План проведения внутренних аудитов СМК на 20_____г.

СТО ДП 8.2.2/1
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
Стр. 2 из 27
Ред.
3
Изм.
0
СТО ДП 8.2.2/1
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
Стр. 3 из 27
Ред.
3
Изм.
0
1. Назначение и область применения
1.1.Настоящий стандарт является обязательной документированной процедурой и
устанавливает единый порядок планирования и проведения внутренних аудитов системы
менеджмента качества (далее аудитов), разработки корректирующих и предупреждающих
действий по результатам аудитов, а также проверку и анализ их выполнения в федеральном
государственном
образовательном бюджетном учреждении высшего профессионального
образования «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»
(Финансовый университет) в соответствии с требованиями п. 8.2.2. ISO 9001:2008 и ISO
19011:2002.
1.2. Настоящий стандарт распространяется на все структурные подразделения, охваченные
СМК, является обязательным для исполнения работниками этих структурных подразделений.
2. Ответственность
2.1. Представитель ректора Финансового университета по качеству несет ответственность за:
разработку, внедрение и применение в Финансовом университете настоящего СТО;
полноту изложенных в данном стандарте процедур и требований для обеспечения качества;
регулярный анализ соответствия настоящего стандарта требованиям Финансового
университета, международного стандарта и весенние изменений в настоящий СТО.
2.2. Ответственность за качество проведения аудитов в рамках требований настоящего
стандарта несут аудиторы, назначаемые приказом ректора.
2.3. Ответственность за выполнение требований настоящего стандарта в каждом
структурном подразделении несут руководители структурных подразделений.
2.4. Руководители проверяемых структурных подразделений несут ответственность за:
предоставление аудиторам документов, материалов, данных и доступа к необходимому
оборудованию;
выделение времени работникам подразделения для общения с аудиторами при
интервьюировании;
деловое сотрудничество с аудиторами в процессе проверки структурного подразделения,
разработку и осуществление коррекций и корректирующих действий;
уведомление руководителя группы аудиторов о выполнении корректирующих действий и
их результативности.
2.5. Ответственность других должностных лиц по применению настоящего стандарта
определена в разделе 5.
3. Нормативные ссылки
ISO 9001:2008. Системы менеджмента качества. Требования.
ISO 9000:2005. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.
ISO 9004:2009(Е). Менеджмент в целях достижения устойчивого успеха организации. Подход
на основе менеджмента качества.
ISO 19011:2002. Руководящие указания по проведению аудитов систем менеджмента качества
и/или систем менеджмента окружающей среды.
СТО ДП 4.2.3/1. Управление документами.
СТО ДП 4.2.4/1. Управление записями.
СТО КП 5.1/1. Стратегический менеджмент.
СТО КП 6.2/1. Управление персоналом.
СТО КП 6.3/1. Управление инфраструктурой.
СТО КП 6.3/2. Библиотечное и информационное обслуживание.
СТО КП 7.1/1. Довузовская подготовка.
СТО ДП 8.2.2/1
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
Стр. 4 из 27
Ред.
3
Изм.
0
СТО КП 7.3/1. Проектирование и разработка основных образовательных программ высшего
профессионального образования.
СТО КП 7.3/2. Научная работа.
СТО КП 7.4/1. Управление закупками.
СТО КП 7.5/1. Реализация основных образовательных программ высшего профессионального образования – обучение.
СТО КП 7.5.1/1. Содействие трудоустройству.
СТО КП 7.5/2. Воспитание.
СТО КП 7.5/3. Проектирование и реализация программ дополнительного профессионального образования.
СТО ДП 8.3/1. Управление несоответствующей продукцией.
СТО ДП 8.5.2/1. Корректирующие действия.
СТО ДП 8.5.3/1. Предупреждающие действия.
ГОСТ 2.105-95. Единая система конструкторской документации. Общие требования к
текстовым документам.
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Закон Российской Федерации от 13 января 1996 г. № 12-ФЗ «Об образовании».
Федеральный закон Российской Федерации от 22 августа 1996г. № 125-ФЗ «О высшем и
послевузовском профессиональном образовании».
Федеральный закон Российской Федерации от 27.12.2002 г. №184-ФЗ «О техническом
регулировании».
Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном образовательном
учреждении высшего профессионального образования «Финансовая академия при Правительстве
Российской Федерации», утвержденная приказом ректора от 26.02.2007 №38-1/о.
4. Определения, обозначения и сокращения
4.1.В данном СТО используются следующие сокращения:
ВА – внутренний аудит
ДИ – должностная инструкция
ДП – документированная процедура
КД – корректирующие действия
КП – карта процесса
ОРД – организационно-распорядительная документация
П
– процедура
ПД – предупреждающие действия
ПРК – представитель ректора по качеству
РГА – руководитель группы аудиторов
РСП – руководитель структурного подразделения
СМК – система менеджмента качества
СТО – стандарт организации
ФЗ – федеральный закон
ЦКО – Центр качества образования
ISO – международная организация по стандартизации
4.2. В настоящем стандарте используются термины и определения из международного
стандарта ISO 9000:2005 и другие определения, принятые в Финансовом университете. Наиболее
значимые из них приведены ниже:
Адекватность – соответствие документов установленным требованиям.
Актуальность – действенность, современность документа.
СТО ДП 8.2.2/1
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
Стр. 5 из 27
Ред.
3
Изм.
0
Алгоритм – последовательность и содержание конкретных (дискретных) шагов работы.
Аудит – систематический, независимый и документированный процесс получения
свидетельств аудита и объективной их оценки с целью установления степени выполнения
согласованных критериев аудита.
Аудит адекватности – определение степени соответствия документов СМК установленным требованиям.
Аудит соответствия – установление степени, с которой СМК понята, внедрена и
соблюдается работниками Финансового университета (фактическое выполнение работниками
установленных требований).
