- unpbf.kg | Миростроительство

Данный документ описывает ключевые
подходы к работе обзорной группы
Странового Руководящего Комитета,
созданного в поддержку Приоритетного
Плана по Миростроительству КР.
Обзорная
группа СРК
Техническое руководство
Секретариат СРК
Обзорная группа
1 СОДЕРЖАНИЕ
2
Предпосылки/обоснование проблемы............................................................................................. 2
3
Цель и задачи обзорной группы. ....................................................................................................... 3
4
состав обзорной группы и принципы участия в ее работе .............................................................. 5
5
Формат и методы работы Обзорной Группы.................................................................................... 7
5.1
Сайт-визиты. ................................................................................................................................ 7
5.2
Анализ документов. .................................................................................................................... 9
5.3
Общая встреча рабочей группы ................................................................................................. 9
6
«Этический кодекс» .......................................................................................................................... 10
7
Конфликт интересов.......................................................................................................................... 12
7.1
Принятие решений связанных с выделением/распределением финансовых средств...... 12
7.2
Осуществление функции обзора прогресса и подготовки рекомендация для СРК ............ 12
Приложение 1............................................................................................................................................ 14
Приложение 2............................................................................................................................................ 15
Приложение 3. .......................................................................................................................................... 19
Приложение 4............................................................................................................................................ 20
Приложение 5............................................................................................................................................ 21
1
2
ПРЕДПОСЫЛКИ/ОБОСНОВАНИЕ ПРОБЛЕМЫ
Обзорная группа была образована решением Совместного Руководящего Комитета (СРК) и
страновой команды ООН (UNCT) в начале 2014 года. В процессе обсуждений, сопровождавших
создание Обзорной группы, особое внимание обращалось на разделение функции Секретариата
ФМС/СРК и Обзорной группы. Предполагалось, что осуществление мониторинга будет в
компетенции Секретариата, в то время как Обзорная группа должна фокусировать свое внимание
скорее на осуществлении контроля за деятельностью проектов, чем на их мониторинге1.
В октябре 2014 года состоялся первый выезд обзорной группы на сайты, где реализуются проекты
ФМС. Результаты визитов были представлены на заседании СРК, проведенном 12 ноября 2014
года. Данный опыт Обзорной группы выявил ряд вопросов, сказывающихся на эффективности и
качестве ее работы:
1) Отсутствие единого понимания роли ОГ в различных существующих документах
(Руководство по МиО, ТЗ на ОГ). Цель и задачи ОГ остаются неясными для участников
процесса;
2) Наличие разных ожиданий у разных участников процесса миростроительства
относительно роли ОГ: представители Управления ООН по поддержке миростроительства,
ПА ООН, сами члены ОГ и члены СРК высказывали разные ожидания относительно
продуктов, предоставленных ОГ;
3) Неактивное участие всех номинированных членов в работе ОГ;
4) Отсутствие четкого понимания о механизме работы обзорной группы и ее задачах: что
нужно знать до начала визитов, какие вопросы должны отслеживаться во время сайтвизитов, кто является целевой группой и т.д.
5) Экспертная ответственность ОГ и каждого ее члена относительно вовлеченности в
локальные проблемы: ответственность за консультации и рекомендации во время встреч;
ответственность за выводы и рекомендации как результатов сайт-визитов.
В связи с вышеизложенным, Секретариатом СРК было предложено провести рабочее совещание с
участием всех членов ОГ для решения обозначеных вопросов. В феврале 2015 года при
технической и финасовой поддержке Секретариата СРК состоялся рабочий семинар для членов
ОГ, на котором были рассмотрены ключевые аспекты, связанные с ролью обзорной группы в
системе МиО Плана Приоритетов по миростроительству, а также процедурами проведения
обзорных визитов и предоставления результатов. Основываясь на результатах рабочего семинара
было подготовлено данное Руководство по осуществлению работы обзорной группы СРК.
1
Техническое задание Обзорной группы СРК (Проект, 2014 г.)
2
3
ЦЕЛЬ И ЗАДАЧИ ОБЗОРНОЙ ГРУППЫ.
Обзорная группа является частью системы МиО Приоритетного Плана по Миростроительству; ее
роль и функции прописаны в документах, определяющих процедуры мониторинга и оценки:
«Руководстве по мониторингу, отчетности и оценке для проектов Фонда Миростроительства ООН
в КР» и «Техническом задании Обзорной группы». Согласно этим документам, в системе МиО
ППМ определены 4 ключевых исполнителя. Каждый исполнитель фокусирует мероприятия по
МиО, которые проводятся в отношении проектов ФМС ООН, на своих специфических аспектах
реализации Приоритетного плана по миростроительству (Рисунок 1).
Рисунок 1.
Система МиО ППМ и Проектов ФМС ООН2.
Внешняя оценка и аудит (Исполнитель: PBSO)
Оценка эффективности и влияния проектов ФМС на изменение
проблемной ситуации
Оценка управления проектами ФМС
Обзор прогресса в реализации проектов (Исполнитель:
Обзорная группа)
•Обзор мероприятий, проводимых в рамках проектов на локальном уровне
•Определение целесообразности проводимых мероприятий (соответствие
нуждам, влияние на проблемную ситуацию и т.д.)
Мониторинг ППМ (Исполнитель: СРК)
•Отслеживание изменений на уровне долгосрочных результатов (Outcomes)
посредством базового/финального исследования
•Мониторинг процесса управления проектами (подача заявок, контроль
своевременности и качества отчетов перед ФМС)
•Организация потоков информации для своевременного информирования
ЛПР
Проектный мониторинг (Исполнитель: Проекты ФМС)
•Отслеживание реализации всех мероприятий согласно рабочему
плану (территориальный, количественный охват)
•Мониторинг достижения запланированных результатов ( Outputs) в
целевых сообществах/проектеСогласно литературному обзору понятия «Обзорная группа», проведенному Секретариатом СРК3,
концепция Обзора (Oversight) больше связана с функцией супервизии и наблюдения, а не
контроля. В то время как мониторинг включает подробный учет каждой отдельной микро
2
Основано на Руководстве по мониторингу, отчетности и оценке для проектов Фонда Миростроительства
ООН в КР (2013)
3
Приложение 5. Literature Review on the Concept of “Oversight Group (OG)” and Related Entities:
Definitions, Barriers and Tools to an Effective Overseeing Process
.
3
детали исполнения и реализации проекта, обзор предназначен для понимания более широкой
картины проекта. Ключевой принцип, на который должна опираться функция обзора, является
гарантия, что все ресурсы, которые задействованы в рамках проектов, как финансовые, так и
человеческие, используются с максимальной финансовой выгодой и эффективностью на благо
страны4.
Согласно Руководству по мониторингу, отчетности и оценке для проектов Фонда
Миростроительства ООН в КР, Обзорная Группа должна готовить рекомендации для СРК, в случае
необходимости, по пересмотру проектов с использованием данных, полученных в ходе
мониторинговых поездок (в консультации с ПАООН) и вносить предложения для СРК, на основе
мониторинговых поездок, для отчетов на уровне ППМ5.
Основываясь на обзоре всех выше обозначенных документов, была сформулирована цель и
задачи Обзорной Группы.
Цель обзорной группы - оказание содействия СРК в стратегическом управлении Приоритетным
Планом по Миростроительству через ежеквартальное информирование СРК о прогрессе в
реализации проектов фонда миростроительства ООН и их влиянии на достижение целей ППМ
Для достижения поставленной цели, перед обзорной группой стоят следующие задачи:
1. Проведение обзора деятельности, осуществляемой в рамках проектов ФМС, на
ежеквартальной основе;
2. Проведение анализа осуществляемой деятельности с точки зрения ее эффективности в
решении проблем миростроительства, в том числе с точки зрения адекватности
вовлеченных ресурсов, охвата мероприятиями, справедливому вовлечению
бенефициаров, своевременности осуществления, и т.п.;
3. Содействие в подготовке годовой отчетности СРК через предоставление отчетов обзорной
группы, содержащих описание орезультатов наблюдений, примеры лучших практик и
проблемных вопросов в реализации проектов ФМС, а также выводы и рекомендации;
4. Подготовка рекомендаций для СРК по дальнейшему управлению проектами ФМС, включая
возможные рекомендации по документированию извлеченных уроков, пересмотру
дизайна проектов или прекращению деятельности.
Работа обзорной группы будет сфокусирована на двух ключевых вопросах:


В какой степени и каким образом деятельность в рамках проектов ФМС связана с
приоритетами страны по поддержке мира и стабильности, которые были определены в
«Оценке приоритетов и потребностей миростроительства в КР» (2013)?
В какой степени способствует осуществляемая деятельность достижению результатов
Приоритетного Плана по Миростроительству и запланированным среднесрочным
результатам проектов ФМС?
4
Guidance Paper on CCM Oversight”, Global Fund, p. 1
http://www.theglobalfund.org/documents/ccm/CCM_CCMOversightGuidance_Paper_en/
5
Руководство по мониторингу, отчетности и оценке для проектов Фонда Миростроительства ООН
(Обсуждено на заседании UNCT, январь 2014)
4
4
СОСТАВ ОБЗОРНОЙ ГРУППЫ И ПРИНЦИПЫ УЧАСТИЯ В ЕЕ РАБОТЕ
Состав Обзорной Группы был обсужден и предложен сопредседателями Совместного
Руководящего Комитета в апреле 2014 года. В нее вошли представители двух министерств,
ГАМСУМО, Государственной комиссии по делам религий и четырех НПО. Согласно Техническому
Заданию для Обзорной группы, ее участники были распределены на три подгруппы,
ориентированные на стратегические результаты ППМ (Рисунок 2.).
Рисунок 2.
Состав Обзорной группы.
Стратегический результат 1. Законы, политика, реформы и рекомендации, касающиеся
правозащитных механизмов, в том числе УПО, реализуются, для того чтобы отстаивать
верховенство закона, улучшать доступ к правосудию, а также соблюдение, защиту и осуществление
прав человека
•Чынгыз Сарыбаев, Министерство Труда, Миграции и Молодежи
•Каныбек Маматалиев, Государственная Комиссия по Делам Религий при Президенте КР
•Динара Ошурахунова, НПО Коалиция за Демократию и Гражданское Общество
•Зульфия Кочорбаева, НПО Агентство Социальных Технологий
•Татьяна Темирова, ОО Алга
Стратегический результат 2. Органы местного самоуправления в партнерстве с соответствующими
государственными учреждениями и гражданским обществом служат мостом в случаях, когда
наблюдается разделение и снижают степень напряженности на местах
•Сейил Мустапаева, Министерство Труда, Миграции и Молодежи
• Данияр Айтбаев, Государственное Агентство по делам МСУ и Межэтнических Отношений при
Правительстве КР
• Каныбек Маматалиев, Государственная Комиссия по Делам Религий при Президенте КР
• Тилебалды уулу Элиизар, НПО Институт Развития Молодежи
• Зульфия Кочорбаева, НПО Агентство Социальных Технологий
Стратегический результат 3. Политика, пилотные инициативы и подходы разработаны и внедрены,
что дает возможность для дальнейшего развития общей гражданской идентичности,
многоязычного образования, а также уважения к многообразию и соблюдению прав меньшинств.
•Мураталы Учкемпиров, Министерство Труда Миграции и Молодежи
• Лариса Марченко, Министерство Образования и Науки
• Багышбек Райымбеков, Государственное Агентство по делам МСУ и Межэтнических
Отношений
• Чинара Эсенгул, Национальный Институт Стратегических Исследований
• Зульфия Кочорбаева, НПО Агентство Социальных Технологий
5
Согласно вышеупомятому ТЗ, «Членство в Обзорной Группе осуществляется только
личностным путем и не может быть делегировано. Будет проводиться ежегодная
оценка состава Обзорной Группы, основанная на посещении встреч и участии в
миссиях. Необходимые изменения будут введены после консультации с национальными
партнерами».
В течение 2014 года не все члены Обзорной Группы были активно вовлечены в процесс ее
работы, в связи с чем существует необходимость для повторного согласования
представленности членов каждой из обозначенных ранее организаций и определения
принципов участия в работе ОГ. Повторное согласование членства будет проведено в
апреле 2015 года. Для более успешного функционирования ОГ и оптимизации процесса
обзора проектов, были определены следующие принципы участия в работе:



Добровольность. Участие в обзорной группе (ОГ) происходит на принципе добровольного
желания каждого члена внести свой вклад в миростроительство в Кыргызстане. Состав
обзорной группы утверждается на уровне Со-Председателей СРК. Таким образом, после
утверждения членства в составе ОГ участие в ней становится обязательным, что
подразумевает обязательное участие во всех мероприятиях6, входящих в утвержденный
план работы ОГ.
Участие в ОГ является Привилегией, так как данная деятельность помогает в реализации
важнейших для Кыргызстана мероприятиях, направленных на укрепление мирных
процессов. Данный принцип не позволяет рассматривать работу в ОГ как дополнительную
нагрузку и выделять время для выполнения функциональных обязанностей по
«остаточному принципу» (т.е. работа выполняется, когда есть время).
Партнерство. Члены ОГ в целях продвижения вопросов миростроительства должны
активно взаимодействовать с государственными органами, международным
сообществом, НПО и бенифициарами проекта.
6
Во время рабочего семинара члены ОГ определили, что участие каждого из членов ОГ считается
необходимым как минимум в 80% всех мероприятий.
6
5
ФОРМАТ И МЕТОДЫ РАБОТЫ ОБЗОРНОЙ ГРУППЫ
Исходя из обозначенных целей и задач Обзорной Группы основным направлением ее работы
является анализ информации, связанной с реализацией проектов и их результатами. Основной
продукт работы обзорной группы - ежеквартальные отчеты7, которые будут включать обобщенные
результаты, выводы и рекомендации, сделанные на основании проведенной работы всех членов
ОГ в течение 3-х месяцев. В конце каждого квартала перед заседанием СРК будет проводиться
общая встреча для всех членов ОГ, цель которой - подвести итоги работы, выполненной членами
ОГ в течение квартала, написать отчет с обнаружениями, выводами и рекомендациями для СРК.
На этой встрече также должен быть определен докладчик для выступления на заседании СРК.
Квартальный отчет ОГ будет размещен на сайте. Краткие результаты будут также докладываться
на заседаниях СРК.
Для выполнения цели и задач, было определено 4 направления работы Обзорной Группы
(Таблица 1).
Основное направление
Работа групп по
стратегическм
результатам (Outcome
groups)
Сайт-визиты в целевые
АО
Анализ документов
Индивидуальная
экспертная работа
Метод сбора данных/ источники информации


Презентации проектов
Информационные материалы проектов


Обзор документов
Интервью с имплементирующими
партнерами
Интервью с бенефициарами
Наблюдение
Базовые проектные документы
Обзорные документы
Другие публикации
Индивидуальные посещения
мероприятий, проводимых в рамках
проектов (с возможностью выезда в
области до 2 раз/год)
Участие в других мероприятиях, прямо
или косвенно связанных с
миростроительством, в силу
профессиональной деятельности







Частота
проведения
Ежемесячно
Ежеквартально
На постоянной
основе
На постоянной
основе
5.1 САЙТ-ВИЗИТЫ.
Сайт-визиты обзорной группы являются одним из основных методов сбора информации, который
позволит собрать не только данные о том, что и в каком объеме было сделано, но и увидеть
7
Шаблон отчета представлен в Приложении 3.
7
реальные результаты работы и получить обратную связь. В связи с этим, были определены
основные подходы к организации и проведению сайт-визитов.
Сайт-визиты будут организоваться на ежеквартальной основе согласно рабочему плану обзорной
группы. Проведение сайт-визитов включает в себя 3 основных этапа:
5.1.1. Подготовительный этап в большей степени осуществляется Секретариатом СРК/ФМС и
начинается с информирования членов ОГ о запуске сайт-визитов, и осуществления логистики.
Информирование членов ОГ должно быть осуществлено не менее чем за 20 дней до начала
визитов, подтверждение со стороны членов ОГ должно поступить не позднее чем за 10 дней до
начала визитов. В рамках подготовительного этапа членам ОГ должна быть быть передана
информация о проектах (рабочий план, территориальный охват, мероприятия, осуществленные в
обзорный период), и по возможности организованы встречи с отделами реализации проектов и
имплементирующими партнерами.
5.1.2. Полевой этап. Ключевой принцип полевого этапа – организация выезда в места
осуществления проектной деятельности в один промежуток с охватом максимального количества
проектов. При содействии отделов реализации проектов на местах должны быть организованы
встречи (1) с местными имплементирующими партнерами, (2) с основными целевыми группами
(прямыми бенефициарами проектов). Кроме того, члены ОГ могут провести дополнительные
интервью с косвенными благополучателями (населением, родителями и т.п.). Основной фокус
визитов должен быть сосредоточен на следующих пунктах:






Имеется ли взаимосвязь реализуемых мероприятий с ППМ
Насколько подходы, принятые в проекте оправданы, есть ли примеры/доказательства
Что было бы если бы проект не работал: была бы ситуция хуже, такой же или лучше
Установлены ли контакты со всеми ключевыми игроками, и какова степень их
вовлеченности
Методы и способы, применяемые в рамках проектов, глазами вовлеченных сторон
Насколько проект отвечает нуждам и ожиданиям бенефициаров
Кроме того, требующими внимания вопросами были определены:
 Учтены ли в реализации проекта гендерные, этнические, возрастные аспекты;
 Какие трудности возникают в процессе реализации проектов: причины, следствия,
способы их преодоления.
Для проведения полевого этапа был разработан чек-лист8, который скорее служит
руководством для проведения визитов. Тем не менее, ожидается, что участники сайт-визитов
совместными усилиями заполнят чек-лист для каждого посещенного сайта для
документирования наблюдений.
Для улучшения процесса обзора и проведения выездных сайт-визитов необходим
фасилитатор, который будет руководить процессом и помогать избегать ситуаций,
затрудняющих работу ОГ. Фасилитатор будет выбираться членами Обзорной группы до
начала полевого этапа по принципу ротации. Задача фасилитатора – помогать членам группы
действовать слажено и эффективно. Чтобы добиться этого, он обеспечивает вовлеченность
8
См. Приложение 2.
8
всех участников в процесс обзора и содействует достижению взаимопонимания. Фасилитатор
стимулирует поиск комплексных решений на основе консенсуса. Функциональные
обязанности фасилитатора отражены в Приложении 4.
При проведении полевого этапа особенно важно соблюдение так называемого «этического
кодекса».
5.1.3. Аналитический этап. После завершения полевого этапа, Секретариат СРК организует
встречу, на которой должны обязательно присутствовать все члены ОГ, участвовавшие в сайтвизитах. На этой встрече будут подводиться итоги посещений, согласовываться основные выводы
и рекомендации.
5.2 АНАЛИЗ ДОКУМЕНТОВ.
Анализ документов может стать важным источником информации о том, что было запланировано
в рамках проектов, что сделано и каких краткосрочных и среднесрочных результатов удалось
достичь. В настоящее время существует достаточно большое количество документов, обзор
которых может предоставить ценную информацию по этим вопросам. Для навигации членов ОГ,
эти документы были объединены в три группы, со ссылками на доступ к ним:
5.2.1. Базовые документы по миростроительству, в т.ч. «Приоритетный План по
миростроительству»; «Оценка нужд и потребностей в миростроительстве в КР»; проектные
документы, включающие теорию изменений, логическую рамку и бюджет; годовые рабочие
планы и т.д. Эти документы неоднократно распространялись и члены Обзороной группы могут
получить их дополнительно, по запросу в Секретариат ФМС/СРК. В ближайшем времени
документы будут так же доступны на сайте по миростроительству (ссылка будет достпна позже).
5.2.2. Обзорные документы, связанные с рутинной деятельностью в рамках реализации ППМ:
отчеты о прогрессе (полугодовые и годовые), ежемесячные календари событий, информационные
бюллетени. Эти документы распространяются на регулярной основе через электронную почту.
5.2.3. Другие публикации, выпущенные в рамках реализации проектов ФМС, в т.ч. исследования,
обзоры, справочная информация и т.п. Информация о документах распространяется через
электронную почту Секретариатом СРК/ФМС, а также на заседаниях СРК и встречах групп по
стратегическим результатам; документы могут быть предоставлены адресно по запросу. Кроме
того, документы будут доступны в электронном формате на сайте по миростроительству.
5.3
ОБЩАЯ ВСТРЕЧА РАБОЧЕЙ ГРУППЫ
Общая встреча организовывается для всех членов Обзорной Группы в конце каждого квартала. Ее
цель: подвести итоги работы, выполненной членами ОГ в течение квартала, написать отчет с
обнаружениями, выводами и рекомендациями для СРК. На этой встрече также должен быть
определен докладчик для выступления на заседании СРК. Участие в общей встрече обязательно
для всех членов ОГ, независимо от того, принимали ли они участие в сайт-визитах и другой работе
Обзорной Группы. Организация общей встрече будет осуществляться Секретариатом.
9
6
«ЭТИЧЕСКИЙ КОДЕКС»
Предыдущий опыт работы Обзорной группы показал, что необходимо определить принципы в
осуществлении работы на местах и предоставлении отчетов. Эта необходимость продиктована
как внешними факторами: попытками людей на местах вовлечь членов ОГ (особенно
представителей министерств и Аппарата Президента) в решение местных проблем;
использование индивидуальной экспертизы отдельных членов ОГ для получения консультаций и
т.п., так и необходимостью понимания роли и ответственности каждого члена Обзорной Группы в
представлении интересов СРК.
В связи с этим, был разработан так называемый «этический кодекс» Обзорной Группы. На каждом
члене ОГ всегда лежит ответственность за установление и поддержание приемлемого
соблюдения этики работы. Принципы, о которых говорится ниже, разъясняют этичное
ответственное отношение к участию в ОГ, бенефициарам и клиентам проектов.
1. Члены Обзорной Группы участвуют не менее чем в 80% мероприятий, проводимых для
Обзорной Группы.
2. Все члены ОГ должны вносить свой вклад в подготовку квартального отчета: представить
