3 составление и оформление основных видов документов

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА И МАРКЕТИНГА
УТВЕРЖДЕНО
на заседании кафедры
менеджмента и маркетинга
«____»___________2010 г.
Документирование управленческой
деятельности
Практикум
Составитель:
Ст. преподаватель
кафедры менеджмента и маркетинга
Будянская И. М.
Пермь 2010
2
Автор-составитель: старший преподаватель кафедры «Менеджмента и маркетинга»
И. М. Будянская
УДК
Практикум по курсу лекций «Документирование управленческой деятельности» для студентов первого курса дневного отделения.
Методическое наглядное пособие утверждено на заседании кафедры «Менеджмента и
маркетинга»
«_____» ___________ 2010г.
Рецензент:
старший преподаватель кафедры «Общего менеджмента» Пермского филиала Государственного университета – Высшей школы экономики И.Н. Калязина
старший преподаватель кафедры «Менеджмента и маркетинга» Н.И. Демидова
Дан дидактический материал по изучению тем, связанных с вопросами документирования управленческой деятельности и организации деловой переписки. Система упражнений и заданий поможет будущим менеджерам изучить особенности оформления всех
реквизитов документов; а также правила составления документов, входящих в систему
организационно-распорядительной документации; кроме того, закрепит знания по организации работы с документами.
Пермский государственный
технический университет, 2010г.
3
ОГЛАВЛЕНИЕ
1
ДОКУМЕНТ И СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ ............................................................... 4
2
УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ: ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И
ОФОРМЛЕНИЮ, ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ, СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ
РЕКВИЗИТОВ ................................................................................................................................ 5
3
СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ .......... 12
4
ДОКУМЕНТЫ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ ............................................................ 24
5
ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА .......................................................................................................... 25
6
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ..................................................................... 44
7
КОНТРОЛЬНЫЙ ТЕСТ ...................................................................................................... 46
4
1 ДОКУМЕНТ И СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
Задание 1.1 Выберите правильный ответ
В качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов в суде
юридическую функцию несет:
- телефонный разговор по домашнему телефону;
- разговор в коридоре учреждения;
- переговоры в ресторане;
- договор об оказании услуг в записи по установленной форме.
Задание 1.2 Выберите правильный ответ
В целях унификации форм документов и снижения трудовых затрат на
подготовку документации управленческой деятельности на предприятии информация фиксируется в соответствии:
- УС банковской деятельности;
- УС отчетной и учетной бухгалтерской деятельности;
- УС организационно-юридической деятельности;
- УС внешнеторговой деятельности.
Задание 1.3 Выберите из правой колонки определения, относящиеся к терминам в левой колонке, соответственно пронумеровав их.
1. Подлинник
Точное воспроизведение подлинника
2. Копия
Копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала, обладает той же юридической
силой, что и подлинник
3. Дубликат
Копия исходящего документа, который остается в
учреждении
4. Выписка
Оригинал (документ в окончательной редакции,
оформленный с учетом требований Госта)
5. Отпуск
Копия официального документа, которая воспроизводит какую-либо часть, заверенную в официальном порядке
6. Автограф
Документ, который написан автором отпуска
Задание 1.4 Назовите основные этапы работы с документами, которые выделяются в ЕГСД, ГСДОУ. Оформите эти сведения в виде схемы.
Задание 1.5 Объясните термины «унификация» и «стандартизация» документа? Как соотносятся данные понятия?
5
2 УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ:
ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ,
ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ, СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ
РЕКВИЗИТОВ
Задание 2.1 Заполните таблицу реквизитами, необходимыми для бланка
письма
Обязательные реквизиты
Дополнительные реквизиты
Задание 2.2 Согласны ли Вы, что
да
нет
- частная фирма не имеет права применять бланки с
гербом РФ
- на всех документах ставится печать
- документ без подписи руководителя имеет юридическую силу
- дата – обязательный реквизит
- резолюция оформляется от руки
- приказ утверждается
- в письме отсутствует реквизит № 10
- реквизит № 14 является дополнительным
- в начале текста письма-ответа нужно обязательно
указывать дату и № входящего письма
Задание 2.3 Разработайте фирменные бланки для своей будущей фирмы
в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
6
Задание 2.4 Практикум 1
Вариант I
Найдите и проанализируйте ошибки, допущенные при оформлении реквизита
«Гриф утверждения документа»:
1.1. УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Электроника»
Баранов С.И. Баранов
15.10.2008
1.3. УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Петрова Е.С. Петрова
06.10.2008
1.2. «УТВЕРЖДАЮ»
Директор ООО «Мир»
Самсонов В.М. Самсонов
14.10.2008
1.4. Утверждаю
Зам.директора ЗАО «Экслер»
Ветров И.С. Ветров
24 ноября 2008 г.
Вариант II
Укажите правильные способы оформления реквизита «Адресат» и исправьте
неправильные варианты, используя приведенные ниже примеры:
2.1. Московскому государственному
Гуманитарному университету
2.5. Директорам машиностроительных заводов
2.2.ЗАО «Феникс»
Отдел рекламы
2.6. ООО «Белый ветер»
Генеральному директору
П.С. Веснину
2.7. ЗАО «ЭМИН»
Начальнику планового отдела
В.П.Семенову
2.8. Директору ООО «Темп»
Свободы ул., д.18,г.Мурманск,
124567
В.С. Зацепину
2.3. ЗАО «Веста»
В отдел маркетинга
2.4. Гусевой И.С.
Вишневая ул.,д.17, кв.34
Москва, 125369
Вариант III
Найдите ошибки, допущенные секретарем при разработке бланка письма.
3.1 Закрытое акционерное общество
«Альтаир»
Альтаир
115089, Москва, ул. Садовая, д.15
Тел.:(495) 218-11-07, факс: (495) 218-11-10
ОКПО 02158123 КПП 771001001
__________№_______
На №______________
7
3.2
Эмблема
ОАО «Свияж»
ул. Вишневая, 7,г.Красногорск,
Московская обл., 145761
Тел.: (495) 576-46-76
Факс:(495) 576-46-77
ИНН/КПП 7707067850/771001001
___________№_______
На №______от_______
4. Определите, правильно ли оформлена в документах замена подписи
Руководителя при его отсутствии:
4.1 /Директор
С.П.Иванов
4.2 Зам.директора
В.И.Семенов
4.3 Зам.директор
Е.В.Бобров
Ответы на задания практикума
Вариант I
Анализ ошибок:
1.1 Дата утверждения проставляется от руки (должностным лицом,
утвердившим документ).
1.2 Слово УТВЕРЖДАЮ не берется в кавычки.
1.3 Не указано наименование организации.
1.4 Слово УТВЕРЖДАЮ пишется прописными буквами.
Правильные варианты
1.1 УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Электроника»
Баранов С.И Баранов
15.10.2008
1.3. УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Импульс»
Петрова Е.С. Петрова
06.10.2008
1.2. УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Мир»
Самсонов В.М. Самсонов
14.10.2008
1.4. УТВЕРЖДАЮ
Зам.директора ЗАО «Экслер»
Ветров И.С. Ветров
24 ноября 2008 г.
8
Вариант II
Правильные варианты
2.2.ЗАО «Феникс»
Отдел рекламы
2.5. Директорам
машиностроительных заводов
2.4. Гусевой И.С.
Вишневая ул.,д.17, кв.34
Москва, 125369
2.7. ЗАО «ЭМИН»
Начальнику планового отдела
В.П.Семенову
Исправленные варианты
2.1. Московский государственный
Гуманитарному университету
2.6. Генеральному директору
ООО «Белый ветер»
П.С. Веснину
2.3. ЗАО «Веста»
Отдел маркетинга
2.8. Директору ООО «Темп»
г-ну В.С.Зацепину
Свободы ул., д.18,г.Мурманск,
124567
Вариант III
3.1.
1) Отсутствует эмблема организации.
2) В сокращенном наименовании организации не указана организационноправовая форма.
