АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА «РЕЕСТР МУНИЦИПАЛЬНЫХ ПОТРЕБНОСТЕЙ» РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ Листов 49 г. Красноярск АННОТАЦИЯ Настоящий документ представляет собой руководство пользователя программного обеспечения автоматизированной информационной системы «Реестр муниципальных потребностей» для размещения сведений о потребностях муниципальных заказчиков в приобретении товаров, выполнении работ, оказании услуг. В руководстве пользователя описан, принципы работы с элементами Системы, порядок действий пользователей при выполнении задач, предусмотренных в рамках Системы. ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ СОКРАЩЕНИЯ АИС – автоматизированная информационная система; АИС «РМП» – автоматизированная информационная система «Реестр муниципальных потребностей»; ГРБС – главный распорядитель бюджетных средств с учетом подведомственных учреждений; ИВМ СОРАН - институт вычислительного моделирования Сибирского отделения Российской академии наук; КОСГУ – код классификации операций сектора государственного управления, указанный в бюджетной росписи; МЗ – муниципальный заказчик; ОКДП – общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг; СМП – субъект малого предпринимательства; СУБД – система управления базами данных; ЭЦП – средства электронной цифровой подписи; XML – формат передачи информации в электронном виде. 2 СОДЕРЖАНИЕ 1. ВВЕДЕНИЕ ....................................................................................................................................................................4 1.1. 1.2. 2. ПОДГОТОВКА К РАБОТЕ ..............................................................................................................................................5 2.1. 2.2. 3. ЗАПУСК СИСТЕМЫ ............................................................................................................................................................. 13 ГЛАВНОЕ ОКНО СИСТЕМЫ .................................................................................................................................................. 16 ГЛАВНОЕ МЕНЮ СИСТЕМЫ ................................................................................................................................................. 17 ПАНЕЛЬ ИНСТРУМЕНТОВ ................................................................................................................................................... 23 ОПИСАНИЕ ОПЕРАЦИЙ .............................................................................................................................................27 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.8. 4.9. 5. УСЛОВИЯ ПРИМЕНЕНИЯ....................................................................................................................................................... 5 УСТАНОВКА АИС «РМП» НА РАБОЧЕЕ МЕСТО ....................................................................................................................... 5 ОПИСАНИЕ СИСТЕМЫ АИС «РМП» ...........................................................................................................................13 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 4. КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ АИС «РМП» ....................................................................................................................................... 4 УРОВЕНЬ ПОДГОТОВКИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ ............................................................................................................................... 4 ВНЕСЕНИЕ ДАННЫХ О МУНИЦИПАЛЬНЫХ ПОТРЕБНОСТЯХ ЧЕРЕЗ АИС «РМП» .......................................................................... 27 ЗАПОЛНЕНИЕ ФИНАНСИРОВАНИЯ ПО ГОДАМ ........................................................................................................................ 30 ВНЕСЕНИЕ ДАННЫХ О МУНИЦИПАЛЬНЫХ ПОТРЕБНОСТЯХ ИЗ EXCEL-ФАЙЛА ............................................................................... 32 ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В ЗАПИСЬ О ПОТРЕБНОСТЯХ............................................................................................................... 34 ВЕДЕНИЕ СПРАВОЧНИКА БЮДЖЕТНОЙ РОСПИСИ ................................................................................................................... 35 ФОРМИРОВАНИЕ СВОДНОЙ ЗАЯВКИ ГРБС ДЛЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ В УО ................................................................................... 38 ИСХОДЯЩИЕ ЗАПИСИ (ЭКСПОРТ ДАННЫХ) ............................................................................................................................ 44 ВХОДЯЩИЕ ЗАПИСИ (ИМПОРТ ДАННЫХ) .............................................................................................................................. 45 ЭКСПОРТ РЕЕСТРА МУНИЦИПАЛЬНЫХ ПОТРЕБНОСТЕЙ В EXCEL ................................................................................................. 46 ВОПРОСЫ, ВОЗМОЖНЫЕ ПРОБЛЕМЫ И СПОСОБЫ ИХ РЕШЕНИЯ ..........................................................................49 3 1. Введение 1.1.Краткое описание АИС «РМП» Информационная система «Реестр муниципальных потребностей» предназначена для обеспечения функций ведения реестра муниципальных потребностей и решения задач планирования и контроля по размещению муниципального заказа. Реестр муниципальных потребностей – это сводный документ, сформированный на основании представленных главными распорядителями бюджетных средств заявок, с учетом подведомственных подразделений на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для обеспечения своих потребностей. Цель ведения реестра заключается в планировании и контроле объемов и состава продукции, закупаемой муниципальными заказчиками (МЗ). Ведение реестра связано с решением задачи сбора и консолидации заявок, а также задачи актуализации сведений путем внесения корректировок в реестр. Для формирования реестра муниципальных потребностей главные распорядители бюджетных средств (ГРБС) собирают заявки с подведомственных муниципальных заказчиков. Эти сведения поступают для консолидации в департамент муниципального заказа – уполномоченный орган (УО) на ведение реестра муниципальных потребностей. 1.2.Уровень подготовки пользователей Пользователям АИС «РМП» рекомендуется иметь навыки работы с персональным компьютером под управлением операционной системы Microsoft Windows, а также навыки работы с пакетом Microsoft Office и средствами электронной почты. 4 2. Подготовка к работе 2.1.Условия применения Для работы с АИС «РМП» необходим персональный компьютер с установленной операционной системой Windows ХР и выше с конфигурацией оборудования, приведенной в Таблице 1. Таблица 1. Рекомендуемая конфигурация оборудования Процессор Объем оперативной памяти Свободный объем на диске Видеоадаптер Монитор Дополнительно Класса Pentium III и выше Рекомендованный для установленной операционной системы, но не менее 512 Мб. 200 Мб Разрешение экрана – не менее 1024*768. 17” и больше Для подготовки печатных документов необходимо наличие на компьютере пакета Microsoft Office 2000/2003/XP. 2.2.Установка АИС «РМП» на рабочее место Чтобы установить программу «Реестр муниципальных потребностей» необходимо войти в систему Windows как пользователь с правами администратора. Устанавливать программное обеспечение и базу данных следует в папку, на которую у пользователя есть права на чтение и запись. Для установки программы «Реестр муниципальных потребностей» необходимо запустить инсталляционный файл setup_2012.exe, внимательно читать сообщения, выдаваемые мастером установки и точно следовать инструкции. Шаг 1. Запустите файл «setup_2012.exe». Появится окно мастера установки (рис. 1). Нажмите кнопку «Далее». 