О работе по созданию электронных копий архивных документов

Большакова Н.В.
начальник отдела страхового копирования,
реставрации и переплета документов ГБУ «ГАОО»
О работе по созданию электронных копий архивных документов
методом компьютерного сканирования в ГБУ «ГАОО»
Одной из важнейших задач современных архивов является обеспечение
сохранности хранящихся в них документов. В целях обеспечения сохранности
оригиналов документов на бумажных носителях на них создается фонд пользования,
который представляет собой совокупность копий документов выполненных на
пленочных и цифровых носителях, позволяющих исключить выдачу подлинных
документов, тем самым обеспечив им более длительную жизнь.
В настоящее время широкое развитие получает создание электронного фонда
пользования путем проведения оцифровки бумажных документов, так как цифровые
носители обладают рядом преимуществ, а именно:
обеспечивают быстрый поиск и прямой доступ к записанным на них
сведениям;
многократное копирование записанной цифровой информации;
позволяют передавать записанную информацию по каналам связи, размещать
ее в сети Интернет.
Электронные копии архивных документов в ГБУ «ГАОО» создаются на
уникальные,
особо
ценные
документы,
документы,
находящиеся
в
неудовлетворительном физическом состоянии, с наличием затухающего текста и
наиболее используемые. Создание электронных копий архивных документов
является частью создания электронного фонда пользования.
Работа по созданию электронных копий архивных документов методом
компьютерного сканирования была начата в ГБУ «ГАОО» в 2007 году в отделе
страхового копирования, реставрации и переплета документов с приобретения
небольшого планшетного сканера Acer 640BU. Сканирование документов
проводилось бессистемно и в небольших объёмах, не более 400-500 электронных
документов в год, с наличием затухающего текста.
В 2009 году, с приобретением сканера Kodak ABR 2400/3000 DSV, начата
работа по созданию электронных копий архивных документов методом
сканирования копий микрофильмов страхового фонда на рулонных плёнках. В связи
с возрастающим потоком пользователей работающих с документами,
позволяющими составить родословную, было принято решение о сканировании
ревизских сказок.
Введение в отдел страхового копирования, реставрации и переплета
документов в 2010 г. новой штатной единицы архивиста (оператора МКФ)
позволило значительно увеличить объём работы по сканированию копий
микрофильмов. Если в 2009 году создано всего электронных копий на 744 кадра, то
в 2010 году на 10170 кадров.
Плановое сканирование документов в ГБУ «ГАОО» начато с 2011 года, в
связи с приобретением в конце 2010 года более производительного планшетного
2
сканера Plustek Optic Pro A 320. Объём отсканированных документов на бумажной
основе увеличился с 1200 эл. копий в 2010 году до 1900 эл. копию в 2011 году.
В конце 2011 года, начале 2012 года приобретены и освоены 2 планетарных
сканера Элар План Скан А.2А – Ц3РА и А2.А – ЦАА и сканер для крупноформатных документов CSX 300 – 09.
Приобретены также все необходимые лицензионные программы, а именно:
графический редактор «Adobe Photoshop, который предоставляет возможность
улучшать видимость слабых текстов;
программа «Book Restorer» для пакетной обработки изображений;
программа «Fine Reader» для распознавания текстов.
С 2012 года все виды работ по оцифровке документов, их обработке,
перенесение информации на электронные носители, проведение технических
проверок, хранение и учёт электронных копий включаются в годовой план работы
отдела СКР и ПД. В основные показатели отдела с 2012 года введен также
показатель «Восстановление затухающего текста в программе «Photoshop».
Подготовкой и передачей документов для сканирования занимается отдел
обеспечения сохранности и государственного учета документов.
В связи со значительным увеличением объёмов и видов работ, связанных с
оцифровкой документов в начале 2012 года в штат отдела СКР и ПД введена новая
штатная единица. Было принято решение начать валовую оцифровку документов
ф.173, опись 11 «Оренбургской духовной консистории», г. Оренбург за 1760-1918
гг., пострадавших от пожара и грибка.
