Положение об архиве

1.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Документы негосударственного образовательного учреждения
высшего профессионального образования «Институт теологии и
международных отношений им. Маммадибира ар-Рочи» (далее - институт),
имеющие историческое, культурное, научное, практическое, экономическое
и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской
Федерации, являются федеральной собственностью и подлежат постоянному
хранению.
До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в
пределах срока установленного Федеральным законом от 22 октября 2004
года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», хранятся в
институте.
1.2. Институт обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и
использование документов Архивного фонда Российской Федерации,
образующихся в деятельности института. В соответствии с действующим
законодательством, обеспечивает своевременную передачу этих документов
на постоянное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой транспортировкой и передачей
архивных документов, производится силами и за счет института.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской
Федерации, документов по личному составу должностные лица института
несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В институте для хранения документов Архивного Фонда
Российской Федерации, документов по личному составу и законченных
делопроизводством документов практического значения, их отбора, учета,
использования и подготовки к передаче на постоянное хранение создается
архив.
Архив создается, реорганизуется и ликвидируется приказом ректора
института.
Архив
непосредственно
подчиняется проректору по
административно-хозяйственной работе института.
1.4. Ответственность за ведение архива возлагается на заведующего
архивом.
1.5. В своей работе сотрудники архива, имеющие непосредственное
отношение к формированию архива института, руководствуются
законодательством Российской Федерации, законодательными и иными
нормативными актами в области архивного дела, нормативно-методическими
рекомендациями комитета Республики Дагестан по делам архивов в пределах
его полномочий, рекомендациями государственного казенного архивного
учреждения «Государственный архив Республики Дагестан» (далее ГКАУ
«ГАРД») и настоящим положением.
1.6. Положение об архиве института утверждается ректором института
по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) комитета
Республики Дагестан по делам архивов.
1.7. Архив института работает по плану, утвержденному проректором
по административно-хозяйственной работе института, и отчитывается перед
ним о своей работе.
1.8. Контроль за деятельностью архива института осуществляет ректор
института и проректор по административно-хозяйственной работе института.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива
института осуществляет ГКАУ «ГАРД».
2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
В архив института поступают:
2.1.
Законченные
делопроизводством
института
документы
постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности структурных
подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения,
необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу института
предшественников.
2.3. Служебные и ведомственные издания.
2.4. Электронные документы.
2.5. Научно-справочный аппарат к документам архива.
2.
ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА
3.1.1. Основными задачами архива института являются:
3.1.2. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом
2 настоящего Положения.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда
Российской Федерации на постоянное хранение с соблюдением требований
действующего законодательства.
3.1.4. Осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве
института.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив института
осуществляет следующие функции:
3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения
делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных
подразделений института.
3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с ГКАУ «ГАРД» графики
представления описей на рассмотрение ЭПК комитета Республики Дагестан
по делам архивов.
3.2.3. Составляет и представляет не позднее через 3 года после завершения
делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по
личному составу, акты о выделении к уничтожению на рассмотрение (ЭК)
института и ЭПК комитета Республики Дагестан по делам архивов.
3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на
хранение дел.
3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к
хранящимся в архиве делам и документам.
3.2.6. Организует использование документов:
-информирует руководство и работников института о составе и содержании
документов архива;
-выдает в установленном порядке дела, документы, копии документов в
целях служебного и научного использования, для работы в помещении
архива института;
-исполняет запросы организаций и граждан об установлении трудового стажа
и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном
порядке выдает копии документов и архивные справки;
-ведет книгу выдачи дел из архива института.
3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, участвует в работе ЭК
института.
3.2.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в
составлении номенклатуры дел института, контролирует правильность
формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку
дел к передаче в архив института.
3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации
работников архива и службы делопроизводства института.
3.2.10. Ежегодно представляет в ГКАУ «ГАРД» сведения о составе в объеме
документов по установленной форме.
3.
ПРАВА АРХИВА
Для выполнения возложенных задач и функций архив института имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с
документами в структурных подразделений института.
4.2. Запрашивать от структурных подразделений института сведения
необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех
возложенных на архив функций.
4.3. Не принимать дела, оформленные без соблюдения указанных правил, до
полной их обработки.
5.СТРУКТУРА И УПРАВЛЕНИЕ
5.1. Организацию деятельности архива осуществляет заведующий архивом
назначаемый на должность и освобождаемый от нее приказом института по
представлению проректора по административно-хозяйственной работе
института.
5.2. Заведующий архивом выполняет обязанности, предусмотренные
соответствующим трудовым договором и должностной инструкцией, с
которой он ознакамливается при оформлении с институтом трудовых
отношений в установленном порядке.
5.3. К компетенции заведующего архивом, в частности относится:
- организация и контроль за работой архива по успешному (качественному,
оперативному) достижению поставленных перед архивом задач, в том числе:
- планирование и рациональное распределение компетенции между
работниками архива и координация их работы;
- планирование и принятие мер, необходимых для проведения высокого
уровня деятельности работников отдела и беспрерывного повышения
качества работы архива.
6.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ АРХИВА
Заведующий Архивом несет ответственность за:
6.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.
6.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов.
6.3. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к
документам, установленных законодательством.
6.4. Не выполнение или ненадлежащее выполнение должностных
обязанностей, установленных должностной инструкцией.