5 Рис. 1. Первое окно мастера установки Шаг 2. На втором шаге установки мастер предложит выбрать папку, куда он разместит модули программы и базу данных. Вид окна показан на рис. 2. Рис. 2. Выбор папки для установки программы Кнопка «Обзор» вызывает стандартное диалоговое окно «Обзор папок». Выберите папку для установки программы и нажмите «Далее». Шаг 3. По умолчанию мастер установки предложит установить не АИС «РМП», но и сервер баз данных Firebird с базой данных, которые необходимы для работы (рис. 3). 6 Рис. 3. Выбор компонентов для установки Если на вашем компьютере ранее не была установлена АИС «РМП», то при установке требуется выбирать пункт «РМП и сервер базы данных (Firebird)» (выбран в мастере по умолчанию). При этом старый сервер и база данных заменятся на новые и все введенные данные потеряются. Если сервер базы данных Firebird уже установлен на компьютере, но программа ранее не устанавливалась, то можно выбрать пункт «РМП и база данных (для работы с существующим сервером)». При этом мастер установит на компьютер программную систему и базу данных. Для обновления программного обеспечения без установки сервера баз данных и замены самой базы данных выберите пункт «Только РМП (для работы с существующим сервером)». Шаг 4. Если на предыдущем шаге вы выбрали пункт «Реестр муниципальных потребностей и сервер базы данных (Firebird)», то мастер установки предложит выбрать путь размещения сервера (рис. 4). Если был выбран пункт «Реестр муниципальных потребностей и база данных (для работы с существующим сервером)», то будет установлена программная система и скопирована база данных. Мастер установки перейдет к шагу 5. 7 Рис. 4. Выбор папки для размещения сервера баз данных Если был выбран пункт «Только Реестр муниципальных потребностей (для работы с существующим сервером)», то сервер и база данных останутся прежними (рекомендуется при обновлении программы). На экране появится окно настройки подключения к серверу баз данных (рис. 5). Укажите месторасположение сервера и нажмите кнопку «Далее». Рис. 5 Подключение к серверу баз данных Шаг 5. В процессе установки в меню «Пуск» создается программная группа, в которой размещаются ярлыки для запуска программы «Реестр муниципальных потребностей». 8 Рис. 6. Выбор папки в меню пуск для размещения ярлыков По умолчанию мастером предложен раздел «Реестр муниципальных потребностей», при желании его можно изменить. Нажмите кнопку «Далее». Шаг 6. Все настройки выполнены. Мастер установки покажет параметры выбранных для установки компонент (рис. 7). Нажмите кнопку «Установить». Если требуется изменить набор компонент или их размещение, нажмите «Назад». Рис. 7. Описание компонент, готовых к установке Процесс копирования файлов системы в выбранную папку отображается движущимся индикатором. Окно мастера установки показано на рис. 8. Установка программы может занять некоторое время. Для прекращения установки нажмите кнопку «Отмена». 9 Рис. 8. Установка программного обеспечения Во время установки программного обеспечения при обнаружении уже существующих файлов программа установки будет выдавать сообщение "Файл уже существует. Перезаписать его?", например: Рис. 9. Подтверждение удаления файлов В таком случае требуется отвечать "Да", разрешая мастеру установки обновлять программное обеспечение. Шаг 7. По окончании установки мастер выдаст сообщение о завершении процесса (рис. 10). Нажмите кнопку «Завершить». Система установлена и готова к работе. 10 Рис. 10. Извещение о завершении процесса установки программы При работе с программным обеспечением не следует отключать сервисы fbserver.exe и fbguard.exe, они необходимы для работы с базой данных. Для обеспечения работы программы с базой данных Firebird в сетевом режиме необходимо: 1. На машине-сервере установить СУБД Firebird, версии, поставляемой с программным обеспечением; 2. Скопировать на сервер базу данных системы – файл «mz2012.gdb»; 3. Открыть на чтение сетевой доступ к папке с базой данных; 4. Указать в конфигурационном файле «mrc.ini» в качестве провайдера для доступа к данным «PROVIDER=dbIBase». Настроить параметры раздела «InterBase»: [InterBase] Пароль=masterkey Пользователь=SYSDBA Роль= Путь= ПутьПоискаБД= В параметре «Путь» указывается путь к файлу базы данных, имеющий формат [имя сервера]:[физический путь на сервере] (пример: serv:C:\Firebird\Data\2012\mz2012.gdb). В параметре «ПутьПоискаБД» указывается сетевой путь (пример: \\serv\data\2012\), по которому располагается файл базы данных. В случае если в указанной папке будет 11 несколько файлов с данными реестра муниципальных потребностей, программное обеспечение при запуске предоставит пользователю список обнаруженных баз для выбора рабочей базы. Перед установкой программного обеспечения в сетевом режиме необходимо согласовать такую возможность с уполномоченным органом. 12 3. Описание системы АИС «РМП» 3.1.Запуск системы При запуске АИС «РМП» предложит пользователю выбрать реестр (рис. 11). Рисунок 11. Выбор реестра Выбор осуществляется либо двойным щелчком мыши, либо нажатие на кнопку «Выбрать», расположенную на диалоговом окне. В процессе загрузки информационной системы «Реестр муниципальных потребностей» на экране появляется окно, представленное на рис. 12. Рисунок 12. Окно системы во время загрузки Для начала работы система выполняет внутренние служебные настройки, запуск системы может занять некоторое время в зависимости от мощности компьютера. В окне в разделе «База» указывается наименование базы данных, к которой идет подключение программы. При первом запуске системы необходимо указать наименование главного распорядителя бюджетных средств или муниципального заказчика, от имени которого будет формироваться заявка в реестр муниципальных потребностей. Окно системы при первом запуске представлено на рис. 13. 13 Рисунок 13. Параметры системы В системе предусмотрен способ выбора муниципального заказчика по названию. Для этого требуется нажать на кнопку , расположенную справа от поля ввода муниципального заказчика. В открывшемся окне (рис. 14) находится перечень всех муниципальных заказчиков, сгруппированных по главным распорядителям бюджетных средств, группировка представлена виде иерархического оглавления. 14 Рисунок 14. Окно для выбора муниципального заказчика Если муниципальный заказчик является главным распорядителем бюджетных средств, то его наименование расположено на верхнем уровне оглавления. Если муниципальный заказчик не является главным распорядителем, то он расположен на втором уровне оглавления. Для его поиска необходимо найти главного распорядителя, к которому относится муниципальный заказчик, нажать кнопку , расположенную рядом с наименованием главного распорядителя, при этом в оглавлении появятся заказчики, расположенные на втором уровне. В системе возможен быстрый поиск муниципального заказчика по вхождению в его наименование заданного слова, или фразы. Для этого необходимо ввести параметры поиска в поле ввода, расположенное в верхней части окна и нажать кнопку «Найти», или «Найти далее». Функция «Найти» выполняет поиск заданного текста с первого элемента оглавления, функция «Найти далее» продолжает поиск с текущей позиции курсора в оглавлении. Выбор муниципального заказчика осуществляется двойным щелчком левой кнопкой мыши, после этого окно выбора заказчика закрывается. Если выбранный муниципальный 15 заказчик прекратил свое существование и уполномоченный орган отменил действие записи в справочнике муниципальных заказчиков, то при выборе в оглавлении такого заказчика система выдаст предупреждающее сообщение. Система запомнит выбранного муниципального заказчика, и при следующих запусках программы, будет подставлять его автоматически. В поле «Объем бюджетных ассигнований» указывается совокупный объем ассигнований по выбранному муниципальному заказчику, с учетом подведомственных подразделений. После ввода данных нужно нажать кнопку «ОК» для начала работы с системой «Реестр муниципальных потребностей». Кнопка «Отмена» закрывает систему. 