Министерство Экономического Развития и Торговли РФ

Решения 1Microsoft
Обзор решения
Регион
Россия, СНГ
Министерство Экономического
Развития и Торговли РФ
внедряет систему электронного
документооборота, построенную
с использованием .NET
технологии на базе платформы
DocsVision
1
января
2004
года
промышленная
Минэкономразвития
эксплуатация
России
системы
Категория
Государственные организации
О заказчике
Министерство Экономического Развития и Торговли Российской
Федерации (Минэкономразвития России) - один из ведущих
исполнительных органов власти России, осуществляющий
разработку
и
реализацию
государственной
социальноэкономической
политики.
Численность
сотрудников
Министерства составляет 2000 человек. Сеть министерства
связывает 4 территориальных подразделения.
началась
электронного
документооборота DocsVision. В системе работает более 500
сотрудников
Министерства
регистрируется
резолюций;
800
на
всех
документов
суммарный
уровнях;
и
ежедневно
накладывается
документооборот
1500
составляет
250
тысяч документов в год. Несколько лет назад о подобных
системах электронного документооборота только мечтали.
Сегодня мечта стала реальностью.
Программная платформа DocsVision 3.0 разработана на основе
передовых технологий: Microsoft .NET, Microsoft SQL Server 2000,
Internet Information Server с использованием XML web-служб.
Эксплуатация
системы
электронного
DocsVision
позволила
документооборота
повысить
прозрачность
документооборота и контроль над исполнением документов.
О заказчике
Министерство
Федерации
органом
экономического
(Минэкономразвития
исполнительной
выработке
развития
России)
власти,
государственной
и
торговли
является
и
федеральным
Решение
В сжатые сроки была внедрена система документооборота на
платформе
DocsVision
3.0,
создана
инфраструктура
автоматизации документооборота в виде базовых служб,
механизмы групповой работы, инфраструктура автоматизации
регламентов, процессы наложения резолюций и исполнения этих
резолюций, а также решены организационные проблемы и
проведено обучение сотрудников.
Результаты
С 1 января 2004 года система документооборота введена в
промышленную эксплуатацию. С 1 января 2005 года системой
пользуется около 500 сотрудников Министерства, одновременно
работают с системой 200 пользователей. Ежедневно
регистрируется около 800 документов и на них накладывается
порядка 1500 резолюций. Сканируется вся правительственная
корреспонденция, и в ближайшее время планируется перейти на
сканирование всей входящей корреспонденции, которая
поступает на уровень Министра и Заместителей Министра.
Система была введена в эксплуатацию за период менее чем 6
месяцев.
Преимущества
по

нормативно-правовому
повышение эффективности корпоративных методов работы
над документами Министерства;

повышение
качества
контроля
за
состоянием
документооборота,
исключение
утраты
отдельных
документов и обеспечение контроля исполнения документов
на каждом уровне исполнения;

сокращение времени поиска документов и соответствующей
информации;

сокращение затрат на обработку документов внутри
Министерства и подготовку установленной отчетности за
заданные периоды времени;

обеспечение внедрения информационных технологий,
связанных с обработкой электронных документов (в виде
текстовых и графических файлов.(«электронных образов»));

