Е.В. Анянова О.А. Гришина МS EXCEL ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЛЕСОТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Кафедра информационных технологий и моделирования
Е.В. Анянова
О.А. Гришина
МS EXCEL
ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ
Методические указания
по выполнению лабораторно-практического курса
для студентов очной и заочной форм обучения.
Направления 080502 – Экономика и управление на предприятии,
656300 – Технология лесозаготовительных и
деревообрабатывающих производств,
240100 – Химическая технология и биотехнология,
250400 – Лесоинженерное дело.
Специальности 240502, 250403, 080205, 250408.
Дисциплина – Информатика
Екатеринбург
2009
Печатается по рекомендации методической комиссии факультета экономики и управления.
Протокол № 24 от 10.10.2008 г.
Рецензент: профессор кафедры лесоводства Годовалов Г.А.
Редактор Е.Л. Михайлова
Оператор Г.И. Романова
Подписано в печать 27.04.09
Плоская печать
Заказ №
Формат 60×84 1/16
Печ. л. 1,86
Редакционно-издательский отдел УГЛТУ
Отдел оперативной полиграфии УГЛТУ
Внеплановая.
Тираж 100 экз.
Цена 6 руб. 20 коп.
ВВЕДЕНИЕ
Электронные таблицы (ЭТ) предназначены для хранения и обработки
информации, представленной в табличной форме. ЭТ - это двумерные массивы (которые обычно называют рабочими листами), состоящие из столбцов и строк. Программные средства для проектирования ЭТ называют табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и
автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью
ЭТ можно выполнять различные бухгалтерские и инженерные расчеты,
строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных
ситуаций.
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
ЭТ состоят из строк и столбцов. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (А, В, С...), расположенными в заголовочной части таблицы. Строки идентифицированы цифрами (1, 2, 3,...), расположенными в
первой колонке. Место пересечения столбца и строки называется ячейкой.
Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, состоящий из имени столбца
и номера строки, например Al, В12.
ЭТ могут содержать несколько рабочих листов, которые объединяются в один файл и носят название рабочей книги.
В ЭТ можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами
ячеек, которые образуют блок - прямоугольную область таблицы.
Адрес блока - это адрес левой верхней ячейки и адрес правой нижней
ячейки. В качестве разделителя служит символ - двоеточие (:) или точка (.).
Например, блок А1:В2 (А1.В2) включает в себя ячейки Аl, А2, B1, B2. Любому диапазону можно присвоить имя, соответствующее смыслу размещаемых в нем данных.
Типы данных
В ЭТ используются следующие типы данных:
текст - любая последовательность символов;
число - числовая константа;
дата - может быть представлена в различных форматах;
формула - выражение, состоящее из чисел, адресов ячеек, функций; например: =А5/Н8*12;
функции - запрограммированные формулы, позволяющие проводить часто
встречающиеся
последовательности
вычислений;
например:
=СУММ(А1:А4).
3
Создание и обработка ЭТ
Проектирование ЭТ включает следующие шаги: ввод заголовка ЭТ,
ввод названий граф документа, ввод исходных данных, ввод расчетных
формул, форматирование ЭТ с целью придания ей профессионального вида, подготовку ЭТ к печати и ее печать.
При необходимости ЭТ могут сопровождаться диаграммами и пояснительными комментариями.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №1
Ввод и редактирование данных в ЭТ
Для начала работы необходимо запустить программу Excel:
1) щелкнуть по кнопке Пуск;
2) в меню Программы выбрать строку Microsoft Excel.
После вызова приложения Excel перед вами появится окно, показанное на рис. 1. В нем отображается чистая рабочая книга под названием
Книга 1.
Кратко опишем основные элементы главного окна программы.
 Строка заголовка. Это первая строка окна Excel. Она содержит имя
программы, имя файла, с которым вы работаете, и кнопки управления размерами окна.
 Строка меню. Вторая строка окна, в котором находится набор раскрывающихся меню приложения Excel, где вы можете выбрать все необходимые для работы с электронными таблицами команды.
 Поле Введите вопрос. Поле со списком, куда можно ввести вопрос
справочной системе Excel.
 Панели инструментов. Здесь располагаются кнопки, щелкнув на
которых можно вызвать ту или иную команду Excel. По умолчанию на экран выводятся две основные панели инструментов — Стандартная и Форматирование.
 Строка формул. В этой строке отображаются данные или формулы,
которые вы вводите в ячейки электронной таблицы, а также адреса ячеек.
Сюда же можно ввести данные, которые должны быть помешены в ячейку,
предварительно установив курсор в требуемую ячейку.
 Поле задания имени объекта. Данное поле предназначено для назначения имен ячейкам, диапазонам ячеек, рисункам и диаграммам.
 Кнопки управления главным окном Excel. С помощью этих кнопок можно разворачивать, сворачивать и закрывать главное окно Excel.
4
 Кнопки управления внутренними окнами. Эти кнопки позволяют
разворачивать, сворачивать и закрывать книги, открытые в Excel. При этом
главное окно программы останется открытым.
Поле задания имени объекта
Заголовки столбцов
Строка заголовка
Строка меню
Кнопки управления
главным окном Excel
Кнопки управления
Панели инструментов
внутренними окнами
Строка формул Поле Введите вопрос
Заголовки строк Кнопки прокрутки
Табличный курсор ярлыков листов
Ярлыки листов Горизонтальная Вертикальная Область задач
полоса прокрутки полоса прокрутки
Рис. 1. Главное окно программы Excel
 Область задач. Эта область включает несколько панелей, которые
позволяют упростить доступ к инструментам, предназначенным для решения некоторых общих задач. При необходимости данную область можно
скрыть.
5
 Табличный курсор. Представляет собой рамку черного цвета, которая обрамляет текущую активную ячейку.
 Заголовки столбцов. Буквы, используемые в качестве имен для 256
столбцов каждого рабочего листа (А, В, С, ... Z; АА, АВ, АС, ... AZ; ВА,
ВВ, ВС, ... AZ; и т.д.). Если щелкнуть на заголовке столбца, будут выделены все его ячейки.
 Заголовки строк. Числа от 1 до 65 536, служащие в качестве заголовков строк. Все ячейки какой-либо строки можно выделить, выполнив
щелчок мышью на ее заголовке.
 Ярлыки листов. Новая рабочая книга по умолчанию состоит из
трех рабочих листов, которые называются Лист1, Лист2, ЛистЗ. Вы можете
присвоить листам собственные названия, а также увеличить или уменьшить их количество.
 Кнопки прокрутки ярлыков листов. Служат для прокручивания
ярлыков рабочих листов с целью их просмотра и выбора.
 Строка состояния. В данной области выводятся различные сообщения, а также отображается состояние тех или иных параметров программы Excel и клавиш <Num Lock>, <Caps Lock>, <Scroll Lock>.
 Вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки. Позволяют
прокручивать рабочий лист по вертикали и по горизонтали соответственно.
При пересечении столбцов и строк получаются ячейки. Выделенная
ячейка становится текущей ячейкой. Адрес текущей ячейки отображается
в поле задания имени объекта. Текущую ячейку можно отличить по рамке
вокруг нее. Сделать ячейку текущей можно клавишами управления курсором или щелкнув по ней мышью. Сделав ячейку текущей, можно вводить в
нее данные с клавиатуры или редактировать ее содержимое. Передвигаться
по рабочему листу можно с помощью полос прокрутки, бегунков или стрелок прокрутки. При этом, однако, текущей остается прежняя ячейка.
