Образовательный портал ТГУ - Тольяттинский государственный

Приложение
к приказу № 2598 от 30.06.2015
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Тольяттинский государственный университет»
УТВЕРЖДАЮ
Ректор
_____________ М.М. Криштал
«___» ______________ 2015 г.
Порядок
управления задачами в корпоративном портале Битрикс
Тольятти 2015
ФГБОУ ВПО «Тольяттинский государственный университет»
Версия 1
Стр. 2 из 9
Порядок управления задачами в корпоративном портале Битрикс
Оглавление
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Назначение и область применения ......................................................................................... 3
Определения и сокращения ..................................................................................................... 3
Постановка Задачи ................................................................................................................... 4
Изменение Задачи .................................................................................................................... 7
Исполнение и завершение Задачи .......................................................................................... 8
Контроль исполнения Задачи .................................................................................................. 8
ФГБОУ ВПО «Тольяттинский государственный университет»
Версия 1
Стр. 3 из 9
Порядок управления задачами в корпоративном портале Битрикс
1. Назначение и область применения
1.1. Настоящий Порядок устанавливает функции, права и обязанности сотрудников
ТГУ при планировании, исполнении и контроле работ в Битрикс.
1.2. Требования настоящего Порядка обязательны для исполнения всеми
структурными подразделениями ФГБОУ ВПО «Тольяттинский государственный
университет» (далее – ТГУ).
2. Определения и сокращения
2.1. В настоящем Порядке использованы следующие определения:
Битрикс – корпоративный портал Битрикс, предоставляющий пользователям
(сотрудникам университета), доступ к различной служебной информации для организации
групповой и индивидуальной работы.
Задачи – объекты системы Битрикс, предназначенные для организации персональной
и групповой работы. Задачи обладают свойствами: контроля по времени, контроля по
эффективности работы, приоритету выполнения, ролями и др. Работа с задачами доступна
сотрудникам с любым уровнем прав.
Создатель задачи - сотрудник, который создает и назначает задачу ответственному
лицу (например, руководитель отдела).
Постановщик (Приемщик) – сотрудник, который контролирует и подтверждает
выполнение задачи.
Ответственный – сотрудник, который несет ответственность за выполнение задачи.
Соисполнитель – сотрудник, которому была поставлена та же задача, что и другому
сотруднику (например, задача была поставлена на весь отдел, сотрудники которого и будут
соисполнителями).
Наблюдатель – сотрудник, который получает уведомления о ходе выполнения
задачи, но не участвует в ее решении, т.е. не является ответственным и соисполнителем
(например, руководитель подразделения, которому необходимо получать информацию о
выполненных задачах другого отдела).
Группа (рабочая группа) – виртуальное объединение людей для решения или
обсуждения общих вопросов, целей и задач.
Владелец группы – пользователь, имеющий полные права на редактирование группы,
её настроек и состава, включая удаление группы.
Модератор группы – сотрудник, имеющий ограниченные права на работу с группой
(не может редактировать состав, изменять настройки группы, удалять; может добавлять
участников в закрытые группы).
Крайний срок – дата и время, к которому задача должна быть выполнена.
2.2.
В настоящем Порядке приняты следующие сокращения:
ПР – программа развития.
ЦСИ – центр стратегических инициатив.
УД – управление делами.
ДО – дистанционное обучение.
СЗ – служебная записка.
УМУ – учебно-методическое управление.
ЦНИТ – центр новых информационных технологий.
КП – контрольное поручение;
СП АХО – служба поддержки административно-хозяйственного обслуживания;
ГСП – группа стратегического планирования
ФГБОУ ВПО «Тольяттинский государственный университет»
Версия 1
Стр. 4 из 9
Порядок управления задачами в корпоративном портале Битрикс
3. Постановка Задачи
3.1. Типы задач и Создатели задач, которые могут создавать и назначать Задачи,
приведены в таблице 3.1.1.