создание сводного каталога электронной
документов Минэкономразвития России.
осуществляющим
политики
Российской
Ситуация
Суммарный документооборот Министерства составляет порядка
250 тысяч документов в год. Эффективное управление столь
сложной
системой
документационного
обеспечения
центрального
аппарата
Министерства
немыслимо
без
современного технологического оборудования. Сегодня системы
такого класса применяются в крупном и среднем бизнесе, теперь
настала очередь госпредприятий. Цели, стоявшие при внедрении
системы
документооборота
–
создать
инфраструктуру
автоматизации управления, которая предоставляет достаточное
количество информации для принятия решений, и включить в
электронный
документооборот
конечных
исполнителей,
обеспечив прозрачность процессов исполнения поручений до их
уровня. Для создания этой системы была выбрана компания
Digital
Design,
разработчик
платформы
автоматизации
документооборота DocVision.
функции
регулированию в сфере анализа и прогнозирования социальноэкономического
деятельности,
развития,
в
том
развития
числе
среднего
предпринимательской
и
малого
бизнеса,
внешнеэкономической деятельности, таможенного дела, торговли,
имущественных
отношений,
несостоятельности
(банкротства)
и
финансового оздоровления организаций, земельных отношений и
территориального зонирования, экономического развития субъектов
Российской
1
Федерации
и
муниципальных
образований,
библиотеки
Решения 2Microsoft
инвестиционной деятельности, формирования межгосударственных и федеральных
целевых программ, мобилизационной подготовки экономики Российской Федерации,
управления государственным материальным резервом, формирования государственного
оборонного заказа, закупок товаров и услуг для государственных и муниципальных нужд.
Министерство возглавляет Герман Оскарович Греф. Общая численность сотрудников
Министерства составляет 2000 человек. Сеть министерства связывает 4 территориальных
подразделения.
Ситуация
Суммарный документооборот Министерства составляет порядка 250 тысяч документов в
год. Эффективное управление столь сложной системой документационного обеспечения
центрального
аппарата
Министерства
немыслимо
без
внедрения
современного
технологического оборудования. «Еще пару лет назад даже профессионалы говорили о
системе электронного документооборота как о нереальном будущем. Но системы такого
класса применяются в крупном и среднем бизнесе, настала очередь госпредприятий, и мы
считаем себя первопроходцами в этом плане», - рассказывает Станислав Кузнецов,
директор Департамента управления делами Минэкономразвития России.
В
Министерстве
использовались
элементы
электронного
документооборота,
реализованные на основе СУБД Oracle, работавшей на сервере Sun, и не обеспечивавшие
необходимой функциональности – в частности, на их основе невозможно было
организовать согласование проектов резолюций.
масштабирования
на
все
рабочие
места
Проект развития системы и ее
Министерства
требовал
значительных
финансовых затрат и большого количества времени.
Целью, поставленной при внедрении полноценной системы документооборота, являлось
создание инфраструктуры автоматизации управления, предоставляющей достаточное
количество информации для принятия решений.
Тактической целью являлось вовлечение в электронный документооборот конечных
исполнителей документов и поручений, а также обеспечение прозрачности процессов
исполнения поручений для пользователей всех уровней.
На основе анализа сложившейся ситуации и поступивших на тендер проектных
предложений по созданию системы документооборота в Минэкономразвития России была
выбрана компания Digital Design, разработчик платформы DocsVision.
Предыстория проекта
В
2003
году
компания
Digital
Design
выиграла
три
тендера,
проведенных
Минэкономразвития России в рамках ФЦП «Электронная Россия (2002-2020 гг.)». В марте
2004
года
для
Департамента
корпоративного
управления
и
новой
экономики
Минэкономразвития России компанией Digital Design была разработана информационная
система управления проектами (ИСУП) на основе платформы DocsVision. Данная система
предоставляет следующую функциональность:

2
управление требованиями;
Решения 3Microsoft

управление рисками;

контроль и мониторинг выполнения работ по проекту;

отчетность о состоянии проекта на основе разработанного в
Выбор системы документооборота:
ситуация на рынке
методологии списка показателей.
С
помощью
системы
управления
проектами
автоматизировано
взаимодействие между заказчиком (Минэкономразвития России) и
исполнителем государственного контракта на этапах от планирования
до мероприятий по сдаче-приемке результатов работ. Система
позволяет осуществлять оперативный мониторинг состояния проектов
по широкому набору показателей на основании гибкой и наглядной
системы отчетов.
В рамках опытной эксплуатации системы:

Сотрудниками Digital Design проведено обучение всех сотрудников
отдела новой экономики разработанной методологии, а также
функциональности и технологии работы с системой;

Минэкономразвития России было отобрано около 30 проектов за
2003 год, данные по которым были загружены в систему
сотрудниками Digital Design;

Запланирована загрузка данных в систему: 16 организаций–
исполнителей выбранных проектов должны ввести в систему
актуальные версии всех разработанных рабочих продуктов
(документов), используя инструкции по работе с системой,
переданных Digital Design;

