Отчет о работе общего отдела за 2012 год: С изменением

Отчет о работе общего отдела за 2012 год:
С изменением статуса муниципального образования увеличился
документооборот администрации округа, который потребовал повышения
эффективности делопроизводства и организации контроля над прохождением
документооборота
путем унификации состава и форм управленческих
документов, технологий работы с ними.
Специалисты общего отдела
в течение года провели работу
со
структурными подразделениями администрации по вопросу приведения в
соответствие административных регламентов по оказанию муниципальных
услуг и осуществлению муниципальных функций.
Результатом данной работы стала подготовка
муниципальных
нормативных - правовых актов.
В целях установления единых требований к подготовке, обработке,
хранению и использованию образующихся в деятельности администрации
городского округа город Выкса Нижегородской области и ее структурных
подразделениях
документов,
Нижегородской области
в
соответствии
с
законодательством
разработана инструкция по делопроизводству в
администрации городского округа город Выкса Нижегородской области и ее
структурных подразделениях.
Ведется системный контроль по исполнению поручений главы
администрации данных на оперативном совещании.
Также разработана номенклатура дел общего отдела и администрации
городского округа город Выкса.
Приведен в соответствие классификатор администрации городского
округа город Выкса.
Выстроена эффективная работа с сотрудниками администрации по
прохождению
документооборота
посредством
электронной
почты
и
буферного обмена, что сократило время на подготовку документов, ускорило
процесс ознакомления с ними
офисной бумаги.
и уменьшило количество используемой
Выстроена новая форма контроля по работе с обращениями
физических и юридических лиц, с ежедневным размещением информации о
сроках прохождения данной категории документов и доведении ее до
исполнителей. В связи, с чем в разы улучшена исполнительская дисциплина
по работе с обращениями
граждан
в
настоящее
юридических лиц. Рассмотрение обращений
время
не
превышает
установленных
законодательством РФ сроков.
Проведен мониторинг качества и удовлетворенности предоставления
муниципальных услуг на территории городского
Осуществлен перевод
округа город Выкса.
муниципальных нормативных - правовых
актов в электронный вид за 2007год, подготовлены перечни муниципальных
нормативных - правовых актов за 2006 – 2007 годы для сдачи в Регистр в
документальном виде (на бумажном носителе) и в электронном виде
заверенных копий муниципальных правовых актов, а также дополнительных
сведений, относящихся к данным актам.
Подготовлен реестр комиссий администрации городского округа
город Выкса и ведется его наполнение.
Проведена работа по подготовке программы по вопросу внесения
проекта муниципального акта в базу данных и отслеживания его маршрута
движения в администрации.
Налажена четкая система в работе структурных подразделений с
муниципальными актами (сдача актов на магнитном носителе) и в разрезе
делопроизводства (определены ответственные сотрудники за прохождение
документооборота)
Выстроена работа с Правительством Нижегородской области в
рамках исполнения протокольных поручений Губернатора Нижегородской
области, контрольных поручений Правительства Нижегородской области.
№
п/п
Наименование направления и
вида работ
Срок
исполнения
Отметка об исполнении
1
2
Регистрация и выдача поступающей
и исходящей корреспонденции главы
администрации городского округа
3
ежедневно
2
Регистрация и выдача входящей и
исходящей
корреспонденции
заместителя главы администрации
по
социально-экономическому
развитию
ежедневно
3
Регистрация и выдача входящей и
исходящей
корреспонденции
заместителя главы администрации
по социальной политике
ежедневно
4
Регистрация и выдача входящей и
исходящей корреспонденции общего
отдела
ежедневно
5
Регистрация
постановлений
городского округа
и
выдача
администрации
ежедневно
Зарегистрировано и выдано – 6366
экземпляра постановлений
администрации городского округа
Произведена подшивка постановлений
6
Регистрация и выдача распоряжений
администрации городского округа
ежедневно
Зарегистрировано и выдано – 900
экземпляра распоряжений
администрации городского округа
Произведена подшивка распоряжений
7
Регистрация и выдача обращений
граждан
главе
администрации
городского округа
ежедневно
8
Прием
ежедневно
Зарегистрировано и выдано – 1860 + 3
повторных обращения граждан главе
администрации городского округа;
Подготовлены копии
320 обращений согласно резолюции
главы администрации
Произведен прием и отправка факсов
1
и
отправка
электронной
5
Зарегистрировано и выдано – 8645
экземпляров поступающей
корреспонденции;
Зарегистрировано и выдано – 3765
экземпляров исходящей