3) Сокращенное наименование организации берется в кавычки и пишется в
скобках.
4) Элементы почтового адреса должны указываться в последовательности,
установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
5) Пропущены реквизиты : «Основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица»; «Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)
6) Неверно оформлен реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату
документа»: пропущен предлог «от».
9
Правильный вариант
Эмблема
Закрытое акционерное общество «Альтаир»
( ЗАО «Альтаир»)
Садовая ул., д.15, Москва, 115089
Тел. 218-11-07, факс 218-11-10
ОКПО 02158123 ОГРН 1037700860987
ИНН/КПП 7707411805/771001001
__________№_________
На №________от______
3.2
1) Не указано полное наименование организации.
2) Сокращенное наименование организации указывается в скобках.
3) Допущена ошибка в расположении элементов почтового адреса.
4) Отсутствуют реквизиты: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
Вариант 4
4.1 При замене подписи не допускается простановка косой черты перед
наименованием должности.
4.2 Правильный вариант замены подписи.
4.3.При замене подписи не допускается простановка от руки надписи «Зам.»
перед наименованием должности.
Задание 2.5 Ответьте на вопросы
1.
На каких документах располагается реквизит «Государственный герб
РФ»? Где он располагается на документе? Может ли изображение Государственного герба РФ располагаться одновременно с гербом (геральдическим знаком)
субъекта РФ?
2.
Для чего и как используется товарный знак? Как удостоверяется товарный знак?
3.
Что может быть зарегистрировано в качестве товарного знака? Каким
образом прекращается действие товарного знака?
4.
Где располагается реквизит «наименование организации»? В каком
случае возможно указание сокращенного наименования организации? В каком
случае указывается наименование структурного подразделения?
5.
Определите ошибочные варианты при оформлении реквизита «наименование организации»:
1)
МГУ; РУДН; РГГУ; ВНИИсельхозмаш;
2) Всероссийская академия сельскохозяйственных наук им. В.И. Ленина
(ВАСХНИЛ);
10
3) открытое акционерное общество «Каскад»; закрытое акционерное общество «Плутон»;
4) фирма «Спутник»; фирма «Виола»; пивная компания «Церера»; фабрика «Заря»;
5) отдел маркетинга; отдел перевозок;
6) Машстройсклад.
6.
В каких видах документов указывается реквизит «справочные данные
об организации»? Какая информация включается в этот реквизит?
7.
Как оформляется почтовый адрес? Каким документом регулируются
правила оформления почтового адреса? Где располагается данный реквизит?
8.
Что считается датой документа? Какие существуют способы написания
дат? В каких случаях используется каждый из способов?
9.
Исправьте ошибки в написании дат. Отметьте вариантные случаи их
написания:
1) 1.12.04; 17.07.2005г.; 1.1.05; 09/25/2005; 12.05 – 05;
2) 12 декабря 2005 г.; 17 апр. 2005; 11.декабрь/05 г.; 13 ноября `05;
3) 17/Х-05; 10/XII-05;25.Х.05;
4) с 2004 по 2005 г.г.; 2000 по 2005г.г.; с 2002 – 2005; с 2004 года по 2005
год; с 23-25 декабря 2005;
5) девятое мая, восьмое марта (как праздничные дни);
6) 5-го мая, к 3-ему января, на 1-ое марта, к 17-у февраля.
10. Какую информацию включает реквизит «регистрационный номер документа»? Где располагается данный реквизит? Расшифруйте приведенный
регистрационный номер: № 01/04-57.
11. На каком документе помещается реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа»? Для чего необходим этот реквизит? Что означает
следующая информация: на № 03-21/145 от 03.08.2005?
12. На каких документах проставляется реквизит «место составления или
издания документа»? Где помещается данный реквизит? В каких случаях данный
реквизит можно не указывать?
13. На каких документах проставляется реквизит «адресат»? Какую информацию включает этот реквизит?
14. Как оформляется адрес документов, направляемых в организацию (организации)? Как оформляется адрес физического лица?
15. Исправьте ошибки в оформлении реквизита «адресат»:
1) директор открытого акционерного общества «Прима» Н.Е.Сергеев;
2) Громозеко П.Р. г.Воркута, 630075, ул.Геодезическая, 32-12;
3) Председатель кооператива Н.И. Луговая;
4) ООО»свет», ул.Мира, д.35, оф.11, г.Москва, 112031;
5) Заместителю директора фирмы «Трек» Носову Р.П.;
6) ул.Родненко, 73, г.С-Петербург, 190027, Издательский дом «Селенга», Винокурову П.П. (гл.инженеру).
16. Какие документы подлежат утверждению? Каким способом они утверждаются? Каковы варианты оформления этого реквизита?
17. В каком случае оформляется резолюция? Где располагается данный
реквизит?
11
18. Каково назначение реквизита «заголовок к тексту»? В какой форме составляется заголовок?
19. В каких случаях документ должен содержать приложения? Где располагается данный реквизит?
20. Почему реквизит «подпись» обладает особой юридической силой? Где
располагается и из каких элементов состоит данный реквизит?
21. Что такое ЭЦП? В каких случаях и как используется ЭЦП? Какова ее
структура?
22. В каких случаях происходит согласование документа? Какие могут
быть варианты согласования?
23. Для чего проставляется оттиск печати? Перечислите документы, на которых должна ставиться печать.
24. В каком случае оформляется реквизит «отметка о заверении копии»?
Какие элементы включает данный реквизит?
Задание 2.6 На предприятиях часто возникают следующие вопросы.
Ответьте на них.
 Через наше подразделение проходит большое количество различных
документов, единообразие отсутствует даже в оформлении почтовых адресов.
Мы не нашли документа, которым определяется правильность их оформления.
Не может быть, чтобы это не регулировалось законодательно…
 Многие документы требуют утверждения руководителем или другим
сотрудником организации, имеющим на это право. Но кроме этого имеется ряд
документов, для утверждения которых требуется издать документ. Какими
способами можно утверждать документы и как это оформляется?
 На некоторых документах обязательно ставить печать. Начальник
утверждает, что оттиск печати должен захватывать часть подписи, а я думаю,
что подпись на документе должна быть видна. Кто прав?
 Почему угловое расположение реквизитов на бланке письма предпочтительнее, чем продольное?
 Начальник сказал, что необходимо «списать документ в дело». Что это
значит?
Задание 2.7. Контрольная работа
1. Заполните таблицу соответствующими сведениями для следующих реквизитов: «адресат» (Iв), «справочные данные об организации» (IIв), «гриф утверждения документа» (IIIв), «гриф согласования» (IVв).
Наименование
реквизита
Виды документов, Расположение
в которых оформ- реквизита
ляется реквизит
Пример
оформления
реквизита (с указанием
вариантов, если таковые
имеются)
12
3 СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ
ОСНОВНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
Задание 3.1 Впишите наименования видов документов
в соответствующую колонку таблицы
Организационно-распорядительная документация
Организационная документация
Распорядительная документация
Информационносправочная документация
Задание 3.2 Выберите из правой колонки определения, относящиеся к
терминам в левой колонке.
Штатная численность
Перечень должностей, сведения о количестве
штатных единиц, должностных окладах,
надбавках, месячный фонд зарплаты
Штатное расписание
Документ создается для каждого структурного
подразделения. В нем определяются правовой
статус, задачи, функции, права, обязанности,
ответственность
Правила внутреннего распо-
Указываются в ее структурных подразделени-
рядка
ях предприятия, вводимые должности и количество единиц для каждой из должностей
Положение о структуре под- Отражают организацию работы предприятия,
разделения
взаимные обязанности работника и администрации, внутренний режим, командирование,
предоставление отпусков
13
Должностная инструкция
Регламентируемое положение сотрудников
предприятия и устанавливает функции, права,
обязанности и ответственность должностных
лиц
Задание 3.3 Реферат. Опишите порядок подготовки проекта приказа по
основной деятельности.