Внешними экспертами Минэкономразвития России с помощью
системы управления проектами проводится экспертиза рабочих
продуктов для одного из проектов Digital Design (ввод и
исправление замечаний, создание новых версий рабочих
продуктов). На данный момент все проекты ФЦП «Электронная
Россия (2002-2010 гг.)», реализуемые по линии
Минэкономразвития России загружены в систему.
Процессы
управления
Министерства
ФЦП
экономического
«Электронная
развития
и
Россия»
торговли
по
линии
Российской
Федерации прошли сертификацию на соответствие стандартам ИСО
9001:2000 системы менеджмента качества. Минэкономразвития России
первым среди федеральных органов исполнительной власти получило
сертификат ИСО 9001.
3
Рассказывает Владимир Андреев,
Директор департамента развития и исследований
«Digital Design»
«В
традиционном
подходе
под
системой
документооборота обычно понимают следующие 4
функции, так или иначе реализованные:

Контроль исполнительской дисциплины, контроль
качества процессов или результатов этих процессов

Маршрутизация документов, доставка документов
исполнителям

Автоматизация бизнес-процессов, описание бизнеспроцессов, переход к процессному подходу к
автоматизации
управления.
Эта
функция
в
современных
системах
документооборота
представлена значительно хуже. Многие говорят о
WorkFlow,
т.е.
о
полноценных
системах
автоматизации документооборота, хотя далеко не все
они являются WorkFlow-системами.

Обработка
информации
в
организациях,
государственных учреждениях, которые имеют
обширную историю и формальное управление. Поиск
информации,
ее
извлечение,
обобщение
и
представление - это одна из функций, которая
присуща всем системам документооборота.
По сути, такие системы автоматизируют всего два
процесса - процесс регистрации документов и контроля
исполнения документов. Эти процессы и функционируют в
традиционных системах электронного документооборота.
На сегодняшний день появились новые задачи, например,
связанные с административной реформой в государстве
или с эффективным управлением бизнесом. Эти задачи
включают в себя несколько ключевых направлений, в
первую очередь, эффективность процессов, которая
оценивается не только по результатам, ведь если вы не
будете анализировать процесс – вы никогда не добьетесь
результата. Влиять на конечный результат можно, лишь
влияя на каждый этап процесса, для этого нужна
прозрачность всех процессов, доступность информации об
их состоянии и о состоянии документов, прогнозируемость
процессов. По стандарту ISO 9000 направленность на
потребителя - это оценка деятельности в соответствии с
целями, а не в соответствии с количеством порожденных
документов.
Возникает новый пласт решений, которые предлагают
системы с актуальным подходом, предоставляющий
функции, нацеленные на реализацию новых управляющих
практик. За счет изменения функций меняется и роль
системы электронного документооборота при актуальном
подходе в IT-инфраструктуре предприятия. Если раньше
это была лишь одна из систем, то теперь она уже
претендует на роль среды интеграции процессов, которые
происходят в организации, возможно, не всех (процессы
финансового учета никогда не уйдут из бухгалтерских
систем,
процессы
кадрового
учета
из
специализированного
кадрового
учета),
но
их
взаимодействие и циклы согласования происходят все
равно в системе документооборота.
Что предлагает рынок в области автоматизации
электронного документооборота? Есть продукты, которые
решают отдельные бизнес-задачи, есть десяток очень
хороших канцелярских программ, есть платформы,
которые не решают конкретную бизнес-задачу, но
являются инфраструктурой для построения подобных
систем, есть продукты корпоративные и малые. Когда
выбирается система электронного документооборота,
необходимо думать одновременно и о платформах, и
продуктах на некоей платформе. Думать об остальном нет
необходимости - это будет приводить к экспоненциальной
кривой при решении большого числа управленческих
задач, которые относятся к автоматизации электронного
документооборота».
Решения 4Microsoft
Анализ задач
На подготовительном этапе был произведен анализ процессов документооборота
Минэкономразвития России и сделаны следующие выводы:

отсутствует система контроля за состоянием документа и исполнением поручений
на каждом уровне исполнения;

отсутствует
система
электронного
согласования
проектов
резолюций
и
подготавливаемых документов, что обуславливает дополнительные накладные
расходы на перемещение бумажных экземпляров документов между зданиями
Министерства.
Минэкономразвития России необходима система, автоматизирующая деятельность
сотрудников, связанную с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием,
хранением и учетом документов, контролем исполнительской дисциплины, а также
передачей в архив как самого документа, так и его электронного образа. Система
Программные ресурсы

Microsoft Windows Server 2003 –
применяется в качестве
серверной платформы решения

Microsoft Windows 2000
Professional и Microsoft
Windows XP – используются на
рабочих станциях пользователей
системы

Microsoft SQL Server 2000–
применяется для доступа к базам
данных системы

Microsoft Internet Information
Services 6.0 – применяется на
сервере приложений системы,
web-сервер

Microsoft Visual Studio .NET
2003 – используется как среда
разработки системы

Microsoft .NET Framework 1.1 –
используется в качестве
технологической платформы
решения.
должна обеспечивать комплексную работу с электронными документами:

создаваемыми сотрудниками Министерства на своих рабочих местах;

создаваемыми при сканировании бумажных документов, полученных от внешних
организаций.
«Еще
пару
лет
назад
даже
профессионалы
говорили
о
системе
электронного
На основании изученных процессов были сформулированы основные требования к
документооборота
системе, на основе которых была разработана Система электронного документооборота
нереальном
на базе платформы DocsVision 3.0, обеспечивающая обработку, согласование и
системы
утверждение входящих и исходящих документов.
применяются
Система сочетает в себе базовые функции системы делопроизводства и возможность
среднем
перейти к безбумажному документообороту, что обеспечивают такие функции, как,
очередь госпредприятий, и мы
например, потоковое сканирование документов.
считаем себя первопроходцами
как
будущем.
такого
в
бизнесе,
о
Но
класса
крупном
и
настала
в этом плане».
Станислав Кузнецов, директор
Платформа
Департамента управления
DocsVision — это комплексная платформа на основе технологии Microsoft .NET,
делами Минэкономразвития
предназначенная для автоматизации процессов управления и документооборота.
России
DocsVision — результат многолетней работы в области разработки приложений для
автоматизации документооборота, предлагающий актуальный подход к организации
процессов управления. В состав DocsVision входит полнофункциональная система
Workflow, подсистема маршрутизации документов, позволяющая работать с различными
бизнес-объектами и интегрироваться с другими системами, а также модуль управления
качеством,
предназначенный
для
автоматизации
систем
менеджмента
качества,
базирующихся на стандарте ISO 9000. В последнюю версию платформы вошли средства
делегирования работы по исполнению документов и средства управления процессами
обработки документов, такие как циклы согласования и утверждения документов.
4
Решения 5Microsoft
Среди
основных
функций
DocsVision:

автоматизация
управления предприятием;

поддержка процессного
подхода в организации
управления;

автоматизация систем
менеджмента качества;

автоматизация процессов
согласования и
утверждения документов;

контроль исполнения
документов и заданий;

маршрутизация и доставка
документов на рабочие
места пользователей;

управление процессами обработки документов;

организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками;

автоматизация работы с корреспонденцией

создание электронного архива документов и поддержка централизованных баз
данных справочной информации;

поиск любой информации в системе;

создание интерактивных отчетов.
Система, построенная на базе платформы DocsVision, состоит из двух компонентов:

Ядро системы – программная платформа DocsVision, которая обеспечивает
тесную интеграцию всех приложений и программ, а также включает в себя
средства моделирования приложений, сервер приложения системы и базовое
клиентское обеспечение системы;