Аудит соответствия может быть системным, при котором он осуществляется по всем
требованиям СМК в одном структурном подразделении; может проводиться по какому-либо
разделу СМК во всех структурных подразделениях или выборочно, при котором аудит
осуществляется по тем или иным требованиям СМК в разных структурных подразделениях.
При проведении аудитов соответствия могут применяться методы прослеживаемости:
вперед, т.е. по процессу от начала до конца или назад, т.е. от конца процесса к его началу.
Аудитор – лицо, отвечающее квалификационным требованиям и личным качествам для
проведения аудита.
Внутренние аудиты – аудиты, которые проводятся самой организацией или от ее имени
для внутренних целей и могут служить основанием для декларации о соответствии.
Выводы (наблюдения) аудита – результат оценки собранных свидетельств на
соответствие критериям аудита.
Группа аудиторов – один или несколько аудиторов, проводящих аудит, которым при
необходимости помогают технические эксперты.
Документированная
процедура
–
документ,
устанавливающий
порядок
(последовательность) осуществления деятельности или процесса в системе менеджмента качества.
Должностная инструкция – документ, устанавливающий требования к квалификации
работника, его функции, обязанности, права, взаимоотношения (связи по должности) и
ответственность
Заключения по результатам аудита – выходные данные аудита, предоставленные группой
по аудиту после рассмотрения целей аудита и всех наблюдений аудита.
Заказчик аудита – организация или лицо, заказавшие аудит.
Записи по качеству – документ, излагающий достигнутые результаты или
представляющий свидетельства осуществленной деятельности по СМК.
Значительное несоответствие – несоответствие СМК, которое с большой вероятностью
может повлечь невыполнение требований потребителей и/или обязательных требований к продукции. К значительным несоответствиям может быть отнесено отсутствие элемента или совокупности элементов и /или отсутствие результативности их функционирования.
Карта процесса – нормативный документ, описывающий процесс.
Компетентность – выраженная способность применять свои знания и умения.
Корректирующее действие – действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации.
Коррекция – действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия.
Критерий – мера оценки развития объекта или процесса.
Критерии аудита – совокупность политик, процедур или требований. Критерии аудита
используются в качестве ориентиров, с которыми сравниваются свидетельства аудита.
Малозначительное несоответствие – отдельное несистематическое упущение, ошибка,
недочет в функционировании СМК или в документации, которые могут привести к невыполнению
требований потребителя и/или обязательных требований к продукции или к снижению
результативности функционирования элемента (совокупности элементов) СМК. К
СТО ДП 8.2.2/1
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
Стр. 6 из 27
Ред.
3
Изм.
0
малозначительным несоответствиям СМК может быть отнесено несоблюдение единичного
требования к системе.
Мониторинг – специально организованное систематическое наблюдение за состоянием
объектов, явлений, процессов с целью их оценки, контроля или прогноза.
Наблюдения аудита – результат оценки свидетельства аудита в зависимости от критериев
аудита. Наблюдения аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям
аудита или на возможности улучшения.
Несоответствие – невыполнение установленного требования.
Область аудита – глубина и границы аудита.
Объект аудита – организация, структурное подразделение или процесс, подвергающиеся
аудиту.
План аудита – описание объектов, времени и этапов проведения аудита.
Предупреждающее действие – действие, предпринятое для устранения причины
потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации.
Показатель – обобщенная характеристика свойств объекта или процесса.
Политика руководства в области качества – общие намерения и направления
деятельности Финансового университета в области качества, официально принятые Советом по
качеству.
Программа аудита – совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на
определенный период времени и направленных на достижение конкретной цели.
Результативность – степень реализации запланированной деятельности и достижения
запланированных результатов.
Руководитель объекта аудита – руководитель организации, структурного подразделения
или процесса, подвергающихся аудиту.
Свидетельства аудита – записи, изложение фактов или другая информация, относящиеся
к критериям аудита, которые могут быть проверены. Свидетельство аудита может быть качественным или количественным.
Система менеджмента качества – система менеджмента для управления организацией
применительно к качеству.
Соответствие – выполнение установленного требования.
Стандарт – документ, в котором с целью добровольного многократного использования
устанавливаются характеристики продукции, характеристики и правила осуществления процессов
производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации продукции,
выполнения работ или оказания услуг.
Статус – положение, состояние.
Технический эксперт – лицо, обладающее специфическими знаниями и опытом, которое
при необходимости сотрудничает с группой аудиторов.
Требование – потребность или ожидание, которое установлено (задано), обычно предполагается или является обязательным.
Уведомление – свидетельство аудита, не носящее характер несоответствия и фиксируемое
с целью предотвращения возможного несоответствия.
Цель внутренних аудитов – определение степени выполнения требований к СМК.
Наблюдения (результаты) аудитов используются для оценки результативности СМК, с точки
зрения достижения целей, определенных политикой в области качества, и выявления
возможностей улучшения.
Цели в области качества – желаемый результат деятельности организации в области качества за определенный период времени.
Цель процесса – желаемые конечные или промежуточные состояния процесса, имеющие
количественные и/или качественные характеристики.
СТО ДП 8.2.2/1
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
Стр. 7 из 27
Ред.
3
Изм.
0
4.3. В настоящем стандарте используются обозначения структурных символов (элементов),
применяемых для построения алгоритмов, блок-схем, потоковых диаграмм, структурных схем в
соответствии с СТО ДП 4.2.3/1. Управление документами.
5. Описание процедуры
5.1 Общие положения.
5.1.1 Внутренние аудиты проводятся через определенные интервалы времени с целью
установления: соответствия системы менеджмента качества требованиям стандарта ISO 9001:2008
и запланированным мероприятиям; результативности внедрения системы менеджмента качества и
поддержания её в рабочем состоянии; возможности улучшения СМК.
5.1.2. Объектами внутренних аудитов могут быть:
процедура;
процесс;
система менеджмента качества.
5.1.3 Полный аудит системы менеджмента качества, включающий проверку всех
подразделений, охваченных СМК, и всех требований международного стандарта ISO 9001:2008.
