Iso 19011:2002 рекомендации по аудиту систем менеджмента

ISO 19011:2002 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АУДИТУ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА И/ИЛИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ
Стр. 1 из 19
ISO 19011:2002 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АУДИТУ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
И/ИЛИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ
1 Область применения
2 Термины и определения
3 Общие положения
4 Управление программой аудитов
4.1 Общие положения
4.2 Определение цели программы аудитов
4.3 Определение объема программы аудитов
4.4 Ответственность, ресурсы и процедуры программы аудитов
4.5 Внедрение программы аудитов
4.5.1 Информирование заинтересованных сторон
4.5.2 Координация и подготовка графика аудитов
4.5.3 Квалификация аудиторов и выбор аудиторских групп
4.5.4 Предоставление необходимых ресурсов.
4.5.5 Проведение аудитов
4.5.6 Поддержание протоколов (регистрационных записей)
4.6 Мониторинг и анализ программы аудитов
5 Проведение аудитов
5.1 Общие положения
5.2 Инициализация аудита
5.2.1 Назначение ведущего аудитора группы
5.2.2 Определение целей, критериев и объема
аудита
5.2.3 Оценка осуществимости аудита
5.2.4 Выбор аудиторской группы и установление начальных контактов
5.3 Подготовка к аудиту
5.3.1 Предварительный анализ документации
5.3.2 Подготовка плана аудита и распределение обязанностей в группе
5.3.3 Подготовка рабочих документов
5.4 Проведение аудита на месте
5.4.1 Вступительное совещание
5.4.2 Общение в ходе аудита
5.4.3 Сопровождающие и наблюдатели
5.4.4 Сбор и проверка информации
5.4.5 Выработка наблюдений аудита
5.4.6 Подготовка заключений по результатам
аудита
5.4.7 Заключительное совещание
5.5 Подготовка, утверждение и распространение
отчета по аудиту. Завершение аудита
5.6 Проведение последующих действий
6 Квалификация и оценка аудиторов
6.1 Общие положения
6.2 Личные качества
6.3 Знания и умения
6.3.1 Требования к знаниям и умениям
6.3.2 Способность применять знания и умения
6.4 Поддержание и повышение квалификации
6.5 Оценка аудиторов
Приложение А. Нормативные ссылки
Приложение Б. Форма плана П02 "График проведения аудитов"
Приложение Б (продолжение). Указания по заполнению плана П02 "График проведения аудитов"
Приложение В. Форма отчета 004 "Отчет об анализе программы аудита"
Приложение В (продолжение). Указания по заполнению отчета О04 "Отчет об анализе программы аудита"
Приложение Г. Форма документа Ф11 "Опросный лист"
Приложение Г (продолжение). Указания по заполнению документа Ф11 "Опросный лист"
Приложение Д. Форма отчета О03 "Отчет о
несоответствии"
Приложение Д (продолжение). Указания по заполнению отчета О03 "Отчет о несоответствии"
Приложение Е. Форма документа Ф14 "Паспорт
аудитора"
Приложение Е (продолжение). Указания по заполнению документа Ф14 "Паспорт аудитора"
Приложение Ж. Форма плана П03 "План аудита"
Приложение Ж (продолжение). Указания по заполнению плана П03 "План аудита"
Приложение И. Форма отчета О01 "Отчет по
аудиту"
Приложение И (продолжение). Указания по заполнению отчета О01 "Отчет по аудиту"
Приложение К. Форма журнала Ж10 "Журнал
регистрации отчетов о несоответствии"
Приложение Л. Форма журнала Ж11 "Журнал
регистрации планов аудита"
Приложение М. Форма журнала Ж09 "Журнал
регистрации графиков аудитов"
ISO 19011:2002 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АУДИТУ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА И/ИЛИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ
Стр. 2 из 19
1 Область применения
Настоящий стандарт предприятия определяет порядок управления программами внутренних
аудитов системы управления качеством (далее - СК), порядок проведения внутренних аудитов СК, а
также квалификационные требования к внутренним аудиторам.
2 Термины и определения
В настоящем стандарте используются термины и определения, указанные в разделе 3 в [1], а
также термины и определения [8].
3 Общие положения
Настоящий стандарт разработан в соответствии с требованиями [1].
При выполнении внутренних аудитов качества следует придерживаться требований к конфиденциальности, которые установлены в [6].
Ответственность за организацию проведения на предприятии систематических внутренних
аудитов качества возлагается на Уполномоченного по качеству.
Ответственность за добросовестное проведение аудитов качества возлагается на аудиторов.
4 Управление программой аудитов
4.1 Общие положения
Все положения настоящего стандарта предприятия распространяются на внутренние аудиты
(первой стороной) и аудиты поставщиков (аудиты второй стороной), если иное не оговорено отдельно.
Уполномоченный по качеству отвечает за управление программами аудитов. Уполномоченный по качеству на свое усмотрение может делегировать полномочия по управлению программой
аудитов другому должностному лицу, имеющему достаточную компетенцию.
Примечание 1. Под достаточной компетентностью понимается владение методологией проведения аудитов в соответствии с требованиями [1].
Примечание 2. Все положения настоящего стандарта, относящиеся к Уполномоченному по
качеству, распространяются на лиц, которым Уполномоченный по качеству делегирует полномочия
по управлению программой аудитов.
Уполномоченный по качеству на свое усмотрение может установить более чем одну программу аудитов.
Примечание. Составлять несколько программ аудитов целесообразно в том случае, если предполагается делегировать полномочия для управления этими программами разным лицам или для того, чтобы явно разграничить различные цели программ (см. примечание ко второму абзацу п.4.2).
4.2 Определение цели программы аудитов
Цели программы (или нескольких программ) аудитов устанавливает Уполномоченный по качеству.
Цели определяются исходя из требований СК, общей стратегии (политики) и политики в области качества организации, законодательных требований, требований поставщиков, требований потребителей.
Примечание 1. Целями для программы внутренних аудитов, как правило, являются: 1) "организация поиска и выявления несоответствий СК требованиям стандарта ISO 9001: 2000, а так же содействие их устранению, выполнению корректирующих и предупреждающих действий" или 2) "содействие улучшению СК". Целью для программы аудитов поставщиков, как правило, является "оценить способность поставщика обеспечивать необходимое качество продукции"
Примечание 2. Так, например, в организации может быть три установленных программы
аудитов. Одна программа аудитов (внутренних) составляется с целью "Способствовать улучшению
СК", другая программа аудитов (поставщиков) составляется с целью "Иметь постоянную уверенность в надежности поставщиков", а третья программа аудитов (снова внутренних) составляется с
целью "Поддерживать соответствие СК требованиям стандарта ИСО 9001:2000".
ISO 19011:2002 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АУДИТУ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА И/ИЛИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ
Стр. 3 из 19
4.3 Определение объема программы аудитов
Объем программы внутренних аудитов устанавливается Уполномоченным по качеству исходя
из следующих соображений:
1) Каждый процесс СК должен быть проверен на соответствие требованиям внутренних документов
СК не менее одного раза в год.