письменный отчет и/или участвовать в обзорной встрече.
3. Для улучшения коммуникации члены Обзорной Группы должны отвечать на письма в
течение 24 часов.
4. Во время полевых выездов, все участники должны представляться как члены Обзорной
Группы Странового Руководящего Комитета, без озвучивания своих должностей.
Фасилитатор группы в начале встречи должен озвучить цели визита и представить членов
ОГ по именам.
5. Во время полевых визитов члены ОГ должны избегать оценочных суждений об
осуществляемой деятельности и достигнутых результатах, и не должны высказывать
участникам встречи отрицательных оценок. Фасилитатор группы может дать обратную
связь: поблагодарить за уделенное время и предоставление ценной информации,
отметить, что результаты будут представлены СРК и пожелать успехов в дальнейшей
работе.
6. Члены обзорной группы не будут предоставлять выводы и рекомендации на каждом из
посещенных сайтов. Однако, в случае возникновения спорных вопросов, члены ОГ должны
обратиться к проектному персоналу/местным имплементирующим партнерам за
дополнительной информацией.
7. Этика работы требует, чтобы после сбора данных член ОГ обсудил с другими
представителями обзорной группы все результаты и интерпретации, которые подлежат
обнародованию.
8. Во время подготовки отчета, Члены Обзорной Группы должны прийти к консенсусу по
всем пунктам, отраженным в отчете. Если кто-то из участников ОГ имеет мнение, отличное
10
от других, оно может быть отражено в отчете как «особое мнение». После презентации
отчета СРК все члены ОГ публично должны поддерживать мнение, отраженное в отчете.
9. Информация, полученная в ходе полевых визитов, должна оставаться конфиденциальной.
В случае, когда необходима ссылка на источник информации, члены ОГ должны
руководствоваться принципом «не навреди».
10. Необходимо защищать респондентов от физического и душевного дискомфорта, вреда
и опасности. Категорически неприемлемо задавать вопросы, исходя из личных мотивов
(любопытство, собственное исследование и т.д.)
11. Этика участников мониторинговых визитов не допускает вступление с респондентами в
нерабочие взаимоотношения (застолье, личные встречи и т.д.).
11
7
КОНФЛИКТ ИНТЕРЕСОВ
Члены обзорной группы являются одновременно представителями государственных и
неправительственных организаций – ключевых партнеров в имплементации проектов ППМ. В
связи с этим, определение понятия «конфликт интересов», ключевых областей регулирования,
способов разрешения конфликта является критически важным и позволит избежать спорных
ситуаций в будущем.
Согласно определению, «Конфликт интересов — ситуация, при которой личная
заинтересованность человека может повлиять на процесс принятия решения и, таким образом,
принести ущерб интересам общества/организации/программы/проекта и т.п.». Конфликты
интересов могут возникнуть в случаях, когда индивидуальные интересы членов СРК или Обзорной
Группы или интересы организаций, которые они представляют, могут повлиять на принятие
решений. В результате Краткого обзора документов, связанных с конфликтом интересов, и
функциональных обязанностей СРК и ОГ, были определены две основные области регулирования,
где существует потенциал возниконовения конфликта интересов.
7.1 ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ СВЯЗАННЫХ С ВЫДЕЛЕНИЕМ/РАСПРЕДЕЛЕНИЕМ ФИНАНСОВЫХ СРЕДСТВ.
СРК рассматривает и принимает решение о направлении Заявок в Управление по поддержке
миростроительства (PBSO) на основе консенсуса, или в случае недостижения консенсуса, путем
голосования9. Если в Проектной Заявке уже определен национальный партнер, который
одновременно является членом СРК, для избежания конфликта интересов, данный член СРК не
будет принимать участие в голосовании.
Другой ситуацией, когда принимается решение о вовлечение организаций в имплементацию
проектов, а значит, и о выделении финансовых средств, является проведение тендеров внутри
проектов. Эти тендеры проводятся по процедурам Агентств ООН, и члены СРК/ОГ не имеют
прямого или косвенного влияния на решение тендерной комиссии. Таким образом, организации,
которые представлены в СРК/ОГ, могут принимать участие в подаче тендерных предложений
наравне с другими организациями.
7.2 ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ФУНКЦИИ ОБЗОРА ПРОГРЕССА И ПОДГОТОВКИ РЕКОМЕНДАЦИЯ ДЛЯ СРК
В случае, если организация, реализующая проект ФМС на местах, имеет представительство в
СРК/ОГ, представитель данной организации не участвует в провдении обзорных визитов в эту
организацию, в обсуждении результатов по этому направлению, и в подготовке выводов и
рекомендаций. Такие же ограничения предусмотрены для представителей ПА ООН, которые
могут принимать участие в обзорных визитах, но не принимают участие в обсуждении результатов
и подготовки выводов и рекомендаций.
В случае возникновения других спорных ситуаций, имеющих потенциальный конфликт интересов,
решение по его разрешению должно приниматься коллегиально, с участием членов ОГ,
вовлеченных ПА ООН, Секретариата и СРК. Однако в целом, члены СРК и Обзорной Группы не
9
Согласно Положению об СРК
12
должны быть исключены из процесса реализации Плана Приоритетов миростроительства, иначе
это может поставить под угрозу их участие в СРК и ОГ.