Системы менеджмента качества. Требования проводится в Финансовом университете один раз в
год. По мере необходимости осуществляются выборочные (внеплановые) аудиты.
5.2. Краткое схематическое описание процедуры приведено в таблице 1.
Таблица 1. Алгоритм и матрица процедуры «Внутренний аудит»
Алгоритм
Перечень шагов
(действий)
Ответственный
Исполнитель
Представитель
ректора
Финансового
университета
по качеству
Главный
аудитор СМК
Финансового
университета,
директор ЦКО
Представитель
ректора
Финансового
университета
по качеству
Документ,
регламентирующий
действие
Запись,
подтверждающая действие
Начало
1. Разработка
годового плана
внутренних
аудитов
1
2. Утверждение
годового плана
внутренних
аудитов
2
3. Годовой план
внутренних
аудитов
утвержден?
нет
3
Ректор
Ректор
–
ISO
19011: 2002
–
–
Годовой план
внутренних
аудитов
(Ф-ДП 8.2.2/1-01)
Годовой план
внутренних
аудитов
(Ф-ДП 8.2.2/1-01)
–
да
4.Подбор
аудиторов,
разработка плана
их обучения
4
нет
5. Требуется
обучение
аудиторов по ВА?
5
да
А
Б
Директор ЦКО
Представитель
ректора
Финансового
университета
по качеству
Главный
аудитор СМК
Финансового
университета
–
ISO
19011:2002
–
–
–
СТО ДП 8.2.2/1
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
Стр. 8 из 27
Ред.
3
Изм.
0
Б
А
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Конец
6. Организация
обучения
аудиторов по
внутренним
аудитам
Директор ЦКО
Главный
аудитор СМК
Финансового
университета
7.Утверждение
реестра
аудиторов
Ректор
ПРК,
директор ЦКО,
главный аудитор
СМК Финансово
го университета
Главный
аудитор СМК
Финансового
университета
8. Комплектование групп
аудиторов,
подбор их
руководителей
Представитель
ректора
9. Распоряжение
о проведении
внутренних
аудитов
Представитель
ректора
Финакадемии
по качеству
10. Проведение
конкретного
аудита
Руководитель
группы
аудиторов
11. Подготовка
отчета по результатам конкретного
аудита
12. Подготовка и
оперативное обсуждение отчетов
по внутренним
аудитам
Руководитель
группы
аудиторов
Аудиторы
Директор ЦКО
Главный
аудитор СМК
Финансового
университета
13. Обсуждение
сводного отчета по
внутренним аудитам на Совете по
качеству
Представитель
ректора
Финансового
университета
по качеству
Директор ЦКО,
главный
аудитор СМК
Финансового
университета
14. Реализация
решений Совета
по качеству по
совершенствованию внутренних
аудитов
Директор ЦКО
Главный
аудитор СМК
Финансового
университета,
руководитель
группы аудиторов
Главный
аудитор СМК
Финансового
университета,
директор ЦКО
Аудиторы
СТО КП
6.2/1
Инструкция
по
делопроизвод
ству
–
–
Приказ
ректора
–
–
–
–
–
–
–
–
–
СТО КП
5.1/1
–
–
–
СТО ДП 8.2.2/1
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
Стр. 9 из 27
Ред.
3
Изм.
0
Примечания к шагам алгоритма
Шаг 1 – разработка годового плана внутренних аудитов
Началом работ является указание представителя ректора по качеству главному аудитору
СМК Финансового университета и директору Центра качества образования о разработке плана
внутреннего аудита на учебный год.
Годовой план проведения внутренних аудитов разрабатывается в начале каждого учебного
года и предусматривает проверку соответствующих разделов ISO 9001:2008 во всех структурных
подразделениях, охваченных СМК, не реже одного раза в год.
Процессы СМК и структурные подразделения, не имевшие несоответствий требованиям
ISO 9001:2008 по предыдущим двум внутренним аудитам, подвергаются аудитированию не реже
одного раза в два года (решение Совета по качеству от 29.09.2010 г. Протокол № 2).
Годовой план внутренних аудитов содержит перечень планируемых аудитов с указанием
сроков их проведения и оформляется в соответствии с приложением А. При необходимости, по
решению представителя ректора по качеству, сроки разработки годового плана внутренних
аудитов могут быть изменены.
Шаги 2, 3 – утверждение годового плана внутренних аудитов
Годовой план внутренних аудитов утверждается ректором и доводится до сведения
руководителей тех структурных подразделений, которые подлежат плановому внутреннему
аудиту.
Шаг 4 – подбор аудиторов, разработка программы их обучения
Подбор аудиторов осуществляется в соответствии с требованиями ISO 19011:2002 и
приложения Б настоящего стандарта Финансового университета.
Шаги 5, 6 – организация обучения аудиторов по внутренним аудитам
Обучение аудиторов по внутренним аудитам осуществляется, как правило, во внешних
консалтинговых организациях или специалистами этих организаций на территории Финансового
университета. Допускается также обучение внутренних аудиторов собственными силами с
последующей стажировкой под руководством руководителей группы аудиторов (не менее 2-3
стажировок).
Шаг 7 – утверждение реестра аудиторов
Реестр аудиторов формируется главным аудитором СМК Финансового университета,
согласуется с директором Центра качества образования, представителем ректора по качеству и
утверждается ректором.
Реестр аудиторов ежегодно актуализируется с учетом оценки работы аудиторов во
внутренних проверках.
В Центре качества образования на каждого аудитора заводится личное дело, в котором
отражаются: обучение по системе менеджмента качества, обучение по внутренним аудитам,
участие во внутренних аудитах, статус участия во внутренних аудитах (руководитель группы
аудиторов, аудитор, стажер).
Не реже одного раза в три года проводится аттестация внутренних аудиторов. Аттестацию
проводит комиссия в составе представителя ректора Финансового университета по качеству,
директора Центра качества образования и главного аудитора СМК Финансового университета.