3.2.Главное окно системы Основное окно программной системы «Реестр муниципальных потребностей» представлено на рис. 15. Система содержит главное меню, панель инструментов, таблицу с данными о потребностях и статус-панель. В заголовке окна указано наименование программного обеспечение и база данных, к которой выполнено подключение. Таблица с данными содержит всю информацию, включенную в заявку в реестр муниципальных потребностей от главного распорядителя бюджетных средств и подведомственных подразделений. Для редактирования информации в заявке используется специальное диалоговое окно, которое вызывается либо двойным щелчком мыши на строке данных, описывающих строку потребности либо функцией «Открыть» главного меню системы. Таблица содержит две закладки: «Основная заявка», «Прочие потребности». Выбирая одну из закладок, система отображает только данные из основной заявки или заявки по прочим потребностям соответственно. Строки таблицы, содержащие сведения о потребности в стандартном состоянии отображаются на белом фоне, активная (выделенная) строка в таблице, с которой система осуществляет выбранные пользователем операции, отображается синим цветом. В программе предусмотрены функции сортировки и фильтрации данных. Для сортировки требуется нажать левой кнопкой мыши по заголовку столбца сортировки. Повторное нажатие выполняет обратный порядок сортировки. Для того чтобы задать сортировку с несколькими полями данных нажимайте на поля в требуемом порядке, удерживая при этом кнопку "Shift" на клавиатуре. 16 При наличии данных в таблице у заголовков столбцов появляется символ , при нажатии на который отображается выпадающий список всех уникальных значений данного столбца и пункт "Настроить", предназначенный для задания условий фильтрации данных. Для задания фильтра достаточно отметить в выпадающем списке требуемые значения. Рисунок 15. Главное окно системы 3.3.Главное меню системы Пункт меню «Система» содержит подпункты: «Параметры системы» вызывает окно с данными о муниципальном заказчике (это окно открывается при каждом запуске системы). 17 «История действий» вызывает окно с перечнем действий, осуществляемых пользователем по изменению данных реестра и справочников. В диалоговом окне «История действий пользователя» (рис. 16) отображается перечень событий по изменению данных реестра и справочников, выполненных системой по информации из внешних файлов. В таблице указывается дата внесения изменений, пользователь, объект (наименование таблицы, в которую были внесены изменения) и событие. В столбце события пишется либо «загружен файл», либо «обновление справочника» с указанием наименования файла из которого были получены данные. Кнопка «Обновить данные» перечитывает содержимое таблицы. Кнопка «Фильтр по пользователю» устанавливает или убирает фильтр по текущему пользователю, предоставляя возможность видеть все изменения, которые произведены с данными при многопользовательском режиме работы системы или рассматривать действия только текущего пользователя. Чтобы закрыть диалоговое окно необходимо нажать на кнопку , расположенную в верхней части окна. Рисунок 16. История действий пользователя «Сменить заказчика реестра…» вызывает окно выбора муниципального заказчика. В случае переименования учреждения необходимо всем записям реестра изменить заказчика на нового (переименованного) заказчика. «Выход» закрывает программу. Пункт меню «Таблица» содержит подпункты: «Открыть» открывает окно для редактирования данных о потребности. Функция действует на текущую запись потребности (строку, на которой расположен 18 курсор). В случае если не введено ни одной потребности функция открывает окно для создания новой потребности. Подпункт меню «Запись» содержит операции для работы с записью таблицы. В данный подпункт входят подпункты: «Новая» открывает окно для создания новой записи и ввода данных. «Дублировать текущую запись» создает дубль выбранной записи. В поле комментарий ставиться пометка с номером продублированной записи. «Добавить комментарий» открывает окно (рис. 17) для внесения комментариев к строке с данными о потребностях. Пункт меню вызывает диалоговое окно, содержащее поле ввода комментариев. Рисунок 17. Диалоговое окно «Добавить комментарий» Комментарий сохранится в таблице. Кнопка «Отмена» закрывает окно без внесения изменений. Чтобы изменить содержание текста комментария или удалить его необходимо вызвать диалоговое окно, исправить или удалить («стереть») соответственно в поле ввода содержащийся текст и нажать кнопку «Применить». Для того чтобы добавить один комментарий нескольким строкам реестра необходимо выбрать строки и вызвать диалоговое окно для внесения комментариев (через главное или всплывающее меню пункт «Запись»> «Добавить комментарий», либо с помощью горячих клавиш «Ctrl+K»). Выделение нескольких строк в таблице выполняется с помощью клавиши «Shift» (для непрерывного диапазона строк) или «Ctrl» (для выборочного диапазона строк) и стрелок «вверх/вниз» на клавиатуре или левой кнопки мыши. – «Очистить комментарий» – очищает комментарий для записи или для выбранной группы записей. – «Статус поставщиков …» – вызывает диалоговое окно (рис. 18) для указания в записях о потребностях значений статуса поставщиков. 19 Рисунок. 18. Выбор статуса поставщиков Перечень возможных значений статусов задается в соответствующем справочнике и содержится в выпадающем списке в окне. В списке следующие значения статусов поставщиков: «Без дополнительных преимуществ», «Субъект малого предпринимательства», «Учреждения уголовно-исправительной системы», «Общероссийские общественные организации инвалидов». По умолчанию не заполненные значения равны значению «Без дополнительных преимуществ». Вызов списка осуществляется нажатием на кнопку , расположенную рядом с наименованием статусов. Кнопка «Применить» диалогового окна сохраняет все выбранным строкам потребности указанное значение, кнопка «Отменить» закрывает окно без внесения изменений. Программа позволяет установить значение статуса поставщика нескольким строкам одновременно. Для этого нужно выделить несколько строк и вызвать диалоговое окно. Установленное в нем значение статуса поставщика применится ко всем строкам в выделении. – «Скопировать объем ассигнований» – производит копирование объема бюджетных ассигнований в поле «Объем бюджетных ассигнований в извещении». Работает и для группы выбранных строк. – «Очистить ассигн. в извещении» – очищает поле «Объем бюджетных ассигнований в извещении». Работает и для группы выбранных строк. «Удалить» удаляет запись о потребности. Подпункт меню «Таблица» содержит операции для работы с таблицей. В данный подпункт входят подпункты: «Обновить» обновляет содержимое таблицы, перечитывая данные из базы данных. Функция применяется при одновременной работе с программой нескольких пользователей. «Поиск» открывает диалоговое окно для определения параметров поиска данных в таблице. Вид окна поиска представлен на рис. 19. 