Интегрированные приложения на платформе DocsVision.
Платформа
DocsVision
основана
на
современной
платформе
Microsoft
.NET.
Универсальное клиентское рабочее место системы предоставляет полнофункциональный
Windows-интерфейс в окне Internet Explorer. Взаимодействие клиента и сервера
осуществляется по протоколу SOAP, что позволяет использовать доступ к системе не
только внутри локальной сети офиса, но и через Интернет. Все клиентские компоненты
системы автоматически загружаются в Internet Explorer, что делает крайне простым
развертывание и поддержку системы на любом количестве рабочих мест и существенно
снижает стоимость владения системой. Все системные объекты доступны по URL, что
5
Решения 6Microsoft
позволяет легко обмениваться ссылками на документы с пользователями, у которых может
быть не установлено нужного программного обеспечения.
Сервер приложений на основе Internet Information Server использует технологию web-служб
и позволяет хранить все объекты в формате XML. Такое решение позволяет при
необходимости обеспечить взаимодействие серверов DocsVision, находящихся в разных
«Мы
постоянно
нашу платформу. В версии
3.0.
офисах и даже принадлежащих разным компаниям.
Данные о состоянии пользовательского сеанса работы с системой сохраняются клиентом,
а не сервером приложений (stateless-архитектура), что позволяет применять кластеры для
организации высокопроизводительных решений с большими пиковыми нагрузками.
Система поддерживает английский и русский интерфейсы, которые переключаются
мы
перешли
на
платформу .NET, обеспечили
возможность интеграции с
Microsoft
BizTalk
возможность
Server,
работы
кластерных
автоматически в зависимости от языковых установок компьютеров пользователей.
развиваем
в
решениях.
Перспективным
направлением
Система документооборота состоит из следующих подсистем:

Хранилище
данных
DocsVision.
Данный
модуль
продукта
представляет
собой
часть
платформы DocsVision и является низкоуровневым хранилищем – базой данных
Microsoft
SQL
Server 2000.
Основное
назначение
этого
модуля
-
хранение
компании
Microsoft SQL Server 2000 предоставляет широкие возможности масштабирования
также
обеспечивает
эффективный
поиск
информации,
Workflow-служба. Данный модуль является настраиваемой службой маршрутизации
заданий пользователей. Применительно к системе электронного документооборота его
основное назначение – это размещение ярлыков на карточки документов и резолюций
в папках заинтересованных пользователей системы, реализующее тем самым процесс
прохождения документа по заинтересованным лицам.
DocsVision менеджер объектов. Данный модуль представляет собой COM и ActiveX
компоненты
платформы
DocsVision.
Основное
назначение
данного
модуля
–
осуществление взаимодействия между клиентской частью (карточками системы) и
серверной частью (ядром DocsVision) системы.
DocsVision-навигатор. Данный модуль является частью платформы DocsVision и
является
надстройкой
предоставление
над
Internet
стандартного
Explorer.
визуального
Основное
назначение
пользовательского
модуля
интерфейса
-
для
реализации базовой функциональности системы по работе с папками и карточками
системы.
с
Microsoft
Владимир Андреев
Ядро DocsVision. Данный модуль является набором web-служб и COM-компонентов,
Директор департамента
развития и исследований
«Digital Design»
-
механизмов
высокую
объектов системы.
6
планах
Business Solutions Axapta».
полная реализация функциональности низкого уровня и координация работы всех

управления предприятием. В
интеграции
а
его
системами
графические образы документов и всей сопутствующей информации. Использование
работающих на базе Internet Information Server. Основное назначение этого модуля –

с
разработка
производительность и надежность даже при больших нагрузках.

является
структурированной и неструктурированной информации по документам, включая
системы,

интеграция
развития
Решения 7Microsoft

Модуль импорта. Основное назначение данного модуля - импорт
Впечатление пользователя
данных из внешних систем в разрабатываемую систему. Модуль
Рассказывает Станислав Кузнецов,
директор Департамента управления делами
Минэкономразвития России
осуществляет загрузку данных из систем:
системы
-
электронного
автоматизации
делопроизводства
и
документооборота,
использовавшейся
в
Минэкономразвития России до 2004 года, которая работала под
управлением СУБД Oracle;
системы
-
учета
кадров,
используемой
в
Минэкономразвития России в настоящий момент. База данных
системы находится на файловом сервере и является набором
dbf-файлов.