Результаты аттестации аудиторов хранятся в их личных делах.
Шаг 8 – комплектование групп внутренних аудиторов, подбор их руководителей
Комплектование групп внутренних аудиторов осуществляется с учетом компетентности
аудиторов для проверки конкретного структурного подразделения. При отсутствии у аудиторов
определенных компетенций по характеру работы проверяемого структурного подразделения в
состав группы аудиторов рекомендуется включать технического эксперта с необходимым уровнем
компетентности (наличие специфических знаний и опыта).
СТО ДП 8.2.2/1
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
Стр. 10 из 27
Ред.
3
Изм.
0
Для обеспечения необходимой численности аудиторов Финансового университета в состав
групп аудиторов могут быть включены стажеры с последующим их включением в реестр
аудиторов.
Руководители групп аудиторов назначаются из числа наиболее подготовленных аудиторов
соответствии с требованиями, изложенными в приложении В.
Шаг 9 – распоряжение о проведении внутренних аудитов
В соответствии с годовым планом внутренних аудитов ежеквартально составляется график
проведения внутренних аудитов с уточнением даты проведения аудитов структурных
подразделений.
Шаг 10, 11 – проведение конкретного аудита, отчет по его результатам
Проведение конкретного внутреннего аудита осуществляется в соответствии с
содержанием подраздела 5.2 настоящего стандарта.
Отчет по конкретному аудиту представляется в течение пяти дней после окончания аудита
руководителем группы аудиторов главному аудитору СМК Финансового университета.
Шаг 12 – подготовка и оперативное обсуждение отчетов по внутренним аудитам
Ежемесячно главный аудитор СМК Финансового университета представляет результаты
проведенных внутренних аудитов директору Центра качества образования, а при необходимости,
представителю ректора по качеству с целью анализа этих результатов, которые используются для
оценки результативности функционирования процессов и принятия соответствующих мер
(например, назначение внеплановых аудитов, уточнение результативности корректирующих
действий, необходимости осуществления предупреждающих действий).
Шаг 13 – обсуждение сводного отчета о внутренних аудитах на Совете по качеству
Сводный отчет по аудитам ежегодно обсуждается на Совете по качеству при анализе
системы менеджмента качества Финакадемии руководством.
Шаг 14 – реализация решений Совета по качеству по совершенствованию внутренних
аудитов
Основными показателями оценки результативности проведения внутренних аудитов
являются:
снижение количества значительных и повторяющихся несоответствий;
снижение общего количества несоответствий.
Обеспечение тенденции к снижению количества незначительных и повторяющихся
несоответствий, а также общего количества несоответствий может достигаться:
повышением компетентности (квалификации) внутренних аудиторов;
безусловным выполнением корректирующих и предупреждающих действий (СТО ДП
8.5.2/1. Корректирующие действия, СТО ДП 8.5.3/1. Предупреждающие действия);
повышением уровней зрелости процессов СМК Финансового университета.
5.3. Алгоритм и матрица процедуры «Проведение конкретного внутреннего аудита»
приведены в таблице 2.
СТО ДП 8.2.2/1
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
Стр. 11 из 27
Ред.
3
Изм.
0
Таблица 2. Алгоритм и матрица процедуры «Проведение конкретного внутреннего аудита»
Алгоритм
Перечень
шагов
(действий)
Документ,
регламентирующий
действие
Ответственный
Исполнитель
1
1.Разработка и
подписание плана
внутреннего аудита
Главный
аудитор СМК
Финансового
университета
РГА,
аудиторы
2
2.Утверждение
плана внутреннего
аудита
Представитель
Главный
ректора
аудитор СМК
по качеству Финансового
университета
–
3.Подготовка
опросного
листа
Руководитель
группы
аудиторов
Аудиторы
–
4.Уведомление
руководителя
структурного подразделения о ВА
5.Проведение
предварительного
(вступительного)
совещания
6.Проверка устранения несоответствий,
выявленных на
предыдущих аудитах
7.Проведение
внутреннего аудита
на месте
Руководитель
группы
аудиторов
Аудиторы
Руководитель
группы
аудиторов
Аудиторы
8
8.Проведение
заключительного
совещания
Руководитель
группы
аудиторов
9
9.Отчет
о внутреннем
аудите
Руководитель
группы
аудиторов
Руководитель
структурного
подразделения,
аудиторы
Аудиторы
10. Разработка и
реализация КД по
внутреннему аудиту
Руководитель Ответственный
структурного за разработку и
подразделения реализацию КД
Запись,
подверждающая действие
Начало
3
4
5
6
7
10
Б
А
Руководитель
группы
аудиторов
Руководитель
группы
аудиторов
Аудиторы,
руководитель
структурного
подразделения
Аудиторы
–
Проект плана ВА
процесса СМК
(Ф-ДП 8.2.2/1-02),
подразделения
(Ф-ДП 8.2.2/1-03)
План ВА
процесса СМК
(Ф-ДП 8.2.2/1-02),
подразделения
(Ф-ДП 8.2.2/1-03)
Опросный
лист
(Ф-ДП 8.2.2/1-04)
–
–
–
–
–
Отчет
о наблюдениях
(Ф-ДП 8.2.2/1-05)
ISO
19011:2002
Отчет
о наблюдениях
(Ф-ДП 8.2.2/1-05),
отчет о несоответствиях по аудиту
(Ф-ДП 8.2.2/1-06)
–
–
–
СТО ДП
8.5.2/1
Отчет
о результатах
внутреннего
аудита
(Ф-ДП 8.2.2/1-07)
Отчет о
несоответствии
по аудиту
(Ф-ДП 8.2.2/1-06)
СТО ДП 8.2.2/1
Б
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
Стр. 12 из 27
Ред.
3
Изм.
0
А
11
нет
12
11.Проверка
результативности КД
по внутреннему
аудиту
Руководитель
группы
аудиторов
12.КД по
внутреннему
аудиту
результативны?