2) Каждое подразделение организации должно быть исчерпывающе проверено на соответствие всех
аспектов его (подразделения) деятельности для всех реализованных в нем элементов СК не реже
одного раза в два года.
3) При регулярном выявлении несоответствий в одном процессе (подразделении), аудиты этого
процесса (подразделения) должны проводиться чаще.
4) Необходимо учесть предложения аудиторов по срокам, объему и периодичности аудитов.
5) Необходимо учитывать сложность и важность процессов, подлежащих аудиту.
6) При наличии существенных изменений конфигурации СК количество аудитов должно быть увеличено.
Примечание. Например, объем программы аудита может быть определен таким образом:
"Проверить все установленные процессы СК 2 раза за год (кроме процесса управления нормативной
документацией). Проверить процесс управления нормативной документацией не менее 4-х раз за год
в связи с большим количеством несоответствий за предыдущий год. Предусмотреть резерв времени в
размере 2 недели на каждые 3 месяца для обеспечения возможности оперативного дополнения программы аудита".
При определении объема программы аудитов поставщиков, Уполномоченный по качеству
должен исходить из следующих соображений:
1) Объем программы должен быть достаточным для достижения целей программы.
2) Объем программы зависит от степени предоставляемого поставщиком доступа к информации и
деятельности.
3) Необходимо учитывать возможности предприятия по проведению аудитов на территории поставщика, в том числе возможности для направления (командирования) аудиторов и технических
экспертов.
Объем программы аудита может изменяться в ходе ее реализации.
Ответственность за управление программой аудитов определена в п.4.1 настоящего стандарта.
Уполномоченный по качеству должен организовать обеспечение программы аудитов необходимыми ресурсами. Обеспечение ресурсами производится в порядке, предусмотренном на предприятии (например, посредством предоставления финансовых заявок и т.п.), и не регламентируется
настоящим стандартом.
Все процедуры, необходимые для управления программой аудитов регламентируются настоящим стандартом, в том числе:
1. Планирование и составление графика аудитов реализуется в форме плана П02, представленного в
приложении Б;
2. Обеспечение компетентности аудиторов представлено в разделе 6;
3. Подбор аудиторских групп и определение их роли и ответственности представлено в п.5.2.3;
4. Проведение аудитов представлено в п.5.3 и п.5.4;
5. Выполнение последующих действий представлено в 5.6;
6. Ведение записей по программе аудита представлено в п. 4.5 и п.4.6;
7. Мониторинг выполнения и результативности программы аудита представлен в п.4.6.
4.4 Ответственность, ресурсы и процедуры программы аудитов
Ответственность за управление программой аудитов определена в п.4.1 настоящего стандарта.
Уполномоченный по качеству должен организовать обеспечение программы аудитов необходимыми
ресурсами. Обеспечение ресурсами производится в порядке, предусмотренном на предприятии
(например, посредством предоставления финансовых заявок и т.п.), и не регламентируется настоящим стандартом.
Все процедуры, необходимые для управления программой аудитов регламентируются настоящим стандартом, в том числе:
ISO 19011:2002 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АУДИТУ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА И/ИЛИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ
Стр. 4 из 19
1. Планирование и составление графика аудитов реализуется в форме плана П02, представленного в
приложении Б;
2. Обеспечение компетентности аудиторов представлено в разделе 6;
3. Подбор аудиторских групп и определение их роли и ответственности представлено в п.5.2.3;
4. Проведение аудитов представлено в п.5.3 и п.5.4;
5. Выполнение последующих действий представлено в 5.6;
6. Ведение записей по программе аудита представлено в п. 4.5 и п.4.6;
7. Мониторинг выполнения и результативности программы аудита представлен в п.4.6.
4.5 Внедрение программы аудитов
4.5.1 Информирование заинтересованных сторон
Уполномоченный по качеству должен организовать информирование заинтересованных сторон о целях и объеме программы аудита на следующий год не позднее, чем за 30 календарных дней
до конца текущего года.
Для программы внутренних аудитов СК заинтересованными сторонами являются руководители подразделений (процессов, видов деятельности), которые подлежат аудиту.
Для программы аудитов системы управления качеством поставщика заинтересованной стороной является уполномоченный ответственный представитель поставщика.
Для внутренних аудитов информирование может производиться в виде распоряжений или
протоколов совещаний Координационного совета по качеству (КС).
Для аудитов поставщиков информирование производится посредством направления поставщику официального сообщения в соответствии с требованиями [7].
Отзывы заинтересованных сторон могут служить основанием для корректировки целей и/или
объема программы аудитов.
4.5.2 Координация и подготовка графика аудитов
Для каждой установленной программы аудита (см. п. 4.1) составляется 1 график аудитов.
На основании информации о целях и объеме программы аудитов (см п. 4.5.1) аудиторы и руководители подразделений (процессов, видов деятельности) должны в течение 7 календарных дней
предоставить Уполномоченному по качеству свои предложения по графику аудитов. Предложения,
поданные после указанного срока, не рассматриваются, и Уполномоченный по качеству вправе на
свое усмотрение определить сроки и продолжительность проведения аудита подразделений (процессов, видов деятельности), руководители которых не представили свои предложения.
С учетом представленных предложений, на основании установленных целей и объема программы аудитов, Уполномоченный по качеству готовит график аудитов не позднее, чем за 15 календарных дней до конца текущего года. График аудитов должен содержать указания о выборе аудиторской группы и ведущего аудитора (см. п. 4.5.3). Форма графика аудитов П02, а также указания по заполнению и внесению изменений приведены в приложении Б.
График аудитов на следующий год утверждает директор не позднее, чем за 12 календарных
дней до конца текущего года.
После утверждения Уполномоченный по качеству организовывает направление графика аудитов заинтересованным сторонам. Заинтересованные стороны должны быть проинформированы о
предстоящих в следующем году аудитах не позднее, чем за 10 календарных дней до конца текущего
года. Порядок информирование о графике аудитов аналогичен указанному в п. 4.5.1.
Графики аудитов П02 сохраняются у Уполномоченного па качеству в досье Д8.2-01/01 "Графики аудитов". Планы П02 регистрируются у Уполномоченного по качеству в журнале Ж09. Форма
журнала Ж09 приведена в приложении М.
4.5.3 Квалификация аудиторов и выбор аудиторских групп
Аудит СК выполняется группой аудиторов, возглавляемой ведущим аудитором.
В зависимости от целей и объема программ аудитов Уполномоченный по качеству определяет
потребность в изменении персонального состава аудиторов и требуемой квалификации аудиторов.
Изменения персонального состава аудиторов устанавливаются в форме приказа по предприятию.
ISO 19011:2002 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АУДИТУ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА И/ИЛИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ
Стр. 5 из 19
Оценка и обеспечение квалификации аудиторов выполняются согласно разделу 6 настоящего
стандарта.
Ведущего аудитора и состав аудиторской группы для каждого аудита определяет Уполномоченный по качеству при подготовке графика аудитов П02 (см. п. 4.5.2) на основании оценки, проводимой в соответствии с п.6.5 настоящего стандарта. Назначение выполняется на менее чем за 5 дней
до даты начала внутреннего аудита и не менее чем за 15 дней до даты начала аудита поставщика. Состав группы отображается в графике П02.