20 Рисунок 19. Диалоговое окно поиска «Настроить» вызывает диалоговое окно «Поля таблицы» для редактирования набора видимых полей таблицы. Рисунок 20. Диалоговое окно «Поля таблицы» По умолчанию в таблице показаны основные сведения о потребностях. Вид диалогового окна показан на рис. 20. В окне приведен полный список полей таблицы, видимые поля отмечены знаком . Кнопка «Применить» настраивает заданный набор видимых полей в таблице и закрывает диалоговое окно. Кнопка «Отмена» – закрывает окно без внесения изменений. Кнопка «Восстановить» – возвращает перечень видимых полей в состояние до внесения текущих изменений. «Очистить реестр» вызывает диалоговое окно для удаления из реестра данных (рис. 21). 21 Рисунок 21. Диалоговое окно для удаления данных из реестра Диалоговое окно удаления данных из реестра состоит из перечня муниципальных заказчиков (центр окна), кнопок (верхняя часть окна), управляющих выделением элементов в перечне и кнопок, вызывающих действие (нижняя часть окна). В перечне муниципальных заказчиков рядом с каждым наименованием имеется специальный элемент для выбора . Чтобы выбрать заказчика, данные которого необходимо удалить, требуется установить галочку напротив его наименования. Если выбран главный распорядитель бюджетных средств, то удаляться только его данные, без подведомственных организаций. В верхней части окна расположены кнопки, предназначенные для быстрого выбора муниципальных заказчиков из перечня. Кнопка «Выбрать все» – отмечает все наименования в перечне, то есть у всех наименований в перечне устанавливает . Кнопка «Отменить выбор», снимает все отметки , установленные в перечне. Кнопка «Инвертировать» изменяет состояние отметок в перечне на противоположное, то есть если наименование в перечне отмечено не было, то отметка устанавливает, а если отметка была, то она снимается ( изменяется на , а на ). Кнопка «Удалить» удаляет все записи муниципальных заказчиков, наименования которых отмечены . Кнопка «Закрыть» Закрывает диалоговое окно. 22 «Выделить все» выделяет все содержимое таблицы. «Копировать» выполняет копирование выделенной части таблицы в буфер обмена. Пункт меню «Помощь» содержатся подпункты: – «Содержание» вызывает файл справки по функциям системы. – «О программе» вызывает окно с описанием версии системы. 3.4.Панель инструментов В панель инструментов вынесены основные функции системы. Панель содержит кнопки: открывает окно редактирования данных текущей потребности. открывает окно ввода данных о новой потребности. удаляет текущую запись о потребности. открывает окно проверки реестра на корректность. вызывает функции работы с Excel. При нажатии на кнопку появляется выпадающий список с функциями: «Загрузить из Excel» открывает окно мастера загрузки данных из Excelдокументов. «Выгрузить в Excel» открывает окно мастера для формирования Excel-документов по данным из реестра. «Выгрузить историю» открывает окно выбора периода за который необходимо выгрузить историю. 23 вызывает функции обмена данными во внутреннем формате системы. При нажатии на кнопку появляется выпадающий список с функциями: «Исходящие записи» вызывает функцию сохранения данных во внутреннем формате системы. «Входящие записи» вызывает функцию загрузки входящих данных (сохраненных во внутреннем формате системы), полученных от подчиненных организаций. «Отправить данные на сайт» не используется. – вызывает для просмотра и редактирования справочник бюджетной росписи. Доступно два вида бюджета: «Консолидированный бюджет», содержащий сводные данные по всем подведомственным организациям главного распорядителя (присылается в виде Excel-документа) и «Бюджетная роспись», в который можно вводить данные по каждому муниципальному заказчику в отдельности. В статусной панели содержатся настройки управления способами отображения таблицы . Для переключения способов отображения используется двойной щелчок мыши по соответствующей части панели. «Без отм.» / «С отм.» – определяет, показывать ли записи, действие которых прекращено. «Авто. ширина» / «Фикс. ширина» – определяет способ настройки ширины столбцов таблицы (автоматически или вручную). «Авто. высота» / «Фикс. высота» – определяет способ настройки высоты строк таблицы (автоматически или вручную). «Просмотр» / «Анализ» – определяет тип работы с таблицей (просто просмотр или анализ по группировкам). Режим «Анализ» предназначен для выполнения группировки данных. При выборе этого режима в верхней части таблицы появляется поле (рис. 22) для задания группировок. Для группировки данных на это поле необходимо перенести заголовки столбцов, участвующих в группировке. Порядок группировки задается порядком следования заголовков столбцов. 24 Рисунок 22. Таблица в режиме анализа с областью для группировки данных Например, для того чтобы получить данные о запланированных в заявке средствах по каждому муниципальному заказчику в разрезе кодов экономической статьи бюджета необходимо перенести на поле анализа заголовок столбца «Муниципальный заказчик», а затем заголовок столбца «Код бюджетной классификации». Результат группировки показан на рисунке (рис. 23). Рисунок 2310. Результат группировки данных 25 Последней строкой в группировке идут итоги по всей таблице. Для отмены группировки необходимо заголовки столбцов вернуть в основную таблицу. В режиме анализа в нижней части таблицы появляется панель с итогами. По ключевому полю в панели итогов показывается количество записей. По другим числовым полям рассчитывается сумма значений в столбце данных (с учетом фильтрации данных). Например, для расчета суммы бюджетных ассигнований по определенному муниципальному заказчику и экономической статье бюджета достаточно выбрать в выпадающем перечне наименований муниципальных заказчиков требуемое значение и в перечне кодов экономических статей нужный код. После этого включить режим анализа и на панели в столбце "Объем бюджетных ассигнований" система посчитает требуемое суммарное значение. В нижнем правом углу главного окна отображается количество записей в таблице, а также номер текущей записи . Для перехода на запись с определенным порядковым номером необходимо указать этот номер в поле ввода и нажать на клавиатуре клавишу «Enter». 26 4. Описание операций 4.1.Внесение данных о муниципальных потребностях через АИС «РМП» В начале работы с системой «Реестр муниципальных потребностей» в системе нет заполненных муниципальных потребностей, таблица со списком потребностей не содержит данных. Рисунок 24. Окно ввода потребности Для внесения в систему сведений о муниципальной потребности необходимо вызвать функцию «Новая…» через меню системы («Таблица» => «Запись» => «Новая…») либо через панель инструментов. Функция вызывает диалоговое окно, представленное на рис. 24. Окно редактирования потребностей разделено на три части: заголовок окна и верхние функциональные кнопки; область ввода данных; 27 нижние функциональные кнопки. Рисунок 24.1. Заголовок окна и функциональные кнопки В заголовке окна (рис. 24.1) отображается информация о создании новый записи в базе данных или в случае редактирования потребности будет отображен ее внутренний номер. Функции кнопок, расположенных в заголовочной части окна: – позволяет создать новую запись прямо из окна редактирования, не переходя на основное окно программы; – в случае модификации потребности позволяет сохранить сделанные изменения (кнопка также продублирована на нижней области функциональных кнопок «Сохранить»). Область ввода данных содержит поля для заполнения заявки в реестр муниципальных потребностей. Часть полей заполняется автоматически. Описание способов заполнения полей представлено в таблице 11. Таблица 11. Описание порядка ввода данных № п/п Название поля 