Увеличился также объём работы и по подготовке дел к сканированию. В связи
с этим в отдел ОС и ГУД также была введена новая штатная единица – архивиста,
основным видом работы которого является подготовка дел на сканирование.
Сканирование документов может производиться в трёх режимах, цветном
чёрно-белом и черно-белом с оттенками серого (в сером).
Режим сканирования выбирается в зависимости от оборудования и программ,
применяемых при сканировании и физического состояния документа, читабельности
текста.
Цветное сканирование производится только документов с затухающим
малоконтрастным текстом, цветных позитивов и по отдельным запросам граждан.
Плохое физическое состояние документов чаще всего не позволяет
производить сканирование в чёрно-белом режиме с последующим применением
пакетной обработки в программе «Book Restorer».
Производительность приобретённых сканеров достаточно высокая, но
значительный бюджет рабочего времени приходится тратить на санитарногигиеническую обработку и дезинфекцию документов, подлежащих сканированию.
В основном, наши документы мы сканируем в сером, с разрешением не менее
300 dpi и сохранением в программах Tiff и JPEG.
Полностью отсканированные дела после индексации выгружаются на сервер.
Всего создано более 200 000 электронных копий архивных документов, на
01.01.2014 года в ГБУ «ГАОО» оцифровано 2207 ед. хр., в том числе:
управленческих документов на бумажной основе в объёме 1035 ед. хр. и 1172 ед. хр.
3
фотодокументов. Оцифровано 24 описи, 3 справочника административно –
территориального деления, 2 книги.
Кроме этого за 2012-2013 гг. создано более 10 000 электронных копий
архивных документов по запросам граждан на платной основе.
В конце 2012 года были разработаны и утверждены нормы по сканированию
архивных документов и копий микрофильмов страхового фонда.
С увеличением объёмов запланированных работ по сканированию документов
появилась необходимость конкретизировать основные положения, порядок и этапы
работы по созданию электронных копий документов на бумажных носителях и
фотодокументов, с учётом имеющегося оборудования и программного обеспечения,
а также вопросы организации хранения, учёта, контроля наличия и технического
состояния электронных копий.
В связи с отсутствием до 2012 года единых методических рекомендаций,
инструкций, правил, работа по созданию, хранению, учёту и использованию ЭФП во
всех архивах осуществлялась самостоятельно. В 2012 году ВНИИДАД разработаны
«Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов
и управлению, полученным информационным массивом», которые описывают
общие подходы, принципы и управленческие механизмы проектов оцифровки
документов.
Однако они не исключают определённую вариативность в организации работы
по созданию ЭФП с учётом сложившейся практики и имеющихся возможностей в
каждом конкретном архивном учреждении.
В 2013 году начальником отдела страхового копирования, реставрации и
переплета документов ГБУ «ГАОО» разработана и одобрена ЭПМК комитета по
делам архивов Оренбургской области (протокол от 23.08.2013 № 9) «Памятка по
созданию электронных копий фонда пользования на особо ценные и наиболее
используемые документы и их учёту в ГБУ «Государственный архив Оренбургской
области», которая определяет порядок работы по созданию электронных копий
архивных документов, их хранению и учёту.
В данной информации хочу обратить особое внимание на проблему,
связанную с оцифровкой описей.
В Программе информатизации Федерального архивного агентства и
подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг., утверждённой приказом
Федерального архивного агентства от 02.12.2011 № 104, перед архивными
учреждениями поставлена задача практического формирования единого архивного
информационного пространства Российской Федерации.
Перевод описей в электронную форму позволит сформировать систему
справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к документам
архивных фондов в электронной форме с обеспечением доступа к ним через
Интернет.
В 2013г. в план отдела СКР и ПД введён показатель «Сканирование архивных
описей». При полной валовой оцифровке документов любой описи, мы обязательно
сканируем саму опись, но большинство из них невозможно конвертировать в
нужные форматы для последующего внедрения в поисковую систему.