Для выделения блока ячеек надо нажать левую кнопку мыши на первой из ячеек и, не отпуская ее, передвинуть указатель мыши к последней
из выделяемых ячеек. Можно также щелкнуть мышью на первой их них,
затем нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкнуть на последней из
выделяемых ячеек.
Для выделения несмежных ячеек - щелкнуть мышью на первой из них,
затем нажать клавишу CTRL и, не отпуская ее, щелкать мышью на других
ячейках группы.
Заполнение ячеек текстом
Под текстом в Excel подразумевается любая комбинация символов:
букв, цифр, пробелов, знаков пунктуации и т. д. Текст в электронных таблицах (ЭТ) обычно служит для задания заголовков (названия чего-либо,
6
фамилии и т.п.) столбцов и строк, написания примечаний к ячейкам или
для указания какой-либо другой поясняющей информации (рис. 2). Ввести
набранный текст можно, нажав клавишу Еnter или щелкнув мышью по
другой ячейке. Отменить ввод данных можно нажатием клавиши Esc, а исправить ошибку при наборе текста можно клавишей Backpace или подведя
текстовой курсор к месту ошибки клавишами стрелок.
Рис. 2. Внесение текстовой информации и числовых значений в ЭТ
Клавиша Еnter перебирает ячейки по столбцам, а клавиша Tab – по
строкам выделенного блока.
Если текст не поместился полностью и программа «отрезала» лишние
символы, то это не означает, что часть текста пропала – Excel не удаляет
символы, которые не поместились, а просто скрывает их отображение. Необходимо расширить соответствующий столбец, дважды щелкнув на правой границе ячейки его заголовка.
Ввод числовых значений
Числовые значения в Ехсеl могут состоять из цифр от 0 до 9 и различных специальных символов: “+”, “-”, “/”, десятичной точки (или запятой),
знака процента, круглых скобок, а также знаков различных денежных величин. В программе Ехсеl существует возможность автоматически вводить
различные специальные символы, в частности десятичные точки, пробелы,
знаки процента и денежные единицы, для этого следует пользоваться инструментами форматирования.
Например, чтобы заполнить в таблице (см. рис.2) столбец под названием Цена, нужно ввести в диапазон ячеек Е3:Е14 значения, после чего
выделить указанный диапазон и выбрать команду Формат/Ячейки. В раскрывшемся диалоговом окне (рис.3) следует задать денежный числовой
формат, выбрать денежную единицу (в данном случае гривну), указать
требуемое число десятичных знаков (в данном примере – 0) и щелкнуть на
кнопке ОК.
7
Рис. 3. Диалоговое окно для определения формата ячеек
Редактирование данных
Для редактирования данных в ячейке необходимо дважды щелкнуть
по ней, а затем, щелкнув, поместить текстовый курсор на то место, куда
вносятся изменения.
Ввод последовательности данных
В несколько ячеек можно ввести последовательность или прогрессию
данных, будь то числа (1,2, 3,...) или текст (Понедельник, Вторник и т. д.),
используя автозаполнение. Для этого необходимо:
1) заполнить и выделить первые несколько ячеек;
2) установить указатель мыши на маркер заполнения в нижнем правом
углу последней заполненной ячейки; при этом указатель мыши имеет форму знака плюс;
3) перетащить маркер мыши на нужные клетки.
Удаление содержимого ячеек
Если необходимо удалить данные из ячейки, можно стереть предыдущий текст, просто введя в ячейку новые данные. Можно удалить данные из
ячейки, выделив ее и нажав клавишу Delete.
Отмена изменений
Отменяются изменения нажатием кнопки Отменить, а возвращаются
с помощью кнопки Повторить на панели инструментов.
8
ЗАДАНИЕ К ЛАБОРАТОРНОЙ РАБОТЕ №1
1. Запустите программу Microsoft Excel.
2. Найдите строку меню, панель инструментов, заголовки столбцов и
строк, полосы прокруток, ярлыки листов.
3. Определите адрес текущей ячейки, сделайте текущей ячейку С10.
4. Выделите блок ячеек А1:В5, выделите одновременно ячейки А1 и
В5.
5. Создайте таблицу, содержащую следующую информацию о продажах: название таблицы, фамилия продавца, наименование товара, дата
продажи товара и цена товара.
a. Введите текст в ячейки:
Адрес ячейки
Текст в ячейке
А1
Отчет о продажах
В3
Продавец
С3
Товар
D3
Дата продажи
E3
Цена
b. Используя автозаполнение, заполните блок А4:А14 числами от 1
до 11.
c. Заполните текстовой информацией столбцы с заголовками Продавец и Товар.
d. Заполните числовой информацией столбцы с заголовком Цена,
заполненному диапазону ячеек следует задать денежный числовой формат,
выбрать денежную единицу гривну, число десятичных знаков равно 1.
e. Введите значения дат в столбец с заголовком Дата продажи, для
этого используйте формат даты ДД.ММ.ГГГГ (воспользуйтесь диалоговым
окном Формат ячеек).
6. Внесите изменения в диапазон ячеек Е9:Е13, вместо гривен, выберете денежную единицу рубли, а число десятичных знаков замените на 2.
7. Сохраните рабочую книгу под именем Товар_1.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №2
Ввод, редактирование, копирование данных
Составление элементарных формул
Для сохранения таблиц Excel можно воспользоваться командами в меню Файл:
Сохранить как - используется для первоначальной записи документа
и присваивания ему имени, которое дает пользователь;
9
Сохранить - используется для сохранения изменений в активном документе. Команда сохраняет документы под прежним именем и на старом
месте.
На стандартной панели инструментов есть кнопка Сохранить, выполняющая действия, аналогичные команде Сохранить в меню Файл. По
умолчанию Excel устанавливает для файлов стандартное расширение xls.
Составление элементарных формул
В Microsoft Excel ввод формул в ячейках начинается со знака равенства (=). В формулы в качестве аргумента могут входить адреса или имена
ячеек или диапазонов, числовые величины, функции. Например, для нахождения суммы содержимого двух ячеек А1 и А2 в клетку A3 можно поместить формулу =А1+А2. В ячейке виден результат вычислений, а сама
формула отображается в строке ввода. Excel по умолчанию вычисляет
формулу каждый раз, когда изменяется содержимое таблицы.
В Excel имеется множество функций, которые помогают легко выполнить специальные вычисления. Любая функция представляет собой встроенную формулу, выполняющую операции над указанными данными. Например, формула =СУММ(С22:С24) использует функцию для того, чтобы
сложить значения в указанном блоке. Эта формула аналогична формуле
=(С22+С23+С24).
При использовании функции указывают ее имя и аргументы. Аргументы функции записываются в скобках после имени функции. В качестве
аргументов можно использовать адреса блоков, ячеек, выражения логического типа, числовые величины. Некоторые функции используют несколько аргументов, в таких случаях аргументы отделяются друг от друга разделителем. Даже если функция не требует аргументов, скобки все равно необходимы. Функции могут применяться отдельно или совместно.
Набирать названия функций можно с клавиатуры или вводить автоматически с помощью Мастера функций. Для ввода функции с использованием Мастера функций надо:
1) выделить клетку, куда будет помещена формула;
2) на панели инструментов щелкнуть по кнопке Мастер функций.