Карточки
системы.
Данные
модули
разрабатываются
с
использованием менеджера объектов платформы DocsVision и
являются ActiveX компонентами системы. Основное назначение этих
модулей – это реализация бизнес-логики работы пользователей с
объектами системы (регистрационными карточками, документами,
резолюциями
и
т.д.).
Большинство
логических
подсистем
реализовано при помощи карточек системы.
Система
поддерживает
необходимый
уровень
безопасности
и
конфиденциальности данных, содержит средства разграничения ролей.
Система аутентификации пользователей интегрирована со службой
каталогов Active Directory и не требует дополнительного ввода имени
пользователя или пароля при входе в систему, позволяя назначить набор
индивидуальных прав на объекты в системе для каждого пользователя. В
системе разработана ролевая модель, описывающая каждое рабочее
место и тип деятельности каждого сотрудника. Система имеет гибкие
возможности разграничения прав доступа к данным. Безопасность
обеспечивается как на системном уровне, например, система не
позволяет получить из базы данных по запросу ничего, на что
пользователь не имеет прав доступа, так и на прикладном, позволяя явно
ограничивать доступ к документам.
«Широкие возможности DocsVision определяются использованием в
разработке платформы Microsоft .NET, обеспечившей надежность и
высокую
производительность
всех
компонентов
системы»»,
–
комментирует Владимир Андреев, директор департамента развития и
исследований компании Digital Design.
Решение
Внедрение проходило в сжатые сроки. На первом этапе (ноябрь-декабрь
2003
7
года)
производилось
обучение
пользователей
и
доработка
«Интерфейс системы автоматически настраивается
на конкретного исполнителя или сотрудника.
Стандартными
папками
являются
входящие,
отправленные и личные, папки, в которых можно
создавать любые другие папки и класть туда
документы, необходимые для работы, а также папки
поиска. В системе реализована функция проверки
орфографии,
которая
исключает
проблему
секретарских ошибок – она подсказывает, что нужно
исправить, так же, как вкладка просмотра резолюций:
это не карточка резолюций, а карточка просмотра
резолюций. Обращает на себя внимание то, что у
нас реализована функция изменения падежей: если
Иванов дал поручение Петровой, то в системесправочнике сотрудников она обозначена как
Петрова, но при печати этой резолюции будет
автоматически стоять форма «Петровой» - это
система автоматически назначает дательный падеж
для фамилии исполнителя, что очень важно
согласно нашей инструкции по делопроизводству. В
текстовой резолюции можно использовать быструю
замену, т.е. при вводе букв «д с» выдается
словосочетание «для сведения». Например, я
использую
длинную
формулировку
«прошу
рассмотреть и доложить министру с проектом
письма», хочется ускорить процесс набора - для
этого я могу набрать 4 буквы, и вся фраза появится
целиком.
Существует такая вкладка, как «Связи карточек»,
которая в виде дерева резолюций наглядно
представляет, с чем конкретно связан тот или иной
документ. Существует вкладка «Файл-документы»,
здесь хранится электронный образ документа, к нему
могут быть присоединены файлы с версиями
документов, которых бывает довольно много, они
могут иметь разные комментарии. Используется
штрих-код для потокового сканирования при
регистрации документов: секретарь вводит данные
документа в регистрационную карточку, затем
первый лист документа кладет в принтер, нажимает
кнопку Print, и система автоматически печатает
штрих-код и номер документа, причем печатает и
дату, и количество листов, т.е. ту необходимую
информацию, которую мы ставили раньше штампом.
Хотелось бы рассказать о карточке просмотра
резолюции, потому что сам процесс ввода
резолюции у нас реализован очень интересно. Есть
система аутентификации, когда в нижнем поле
карточки стоит фамилия сотрудника, который
непосредственно работает за данным компьютером,
в Министерстве все сотрудники сами вводят
резолюции в систему, после чего у них есть
возможность эту резолюцию распечатать на
различных бланках, стандартизированных согласно
инструкции
по
делопроизводству.
Система
автоматически генерирует стандартизированный
бланк резолюции в Word, в зависимости от подписи,
автоматически заполняет поля исполнителя, номер
документа и дату. Чтобы было не слишком сложно
ориентироваться в такой карточке, была создана
специальная система подсказок и помощи.
Мы эксплуатируем эту систему уже 4 месяца, и
следует отметить, что картина документооборота
существенно изменилась в положительную сторону –
стала более прозрачной и надежной».
Решения 8Microsoft
функциональности системы в соответствии с их пожеланиями. На втором этапе был
произведен перенос данных из системы делопроизводства, используемой до 2004 года.
Этап опытной эксплуатации состоял из нескольких подэтапов, на которых подключались
новые группы пользователей системы:

Подключение
регистраторов.
Регистрация входящих,
внутренних и
исходящих
документов, ввод резолюций.

Подключение советников. Ввод резолюций советниками, электронное движение
резолюций.

Подключение контролеров. Контроль за поручениями, находящимися на министерском
контроле. Генерация отчетов.

Подключение специалистов по сканированию. Сканирование входящих документов,
электронное движение документов.

Подключение исполнителей. Работа исполнителей с исходящими и внутренними
документами, согласование документов в электронном виде.
«Проблемы,
с
которыми
мы
столкнулись
при
внедрении
этой
системы
-
это
психологические и профессиональные навыки сотрудников с точки зрения знания
компьютера, а не выполнения функциональных обязанностей. Уровень подготовки
пользователей очень разный. Руководители департаментов и начальники отделов
самостоятельно разбирались с работой в системе и начали эффективно ее использовать.
Однако некоторым рядовым пользователям, до этого использовавшим компьютер только
для подготовки текстовых документов, потребовалась более серьезное обучение работе с
системой. В среднем курс индивидуального обучения занимал три часа. Пользователям
нужно было просто освоить весь функционал системы, что в принципе несложно, так как
система достаточно понятна на интуитивном уровне. Еще одна проблема возникла с
техникой на рабочих станциях сотрудников, которая не всегда удовлетворяла требованиям
системы. Было произведено обновление оборудования на рабочих местах регистраторов и
советников. Планируется постепенное обновление 1500 рабочих мест исполнителей», комментирует Станислав Кузнецов.
«Для Минэкономразвития мы установили две системы на нашей платформе: систему
электронного документооборота Министерства и систему управления проектами с
внешними поставщиками, которая с 2004 года используется в Министерстве для
управления проектами федеральной целевой программой «Электронная Россия» по линии
Минэкономразвития России. Главная проблема, возникшая при внедрении этих систем –
уровень IT-знаний пользователей, технические средства и готовность всех сотрудников
поддерживать процесс внедрения. Но постепенно все поняли, что необходимо производить
организационные изменения в области автоматизации, которые и привели в результате к
созданию при внедрении нормативно-технологической базы, постоянно действующему
обучению сотрудников Министерства для повышения их квалификации при работе с
системой», – дополняет Владимир Андреев.
8
Решения 9Microsoft
Результаты
С момента ввода системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию
в
нее
были
вовлечены
все
уровни
сотрудников
Министерства.
Полностью
автоматизированы бизнес-процессы, связанные с оборотом входящих, исходящих,
внутренних
и
распорядительных
документов.
Сканируется
вся
правительственная
корреспонденция, и в ближайшее время планируется перейти на сканирование всей
входящей корреспонденции, которая поступает на уровень Министра и Заместителей
Министра.
Система
была
введена
в
эксплуатацию
(с
момента
разработки
до
непосредственно ввода) за период менее чем 6 месяцев. За это время был проведен
анализ деловых процессов Министерства, была произведена доработка системы с учетом
специфики работы Министерства, проведена опытная эксплуатация и были собраны
замечания от определенных групп пользователей: секретарей, советников, руководителей.
После
проведения
тестирования
и
обучения
200
пользователей
-
сотрудников
административного департамента, которые отвечают за ввод и регистрацию документов,
началась промышленная эксплуатация системы.
Система электронного документооборота Минэкономразвития России:

Существенно повышает эффективность работы с документами в Министерстве,
обеспечивая автоматизацию базовых процессов документооборота и совместную
работу сотрудников.