1 Наименование 2 Муниципальный заказчик 3 Наименование продукции Описание поля Формируется автоматически на основе наименования продукции из «Справочника продукции» и детализации. Чтобы выбрать муниципального заказчика нажмете на кнопку , которая находится рядом с текстом «Муниципальный заказчик». На экране появится окно со списком муниципальных заказчиков, выберите нужного путем наведения курсора мышки и щелкните левой кнопкой два раза. В форме ввода появится название выбранного вами муниципального заказчика. Если работа ведется от имени муниципального заказчика, не имеющего подведомственных подразделений, то данное поле заполняется автоматически. Чтобы ввести наименование продукции из справочника нажмете на кнопку , которая находится рядом с текстом «Справочник продукции». Далее действия аналогичны выбору муниципального заказчика. Значение поля очищается при 28 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Категория продукции Наименование закупки смене категории продукции. Заполняется автоматически, согласно выбранной продукции. Заполняется пользователем. Числовое значение, заполняется автоматически, согласно введенных строк финансирования потребности. Вызов формы заполнения финансирования происходит по нажатию на кнопку Вводится месяц и год через точку цифрами, например 01.2010 (две цифры на месяц и четыре цифры на год). У прочих потребностей не указывается. Значение поля очищается при Срок размещения смене категории продукции на значение «прочие заказа потребности». Система проверяет, чтобы указанный срок осуществления закупки был не меньше 2009 года и не больше следующего за текущим года. Выбирается из выпадающего списка. При выборе в поле Способ «Категория продукции» значения «Прочие потребности» размещения заказа автоматически способ размещения заказа становится «Без проведения торгов, запроса котировок». В данном поле должен быть указан код экономической статьи. Он вводится пользователем вручную, либо может Код бюджета быть выбран из выпадающего списка. Выпадающий список формируется по ранее внесенным в заявку значениям. Пункт ч.2 ст.55 Указывается при выборе способа заказа «Единственный 94-ФЗ поставщик» В данном поле может быть указано значение статуса поставщиков. Выбор статуса выполняется из выпадающего Статус списка, в котором представлены строки соответствующего поставщиков справочника. Если преимуществ не предусмотрено, то можно указать строку справочника «Без дополнительных преимуществ» или не заполнять данное поле. Уполномоченный Указывается уполномоченный орган размещения заказа орган Содержит комментарий, в виде произвольного текста длиной Комментарий 2000 символов. Написанные комментарии в уполномоченный орган системой не передаются. Объем бюджетных ассигнований 29 В нижней части окна ввода данных расположены кнопки «Сохранить» и «Закрыть». Кнопка «Сохранить» сохраняет введенные данные (аналогична по действию кнопке меню окна ввода данных). Кнопка «Закрыть» закрывает окно ввода данных. 4.2. Заполнение финансирования по годам Для того чтобы заполнить поле «Объем бюджетных ассигнований» записи реестра муниципальных потребностей необходимо нажать кнопку на форме редактирования записи. Будет открыта форма (рисунок 24.2) заполнения финансирования по годам. Рисунок 24.2. Форма «Финансирование по годам» Для создания записи по финансированию необходимо ввести: код бюджетной классификации из 20 цифр; источник доходов; вид расходов; указать относится ли финансирование к городской целевой программе; суммы финансирования по годам. После этого необходимо сохранить запись (кнопка «Сохранить»). Кнопка «Отменить» завершает редактирование записи без сохранения с потерей введенных данных. После сохранения, запись появляется в верхнем поле см. рисунок 25. 30 Рисунок 25. Сохраненная запись Кнопки (слева) «+» и «-» используются для добавления и удаления записей финансирования соответственно. Для редактирования записи финансирования необходимо кликом мыши выбрать нужную запись из списка в верхнем поле формы. После создания необходимых строк финансирования в поле «Объем бюджетных ассигнований» записи реестра муниципальных потребностей будет автоматически поставлена сумма полей объемов финансирования по текущему (2012) году по всем записям финансирования. Пример: имеется 2 записи финансирования. КБК Общая сумма 5500102350025055051 5500102350023351051 120,3 26,1 Сумма на текущий год 95,5 15 В поле «Объем бюджетных ассигнований» записи реестра муниципальных потребности будет занесена цифра 110,5. 31 4.3. Внесение данных о муниципальных потребностях из Excel-файла ВАЖНО: при вводе данных из Excel-файлов не заполняется финансирование, следовательно, объем бюджетных ассигнований записи остается пустой и требует редактирования! Основным назначением данного метода ввода сведений о муниципальных потребностях является передача заявки на потребности от муниципальных заказчиков, у которых не установлена система «Реестр муниципальных потребностей». Муниципальные заказчики получают от главных распорядителей пакет документов, включающий формы для заполнения и справочники в виде Excel-документов. А также метод используется для переноса данных из прошлогоднего реестра муниципальных потребностей. Для переноса необходимо: 1. Заменить в папке C:\ICM\MRC_2011\Шаблоны\ файл ШаблонВыгрузкиEXCEL_Входящие.xls на скаченный с официального сайта. Файл должен содержать следующие поля: КОСГУ Код ОКДП Расшифровка кода ОКДП Наименование потребности #CODEBUDGET# #FKOD# #INVENTORY# #PROG# Срок осуществления закупки (месяц. год) Статус поставщи ков Объем бюджетных ассигнований в извещении (тыс.руб.) Комментарий #NOTICEPUBLD ATE# #IDPRIVIL EGESPR# #RQRTFACTSUM# #CMNT# Способ размещения заказа #PRCACTIVITY# Муниципальны й заказчик Объем предусмотренных бюджетных ассигнований (тыс. руб.) #RQRTSUM# Уполномоченный орган #MO# 2. Запустить программу MRC_2011.exe. Выгрузить данные в Excel («Работа с Excel» – «Выгрузить в Excel» – «Для последующей загрузки») 3. Запустить программу MRC_2012.exe. Загрузить полученный в пункте 2 файл («Работа с Excel» – «Загрузить из Excel») 32 4. Отредактировать загруженные данные: заполнить объем финансирования и проверить корректность остальных полей. Загрузка из Excel осуществляется в автоматическом режиме и представляет итерационный процесс (то есть загрузка может потребовать проведения нескольких этапов). В процессе загрузки выполняется проверка на корректность заполненных данных в соответствии со справочниками. Также система проверяет заполнение обязательных полей. По окончании загрузки формируется документ, содержащий строки, которые не прошли проверку. В строках документа конкретные значения, содержащие ошибки помечаются красным цветом. Система позволяет после исправления ошибочные записи дополнительно загрузить. Для загрузки данных требуется указать муниципального заказчика, данные которого вносятся в заявку. Выбор осуществляется через окно с иерархическим перечнем муниципальных заказчиков (вызывается по кнопке ). Рисунок 26. Форма загрузки данных от муниципальных заказчиков В поле ввода «Входящая информация» указывается файл с заявкой выбранного муниципального заказчика (рис. 26). Записи не прошедшие проверку попадают в файл ошибок. В поле ввода «Файл ошибок в записях реестра» указывается файл, в который система сохранит найденные ошибочные данные. Имя файла ошибок генерируется автоматически при выборе файла входящей информации, но может быть изменено по желанию пользователя (не рекомендуется). Для выбора используется стандартный диалог открытия файлов, который вызывается нажатием на кнопку . После ввода всех параметров запускается процесс