Откроется диалоговое окно Мастер функций - шаг 1 из 2;
3) в списке Категория выбрать нужный раздел, а в списке Функция нужную функцию. Щелкнуть по кнопке Далее. Откроется диалоговое окно
Мастер функций - шаг 2 из 2. Поместив указатель мыши на заголовок диалогового окна, можно перетащить его к нижней границе экрана, чтобы оно
не мешало выделять блок ячеек;
4) щелкнуть в поле Число 1 и выделить с помощью мыши блок ячеек.
Если функция использует несколько аргументов, указать их, щелкнув в
поле Число 2;
5) щелкнуть по кнопке Готово.
10
При работе с Мастером функций можно на каждом шаге закончить
ввод функции, щелкнув по кнопке Готово, или вернуться на шаг назад по
кнопке Назад.
Для выполнения лабораторных работ вам понадобятся следующие
функции:
=СУММ(адрес блока клеток) - суммирование значений в заданном
блоке;
=МАКС(адрес блока клеток) - нахождение наибольшего значения в
заданном блоке;
=МИН(адрес блока клеток) - нахождение наименьшего значения в заданном блоке;
=СРЗНАЧ(адрес блока клеток) - среднее арифметическое в заданном
блоке;
=СЧЕТ(значение_1; значение_2; ...) - определяет количество числовых
ячеек в указанном блоке;
=СЧЕТЗ(значение_1; значение_2; ...) - определяет количество ячеек с
данными в указанном блоке;
=ЕСЛИ(логическое выражение; значение_если_ИСТИНА; значение_если_Ложь) - определяет выполняемую логическую проверку;
=И(значение 1; значение 2; ...) - возвращает значение ИСТИНА, если
все аргументы имеют значение ИСТИНА;
=ИЛИ(значение 1; значение 2; ...) - возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы один из аргументов имеет значение ИСТИНА.
=ОКРУГЛ(число; число_разрядов) – в первом аргументе указывается
значение, которое нужно округлить, а во втором – количество цифр после
запятой.
Подробнее о функциях можно узнать в справочной системе.
Копировать информацию в другое место рабочего листа можно с помощью кнопок копирования и вставки на панели инструментов или с помощью соответствующих команд меню Правка, или перетаскивая мышью
данные на новое место.
Копирование с помощью команд меню
Для того чтобы скопировать данные в другую часть таблицы, надо:
1) выделить ячейку (блок ячеек), содержащую данные для копирования;
2) в меню Правка выбрать пункт Копировать. Excel окружит выделенную область движущейся рамкой;
3) выделить ячейку (блок ячеек) как область вставки;
4) в меню Правка выбрать пункт Вставить;
5) снять выделение.
11
Копирование с помощью кнопок панели инструментов осуществляется аналогично, но вместо команд меню выбираются кнопки с такими же
названиями.
Передвинуть (переместить) данные можно также с помощью команд
меню, выбирая команды Вырезать, Вставить из меню Правка, или с помощью мыши, перетаскивая рамку на новое место.
При копировании формул Excel автоматически корректирует адреса
ячеек. Так, формула в клетке С1 находит сумму значений клеток А1 и В1
(=А1+В1), а в клетке АЗ(=А1+А2) - сумму А1 и А2.
При копировании формулы из С1 в С2 адреса изменятся на А2 и В2, и
в ячейке С2 получим формулу =А2+В2, а при копировании формулы из A3
в ВЗ адреса ячеек изменятся на В1 и В2, и в ячейке ВЗ получим формулу
=В1+В2.
ЗАДАНИЕ К ЛАБОРАТОРНОЙ РАБОТЕ №2
1. Вызовите приложение Excel:
в клетку А1 - заголовок таблицы ВЕДОМОСТЬ ГРУППЫ;
в клетки A3:F3 - заголовки столбцов: A3 - № п/п, ВЗ - Ф.И.О., C3:F3 - названия предметов;
используя автозаполнение, введите в клетки А4: А10 порядковые номера;
в клетки В4:В10 внесите фамилии, а в клетки C4:F10 - оценки.
2. Сохраните рабочую книгу под именем Ведомость_2.
3. Используя функцию МАКС, найдите максимальный балл в группе:
в клетку А14 внесите текст Максимальный балл, а в клетку G14 - функцию
MAKC(C4:F10). Здесь C4:F10 - блок клеток, из которых выбирается наибольшее значение.
4. Определите самую низкую оценку в группе, значение которой поместите в клетку G15, а пояснительный текст − в клетку А15.
5. Определите средний балл каждого студента:
выделите ячейку НЗ и внесите заголовок для столбца таблицы - Средний
балл;
выделите ячейку Н4 и щелкните по кнопке Мастер функций; в списке
Категория выделите строку Статистические, в списке Функция - нужное
название (СРЗНАЧ) и нажмите кнопку Далее; перетащите диалоговое окно
ввверх или вниз экрана; выделите клетку с оценками первого студента
(C3:F3) и щелкните по кнопке Готово.
6. Скопируйте формулу из клетки Н4 в блок Н5:Н10:
 выделите клетку Н4;
 выполните команду меню Правка-Копировать;
 выделите область вставки;
12
 выполните команду меню Правка-Вставить. Вместо команд меню
Правка-Вставить и Правка-Заменить можно воспользоваться кнопками
на панели инструментов.
7. Округлите средний бал каждого студента до одной цифры после запятой:
 выделите ячейку IЗ и внесите заголовок для столбца таблицы - Средний балл_Округление;
 выделите ячейку I4 и щелкните по кнопке Мастер функций; в списке Категория выделите строку Математические, в списке Функция нужное название (ОКРУГЛ) и нажмите кнопку Далее; перетащите диалоговое окно вверх или вниз экрана; в первой строке диалогового окна поставьте курсор и выделите клетку со средним баллом первого студента
(Н4), затем перейдите на вторую строку диалогового окна и поставьте число разрядов после запятой (1), щелкните по кнопке Готово.
8. Скопируйте формулу из клетки I4 в блок I5: I10.
9. Сохраните рабочую книгу под именем Ведомость_3.
10. Измените оценки в таблице. Обратите внимание на изменение среднего балла.
11. Переместите все файлы Ведомость в соответствующую папку на
дискете.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №3
Именование ячеек и диапазонов
Применение имен в формулах
Использование имен для обозначения блоков экономит время и силы,
так как при этом не нужно запоминать адреса первой и последней ячеек
блока. Если в формуле используется содержимое блока, то вместо адреса
блока можно использовать его имя. Для того чтобы присвоить имя блоку
ячеек, надо выделить ячейки и ввести имя в поле имени в строке формул
или с помощью команды Имя в меню Вставка. Имена блоков могут быть
любой длины, но не должны содержать запятых или пробелов. С помощью
команды Имя можно исправить имя блока ячеек или изменить размер этого блока. Для этого надо:
1) в меню Вставка выбрать команду Имя - Присвоить. Откроется
диалоговое окно Присвоить имя, где в окне списка Имя перечислены созданные имена блоков;
2) выделить в этом списке нужное имя;
3) исправить имя, если это необходимо;
4) в поле Формула изменить адреса, добавив или удалив ячейки;
13
5) щелкнуть на кнопке Добавить; новое имя будет добавлено в список, однако старое имя останется в списке. Чтобы изменить имя блока ячеек, надо добавить в список новое и удалить старое имя;
6) для удаления имени выделить его в списке и щелкнуть на кнопке
Удалить;
7) закрыть диалоговое окно.