13
ПРИЛОЖЕНИЕ 1.
Рабочий план Обзорной группы на 2015 год
№ Название мероприятия
сроки
Ответственный за
организацию
Секретариат
ФМС/СРК
Комментарии
Секретариат
ФМС/СРК
Встречи по
написанию отчета
организовываются
фасилитатором
Чуй область
Новые проекты
(СМИ, гендер,
приграничные)
1
Встречи групп по
результатам (Outcome
groups)
Ежемесячно
12 встреч
Информирование
о встрече
осуществляется за
неделю
Тематика встреч
определяется
исходя из
потребностей
Секретариат
Кызыл-Кыштак,
ФМС/СРК
Отуз-Адыр, Шарк,
Встречи по
Ноокат,
написанию отчета Мирмахмудов,
организовываются Кара-Кульжа, Алафасилитатором
Бука, Уч-Коргон,
Кулунду, ЖаныЖер, Ырдык
Секретариат
Аксы, Ала-Бука,
ФМС/СРК
Сузак, Жалалабат
Встречи по
Талас
написанию отчета Нарын
организовываются Проекты по
фасилитатором
законодательству:
RoL (UNDP),
OHCHR
2
Первый сайт визит
20-30 апреля
Отчет до 30 мая
3
Второй сайт визит
5-15 сентября
Отчет до 30
сентября
4
Третий сайт-визит
10-20 октября
Отчет до 20
ноября
5
Декабрь 2015
6
Подготовка годового
отчета
Встречи СРК
ежеквартально
Секретариат
ФМС/СРК
7
Рабочий семинар для ОГ
Июль 2015
Секретариат
ФМС/СРК
Если требуется
Информирование
о встрече
осуществляется
не позднее чем
за неделю
Тематика
семинара будет
определена
исходя из
потребностей ОГ
14
ПРИЛОЖЕНИЕ 2.
Чек-лист для проведения сайт-визита. Каждый чек-лист заполняется на каждый посещенный
сайт. Если в ходе визита было посещено несколько сайтов, охватываемых в рамках одного
проекта, то таблицы 1 и 3 заполняется для всех сайтов, а таблица 2 заполняется для каждого
отдельного сайта.
Таблица 1.
1.1. Дата визита
1.2. Проект
(указать)
1.3. ПА ООН,
реализующее
проект
1.4. Перечень всех
сайтов,
посещенных в
рамках проекта
1.5. Результат ППМ
(отметить
соответствующий)
1.6. Проведенные
встречи:
Общая информация
УВКПЧ
ЮНОДК
ПРООН
ЮНФПА
ООН Женщины
УВКБ
ЮНИСЕФ
1. Резульат 1.
2. Результат 2.
3. Результат 3.
1) Проектный персонал
2) Местные партнеры
3) Бенефициары
4) Другие стейкхолдеры
1.7. Члены ОГ,
участвующие в
визите
1.8. Ознакомление с
проектом
(основные
мероприятия,
территория,
целевые группы,
конечные цели)
1.9. Рекомендации
для ПА ООН
(заполняется после
сайт-визита)
1.10. Рекомендации
для СРК
(заполняется после
сайт-визита)
15
Таблица 2.
2.1. Перечень всех
лиц/организаций, с
которыми проведены
встречи на сайте
Результаты посещения сайта
2.2. Перечень
документов,
представленных для
обзора
2.3. В какой мере
проект соответствует
нуждам и потребностям
данной территории и
населения. Как это
подтверждается
(случаи, мнение
бенефициаров).
Чем это
подтверждается
(интервью, документы)
2.4. Выполняются ли
мероприятия в
соответствии с планом?
Если «нет», каковы
причины расхождений?
Каковы ожидаемые
последствия для
реализации ППМ?
2.5. Насколько
подходы, принятые в
проекте оправданы,
есть ли примеры
(доказательства
правильности)? Что
было бы если бы
проект не работал?
16
2.6. Какие группы из
местного сообщества
вовлекаются в
реализацию проекта?
2.7. Как вовлекаются
малопредставленные
группы (женщины,
молодежь, этнические
меньшинства)
2.8. Какие изменения
проект приносит
обществу /
бенефициарам /
заинтересованным
сторонам?
2.9. Есть ли
проблемы/трудности в
реализации проекта?
Если «Да», то есть ли
план по их
преодолению?
Какая помощь нужна?
Таблица 3.
Выводы
3.1. В какой степени и в
чем именно
вмешательства по
миростроительству
содействуют
достижению
результатов Плана
Приоритетов?
3.2. Будут ли
значительные
изменения, которые
могут положительно
или отрицательно
повлиять на
реализацию ППМ?
3.3. Есть ли
необходимость для
17
корректировки проекта
/стратегии ППМ
3.4. Отметьте
извлеченные уроки
3.5. Отметьте примеры
лучшей практики
3.6. Отметьте
примеры, которые
оказывают
отрицательное
влияние на
реализацию проекта
или достижение
запланированных
результатов
18
ПРИЛОЖЕНИЕ 3.
Структура квартального отчета Обзорной Группы
1. Введение
1.1. Период обзора
1.2. Члены ОГ, участвовавшие в подготовке обзора
1.3. На каких задачах/результатах/вопросах/проектах был сосредоточен обзор в этот
период (если релевантно)
1.4. График работ за прошедший квартал, количество членов ОГ, принимавших в них
участие
1.5. Методолгия сбора данных (индивидуальные и расширенные встречи со
стейкхолдерами, фокус-группы, анализ документов, и т.п.).
2. Описание результатов обзора (по каждому проекту)
2.1. Краткая информация о проекте (вклад в результат ППМ, основные мероприятия,
география, посещенные сайты).
2.2. Прогресс в реализации проекта: соотвествие плану, вовлечение целевых групп,
результаты и достижения). Лучшие практики.
2.3. Факторы, препятствующие реализации проекта
3. Оценка работы Секретариата СРК и самооценка работы Обзорной группы
4. Выводы
5. Рекомендации
6. Особое мнение (если есть)
19
ПРИЛОЖЕНИЕ 4.
Работа фасилитатора
Для улучшения процесса обзора и проведения выездных сайт-визитов необходим фасилитатор,
который будет руководить процессом и помогать избегать ситуаций, затрудняющих работу ОГ.
Задача фасилитатора – помогать окружающим думать и действовать эффективно. Чтобы добиться
этого, он обеспечивает вовлеченность и взаимопонимание участников. Фасилитатор стимулирует
поиск комплексных решений и выработку устойчивых взаимных соглашений.
Функции фасилитатора:
1. Обеспечивать представление группы и предоставлять обратную связь участникам встреч.