загрузки данных (кнопка «Загрузить»). По окончании загрузки будет открыт файл ошибок. Если он пуст, то загрузка прошла успешно. При проверке система сравнивает введенные значения с 33 данными из справочников на соответствие наименований, проверяет корректность заполнения обязательных полей, числовых полей и дат (например, срок осуществления закупки должен быть не меньше 2006 года и не больше следующего за текущим года). Данные, которые не удалось автоматически обработать, выделяются красным цветом. Не прошедшие проверку данные требуется поправить и загрузить в систему дополнительно. Внимание! При повторной загрузке из Excel-документа данных, информация не обновляется, а добавляется к ранее загруженным данным! При повторной загрузке удалить ранее загруженные данные. Система при анализе Excel-документа определяет окончание данных в документе по наличию нескольких подряд стоящих пустых строк. Таким образом, если в заявке содержатся пустые строки, то система включит в обработку только те данные, которые содержатся в заявке до пустых строк. Внимание! Перед загрузкой Excel-документа проверить отсутствие пустых строк между строками с данными! При загрузке и проверке заявки система учитывает порядок следования столбцов с данными. Порядок следования столбцов с данными в заявке не должен отличаться от порядка, указанного в инструкции. 4.4.Внесение изменений в запись о потребностях Внесение изменений осуществляется только вручную. Для внесения изменений в заявку необходимо выполнить одно из следующих действий: нажать кнопку «Открыть запись» на панели инструментов; кликнуть (нажать двойным щелчком мыши) по записи в таблице с данными; выбрать пункт меню («Таблица» => «Запись» => «Открыть»); выбрать пункт контекстного меню таблицы «Открыть» (появляется при нажатии правой кнопкой мыши на таблице с данными). При этом будет открыта форма редактирования записей муниципальных потребностей рисунок 24. Процесс ведения корректировок в реестре выполняется всеми муниципальными заказчиками и главными распорядителями бюджетных средств. Корректировки в реестр 34 поступают от муниципальных заказчиков главным распорядителям бюджетных средств, а от главных распорядителей в уполномоченный орган. Прямой связи между муниципальными заказчиками и уполномоченным органом не предусмотрено. При необходимости сформировать документ, отражающий корректировку строк реестра потребностей, нужно воспользоваться функцией «Выгрузить историю». Рисунок 27. Меню работы с Excel Далее выбрать путь, куда будет сохранен Excel-документ, и дату, начиная с которой необходимо отследить изменения реестра. Рисунок 28. Выгрузка истории изменений Главный распорядитель бюджетных средств выполняет контроль данных. После внесения всех корректировок главный распорядитель бюджетных средств передает данные во внутреннем формате системы АИС «РМП» в уполномоченный орган. 4.5.Ведение справочника бюджетной росписи Справочник бюджетной росписи предназначен для выполнения контроля заявки на соответствие бюджетной росписи по статьям. Для заполнения справочника необходимо нажать на кнопку «Бюджет», расположенную в главном меню программы и выбрать тип бюджетной росписи, с которым требуется работать. В программе предусмотрена 35 возможность работы с консолидированным бюджетом и с бюджетом по каждому муниципальному заказчику. Для заполнения сведений по главному распорядителю, включая все его подведомственные организации, в виде консолидированных сумм финансирования в программе выбирается пункт «Консолидированный бюджет». Для внесения конкретных сведений о распределении бюджетных средств у муниципальных заказчиков выбирается пункт «Бюджетная роспись». В специальном окне система откроет таблицу, в которую необходимо внести данные бюджета (рис. 29). В меню окна четыре кнопки: «Открыть запись», «Новая запись», «Удалить запись» и «Закрыть». На первом этапе таблица не содержит данных. Кнопка «Открыть запись», открывает существующую запись для редактирования (рис. 30). Кнопка «Новая запись» открывает окно для ввода сведений. Кнопка «Удалить запись» удаляет выделенную в таблице запись. Кнопка «Закрыть» закрывает окно редактирования бюджетной росписи. Рисунок 29. Справочник бюджетной росписи Для внесения новых сведений в справочник необходимо нажать на кнопку «Новая запись». Система откроет окно для ввода сведений в справочник. 36 Рисунок 30. Диалоговое окно для внесения сведений в справочник Для того чтобы внести данные в бюджетную роспись необходимо заполнить наименование муниципального заказчика, код экономической статьи расходов, наименование статьи и объем бюджетных ассигнований (указывается в тыс. рублей). Муниципальный заказчик выбирается из справочника нажатием на кнопку . Данные должны быть внесены для каждого муниципального заказчика по всем статьям, по которым идет выделение средств. Код и наименование статьи бюджета вводятся вручную. При этом код и наименование связаны, система выбирает все уникальные пары «код-наименование» и подставляет их в соответствующие выпадающие списки. Если заполняется консолидированный бюджет, то указывается не отдельный муниципальный заказчик, а главный распорядитель и выделенные на него и всех заказчиков суммы бюджетных ассигнований. Кнопка «Сохранить», расположенная в нижней части окна сохраняет введенные изменения, аналогичное действие выполняется по кнопке . После сохранения данных система не закрывает окно. Для создания новой записи нужно нажать на кнопку , расположенную в верхней части диалогового окна. При этом все поля ввода данных, кроме наименования муниципального заказчика очищаются. Кнопка «Закрыть» закрывает окно для заполнения записей справочника. Справочник «Консолидированный бюджет» может централизовано обновляется из рассылаемых специалистами уполномоченного органа файлов обновлений по запросу от МЗ. 37 4.6.Формирование сводной заявки ГРБС для предоставления в УО Заполненные заявки в виде Excel-документов от муниципальных заказчиков или xml-файлов (случае ведения реестра потребностей в АИС «РМП») поступают главным распорядителям бюджетных средств и загружаются в единую базу данных с помощью программного обеспечения АИС «РМП». Загрузка осуществляется в автоматическом режиме и представляет итерационный (пошаговый) процесс. В процессе загрузки выполняется проверка на корректность заполненных данных в соответствии со справочниками. Также система проверяет заполнение обязательных полей. По окончании загрузки формируется документ, содержащий строки, которые не прошли проверку. В строках документа конкретные значения, содержащие ошибки помечаются красным цветом. Система позволяет дополнительно загрузить исправленные записи. После формирования заявки в реестр необходимо проверить данные. Проверка выполняется в специальном диалоговом окне, которое вызывается нажатием на кнопку «Проверка реестра» на панели инструментов. Диалоговое окно «Проверка реестра» (рис. 31) содержит перечень муниципальных заказчиков (иерархический список в левой части формы). Система выполняет проверку данных выбранного в этом перечне муниципального заказчика. Выбор способа проверки данных осуществляется через выпадающий список наименований способов проверки, расположенный в верхней части диалогового окна. Рисунок 31. Главное окно контроля данных Сумма бюджетных ассигнований – Контроль на соответствие бюджетной росписи. Данная проверка позволяет сравнить объем планируемых расходов указанных в заявке муниципального заказчика с выделенными бюджетными ассигнованиями (в разрезе статей бюджета). 