Аналогичные действия можно выполнить, используя поле ввода Имя
на панели инструментов.
С помощью имен можно быстрее перемещаться между ячейками рабочего листа. Чтобы найти и выделить блок ячеек, достаточно щелкнуть на
стрелке поля имени и выбрать имя блока в окне появившегося списка.
Другой способ перемещения по рабочему листу - использование клавиши F5:
1) нажать клавишу F5. Откроется диалоговое окно Переход, содержащее список всех имен ячеек в рабочей книге;
2) в окне списка Перейти выделить нужное имя и щелкнуть по кнопке
ОК.
Автоматическое присвоение имен по строкам и столбцам
Еще один способ именования ячеек состоит в использовании текста,
содержащегося в соседних ячейках. При этом имена не нужно вводить
вручную – они создаются автоматически (рис. 4). Нужно действовать следующим образом.
1. Выделите диапазон ячеек, которым хотите присвоить имена (в нашем случае В3:G10).
2. Выберите команду Вставка/Имя/Создать, в результате чего раскроется диалоговое окно Создать имена. Программа сама попытается определить, на основе текста каких ячеек следует создать имена (в данном
примере в области По тексту установлены флажки в строке выше и в
столбце слева, см. рис. 4).
3. Если вы согласны с выбором Excel, щелкните на кнопке ОК – имена
будут созданы.
Имена и пересечение диапазонов
Если нужно отобразить значение ячейки, находящейся на пересечении
диапазонов, достаточно ввести в любую свободную ячейку формулу.
Предположим, нам нужно узнать, какая оценка Овдотенко по физкультуре,
для этого в свободную ячейку вводим следующую формулу (см. рис. 4):
=Овдотенко Физкультура
14
Применение имен в формулах
Использование в формулах имен ячеек и диапазонов вместо их адресов сделает ваши формулы более простыми и понятными.
Например, из формулы
=СРЗНАЧ(Иванов) или =МАКС(Химия)
можно почерпнуть гораздо больше информации, чем из безликой формулы
=СРЗНАЧ(С4:G4) или =МАКС(C4:C10),
выполняются те же самые вычисления (см. рис. 4).
Рис. 4. Присвоение имен по строкам и столбцам
Для вставки в формулу имени ячейки или диапазона используется команда Вставка/Имя/Вставить. Если выбрать данную команду (или нажать
клавишу <F3>), раскроется диалоговое окно Вставка имени. Выберите имя
в списке и щелкните на кнопке ОК, чтобы вставить его в формулу.
При создании формулы можно просто ввести требуемое имя ячейки
или диапазона вручную. Причем имена, заданные для ячеек и диапазонов
одного рабочего листа, можно использовать в любых других листах данной рабочей книги.
Завершение работы
Для окончания работы с Microsoft Excel надо в меню Файл выбрать
команду Выход. Если на панели появится диалоговое окно с запросом о
сохранении изменений, щелкнуть в нем по кнопкам ДА или НЕТ.
ЗАДАНИЕ К ЛАБОРАТОРНОЙ РАБОТЕ №3
1. Откройте рабочую книгу Ведомость_2. Введите изменения: ФИО и
названия предметов, перекопируйте, как указано на рис. 4.
15
2. В таблице, изображенной на рис. 4, строкам нужно присвоить имена
Иванов, Петров, Сидоров, Харламов и т.д., а столбцам – Химия, Математика, Биология и т. д., используя команду Вставка/Имя/Создать.
3. Используя имена ячеек, определить, какая оценка была у Харламова
по математике, Сидорова по русскому языку, Иванова по химии, Кузьмина
по физкультуре, Овдотенко по биологии, Краморова по химии.
4. Присвойте имя «Оценки» диапазону ячеек С15:С20, используя команду Вставка/Имя/Присвоить.
5. Используя имена ячеек, определите среднее значение оценок для
каждого студента, округлив при этом до одного знака после запятой. Используйте формулу: =ОКРУГЛ(СРЗНАЧ(Иванов);1), а затем скопируйте
формулу для остальных студентов, изменяя при этом фамилии. Присвойте
имя «Среднее_значение» диапазону ячеек Н4:Н10, используя команду
Вставка/Имя/Присвоить.
6. Используя имена ячеек, определите максимальное, минимальное
значения по предметам.
7. Используя имена ячеек, определите среднее значение всех оценок.
Округлите до второго знака после запятой.
8. Сохраните как Имена_1.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №4
Копирование данных
Составление формул с относительными и
абсолютными адресами
Адреса, которые автоматически изменяются при копировании их в новые ячейки, называются относительными. Однако в формулах можно использовать адреса, которые всегда относятся к одним и тем же ячейкам независимо от того, где находится формула. Такие адреса называются абсолютными. Знак $ указывает на абсолютный адрес. Например, формула в
клетке С1 использует относительные адреса клеток А1, В1 и абсолютный
адрес клетки А4. При копировании формулы из клетки С1 в блок клеток
С2:СЗ адрес клетки А4 не будет меняться, и в клетке С2 получим формулу
=(А2+В2)*$А$4, а в клетке СЗ=(АЗ+ВЗ)*$А$4.
Изменять типы адресов можно, нажимая клавишу F4. Можно установить абсолютный адрес строки и столбца ($А$4) или только строки (А$4),
или только столбца (SA4), или вернуться к старым адресам. При перемещении, а не копировании формулы адреса будут указывать на прежние
ячейки независимо от того, являются они абсолютными или относительными.
16
Копировать и вставить ячейку можно как целиком, так и отдельные
элементы ее содержимого. Например, если в ячейке содержится формула,
то в новую ячейку можно перенести только результат вычислений. Для того чтобы выборочно скопировать и вставить отдельные элементы ячейки,
пользуются командой Копировать или кнопкой Копировать в буфер, но
вместо команды Вставить в меню Правка выбирают команду Специальная
вставка, а в открывшемся диалоговом окне выбирают нужную опцию.
ЗАДАНИЕ К ЛАБОРАТОРНОЙ РАБОТЕ №4
1. Откройте рабочую книгу Имена_1.
2. Внесите изменения в данные:
в клетку В12 внесите заголовок Средний балл по предметам;
в клетку С12 - формулу, вычисляющую среднее значение клеток С4:С10;
скопируйте эту формулу в блок клеток D12:G12; таким образом вы найдете
среднюю оценку по каждому предмету. Обратите внимание, как изменились адреса клеток в формулах.
3. Переместите формулы из столбца Н в столбец I. Изменились ли адреса ячеек в формулах? Почему? Отмените изменения.
4. Начислите студентам, средний балл которых не меньше 4, стипендию. Так как минимальный размер стипендии может меняться, то для автоматического пересчета результатов введите значение минимума в отдельную клетку:
в клетку А12 введите текст Минимальный размер стипендии, а в ячейку
G12 - значение, соответствующее минимуму;
в клетку IЗ введите заголовок столбца - текст Размер стипендии;
в клетку I4 введите формулу для начисления стипендии первому студенту.
Для этого воспользуйтесь функцией =ECJIИ(H4>=4;$G$12;0), т.е., если содержимое клетки H4>=4 (а это значение среднего балла первого студента),
то в клетку I4 занесется значение клетки G12, в противном случае в клетке
I4 появится ноль. Для ввода этой формулы можно воспользоваться Мастером функций;
скопируйте содержимое клетки I4 в блок клеток I5:I10. Так как при копировании формулы адрес клетки G12 не должен меняться, то в формуле для
нее используется абсолютный адрес.