Примечание. Уполномоченный по качеству должен, по возможности, формировать аудиторские группы таким образом, чтобы способствовать развитию и поддержанию навыков проведения
аудита у аудиторов. Имеется ввиду, что необходимо, по возможности, чтобы все аудиторы имели,
одинаковый опыт проведения аудитов.
Состав группы может быть изменен по инициативе ведущего аудитора или при наличии обоснованных пожеланий заинтересованных сторон.
Группа аудиторов в зависимости от объема, цели и сложности аудита может состоять из одного аудитора.
4.5.4 Предоставление необходимых ресурсов.
Предоставление необходимых ресурсов (средств измерительной техники, эталонов, документации, финансовых средств, дополнительно привлекаемых лиц /аудиторов и экспертов/, иного) организуется Уполномоченным по качеству во взаимодействии с руководителями профильных подразделений в порядке, установленном на предприятии, и не регламентируется настоящим стандартом.
4.5.5 Проведение аудитов
Сформированные группы аудиторов проводят внутренние аудиты в соответствии с графиком
П02 согласно требованиям п. 5 настоящего стандарта.
4.5.6 Поддержание протоколов (регистрационных записей)
Регистрационные документы по программе аудита включают в себя:
- график аудитов П02 (см. п. 4.5.2);
- план аудита П03 (см. п. 5.3);
- опросные листы Ф11 (см. п.5.3);
- отчет по аудиту О01 (см. п. 5.5);
- отчеты о несоответствиях О03 (см. п. 5.4.5, 5.6);
- отчет об анализе программы аудита О04 (см. п. 4.6);
- документы Ф14 "Паспорт аудитора " (см п. 6.2);
- журнал Ж10 "Журнал регистрации отчетов о несоответствиях";
- журнал Ж11 "Журнал регистрации планов аудита";
- журнал Ж09 "Журнал регистрации графиков аудитов".
При обращении регистрационных записей по программе аудитов необходимо придерживаться
требований ПОЛ 4.2-02 [2].
4.6 Мониторинг и анализ программы аудитов
Уполномоченный по качеству должен оперативно изучать отчеты об аудитах О01, отчеты о
несоответствиях О03 для того, чтобы определить необходимость внесения изменений в программу
аудитов.
Примечание 1. Например, при наличии серьезных несоответствий в подразделении "А", обнаруженных при аудите, Уполномоченный по качеству может инициировать изменение графика аудитов П02 с целью введения в график дополнительной проверки подразделения "А". Наоборот, если
запланировано 2 аудита в год для подразделения "Б", и первый аудит не нашел никаких замечаний,
Уполномоченный по качеству может исключить из графика аудитов П02 второй аудит подразделения
"Б".
Примечание 2. По результатам этого анализа Уполномоченный по качеству может, также,
инициировать изменение документации и/или сложившейся практики работы.
ISO 19011:2002 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АУДИТУ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА И/ИЛИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ
Стр. 6 из 19
Результаты такого оперативного изучения данных аудитов Уполномоченный по качеству регистрирует в виде отметок о завершении аудитов, примечаний и комментариев в графике П02.
Уполномоченный по качеству должен периодически, но не реже 1 раза в 3 месяца анализировать внедрение программы аудитов, для определения возможности (или необходимости) ее улучшения.
Для этого Уполномоченный по качеству должен выполнять следующие действия:
1. Проверить фактическую степень выполнения графика аудитов П02.
2. Проверить соответствие фактических сроков проведения аудитов срокам, установленным в графике П02.
3. Проверить наличие внутренних претензий к работе аудиторов и проанализировать их причины.
4. Проверить достижение целей аудитов.
При невыполнении или несвоевременном выполнении графика П02 Уполномоченный по качеству должен проанализировать причины невыполнения и принять одно из решений:
- оставить программу аудитов без изменения;
- внести изменения в график аудитов П02;
- изменить состав аудиторских групп;
- обеспечить программу аудитов недостающими ресурсами.
В конце текущего года Уполномоченный по качеству должен провести комплексный анализ
программы аудита. В рамках этого анализа Уполномоченный по качеству должен выполнить следующие действия:
1. Рассмотреть результаты и определить тенденции в реализации программы аудитов.
Примечание. Например, Уполномоченный по качеству может выявить постепенное уменьшение или увеличение замечаний аудитов в течение года по всем подразделениям (или, например, может обнаружить, что какое-то подразделение сильно выделяется из общей массы по числу несоответствий). Эти данные можно эффективно использовать для улучшения программы аудитов на следующий год.
2. Выборочно проанализировать регистрационные документы по аудитам.
Примечание. Такой анализ может выявить необходимость изменения форм регистрационных
документов по аудиту (или выявить необходимость дополнительного инструктажа аудиторов).
3. Провести анализ повторяемости результатов аудитов в схожих условиях, если возможно.
Примечание. Например, изучив результаты аудитов одного и того же процесса, проводимых
разными группами аудиторов в сходных условиях, Уполномоченный по качеству может определить,
что результаты аудитов сильно различаются по полноте и достоверности. Очевидно, такая ситуация
требует дополнительного обучения аудиторов с тем, чтобы обеспечить повторяемость результатов.
4. Проанализировать степень достижения целей программы аудитов.
По результатам анализа Уполномоченный по качеству может назначить корректирующие/предупреждающие действия.
По результатам анализа Уполномоченный по качеству готовит отчет О04 "Отчет об анализе
программы аудитов". Форма отчета О04 и указания по заполнению приведены в приложении В. Оригиналы отчетов О04 сохраняются у Уполномоченного по качеству в досье Д8.2-01/05 "Отчеты об
анализе программы аудита".
Отчет О04 Уполномоченный по качеству использует как часть отчета об анализе эффективности функционирования СК высшим руководством О09, подготовка которого регламентируется [3].
5 Проведение аудитов
5.1 Общие положения
Ответственность за правильное планирование и проведение аудитов, предусмотренных программой аудитов, несут ведущие аудиторы, назначаемые Уполномоченным по качеству (см. п. 5.2.1).
5.2 Инициализация аудита
5.2.1 Назначение ведущего аудитора группы
ISO 19011:2002 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АУДИТУ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА И/ИЛИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ
Стр. 7 из 19
Ведущего аудитора группы для каждого аудита, предусмотренного программой аудитов,
назначает Уполномоченный по качеству при формирования графика П02 (см. п. 4.5.2) на основании
оценки, проводимой в соответствии с п. 6 настоящего стандарта.
5.2.2 Определение целей, критериев и объема аудита
Ведущий аудитор определяет цели, объем и критерии аудита.
Цели аудита определяют, что должно быть достигнуто при выполнении аудита, и должны
быть согласованы с общими целями программы аудита.
Примечание. Например, для цели программы "Поддерживать соответствие СК требованиям
стандарта ISO 9001:2000" цель аудита подразделения (процесса) "А" может быть сформулирована
таким образом "Проверить порядок обращения с регистрационными документами"
Объем аудита определяет, какие подразделения, деятельность, процессы, подлежат проверке, а
также период времени, требуемый для проверки.
