Политика получения и дарения подарков - Gift Policy

Co
rporate and Legal Department /
Департамент по
корпоративным и правовым
вопросам
Gift Policy/
Политика получения и дарения подарков
№ 2.1.
03/06/2010
1 (4)
Gift Policy
Политика получения и дарения подарков
1. This Policy is designed in line with Fortum Code of
Conduct to provide guidance to employees of Fortum
Russia Division (hereinafter, Fortum Russia) on
accepting gifts from clients, partners, suppliers and
giving gifts to partners, suppliers or governmental
officials.
1. Настоящая
Политика
разработана
в
соответствии с Кодексом поведения компании
Fortum
и
определяет
порядок
действия
сотрудников дивизиона Fortum Russia (далее –
Fortum Russia) при получении от клиентов,
партнеров, поставщиков или при дарении
партнерам или поставщикам, а также сотрудникам
государственных органов любых подарков.
2. For the purpose hereof, a gift can be material (e.g. a
notebook, a pen, etc.) or non-material (e.g. payment
for training, entertainment, accommodation, meal, etc.
including a promise of such payment).
3. Meal, entertainment and other expenses related to
clients, partners and suppliers are described in detail
in other internal regulatory documents of Fortum
Russia.
4. This Policy does not cover different marketing
events organised by Fortum Russia and the related
giving (gratuitous transfer) of material gifts to existing
and/or potential clients.
5. Fortum Russia employees may not accept or give
gifts to clients, partners, suppliers, or governmental
officials if such gift acceptance or giving:




contradicts any provision of effective legislation
of the Russian Federation or Fortum corporate
standards;
may be considered as a bribe (gifts in cash,
jewelry and art pieces, real estate, motorized
vehicles, antique objects, etc.);
may damage reputation of Fortum or some of
its employees (entertainment in night clubs,
gambling, etc.);
is systematic (when gifts are given by the
2. В целях настоящей Политики подарок может
быть как материальным (например, ежедневник,
ручка и проч.), так и нематериальным (оплата
участия
в
обучающих
мероприятиях,
развлекательных
мероприятиях,
проживания,
питания и проч., в том числе обещания данной
оплаты).
3. Все действия сотрудников Fortum Russia,
связанные с осуществлением представительских
расходов
по
оплате
развлечений,
завтраков/обедов/ужинов и иных мероприятий с
клиентами, партнерами, поставщиками, отражены
в иных внутренних нормативных документах
Fortum Russia.
4. Под действие данной Политики не попадают
различные маркетинговые акции, проводимые
Fortum Russia, и связанные с ними безвозмездные
передачи
(дарения)
существующим
и/или
потенциальным клиентам материальных подарков.
5. Сотрудники Fortum Russia не имеют права
получать
или
дарить
подарки
клиентам,
партнерам, поставщикам, а также сотрудникам
государственных органов, если получение или
дарение подарка:
 нарушает любые положения действующего
законодательства Российской Федерации,
а также корпоративные стандарты Fortum;
 может быть расценено в качестве взятки
(подарки
в
денежном
эквиваленте,
ювелирные изделия и предметы искусства,
недвижимость, автотранспорт, антиквариат
и прочее);
 может негативно сказаться на репутации
Fortum
или отдельных ее сотрудников
(развлечения в ночных клубах, игровых
залах и прочее);
 носит систематический характер (от одних и
тех же лиц или одним и тем же лицам);
Co
rporate and Legal Department /
Департамент по
корпоративным и правовым
вопросам


same persons to the same persons);
is in breach of business etiquette;
is in excess of a value of RUB 4000 and
violates requirements of this Policy.
6. If Fortum Russia employee accepts a gift from a
client, partner or supplier, he/she must determine
market value of the gift (be it a product or a service)
within three (3) business days following the date of gift
acceptance (or receipt of information about such gift
which will be given sometime in future). If the event of
doubt over market value of the gift, Fortum Russia
employee must seek advice from his/her superior or
employees
of
the
Human
Resources
and
Administrative Issues Department.
7. Fortum Russia employee can use the Internet to
determine market value of a similar product (or
service) as the gift. Average market price is calculated
by adding maximal and minimal prices of a similar
product (or service) and dividing the total by two (2).
8. If market price of a gift is in excess of RUB 4000 as
of the day of its giving, employee may accept such gift
only after:
 he/she receives written consent of Fortum
Russia EMT member, or Fortum Russia CEO
(if gift is given to the EMT member)
Gift Policy/
Политика получения и дарения подарков
№ 2.1.
03/06/2010


he/she transfers money in the amount
equivalent to the market price of the gift less
RUB 4000 to Fortum Russia charity
contributions.
9. For all charity contributions contact relevant Fortum
Russia employee who is in charge of charity events in
the Company.
10. Both consent for gift acceptance given by the
не
соответствует
обычаям
делового
оборота;
превышает рублевый эквивалент суммы в
4000
рублей
при
несоблюдении
требований настоящей Политики.
6. При получении сотрудником Fortum Russia
подарка от клиентов, партнеров или поставщиков
сотрудник должен в срок, не превышающий 3
рабочих дней от даты фактического получения
подарка (либо получении информации о подарке в
будущем), определить стоимость данного подарка
на основе рыночных цен на аналогичный товар
(услугу). При возникновении у сотрудника Fortum
Russia затруднений в определении стоимости
подарка необходимо проконсультироваться с
руководителем либо с сотрудниками Департамента
по персоналу и административным вопросам.
7. Для определения рыночных цен на аналогичный
товар (услугу) сотрудник Fortum Russia может
использовать
Интернет-ресурсы.
При
использовании ресурсов средняя рыночная цена
может
быть
подсчитана
путем
сложения
максимальной и минимальной цен на аналогичный
товар и деления полученной суммы на 2 (два).
8. В случае если рыночная стоимость полученного
подарка превышает 4000 рублей на день дарения,
то сотрудник имеет право принять его только
после:
 получения
письменного
согласия
соответствующего члена Расширенного
Совета Дивизиона либо Главы дивизиона
Russia корпорации Fortum (в случае, если
подарок дарится члену Расширенного
Совета Дивизиона)