5. Начислите студентам, средний балл которых выше 4,5, премию в
размере 60% минимальной стипендии. Результаты поместите в столбец J
(заголовок - в клетку J3, расчетные формулы - в клетки J4:J10).
6. В столбец K введите формулы, вычисляющие итоговую сумму стипендии для каждого студента.
17
7. Используя имена ячеек, в диапазон ячеек L4:L10 начислите стипендию студентам, используя формулу
=ЕСЛИ(СРЗНАЧ(Иванов)>=4;5000;”Стипендии нет”)
8. В ячейку H12 введите 60%, присвойте имя ячейки «Повышенная_
стипендия».
10. Выполните задание п. 5, используя имена ячеек. Результат поместите в диапазон ячеек M4:М10. Используйте формулу
=ЕСЛИ(СРЗНАЧ(Иванов)>=4,5;G$12*Повышенная_стипендия;”Нет стипендии”)
11. В ячейку В22 внесите заголовок «Сред_бал_выб». В ячейку С22
средний бал диапазона ячеек С15:С20, используя имя диапазона ячеек
«Оценки», округлите результат до двух цифр после запятой.
12. Скопируйте порядковые номера и Ф.И.О. студентов в блок
А18:В25, а в блок клеток С18:С25 − итоговую сумму стипендии (использовать специальную вставку и опцию Вставить ссылку).
13. Сохраните рабочую книгу под именем Начисл_Стип.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №5
Вставка строк и столбцов, форматирование данных
Оформляя рабочие листы, можно добавлять и удалять отдельные ячейки, строки, столбцы. При удалении другие ячейки из правой или нижней области таблицы передвигаются на место удаленных. Вставить ячейку, строку
или столбец можно с помощью команды Ячейки, Строка, Столбец в меню
Вставка, а удалить - с помощью команды Удалить в меню Правка.
Вставляя ячейку, строку или столбец, необходимо выделить ячейку,
строку или столбец, расположенные непосредственно справа или внизу от
позиции вставки. Удаляя строку или столбец, следует выделять их целиком. Для этого необходимо щелкнуть мышью на их заголовках.
Изменение высоты строк и ширины столбцов
Под форматированием таблицы понимают формирование ее внешнего
вида и структуры. Внешний вид таблицы определяется видом шрифта, его
размером, цветом текста, фоном, шириной столбцов, высотой строк, способом изображения данных. Все действия по форматированию можно выполнить, пользуясь командами меню Формат.
Может оказаться, что данным на рабочем листе не хватит стандартной
ширины столбца или высоты строки. Изменить высоту строк или ширину
столбцов можно, дважды щелкнув на правой границе заголовка столбца
или нижней границе заголовка строки. Строка и столбец будут увеличены
до размеров самого высокого символа и самого длинного текста. При ра18
боте с командами Столбец и Строка меню Формат можно также устанавливать необходимые форматы из диалогового окна.
Выравнивание данных
По умолчанию вводимый текст автоматически выравнивается по левому, а числовые значения по правому краю. Для изменения принятых соглашений необходимо:
1) выделить нужный блок ячеек;
2) на панели инструментов щелкнуть по кнопке: По правому краю;
По левому краю; По центру.
Добавление рамок Для добавления рамок необходимо:
1) выделить нужный блок;
2) на панели инструментов открыть таблицу рамок, щелкнув мышью
на стрелке рядом с кнопкой Линии рамки;
3) выбрать нужный вид рамки.
Изменение формата чисел
Быстро задать стандартный формат числа в ячейке можно с помощью
команд меню Формат. Для этого надо:
1) выделить блок ячеек;
2) щелкнуть по нужной кнопке или в меню Формат выбрать команду
Ячейки, щелкнуть мышью на ярлыке Число. На этой вкладке находятся
параметры форматируемых чисел. В окне списка Числовой формат выбрать строку с нужным типом;
3) в списке Число десятичных знаков можно указать количество
знаков после десятичной точки.
Изменение шрифта и его размеров
Для изменения шрифта надо выполнить следующие действия:
1) выделить блок ячеек;
2) на панели инструментов щелкнуть на стрелке рядом с полем
Шрифт или Размер шрифта и выбрать нужный шрифт или размер;
3) для изменения вида шрифта на панели инструментов щелкнуть
мышью по нужной кнопке: Ж - полужирный; К - курсив; Ч –подчеркивание.
Можно поступить иначе:
1) выбрать команду Ячейки меню Формат;
2) в открывшемся окне выбрать вкладку Шрифт;
3) задать нужные значения.
19
Форматирование с помощью команды Автоформат
Чтобы включить режим автоматического форматирования нужно выделить ячейку, принадлежащую форматируемому диапазону, а затем в меню Формат выбрать команду Автоформат. Microsoft Excel предлагает 16
различных вариантов формата таблиц. Выбрать отдельные элементы форматирования команды Автоформат можно с помощью кнопки Параметры. Эта кнопка позволяет включать и выключать изменения отдельных
элементов формата, таких как шрифт, размер ячеек, выравнивание. По
умолчанию форматирование производится по всем элементам формата.
ЗАДАНИЕ К ЛАБОРАТОРНОЙ РАБОТЕ №5
1. Откройте рабочую книгу Начисл_Стип.
2. Внесите изменения в таблицу:
удалите из таблицы сведения о первом предмете. Подумайте, куда надо
сдвинуть оставшиеся данные, и укажите это в диалоговом окне, открывающемся при удалении;
добавьте две фамилии и данные (оценки и расчетные формулы) по этим
студентам;
проверьте расчетные формулы и при необходимости исправьте их.
3. Увеличьте размер шрифта в заголовке таблицы. Измените шрифт
заголовков столбцов таблицы на жирный, шрифт фамилий - на курсив. Если необходимо, увеличьте высоту строк.
4. Увеличьте ширину столбцов так, чтобы входили названия предметов и фамилии студентов. Выровняйте заголовки столбцов таблицы по
центру.
5. Для ячеек с размером стипендии, надбавкой и итоговой суммой установите денежный формат, для ячеек со значениями среднего балла числовой формат. В обоих случаях учитывайте по два десятичных знака.
6. Сделайте рамки для таблицы.
7. Сохраните рабочую книгу под именем Начисл_Стип_1.
8. Используя автоформат выберите любой вид для таблицы. Сохраните рабочую книгу под именем Начисл_Стип_2.
9. Переместите все файлы Начисл Стип в соответствующую папку на
дискете.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №6
Работа с несколькими листами рабочей книги
В Microsoft Excel файлы носят названия рабочих книг. Рабочие книги
могут содержать несколько рабочих листов. Microsoft Excel позволяет
быстро переходить от одного рабочего листа к другому, вводить данные
сразу в несколько рабочих листов, присваивать им имена. Microsoft Excel
20
открывает доступ одновременно ко всем рабочим листам книги. При сохранении файла сохраняется вся рабочая книга.
Выбирать различные рабочие листы из рабочей книги можно, щелкая
на соответствующих ярлыках в нижней части листов. Используя кнопки со
стрелками в левом нижнем углу экрана (кнопки прокрутки ярлыков), можно переместиться к ярлыку первого или последнего рабочего листа, перейти к ярлыку предыдущего или следующего листов.