Таблица 3.1.1 – Создатели и типы задач
Тип задачи
Создатель задачи
Особенности создания
Мероприятие
Сотрудник
ЦНИТ Задача назначается в группе, созданной для
проекта ПР
(по
запросу реализации
конкретного
проекта
ПР,
сотрудника ЦСИ)
утвержденного на заседании ГСП и приказом
ректора.
Модераторы группы – координатор ГСП,
секретарь ГСП, руководитель проекта. Владелец
группы – секретарь ГСП. Руководитель проекта
ПР назначается наблюдателем задачи.
Контрольное
Сотрудник УД
Задача копируется в группу «ТГУ-Ректорат»
поручение ректора
Пункт протокола Сотрудник УД
Задача заводится в группе «ТГУ – Ректорат»
ректората
(модератор группы – начальник УД, владелец
группы – ректор).
Разработка
ЦНИТ, УМУ
Задача заводится в группе «Проекты –
контента для ДО
Разработка контентов ДО»
План
развития Сотрудник
ЦНИТ Задача назначается в группе, созданной для
института
(по
запросу реализации плана развития данного института
сотрудника ЦСИ)
на год.
Директор института, к группе которого
относятся задачи плана развития института,
назначается наблюдателем задачи.
Задача
текущего Руководитель
Если задача относится к месячному плану
функционирования подразделения,
работы подразделения, задаче присваивается тег
подразделения
сотрудник
«месяц».
подразделения
Другие типы
Не
Не регламентируется
регламентируется
3.2. Параметры, которые Создатель задачи должен установить при создании Задачи,
приведены в таблице 3.2.1.
Таблица 3.2.1 – Параметры Задачи
Параметры
№
Правила выбора значений
задачи
1. Задача*
Краткая формулировка задачи, которую необходимо выполнить.
Устанавливается согласно документу-основанию постановки задачи
(утвержденный проект ПР, протокол ректората, виза ректора, СЗ и
*
2. Ответственный
т.д.) либо согласно подчиненности в рамках организационной
структуры (руководитель подразделения может назначить
Ответственным сотрудника этого подразделения).
*
Здесь и далее звездочкой помечены обязательные для заполнения поля.
ФГБОУ ВПО «Тольяттинский государственный университет»
Версия 1
№
Стр. 5 из 9
Параметры
задачи
3.
Постановщик
(Приемщик)*
4.
Крайний срок*
5.
Приоритет*
6.
Соисполнители
7.
Планирование
сроков
8.
Чек-бокс
«Разрешить
ответственному
менять крайний
срок»
9.
Чек-бокс
«Включить
задачу в отчёт
по
эффективности»
Порядок управления задачами в корпоративном портале Битрикс
Правила выбора значений
По умолчанию установлен создателем задачи.
Если известен Приемщик, то необходимо указывать его.
Если задача поставлена сотрудником самому себе, но руководитель
подразделения считает её важной, он может назначить
постановщиком задачи себя.
Устанавливается согласно документу-основанию постановки задачи
или (в случае его отсутствия) согласно решению руководителя
подразделения.
При установке крайнего срока, который наступит менее, чем через
два рабочих дня после заведения задачи, Создатель задачи
оповещает Ответственного дополнительно телефонным звонком
(кроме проектов ПР, планов развития институтов и пунктов
протокола ректората).
Приоритет «Высокий» присваивается, если задача обусловлена
требованиями законодательства, внешних потребителей, либо
затрагивает большую группу сотрудников/процессов университета.
Приоритет «Средний» присваивается задаче, если отсутствует
срочность и высокая степень воздействия задачи на бизнеспроцессы университета, но решение не следует откладывать.
Приоритет «Низкий» присваивается задаче, если её выполнение
желательно, но может быть отложено до более удобного времени
или осуществлено в рамках плановых работ.
По умолчанию установлен Средний.
В случае указания соисполнителей, Создатель задачи должен в поле
«Описание» указать сферы ответственности каждого соисполнителя
в рамках поставленной Задачи.
Заполняется на усмотрение Создателя задачи (может быть
скорректировано постановщиком).
Для задач проектов ПР и планов развития институтов заполняется на
основании приказов об утверждении проектов ПР и планов развития
институтов соответственно.
