2011-12 БИ Системы управления документами

Правительство Российской Федерации
федеральное государственное автономное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
"Национальный исследовательский университет
"Высшая школа экономики"
Факультет бизнес–информатики
Программа дисциплины
Системы управления документами
для направления 080700.62 Бизнес-информатика
Автор В.В. Ланин
Утверждена
Одобрена на заседании кафедры
Учебно-методическим Советом НИУ ВШЭ - Пермь
_________________________________
Председатель _____________Г.Е. Володина
Зав.кафедрой ______________________
«_______» ______________________20___ г.
«_______» ________________20___ г.
Пермь, 2012 г.
I. Пояснительная записка
1. Автор программы: Ланин Вячеслав Владимирович
2. Требования к студентам:
Приступая к изучению данной дисциплины, студент должен обладать:
 умением работы с программами пакета Microsoft Office на уровне пользователя
и программиста;
 знанием основ языка C#;
 навыками работы в Visual Studio 2010.
3. Аннотация:
В курсе рассматриваются вопросы повышения эффективности автоматизации
делопроизводства в организации, включая специфические проблемы, связанные с переходом
на безбумажную технологию.
В теоретической части курса рассматриваются
основные понятия и термины
электронного документооборота, концепция современного электронного документа.
Большое внимание уделяется системам управления документами, их функциям и
архитектуре. В практической части курса подробно изучаются Microsoft SharePoint.
4. Учебная задача курса:
В результате изучения курса студент должен:
 иметь представление: о современных технологиях управления электронными
документами
 знать
o форматы, стандарты и способы представления электронных документов;
o общие принципы организации документооборота;
o принципы построения современных систем управления электронными
документами.
 уметь
o проектировать системы документооборота в организации;
o разрабатывать систем документов различного назначения;
 приобрести навыки
o работы с современными системами управления документами.
5. Формы контроля:
o Текущий контроль: домашнее задание (вес- 0,4); вес семинарских
занятий – 0,2.
o Итоговый контроль: зачет (вес- 0,4) проводится в соответствии с
учебным планом в конце модуля; итоговая оценка: складывается в
соответствии с «Положением о рейтинге», принятом в ПФ ГУ ВШЭ.
(0,4+0,2+0,4).
III. Содержание программы
Раздел 1. Теоретические основы электронного документооборота
1. Тема.
Эволюция делопроизводства и офисных технологий
История делопроизводства. Эволюция компьютеризации предприятий и ее влияние на
применение. Документооборот с использованием технических средств. Формы
документооборота: бумажный документооборот, бумажный документооборот с
использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный документооборот.
Юридическая сила электронного документа. Электронный обмен неюридическими
документами. Документооборот на предприятиях разного масштаба.
2
2. Тема.
Понятие документа и документооборота
Понятие электронного документа. Структура документа. Концепция современного
электронного документа. Традиционные процедуры работы с документами.
Отличия электронного документа от традиционного. Преимущества электронных
документов: технологические, организационные.
Понятие электронного документа в законодательстве
3. Тема.
Системы управления документами
Определение системы управления документами. Классификация систем управления
документами. Архитектура систем управления документами. Функции систем управления
документами. Концепции построения системы управления документами.
Учреждение, делопроизводство, документооборот. Технология Workflow. Технология
Groupware.
Проблемы внедрения систем управления документами.
Технологические характеристики систем управления документами.
4. Тема.
Проблемы использования электронных документов
Отсутствие семантики в современных электронных документах. Юридические
проблемы. Проблемы безопасности. Проблемы достоверности информации.
5. Тема.
Форматы электронных документов
XML. HTML. RTF. PDF. DOC. ODF. Open XML.
Раздел 2.
Реализация системы электронного документооборота на
предприятии
6. Тема.
Концепции построения системы управления документами
Планирование разработки документооборота фирмы. Создание политики фирмы и ролей
для
управления
документооборотом.
Разработка
архитектуры
управления
документооборотом. Разработка концептуальной модели СУД. Разработка логической
модели СУД. Разработка модели предметного воплощения. Организация проекта разработки
документооборота. Составление бизнес-проекта. Управление проектом разработки системы
документооборота.
7. Тема.
Технологические аспекты построения системы управления
документами
Аппаратное обеспечение. Программное обеспечение. Безопасность и разграничение прав
доступа.
Раздел 3. Microsoft SharePoint
8. Тема.