корреспонденции главы
администрации городского округа;
Произведена подшивка журналов
поступающей и исходящей
корреспонденции;
Подготовлены копии
938 документа по резолюции главы
администрации
Зарегистрировано и выдано – 1289
экземпляров поступающей
корреспонденции;
Зарегистрировано и выдано – 518
экземпляров исходящей
корреспонденции заместителя главы
администрации по социальноэкономическому развитию;
Подготовлены копии
558 документа по резолюции
заместителя главы
Зарегистрировано и выдано – 1123
экземпляров поступающей
корреспонденции;
Зарегистрировано и выдано – 436
экземпляров исходящей
корреспонденции заместителя главы
администрации по социальной
политике; Подготовлены копии
150 документов по резолюции
заместителя главы
Зарегистрировано и выдано – 288
экземпляров поступающей
корреспонденции;
Зарегистрировано и выдано – 101
экземпляров исходящей
корреспонденции; Подготовлены
копии
350 документов по резолюции
начальника управления ОП и КР
почты и факсов на официальный
адрес администрации
9
10
Сбор планов работы структурных
подразделений
и
составление
единого
плана
работы
администрации городского округа
Предоставление
в
Выксунскую
городскую
прокуратуру
муниципальных правовых актов
ежемесячно
2 раза в месяц
на имя главы администрации,
заместителей главы администрации,
руководителей структурных
подразделений, начальников отделов и
специалистов администрации в
количестве 7416 экземпляров, а также
электронной почты администрации в
количестве 11312 экземпляров
выполнено
Произведена подшивка постановлений
и распоряжений администрации в
количестве 7281 экземпляров;
Подготовлены сопроводительные
письма для последующего
предоставления в Выксунскую
городскую прокуратуру
муниципальных нормативных
правовых актов
Подготовлены сопроводительные
письма для последующего
предоставления в Выксунскую
городскую прокуратуру 179 проектов
муниципальных нормативных
правовых актов, для подготовки
заключения о соответствии проектов
действующему законодательству
11
Предоставление
в
Выксунскую
городскую прокуратуру проектов
нормативных правовых актов
ежедневно
12
Предоставление в Государственноправовой
департамент
Нижегородской
области
муниципальных правовых актов и
дополнительных
сведений,
подлежащих включению в регистр
муниципальных правовых актов
Нижегородской области
Ежемесячно
до 14
Выполнено
Произведена подшивка
нормативных - правовых актов и
дополнительных сведений (Сбор
публикаций), подлежащих включению
в регистр правовых актов
Нижегородской области на
электронном и бумажном носителях. В
Государственно-правовом
департаменте Нижегородской области
муниципальные правовые акты и
наличие дополнительных сведений
прошли проверку, для дальнейшего
включения в регистр правовых актов
Нижегородской области
13
Предоставление
в
АПИ
муниципальных правовых актов
еженедельно
по четвергам
Подготовлены сопроводительные
письма для последующего
предоставления в АПИ
муниципальных правовых актов;
Произведена подшивка
нормативных - правовых актов
14
Ведение реестра комиссий, рабочих
групп,
утвержденными
распорядительными
актами
администрации района
постоянно
Ведется работа по внесению изменений
в состав постоянно действующих
комиссий администрации округа
Информирование
руководителей
структурных
подразделений
администрации
о
принятых
решениях
Совета
депутатов
по мере
поступления
документов
Разослано 159 решений Совета
депутатов городского округа город
Выкса;
Подготовлены копии
15
городского округа города Выкса
Закупка и выдача знаков почтовой
оплаты
(конвертов,
марок,
уведомлений)
Отчет по использованию знаков
почтовой оплаты
ежемесячно
18
Осуществление
контроля
за
прохождением
документооборота,
согласно разработанной инструкции
по делопроизводству
постоянно
19
Обновление
справочника
«Исполнители» в единой системе
электронного документооборота
Формирование
папок
дел
по
основной деятельности
постоянно
21
Осуществление
контроля
за
своевременным
рассмотрением
обращений граждан
постоянно
22
Отчет
по
использованию
канцелярских принадлежностей
Составление плана работы общего
отдела
Подготовка ответов на поручения по
протоколу совещания Губернатора
Нижегородской области с главами
ОМСУ, контроль за исполнением
Подготовка протоколов оперативных
совещаний
администрации
городского округа город Выкса и
контроль за исполнением поручений
протоколов
Подготовка
информации
к
совещанию
Губернатора
Нижегородской области с главами
ОМСУ
Составление отчета работы общего
отдела
Сбор отчетов работы структурных
подразделений
и
составление
единого
отчета
работы
администрации городского округа
ежемесячно
159 документов, в количестве 750
экземпляров
Произведена закупка и выдача знаков
почтовой оплаты в количестве 8000
штук
Подготовлен отчет по использованию
знаков почтовой оплаты на сумму 90
тыс. руб.