Определяется Создателем задачи (может быть скорректировано
постановщиком).
При включении чек-бокса Ответственный имеет возможность
изменить крайний срок исполнения задачи после её создания даже в
том случае, если Постановщик и Ответственный не совпадают.
При выключенном чек-боксе изменить крайний срок задачи может
только Постановщик (см. п.4.2.).
Для задач с приоритетом Высокий, для задач в группах «ТГУректорат», в задачах, относящихся к ПР, планам развития
институтов изменение крайнего срока Ответственным запрещено.
Чек-бокс активен в случае, если Постановщик и Ответственный не
совпадают. Устанавливается на усмотрение Создателя задачи
(может быть скорректировано постановщиком).
При включенном чек-боксе Задача будет учитываться при
построении отчета об эффективности (см. п. 13. Руководства
пользователя корпоративного портала Битрикс).
ФГБОУ ВПО «Тольяттинский государственный университет»
Версия 1
№
Стр. 6 из 9
Параметры
задачи
Порядок управления задачами в корпоративном портале Битрикс
Правила выбора значений
Чек-бокс активен в случае, если Постановщик и Ответственный не
совпадают. Устанавливается на усмотрение Создателя задачи
Чек-бокс
(может быть скорректировано постановщиком).
«Принять работу При включении чек-бокса после завершения Задачи Ответственным
10. после
Задача поступает на контроль к Постановщику (см. п. 6.).
завершения
При выключенном чек-боксе задача считается выполненной после
задачи»
её закрытия Ответственным или Соисполнителем (см. п. 5.3.).
В задачах, относящихся к проектам ПР и планам развития
институтов, чек-бокс должен быть включен всегда.
Устанавливается на усмотрение постановщика, кроме задач, жёстко
Чек-бокс
требующих планирования ресурсов (например, все задачи по
«Учитывать
разработке контентов для ДО).
11. время»,
При включенном чек-боксе появляется поле «плановые
плановые
трудозатраты», а также возможность вести учет реально
трудозатраты
затраченного на выполнение Задачи времени.
Чек-бокс
При включенном чек-боксе задача добавляется в план рабочего дня
«Добавить в
инструмента «Рабочий день» (подробнее см. Учебный курс
12.
план рабочего
«Пользователь сервиса Битрикс 24», доступный по ссылке
дня»
«Помощь» в верхнем правом углу интерфейса Битрикс 24).
Устанавливается на усмотрение Создателя задачи (может быть
13. Чек-лист
скорректировано постановщиком).
Вводятся требования к задаче, которые необходимо выполнить
Ответственному.
В данном поле может быть подробно описан требуемый результат.
14. Описание задачи
Если существует документ-основание заведения задачи, следует
привести его идентификационные данные (тип документа,
заголовок, дату и т.д.).
Проставляются по необходимости из числа имеющихся тегов.
15. Теги
Для включения Задачи в месячный протокол ЦНИТ необходимо
присвоить задаче тег «месяц».
Устанавливается на усмотрение Создателя задачи (может быть
Напоминание
скорректировано постановщиком).
16.
(«напомнить»)
Для Задач, относящихся к проектам ПР и к планам развития
институтов, напоминание обязательно.
Для задач текущего функционирования подразделения
устанавливается соответствующая группа (при её наличии)1.
Для мероприятий проекта ПР задача прикрепляется к группе
соответствующего проекта ПР.
Задачи, связанные с разработкой контентов для ДО, заводятся в
Задача в проекте
17.
группе «Проекты – Разработка контентов ДО».
(группе)
Задачи из пунктов протокола ректората заводятся в группе «ТГУ Ректорат».
Прочие Задачи прикрепляются к группам по мере необходимости на
усмотрение Создателя задачи (может быть скорректировано
постановщиком).
Заведение группы подразделения возможно по заявке в СП АХО согласно Перечню услуг, оказываемых
студентам и сотрудникам ТГУ в рамках работы СП АХО.