Введение в разработку на SharePoint 2010
SharePoint 2010 как платформа разработки. Объектная модель SharePoint 2010.
Работа с объектами SharePoint 2010. Использование инструментов разработчика
SharePoint 2010. Разработка узлов с помощью SharePoint Designer 2010. Разработка
приложений с помощью Visual Studio 2010. Упаковка и установка приложений на SharePoint
2010.
9. Тема.
Разработка Веб-частей для SharePoint 2010
Разработка стандартных Веб-частей. Разработка Веб-частей с подключениями.
Визуальная разработка Веб-частей.
3
10. Тема.
Работа с объектами SharePoint Objects на сервере
Программная работа с узлами SharePoint. Программная работа со списками SharePoint
Работа с данными списков. Создание получателей событий и параметры приложений.
Создание получателей событий.
11. Тема.
Разработка приложений, использующих службы Business Connectivity
Services
Обзор служб Business Connectivity Services. Разработка внешних типов содержимого и
списков с помощью SharePoint Designer. Разработка приложений, использующих службы
подключения к данным с помощью Using Visual Studio 2010.
12. Тема.
Разработка рабочих процессов SharePoint 2010
Разработка рабочих процессов с помощью SharePoint Designer. Создание рабочих
процессов с помощью Visual Studio 2010
13. Тема.
Разработка интерактивных пользовательских интерфейсов
Создание меню и элементов управления ленты. Создание диалогов на клиенте.
Разработка Silverlight приложений для SharePoint.
14. Тема.
Дополнительные возможности разработки в SharePoint 2010
Разработка изолированных приложений (приложений песочницы): изолированные
пользовательские приложения, ограничения песочницы. Работа с профилями пользователей
SharePoint и API таксономии: профили пользователей, Таксономия. Разработка CMS
приложений (управление контентом) для Интранет. Работа в клиентским APIs SharePoint
2010: обзор объектной модели клиента SharePoint 2010, работа с объектной моделью клиента
SharePoint 2010 в .NET приложениях.
IV. Учебно-методическое обеспечение дисциплины:
1. Литература:
Базовый учебник
Ланин В.В., Лядова Л.Н., Рычков А.Ю.
документами. Пермь, 2007. 84 С.: ил.
Системы
управления
электронными
Основная
Лядова Л.Н., Мызникова Б.И., Фролова Н.В. Основы информатики и информационных
технологий: Учеб. пособие для студентов экономических специальностей. / Перм. ун-т: Пермь, 2004.
Дополнительная
1. Саттон М. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология
внедрения. – СПб.: Азбука, 2002.
2. Клименко С.В. и др. Электронные документы в корпоративных системах – М.: Анкей,
1999, 272 с.
2. Тематика заданий по различным формам текущего контроля:
Студентам предлагается представить реферат с обзором двух систем документооборота,
список наиболее популярных систем приведен ниже.
 CompanyMedia и OfficeMedia
4
 DIRECTUM
 Documentum
 DocsVision
 Эффект Офис
 Hummingbird Enterprise
 LanDocs
 NauDoc
 DIS:class
 ЭСКАДО
 Кодекс: Документооборот
 Дело-Предприятие
 AquaDoc
 DocOffice
 IIG Intravert
 OPTiMA-WorkFlow
 Гран-Док
 ЕВФРАТ-Документооборот
 SiTex™ Документооборот/Портал
 БОСС-Референт
 PayDox
Обзор должен носить аналитический характер.
Примерный план обзора:
1. Общий обзор системы управления документами (СУД).
2. Понятие электронного документа (ЭД) в рассматриваемой системе.
3. Структура и представление ЭД.
4. Жизненный цикл документа.
5. Организация защиты документов.
6. Возможности интеллектуальной обработки документов.
7. Возможности настройки системы.
3. Методические рекомендации (материалы) преподавателю:
На лабораторных занятиях используются следующие методы обучения и контроля
усвоения материала:
1) выполнение лабораторных работ по теме занятия сопровождается контрольным
опросом;
2) обсуждение различных вариантов решения, предложенных студентами, сравнение
решений, анализ возможных ситуаций.
Методические рекомендации по выполнению лабораторных работ приведены в
рекомендованных книгах (электронных ресурсах).
4. Методические указания студентам:
Студенту рекомендуется следующая схема подготовки к лабораторному занятию:
1) проработать конспект лекций;
2) проанализировать основную и дополнительную литературу, рекомендованную по
изучаемому разделу;
3) проанализировать варианты решений, предложенные преподавателем на
практических занятиях;
4) при затруднениях сформулировать вопросы к преподавателю.
