………………………………………………..
2-………………………………………………..
Представители сдающей документы стороны:
1-………………………………………………..
2-………………………………………………..
-
Представители сдающей документы стороны передают представителям архива
принимающей стороны следующие документы:
1- Название пачки документов:…………………….
2- Дата издания документов: С………..по…………...
3- Количество передаваемых документов:…………
По номенклатуре дел…………прилагаемых к настоящему акту
4- Состояние документов:…………………………...
………………………………………………………….
………………………………………………………….
Настоящий акт составлен в двух экземплярах: каждой стороне передается по
одному экземпляру.
ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА
(Подпись, Ф.И.О)
ПЕРЕДАЮЩАЯ СТОРОНА
(Подпись, Ф.И.О)
……………………………..Подтверждение
Руководитель принимающей
стороны
(Должность, Ф.И.О, подпись, печать)
Руководитель передающей стороны
(Должность, Ф.И.О, подпись, печать)
88
Приложение № 12
Форма номенклатуры утративших силу дел и документов,
предлагаемых к уничтожению
СП «Вьетсовпетро»
Подразделение:………………….
Дата……………..
Номенклатура утративших силу дел и документов,
предлагаемых к уничтожению
П/п
1
Наименование дел и
документов
2
Подразделение
Причина
Примечания
3
4
5
Общее количество дел и документов, предлагаемых к уничтожению:………………..
Лицо, предлагающее уничтожить дела
и документы
(Ф.И.О, подпись)
89
Приложение № 13
СП «ВЬЕТСОВПЕТРО»
СОЦИАЛИСТИЧЕСКАЯ РЕСПУБЛИКА ВЬЕТНАМ
Независимость - Свобода - Счастье
Вунгтау, «…..»…………….200…г.
ПРОТОКОЛ
Совещания Комиссии по определению ценности документов СП «Вьетсовпетро»
Сегодня,
дата…………………………….в
………………………..
проведено
совещание Комиссии по определению ценности документов СП «Вьетсовпетро».
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
1.
2.
Состав участников:
………………………… - Генеральный директор, Председатель Комиссии
………………………… - Начальник канцелярии, член Комиссии
………………………… - Начальник Юридического отдела, член Комиссии
………………………… - Начальник ОИиВО, член Комиссии
………………………… - Руководитель заинтересованного подразделения,
член Комиссии
………………………… - Архивовед заинтересованного подразделения,
член Комиссии
………………………… - Архивовед канцелярии СП «Вьетсовпетро», секретарь
Комиссии
Содержание совещания:
Высказывание мнений по срокам хранения дел подразделения……………..
Высказывание мнений по номенклатуре утратиших силу дел и документов
подразделений, предлагаемых к уничтожению ……………………
Заключение совещания:
1
2
3
Совещание закончилось в ……….часов того же дня.
СЕКРЕТАРЬ
(Ф.И.О, подпись)
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ
(Ф.И.О, подпись)
Подписи членов Комиссии:
1
2
3
90
Приложение № 14
Форма Акта уничтожения утративших силу документов
Сегодня, дата…………………………………, в…………………………….
Мы,
1. …………………….представитель …………………….., председатель
2..…………………….представитель …………………….., член комиссии
3..…………………….представитель …………………….., член комиссии
Провели уничтожение утративших силу дел и документов в соответствии с
Приказом Генерального директора № ………………от………………. по уничтожению
утративших силу дел и документов (прилагаются Номенклатура утративших силу дел и
документов и Акт ГКНГ СРВ № ……….от…………..по экспертизе утративших силу
документов.
Утратившие силу документы были уничтожены методом……………………
Информация всех указанных в Номенклатуре дел и документов была уничтожена.
Уничтожение закончилось в …………часов, дата………………….
ЧЛЕНЫ КОМИССИИ
(Ф.И.О, подпись)
1…………….
2…………….
3…………….
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ
(Ф.И.О, подпись)
91
Приложение № 15
Форма обложки номенклатеры дел по научно-исследовательским материалам
Логотип……………………
Наименование организации…………….
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
ПО НАУЧНОИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИМ
МАТЕРИАЛАМ
Фонд ……………………………………………
………………………..…………………………
С……….года по…………..год…………………….
Книжка №: …с номера……………..по номер………
Фонд №……………………………………………….