Руководитель
группы
аудиторов
13.Назначение
дополнительного
(внепланового)
аудита
Представитель
ректора
по качеству
Руководитель
структурного
подразделения
–
СТО ДП
8.5.2/1
СТО ДП
8.5.2/1
Отчет о
несоответствии
по аудиту
(Ф ДП 8.2.2/1-06),
журнал несоответствующей
продукции и КД
(Ф-ДП 8.3/1-02)
Журнал несоответствующей
продукции и КД
(Ф-ДП 8.3/1-02)
да
13
Главный
аудитор СМК
Финакадемии,
директор ЦКО
_
–
Конец
Примечания к шагам алгоритма
Шаги 1, 2 –разработка, подписание и утверждение плана внутреннего аудита в
подразделении
Плановые внутренние аудиты проводятся в соответствии с утвержденным планом
внутренних аудитов на учебный год и квартальным графиком проведения внутренних аудитов.
Внеплановые аудиты проводятся в соответствии с распоряжением представителя
(уполномоченного) ректора по качеству.
План конкретного аудита разрабатывается исходя из необходимости проверки выполнения:
требований:
ISO 9001:2008 к качеству предоставления образовательных услуг, выпуска учебнометодической и научной продукции;
документированных процедур и карт процессов СМК;
отчетов по предыдущим аудитам.
На конкретный внутренний аудит руководитель группы аудиторов разрабатывает план
внутреннего аудита процесса СМК (приложение Г) или структурного подразделения (приложение
Д) и распределяет обязанности между аудиторами.
Шаг 3 – подготовка опросного листа
При необходимости (сложность процесса СМК, специфика деятельности проверяемого
структурного подразделения, недостаточный опыт работы аудиторов) аудиторы составляют
перечень контрольных вопросов, отражающих логику и содержание аудита проверяемого объекта.
Перечень контрольных вопросов составляется в соответствии с приложением Е.
Опросный лист может составляться по указанию главного аудитора СМК Финансового
университета, директора Центра качества образования или представителя (уполномоченного)
ректора по качеству.
Ответственным за составление опросного листа является руководитель группы аудиторов.
СТО ДП 8.2.2/1
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
Стр. 13 из 27
Ред.
3
Изм.
0
Шаг 4 – уведомление руководителя структурного подразделения о внутреннем аудите
Руководитель группы аудиторов направляет руководителю структурного подразделения, не
мене чем за пять дней до начала аудита, план его проведения и опросный лист.
Руководитель структурного подразделения до начала аудита обеспечивает группе
аудиторов все необходимые условия для работы, принимает решение лично участвовать в
проведении внутреннего аудита и сопровождать группу или может назначить своего
представителя из числа работников возглавляемого подразделения для выполнения указанных
функций.
Шаг 5 – проведение предварительного (вступительного) совещания
При наличии вопросов со стороны проверяемого структурного подразделения проводится
предварительное (за три дня до начала аудита) совещание с целью представления руководителю
структурного подразделения и всем, кто будет заинтересован в аудите:
плана аудита;
методов и процедур, которые используются при проведении аудита;
форм общения между группой аудиторов и работниками проверяемого структурного
подразделения.
На предварительном совещании уточняются детали плана внутреннего аудита и
согласуется время проведения заключительного совещания.
При отсутствии вопросов со стороны проверяемого структурного подразделения перед
началом аудита проводится вступительное совещание с аналогичной целью.
Шаг 6 – проверка устранения несоответствий, выявленных на предыдущих аудитах
Внутренний аудит начинается, как правило, с проверки устранения несоответствий,
выявленных в процессе предыдущего внутреннего аудита, для чего группа аудиторов предварительно знакомится с результатами предшествующего аудита. При этом проверяются
выполнение плана корректирующих действий и определения их результативности. При
отсутствии несоответствий внутренний аудит осуществляется в соответствии с планом
внутреннего аудита.
Шаг 7 – проведение внутреннего аудита на месте
В процессе внутреннего аудита аудиторы обязаны соблюдать следующие требования:
действовать в соответствии с утвержденным планом аудита;
проявлять объективность;
соблюдать конфиденциальность информации, полученной в ходе проверки;
соблюдать этические нормы.
В ходе проверки аудиторы должны получить необходимые и достаточные свидетельства
аудита и данные, которые позволяют сделать обоснованные выводы. Необходимые данные можно
получить посредством опроса, анализа документов и записей, наблюдения за деятельностью
работников структурного подразделения. Полученная информация заносится в отчет о
наблюдениях как свидетельства аудита (приложение Ж).
Вся информация, указывающая на наличие несоответствий, должна фиксироваться по
форме, приведенной в приложении И, независимо от того, входит она в опросный лист или нет.
Допускается в ходе аудита задавать дополнительные вопросы с соответствующей отметкой в
отчете. Все свидетельства аудита должны быть подтверждены объективными доказательствами
(особенно это касается выявленных несоответствий).
Обсуждение и классификация несоответствий проводится как во время проведения аудита,
так и на совещании группы аудиторов до проведения заключительного совещания.
Каждое несоответствие согласовывается с владельцем процесса СМК (руководителем
структурного подразделения) или его представителем и оформляется в виде отчета о
несоответствии (приложение И).
СТО ДП 8.2.2/1
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
Стр. 14 из 27
Ред.
3
Изм.
0
Шаг 8 – проведение заключительного совещания
Заключительное совещание проводится, как правило, сразу после проведения внутреннего
аудита. При необходимости сроки заключительного совещания согласовывает руководитель
группы аудиторов с руководителем объекта аудита.
Основной целью заключительного совещания является представление и разъяснение всех
вносимых в отчет результатов внутреннего аудита. Особенно это касается значительных
несоответствий и малозначительных несоответствий, имеющих статус замечания.
Классификацию отклонений определяет руководитель группы аудиторов по степени
выполнения требований:
процедур и процессов СМК;
потребителей;
к качеству образовательных услуг и выпущенной продукции.