38 Система автоматически вычисляет суммарный объем бюджетных ассигнований по заявке главного распорядителя бюджетных средств и его подведомственных подразделений и показывает его в верхней части окна (рис. 32). Рядом для сравнения система показывает значение объема бюджетных ассигнований, введенное в окне «Параметры системы». Если заполнен справочник бюджетной росписи (вызываемый в программе кнопкой «Бюджетная роспись»), то система автоматически вычисляет суммарный объем бюджетных ассигнований по заявке муниципального заказчика. В таблице, расположенной в правой части окна система показывает сводные данные по заявке и справочнику для каждого муниципального заказчика. Выбирая наименование муниципального заказчика в перечне муниципальных заказчиков, расположенном в левой части окна, система автоматически пересчитывает сводные данные. При выборе в перечне заказчиков главного распорядителя бюджетных средств система показывает данные его собственной заявки, без учета подведомственных организаций. Таблица с результатами проверки содержит следующий набор полей: Ключевое поле – содержит код экономической статьи; Наименование – наименование экономической статьи; Муниципальный заказчик – наименование муниципального заказчика; Сумма по реестру – сумма средств, запланированная в заявке по каждой статье; Сумма средств по статье бюджета – объем бюджетных ассигнований, выделенный по каждой статье расходов для муниципального заказчика; Расхождение с бюджетом – разница между суммой средств по заявке и объемом бюджетных ассигнований, указанным в справочнике бюджетной росписи. Если в строке данных значение столбца «Расхождение с бюджетом» равно нулю, то выделенная в бюджете сумма и сумма, запланированная в заявке, совпадают. Если значение больше нуля, то сумма в заявке превышает сумму, запланированную в бюджете, если меньше нуля, то в заявке меньше средств, чем в бюджете по рассматриваемой статье. Функция не работает, если не заполнен справочник бюджетной росписи по каждому заказчику (заполняется пользователем). 39 Рисунок 32. Контроль данных Сумма бюджетных ассигнований по способу закупки – Контроль на соответствие способа закупки и заданного объема бюджетных ассигнований в каждой строке заявки (рис. 33). Система проверяет строки заявки на превышение максимально допустимого объема финансирования для выбранного способа размещения заказа по одной закупке (без торгов – 100 тыс. руб.; запрос котировок – 500 тыс. руб.) Рисунок 33. Контроль по способу закупки Одноименность – Контроль на соответствие сумм закупок одноименных товаров, работ, услуг (рис. 34) согласно приказу Минэкономразвития РФ № 601 от 1 декабря 2010 г. Сумма закупок без проведения торгов товаров, работ, услуг, входящих в одну группу одноименности, в квартал не должна превышать ста тысяч рублей и сумма закупок одноименных товаров, относящихся к запросу котировок, в квартал не должна превышать пятьсот тысяч рублей. 40 Рисунок 34. Контроль данных на одноименность Размещение заказов у субъекта малого предпринимательства (общая) – Контроль на соответствие объемов закупок у субъектов малого предпринимательства. Выполняется проверка объемов закупок, которые планируется разместить у субъектов малого предпринимательства. Система рассчитывает процент суммарных объемов бюджетных ассигнований, которые планируется закупать у субъектов малого предпринимательства по отношению к общему объему закупок попадающие под размещение у субъектов малого предпринимательства (рис. 35). Вычисление объемов закупок выполняется по каждому муниципальному заказчику. Функция не работает, если не заполнен (либо заполнен не корректно) столбец – «Объем бюджетных ассигнований в извещении». Рисунок 35. Контроль данных на размещение у СМП с группировкой по МЗ 41 Размещение заказов у субъекта малого предпринимательства – Выполняется проверка объемов закупок, которые планируется разместить у субъектов малого предпринимательства. Система рассчитывает процент суммарных объемов бюджетных ассигнований, которые планируется закупать у субъектов малого предпринимательства по отношению к общему объему закупок (рис. 36). Расчет выполняется среди товаров, работ и услуг, входящий в перечень продукции, утвержденный постановлением Правительства РФ от 4 ноября 2006 г. № 642 (в редакции постановления Правительства РФ от 17 марта 2009 г. № 237). В перечне указан набор позиций общероссийского классификатора видов экономической деятельности, продукции и услуг – ОКДП, определяющего продукцию, размещение заказов на которую может осуществляться у субъектов малого предпринимательства. Вычисление объемов закупок выполняется по каждому муниципальному заказчику. Рисунок 36. Контроль данных на размещение у СМП Общая сумма бюджетных ассигнований – Контроль на соответствие бюджетной росписи (рис. 37). Данная проверка позволяет сравнить объем планируемых расходов указанных в сводной заявке ГРБС с выделенными бюджетными ассигнованиями (в разрезе статей бюджета). Для выполнения проверки должен быть заполнен справочник консолидированного бюджета (вызывается по кнопке «Консолидированный бюджет»). В этот справочник должны быть внесены данные для главного распорядителя, содержащие общие суммы ассигнований для него и его подведомственных организаций одной суммой по каждой статье. 42 Рисунок 37. Контроль на соответствие бюджетной росписи Система в таблице, расположенной в правой части окна показывает сводные данные по заявке и справочнику консолидированного бюджета. Таблица с результатами проверки содержит такой же набор полей, как и в проверке реестра на сумму бюджетных ассигнований (способ 1). Функция не работает, если не заполнен справочник «консолидированный бюджет». Контроли носят уведомительный характер и не накладывают жестких требований по изменению данных, не прошедших контроль. Исправление ошибок производится главными распорядителями бюджетных средств. Все проверки производятся для организации, выбранной в иерархическом перечне муниципальных заказчиков, расположенном в левой части окна. При этом в таблице отображаются данные реестра, на которые следует обратить внимание, либо сводные данные по выбранному муниципальному заказчику. Если в таблице показаны записи из реестра, то двойным щелчком по строке или выбором пункта контекстного меню таблицы «Открыть» можно перейти к редактированию соответствующей потребности в заявке. Готовая заявка от главного распорядителя бюджетных средств экспортируется механизмами программной системы АИС «РМП» в документ внутреннего формата системы: 43 Рисунок 38. Экспорт данных в xml и в Excel-документ для последующей передачи в уполномоченный орган: Рисунок 39. Меню работы с Excel далее: ! Рисунок 40. Экспорт данных в Excel 4.7.Исходящие записи (экспорт данных) Заявки в реестр муниципальных потребностей от подведомственных организаций передаются в виде файлов во внутреннем формате системы. Для создания файла передачи данных необходимо на панели инструментов нажать на кнопку «Обмен данными» и выбрать пункт «Исходящие записи». При этом появится стандартное 44 диалоговое окно для указания места на компьютере, куда следует сохранить файл. Система автоматически присваивает имя файла, состоящее из наименования муниципального заказчика и текущей даты. Сохранить данные система предлагает в папку «Исходящие», в которой дополнительно введено деление папок по годам. То есть при стандартной установке системы файл с данными в 2012 году будет сохранен по следующему пути: «С:\ICM\MRC\Исходящие\2012». В экспортный файл попадает полная копия базы данных. Указанный способ передачи данных обеспечивает полное соответствие базы данных между стороной, передающей данные и принимающей данные стороной. При экспорте данных в файл записывается версия базы данных. Если в принимающей данные организации установлена версия базы выше, чем в организации, формирующей файл для передачи, то такой файл приниматься не будет. Такой контроль необходим для обеспечения соответствия справочников и структуры базы данных. Для избегания проблем с ограничениями приема данных необходимо своевременно устанавливать все присылаемые специалистами уполномоченного органа обновления программного обеспечения. 