Срок хранения:
………………
92
]
93
Приложение № 16
Форма обложки номенклатуры дел по научно-исследовательским материалам
Номенклатура дел
Да
та
пос
туп
лен
ия
дел
Ар
хив
ны
й
но
ме
р
Назван
ие тем
1
2
3
К
о
д
/
ш
и
ф
р
Наименован
ие
подразделен
ия хранителя
(дел)
Ко
личес
тво
лис
тов
Исслед
овательск
ое
подраз
деление
Заве
дующий
тема
ми
Время
исследования
С
По
Пр
им
ечан
ия
4
5
6
7
8
9
10
11
94
Приложение № 17
Форма номенклатеры дел и документов по месторождениям
Логотип……………………
Наименование организации…………….
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
И ДОКУМЕНТОВ ПО
МЕСТОРОЖДЕНИЯМ
Фонд ……………………………………………
………………………..…………………………
С……….года по…………..год…………………….
Книжка №: …с номера……………..по номер………
Фонд №……………………………………………….
Срок хранения:
………………
95
Фонд №: ………………..
Срок хранения дела:
Приложение № 18
Форма номенклатуры дел и документов по месторождениям
Номенклатура дел и документов по месторождениям
Дата
пост
уплени
я
Архив
ный
номер
Наименов
ание дел и
документо
в
Составите
ль
1
2
3
4
Время
исследования
С
По
Колич
ество
листов
5
6
7
Форма
докуме
нтов
Примеча
ния
8
9
96
Приложение № 19
Форма журнала по учету магнитных лент и дисков
Логотип……………………
Наименование организации…………….
ЖУРНАЛ
ПО УЧЕТУ МАГНИТНЫХ ЛЕНТ И ДИСКОВ
Книжка №: ………………………………………….
С …………..по………………………………
С номера……………..по номер…………..
Срок хранения:
………………
Фонд №: ………………..
Дело №:…………………
Срок хранения дела:
………………………………
97
Приложение № 20
Форма номенклатуры магнитных лент и дисков
Номенклатура магнитных лент и дисков
Дата
поступления
Архивный
номер
1
2
Наименование
Время
магнитных
создания
лент и дисков
3
4
Продолжительность
записи
5
Наименование
подразделениясоставителя
6
Вид
магнитных
дисков
7
Количество
8
Примеча
ния
9
98
Приложение № 21
Форма журнала по учету пленок и фотографий
Логотип……………………
Наименование организации…………….
ЖУРНАЛ
ПО УЧЕТУ ПЛЕНОК И ФОТОГРАФИЙ
Книжка №: ………………………………………….
С …………..по………………………………
С номера……………..по номер…………..
Срок хранения:
………………
Фонд №: ………………..
Дело №:…………………
Срок хранения дела:
………………………………
99
100
Приложение № 23
Форма журнала по учету материальных образцов и керн
Логотип……………………
Наименование организации…………….
ЖУРНАЛ
ПО УЧЕТУ МАТЕРИАЛЬНЫХ ОБРАЗЦОВ И КЕРН
Книжка №: ………………………………………….
С …………..по………………………………
С номера……………..по номер…………..
Срок хранения:
………………
Фонд №: ………………..
Дело №:…………………
Срок хранения дела:
………………………………
101
Приложение № 24
Номенклатура магнитных лент и дисков
Дата Архивпоступ- ный
ления номер
1
2
Наименование
Название
материальных месторожде
образцов и керн
ния
3
4
Номер
выбуренного
отверствия
5
Дата
бурения
6
Подразделениебурильщик
7
Количество
8
Примечани
я
9
102
Приложение № 25
Форма информационной карточки по документам
1. Наименование архивного склада:………………………..
2. Название фонда:…………………………………………..
3. Архивный номер:…………………………………………
4. Шифр информации:………………………………………
5. Заголовок дела:…………………………………………...
6. С :………………………………………………………….
7. Сроки издания документов: С………………по…………
8. Используемый язык:……………………………………..
9. Количество листов:……………………………………….
10. Срок хранения:……………………………………………
11. Степень секретности:…………………………………….
12. Положение по использованию документов:……………
13. Составитель карточки:……………………………………
103
Приложение № 26
Форма информационной карточки по магнитным лентам и дискам
1. Наименование архивного склада:………………………..
2. Архивный номер:…………………………………………
3. Шифр информации:………………………………………
4. Название магнитных лент и дисков:.…………………...