2 (4)
передачи суммы, эквивалентной рыночной
стоимости подарка за вычетом 4000 рублей
на благотворительные акции Fortum Russia.
9. Передача средств на благотворительность
осуществляется путем обращения к сотруднику
Fortum
Russia,
отвечающему
за
благотворительные мероприятия.
10. Согласие
члена
Расширенного
Совета
Дивизиона
или
Главы
дивизиона
Russia
корпорации
Fortum
на
принятие
подарка
сотрудником, а также факт передачи суммы на
благотворительные
акции
фиксируются
в
Co
rporate and Legal Department /
Департамент по
корпоративным и правовым
вопросам
EMT member or Fortum Russia CEO and transfer of
money to charity contributions must be documented in
writing and be stored by the Human Resources and
Administrative Issues Department.
11. Employees must declare any gift/gifts the total
amount of which exceeds RUB 4000 (or other amount
if relevant Russian legislation changes) as their
income and file income declarations accordingly with
Russian tax authorities before April 30 of the year
following the year when such gift/gifts were accepted.
12. If no consent of the management is given for gift
acceptance and/or Fortum Russia employee does not
wish to transfer money in the amount equivalent to the
market price of the gift less RUB 4000 to charity
contributions, he/she must return the gift to the giver
and explain to the latter that Fortum corporate
standards and procedures do not allow to accept gifts
from clients, partners or suppliers of the Company.
13. In Fortum Russia gifts may be purchased in two
ways: on a centralized level, i.e. through units who
directly deal with suppliers, and as out-of-pocket
expenses paid according to relevant administrative
documents issued in Fortum Russia.
14. Fortum Russia Division on annual basis creates
its gift pool. Employees of Fortum Russia Division may
give gifts of with pool based on approval of EMT
member.
15. Fortum Russia employees may not give any gifts
to partners, suppliers or governmental officials out of
their pockets.
16. If Fortum Russia employee intends to give a gift in
excess of RUB 4000 or its equivalent in foreign
currency and a gift is not a part of the gift pool, he/she
must seek prior written consent from the VP, HR &
Admin and/or Fortum Russia CEO.
Gift Policy/
Политика получения и дарения подарков
№ 2.1.
03/06/2010
3 (4)
письменном виде и хранятся в Департаменте по
персоналу и административным вопросам.
11. Сотрудник
обязан
включить
стоимость
подарка/подарков, превышающую 4000 рублей
(или
иной
суммы
в
случае
изменения
законодательства РФ), в доход и подать
декларацию о доходах в налоговые органы не
позднее 30 апреля года, следующего за годом, в
котором был получен подарок/подарки.
12. При отсутствии соответствующего согласия
руководства и/или нежелании сотрудника Fortum
Russia
передавать
эквивалент
рыночной
стоимости подарка за вычетом 4000 рублей на
благотворительные цели, сотрудник Fortum Russia
обязать
вернуть
полученный
им
подарок
дарителю, сославшись на то, что корпоративные
стандарты деятельности Fortum, а также принятые
в Fortum Russia нормы не позволяют сотрудникам
принимать подарки от клиентов, партнеров или
поставщиков компании.
13. Закупка подарков Fortum Russia может быть
осуществлена
следующими
способами:
централизованно - через подразделения по
работе с поставщиками, а также за счет выдачи
подотчетных сумм на основании соответствующих
распорядительных документов по Fortum Russia.
14. Fortum Russia на ежегодной основе формирует
подарочный фонд организации. Сотрудники Fortum
Russia могут осуществлять дарение подарков из
фонда по согласованию с членом Расширенного
Совета Дивизиона.
15. Сотрудники Fortum Russia не имеют права
дарить подарки партнерам или поставщикам, а
также сотрудникам государственных органов за
счет своих личных средств.
16. В случае если стоимость подарка, который
сотрудник Fortum Russia собирается подарить,
превышает 4000 рублей или эквивалент этой
суммы в иностранной валюте, и при этом он не
входит в подарочный фонд Fortum Russia, то
вручение подарка может быть произведено только
при получении предварительного письменного
согласия Вице-президента по персоналу и
административным
вопросам
и/или
Главы
дивизиона Russia корпорации Fortum.
Co
rporate and Legal Department /
Департамент по
корпоративным и правовым
вопросам
17. Giving gifts to governmental officials is fraught
with high risks. In such cases, irrespective of the price
of gift, employee must obtain prior consent from the
Legal and Corporate Issues Department at least three
(3) days before giving such gift to a governmental
official.
Gift Policy/
Политика получения и дарения подарков
№ 2.1.
03/06/2010
4 (4)
17. Дарение
подарков
сотрудникам
государственных
органов
сопряжено
с
повышенными рисками. Не позднее, чем за 3
рабочих дня до даты фактического дарения
подарка данному лицу независимо от суммы
подарка, сотрудник Fortum Russia должен в
обязательном
порядке
получить
согласие
Департамента по корпоративным и правовым
вопросам.