Улучшает контроль за состоянием документооборота, исключает утрату отдельных
документов, позволяя отслеживать все уровни исполнения документов.

Обеспечивает автоматизацию регламентов и процессов наложения и исполнения
резолюций.

Позволяет контролировать исполнительскую дисциплину и занятость времени как
отдельных сотрудников, так и департаментов в целом.

Сокращает время, затрачиваемое на поиск документов.

Снижает затраты на обработку документов внутри Министерства и подготовку
установленной отчетности за заданные периоды времени.

Обеспечивает внедрение технологий обработки электронных документов (в виде
текстовых и графических форматов «электронных образов»).

Создает сводный каталог электронной библиотеки документов Минэкономразвития
России.
В системе реализована возможность использования электронной цифровой подписи при
согласовании и утверждении документов, что планируется использовать в будущем. В
Министерстве развернут макет удостоверяющего центра, необходимый для использования
электронной цифровой подписи.
9
Решения10Microsoft
Перспективы
«В 2004 году к системе было дополнительно подключено еще 500 человек. В наших планах
– дальнейшее расширение круга сотрудников, которые работают с системой. Кроме того,
планируется
увеличение
объема
сканируемых
документов,
для
чего
закупается
специальная техника, а также производится интеграция с другими системами – мы
ориентируемся на практическое внедрение и применение электронных административных
регламентов в работе Министерства», - рассказывает Станислав Кузнецов.
О партнере
Digital Design - компания, предоставляющая комплекс услуг по развитию и поддержке
информационных систем предприятия. Компания сертифицирована на соответствие
стандартам ISO 9001 и CMMI Level 3. Digital Design - лауреат Премии Правительства РФ в
области качества. Компания имеет статус Microsoft Gold Certified Partner в категориях
«Корпоративные
системы»,
«Техническая
поддержка»,
Microsoft
Certified
Technical
Education Center.
Digital
Design
является
партнером
лидирующих
производителей
и
поставщиков
программного обеспечения. Клиенты компании - ведущие российские и зарубежные
фирмы, включая крупнейшие мировые компании из списка Fortune 500. Офисы Digital
Design расположены в Санкт-Петербурге и в Москве. Из 160 сотрудников компании более
60 имеют профессиональные сертификаты ведущих производителей ИТ-индустрии.
Дополнительные сведения
Информация о других проектах, реализованных на базе технологий корпорации Microsoft,
доступна по адресам: http://www.Microsoft.com/rus/business/casestudies (на русском языке) или
http://www.microsoft.com/resources/casestudies (на английском языке). За дополнительными
сведениями о продуктах и услугах обращайтесь в информационный центр корпорации Microsoft
по телефонам (095) 916–71–71 (Москва), (800) 200–80–01 (все города России). Адрес корпорации
Microsoft в Интернете: http://www.microsoft.com/ (на английском языке),
http://www.microsoft.com/rus/ (на русском языке).
Для получения дополнительных сведений о компании Digital Design посетите сайт:
http://www.digdes.ru.
Дополнительную информацию о программной платформе DocsVision вы можете получить на
сайте продукта: http://www.docsvision.com.
Для получения дополнительных сведений о Минэкономразвития России посетите сайт:
http://www.economy.gov.ru.
© Корпорация Microsoft, 2004. Все права защищены.
Настоящий документ носит исключительно разъяснительный характер. КОРПОРАЦИЯ
MICROSOFT НЕ ПРЕДОСТАВЛЯЕТ ЭТИМ ДОКУМЕНТОМ НИКАКИХ ГАРАНТИЙ, ЯВНЫХ ИЛИ
ПОДРАЗУМЕВАЕМЫХ.
Microsoft, Windows и эмблема Windows являются зарегистрированными товарными знаками
корпорации Microsoft (Microsoft Corporation) в США и других странах. Названия прочих
организаций и изделий являются товарными знаками соответствующих владельцев.
10