2. Обеспечивать вовлеченность. Все участники процесса должны быть вовлечены в процесс
работы и обсуждения. При возникновении трудностей и/или недопонимания фасилитатор
берет на себя ответственность за то, чтобы преодолеть это.
3. Обеспечивать взаимопонимание. Когда у людей разные точки зрения, они всегда
сталкиваются с взаимным непониманием. Каждый по-своему смотрит на мир.
Фасилитатор помогает членам группы понять, что любое устойчивое соглашение основано
на взаимопонимании. Он помогает понять, что возможность посмотреть на вещи с
позиции другого человека бесценна. Более того, фасилитатор показывает, что отсутствие
взаимопонимания нежизнеспособно и неэффективно.
4. Способствовать выработке консенсусных, взаимоприемлемых решений. Большинству
людей трудно представить, что две заинтересованные стороны с непримиримыми
разногласиями действительно могут достигнуть соглашения, выгодного обеим.
Большинство людей глубоко убеждены в том, что при решении проблем и разрешении
конфликтов одна сторона обязательно должна выиграть, а другая – проиграть. В
результате дискуссии перерастают в критику, а участники до последнего стоят на своем и
защищают лишь свои интересы. Фасилитатор помогает группе выработать такое решение,
которое объединяло бы все точки зрения.
5. Управлять временем. Обсуждение, дискуссии, консультирование, особенно во время сайтвизитов, могут занять значительное время во вред утвержденному графику. Фасилитатор
должен четко оговорить с группой временные рамки и помогать членам группы избегать
затягивания процессов. Фасилитатор также следит за выполнением графика посещений,
своевременностью начала и окончания встреч.
20
ПРИЛОЖЕНИЕ 5.
Literature Review on the Concept of “Oversight Group (OG)” and Related Entities:
Definitions, Barriers and Tools to an Effective Overseeing Process
Introduction and analysis of terms
The concept of oversight is used to describe a number of processes within certain institutions. Different
in each of those, the term, though, can involve and introduce different tools, methods, and mechanisms
depending on the structure or institution. In this regard, the definition drawn from the UN “Governance
and Oversight Principles and Practices” within the United Nations and its funds, programs and specialized
agencies, articulates that
Oversight is a key function of governance. Oversight ensures that activities are implemented as
planned by providing strategic direction to principal recipients, ensuring policies and procedures
are met, instituting financial controls (including independent audits), and following through on key
recommendations.10
As Global Fund further develops,
The core principle of oversight is to ensure that resources—financial and human—are being used
efficiently and effectively for the benefit of the country.11
In a simple, the concept of oversight is more about supervision and care, rather than monitoring.
Whereas monitoring involves a detailed track of each single micro detail of the project performance and
implementation, oversight is designed to understand the bigger picture of the project.12 As Global Fund
further describes,
Oversight ensures that monitoring is being done, that results are being reported, and the
program is meeting its targets.13
Since the oversight involves understanding a greater picture of the issue, and a not specific detailed
manual of actions, it becomes specifically difficult to assign duties, responsibilities, and privileges for a
“Comprehensive review of governance and oversight within the United Nations and its funds, programmes
and specialized agencies”, Draft, July, 10th, 2006, http://www.un.org/ga/president/62/issues/resolutions/a-60-883.pdf
11
“Guidance Paper on CCM Oversight”, Global Fund, p. 1
http://www.theglobalfund.org/documents/ccm/CCM_CCMOversightGuidance_Paper_en/.
12
Ibid, p.3
13
Ibid, p.3
10
21
multi-stakeholder entity. However, tools developed by different oversight bodies in various countries
allow gridding the latter ones in a single table of actions.
Challenges and barriers within multi-stakeholders entities:
Oversight groups are often comprised of several stakeholders such as government, civil society or public
sector different in their roles, positions, and ideologies. In many cases, they are confronting each other
in their daily work, and it is getting specifically challenging to bring a multi-stakeholder group to a
consensus (such as Children’s Vaccine Initiative which disregarded private sector potential impact on
further policy implementation14). In this regard, many recommendations and advices have been made to
ensure successful partnership within multi-stakeholders bodies. The success of this partnership can be
defined by following inclusion, clear definition of purpose and roles, participation/power-sharing,
accountability and strategic influence. 15 The ground point in the partnership is the proactive and
authoritative involvement of the third managing body, such as Secretariat the process. Many cases
suggest that such proactive involvement is crucial in guiding stakeholders in a way to effective outcomes.
Such involvement and participation, as literature suggest further, is efficient when structured on the
