Правила проведения мероприятий в помещениях конференц

Правила проведения мероприятий в помещениях конференц-залов Конгресс-центра «Ока Премиум»
1. Субарендатор обязан в полном объеме внести арендную плату за пользование помещением и оборудованием на
основании выставленного счета:
 на расчетный счет Арендатора - не менее чем за 2 (два) рабочих дня до даты, указанной в заявке;
 в кассу – строго до начала мероприятия.
В случаи объективной причины несвоевременной оплаты услуг по аренде конференц-залов Субарендатор
предоставляет гарантийное письмо в оригинале на фирменном бланке с печатью. В случае отсутствия гарантийного письма и
несвоевременного осуществления оплаты услуг Арендатора с Субарендатора взимается штраф в размере 0,5 % от суммы
аренды за каждый день просрочки;
2. При аннулировании заявки на субаренду конференц-залов Субарендатор обязан предупредить Арендатора в
письменном виде:
 не позднее, чем за 10 рабочих дней до даты указанной в заявке - при субаренде конференц-залов: «Ока Люкс» и
«Ока Бизнес»;
 не позднее, чем за 5 рабочих дней до даты, указанной в заявке - при субаренде конференц-залов «Ока Стандарт» и
комнаты переговоров «Ока Премиум».
3. Вход и выход из Конгресс-центра организаторов, партнеров и гостей мероприятия осуществляется строго согласно
схеме (Приложение №1);
4. Организатор имеет возможность оставить автомобиль на охраняемой парковке на время проведения мероприятия
(для каждого субарендатора предоставляется 1 парковочное место). В этом случае Субарендатору следует за 1 (один)
рабочий день до даты, указанной в заявке предоставить письмо на въезд автомобиля с указанием марки и номера машины.
Место парковки также указано на схеме (Приложение №1). Гости и партнеры мероприятия могут оставить свои машины на
территории, прилежащей к гостинице;
5. Для ввоза и вывоза оборудования или прочих материалов Субарендатор обязан за 1 (один) рабочий день до даты,
указанной в заявке предоставить письмо на въезд автомобиля для разгрузки с указанием марки и номера автомобиля, даты,
времени ввоза и вывоза оборудования и номера сотового телефона водителя. Разгрузка осуществляется через вход в
Конгресс Центр строго согласно схеме (Приложение №1). Время стоянки автомобиля не должно превышать 15 (пятнадцати)
минут;
6. Субарендатор обязан назначить ответственное лицо за проведение мероприятия. Письменно сообщить Арендатору
ФИО и должность ответственного лица. Во время проведения мероприятия ответственное лицо от Субарендатора несет
ответственность за:
 выполнение правил внутреннего распорядка (въезда, выезда, парковки и т.д.) гостями и партнерами мероприятия;
 использование арендуемого помещения в соответствии с его назначением;
 за сохранность арендованного помещения, находящегося в нем имущества и оборудования;
 обеспечение противопожарной и иной безопасности.
7. По всем организационным вопросам во время мероприятия Субарендатору следует обращаться к администратору
Конгресс – центра «Ока Премиум» (телефоны: 8-952-47-777-43, 425-93-15);
8. Субарендатор допускается в арендованное помещение за 30 (тридцать) мин. до начала времени субаренды,
указанного в заявке, при условии наличия фактической оплаты;
9. В случае необходимости установки в конференц-зале дополнительного оборудования, а также электроприборов
суммарной мощностью более 1 (одного) Квт Субарендатор обязан получить от Арендатора письменное разрешение;
10. Курить и принимать пищу в помещении конференц-зала строго запрещено (курение допускается только в
курительной комнате);
11. Размещение любых рекламных материалов на стенах, мебели и прочем имуществе Конгресс - центра «Ока
Премиум» строго запрещено. В случае нарушения правил использования рекламных материалом с Субарендатора взимается
штраф в размере 500 (пятьсот) руб., а также стоимость материалов и работ, необходимых для восстановительного ремонта,
согласно акта о порче имущества;
12. Субарендатор обязан согласовать в письменном виде с конгресс-менеджером размещение вне арендованного
помещения рекламных, презентационных, агитационных и прочих материалов любой конструкции и содержания;
13. Видео- и фотосъемки на территории Конгресс - центра «Ока Премиум» вне арендуемого помещения производятся
только после получения письменного разрешения от конгресс-менеджера;
14. По окончании мероприятия ответственное лицо Субарендатора должно передать конференц-зал (и ключи от него)
администратору Конгресс – центра «Ока Премиум», который должен убедиться, что конференц-зал передан Субарендатором
в соответствующем виде;
15. Субарендатор несет материальную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение условий
настоящих Правил. В случае нарушения условий настоящих Правил, виновная сторона обязана возместить другой стороне
все причиненные убытки. Субарендатор обязан перечислить собственнику помещений (ОАО ГК «Ока») все суммы,
подлежащие оплате по указанным основаниям, в течение 5 (пяти) банковских дней по окончании субаренды помещения.
С ПРАВИЛАМИ ОЗНАКОМЛЕН:
Наименование организации ______________________________________________
Дата и время проведения мероприятия: __________________________ в конференц-зале на _____ этаже
Ответственное лицо за проведение мероприятие: ____________________________тел. :______________________
ФИО
________________________/____________________________/
Подпись
ФИО
Приложение №1
Схема въезда/выезда на территория Конгресс Центра «Ока Премиум»