Примечание. При определении объемов внутренних аудитов следует, по возможности, ограничить время проведения каждого аудита для того, чтобы избежать длительного вмешательства в
производственный процесс. Естественно, это ограничение времени не должно негативно влиять на
достоверность результатов аудита. Оптимальное время для проведения одного внутреннего аудита не
должно в большинстве случаев превышать 1 календарный день.
Цели и объем аудита могут меняться в ходе аудита. Такое изменение инициирует ведущий
аудитор. Решение об изменении целей и объема аудита согласовывает Уполномоченный по качеству.
Критериями аудита являются: требования внутренних документов СК, требования стандартов
на СК, требования законодательства, требования договоров и контрактов. Выбранные критерии
аудита должны обеспечивать возможность достижения целей аудита.
Примечание. Например, если цель аудита сформулирована как "Проверить подразделение Х
на возможность выполнить контракт №А", а в качестве критерия выбрать "Положение о подразделении Х", то, очевидно, будет невозможным достичь цели аудита, т.к. положение об отделе не может
содержать никаких данных о требованиях контракта №А. В таком случае более правильным будет
критерий "Положение о подразделении Х. Требования контракта №А, имеющие отношения к деятельности подразделения Х".
Цели, объем и критерии аудита указываются в плане аудита П03 (см. п. 5.3.2).
5.2.3 Оценка осуществимости аудита
После определения цели и объема аудита ведущий аудитор должен оценить осуществимость
аудита. В случае, если ведущий аудитор находит аудит неосуществимым в полном объеме, он должен предоставить обоснованный вывод о неосуществимости аудита Уполномоченному по качеству.
На основании этого вывода Уполномоченный по качеству может принять решение о корректировке
программы аудита.
Примечание. Например, аудит может быть признан неосуществимым, если проверяемое подразделение не будет работать в предполагаемое время аудита из-за внепланового ремонта вышедшего из строя оборудования.
5.2.4 Выбор аудиторской группы и установление начальных контактов
Подбор и корректировка состава аудиторской группы выполняются согласно указаниям
п.4.5.3 настоящего стандарта.
Непосредственно перед проведением аудитов состав группы по инициативе ведущего аудитора может быть дополнен следующим образом:
1) В состав группы могут включаться стажеры, которые учатся практике аудитов.
2) В состав группы могут включаться технические эксперты. При этом следует придерживаться принципа непредвзятости - технический эксперт не должен принимать участие в проверяемой деятельности.
Первоначальные контакты с уполномоченным лицом при аудите поставщика выполняет
Уполномоченный по качеству.
ISO 19011:2002 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АУДИТУ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА И/ИЛИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ
Стр. 8 из 19
5.3 Подготовка к аудиту
5.3.1 Предварительный анализ документации
Перед составлением плана аудита П03 (см. п. 5.3.2) ведущий аудитор должен проанализировать документацию, такую как: данные по предыдущим аудитам, данные о несоответствиях и корректирующих (предупреждающих) действиях (если такие данные имеются), регламентирующие документы СК, другие документы, имеющие отношение к проверяемой деятельности.
Если по результатам анализа аудитор выявил незавершенные несоответствия, он должен
включить проверку завершения этих действий в план аудита, если объем/цели аудита позволяют это
сделать.
5.3.2 Подготовка плана аудита и распределение обязанностей в группе
Ведущий аудитор должен подготовить план аудита П03. Форма плана П03 и рекомендации по
заполнению приведены в приложении Ж. Планы аудита П03 регистрируются в журнале Ж11, который хранится у Уполномоченного по качеству. Форма журнала Ж11 приведена в приложении К.
Степень подробности плана П03 должна соответствовать объему аудита, а также его сложности. План П03 должен включать следующее:
- цели аудита;
- объем аудита (перечень подразделений и процессов, подлежащих проверке;
- критерии аудита;
- дату и место, где должны осуществляться действия по аудиту на местах;
- ожидаемое время и продолжительность действий по аудиту на местах, включая совещания с руководством проверяемой организации и совещания аудиторской группы;
- роли и обязанности членов аудиторской группы и сопровождающих лиц;
Примечание. Распределение обязанностей должно быть, по возможности, равномерным, а
также эффективным с точки зрения задействования стажеров и технических экспертов. Распределение обязанностей может измениться в процессе осуществления аудита по инициативе ведущего
аудитора.
- выделение соответствующих ресурсов для критических областей аудита.
План аудита П03 должен быть согласован с Уполномоченным по качеству и другими заинтересованными сторонами.
Оригиналы планов П03 хранятся у Уполномоченного по качеству в досье Д8.2-01/02 "Планы
аудитов".
5.3.3 Подготовка рабочих документов
После согласования плана аудита П03 всеми заинтересованными сторонами, аудиторы группы
должны, в соответствии с распределением обязанностей в плане П03, подготовить документы Ф11
"Опросный лист". Форма документа Ф11 и указания по заполнению приведены в приложении Г.
Документы Ф11 являются неотъемлемой частью отчета по аудиту О01 (см. п. 5.5), и сохраняются вместе с отчетами О01 у Уполномоченного по качеству в досье Д8.2-01/03 "Отчеты по аудитам". Документы Ф11 отдельно не регистрируются и не содержат уникальных идентификационных
номеров.
Документы Ф11 содержат ссылки на идентификационный номер соответствующего плана
аудита П03. Документы Ф11 не идентифицируются уникальными номерами.
5.4 Проведение аудита на месте
5.4.1 Вступительное совещание
Вступительное совещание предварительно готовит и проводит ведущий аудитор. По его
усмотрению подготовка и проведение вступительного совещания (отдельных его вопросов) может
быть поручено членам аудиторской группы.
Примечание. К основным вопросам на вступительном совещании обычно относятся: подтверждение плана аудита П03; краткое изложение последовательности действий при аудите; ответы на
вопросы проверяемых; обязанности сторон, которые принимают участие в аудите; определение
необходимости, дату, времени и места проведения заключительного совещания.
ISO 19011:2002 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АУДИТУ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА И/ИЛИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ
Стр. 9 из 19
5.4.2 Общение в ходе аудита
Аудиторы должны периодически сообщать в устной форме ведущему аудитору общую информацию о ходе аудита.
На основании этой информации, а также собственных данных, ведущий аудитор может организовать совещания аудиторской группы в процессе аудита для обмена важной информацией и, при
необходимости, корректировки плана аудита П03.
Если на основании полученной информации ведущий аудитор определит, что цели аудита недостижимы (аудит невыполним), или объем аудита требует изменений, он должен действовать в соответствии с п. 5.2.3 настоящего стандарта.
Примечание. Например, если сотрудники проверяемого подразделения отказываются отвечать
на вопросы аудитора, или проявляют грубость, ведущий аудитор вполне может посчитать дальнейшее проведение аудита нецелесообразным.