Можно выделить сразу несколько рабочих листов так же, как выделяли одновременно группу ячеек. Несколько смежных листов можно
выделить, щелкнув на ярлыках первого и последнего листов из нужного
интервала, при нажатой клавише Shift. Несколько несмежных листов можно выделить, если нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкать на ярлыках требуемых рабочих листов.
Выделив несколько рабочих листов, можно вводить одни и те же данные одновременно в каждый из них. Для этого надо выделить группу рабочих листов и ввести данные в один из них. Данные появятся в соответствующих ячейках каждого из выделенных рабочих листов.
Каждая рабочая книга содержит 16 рабочих листов под именами Лист 1,
Лист 2 и т.д. Можно изменить состав рабочей книги, добавляя, удаляя или
переименовывая ее листы.
Для вставки листов пользуются командой Вставка - Лист, а для удаления - Удалить Лист в меню Правка.
Для переименования листа надо мышью щелкнуть дважды на ярлыке
Лист. Откроется диалоговое окно Переименование листа. В поле Имя листа следует набрать имя листа и щелкнуть мышью по кнопке ОК. Длина
имени листа не должна превышать 31 символ с учетом пробелов.
Все вышеперечисленные операции поддерживаются контекстным меню (правая клавиша мыши).
Для копирования или перенесения информации с одного листа на другой надо:
1) выделить копируемую область;
2) выполнить команду Копировать из меню Правка;
3) перейти на нужный лист;
4) выполнить команду Вставка или Специальная вставка;
5) снять выделение.
Для печати нескольких листов необходимо:
1) выделить нужные листы;
2) в меню Файл выбрать команду Печать;
3) в группе Вывести на печать включить опцию Выделенные листы
(или всю книгу, если печатаются все листы книги);
4) щелкнуть мышью по кнопке ОК.
21
ЗАДАНИЕ К ЛАБОРАТОРНОЙ РАБОТЕ №6
1. Откройте рабочую книгу Начисл_Стип_2.
2. Внесите изменения в первый рабочий лист:
измените заголовок таблицы на Итоги сессии 1-го семестра;
измените название первого рабочего листа на Семестр_1.
3. Скопируйте содержимое первого листа на второй. Внесите изменения во второй рабочий лист:
измените заголовок таблицы на Итоги сессии 2-го семестра;
введите новые данные в таблицу (названия предметов и оценки) и отформатируйте таблицу.
присвойте второму листу имя Семестр_2.
4. На третьем листе составьте сводную таблицу с заголовком Итоговая
таблица успеваемости со следующими столбцами: №, Фамилии, I семестр,
II семестр.
5. Скопируйте фамилии студентов с любого листа в итоговую таблицу. В столбец I семестр скопируйте значения среднего балла каждого студента с первого листа, в столбец II семестр - со второго листа. При копировании используйте команду Вставка - Специальная вставка.
6. Переименуйте третий лист в Итог.
7. Отформатируйте итоговую таблицу любым способом.
8. Сохраните рабочую книгу под именем Ведомость_4.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №7
Построение и печать диаграмм
В рабочих листах можно рассчитать зависимость между величинами
или изменение отдельных величин, но трудно проследить закономерности,
рассматривая непрерывный поток цифр. Гораздо нагляднее изображать зависимости с помощью графиков и диаграмм. При изменении данных в рабочей таблице диаграммы изменяются автоматически. Можно составлять
диаграммы как на одном рабочем листе с данными, так и на отдельном
листе рабочей книги. Диаграмма, построенная прямо на рабочем листе с
данными, называется внедренной. Если диаграмма расположена на отдельном листе, то этот лист называется листом диаграммы.
Мастер диаграмм позволяет строить несколько типов диаграмм. Для
каждого из этих типов можно выбрать модификации основного варианта.
В зависимости от типа диаграммы можно получить различное отображение данных. Круговые диаграммы наглядно отображают соотношение
частей и целого. Гистограммы позволяют наилучшим образом отобразить
изменения величин во времени. Тип диаграммы зависит от характера используемых данных.
22
Создание диаграммы
Чтобы создать диаграмму на рабочем листе нужно:
1) вызвать Мастер диаграмм. В открывшемся рабочем окне Мастер
диаграмм шаг 1 из 4 выбрать тип и вид диаграммы;
2) в окне Мастер диаграмм шаг 2 из 4 выбрать вкладку Диапазон данных и в поле ввода Диапазон указать адрес блока данных, используемых
для построения диаграммы. Далее указать расположение данных (в строках или в столбцах), включив нужную опцию;
3) в этом же окне выбрать вкладку Ряды. Здесь можно указать названия рядов и подписать горизонтальную ось, указывая адреса блоков в поле
ввода Имя и в поле ввода Подписи оси X;
4) в окне Мастер диаграмм шаг 3 из 4 задают параметры диаграммы.
Используя соответствующие вкладки, можно ввести заголовок диаграммы,
названия осей; снять или установить сетку, добавить или убрать легенду,
вывести под диаграммой таблицу данных;
5) в последнем окне Мастер диаграмм шаг 4 из 4 указывается размещение диаграммы: на отдельном листе или на имеющемся.
Облегчить работу по построению диаграммы можно, выделив перед
построением диаграммы (до вызова Мастера диаграмм) ячейки, содержащие данные, которые должны быть отражены на диаграмме. Если необходимо, чтобы в диаграмме были отражены названия строк и столбцов, надо
выделить также содержащие их ячейки.
При построении диаграмм переход от одного окна к другому выполняется при нажатии кнопки Далее, возврат к предыдущему шагу - с помощью кнопки Назад, а отказ от построения диаграммы - кнопкой Отмена.
Строя диаграмму, не обязательно выполнять все шаги. Закончить построение диаграммы можно в любой момент, нажав в диалоговом окне Мастер
диаграмм кнопку Готово. На каждом шаге построения диаграммы можно
наблюдать за изменением ее вида.
Изменение диаграмм
В построенную диаграмму можно добавить данные, исправить или
удалить их. Для изменения диаграммы ее надо выделить и выбрать Мастер диаграмм.
Для изменения размеров диаграммы надо один раз щелкнуть по ней
мышью и растянуть или сжать по длине и ширине.
Печать диаграмм на отдельной странице
Независимо от того, находится диаграмма на отдельном листе или
внедрена в рабочий лист с другими данными, вывести диаграмму можно
23
отдельно, настраивая параметры страницы как для самостоятельной страницы. Размер диаграммы можно уменьшать и увеличивать. Внедренная
диаграмма и диаграмма на отдельном листе выводятся аналогично. Для
этого в начале нужно выделить внедренную диаграмму или сделать лист
диаграммы текущим. Затем надо:
1) в меню Файл выбрать команду Параметры страницы. Откроется
диалоговое окно Параметры страницы;
2) щелкнуть в нем на вкладке Диаграмма;
3) в группе Размер диаграммы при выводе на печать включить опцию Уместить на странице Использовать всю страницу или Пользовательский;
4) в группе Печать установить флажок на Черно-белая и щелкнуть по
кнопке Печать. Откроется диалоговое окно Печать;
5) щелкнуть по кнопке ОК. Появится окно с сообщением о печати
диаграммы.