Методические рекомендации по выполнению лабораторных работ приведены в
5
рекомендованных книгах (электронных ресурсах).
5. Рекомендации по использованию информационных технологии.
Все практические занятия проводятся в компьютерном классе. Программное обеспечение должно поддерживать
1) возможность доступа к материалам для подготовки, размещаемым на сервере;
2) возможность работы с SharePoint;
Автор программы __________________________ В.В. Ланин.
6
V. Тематический расчет часов
Аудиторные часы
Семинарск
ие или
Лекции
Всего
практ.
занятия
Раздел 1. Теоретические основы электронного документооборота
№
п/п
Наименование разделов и
тем
1. Эволюция делопроизводства и 2
офисных технологий
2. Понятие
документа
и1
документооборота
3. Системы
документами
управления 1
4
4. Проблемы
использования 1
электронных документов
5. Форматы
документов
электронных 1
2
Самостояте
Всего
льная
часов
работа
2
2
4
1
2
3
5
20
25
1
4
5
3
6
9
Раздел 2. Реализация системы электронного документооборота на предприятии
6. Концепции
построения 2
2
4
6
системы
управления
документами
7. Технологические
аспекты 2
2
4
построения
системы
управления документами
Раздел 3. Microsoft SharePoint
10
6
8. Введение в разработку на 1
SharePoint 2010
4
5
7
12
9. Разработка Веб-частей
SharePoint 2010
для 2
2
4
2
6
10. Работа с объектами SharePoint 2
Objects на сервере
2
4
2
6
11. Разработка
приложений, 1
использующих
службы
Business Connectivity Services
12. Разработка рабочих процессов 1
SharePoint 2010
2
3
2
5
2
3
2
5
13. Разработка
интерактивных 2
пользовательских
интерфейсов
14. Дополнительные возможности 1
разработки в SharePoint 2010
2
4
2
6
2
3
3
6
24
44
64
108
Итого: 20
Автор программы __________________________ В.В. Ланин
7
Приложение 1
Вопросы для самоконтроля
1. Делопроизводством называют
a. процесс организации работы с документами, включая их создание,
регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение
b. обмен неюридическими документами
c. обмен юридическими документами
2. Отдел кадров - это отдел организации, который
a. связан с подбором сотрудников, приемом их на работу, увольнением и
обучением
b. ведет документацию дел по личному составу
c. занимается расчетом заработной платы сотрудников, уплатой налогов
3. Архив - это отдел организации
a. где хранятся документы, образовавшиеся в результате деятельности
предприятия
b. обеспечивается учет, сохранность документов в течение определенного
законом периода, и их уничтожение по истечении этого срока
c. ведется подбор сотрудников для приема их на работу
4. Бухгалтерия - это отдел организации, который
a. осуществляет сбор и обработку финансовой информации о предприятии
b. занимается предоставлением отчетности о деятельности организации в
государственные органы
c. занимается расчетом заработной платы сотрудников, уплатой налогов
5. OMR-программы - это
a. программы оптического распознавания меток
b. программы оптического распознавания символов
c. программы оптического распознавания отпечатков пальцев
6. OCR-программы - это
a. программы оптического распознавания символов
b. программы оптического распознавания отпечатков пальцев
c. программы оптического распознавания сетчатки глаза
7. Нормативная база делопроизводства базируется на
a. законодательных и правовых актах, регламентирующих работу с
информацией и документацией
b. классификаторах по делопроизводству
c. государственных стандартах, регулирующих делопроизводство
8. Реквизит- это
a. обязательный информационный элемент документа, расположенный в
произвольном месте бланка
b. обязательный информационный элемент документа, всегда
находящийся на строго определенном месте бланка
c. обязательный информационный элемент, используемый только для
совершенно секретных документов
9. К реквизитам, обязательным на документе, относятся:
a. наименование организации-составителя документа
b. дата документа
c. регистрационный номер документа
8
d. подпись
e. герб субъекта Российской Федерации
10. 9. Единая система кодирования предприятий должна отвечать следующим
требованиям:
a. система должна быть международной
b. система должна осуществлять возможность кодирования юридических
и физических лиц вне зависимости от принадлежности к каким-либо
сферам деятельности
c. код, присвоенный какому-либо предприятию, не должен повториться ни
для какого-другого предприятия в мире