Если в процессе аудита получены свидетельства исключительной важности, предполагающие
значительный риск по отношению к безопасности (труда, пожарной и т.п.), качеству продукции или
охране окружающей среды, ведущий аудитор должен немедленно проинформировать об этом Уполномоченного по качеству и Директора, и, на свое усмотрение, прекратить проведение аудита.
5.4.3 Сопровождающие и наблюдатели
Любой представитель проверяемого подразделения (процесса, вида деятельности) может по
собственному желанию и с разрешения Уполномоченного по качеству сопровождать аудиторов при
выполнении аудита.
Сопровождающие лица не должны никак вмешиваться в проведение аудита, в том числе отвечать на вопросы аудитора, не обращенные напрямую к сопровождающему лицу.
Если сопровождающие лица вмешиваются в работу аудитора, аудитор должен сообщить об
этом ведущему аудитору группы. Ведущий аудитор может классифицировать такое вмешательство
как обстоятельство, препятствующее достижению цели аудита и действовать в соответствии с п. 5.4.2
(третий абзац) настоящего стандарта.
5.4.4 Сбор и проверка информации
В ходе проведения аудита информация собирается с помощью анализа документации, собеседования с персоналом, непосредственного наблюдения за осуществляемой деятельностью.
Полученная информация регистрируется аудитором в документе Ф11. Информация должна
быть проверяемой; только проверяемая информация может быть свидетельством аудита.
5.4.5 Выработка наблюдений аудита
Для выработки наблюдений аудита аудитор должен оценивать полученные свидетельства
аудита с точки зрения критериев аудита.
Аудитору следует избегать отклонения от критериев аудита. Если же у аудитора есть серьезные основания предполагать, что получены важные свидетельства, классифицировать которые по
имеющимся критериям аудита невозможно, аудитор должен предоставить полученную информацию
ведущему аудитору в соответствии с п. 5.4.2 настоящего стандарта.
Примечание. Например, при проведении аудита в подразделении Х с целью "Определить соответствие процесса управления документацией требованиям СК" с критерием "Стандарт по управлению документацией С 4.2-01" аудитор обнаружил грубое нарушение технологии. Это свидетельство не может быть сопоставлено с критерием, и аудитор не вправе классифицировать это свидетельство как несоответствие, но он должен сообщить о своем наблюдении ведущему аудитору группы.
Наблюдение аудита может указывать либо на соответствие, либо на несоответствие критериям
аудита.
Примечание. Например, аудитор зафиксировал, что рабочий использует для измерения щели
между деталями дворцового паркета железную линейку. Критерий аудита - "Требования С 7.5-10".
Очевидно, что свидетельство аудита (факт измерения толщины щели линейкой, а не щупом, как того
ISO 19011:2002 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АУДИТУ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА И/ИЛИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ
Стр. 10 из 19
требует стандарт) не удовлетворяет требованиям стандарта-критерия, следовательно, может быть
сделано такое наблюдение аудита - "Имеет место несоответствие".
Наблюдения аудита классифицируются по трем категориям:
А - соответствует критерию аудита;
Б - не соответствует критерию аудита, но проблема является незначительной и легко устраняется;
В - не соответствует критерию аудита, проблема является существенной и требует особого внимания
руководства, выявления причин и применения корректирующих/предупреждающих действий.
Примечание. Проблема является существенной, если несоответствие может повлечь за собой
понижение качества продукции, ухудшение условий труда, нарушение безопасности.
Наблюдения аудита категорий Б и В оформляются в виде отчетов о несоответствии О03, в которых также определяются последующие действия по результатам аудита (см. п. 5.6). Форма отчета
О03 "Отчет о несоответствии" и указания по заполнению приведены в приложении Д. Отчеты О03
регистрируются в журнале Ж10, который хранится у Уполномоченного по качеству. Форма журнала
Ж10 приведена в приложении К.
Отчет О03 подписывается ведущим аудитором и руководителем подразделения (процесса),
для которого зафиксировано несоответствие. Оригиналы протоколов несоответствия хранятся в досье Д8.2-01/04 "Отчеты о несоответствиях". Копии отчетов О03 предоставляются исполнителям, ответственным за реализацию принятых действий (см. п. 5.6).
5.4.6 Подготовка заключений по результатам аудита
Аудиторская группа должна собраться для выработки заключений по результатам аудита, с
тем чтобы:
1.Проанализировать наблюдения аудита с точки зрения целей аудита.
Примечание. Если цель аудита "Оценить соответствие процесса Х требованиям Y", и наблюдения содержат несоответствия категории В, очевидно, что заключением аудита может быть "Процесс Х не соответствует требованиям Y".
2. Согласовать заключения аудита (с учетом неопределенности, свойственной процессу аудита).
3. Подготовить рекомендации.
4. Обсудить целесообразность повторного аудита.
При выработке заключения могут формироваться проекты отчетов о несоответствии О03 "Отчет о несоответствии" и проект отчета об аудите О01 "Отчет по аудиту". Форма документа О01 приведена в приложении К.
5.4.7 Заключительное совещание
На заключительном совещании обязательно присутствие руководителя проверяемого подразделения/процесса (или уполномоченного представителя поставщика).
Основные вопросы, которые должны быть рассмотрены на заключительном совещании:
1. Оглашение результатов аудита;
Примечание. Результаты аудита должны быть понятны проверяемым.
2. Согласование оценок ситуации;
Примечание. Любые разногласия должны обсуждаться и, по возможности, разрешаться. Если
к согласию прийти не удалось, в протоколе совещания необходимо зарегистрировать все мнения, с
тем, чтобы решение по разногласию мог принять Уполномоченный по качеству на основании анализа протокола совещания.
3. Рассмотрение предложений по исправительным, корректирующим и предупреждающим
действиям.
Примечание. Если назначить исправительные/ корректирующие/предупреждающие действия
на совещании не представляется возможным, должны быть согласованы сроки предоставления проверяемыми плана мероприятий по устранению несоответствий.
При оглашении результатов аудита, аудитор должен, в первую очередь, отметить те участки
объекта аудита, которые признаны соответствующими критериям аудита, потом перейти к более существенным замечаниям (Б). Наиболее существенные замечания и несоответствия (категории В)
ISO 19011:2002 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АУДИТУ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА И/ИЛИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ
Стр. 11 из 19
должны рассматриваться в последнюю очередь, при этом аудитору необходимо избегать каких-либо
обвинительных интонаций.
5.5 Подготовка, утверждение и распространение отчета по аудиту. Завершение аудита
Ответственность за подготовку отчета по аудиту О01 несет ведущий аудитор. Форма отчета
О01 "Отчет по аудиту" и рекомендации по заполнению приведена в приложении И. Срок подготовки
отчета О01 не должен превышать 5 календарных дней.
Подготовленный ведущим аудитором отчет О01 согласовывается Уполномоченным по качеству. Срок согласования - не более 2 календарных дней.
Уполномоченный по качеству может вернуть отчет на доработку ведущему аудитору, а также
добавить свои комментарии. Срок доработки - не более 2 календарных дней.
Согласованный Уполномоченным по качеству отчет О01 утверждается директором.