Шаг 9 – отчет о внутреннем аудите
Отчет о результатах внутреннего аудита (приложение К) составляется не позднее пяти дней
со дня окончания проведения внутреннего аудита. Отчет о проведенном внутреннем аудите
проверяется и подписывается руководителем группы аудиторов, который несет ответственность за
его достоверность и полноту (приложение В).
Отчет о внутреннем аудите составляется в двух экземплярах, которые направляются
руководителю структурного подразделения и в Центр качества образования.
Все спорные вопросы по внутреннему аудиту решает главный аудитор СМК Финакадемии.
Если на этом уровне спорные вопросы не решаются, они выносятся на рассмотрение
директора Центра качества образования и, в исключительных случаях, представителя
(уполномоченного) ректора по качеству.
Шаги 10-12 – разработка, реализация и проверка корректирующих действий по
внутреннему аудиту
Реализация указанных шагов осуществляется в соответствии с документированной
процедурой СТО ДП 8.5.2/1. Корректирующие действия. При этом заполняется отчет о
несоответствии по аудиту (приложение И) и журнал несоответствующей продукции и КД
(Ф-ДП 8.3/1-02).
Шаг 13 – назначение дополнительного (внепланового) аудита
Если в проверяемом структурном подразделении обнаруживается большое число
несоответствий, требующих корректирующих действий, а также факт или потенциальная
возможность предоставления несоответствующих образовательных услуг или возрастание степени
неудовлетворенности потребителей, руководитель группы аудиторов совместно с главным
аудитором СМК Финансового университета запрашивают у представителя (уполномоченного)
ректора по качеству разрешение на проведение внепланового аудита.
Внеплановые аудиты могут проводиться по инициативе ректора Финансового
университета, представителя (уполномоченного) ректора Финансового университета по качеству,
директора Центра качества образования, главного аудитора СМК Финансового университета,
проректоров, руководителей структурных подразделений, например, в следующих случаях:
появления несоответствующей продукции, в том числе поступающей от поставщиков;
совершенствования процедур, документов СМК, вызванное либо внутренними причинами
(изменение целей в области качества, структуры управления и т.п.), либо внешними факторами
(изменение ситуации на рынке образовательных услуг и научной продукции, требований
потребителей, требований законодательных и нормативно-правовых актов,
правил сертификации, смена поставщиков);
подготовки к лицензированию и аккредитации образовательных программ.
СТО ДП 8.2.2/1
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
Стр. 15 из 27
Ред.
3
Изм.
0
6. Записи по качеству
Управление записями по качеству осуществляется в соответствии с СТО ДП 4.2.4/1.
Управление записями.
Записи по качеству, которые ведутся для подтверждения результативности настоящей
документированной процедуры, представлены в таблице 3.
Таблица 3. Записи по качеству процедуры «Внутренний аудит»
№
п/п
Наименование
записи
1
Годовой план
внутренних
аудитов
2
План внутреннего аудита
процесса СМК
(структурного
подразделения)
Отчет
о
наблюдениях
Отчет о
несоответствии
по аудиту
Отчет о
результатах
внутреннего
аудита
3
4
5
Форма
Ответственный
за ведение
записи
Ф-ДП 8.2.2/1-01 Представитель
(уполномоченный)
ректора Финансового университета
по качеству
Ф-ДП 8.2.2/1-02, Главный аудитор
Ф-ДП 8.2.2/1-03 СМК Финансового университета
Хранение контрольного
экземпляра
Срок
Ответственный
Место
Главный
ЦКО
3 года
аудитор СМК
Финансового
университета
Главный аудитор
СМК
Финансового
университета
ЦКО
3 года
Ф-ДП 8.2.2/1-05
Главный аудитор
СМК Финансового университета
Главный аудитор
СМК Финансового университета
Главный аудитор
СМК Финансового университета
ЦКО
3 года
ЦКО
3 года
ЦКО
3 года
Ф-ДП 8.2.2/1-06
Ф-ДП 8.2.2/1-07
Руководитель
группы
аудиторов
Руководитель
группы
аудиторов
Руководитель
группы
аудиторов
7. Порядок внесения изменений
Порядок внесения изменений в
4.2.3/1.Управление документами, пункт 7.
настоящий
стандарт
установлен
в
СТО
ДП
8. Рассылка и хранение
Порядок рассылки и хранения настоящего стандарта осуществляется в соответствии с
требованиями пункта 8 СТО ДП 4.2.3/1. Управление документами.
9. Приложения
Приложение А. Форма годового плана внутренних аудитов (Ф-ДП 8.2.2/1-01)
Приложение Б. Требования к квалификации, опыту и личным качествам аудиторов.
Приложение В. Функции и полномочия руководителя группы аудиторов.
Приложение Г. Форма плана внутреннего аудита процесса СМК (Ф-ДП 8.2.2/1-02)
Приложение Д. Форма плана внутреннего аудита структурного подразделения
(Ф-ДП 8.2.2/1-03)
Приложение Е. Форма опросного листа для проведения внутреннего аудита
(Ф-ДП 8.2.2/1-04)
Приложение Ж. Форма отчета о наблюдениях (свидетельствах аудита)
(Ф-ДП 8.2.2/1-05)
Приложение И. Форма отчета о несоответствии по аудиту (Ф-ДП 8.2.2/1- 06)
Приложение К. Форма отчета о результатах внутреннего аудита (Ф-ДП 8.2.2/1-07)
Приложение Л. Лист регистрации изменений в документе (Ф-ДП 4.2.3/1-03)
Приложение М. Лист ознакомления с документом и изменениями в документе
(Ф-ДП 4.2.3/1-04)
СТО ДП 8.2.2/1
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
Стр. 16 из 27
Ред.
3
Изм.
0
Приложение А
(обязательное)
Ф-ДП 8.2.2/1-01
Форма годового плана проведения внутренних аудитов
УТВЕРЖДАЮ
Ректор Финансового университета
_____________М.А.Эскиндаров
«___»_________20____г.