4
В 2013 году ВНИИДАД разработал методические рекомендации «Составление
архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную
инфраструктуру государственных и муниципальных архивов».
В соответствии с данными рекомендациями для оцифровки описей методом
сканирования текст описей должен быть хорошо читаемый, равномерно
пропечатанный на бумаге и по содержанию, не требующий усовершенствования,
исправления ошибок, опечаток, не имеющий поправок, внесённых от руки
(нумерация карандашом), для последующего их распознавания в программе «Fine
Reader» и получения графических файлов. Учитывая состояние наших описей (есть
рукописные), значительную их часть необходимо вводить в текстовом редакторе в
полном объеме, с целью получения текстовых файлов и дальнейшей их конвертации
в нужные форматы, в том числе формат PDF.
Необходимо учитывать, что электронные образы описей дел в формате PDF
создаются для включения их в программный комплекс «Архивный фонд» версия 4.3
и выше. Файлы описей в формате PDF должны быть прикреплены к карточкам
соответствующих описей в программном комплексе «Архивный фонд» версия 4.3 и
выше.
Наличие большого количества и объема описей (на 01.01.2014г. по
паспортным данным в ГБУ «ГАОО» находится на хранении 4 396 описей), а также
финансовые возможности архива, отсутствие кадров, помещения, дополнительного
оборудования, не позволяют провести эту работу в реальные сроки, до 2020 г.
Оцифровка описей может быть проведена также сторонней организацией,
которая имеет всю необходимую для этой работы базу, на основе заключенного
контракта (аутсорсинг). Многие архивные учреждения склоняются именно к этому
варианту.
При расчёте стоимости оцифровки документов ГБУ «ГАОО», произведенного
в 2012 году для проекта целевой программы по информационному развитию
общества, ориентировочная стоимость оцифровки всех описей составила 11 млн.
рублей. Поэтому, прежде всего, необходимо определить приоритеты в выборе
архивных фондов для перевода их описей в цифровой формат на основе
дифференцированного подхода.
Работа по оцифровке документов в ГБУ «ГАОО» показала, что создание
электронных копий ФП позволяет:
сохранить информацию разрушающихся документов;
использовать электронные копии уникальных и особо ценных документов,
подлинники которых в силу своей значимости или физического состояния
практически недоступны пользователям;
проводить электронную реставрацию архивных документов, в том числе
фотодокументов, в целях улучшения их качества;
восстанавливать читабельность затухающих текстов;
осуществлять многократное копирование оцифрованных документов без
потери качества изображения и физического состояния документа.
Однако, оцифровка документов далеко не дешевое мероприятие. На
сегодняшний день на учёте и хранении в отделе находится 147 ед. хр. эл.копий х 2 =
5
292 диска (по 2 экз. разных фирм) с созданными электронными копиями архивных
документов. Кроме этого идёт приём фотодокументов в электронном виде.
Хранение электронных копий на внешних носителях предполагает
определённые виды и объёмы работ, связанные с периодической проверкой
технического состояния дисков, в случае необходимости перезаписью. Объёмы
данных видов работ будут увеличиваться пропорционально увеличению объёмов
созданных электронных копий.
Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с
внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают, усовершенствуются
устройства для считывания информации с оптических дисков. В связи с этим
необходимы – постоянное отслеживание развития технических средств и
организация своевременной адаптации технологий к новым средствам.
В соответствии с «Методическими рекомендациями по электронному
копированию архивных документов и управлению полученным информационным
массивом», разработанными ВНИИДАД, М.2012, создание ЭФП планируется и
организуется как самостоятельный вид работы и не может рассматриваться в
качестве дополнительного функционала сотрудников других подразделений.
Для работы по созданию электронного фонда пользования своими силами уже
сегодня в ГБУ «ГАОО» необходима организация специализированного
структурного подразделения с выделением помещения, штатов и дополнительного
оборудования.