Функционал штата проектаx

Команда проекта
Для эффективной работы команды требуется соблюдение следующих условий:
· ясное и четкое понимание каждым членом команды своей роли, что позволяет каждому
выполнять свои задачи, не пересекаясь с работой других;
· спецификация проекта и график работ согласованы со всеми членами команды;
· члены команды хорошо взаимодействуют друг с другом и взаимно уважают
профессиональные качества друг друга;
· все члены команды имеют четкое представление о модели процесса, которая будет
использоваться в ходе выполнения проекта;
· каждый член команды должен основательно знать все аспекты плана проекта.
Очевидно, что количество людей в команде определяется объемом работ,
предусмотренным проектом. Лидеры (кураторы) групп составляют команду управления
проектом. Лидеры групп - это руководители и координаторы усилий всех членов
группы.Члены группы - непосредственные исполнители, которые имеют возможность
концентрироваться на конкретной работе.
Проектная деятельность:








Куратор проектной деятельности – Попова Тамара
Специалист по работе соспонсорами – Решетов Даниил
Специалист по работе с потенциальными помощниками Администратор – Елина Кристина
Бухгалтер – Козловская Александра
Сметчик – Широбокова Мария
Архитектор – БекмолдаБекарыс
Специалист по коммуникациям с властью – Милахин Денис
Организация мероприятий:







Куратор организационнойдеятельности
Специалист по методическими лекционным мероприятиям – Гордеева Дарья
Специалист по развлекательным мероприятиям – Гиливерова Мария
Специалист по благотворительным мероприятиям – Саркисов Родион
Специалист по привлечениюсредств – Дронова Екатерина
Специалист по PRна мероприятиях – Бондаренко Виктория
Специалист по привлечениюволонтеров – Орлова Александра
PR и СМИ:





Куратор информационного отдела
Специалист по PR – Гетманова Ирина
Специалист по СМИ Ответственный за ведение блогов и интернет-страничек – Шитц Михаил
Журналист –




Ответственный за ведение сайта проекта Дизайнер – Голубева Ирина
Фотограф – Слугина Алина
Администратор группы в ВК
Функционал каждого из должностного списка:
Руководитель проекта: (Очевидно, что основное, что требуется от этого человека - это
организаторские способности, глубокое знание методологии выполнения проектов.)


Несет ответственность за выполнение проекта в запланированные сроки, следит за
применением рекомендаций и стандартов, предписанных УК РФ и
сопутствующими законодательными документами
Формирование итогового отчета (как в электронном, так и в бумажном виде) о
деятельности команды проекта, состоящего из отчетов, полученных от кураторов
каждого блока (раз в полгода)
Проектная деятельность:
Куратор проектной деятельности:
Требования:
Умение организовать работу в своем блоке так, чтобы эффективность команды
была высока
Умение выполнять задачи, стоящие конкретно перед блоком, на уровне,
достойном куратора целого блока (т.е. на начальном этапе помогать в
выполнении задач каждому члену данного блока, дальше направлять, советовать,
корректировать работу)
Умение заполнять команду опытными людьми, которые справятся с
поставленными задачами
Умение мыслить неординарно!




Принятие решений внутри своего блока
Подготовка плана мероприятий, для достижения конкретных целей в указанный
период времени
Формирование отчета о деятельности данного блока в целом (т.е. сборный отчет,
состоящий из отчетов каждого ответственного лица данного блока и обобщающего
отчета куратора, передача его руководителю проекта)
Регулярный диагностический контроль деятельности данного блока
Специалист по работе соспонсорами:




Обеспечивает поиск новых спонсоров
Согласование с куратором и руководителем пакета документов, предписанных
условиями спонсорства, и их оформление
Привлечение денег в проект посредством спонсорства
Формирование отчета о деятельности и передача его куратору
Специалист по работе с потенциальными помощниками:

Формирование отчета о деятельности и передача его куратору

Расширение круга полезных для проекта контактов, поиск новых людей, полезных
проекту, в том числе и спонсоров
Администратор:




Формирование отчета о деятельности и передача его куратору
Расставляет приоритеты при выполнении работ проектной деятельности.
Выполняет общее планирование проекта и координирует действия всех ролей в
ходе выполнения проекта
Отвечает за содержание функциональных спецификацийи отслеживает их
изменения в течение всего периода работы над проектом, т.е. следит за работой
каждого, меняя, добавляя обязанности кадрового состава
Бухгалтер:



Формирование отчета о деятельности и передача его куратору
Составление, согласование и исполнение бюджетов доходов (спонсорство и иная
деятельность, предусмотренная кодами по ОКВЭД) и расходов проекта
Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг),
выявляет источники образования потерь и непроизводительных затрат,
подготавливает предложения по их предупреждению (совместно со сметчиком)
Сметчик:


Исполнение финансовой модели проекта, т.е. редактирование существующих смет
и написание новых с учетом согласования цен с поставщиками услуг в ходе
осуществления проекта
Формирование отчета о деятельности и передача его куратору
Архитектор:


Формирование отчета о деятельности и передача его куратору
Организация и координирование процесса разработки всех разделов проектной
документации и комплектов рабочих чертежей
Специалист по коммуникациям с властью:

Аккумуляция полезных для проекта контактов представителей власти, грамотное
оперирование ими в нужный момент (например, пригласить главу Ленинской
администрации на наш благотворительный бал)
Организация мероприятий:
Куратор организационной деятельности:
Требования:
Умение организовать работу в своем блоке так, чтобы эффективность команды
была высока
Умение выполнять задачи, стоящие конкретно перед блоком, на уровне,
достойном куратора целого блока(т.е. на начальном этапе помогать в
выполнении задач каждому члену данного блока, дальше направлять, советовать,
корректировать работу)
Умение заполнять команду опытными людьми, которые справятся с
поставленными задачами
Умение мыслить неординарно!
Умение действовать быстро и четко в критических ситуациях!




Принятие решений внутри своего блока
Формирование отчета о деятельности данного блока в целом (т.е. сборный отчет,
состоящий из отчетов каждого ответственного лица данного блока и обобщающего
отчета куратора, передача его руководителю проекта)
Регулярный диагностический контроль деятельности данного блока
Создание общего плана мероприятий
Специалист по методическим и лекционным мероприятиям:




Планирование, организация и проведение методическихи лекционныхмероприятий
(планирование подразумевает под собой генерирование идей новых мероприятий,
установление конкретных сроков реализации, подготовка четкого списка
необходимых ресурсов, примерного списка приглашенных лиц)
Обеспечивает подготовку всей необходимой для данного вида мероприятий
документации как в бумажном, так и в электронном виде
Формирование отчета о деятельности и передача его куратору
Направление своей деятельности на максимальное привлечение внимания людей к
проекту, т.е. составление методического материала наиболее интересно для
слушателя (проведение мероприятия с той же долей энтузиазма)
Специалист по развлекательным мероприятиям:


Планирование, организация и проведение развлекательных мероприятий
(планирование подразумевает под собой генерирование идей новых мероприятий,
установление конкретных сроков реализации, подготовка четкого списка
необходимых ресурсов, примерного списка приглашенных лиц)
Формирование отчета о деятельности и передача его куратору
Специалист по благотворительным мероприятиям:



Планирование, организация и проведение благотворительных мероприятий
(планирование подразумевает под собой генерирование идей новых мероприятий,
установление конкретных сроков реализации, подготовка четкого списка
необходимых ресурсов, примерного списка приглашенных лиц)
Работа с благотворителями, исполнителями работ, заинтересованными лицами, а
также средствами массовой информации
Формирование отчета о деятельности и передача его куратору
Специалист по привлечению средств:


Формирование отчета о деятельности и передача его куратору
Привлечение ресурсов для реализации мероприятия
Специалист по PR на мероприятиях:



Формирование отчета о деятельности и передача его куратору
Обеспечение информационной поддержки мероприятия (приглашение
журналистов, съемочных групп и т.д.)
Обеспечение соответствующей рекламы мероприятия за 2 месяца до него.
Специалист по привлечению волонтеров:




Обеспечивает поиск и набор волонтёров
Обеспечивает подготовку всей необходимой документации как в бумажном, так и в
электронном виде, т.е. создает систему подсказок, инструкции для волонтеров
Обеспечивает обучение волонтеров
Формирование отчета о деятельности и передача его куратору
PRи СМИ:
Куратор информационного отдела:
Требования:




Знание русского языка в совершенстве (или очень близко к этому)
Умение организовать работу в своем блоке так, чтобы эффективность команды
была высока
Умение выполнять задачи, стоящие конкретно перед блоком, на уровне,
достойном куратора целого блока (т.е. на начальном этапе помогать в
выполнении задач каждому члену данного блока, дальше направлять, советовать,
корректировать работу)
Умение заполнять команду опытными людьми, которые справятся с
поставленными задачами
Умение мыслить неординарно!
Формирование отчета о деятельности данного блока в целом (т.е. сборный отчет,
состоящий из отчетов каждого ответственного лица данного блока и обобщающего
отчета куратора, передача его руководителю проекта)
Принятие решений внутри своего блока
Регулярный диагностический контроль деятельности данного блока
Ведение близких контактов с представителями СМИ
Специалист по PR:




Формирование отчета о деятельности и передача его куратору
Разработка, согласование и осуществление концепции продвижения информации о
проекте в массы
Поддержание контакта с представителями СМИ с целью привлечения внимания к
проблеме, над которой работает команда проекта, популяризации проекта в других
вузах
Направление своей деятельности на то, чтобы вызвать интерес к проекту у
населения, т.е. придумывать, как «рекламировать» проект посредством телевизора,
интернета, блогов, сайтов, баннеров, газет, радио, ручек, кепок и прочей
атрибутики с нашим логотипом
Специалист по СМИ:



Формирование отчета о деятельности и передача его куратору
Разработка, согласование и осуществление концепции продвижения информации о
проекте в массы
Поддержание контактов с представителями СМИ с целью размещения информации
о проекте
Ответственный за ведение блогов и интернет-страничек:

Ежедневное ведение официального блога и интернет-страниц проекта (размещение
достоверной информации, корректировка в случае необходимости)
Журналист:



Написание, оформление, редакция статей, рассказывающих о деятельности проекта
Помощь в написании учебного пособия для волонтёров
Помощь в подготовке методического и лекционного материала для
соответствующих мероприятий
Ответственный за ведение сайта проекта:





Ежедневное ведение официального сайта проекта, т.е.:
Размещение уже подготовленных журналистом статей, подкрепленных
подходящими фотографиями
Размещение наиболее интересной достоверной информации о проекте на «первых»
страницах сайта
Размещение информации о предстоящих мероприятиях, приглашений
Корректировка информации на сайте в случае необходимости
Дизайнер:


Создание дизайна баннеров, листовок, визиток и прочих бумажных
распространителей информации, оформление прочей продукции (кепок, футболок,
ручек), разрабатываемой проектом, согласно положению проекта
Помощь в грамотном дизайнерском оформлении сайтов, групп, презентаций,
постов и прочего людям, ответственным за их ведение.
Фотограф:


Создание фото-отчетов с мероприятий методического, информационного,
благотворительного и развлекательного характеров, с собраний, подлежащих
обнародованию и прочих оговоренных ситуаций
Передача фото-отчетов администратору группы в ВК, ответственному за ведение
сайта проекта и ответственному за ведение блогов и интернет-страничек
Администратор группы в ВК:





Ведение группы в ВК, т.е.:
Публикация всех новостей проекта
Ответственность за наполняемость группы
Распространение информации о проекте (со стены группы) в других группах, то
есть публикация новостей в других сообществах
Размещение документации проекта в группе, фото-отчётов, подготовленных
фотографом