Задание 3.4 Перечисленные ниже разновидности приказов распределите по двум группам: приказы по личному составу и приказы по основной деятельности:
1. Об объявлении выходного дня рабочим.
2. О распределении обязанностей между заместителями руководителя организации.
3. О награждении работника ценным подарком в связи с юбилеем.
4. Об оказании работнику материальной помощи.
5. О предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы.
6. Об установлении работнику надбавки к зарплате.
7. Об утверждении Инструкции по кадровому делопроизводству.
8. О внедрении новой технологии продаж.
9. О направлении работника в командировку.
10. Об увольнении работника за прогул.
11. О подготовке графика отпусков на 2009 г.
12. Об изменении фамилии в связи со вступлением в брак.
14
Задание 3.5 Проанализируйте текст и оформление приказа по основной
деятельности. Оформите правильный вариант приказа.
ОАО «Книга»
Магазин № 1
ПРИКАЗ
28.07.2004
№ 25
О проведении инвентаризации
В соответствии с приказом генерального директора ОАО «Книга» Семенова П.С. от 25.07.2004 № 36
ПРЕДЛАГАЮ:
1.
Создать комиссию по проведению инвентаризации магазина № 1.
2.
Комиссии произвести инвентаризацию магазина № 1 с 03.08.2004
по 17.08.2004.
3.
Комиссии подготовить акт о проведении инвентаризации к
20.08.2004.
4.
Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Директор
ВПопов
В.В. Попов
Н.С. Пономарева
12 84 55
Задание 3.6 Проанализируйте текст приказа (устно). Оформите правильный вариант приказа.
Фирма «Луч»
ПРИКАЗЫВАЮ
1. Гл. инженеру П.И. Еремееву нужно срочно сформировать комиссию для
установления причин аварии.
2. И не позже чем до 30.05.2005 установить эти самые причины.
15
Задание 3.7 Проанализируйте текст приказа (устно). Оформите правильный вариант приказа.
ОАО «Час»
ПРИКАЗЫВАЮ
1. Немедленно заняться подготовкой всей необходимой документации о состоянии холодильных установок.
2. Проконтролировать всё это нужно Н.О.Сергееву.
Задание 3.7 Контрольная работа
Вариант I
Составьте и оформите приказ об утверждении и инструкции по делопроизводству в ООО «Заря», которая была принята в соответствии с распоряжением Министерства … от 25.01.2005 «Об утверждении…» № 222, а также в целях единого порядка работы с документами. Возложите персональную
ответственность за соблюдение требований инструкции на начальника канцелярии Петрову Н.Н. Поручите начальникам структурных подразделений
организовать ее изучение всеми работниками подразделений и обеспечить
надлежащий порядок в работе с документами. Контроль возложите на директора Сидорова А.П.
Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.
Вариант II
Составьте приказ по основной деятельности о графике работы в праздничные дни (начальник охраны должен опечатать производственные помещения и обеспечить охрану; директор по персоналу должен обеспечить дежурство на телефоне главного офиса для оперативного решения вопросов;
главный бухгалтер должен оплатить дежурство в двойном размере).
Вариант III
Составьте приказ о подготовке к ежегодному семинару (директор по маркетингу должен представить тезисы докладов специалистов-маркетологов по
зарубежному рынку; секретарь генерального директора должен подготовить
план организационных мероприятий по проведению семинара; главный бух-
16
галтер должен составить смету расходов по организации работы секций и
проведению заключительного банкета).
Задание 3.8 Сделайте копию части приказа о возложении персональной
ответственности за соблюдение требований инструкции.
Задание 3.9 Составьте выписку из приказа, адресованную И.Р.Андрееву,
которому в срок до 04.06.2005 нужно создать комиссию для выяснения причин утечки газа из корпуса № 5.
Задание 3.10 Вставьте название документа
Государственный комитет Российской Федерации по управлению образованием издал ….. о разработке
должностной инструкции в срок до
09.05.2005. Контроль за исполнением… был возложен на П.О.Соколова;
Директор ОАО «Сиб-Тур» издал…… об организации семейных туров
по России и за рубежом в срок до 21.06.2005. Подготовить необходимые документы поручено старшему менеджеру Р.О. Федорову;
Совет директоров ОАО «Вектор» издал…… об объединении организаций «Спектр» и «Луч» в срок до 03.07.2005. Контроль за исполнением… был
возложен на генерального директора ОАО «Вектор» Р.А.Касаткина;
Главный инженер отдела снабжения издал…… о поставке дополнительной партии пиломатериалов.
Задание 3.11 Ответьте на вопросы Ваших коллег
Наш бывший руководитель издавал только приказы, а нынешний только распоряжения, причем, на наш взгляд, по содержанию и рассматриваемым
вопросам эти документы не различаются, но приказы лучше воспринимаются
сотрудниками. Есть ли существенные различия между приказом и распоряжением? Что лучше?
17
Задание 3.12 Проанализируйте текст распоряжения (устно). Оформите
правильный вариант распоряжения.
Консервный завод
РАСПОРЯЖЕНИЕ
№ 11
п. Веселый
Обеспечение противопожарной безопасности
Для противопожарной безопасности ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Убрать территорию завода – отв. Ю.В.Петров.
2. Проверить электропроводку электрооборудования – отв. С.В. Симонова.
Директор завода
Жирнов Н.П.
Задание 3.13 Проанализируйте текст указания (устно). Оформите правильный вариант указания.
Московская шоколадная фабрика № 9
УКАЗАНИЕ
От 16.11.05
№ 128
г.М-ва
Про создание комиссии для проведения
экспертизы технического состояния
конвейера № 6
В связи с необходимостью определения технического состояния конвейера
№6 в кондитерском цехе и его возможной замены
ПРИКАЗЫВАЮ
1. Главному инженеру И.С.Симонову создать комиссию для проведении экспертизы технического конвейера №6 и чем быстрее, тем лучше!
2. Проведите экспертизу технического состояния конвейера № 6 в кондитерском цехе до 30.11.05 (ответственный – председатель комиссии).
3. Подготовить всю необходимую документацию о состоянии конвейера № 6
к 05.12.05 (ответственные – гл. инженер И.С.Симонов и председатель комиссии).
Директор
P.S. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на зам.директора
Е.Г. Федорова.
18
Задание 3.14 Составьте и оформите протокол собрания студенческой
группы. Тема собрания – по выбору.
Задание 3.15 Самостоятельная работа
Найдите ошибки в оформлении и тексте документов, охарактеризуйте и исправьте их.
Вариант I
ПРОТОКОЛ
УЧРЕДИТЕЛЬНОГО СОБРАНИЯ ОБЩЕСТВА
С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
ФАРМА – ЛТД
Присутствовали:
1.Зайцев Н.С.
2.Кронберг В.А.
3.Остальные
Утвердили повестку дня собрания :
Об учреждении ООО «Фарма-ЛТД».
По вопросам повестки дня:
Выступил Зайцев Николай, который предложил учредить Общество с
Ограниченной Ответственностью «Фарма-ЛТД».
РЕШИЛИ:
1. Учредить Общество с Ограниченной Ответственностью «Фарма – ЛТД»
2. Что нужно срочно заняться разработкой должностных инструкций.
3. Эту ношу на себя должен взять не кто иной, как П.Р.Прокудин.
Вариант II
ПРОТОКОЛ
05.09.2005
№11
Главы администрации управления образования, заседание
Секретарь – Сивкина Н.А.
Председатель – Громов Е.Н.
Присутствовали: Главы управ муниципальных округов, директора и завучи школ Центрального района. Всего присутствовало 17 человек. Реги-
19
страционный список прилагается.
Повестка дня
1. О проведении реформы образования
2. Права преподавателей
Задание 3.16 Проанализируйте текст и оформление выписки из протокола. Результаты исследования изложите письменно.
ВЫПИСКА
из ПРОТОКОЛА № 27
Заседание Совета
Союза профессиональных косметических организаций
Г. Москва
20 мая 2004 г.