ЗАДАНИЕ К ЛАБОРАТОРНОЙ РАБОТЕ №7
1. Используя материал предыдущих работ, создайте с помощью Microsoft Excel следующую таблицу со своими данными:
Должность
1983 1988 1993 1998 2003 2008
Профессор
Доцент
Ст. преподаватель
Ассистент
2. Постройте гистограмму, показывающую изменение (по годам) состава кафедры:
выделите таблицу (без заголовков) и вызовите Мастер Диаграмм;
в окне Мастер Диаграмм шаг 1 из 4 выберите тип Стандартные и вид
Гистограмма;
в окне Мастер Диаграмм шаг 2 из 4 проверьте указанный блок и расположение данных для построения диаграммы, названия рядов; подпишите ось X;
на третьем шаге введите названия диаграммы и осей, поместите таблицу
данных под диаграмму, нанесите горизонтальную сетку;
на четвертом шаге укажите местоположение диаграммы - на имеющемся
листе.
3. Сохраните рабочую книгу под именем Преподаватели_1.
4. Оставьте на диаграмме данные только для 1998 - 2008 гг.
5. Измените шрифт в названиях диаграммы и осей.
6. Сохраните рабочую книгу под именем Преподаватели_2.
24
7. Измените тип диаграммы на круговую или кольцевую, показывающую соотношение количества человек по должностям в 2008 г., и задайте
нужные значения. Выполните подходящие подписи для диаграммы.
8. Сохраните книгу под именем Преподаватели_3.
9. Откройте в данной рабочей книге лист 2.
10. Постройте график функции Y на интервале [0, 1] с шагом 0,1.
0, если х<0;
Y= x, если х [0, 1];
1, если х> 1.
Для построения графика необходимо:
a) в ячейку А1 занести текст Х, в ячейку В1 – текст Y(X),
используя автозаполнение, заполните диапазон ячеек А2:А12 значениями
Х от 0 до 1 с шагом 0,1 (команда Правка/Заполнить/Прогрессия);
b) в ячейку В2 введите формулу для определения значения функции Y(X): ЕСЛИ(А2<0;0;ЕСЛИ(А2<1;1;A2));
c) скопируйте формулу из ячейки В2 в диапазон ячеек В3:В12;
d) постройте график функции; тип диаграммы: Точечная;
e) присвойте второму листу имя График.
11. Перейдите на третий лист.
12. Постройте два графика в одной системе координат на интервале
[-3, 0] с шагом 0,2.
Y1(x) = 2*sin(x)
Y2(х) = 3*cos(2*x) – sin(x)
Для построения графиков необходимо:
a) в диапазоне ячеек А1:С1 введите заголовок Х,Y1(X), Y2(X);
b) используя автозаполнение, заполните диапазон ячеек А2:А17
значениями Х от -3 до 0 с шагом 0,2;
c) в ячейку В2 введите формулу для определения значения функции Y1(X) и скопируйте ее в диапазон ячеек В3:В17;
d) в ячейку С2 введите формулу для определения значения функции Y2(X) и скопируйте ее в диапазон ячеек С3:С17;
e) постройте график функции; тип диаграммы: Точечная;
f) присвойте третьему листу имя Графики.
11. Вставьте четвертый лист.
12. Постройте график функции Y=1/Х на интервале [-1, 1] с шагом 0,1.
13. Присвойте четвертому листу имя Самостоятельно.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №8
Сортировка и обработка списков
При работе с таблицами приходится сортировать и обрабатывать список данных. Список - это один из способов организации данных на рабочем листе. Список создается как помеченный ряд, состоящий из строк с
25
однотипными данными. Данные, организованные в список, называются базой данных (БД). В Excel понятия список и база данных взаимозаменяемы.
Строки таблицы - это записи базы данных, а столбцы - поля базы данных.
В каждом поле содержится информация определенного типа.
При работе с БД часто приходится сортировать или отбирать данные
по определенному признаку. Для такой обработки данных используются
операции: сортировка, фильтрация списков, формирование итогов.
При создании списка на рабочем листе Excel необходимо выполнять
следующие правила.
1. На одном рабочем листе не следует помещать более одного списка,
поскольку некоторые операции (например фильтрация) работают в определенный момент только с одним списком.
2. Следует отделять список от других данных рабочего листа хотя бы
одним незаполненным столбцом или строкой. Это позволяет автоматически выделять список.
3. Имена столбцов должны располагаться в первой строке списка.
4. Для имен столбцов следует использовать шрифт, тип данных, выравнивание, формат отличные от тех, которые использовались для данных
списка.
5. Чтобы отделить имена столбцов от данных следует разместить рамку по нижнему краю ячеек строки с именами столбцов. Не рекомендуется
использовать пустые строки или пунктирные линии.
Сортировка данных
Список можно отсортировать по алфавиту, по значению или в хронологическом порядке в соответствии с содержанием определенного поля.
Чтобы отсортировать весь список, достаточно выделить одну ячейку и выбрать в меню Данные команду Сортировка. Excel автоматически выделит
весь список.
Если в первой строке находятся имена полей, то они не будут включены в сортировку, а итоговая строка, если таковая имеется, будет включена
в сортировку. Поэтому необходимо контролировать выделяемую область
исходного списка для сортировки.
Команда Сортировка осуществляется через диалоговое окно. В трех
полях окна можно задавать ключи, по которым будет выполнена сортировка. В диалоговом окне Сортировка имеется режим Параметры, который
позволяет устанавливать порядок сортировки по первому ключу - обычный
или определяемый пользователем, задать учет строчных и прописных
букв, направление сортировки по возрастанию или убыванию.
Ключом сортировки в этом случае является столбец с текущей ячейкой.
Отменить сортировку можно, выполнив команду Отменить Сортировка в меню Правка.
26
Фильтрация списков
С помощью фильтрации можно выводить и просматривать только те
данные, которые удовлетворяют определенным условиям. Excel позволяет
быстро и удобно просматривать требуемые данные из списка с помощью
автофильтра.
Чтобы использовать автофильтр, надо:
1) выделить область списка для поиска с заголовками полей;
2) выполнить команду Фильтр - Автофильтр в меню Данные. В заголовках каждого столбца появятся кнопки со стрелками вниз;
3) щелкнуть по стрелке в столбце, по которому будет задаваться критерий. В появившемся окне списка критериев выбрать нужный критерий
(ключ фильтрации). При выборе критерия все записи, не удовлетворяющие
этому условию, становятся невидимыми.
Критерии фильтра находятся в списке в алфавитном порядке. В дополнение к ним имеется еще пять ключей: Первые 10, Условия, Пустые,
Непустые, Все. Эти ключи позволяют найти в списке десять записей, ведущихся по выбранному показателю; записи, удовлетворяющие условию,
заданному пользователем; записи, не содержащие никакой информации;
записи, ячейки выделенного поля которых не пусты.
Чтобы снова вывести на экран полный список, нужно в списке критериев фильтрации выделить строку Все или в меню Данные выбрать команду Фильтр - Показать все. Для отказа от фильтрации - повторить
Фильтр - Автофильтр в меню Данные.
Для фильтрации данных по сложному критерию, а также для получения части исходного списка по нескольким заданным столбцам используется команда Расширенный фильтр меню Данные. Отличие этой команды от команды Автофильтр состоит в том, что отфильтрованные записи
можно вынести в другое место рабочего листа, не испортив исходный список.
Использование расширенного фильтра предполагает наличие диапазона критериев (условий). Удобнее всего диапазон критериев располагать
над списком (рис. 5). Диапазон критериев (условий) должен состоять по
крайне мере из двух строк: в верхней строке указываются имена полей (заголовки), во второй и последующих строках - условия отбора, за исключением вычисляемых условий (рис. 6). Заголовки в диапазоне критериев
должны точно совпадать с заголовками столбцов в списке (заголовки в
таблицу критериев лучше скопировать из исходной таблицы).