4.8.Входящие записи (импорт данных) Муниципальные заказчики могут передавать данные главному распорядителю бюджетных средств, используя XML-файлы во внутреннем формате системы (созданные с помощью функции экспорта данных). Для внесения этой информации в базу данных файлы следует сохранить в папку «Входящие», расположенную рядом с исполняемым файлом программы (при установке по умолчанию в 2012 году это папка «С:\ICM\MRC\Входящие\2012»). На панели инструментов необходимо нажать на кнопку «Обмен данными» и выбрать пункт «Входящие записи». После указания имени файла, который требуется загрузить, система начинает процесс загрузки данных, который может занять некоторое время. Система сама определит, от какого муниципального заказчика пришли сведения. При этом поступившие ранее данные от муниципального заказчика заменятся на новые данные. Если в принимающей данные организации установлена версия базы выше, чем в организации, формирующей файл для передачи, то такой файл приниматься программой не будет. В случае если версии баз данных не соответствуют и принятие пришедших данных не возможно, то программа выдаст сообщение об ошибке. 45 4.9.Экспорт реестра муниципальных потребностей в Excel Для печати реестра муниципальных потребностей в документ формата Excel необходимо нажать на кнопку «Работа с Excel» и выбрать пункт «Выгрузить в Excel». При этом будет открыта форма выгрузки реестра в Excel, представленная на рис. 36. Существует несколько способов выгрузки данных в Excel. Вызов соответствующих функций осуществляется через кнопки, расположенные в верхней части окна. Формирование документа для передачи в уполномоченный орган. Способ экспорта данных из реестра в Excel-документ предназначен для сохранения всех данных в специальный шаблон. Для сохранения данных указанным способом необходимо нажать на кнопку «Для передачи в УО», расположенную в верхней части окна. При этом произойдет сохранение всего реестра в Excel-документ по заранее определенному шаблону. Шаблон «ШаблонВыгрузкиExcel.xls» находится в папке «Шаблоны», расположенной рядом с исполняемым файлом программы. Для передачи данных в уполномоченный орган рекомендуется выгружать данные реестра указанным способом. Формирование документа для последующей загрузки. Способ экспорта данных из реестра в Excel-документ предназначен для сохранения всех данных в специальный шаблон, по форме «Входящих» документов. Полученный документ будет соответствовать документу «Заявка в реестр», который подают подведомственные организации для загрузки и консолидации в единую заявку. Данные из реестра текущего года можно сохранить в Excel-документы, внести в него исправления на следующий год и загрузить их в систему. Для сохранения данных указанным способом необходимо нажать на кнопку «Для последующей загрузки», расположенную в верхней части окна. При этом произойдет сохранение всего реестра в Excel-документ по заранее определенному шаблону. Шаблон «ШаблонВыгрузкиEXCEL_Входящие.xls» находится в папке «Шаблоны», расположенной рядом с исполняемым файлом программы. 46 Рисунок 41. Форма выгрузки реестра в Excel Обратите внимание, что данные выгружаются по всем муниципальным организациям, подведомственным выбранному в параметрах системы муниципальному заказчику. Загружать в таком виде данные нельзя, поскольку загрузка выполняется для каждого муниципального заказчика в отдельности. Поэтому если главный распорядитель имеет несколько подведомственных организаций, то перед внесением изменений в полученный документ и загрузкой в реестр необходимо разделить данные на отдельные файлы по каждому муниципальному заказчику. Это действие можно выполнить вручную, выбрав данные из полученного документа, либо выгружая данные по каждому муниципальному заказчику в отдельные документы. Для этого необходимо в параметрах системы выбирать каждого муниципального заказчика по очереди и выгружать данные. Формирование документа произвольной структуры. Этот способ сохранения данных в Excel-документ предназначен для самостоятельного выбора набора данных. Система позволяет сохранять только те записи реестра, которые содержатся в таблице с данными. Пользователь может самостоятельно настроить состав полей и объем записей для выгрузки. Для этого можно воспользоваться функциями фильтрации данных, 47 выбирая значения для фильтров через выпадающие списки значений столбцов данных, расположенные в заголовочной части таблицы. Система позволяет отсортировать данные. Для этого требуется нажать в таблице на заголовок столбца, по которому следует выполнить сортировку. Сортировка будет выполнена по возрастанию значений. Второе нажатие на заголовок того же столбца вызовет сортировку по убыванию. Для сортировки по нескольким столбцам с данными требуется выбрать первый столбец для сортировки указанным выше способом, а при выборе каждого последующего столбца, добавляемого к сортировке, при нажатии на заголовок столбца следует удерживать кнопку «Shift», на клавиатуре. После выбора данных для экспорта необходимо нажать на кнопку на панели инструментов и выбрать пункт «Таблица на экране». Система предложит указать имя файла, в который следует сохранить записи. После этого выбранные в таблице данные будут сохранены в указанный файл. Данный способ позволяет выгружать комментарии к записям реестра потребностей. Для этого поле «Комментарий» должно быть видимо в выгружаемой таблице. 48 5. Вопросы, возможные проблемы и способы их решения 1. Не отображаются записи реестра под новым наименованием организации. Решение: необходимо зайти под старым наименованием МЗ и изменить заказчика для всех записей реестра, воспользовавшись пунктом главного меню АИС «РМП» «Система - Сменить заказчика реестра», выбрав новое наименование МЗ. 2. Не загружаются данные из Excel-документа. Решение: проверить соответствие столбцов документа шаблону. В файлах Excel для загрузки данных и при выгрузке данных запрещено менять структуру, т.е. добавлять столбцы, удалять строки в заголовке файла, менять столбцы местами и т.д. 3. Рекомендация: при переустановке программы необходимо сохранять файл базы данных mrc_20хх.gdb, находящийся, как правило, в каталоге c:\ICM\Firebird\Data\20хх\, в любой другой каталог на компьютере или на внешний носитель (хх – последние цифры года). 4. Какие файлы содержаться в рабочей директории программы и за что они отвечают. Путь к файлам АИС «РМП»: C:\ICM\MRC_20хх Путь к файлу базы данных localhost:C:\ICM\Firebird\Data\20хх Имя файла db_templates/recreateview.sql Входящие Исходящие Обновление Ошибки Шаблоны АИС «РМП»: Описание Служебный файл с описанием представлений данных в СУБД Папка для входящих (импортируемых) xml-файлов. Папка для экспортируемых xmlфайлов. Папка для xml-файлов с обновлениями справочников системы Папка для файлов ошибок, создаваемых при загрузки из Excel Папка с шаблонами Excel-документов, использующимися для выгрузки данных из системы 49 a_res.dll connect.dll rtl70.bpl unins000.dat unins000.exe Служебные файлы системы mrc.cfg Файл с конфигурационными настройками системы. Файлы справки по системе mrc.hlp mrc.cnt mrc.ini mrc_20хх.exe Руководство пользователя.doc Файл с настройками подключения к серверу СУБД Исполняемый файл системы Руководство пользователя 50