Присутствовали: Михеева Р.И., Семенов О.Д., Веселов К.А., Теплов П.П.,
Федоров А.С.
Приглашенные: Антонова Е.И., Устов Г.Р.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
О приеме в члены СПКО ООО «Молодость»
Голосование: «ЗА» - единогласно.
Председатель
РМихеева
Р.И. Михеева
Задание 3.17 Составьте текст справки о заработной плате и стаже работы в фирме «АБВ» Марии Ивановны Сидоровой. Оформите в установленном порядке (недостающие реквизиты укажите самостоятельно).
Задание 3.18 Составьте текст справки о наличии остатков стройматериалов на складе. Оформите в установленном порядке (недостающие реквизиты укажите самостоятельно).
Задание 3.19 Внесите в соответствующую колонку нужную информацию о докладной записке из нижеуказанного перечня.
- адресуется руководителю своей фирмы;
- составляется на фирменном бланке;
- может писаться от руки;
20
- регистрируется в канцелярии предприятия;
- подписывается руководителем;
- составляется от первого лица единственного числа;
- подписывается составителем;
- составляется на бланке структурного подразделения;
- составляется от первого лица множественного числа;
- регистрируется в канцелярии предприятия;
- подписывается руководителем;
- регистрируется в структурном подразделении;
- адресуется руководителю министерства, фирмы-партнера, администрации
города или области.
Внутренняя докладная записка
Внешняя докладная записка
Задание 3.20 Исправьте ошибки в оформлении и тексте докладной записки. Оформите резолюцию руководителя.
ПГОНО
Зав. РУО Мотовилихинского района
РУО
г. Перми
Мотовилихинского района г. Перми
Л.К. Федосееву
Инспекторский отдел
от инженера Николаева В.Н.
Докладная записка
09.08.2004 г. № 14
г. Пермь
Об итогах проверки школ Мотовилихинского района г. Перми к 01.09.2004 г.
14 школ готовы полностью. В школах № 51,174,210 не закончен текущий ремонт. В школе № 83 не закончен капитальный ремонт здания.
Считаю необходимым дополнительно выделить 150000 (Сто пятьдесят
тысяч) рублей школам № 51, 174, 210, 83 для завершения текущего и капитального ремонта.
ВНиколаев
В.Н. Николаев
21
Задание 3.21 Исправьте ошибки и отредактируйте содержание докладной записки. Оформите ее в соответствии с ГОСТом.
Докладная записка.
Начальнику авторемонтной станции
Курбанову
Обращаюсь к Вам с настоящей докладной по следующему поводу.
Внутрицеховая проверка и контрольные испытания отремонтированных
станцией автомашин иногда требуют оставления на кратковременную сверхурочную работу слесарей-наладчиков и шоферов. Мы подчас сталкиваемся с
трудностями при оформлении сверхурочных с бухгалтерией. Поэтому Вам
срочно необходимо разобраться в этом вопросе и обеспечить принятие нужных мер, касающихся сказанного мною выше.
Старший техник
авторемонтной станции
Л. Дьячков
Задание 3.22 Контрольная работа
Вариант I
Составьте докладную записку для следующей ситуации. Менеджер отдела оптовых продаж договорился о поставках нового товара в сеть магазинов
«Быстроном». Для скорейшего знакомства потребителя с товаром и повышения объема продаж было принято решение о размещении в торговых точках
постеров с рекламой данного товара. Однако на складе филиала постеров в
достаточном количестве не оказалось, и возникла необходимость заказать их
на центральном складе фирмы. Данную записку составил менеджер на имя
начальника отдела оптовых продаж.
Вариант II
Составьте докладную записку для следующей ситуации. Вы работаете
менеджером в туристической фирме «Арго». В связи с наступлением летнего
сезона увеличен объем работ с клиентами-туристами, требуются дополнительные временные работники. Данную записку адресуйте директору фирмы.
22
Задание 3.23 Составьте объяснительную записку своему декану о причинах вашей неявки на экзамен.
Задание 3.24 Составьте акт для следующих ситуаций.
 Директору предприятия «Омский бекон» поступают жалобы потребителей, недовольных качеством печеночного паштета. По приказу
директора проводится проверка соблюдения санитарных норм в цехе по изготовлению паштета.
 Вас назначили председателем комиссии по списанию товарноматериальных ценностей в организации, где вы работаете заместителем начальника маркетингового отдела. Как оформить акт о списании товарно-материальных ценностей?
Задание 3.25 Составьте акт приема-передачи принтера HP LaserJet
4L, инв. № 415 из отдела рекламы в отдел ДОУ.
Задание 3.26 Контрольная работа
Отредактируйте предложенные документы.
Вариант I
Завод ВАЗ-Москва
Утвердил
Директор завода
А.С. Леонов
АКТ
23.03.05
25.03.05
г. Москва
О технике безопасности в автомобилях ВАЗ
Основание: жалоба потребителя на несработавшие тормоза
Составлен комиссией:
Председатель – начальник экспедиторской службы С.Н.Шарапов
Секретарь - старший специалист С.П. Брежнев
Члены комиссии: 1. Зам. начальника экспедиторской службы
Л.В.Хрусталев
2. Экспедитор А.М.Левин
3. Секретарь С.А.Миронова
23.03.05 г. комиссия проверила, следят ли на заводе за качеством выпускаемых автомобилей.
В результате проверки установлено:
13.02.05 при сходе с конвейера партии автомобилей ВАЗ за № 3-12-39
главным механиком С.Т.Петровым не была выполнена проверка механизмов.
Составлен в 2 экз.:
23
1 эк. – в дело 01-13
2-й эк. – С.Т.Петрову
Председатель
Секретарь
Члены комиссии
С.Н.Шарапов
С.П. Брежнев
А.М. Левин
С.А.Миронова
Вариант II
Фирма «Морепродукт»
АКТ
«О выявлении причин неисправности холодильных установок в креветочном
цехе»
Основание: приказ генерального директора от 30.01.2005
Составлен комиссией в составе:
Члены комиссии: 1. Старший механик
Председатель:
Федотов Е.О.
2. Мастер
Кедров И.Г.
3. Слесарь
Стопин И.Е.
Главный инженер
Колтунов И.О.
Составлен в 2-х экземплярах :
1-й – генеральному директору
2-й – отделу технического обслуживания
На прошлой неделе ни с того, ни с сего из строя вышло 3 холодильных
установки.
После проведения технического осмотра главным механиком, члены комиссии во главе с председателем установили, что поломка холодильников
произошла в результате попадания в агрегаты воды, которая просачивалась с
потолка помещения.
Председатель комиссии
Члены комиссии
01.02.2005 № 166/3-57
г.Москва
Подпись
Подпись
Подпись
Подпись
Колтунов И.О.
Федотов Е.О.
Кедров И.Г.
Стопин И.Е.
24
Задание 3.27
1. Рассмотрите следующую ситуацию. Хлебопекарный цех новгородского
хлебозавода №2 оснащен печами ЭП-16М, срок действия которых истек в апреле
2005 г. Составьте необходимые документы:
 докладную записку начальника цеха директору завода;
 выписку из протокола общего собрания трудового коллектива, где одним из вопросов был вопрос о состоянии оборудования;
 приказ директора завода о проведении экспертизы технического состояния печей;
 акт экспертизы;
4 ДОКУМЕНТЫ, СОСТАВЛЕННЫЕ РАБОТНИКОМ ЛИЧНО
Задание 4.1 Оформите и составьте заявление о приеме вас на работу.
Задание 4.2 Напишите автобиографию, необходимую для поступления на
работу.
Задание 4.3 Оформите и составьте заявление о предоставлении отпуска.
Задание 4.4 Контрольная работа. Найдите ошибки в приведенных доверенностях, исправьте их.
Вариант I
Я доверяю своему соседу по парте К.А.Хрымову, и пусть он получит мою
стипендию.