Для задания таблицы поиска надо выделить область списка для поиска
с заголовками полей.
27
Рис. 5. Использование расширенного фильтра
Для формирования таблицы критериев необходимо:
1) скопировать имена полей списка, по которым будет задаваться условие, в ту часть рабочего листа, где будет располагаться таблица критериев. При этом число строк в таблице определяется числом критериев поиска. Включение пустых строк в таблицу недопустимо;
2) задать критерии поиска. Задание критериев поиска в виде констант
требует точной копии имен тех столбцов, которые задают условия фильтрации. Если критерии связаны оператором И, то они должны находиться в
одной строке, если ИЛИ - в разных. Можно создать таблицу критериев, в
которой задается вычисляемый критерий, по которому ведется поиск записей. Ввод вычисляемых критериев поиска в таблицу критериев требует
выполнения следующих правил:
2.1) формула должна выводить логические значения Истина или Ложь
(рис. 6, 7). После выполнения поиска на экран выводятся только те строки,
для которых результатом вычисления формулы будет Истина;
Рис. 6. Использование вычисляемого условия в расширенном фильтре
28
Рис. 7. Использование вычисляемого условия в расширенном фильтре
2.2) Формула должна ссылаться хотя бы на один столбец в списке.
Для задания таблицы (области) вывода - в свободное место рабочего
листа скопировать имена тех полей, которые определяют вид выходного
документа.
После чего выполнить команду Расширенный фильтр, по которой на
экран будет выведено диалоговое окно, где надо задать область поиска исходного списка, область критериев, указать, выполнять фильтрацию на исходном месте или перенести данные в другую область, и если для отфильтрованных данных задана область вывода, то указать ее (см. рис.5).
В условии фильтрации можно использовать возвращаемое формулой
значение. При задании формул в условиях заголовок блока условия оставляют незаполненным. Используемая в условии формула должна ссылаться
либо на заголовок столбца, либо на соответствующее поле первой записи
списка. Например, в формуле =С12>CP3HAЧ(SС$12:$С$17) С12 ссылается
на соответствующее поле (столбец С) первой записи (строка 12) списка.
При использовании заголовка столбца в формуле условия вместо имени
диапазона в ячейке будет выведено значение #ИМЯ? или #ЗНАЧ!. Эту
ошибку можно не исправлять, так как она не повлияет на результаты
фильтрации.
29
ЗАДАНИЕ К ЛАБОРАТОРНОЙ РАБОТЕ №8
1. Откройте рабочую книгу Преподаватели_3.
2. Упорядочьте таблицу на листе Семестр_1 в алфавитном порядке
фамилий:
• выделите столбцы таблицы, кроме первого;
• в меню Данные выберите Сортировка;
• в диалоговом окне Сортировка диапазона в поле Сортировать по
выбрать имя столбца с фамилиями и опцию По возрастанию.
3. Выполните аналогичные действия с таблицей на листе Семестр_2,
упорядочив ее по убыванию среднего балла.
4. На листе Итог, используя автофильтр, определите студентов, средний балл которых в первом семестре выше 3, но меньше или равен 4.5:
 выделите таблицу;
 выполните команду Данные - Фильтр - Автофильтр;
 щелкните по стрелке в столбце Семестр_1 и выберите строку Условие;
 в диалоговом окне в одном поле оператора выберите > и в соседнем
поле введите значение 3, в другом поле оператора выберите знак <= и введите значение 4,5;
 выберите опцию И (так как должны выполняться оба условия одновременно); щелкните по кнопке ОК;
 сохраните рабочую книгу под именем Ведомость_5.1. Верните все
записи таблицы, щелкнув по стрелке в столбце Семестр_1 и выбрав значение Все.
5. Аналогично определите студентов, средний балл которых равен 3
во втором семестре, и отличников по двум семестрам, сохраняя рабочие
книги под именами Ведомость_5.2 и Ведомость_5.3.
6. Выполните задания пп. 4-5, используя расширенный фильтр. Задайте на рабочем листе Итог таблицы поиска, вывода и критериев (см. рис.5).
Выполните команду Данные - Фильтр - Расширенный фильтр, каждый
раз указывая нужную таблицу критериев и вывода. Таблица поиска для
всех трех случаев одна и та же. Сохраните рабочую книгу под именем Ведомость_5.4.
7. Используя логическую операцию ИЛИ, определите студентов, чьи
фамилии начинаются либо на букву А, либо на Б, либо на В (либо на любые другие буквы, если таковых не имеется в вашем списке студентов).
8. Одновременное использование логических операций И и ИЛИ. Определите для диапазона критериев следующее условие: выбрать из списка
записи о студентах, средний балл которых больше или равен 4, с фамилиями на А и на В (или на любые другие буквы) и о студентах, средний
балл которых меньше или равен 3, с фамилиями на Б.
30
9. Используя расширенный фильтр, определите фамилии студентов,
оценки которых выше среднего.
10. Используя расширенный фильтр, определите фамилии студентов,
имеющих оценки от 4 до 5. Для диапазона критериев выберите логический
оператор И. Диапазон критериев должен состоять только из вычисляемого
условия с заголовком Вычисляемое условие (такого заголовка в исходном
списке нет).
11. Сохраните рабочую книгу под именем Ведомость_5.5.
12. Переместите все файлы Ведомость в соответствующую папку на
дискете.
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА
1. Курбатова, Е.А. Microsoft Excel 2003. Самоучитель.: - М.: Издательский дом «Вильямс», 2006. – 352с.: ил.
2. Маликова, Л.В. Практический курс по электронным таблицам МS
Excel: учеб. пособие / Л.В. Маликова, Пылкин А.Н., Жулева С.Ю. – 2-е
изд. испр. и доп. – М.: Горячая линия – Телеком, 2006. – 256 с.: ил.
3. Романова, Ю.Д. Информатика и информационные технологии:
учеб. пособие / Ю.Д. Романова, И.Г. Лесничая, В.И. Шестаков, И.В. Мисинг, П.А. Музычкин; под ред. Ю.Д. Романовой. – 3-е изд., перераб. и доп.
– М.: Эксмо, 2008. – С. 309-404. – (Высшее экономическое образование).
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение ........................................................................................................... 3
Основные понятия ............................................................................................ 3
Лабораторная работа №1 ................................................................................. 4
Задание к лабораторной работе №1 ................................................................ 9
Лабораторная работа №2 ................................................................................. 9
Задание к лабораторной работе №2 .............................................................. 12
Лабораторная работа №3 ............................................................................... 13
Задание к лабораторной работе №3 .............................................................. 15
Лабораторная работа №4 ............................................................................... 16
Задание к лабораторной работе №4 .............................................................. 17
Лабораторная работа №5 ............................................................................... 18
Задание к лабораторной работе №5 .............................................................. 20
Лабораторная работа №6 ............................................................................... 20
Задание к лабораторной работе №6 .............................................................. 22
Лабораторная работа №7 ............................................................................... 22
Задание к лабораторной работе №7 .............................................................. 24
Лабораторная работа №8 ............................................................................... 25
Задание к лабораторной работе №8 .............................................................. 30
Рекомендуемая литература ............................................................................ 31
31