Утвержденный директором отчет О01 сохраняется в досье Д8.2-01/03 "Отчеты по аудитам" у
Уполномоченного по качеству. Отчеты О01 дополнительно не регистрируются, т.к. их идентификация определяется идентификационными номерами соответствующих планов П03 (см. приложение
И).
Копии отчета О01 направляются заинтересованным сторонам (в том числе руководителю организации-поставщика, если применимо).
После рассылки копий утвержденного отчета О01 аудит считается завершенным.
После завершения аудита Уполномоченный по качеству выполняет действия, установленные в
п. 6.3 настоящего стандарта, для актуализации данных о квалификации аудиторов.
5.6 Проведение последующих действий
Последующие исправительные/корректирующие/предупреждающие действия, принятые по
результатам данного аудита, и оформленные как отчеты О03, выполняются проверяемыми по согласованным срокам и не рассматриваются как часть данного аудита.
Для проверки выполнения таких действий может быть запланирован дополнительный аудит.
Для этого ведущий аудитор обращается к Уполномоченным по качеству с соответствующим предложением. Уполномоченный по качеству принимает решение о внесении изменение в П02.
Проверка принятых действий может также являться частью следующего планового аудита, если срок завершения принятых действий отстоит от срока проведения последующего аудита не более,
чем на 3 месяца.
Выполнение назначенных действий регламентируется в [4], [5].
Выполнение назначенных действий поставщиком регламентируется соответствующими документами СК поставщиков.
6 Квалификация и оценка аудиторов
6.1 Общие положения
Квалификационные требования к аудиторам содержат:
1. Требования к личным качествам (см. п. 6.2);
2. Требования к знаниям и умениям (образование, опыт работы, подготовка как аудиторов, опыт
проведения аудитов) (см. п. 6.3.1);
3. Требования к способности применять знания и умения (см. п. 6.3.2);
6.2 Личные качества
Аудиторы должны обладать личными качествами, которые давали бы им возможность действовать в соответствии с принципами аудита.
Аудитор должен быть:
а) этичным, т.е. справедливым, правдивым, искренним, честным и тактичным;
б) широких взглядов, т.е. готовым рассмотреть альтернативные идеи или точки зрения;
в) дипломатичным, т.е. тактичным в обращении с людьми;
г) наблюдательным;
д) проницательным, т.е. осознавать и быть способными понять ситуацию;
ISO 19011:2002 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АУДИТУ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА И/ИЛИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ
Стр. 12 из 19
е) гибким, т.е. способным быстро приспосабливаться к различным ситуациям;
ж) настойчивым, т.е. постоянно нацеленным на достижение целей;
з) решительным, т.е. своевременно приходить к заключениям, основанным на логичном рассуждении
и анализе;
и) самостоятельным, т.е. способным действовать и работать независимо, при этом эффективно сотрудничая с другими.
6.3 Знания и умения
6.3.1 Требования к знаниям и умениям
Для формализации требований к знаниям и умениям аудиторов на предприятии вводится
балльная система оценки знаний и умений аудиторов.
Примечание. Балльные значения для различных категорий знаний и умений назначены таким
образом, чтобы учесть различное влияние категорий на способность аудитора выполнять свои функции. Так, специальное обучение по аудитам или большой опыт проведения аудитов имеют заведомо
большее значение, чем образование или опыт работы на предприятии.
Требования к знаниям и умениям, и соответствующие балльные значения для оценки (см. п.
6.2) приведены в таблице 6.1
Таблица 6.1. Требования к знаниям и умениям аудиторов
№ Требование
Критерии оценки
Баллы
высшее
3
1.
среднее специальное
Образование
1
среднее и ниже
0
более 5 лет
3
2.
1-5 лет
Опыт работы в организации
1
до 1 года
0
есть
2
Специальное обучение по системам управления ка3.
чеством
нет
0
есть
5
Специальное обучение по проведению аудитов си4.
стем управления качеством
нет
0
более 5
5
5.
1-5
Опыт проведения аудитов СК
1
нет
0
6.3.2 Способность применять знания и умения
Способность аудитора применять свои знания и умения для квалифицированного проведения
аудитов определяется из следующих соображений:
1. Сумма баллов (см. таблицу 6.1) для аудитора при проведении внутреннего аудита составляет не
менее 9;
2. Сумма баллов для ведущего аудитора при проведении внутреннего аудита составляет не менее 12;
3. Сумма баллов для аудитора и ведущего аудитора при проведении аудита поставщика составляет
не менее 12;
Аудитор должен участвовать не менее, чем в одном полном аудите в год. Ведущий аудитор не менее, чем в 3-х аудитах в год.
Примечание. Полным аудитом называется внутренний аудит или аудит поставщика, охватывающий требования п. 5.2-5.5 настоящего стандарта.
6.4 Поддержание и повышение квалификации
Для поддержания квалификации аудиторы должны систематически участвовать в проведении
внутренних аудитов. Уполномоченный по качеству при формировании аудиторских групп (см. п.
4.5.3) должен, по возможности, равномерно распределить аудиторов по группам так, чтобы все аудиторы имели возможность поддерживать свою квалификацию на высоком уровне.
ISO 19011:2002 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АУДИТУ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА И/ИЛИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ
Стр. 13 из 19
Повышение квалификации аудиторов осуществляется при помощи самообучения или прохождения обучения во внешних организациях. Необходимость дополнительного обучения аудиторов
во внешних организациях определяет Уполномоченный по качеству.
Также, более опытные аудиторы могут при помощи Уполномоченного по качеству организовывать обучение своими силами для менее опытных аудиторов и стажеров.
6.5 Оценка аудиторов
Оценка аудиторов выполняется Уполномоченным по качеству при формировании аудиторских групп и выборе ведущих аудиторов (см. п.4.5.3), а также может выполняться при мониторинге
анализе программы аудита (см. п. 4.6).
Оценка аудиторов состоит из нескольких этапов:
1) Определяется соответствие личных качеств аудитора установленным (см. п. 6.2). Этот этап
целесообразно проводить в двух случаях:
- подготовка нового аудитора;
- наличие внутренних претензий к работе аудитора при осуществлении аудита.
2) Вычисляется балльная оценка знаний и умений аудитора; определяется его способность
применять свои знания и умения и возможная роль при проведении аудита (аудитор, ведущий аудитор) в соответствии с п. 6.3.2. При этом, проверяется регулярность участия аудитора в проведении
аудитов по датам оценок в документе Ф14
3) Рассматриваются другие аспекты, такие как: наличие внутренних претензий, качество подготовки документации по аудиту.
Примечание. Уполномоченный по качеству может временно снижать балльную оценку знаний
и умений, если к аудитору есть претензии, например за некорректное поведение при аудите или
нарушение требований настоящего стандарта. Информация о причинах понижения баллов указывается в графе "Примечание" документа Ф11. Снятые баллы могут быть восстановлены при последующих оценках.
На основании оценки аудиторов Уполномоченный по качеству может определить необходимость дополнительного повышения квалификации аудиторов или увеличения численности подготовленных аудиторов.
Данные оценки аудиторов регистрируются в документе Ф14 "Паспорт аудитора". Форма документа Ф14 и правила его заполнения приведены в приложении Е.