Вариант II
Доверенность
Очень прошу Вас позволить моему мужу Кислову Анатолию Владимировичу
в мое отсутствие по причине служебной командировки на три месяца получать у
нас на предприятии мою зарплату.
С уважением,
Подпись
Кислова Надежда Степановна
25
Вариант III
Доверенность
Я, Степанов Валерий Петрович доверяю своей жене, Степановой Инне Георгиевне, управление моим автомобилем на время, пока я прохожу лечение в
санатории-профилактории «Восток».
Подпись
Валерий Петрович Степанов
Подпись своего мужа удостоверяю.
Жена В.П. Степанова
Подпись
И.Г.Степанова
5 ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА
Задание 5.1 Ответьте на вопросы ваших коллег об оформлении деловых писем.
 Имеют ли право администрации городов Московской области помещать на бланках документов изображение Государственного герба Российского Федерации?
1. Да
2. Нет
 Изображение какого герба имеет право поместить на бланках документов администрация муниципального образования, например города
Люберцы Московской области?
1. Государственный герб Российской Федерации
2. Герб города
3. Герб Московской области
 Какой знак имеет право поместить на бланках документов предприятие, производящее какую-либо продукцию?
1. Государственный герб Российской Федерации
2. Товарный знак
3. Герб города, на территории которого находится предприятие
 Выберите три способа написания даты, предусмотренные ГОСТ Р 6.302003:
1.
2.
3.
4.
10.03.09
10 марта 2009 г.
10 марта 2009 года
10.03.2009 г.
26
5. 2009-03-10
6. 2009.03.10
7. 10.03.2009
 В каком из приведенных бланков правильно расположен товарный
знак?
1
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ
ОБЩЕСТВО
«ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ
ОБЪЕДИНЕНИЕ
“ИНТЕРТРИКОТАЖ”»
(ЗАО “ИНТЕРТРИКОТАЖ”)
Солнечная ул., д.22, Москва,
290112
Тел./факс (495)699-12-12;
(495)699-12-13;
e-mail: tricot@tricot.ru
ОКПО 2356447;
ОГРН 1127776500001;
ИНН/КПП 012220000/011777000
_____________№_____________
На
№__________от____________
2
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ
ОБЩЕСТВО
«ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ
ОБЪЕДИНЕНИЕ
“ИНТЕРТРИКОТАЖ”»
(ЗАО “ИНТЕРТРИКОТАЖ”)
Солнечная ул., д.22, Москва,
290112
Тел./факс (495)699-12-12;
(495)699-12-13;
e-mail: tricot@tricot.ru
ОКПО 2356447;
ОГРН 1127776500001;
ИНН/КПП 012220000/011777000
_____________№_____________
На №__________от____________
 В каком из приведенных бланков правильно дано наименование организации – автора документа?
1
2
Российская Федерация
Закрытое акционерное общество
«НИКС»
Звездный бульвар, д.40, Москва,123456
Тел.(495) 216 -70-06; факс (495) 216-70-09;
e-mail: niks@mail.ru
ОКПО 23456447; ОГРН 1127776500001;
ИНН/КПП 0112220000/011777000
_____________№______________
На №_________от______________
Закрытое акционерное общество
«НИКС»
Звездный бульвар, д.40, Москва,123456
Тел.(495) 216 -70-06; факс (495) 216-70-09;
e-mail: niks@mail.ru
ОКПО 23456447; ОГРН 1127776500001;
ИНН/КПП 0112220000/011777000
_____________№______________
На №_________от______________
27

В каком из приведенных бланков правильно указаны справочные данные
об организации и коды?
1
2
Общество с ограниченной
ответственностью
«АВТОХИМИЯ»
Общество с ограниченной
ответственностью
«АВТОХИМИЯ»
117312, Москва, Ферсмана ул., д.5/1
Тел.721-3333; факс 721-1900;
e-mail: avto@avto.ru
ОГРН 1127776500001;
ИНН/КПП 0112220000/011777000
______________№______________
Ферсмана ул., д.5/1, Москва, 117312
Тел.(495)721-3333; факс (495)721-19-
На №_________от______________
00;
e-mail: avto@avto.ru
ОКПО 2356447;ОГРН
1127776500001;
ИНН/КПП 0112220000/011777000
______________№______________
На №_________от______________
 Допускается ли размещение справочных данных об организации на нижнем поле бланка документа, как в приведенном примере?
1. Да
2. Нет
Закрытое акционерное общество
«ЛУЖНИКИ-ПАРК»
________200____№_______
На №___________от______
Ленинский просп., д.22, корп. 1, Москва, 122033;
Тел./факс(495) 913-44-56; (495) 913-44-80;
ОКПО 2356447; ОГРН 1127776500001; ИНН/КПП 112220000/011777000
 Укажите правильный вариант оформления реквизита «Адресат» в письме,
направляемом в организацию:
1. Генеральному директору
ОАО «Стройресурс»
Живописная ул., 24
Москва, 255678
28
2. 255678,Москва,
Живописная ул., 24
Генеральному директору
ОАО «Стройресурс»
г-ну С.С.Калашникову
3. Генеральному директору
ОАО «Стройресурс»
г-ну С.С.Калашникову
Москва, Живописная ул., 24, 255678
4. Генеральному директору
ОАО «Стройресурс»
г-ну С.С.Калашникову
Живописная ул., 24,
Москва, 255678
 Оформите реквизит «адресат» для писем, которые направляются:
1. в терапевтическое отделение Центральной клинической больницы;
2. врачу-ординатору терапевтического отделения Центральной клинической больницы А.В.Смирнову;
3. в районную администрацию ххх района;
4. в адрес ОАО «Созвездие» (ул. Селезневская, д.1, Москва, 120445);
5. Козловскому С.Я. по адресу: 345230 г. Пермь, Торговая пл.,д.5
 Какой заголовок к деловому письму вы считаете правильным?
1. О договоре поставки
2. О невыполнении договора поставки от 12.02.2008 № 45/67
3. О невыполнении договора
 Укажите, какой из вариантов оформления отметки о наличии приложения
правильный, при условии, что приложение названо в тексте?
1. Приложение: упомянутое на 3л. в 1экз.
2. Приложение: на 3 л. в 1 экз.
3. Приложение: по тексту на 3 л. в 1 экз.
Задание 5.2 Ответьте на вопросы ваших коллег о составлении деловых
писем.
1. Какие варианты обращения возможны в ситуации приглашения ректора
другого вуза принять участие в праздновании юбилея вашего университета?
29
2. Какие обращения не используются в современных деловых документах:
любезный сэр; уважаемый председатель комиссии; многоуважаемый господин; директор; гражданка; милостивый государь; господин начальник; леди
и джентльмены; уважаемый генеральный директор; боевой товарищ?
3. Укажите ошибки в оформлении:
1) при обращении:
а) Уважаемый г-н Н.А.Пономарев;
б) Г-жа Л.Н. Лебедева!
в) Уважаемые г-да!
г) Уважаемый господин министр Иванов;
д) Уважаемый И.М. Михайлов!
е) Уважаемый Добренко Сергей Петрович!
ж) Иванов Дмитрий Васильевич!
з) Толстикову Борису Гавриловичу!
2) в тексте письма:
а) Предлагаю Вашему вниманию образцы материалов ;
б) Напоминаю, что срок выполнения договора от 11.02.2005 № 15/10 истекает;
в) Будьте так любезны;
г) Не откажите в любезности сообщить.
4. Какими языковыми формулами можно выразить следующие элементы
смысла:
1) благодарность;
2) мотивировка написания письма;
3) вопросы, осведомление;
4) факт отправки;
5) просьба;
6) сообщение, извещение;
7) уверение, предложение помощи, услуг;
8) выражение надежды;
9) выражение сожаления, соболезнования;
30
10) подтверждение;
11) гарантия;
12) предложение (оферта);
13) напоминание;
14) предупреждение;
15) извинение;
16) удовлетворение;
17) отказ;
18) ответ на запросы и предложения;
19) приглашение;
20) окончание письма;
21) разрыв отношений;
22) претензия?