План проведения внутренних аудитов СМК на 20_____г.
№
п/п
Наименование
проверяемого
структурного
подразделения
Разделы
ISO
9001:2008
Время проведения аудита
(месяц)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Этапы
выполнения
аудита
А Б В Г Д
Представитель ректора по качеству _________________/инициалы, фамилия/
(подпись)
Директор ЦКО
_________________/инициалы, фамилия/
(подпись)
Главный аудитор СМК Финансового университета _________________/инициалы, фамилия/
(подпись)
Примечание:
этап А – аудит запланирован;
этап Б – план аудита выдан руководителю структурного подразделения;
этап В – аудит проведен;
этап Г – отчет об аудите готов и выдан руководителю структурного подразделения;
этап Д – корректирующие действия проведены и проверены
СТО ДП 8.2.2/1
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
Стр. 17 из 27
Ред.
3
Изм.
0
Приложение Б
(информационное)
Требования к квалификации, опыту и личным качествам аудиторов
Квалификация (знания):
наличие высшего образования;
знание основополагающих нормативных документов, в том числе ISO 9000:2005,
ISO 9001:2008, ISO 9004:2000, ISO 19011:2002;
знание документов СМК Финансового университета;
знание принципов, методов и организации проведения проверок СМК по ISO 19011:2002;
знание статистических методов управления качеством.
Опыт:
опыт работы в Финансовом университете не менее 3 лет;
умение работать с документами;
участие не менее чем в двух аудиторских проверках в качестве стажера под руководством
руководителя группы аудиторов.
Примечание: в течение первого года внедрения СМК допускается участие в аудитах
аудиторов без практического опыта проверок.
Личные качества:
компетентность;
организованность;
умение устно и письменно выражать свои мысли;
коммуникабельность;
настойчивость;
доброжелательность;
гибкость мышления.
Аудиторы не должны проводить аудит своей собственной работы!
СТО ДП 8.2.2/1
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
Стр. 18 из 27
Ред.
3
Изм.
0
Приложение В
(информационное)
Функции и полномочия руководителя группы аудиторов
Функции руководителя группы аудиторов:
установление и разъяснение целей аудита;
разработка плана внутреннего аудита;
представление группы аудиторов руководителю проверяемого структурного подразделения;
разработка контрольного перечня вопросов;
руководство аудиторами в процессе проведения внутреннего аудита;
решение спорных вопросов своего уровня и представление нерешенных спорных вопросов
главному аудитору СМК Финансового университета;
составление и утверждение отчета о результатах внутреннего аудита;
проведение заключительного совещания по внутреннему аудиту в структурном
подразделении;
проверка и контроль выполнения корректирующих действий;
передача (рассылка документов по внутреннему аудиту);
ведение документации по внутреннему аудиту до ее сдачи в Центр качества образования
(главному аудитору СМК Финансового университета).
Руководитель группы аудита наделен полномочиями:
принимать решения по вопросам организации проведения аудита и оценки его результативности;
контролировать выполнение корректирующих действий;
принимать решение по результативности реализованных корректирующих действий;
предлагать, при необходимости, проведение дополнительного аудита.
СТО ДП 8.2.2/1
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
Стр. 19 из 27
Ред.
3
Изм.
0
Приложение Г
(обязательное)
Ф-ДП 8.2.2/1-02
Форма плана внутреннего аудита процесса СМК
УТВЕРЖДАЮ
Представитель ректора по качеству
____________/инициалы, фамилия/
«_____»___________20______г.
План
проведения внутреннего аудита процесса СМК
1. Цель аудита
2. Наименование процесса СМК,
владелец процесса
3. Основание для аудита
(указать документ)
4. Вид аудита (плановый, внеплановый)
5. Перечень документов СМК,
на соответствие которым проводится
внутренний аудит
6. Перечень разделов ISO, по которым
проводится внутренний аудит
7. Список группы аудиторов
8. График аудита (дата проведения)
Подписи:
Главный аудитор СМК Финансового университета ________________/инициалы, фамилия/
Руководитель группы аудиторов
Аудиторы
________________/инициалы, фамилия/
________________/инициалы, фамилия/
________________/инициалы, фамилия/
С планом проведения внутреннего аудита ознакомлен:
Владелец процесса _________________________________/инициалы, фамилия/
«_____»__________20______г.
СТО ДП 8.2.2/1
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
Стр. 20 из 27
Ред.
3
Изм.
0
Приложение Д
(обязательное)
Ф-ДП 8.2.2/1-03
Форма плана внутреннего аудита структурного подразделения
УТВЕРЖДАЮ
Представитель ректора по качеству
____________/инициалы, фамилия/
«___»___________200__г.
План
проведения внутреннего аудита структурного подразделения
1. Цель аудита
2. Наименование структурного
подразделения, руководитель
структурного подразделения
3. Основание для аудита
(указать документ)
4. Вид аудита (плановый, внеплановый)
5. Перечень документов СМК,
на соответствие которым проводится
внутренний аудит
6. Перечень разделов ISO, по которым
проводится внутренний аудит
7. Список группы аудиторов
8. График аудита (дата проведения)
Подписи:
Главный аудитор СМК Финансового университета ________________/инициалы, фамилия/
Руководитель группы аудиторов
Аудиторы
________________/инициалы, фамилия/
________________/инициалы, фамилия/
________________/инициалы, фамилия/
С планом проведения внутреннего аудита ознакомлен:
Руководитель структурного подразделения ____________/инициалы, фамилия/
«_____»__________200__г.
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
СТО ДП 8.2.2/1
Стр. 21 из 27
Ред.
3
Изм.