1
ФГБОУ ВПО «Тольяттинский государственный университет»
Версия 1
№
Стр. 7 из 9
Параметры
задачи
Порядок управления задачами в корпоративном портале Битрикс
Правила выбора значений
Для контрольных поручений ректора, пунктов протокола ректората
в число Наблюдателей добавляется ректор.
Наблюдатели
18.
Для остальных задач Наблюдатели назначаются по необходимости,
(Дополнительно)
в соответствии с требованиями локальных нормативных актов ТГУ
и документов, служащих основанием постановки задачи.
3.3. В случае если для выполнения Задачи необходимы дополнительные сведения,
которые невозможно включить в поле Описание (например, текст большого объема, таблица,
изображение), при создании задачи необходимо загрузить соответствующие документы.
В случае если основанием для постановки Задачи является СЗ с визой руководителя, к
задаче загружается отсканированный вариант СЗ.
В случае если основанием для постановки задачи является приказ, к задаче
загружается текст приказа со всеми необходимыми для исполнения Задачи приложениям.
3.4. В группах проектов ПР и планов развития институтов запрещено создавать
подзадачи без согласования с ЦСИ.
4. Изменение Задачи
4.1. Постановщик имеет техническую возможность редактировать все параметры
Задачи после её постановки.
Ответственный и Соисполнители имеют техническую возможность изменять крайний
срок решения Задачи (при включенном чек-боксе «Разрешить Ответственному менять
крайний срок»), а также комментировать Задачу в соответствующем поле2.
4.2. Любое изменение задачи после её постановки должно быть сопровождено
комментарием в соответствующем поле2. Исполнение настоящего требования отслеживается
через историю изменений Задачи.
4.3. В случае если Ответственному необходимо отредактировать задачу (к примеру,
крайний срок назначен ошибочно и не может быть изменен Ответственным, недостаточно
информации от Создателя задачи для её решения и т.д.), при этом Ответственный и
Постановщик не совпадают, Ответственным оставляется соответствующий комментарий к
Задаче, на основании которого Постановщик принимает решение о принятии или
отклонении предложенных изменений.
Крайний срок может быть изменен в случае, если задержка в выполнении Задачи
связана с независящими от Ответственного причинами. Корректировка крайнего срока
Задач, относящихся к проектам ПР и планам развития институтов, осуществляется только
сотрудником ЦСИ на основании служебной записки на имя ректора с разрешающей визой
ректора.
В задачах, относящихся к проектам ПР и к планам развития институтов изменять
крайний срок, Ответственного и Описание Задачи имеет право только владелец и
модераторы группы, при этом решение об изменении Задачи должно быть согласовано с
Постановщиком и обосновано в комментарии к Задаче в соответствующем поле2.
4.4. В некоторых группах (например, «ТГУ - Ректорат» и проектах ПР)
Ответственному запрещено изменять крайний срок и ряд других параметров задачи. В
случае если Постановщиком Ответственному разрешено менять крайний срок, крайний срок
может быть изменен Ответственным в случае, если изменение срока согласовано с
2
В поле «Комментарии» по экранной кнопке «Добавить комментарий».
ФГБОУ ВПО «Тольяттинский государственный университет»
Версия 1
Стр. 8 из 9
Порядок управления задачами в корпоративном портале Битрикс
Постановщиком и заинтересованными сторонами. При этом Ответственный обязан
прокомментировать причину изменения крайнего срока в соответствующем поле2.
4.5. Наблюдатель по своему усмотрению может в любой момент прекратить
наблюдение за задачей без комментирования.
4.6. В группах проектов ПР и планах развития институтов нельзя удалять задачи без
согласования с ЦСИ.
5. Исполнение и завершение Задачи
5.1. Сотрудники университета, которые могут быть назначены Ответственными,
должны проверять наличие новых задач, поступивших в их ответственность (для
руководителей - в ответственность вверенных им подразделений) в Битрикс не реже, чем
один раз в рабочий день.
5.2. При решении длительных Задач (более двух рабочих недель) Ответственный
должен вносить комментарии в соответствующем поле3 о ходе исполнения Задачи не реже,
чем 1 раз в неделю.