5. В каких жанрах писем используются приведенные вами языковые формулы?
6. Определите жанр письма по языковым формулам.
Языковая формула
Жанр письма
1.Просим сообщить дату приезда деле- а) оферта (предложение)
гации от Вашей фирмы….
2. Мы уверены, что Вас заинтересует
б) отказ
высокое качество нашей продукции…
3. В связи с приближением сроков по-
в) сопроводительное письмо
ставки, напоминаем Вам, что…
4. Нам будет приятно видеть Вас на
г) просьба
юбилее нашей фирмы, который состоится…
5. К сожалению, мы не можем принять
д) напоминание
Ваше предложение…
6. Представляю на утверждение проект
плана….
е) приглашение
31
7. Определите жанровые разновидности деловых писем:
1) 13.12.2005 в офисе Московской торговой компании «Милтон» произошел
скачок напряжения, в результате чего вышла из строя вся офисная техника (12
компьютеров, 3 принтера, 2 копировальных аппарата, 1 холодильник). Вызванные
техники сумели починить только холодильник, остальное оборудование необходимо заказывать. Составьте письмо-заказ;
2) вы коммерческий директор фирмы «Валентина» по продаже косметической и парфюмерной продукции. Вам необходимо провести рекламную кампанию. Оформите рекламное письмо для деловых партнеров;
3) вы являетесь ведущим специалистом книжной ярмарки. Составьте письмоприглашение участникам ярмарки. Участие в этой ярмарке позволит широко
представить книжную
продукцию партнеров, продать экспонаты со стендов,
изучить особенности рынка и заключить выгодные сделки.
Задание 5.3 Практикум 2
Найдите ошибки в оформлении письма-поздравления
Открытое акционерное общество
"Комплексные системы"
(ОАО "Комплексные системы")
Софийская ул., 12 , Санкт-Петербург, 192102
Тел.: (812) 327-36-12, факс: (812) 327-36-15
Е-mail: comsistem@mail/ru
ОКПО 03115207
ОГРН 1154800218753
Консалтинговая группа "РИНА"
Генеральному директору
Васильеву СИ.
15.04.2009 № 123/04-08
Уважаемый Станислав Игоревич!
Нам приятно было узнать о том, что Ваша компания заняла лидирующие позиции в последних
рейтингах консалтинговых компаний в сфере управления персоналом и его подбора.
Искренне поздравляем Вас и возглавляемую Вами команду профессионалов высочайшего
класса и полностью согласны с тем, что сегодня Ваша компания является лидером. Совершенный
вами прорыв в области консалтинговых услуг - это мощный стимул для дальнейшего развития
компаний, работающих в этой сфере.
Желаем всему Вашему коллективу больших удач, новых интересных идей и их успешной реализации.
С уважением,
Генеральный директор
Купчин И.С
32
ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ ПРАКТИКУМА
1. В реквизите «Адресат» наименование организации входит в
наименование должности руководителя, которому направляется
письмо.
2. Инициалы должностного лица в реквизитах «Адресат» и «Подпись» проставляются перед фамилией. ГОСТ Р 6.30-2003, п.3.15.
3. Не проставлен код по ИНН /КПП(ГОСТР 6.30-2003, п.3.6).
4. Отсутствует реквизит «Ссылка на регистрационный номер и
дату инициативного документа».ГОСТ Р 6.30-2003, п.3.13.
5. Отсутствует заголовок к тексту. ГОСТ Р 6.30-2003,п.3.18.
6. Отсутствует реквизит «Отметка об исполнителе» ГОСТ Р 6.302003,п.3.27.
33
РЕКОМЕНДУЕМЫЙ ВАРИАНТ
Открытое акционерное общество
"Комплексные системы"
{ОАО "Комплексные системы")
Софийская ул., 12 , Санкт-Петербург, 192102
Тел.: (812) 327-36-12, факс: (812) 327-36-15
Е-mail: comsistem@mail.ru
ОКПО 03115207
ОГРН 1154800218753
ИНН/КПП 7700182511/772002002
Генеральному директору
Консалтинговой группы "РИНА"
С.И. Васильеву
15.04.2009 № 123/04-08
На №________от______
О результатах рейтинга консалтинговых компаний
Уважаемый Станислав Игоревич!
Нам приятно было узнать о том, что Ваша компания заняла лидирующие позиции в последних рейтингах консалтинговых компаний в сфере
управления персоналом и его подбора.
Искренне поздравляем Вас и возглавляемую Вами команду профессионалов высочайшего класса и полностью согласны с тем, что сегодня Ваша
компания является лидером. Совершенный вами прорыв в области консалтинговых услуг - это мощный стимул для дальнейшего развития компаний,
работающих в этой сфере.
Желаем всему Вашему коллективу больших удач, новых интересных
идей и их успешной реализации.
Генеральный директор
С.М.Белова
213-15-14
И.С. Купчин
Задание 5.4 Самостоятельная работа
Вариант I
Исправьте ошибки в оформлении письма, композиции текста, отредактируйте
текст.
Открытое акционерное
Директору ОАО «Двигатель»
общество «Уралсталь»
Восмиручко Л.О.
ул. Светлая 7 г. Пермь 614060
тел./факс. (6873) 60-91-45
ОКПО 00000000, ОГРН 0000000000
ИНН/КПП 000000000/000000000
20.11.2003
№113-ПС
НА №___________от_____
О поставках комплектующих.
Обращаемся к Вам с убедительной просьбой выслать комплектующие и
дополнительное оборудование к присланным Вашим заводом двигателям по договору от 10.11.2003.
Зам. директора по производству
ОАО «Уралсталь»
АБорисов
А.А. Борисов
35
Вариант II
Исправьте ошибки в оформлении письма, композиции текста, отредактируйте
текст.
Открытое акционерное обще-
Директору ОАО «Уралсталь»
ство «Двигатель»
М.М. Веденееву
ул. Заречная 5 г. Пермь 614026
тел./факс. (5762) 75-88-05
ОКПО 00000000, ОГРН 0000000000
ИНН/КПП 000000000/000000000
2.12.2003
№223-ПС
НА №___________от_____
Об отказе на поставки комплектующих
С сожалением вынуждены Вам сообщить о невозможности поставок комплектующих и дополнительного оборудования к высланным нашим заводом
двигателям в указанные сроки в связи с серьезной аварией на одной из наших
установок. О новых сроках сообщим позднее. Приносим свои извинения.
Генеральный директор
ЛВосьмиручко
Л.О. Восьмиручко
36
Вариант III
Исправьте ошибки в оформлении письма, композиции текста, отредактируйте
текст.
ЗАО «КОНУС»
Коммунистическая, д.4, оф.7, 614000, Пермь
Тел./факс 12 15 40
ОКПО 12345678, ОКОНХ 1234567890123, ИНН/КПП 1234567890/123456789
№ 39 от 14.06.2004
Уважаемому г-ну директору
На № 46 от 08.06.2004
ЗАО «Магия»
Р.М. Судову
ул. Плешкова, д. 19, оф.2
Москва, 119112
Об отказе в установлении сотрудничества
Мы признательны Вам за интерес к сотрудничеству с нашей компанией.
Наши специалитсы провели всесторонний детальный анализ Вашего предложения. На основании полученных результатов можно судить о высоком качестве
Вашей продукции и ее большом коммерческом потенциале. К сожалению, по
независящим от нас обстоятельствам мы вынуждены отказать Вам. Вернуться к
продолжению сотрудничества мы сможем в начале 2005 года. Буду признателен
за Ваше понимание сложившейся ситуации и рассчитываю на благоприятное
возобновление диалога в будущем.
Директор
АПетрин
Петрин А.М.
37
Задание 5.5 Деловая игра. Ведение коммерческой переписки
 Обговорите с соседом по аудитории (как с потенциальным деловым партнером) содержание деловой сделки.
 Поделите с деловым партнером обязанности поставщика и покупателя товара.