Документы Ф14 "Паспорт аудитора" сохраняются у Уполномоченного по качеству в досье
Д8.2-01/06 "Данные о квалификации аудиторов". Документам Ф14 не присваиваются идентификационные номера.
Приложение А.
Нормативные ссылки
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
ISO 19011:2002. Guidelines for quality and/or environmental management systems auditing.
С4.2 "Обращение с регистрационными документами".
С5.6 "Анализ отчета об эффективности функционирования СК".
С8.5 "Корректирующие действия в системе управления качеством".
С8.6 "Предупреждающие действия в системе управления качеством".
С5.5 "Положение о коммерческой тайне".
С4.3 "Положение об организации делопроизводства".
ISO 9000:2000. Quality management systems. Fundamentals and Vocabulary.
ISO 19011:2002 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АУДИТУ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА И/ИЛИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ
Стр. 14 из 19
Приложение Б.
Форма плана П02 "График проведения аудитов"
СОГЛАСОВАНО
<должность руководителя>
<наименование организации-поставщика>
_________________ /_______________/
"____"___________ 200_ г.
П02
УТВЕРЖДАЮ
Директор
________________ /______________/
"____"___________ 200_ г.
№ ANN-YY
Всего листов __________
Объект аудита (организация, подразделение, процесс, вид деятельности)
График проведения аудитов
на 200_ год
Цель программы аудита:
Объем программы аудита:
Аудиты (по месяцам года)
I
Отметки о завершении, примечания,
II III IV V VI VII VIII IX X XI XII
комментарии*
*) Заполняет Уполномоченный по качеству в ходе мониторинга и анализа программы аудита
Уполномоченный по качеству "____"_________________ 200_ г. ________________
/___________________/
Приложение Б (продолжение).
Указания по заполнению плана П02 "График проведения аудитов"
Б.1 Заполнение графика аудитов
Идентификационный номер плана П02 имеет вид:
АNN-YY, где NN - номер графика аудитов в текущем году, YY - последние 2 цифры года.
Гриф "Согласовано" и подпись руководителя организации-поставщика указывается только для
программы, которая предусматривает аудиты поставщиков. Для программы, содержащей только
аудиты первой стороной гриф "Согласовано" не используется.
Уполномоченный по качеству в графах "Цель программы аудита" и "Объем программы аудита" указывает цели и объем программы аудита, для которой составлен этот план П02.
В таблице, в графе "Объект аудита" перечисляются все объекты аудита. В графе "Аудиты (по месяцам года)", в ячейке с нужным номером месяца указывается следующая информация: точная дата
проведения аудита, аудиторская группа с указанием ведущего аудитора. При необходимости размещения большого количества информации, таблица может быть разбита на несколько частей
Графа "Отметки о завершении, примечания, комментарии" заполняется Уполномоченным по качеству в ходе мониторинга и анализа программы аудита в соответствии с п. 4.6 настоящего стандарта.
Заполнение этой графы не является обязательным.
Б.2 Внесение изменений в график аудитов.
Изменение в график П02 вносится путем выпуска новой редакции графика П02. Порядок согласования изменений графика П02 аналогичен порядку согласования графика П02, указанному в
п.4.5.2 настоящего стандарта.
Устаревшая версия графика П02 сохраняется у Уполномоченного по качеству вместе с новой
версией. Все листы устаревшего графика П02 должны быть перечеркнуты по лицевой стороне.
Уполномоченный по качеству может делать рабочие пометки "от руки" в любом месте плана П02 для
пояснения и/или дополнения существующей информации. Пометки не должны ухудшать читаемость
графика П02, должны быть понятными и разборчивыми.
ISO 19011:2002 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АУДИТУ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА И/ИЛИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ
Стр. 15 из 19
Приложение В.
Форма отчета 004 "Отчет об анализе программы аудита"
О04
№ А-АNN-YY
Количество листов: ______
Отчет об анализе программы аудита на 200_ год.
Таблица 1. Выполнение графика аудитов
№
Объект аудита
Аудитов запланировано
Аудитов проведено
п.п.
Примечание
ВСЕГО:
№
п.п.
Таблица 2. Количество несоответствий
Количество несоответствий
Объект несоответствия
за отчетный период за предыдущий период
Примечание
ВСЕГО:
№
п.п.
Таблица 3. Выполнение корректирующих/предупреждающих действий
Объект корректирующеДействий
Действий
Примечание
го/предупреждающего действия
назначено выполнено
ВСЕГО:
Квалификация аудитора
Таблица 4. Квалификация аудиторов
Количество аудиторов, чел
на конец текущего отчетного на начало текущего
периода
отчетного периода
изменение
(+;-)
Ведущих аудиторов
Аудиторов
Аудиторов-стажеров
Заключение, предложения по улучшениям:__________________________________________________
Уполномоченный по качеству _______________ /______________/
"___"____________200_ г.
Приложение В (продолжение).
Указания по заполнению отчета О04 "Отчет об анализе программы аудита"
Отчет О04 заполняет Уполномоченный по качеству.
Идентификационный номер имеет вид:
А-АNN-YY, где часть АNN-YY соответствует идентификационному номеру соответствующего графика аудитов.
ISO 19011:2002 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АУДИТУ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА И/ИЛИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ
Стр. 16 из 19
Приложение Г.
Форма документа Ф11 "Опросный лист"
Приложение к плану аудита ______________
П03 №
Аудитор:
______________
Объекты аудита
Контакты:
№
Вопрос
п.п
Критерий оценки
Всего листов: ____________
Категория
Свидетельство
Приложение Г (продолжение).
Указания по заполнению документа Ф11 "Опросный лист"
Каждый аудитор группы, сформированной ведущим аудитором, готовит для себя один или
несколько опросных листов, в соответствии с объемом аудита, предусмотренным планом аудита П03.
Опросный лист является рабочим документом аудитора, поэтому в нем предусмотрены поля для пометок "от руки" во время осуществления аудита.
В поле "Приложение к плану аудита №" указывается регистрационный номер плана аудита
П03.
В поле "Аудитор" указывается имя аудитора.
В поле "Всего листов" указывается количество листов опросного листа.
В поле "Объекты аудита" указывается один или несколько проверяемых процессов
(/подразделений, видов деятельности).
В поле "Контакты" указываются лица, с которыми аудитор контактирует во время аудита. Это
поле целесообразно заполнять "от руки" во время аудита.
Поля "Вопрос" и "Критерий оценки" заполняются до начала аудита, и служат аудитору для
направления
хода
аудита.
Поля "Категория" и "Свидетельство" заполняются только "от руки" во время аудита. "Категория" это категория наблюдения аудита (А, Б, В - см п. 5.4.5), которая определяется сравнением "Свидетельства" с "Критерием оценки".
Если аудитор затрудняется определить категорию наблюдения (А, Б, В), то поле "Категория"
может быть заполнено после совещания с ведущим аудитором.
При подготовке опросного листа целесообразно оставить несколько пустых строк (3-5), для
того, чтобы иметь возможность вписать туда дополнительные вопросы, которые могут возникнуть в
ходе осуществления аудита.