5. Содержание магнитных лент и дисков:.………………..
6. Создатель (лицо, организация, делающие запись):…………………
7. Место записи:……………………………………..
8. Время записи:……………………………………….
9. Используемый язык:……………………………………..
10. Скорость записи:……………………………………………
11. Продолжительность записи:…………………………………….
12. Прилагаемые документы:……………………………….
13. Положение по использованию:…………………………….
104
Приложение № 27
Форма информационной карточки по пленкам и фотографиям
1.
2.
3.
4.
Наименование архивного склада:………………………..
Архивный номер:…………………………………………
Шифр информации:………………………………………
Событие/факт:.…………………...
5. Название пленок/фотографий:.………………..
6. Содержание пленок/фотографий:.………………..
7. Фотограф:………………………………………
8. Место фотографирования:…………………………………
9. Время фотографирования:…………………………………
10. Происхождение:……………………………………..
11. Размер фотографий/пленок:……………………………………………
12. Цвет: черно-белый…………………………………….
13. Прилагаемые документы:……………………………….
14. Положение по использованию:…………………………….
105
Приложение № 28
Форма информационной карточки по материальным образцам и кернам
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Наименование архивного склада:………………………..
Архивный номер:…………………………………………
Шифр информации:………………………………………
Название скважины:.…………………...
Шифр скважины:.…………………...
Содержание материальных образцов и керн:.………………..
7. Подразделение-бурильщик:.………………..
8. Место бурения:………………………………………
9. Время бурения:…………………………………
10. Номер контракта/договора на бурение:…………………………………
11. Прилагаемые документы:……………………………….
12. Положение по использованию:…………………………….
106
Приложение № 29
Форма дела по учету пользователей
Информационная карточка по учету пользователей
Фотография
размером
3х4см
1. Ф.И.О пользователя:………………………..
2. Номер дела:…………………………………………
3. Родные места:………………………………………
4. День рождения:.…………………...
5. Номер личного удостоверения:.…………Место выдачи:………….Дата выдачи....
6. Место работы:.………………..
7. Адрес:………………………..
8. Телефон:………………..Электр.почта…………………..Факс:…………….
9. Тема изучения:……………………
10. Рекомендательное письмо №…………………от………………
11. Используемый документ
Дата………………………..название документа……….
12. Исполнение Положения по использованию документов:……………………………
107
ОГЛАВЛЕНИЕ
Cтр.
Раздел I: Общие положение .................................................................. 01
1. Регулируемые объекты и сфера применения ................................ 01
2. Обязательства по исполнению ........................................................ 01
Раздел II: Ведение делопроизводства 02
Глава I: Порядок составления и издания служебных доументов .... 02
1. Применяемые в СП виды служебных документов ...................... 02
2. Требования по подготовке служебных документов ................... 03
3. Порядок составления и издания служебных документов ............ 11
4. Правила составления основных документов ................................ 16
Глава II: Порядок работы с входящей и исходящей
корреспонденцией .................................................................. 21
1. Порядок работы с входящими документами ................................ 21
2. Порядок работы с исходящей корреспонденцией .......................... 24
3. Контроль за использованием печатей………....... ........................... 26
4. Контроль за секретными документами ........................................... 27
Глава III: Формирование дел в текущем делопроизводстве
в СП “Вьетсовпетро” ............................................................. 28
1. Дела и их формирование .................................................................. 28
2. Формирование дел ............................................................................ 29
3. Порядок сдачи документов и дел в действующий архив
СП “Вьетсовпетро”32 ........................................................................
4. Ответственность за Формирование и сдачу дел в действующий
архив СП “Вьетсовпетро” ............................................................... 32
Раздел III: Архивная работа .................................................................. 33
Глава I: Архив и Архивные материалы СП “Вьетсовпетро” ............ 33
Глава II: Сбор и передача дел в архив................................................... 34
Глава III: Определение степени ценности документов ....................... 38
Глава IV: Упорядочивание архивных материалов............................... 41
Глава V: Учет и проверка архивных документов ................................ 43
Глава VI: Хранение архивных документов .......................................... 44
Глава VII: Использование архивных документов ................................ 45
Раздел IV: Организация исполнения настоящего положения ............ 47
Приложения (формы)......... ..................................................................... 50-106
108
109