 На разработанном фирменном бланке составьте и оформите соответствующее деловое письмо в двух экземплярах (оригинал и отпуск)
а) одной стороне - письмо-запрос о возможности поставки товара,
другой стороне – ответ-запрос – сопроводительное письмо;
б) одной стороне – предложение совершить сделку,
другой стороне – согласие на составление коммерческого договора.
Задание 5.6 Составьте письмо для следующей ситуации: сотрудничающая
с вами фирма известила вас о причинах задержки выполнения контрактных обязательств доставки товаров (в частности, по вине завода-изготовителя, который
в свою очередь испытывает большие трудности с материалами, необходимыми
для производства этих товаров). В связи с этим фирма предполагает, что в текущем году ей удастся поставить определенное количество товарных единиц, и
просит перенести срок поставки остального количества на следующий год.
Задание 5.7 Контрольная работа
Отредактируйте следующие тексты деловых коммерческих писем, составьте эти
письма в соответствии с правилами составления служебных документов.
Вариант I
ОАО «Мебельпром»
Ул. Связистов, 34
Саратов , 495867, Россия
Тел. (489-3) 39-49-95
Факс (489-3) 49-58-69
19.03.05 г.
О поступлении продукции
Генеральному директору
Фирмы
№ 89-7/3
Уважаемый Виктор Георгиевич!
Сообщаем Вам о том, что на склад нашей фирмы поступила новая партия современной мебели из Японии. Как постоянному клиенту нашей фирмы посылаем
Вам каталог с наименованиями и стоимостью продукции. Надеемся на перспективное сотрудничество.
С уважением,
Директор
М.В.Лебедев
38
Вариант II
Фирма «Сотел-телеком»
Отдела маркетинга
РА «Миргород»
Сомовой К.Р.
г.С.-Петербург,
ул.Достоевского,34-оф.16
г.С.-Петербург,630117
Невский проспект,75-оф.13
Тел.1-35-76-01
Рекламный щит «Сотел» на Дворцовой площади.
Дорогая Кристина Ренатовна!
Напоминаем Вам, что до 01.03.2005 щит с рекламой нашей фирмы должен
быть установлен на оговоренном месте (Дворцовая площадь). Деньги мы перевели еще неделю назад и надеемся в ближайшие дни увидеть долгожданную рекламу.
С уважением,
менеджер отдела маркетинга «Сотел-телеком»
Мериносов К.Д.
Подпись
Вариант III
ООО «Офис-Маркет»
Красный пр-т, 41
гор.Чита, 694209, Россия
Факс: (495) 951-00-27
Тел.: (495) 951-11-46
02.02.2005 г.
Про выставку «Современный офис»
Генеральному дир-ру
фирмы «Сиб-Граф»
П.В.Сергееву
Уважаемый г-н Петр Владимирович!
Приглашаем Вас посетить выставку «Современный офис», которая проводится компанией «Офис-Маркет». Выставка состоится 5 февраля 2005 г. в Доме
Культуры им.Чкалова (Проспект Дзержинского, 34, на первом этаже). Начало
выставки в 10-00, предположительная продолжительность – 6 часов.
На выставке будет представлена современная офисная техника, мебель для
офиса и разнообразные канцелярские товары. В дальнейшем вы сможете заказать
себе понравившиеся вещи. Просим Вас подтвердить участие в выставке до
04.02.2005. Заявку необходимо выслать по факсу.
Приложение: 1. Программа выставки «Современный офис» на 1л. в 1
экз.
2. Каталог «Технические средства современного делопроизводства» на 5л. в 1 экз.
39
Г.В. Корнеев
генеральный директор «Офис-Маркета»
Шастина Вера Константиновна
931-00-17
Исполнено: факс № 156-18/1 от 03.02.2005
В дело № 78/5
Вариант IV
«Макро-С»
Россия, г.Москва – 92,
ул. Космическая,12 – оф.35
Тел./факс: 8 - 3832-24-24-42
Директору фирмы «МНТ»
Григорьеву Г.П.
Письмо-приглашение
от 12.03.03 за № 311
О приглашении на презентацию новых разработок нашей фирмы
Любезный Георгий Петрович!
Приглашаем Вашу фирму (и Вас в частности) посетить презентацию новейших
разработок нашей фирмы. Уверены, что предложенные Вашему вниманию экспонаты привлекут Ваше внимание и станут объектом дальнейшего взаимовыгодного
сотрудничества. После презентации предполагается банкет, так что не много ешьте
перед приходом.
С уважением,
секретарь Кличко М.С.
Подпись
Печать
Задание 5.8 Самостоятельная работа.
Исследование «Оформление и составление писем на предприятиях»
Проведите исследование по оформлению и составлению делового письма
в самостоятельно выбранной организации. Предоставьте образец письма и
письменный анализ его исследования.
40
Задание 5.9. Контрольная работа.
Вариант I
Задание № 1
Составьте письмо-просьбу коммерческой фирмы «Х» французской фирме
«Y» об организации встречи для установления сотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры.
Задание № 2
Исправьте ошибки.
1. Н.А. Петрова работает в должности лаборантки.
Заведующая С.П. Сидорова.
__________________________________________________________________
2. Встретил студента Ивана Семенюк.
__________________________________________________________________
3. Имеются свободные вакансии.
__________________________________________________________________
4. Отвести под строительство дома участок в микрорайоне Левобережный.
__________________________________________________________________
Вариант II
Задание № 1
Составьте письмо-отказ предприятия «Х» на просьбу строительномонтажной фирмы «Y» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в поселке Качнево. Объясните причину.
Задание № 2
Исправьте ошибки.
1. Проведен хронометраж времени.
__________________________________________________________________
2. Письмо переадресовано начальнику отдела Г.В. Жуку.
__________________________________________________________________
3. Согласно распоряжения руководства.
41
__________________________________________________________________
4. Составлены договора с организациями.
__________________________________________________________________
Вариант III
Задание № 1
Составьте положительное письмо-ответ управления финансов N-ской области о выделении дополнительных ассигнований из областного бюджета на
оказание медицинской помощи жителям … района.
Задание № 2
Исправьте ошибки.
1. Был вручён памятный сувенир.
__________________________________________________________________
2. Наряду с достижениями был допущен ряд ошибок.
__________________________________________________________________
3. В основу этого предложения легло указание дирекции.
__________________________________________________________________
4. Вследствие весеннего наводнения деревянный мост может быть разрушен.
__________________________________________________________________
Вариант IV
Задание № 1
Составьте информационное письмо фирмы «Сибирь» о продаже частным
и государственным предприятиям новой продукции (наименование по Вашему
выбору) по договорной цене, а также запасных частей к ней.
Задание № 2
Исправьте ошибки.
1. Командировочным представлена номера в гостинице.
__________________________________________________________________
2. Дивиденды увеличены за счет улучшения работы производства.
42
__________________________________________________________________
3. Главным приоритетом для нас является качество.
__________________________________________________________________
4. Секретарь Светлана Сидорова выдал справку.
__________________________________________________________________
Вариант V
Задание № 1
Составьте сопроводительное письмо (ответ на запрос) АО «Промтекс»,
адресованное ТОО «Глория», о высылке образцов товаров, которые фирма
предлагает во II квартале 2004 г.
Задание № 2
Исправьте ошибки.
1. К 13 мая в хозяйстве вспахано более 1750 (гектары) – цифры пишите словами.
__________________________________________________________________
2. За проезд оплачено.
__________________________________________________________________
3. Семинар проводят в актовом зало.
__________________________________________________________________
4. Главный технолог В.С. Сергеева указал.
__________________________________________________________________
Вариант VI
Задание № 1
Составьте письмо-просьбу Отдела образование администрации г. Самара
об оплате выступления театра «Колокольчик» для воспитанников интернатов
города в период школьных каникул с 24.03.2004 по 26.03.2004. Предъявлен счет
театра.
Задание № 2
Исправьте ошибки.
43
1. Хор под управлением Рыбы.