principles of inclusion. 16 According to a Global Fund, it is specifically, important to “ensure that all
stakeholders’ views are heard”.17 Furthermore, besides a general inclusion of all stakeholders, it is also
crucial to make the analysis of involved parties and place particular emphasis on primary stakeholders.18
This, from one side will ensure a greater effectiveness of results and input expected, from another side,
the proactive involvement of primary stakeholders can encourage an involvement of stakeholders with
limited resources or opportunities, and not vice versa.
Another challenge for the oversight body is it passive involvement into the process of oversight. It can
happen due to several reasons, like misunderstanding/not understanding of own functions and roles in
14
Carmen Malena, “Strategic Partnership: Challenges and Best Practices in the Management and Governance of
Multi-Stakeholder Partnerships Involving UN and Civil Society Actors”, Background paper for the Multi-Stakeholder
Workshop on Partnerships amd UN-Civil Society Relations Pocantico, New York, February 2004, p.13
15
Ibid, p. 1
16
Ibid, p. 7
17
“Guidance Paper on CCM Oversight”, Global Fund, p. 1
http://www.theglobalfund.org/documents/ccm/CCM_CCMOversightGuidance_Paper_en/
18
Carmen Malena, “Strategic Partnership: Challenges and Best Practices in the Management and Governance of
Multi-Stakeholder Partnerships Involving UN and Civil Society Actors”, Background paper for the Multi-Stakeholder
Workshop on Partnerships and UN-Civil Society Relations Pocantico, New York, February 2004, p.13-14
22
the oversight or lack of stimulus/incentives for participating. 19 In the case of Zambia and its CCM
performing oversight procedures, its initial involvement has been described as “passive” with a mere
review of submitted reports.20 The involvement of the oversight body, however, has increased after its
members participated in the workshop which identified roles and responsibilities of stakeholders in
oversight and introduced a specific structural organization within the body (two subcommittees were
created and some of stakeholders received certain responsibilities within the body which has increased
their personal involvement into the process). 21 Regular and planned meetings are also important to
increase actors’ involvement and commitment into the process. It is interesting that the “right” frequency
of meetings of the oversight body in Zambia (depending on the stage of the project, for example, once
per week or month) has also defined the level of active involvement of the key actors: with too low and
too high frequency of meeting the involvement of actors was also decreasing.
Methods, tools and mechanisms
The methods, tools, and mechanisms of oversight should be developed and introduced within the context
of well-designed, clear oversight plan which is critical to overseeing project implementation.22 Activities
can vary from site visits to report drafting and recommendations to the JSC. Most of oversight bodies
focus on following range of duties:
-periodic site visits
-reviewing preliminary reports and results
-facilitating technical assistance
-provision of recommendations and follow-ups
As stated by the World Health Organization (WHO) the requirements for oversight bodies are minimum,
and a clear and detailed plan of several above mentioned duties can already lead to the success of the
oversight entity in future.23
Summary and key points:
19
Greg Munro, “Country Coordinating Mechanisms: Zambia”, Case-Study, Global Fund, 2008, p.8
www.theglobalfund.org/documents/ccm/CCM_ZambiaOVERSIGHT_CaseStudy_en/+&cd=1&hl=en&ct=clnk
20
Greg Munro, “Country Coordinating Mechanisms: Zambia”, Case-Study, Global Fund, 2008, p.8-9
www.theglobalfund.org/documents/ccm/CCM_ZambiaOVERSIGHT_CaseStudy_en/+&cd=1&hl=en&ct=clnk
20
Ibid, p. 8-9
21
Ibid, p. 10
22
Ibid, p. 3
23
“CCM Oversight: An Overlooked Responsibility”, World Health Organization/Global Fund,
http://www.who.int/tb/events/archive/gf_presentations/16_role_ccm.pdf
23
As can be seen, the experience of different countries and institutions in the field of oversight has drawn
basic tools and strategies which can be useful for the implementation in any oversight body. The scope of
a specific oversight entity, its composition, and management defines the further use of above mentioned
guidelines and tools and creates its own regulations and mechanisms.
Basic definition

Oversight is a focus on greater picture, not micro-detailed monitoring
Composition of the Oversight Group

Multiple stakeholders make it a more difficult partnership
Effective Management

Practice of inclusion of all stakeholders with a specific focus on primary ones

Proactive and authoritative involvement of Secretariat into the administration and management

Provision of incentives/stimulus such as specific tasks and roles
Informed membership

Clear understanding of roles, responsibilities and privileges by all stakeholders
Regularity and frequency

Defining a strategic number of frequency of regular meetings during different stages of the project
Rules of engagement

A clear preliminary plan for oversight activities
24