11. Какие продукты относятся к САДД (системам автоматизированного
документооборота):
a. "БОСС-Референт"
b. "ДЕЛО"
c. "Евфрат-документооборот"
d. FrontPage
12. К задачам Back office относится
a. разработка и производство продукта, взаимодействие с поставщиками и
партнерами
b. все службы, где нет встречи с клиентами и заказчиками
c. все сервисы, где есть встречи с клиентами и заказчиками
13. Экстранет - это корпоративная сеть, использующая технологии Интернет и
общедоступные телекоммуникационные сети для
a. взаимодействия с заказчиками, дилерами и партнерами и для
предоставления им необходимой информации
b. взаимодействия со средствами массовой информации
c. выхода в Интернет
14. Интранет - это внутрикорпоративная сеть, которая использует стандарты и
технологии Интернета
a. и доступна только для сотрудников компании
b. и доступна только для руководства компании
c. и доступна только для отдела маркетинга
15. К программам распознавания форм относятся:
a. ABBYY FormReader
b. Cognitive Forms
c. Ascent Capture
d. FrontPage
16. Форматом А3 называют формат
a. 841x1189
b. 594x841
c. 420x594
d. 297x420
e. 210x297
f. 148x210
17. Форматом А4 называют формат
a. 841x1189
b. 594x841
c. 420x594
d. 297x420
9
e. 210x297
f. 148x210
18. Какой формат бумаги чаще всего используется при подготовке документов
a. А0
b. А1
c. А4
19. Какая из аббревиатур не является классификатором:
a. ИНН
b. ЕСКК
c. BIC
d. GLN
e. FTP
f. HTTP
20. В системах автоматизированного документооборота (САДД):
a. каждое подразделение формирует собственные системы
классификаторов и нормативов
b. каждый сотрудник формирует собственные системы классификаторов и
нормативов
c. классификаторы и нормативы являются едиными для всех служб
системы
21. Отметьте верные утверждения:
a. ЭЦП позволяет обеспечить юридическую силу документа
b. ЭЦП это механизм, который обеспечивает аутентификацию автора,
приславшего электронный документ, и доказывает, что документ не
был изменен в процессе доставки
c. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или
обычной печати в случае юридического лица
d. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю этого блока
проверить источник и целостность данных и защититься, таким
образом, от подделки
22. К программам распознавания форм относятся:
a. ABBYY FormReader
b. Cognitive Forms
c. Ascent Capture
d. FrontPage
23. ABBYY FormReader это программа, которая позволяет:
a. вводить формы
b. распознавать печатные символы
c. распознавать штрихкоды
d. распознавать метки
24. В системах автоматизированного документооборота (САДД):
a. маршрутизация определяется видом документа
b. для разных категорий документов имеются стандартные пути
перемещения
c. после регистрации документы автоматически отправляются
сотрудникам в соответствии с их должностными обязанностями
d. каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным
исполнителем
10
Приложение 2
План практических занятия
1. Тема. Системы управления документами
Доклады студентов по выбранным СУД.
(4 часа)
2. Тема. Форматы электронных документов (2 часа)
Лабораторная работа: 2. Тема.
Форматы электронных документов.
3. Тема. Концепции построения системы управления документами (2 часа)
Лабораторная работа: Проектирование СУД предприятия.
4. Тема. Введение в разработку на SharePoint 2010
(6 часов)
Лабораторная работа: использование объектной модели SharePoint 2010.
Лабораторная работа: Использование инструментов разработчика SharePoint 2010.
5. Тема. Разработка Веб-частей для SharePoint 2010 (2 часа)
Лабораторная работа: создание Веб-части с помощью Visual Studio 2010.
6. Тема. Работа с объектами SharePoint Objects на сервере (2 часа)
Лабораторная работа: Создание и манипулирование объектов сервера.
7. Тема. Разработка приложений, использующих службы Business Connectivity
Services (2 часа)
Лабораторная работа: разработка приложения, использующего службы Business Connectivity
Services.
8. Тема. Разработка рабочих процессов SharePoint 2010
(2 часа)
Лабораторная работа: разработка рабочих процессов SharePoint 2010.
9. Тема. Разработка интерактивных пользовательских интерфейсов
Лабораторная работа: создание пользовательского интерфейса с SharePoint 2010.
(2 часа)
10. Тема.
Дополнительные возможности разработки в SharePoint 2010 (2 часа)
Лабораторная работа: программный доступ к профилям пользователей и таксономии на
SharePoint 2010.
11