__________________________________________________________________
2. Это колесо выпадывает.
__________________________________________________________________
3. Надеемся на выгодное взаимное сотрудничество.
__________________________________________________________________
4. Строители обещали воздвигнуть здание уже в сентябре.
__________________________________________________________________
Вариант VII
Задание № 1
Составьте письмо-подтверждение о намерении Фонда развития профессиональных связей принять участие в организации и проведении в октябре 2004 г.
совместно с Выставочным центром в г. Пермь выставки «Строительство и интерьер». Укажите, с чьим участием планируется проведение выставки. Каково
ориентировочное количество участников. Попросите направить в Ваш адрес
проект договора с Выставочным центром.
Задание № 2
Исправьте ошибки.
1. На складе осталось 24 (рукавицы).
__________________________________________________________________
2. Фирма своевременно проплатила по счету.
__________________________________________________________________
3. Главный бухгалтер Новикова отказалась подписать акт.
__________________________________________________________________
4. Данное решение обязательное.
__________________________________________________________________
44
Вариант VIII
Задание № 1
Составьте вторичное письмо-напоминание о необходимости предоставить
смету на строительные работы по реконструкции и строительству жилого дома
по ул. Кирова в г. Пермь со всеми видами инженерных сетей в объеме пускового
комплекса. Кроме того, укажите предельные сроки и обратите внимание на ответственность за несвоевременное выполнение.
Задание № 2
Исправьте ошибки.
1. В прошлом году завод сработал рентабельно.
__________________________________________________________________
2. Выговор … (допишите глагол).
__________________________________________________________________
Акт … (допишите глагол).
__________________________________________________________________
3. Письмо пришло на имя управляющей отделением.
__________________________________________________________________
4. Выводы комиссии обоснованные и справедливые.
6 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Задание 6.1. Деловая игра
 Проведите регистрацию исходящего делового письма с использованием журнала регистрации, оставить у себя отпуск, сделав отметку о направлении в
соответствующее «Дело».
 Передать оригинал исходящего письма деловому партнеру.
 Осуществить регистрацию письма делового партнера как входящего.
 Записать в Журнал регистрации входящих писем, наложить резолюцию, заполнить регистрационно-контрольную карточку (РКК).
 Отметить постановку документа на контроль.
 Отметить за исполнителя факт исполнения документа, направить его в соот-
45
ветствующее «Дело».
 Наложить визы на докладные записки.
 Исполнить необходимые визы на заявлении.
 Наложить резолюцию руководителя организации на заявление.
 Заполнить обложку «Дела».
Задание 6.2. Зарегистрируйте созданный вами документ в журнальной и
карточной формах (по указанию преподавателя).
Задание 6.3. Самостоятельная работа
1. Сформулируйте заголовки дел, которые содержат следующие документы:
 документы (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов), составляемые по вопросу проведения тематических выставок;
 письма, направляемые в архивные учреждения, по вопросу комплектования Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией (и ответы на них);
 письма, в которых обсуждаются проблемы организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности
(и ответы на них);
 письма, направляемые во ВНИИДАД, по вопросам научно-методической
работы (и ответы на них);
 письма, направляемые главам администраций областей, о социальной
защите населения (и ответы на них);
 отчеты ЗАО «Болшевский текстиль» о работе автотранспорта за год.
2. Распределите указанные в предыдущем задании документы по соответствующим делам. Какими правилами вы будете руководствоваться при этом?
3. Оформите обложки дел, в которые вы поместите эти документы.
46
7 КОНТРОЛЬНЫЙ ТЕСТ
1. Определите, какие документы не являются организационными:
а) устав
б) учредительный договор
в) протокол
г) должностная инструкция
2. К какому документу относится определение: Правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организации работы учреждения, структурного подразделения:
а) должностная инструкция
б) штатное расписание
в) положение
г) приказ
3. Реквизит это:
а) формуляр с определенным набором элементов документа
б) стандартный лист бумаги с постоянной и переменной информацией
в) обязательный элемент документа
г) установленный комплекс элементов
4. Формуляр это:
а) обязательный элемент документа
б) обязательный набор реквизитов документа
в) стандартный лист бумаги с постоянной и переменной информацией
г) отметка об исполнении
47
5. Бланк это:
а) тираж реквизитов
б) лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами
в) код организации
г) формуляр с размещенными реквизитами
6. Можно ли совмещать на одном документе реквизиты: государственный
герб РФ, герб, субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак:
а) можно
б) нельзя
в) иногда
г) при определенных условиях
7. Наименование организации указывается в бланке в соответствии с:
а) уставом
б) приказом по основной деятельности
в) актом
г) формуляром
8. Правильно оформленная дата:
а) 25.01.02
б) 25.01.2004
в) 25 января 2002 года
г) 01.25.02
9.Документопоток, состоящий из документов, создаваемый в организации
и отправляемый за ее пределы:
а) внутренний
б) внешний
в) входящий
48
10. Нарушает ли, юридическую силу документа использование предлога
"за" или косой черты при подписании документа другим должностным лицом:
а) да
б) нет
в) иногда
г) при определенных условиях
11.Укажите правильно оформленный реквизит «Отметка об исполнителе»:
а) исп. И. И. Иванов тел. 25-29-26.
б) И. И. Иванов
25-29-26
в) Иванов И. И. тел. 25-29-26
г) тел. 25-29-26 Иванов И. И.
12.Распорядительная часть какого документа начинается со слов: Предлагаю, Обязываю
а) приказ
б) распоряжение
в) протокол
г) решение
13. Правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации,
предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением:
а) акт
б) решение
в) указание
г) приказ
49
14. Какая форма протокола включает подробные записи, передающие содержание докладов. выступлений участников заседаний:
а) полный
б) краткий
в) сокращенный
г) информационный
15.К какому виду документов относится определение: "Документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий":
а) докладная записка
б) объяснительная записка
в) справка
г) письмо
16.Какое письмо относится к инициативным:
а) письмо-подтверждение
б) письмо-ответ
в) информационное письмо
г) гарантийное письмо
17.В каком виде документов заполняется реквизит 09 «Справочные данные об организации»:
а) протокол
б) приказ
в) решение
г) письмо
50
18.Систематизированный перечень наименований дел с указанием срока
их хранения:
а) устав
б) номенклатура
в) перечень
г) положение
19. В каком документе указываются часы и минуты передачи информации:
а) письмо
б) приказ
в) акт
г) телефонограмма
20. Совокупность исполненных документов, сформированных по какомулибо признаку и помещенных в твердую обложку:
а) дело
б) папка
в) текст
г) форма
21. Документационное обеспечение управления это:
а) делопроизводство
б) унификация
в) стандартизация
г) положение
51
22. Срок, на который разрешается передавать документ, содержащий
коммерческую тайну, исполнителю:
а) 1 день
6) 2 дня
в) 3 дня
г) месяц
23. Срок исполнения заявлений, обращений граждан и жалоб трудящихся:
а) 20 дней
6) 30 дней
в) 15 дней
г) 17 дней
24. Коммерческий документ, представляющий собой претензию к стороне,
нарушившей принятые на себя обязательства:
а) запрос
б) оферта
в) предложение
г) рекламация
25. Документы, подлежащие долговременному хранению, хранятся:
а) постоянно
б) свыше 10 лет
в) до 10 лет
г) до 2 лет
52
26. Приказ по основной деятельности оформляется:
а) на общем бланке
б) на бланке должностного лица
в) на бланке для письма
г) на формате
27.
Возможно ли наличие реквизитов № 14 и № 09 на одном документе:
а) возможно
б) невозможно
в) иногда
г) при определенных условиях
28.
Личная карточка работника формы Т-2 заполняется на каждого ра-
ботника:
а) да
б) нет
в) иногда
г) при определенных условиях
29. К какому документу относится определение «Документ, составляемый
группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные
ими факты»:
а) приказ
б) распоряжение
в) акт
г) справка