ISO 19011:2002 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АУДИТУ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА И/ИЛИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ
Стр. 17 из 19
Приложение Д.
Форма отчета О03 "Отчет о несоответствии"
Отчет о несоответствии № ОНNNN-YY
секция 1
Аудит по плану П03 № ____________________
Описание несоответствия:
Объект несоответствия:
Критерии оценки:
Корректирующие (предупреждающие) действия:
Ответственные исполнители:
Срок выполнения:
Ведущий аудитор:
(подпись, дата)
"___"_______________ 200__ г.
Руководитель подразделения:
(подпись, дата)
Уполномоченный по качеству _______________ /______________/
"___"____________200_ г.
секция 2
Корректирующие (предупреждающие) действия выполнены в полном объеме:
Необходим повторный аудит:
Анализ выполнения:
Ведущий аудитор:
- да
- да
- нет
- нет
(подпись, дата)
Уполномоченный по качеству _______________ /______________/
"___"____________200_ г.
Приложение Д (продолжение)
Указания по заполнению отчета 003 «Отчет о несоответствии»
Идентификационный номер имеет вид:
ОНNNN-YY, где NN - порядковый номер по факту регистрации в журнале Ж10, YY - последние 2 цифры года.
Порядковый номер в каждом новом году начинается с 001.
Отчет о несоответствии О03 состоит из двух секций.
Секция 1 заполняется аудитором (или ведущим аудитором) в ходе аудита при обнаружении
несоответствия (наблюдения категорий Б и В) или сразу после аудита, до подготовки отчета об аудите О01. В секции 1 фиксируется описание несоответствия, объект несоответствия (процесс, подразделение, деятельность), критерии, сравнение с которыми и определило несоответствие.
Далее, аудитор (или ведущий аудитор), совместно с руководителем объекта аудита должны выработать корректирующие/предупреждающие действия, ответственных исполнителей и сроки их выполнения, которые также указываются в секции 1.
Под секцией 1 обязательно должны быть согласующие подписи ведущего аудитора и руководителя подразделения. Отсутствие одной подписи делает отчет О03 недействительным.
После заполнения секции 1 отчета О03, отчет передается на согласование Уполномоченному по качеству. Без согласующей подписи Уполномоченного по качеству назначенные корректирующие/предупреждающие действия недействительны.
Секция 2 заполняется ведущим аудитором после анализа реализации назначенных действий.
После заполнения секции 2 отчета О03, отчет передается на согласование Уполномоченному по качеству. Без согласующей подписи Уполномоченного по качеству отчет О03 недействителен.
ISO 19011:2002 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АУДИТУ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА И/ИЛИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ
Стр. 18 из 19
Приложение Е.
Форма документа Ф14 "Паспорт аудитора"
Ф.И.О. (полностью):
Должность:
Дата оценки
ДАННЫЕ ОЦЕНКИ
Квалификационный балл
Возможная роль при аудите
Примечание
Приложение Е (продолжение).
Указания по заполнению документа Ф14 "Паспорт аудитора"
Документы Ф14 не имеют идентификационных номеров.
В документ Ф14 для каждого аудитора, участвовавшего в аудите, записываются:
- фамилия, имя, отчество;
- должность по штатному расписанию;
- дата оценивания;
- результаты балльной оценки знаний и умений (см. п. 6.5);
- возможная роль при аудите (стажер, аудитор, ведущий аудитор).
В графе "Примечание" Уполномоченный по качеству также может записать любую дополнительную информацию.
Приложение Ж.
Форма плана П03 "План аудита"
П03
№ ПАNNN-YY
Всего листов ____________
План аудита
Цель аудита:
Объем аудита
Критерий аудита
№ п.п.
объект(ы):
сроки:
Объект аудита
Составил: Ведущий аудитор
с "____"___________200_ г. по "____"____________200_г.
Дата, время
Аудитор (ы)
Сопровождающие
_______
_______
"__"___________200_г.
Согласовано: Уполномоченный по качеству _______
_______
"__"___________200_г.
Ф.И.О.
Ф.И.О.
подпись
подпись
<список заинтересованных руководителей подразделений (процессов)>:
_______
_______
Ф.И.О.
подпись
"__"___________200_г.
Приложение Ж (продолжение).
Указания по заполнению плана П03 "План аудита"
Идентификационный номер имеет вид:
ПАNNN-YY, где NN - порядковый номер по факту регистрации в журнале Ж11, YY - последние 2 цифры года.
Порядковый номер в каждом новом году начинается с 01.
План составляется ведущим аудитором и согласовывается с руководителем проверяемого
подразделения (процесса) и Уполномоченным по качеству.
План П03 недействителен при отсутствии хотя бы одной предусмотренной подписи.
ISO 19011:2002 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АУДИТУ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА И/ИЛИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ
Стр. 19 из 19
Приложение И.
Форма отчета О01 "Отчет по аудиту"
О01
№ О-ПАNNN-YY
Всего листов ____________
Отчет по аудиту
Цель аудита:
Объем аудита
Критерий аудита
Опрошенные лица
№ п.п.
объект(ы):
сроки:
с "____"___________200_ г. по "____"____________200_г.
Объект аудита
Наблюдение, критерий оценки
Категория
Действия
Общие выводы и рекомендации:
Составил: Ведущий аудитор
_______
_______
"__"___________200_г.
Согласовано: Уполномоченный по качеству _______
_______
"__"___________200_г.
Руководитель подразделения (процесса):
_______
"__"___________200_г.
Ф.И.О.
Ф.И.О.
_______
Ф.И.О.
подпись
подпись
подпись
Приложение И (продолжение).
Указания по заполнению отчета О01 "Отчет по аудиту"
Идентификационный номер имеет вид:
О-ПАNNN-YY, где часть ПАNNN-YY - полностью соответствует идентификационному номеру соответствующего плана аудита.
В графе "Объект аудита" перечень объектов аудита должен, по возможности, соответствовать
такому же перечню соответствующего плана аудита П03, в том числе порядок перечисления.
Графа "Действия" для наблюдений категорий Б и В должна содержать ссылки на соответствующие
отчеты о несоответствиях О03.
Отчет составляется ведущим аудитором и согласовывается с руководителем проверяемого
подразделения (процесса) и Уполномоченным по качеству.
Отчет О01 недействителен при отсутствии хотя бы одной предусмотренной подписи.
Приложение К.
Форма журнала Ж10 "Журнал регистрации отчетов о несоответствии"
ИдентификаОбъект
Дата выпол- Фактическая
ционный номер несоответ- нения дей- дата проверки
отчета
ствия
ствий
выполнения
Статус действий
по результатам
проверки
Необходимость повторного аудита
Дата закрытия
отчета
Приложение Л.
Форма журнала Ж11 "Журнал регистрации планов аудита"
Идент. номер плана Объем аудита Фактическая дата начала аудита Фактическая дата окончания аудита
Обекты Дата
Приложение М.
Форма журнала Ж09 "Журнал регистрации графиков аудитов"
Идент. номер графика
Цель программы
Объем программы
Ответственный за управление программой