5.3. После исполнения Задачи Ответственный должен завершить задачу путём
нажатия кнопки «Завершить» в Битрикс, а также внесения комментария в соответствующем
поле3 с описанием результата решения Задачи. К комментарию с описанием результата
решения Задачи необходимо прикреплять отчетные файлы в случае, если этого требует
содержание задачи.
В случае если на момент завершения задачи в Битрикс крайний срок уже прошёл,
Ответственный дополнительно должен указать в комментариях в соответствующем поле3
причину, по которой крайний срок завершения Задачи был нарушен.
5.4. Сотрудники университета, назначенные в качестве Ответственных, несут
ответственность за своевременное выполнение поставленной Задачи, а также за исполнение
требований настоящего Положения в части редактирования Задач (п. 4.2.) и их завершения
(п. 5.4).
5.5. Сотрудники университета, назначенные в качестве Соисполнителей, несут
ответственность за своевременное исполнение порученных им действий в рамках
поставленной Задачи, а также за исполнение требований настоящего Положения в части
редактирования Задач.
5.6. Кнопка «Начать работу» (для задач с установленными плановыми трудозатратами
– «Начать учет моего времени») позволяет вести учёт фактически затраченного на решение
Задачи времени в режиме онлайн. Функция используется по усмотрению пользователей.
6. Контроль исполнения Задачи
6.1. Контроль за исполнением задачи осуществляет Постановщик. Постановщик
имеет право запрашивать у Ответственного и Соисполнителей информацию о ходе
выполнения Задачи.
6.2. При поступлении на контроль Задачи, завершенной Исполнителем, Постановщик
принимает в отношении Задачи решение:
 закрыть задачу (путем проставления соответствующей отметки в Битрикс);
 вернуть задачу на доработку (экранная кнопка «Возобновить», это действие
должно сопровождаться комментарием в соответствующем поле3 с обоснованием).
3
В поле «Комментарии» по экранной кнопке «Добавить комментарий».
ФГБОУ ВПО «Тольяттинский государственный университет»
Версия 1
Стр. 9 из 9
Порядок управления задачами в корпоративном портале Битрикс
6.3. Владелец групп проектов ПР и планов развития институтов при необходимости
может вернуть задачу на доработку с обоснованием в комментарии к Задаче в
соответствующем поле3, а также выставлять оценки завершенным задачам по согласованию
с Постановщиком.
6.4. Если при заведении задачи был включен чек-бокс «Принять работу после
завершения задачи» (см. таблицу 3.2.1), задача считается выполненной после закрытия
задачи Постановщиком (иначе Задача в отчетах о деятельности сотрудника/подразделения
будет считаться невыполненной).
В случае если чек-бокс «Принять работу после завершения задачи» при заведении
задачи был выключен, задача считается выполненной после её завершения Ответственным
(п. 5.3. настоящего Порядка).
6.5. Постановщик несет ответственность за своевременное принятие решений в
отношении Задач, поступивших ему на контроль в Битрикс (принятие и завершение задачи,
возвращение на доработку, выставление оценки).
6.6. Целесообразность выставления оценки Ответственному при приемке Задачи
определяется Постановщиком (в случае заведения задач в группе – владелец группы). Для
Задач, являющихся мероприятиями проектов ПР, а также планов развития институтов,
выставление оценки при приёмке обязательно.
6.7. Ответственность за выставление оценки в соответствии с требованиями
настоящего Порядка несет Постановщик.
Начальник отдела менеджмента
качества и оптимизации бизнеспроцессов
К.Г. Гущина
СОГЛАСОВАНО
Заместитель ректора
по развитию учебного процесса
_________________ _________________
(дата)
Начальник управления делами
_________________ _________________
(дата)
Директор центра
стратегических инициатив
Директор центра новых
информационных технологий
Н.Ю. Раннева
(подпись)
_________________ _________________
(дата)
А.Н. Ярыгин
(подпись)
А.В. Комягин
(подпись)
_________________ _________________ В.В. Ефросинин
(дата)
(подпись)