0
Приложение Е
(рекомендуемое)
Ф-ДП 8.2.2/1-04
Форма опросного листа для проведения внутреннего аудита
Опросный лист
для проведения внутреннего аудита
(приложение к отчету о внутреннем аудите №__________)
ISO
9001:
2008
Объект проверки
Финансовый университет
Структурное подразделение__________________________
__________________________________________________
Вопросы
Фактическое состояние
1
2
3
Выполняется /
соответствует
№№
п/п
Выполняется /
соответствует
частично
Не выполняется /
не соответствует
Оценка соответствия*
(выполнения)
4
5
* Для проверки СМК – оценка выполнения процессов и процедур.
Для проверки продукции – оценка соответствия параметров продукции
требуемым потребительским характеристикам.
Руководитель группы аудиторов __________________ /инициалы, фамилия/
Аудитор
______________________ /инициалы, фамилия/
Ознакомлен: Руководитель проверяемого
структурного подразделения _______________/инициалы, фамилия/
6
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
СТО ДП 8.2.2/1
Стр. 22 из 27
Ред.
3
Приложение Ж
(обязательное)
Ф-ДП 8.2.2/1-05
Форма отчета о наблюдениях (свидетельствах аудита)
Отчет
о наблюдениях (свидетельствах аудита)
Наименование проверяемого процесса СМК (структурного подразделения):
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
№
п/п
Номер пункта
ISO
9001:2008
Подписи аудиторов:
Обнаружено:
Дата:
Изм.
0
СТО ДП 8.2.2/1
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
Стр. 23 из 27
Ред.
3
Приложение И
(обязательное)
Ф-ДП 8.2.2/1-06
Форма отчета о несоответствии по аудиту
Отчет
о несоответствии по аудиту №___ «___»_______200__г.
Название проверяемого процесса СМК (структурного подразделения) ________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Требования ISO, процесс, документ______________________________________
_____________________________________________________________________
Несоответствие:
Малозначительное несоответствие: определить мероприятия и сроки их выполнения
Значительное несоответствие: определить мероприятия и сроки их выполнения
Значительное несоответствие: необходим дополнительный аудит
«___»_______200__г.
Владелец процесса
(Руководитель структурного подразделения)______________/инициалы, фамилия/
Руководитель группы аудиторов ________________________/инициалы, фамилия/
Аудиторы ___________________________________________/инициалы, фамилия/
Причина возникновения несоответствия:
Корректирующее действие:
Срок исполнения:________________
Владелец процесса СМК (Руководитель
структурного подразделения) _________________________/инициалы, фамилия/
«____»__________200__г.
Фактическое выполнение: «____»________200__г.
Владелец процесса СМК
(Руководитель структурного подразделения) _________________/инициалы, фамилия/
Устранение и результативность проверены: «____»______ 200__ г.
Руководитель группы аудиторов ________________________/инициалы, фамилия/
Дополнительный аудит проведён(см.отчёт о внеплановом аудите): «____» _____ 200__ г.
Руководитель группы аудиторов _________________________/инициалы, фамилия/
Изм.
0
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
СТО ДП 8.2.2/1
Стр. 24 из 27
Ред.
3
Изм.
0
Приложение К
(обязательное)
Ф-ДП 8.2.2/1-07
Форма отчета о результатах внутреннего аудита
Отчет №___
о результатах внутреннего аудита
_________________________________________________________________
(Наименование проверяемого процесса СМК или структурного подразделения)
_________________________________________________________________
(Владелец процесса СМК или руководитель структурного подразделения)
1. Цель аудита _______________________________________________________
Аудит на соответствие требованиям ____________________________________
__________________________________________________________________________
2. Вид аудита: плановый
внеплановый
3.Основанием проведения внутреннего аудита является годовой план внутренних
аудитов на 20_____г.
4.Время проведения аудита с «__»__________20_____г. по «___»__________20_____г.
5.Группа аудиторов:
Руководитель группы аудиторов _______________________________________
Аудиторы___________________________________________________________
6. Аудит проводился по плану в соответствии с требованиями документов
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
7. Результаты аудита:
В процессе аудита выявлено
несоответствия(й), которые отражены в отчётах о
несоответствиях, из них
несоответствия((й) относятся к компетенции владельца
проверяемого процесса СМК (руководителя структурного подразделения ,
несоответствия(й)
- к компетенции другого(их) владельца(ев) процесса(ов) или руководителя (ей) структурного(ых)
подразделения(й).
В процессе аудита несоответствия не выявлены.
8. Выводы по внутреннему аудиту:
В целом соответствует
СТО ДП 8.2.2/1
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
Стр. 25 из 27
Ред.
3
Приложение К
(обязательное)
Ф-ДП 8.2.2/1-07
(оборотная сторона)
Не соответствует
Частично соответствует
9. Оценка выполнения корректирующих действий по предыдущему аудиту:
результативно
не результативно
10. Рекомендации группы аудиторов:
Назначить дополнительный аудит
Примечания ________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
11. Рассылается в следующие подразделения:
11.1. Центр качества образования
11.2. Проверенное структурное подразделение
11.3. ………………………………………………….
11.4. ………………………………………………….
Руководитель группы аудиторов _____________________/инициалы, фамилия/
(подпись)
«_____»___________20_____г.
Изм.
0
СТО ДП 8.2.2/1
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
Стр. 26 из 27
Ред.
3
Приложение Л
(обязательное)
Ф-ДП 4.2.3/1-03
Лист регистрации изменений в документе
Номер
пункта
Номер и
название раздела
Номер
листа
Номер
изменения
Причина
изменения
Дата
изменения
И.О.
Фамилия
Подпись
Изм.
0
СТО ДП 8.2.2/1
Стандарт организации
Финансовый университет
Документированная процедура
Внутренний аудит
Стр. 27 из 27
Ред.
3
Приложение М
(обязательное)
Ф-ДП 4.2.3/1-04
Лист ознакомления с документом и изменениями в документе
Фамилия,
инициалы
работника
С документом
ознакомлен
дата
подпись
С первым изменением
ознакомлен
дата
подпись
Со вторым изменением
ознакомлен
дата
подпись
Изм.
0