Направлены письма во все
структурные подразделения
администрации о неисполненных
документах; Неоднократные устные
напоминания о пропущенных сроках
по работе с обращениями юридических
лиц; подготовка и раздача списка
служебной корреспонденции, срок
рассмотрения которой истек
Обновления в процессе регистрации
входящей и исходящей
корреспонденции
Ежедневное пополнение папок дел по
основной деятельности администрации
согласно номенклатуре дел
Ведется ежедневный контроль; в
буферном обмене создана папка с
наличием нормативных правовых
актов по работе с обращениями
граждан и отслеживанием
просроченных ответов ; подготовлены
и разосланы служебные письма о
соблюдении сроков рассмотрения
обращений граждан и привлечении к
административной ответственности
выполнено
ежемесячно
выполнено
ежемесячно
По мере прохождения сроков
поручений; Сбор информации и
отправление по электронной почте
простым письмом
Ведется еженедельная подготовка и
контроль исполнения поручений
16
17
20
23
24
25
26
27
28
29
Информирование
заместителей
главы и руководителей структурных
подразделений
администрации
действии
некоторых
НПА
Губернатора
и
Правительства
ежемесячно
постоянно
еженедельно
ежемесячно
ежемесячно
ежемесячно
по мере
поступления
документов
Рассылка повестки дня и сбор
информации с руководителей
структурных подразделений;
формирование папки
выполнено
Отчеты предоставлены всеми
структурными подразделениями;
ведется работа по подготовке единого
отчета работы администрации
городского округа
Доведено до сведения руководителей
подразделений 550 НПА
Правительства Нижегородской
области, Подготовлены копии
450 документов, в количестве 1200
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
Нижегородской
области,
для
последующего использования в
работе
Информирование
заместителей
главы и руководителей структурных
подразделений администрации о
поступающих письмах, поручениях
от Губернатора и Правительства
Нижегородской
области,
для
последующего использования в
работе
Предоставление
ответов
на
требования Выксунской городской
прокуратуры
Участие в подготовке регламента
администрации,
в
рамках
полномочий отдела
Предоставление НПА в СМИ и для
размещения на сайте
экземпляров
по мере
поступления
документов
Доведено до сведения руководителей
подразделений 220 экземпляров писем,
подготовлены копии
205 документов, в количестве 2000
экземпляров
постоянно
Осуществлен сбор информации.
Подготовлены сводные ответы для
отправки в Выксунскую городскую
прокуратуру
выполнено
В течение
месяца
По мере
необходимост
и, но не реже
1 раза в
неделю
В течение
месяца
Выполнено
1 декада
декабря
постоянно
Выполнено
Проведение анализа по обращениям
граждан и юридических лиц
Подготовка муниципальных актов о
направлении сотрудников в
командировки
Оформление командировочных
удостоверений
постоянно
Выполнено
постоянно
Выполнено
постоянно
Выполнено
Составление распорядка дня:
Главы администрации
1 заместителя главы администрации
заместителей главы администрации
Обеспечение деятельности
приемных:
Главы администрации
1 заместителя главы администрации
заместителей главы администрации
Формирование папок дел, согласно
утвержденной номенклатуры
Осуществление перевода
муниципальных нормативных
правовых актов в электронный вид
Организация учета заявок на
служебный транспорт сотрудников
администрации
постоянно
Выполнено
постоянно
Выполнено
постоянно
Выполнено
постоянно
Ведется в плановом режиме
постоянно
Ведется согласно графику
Подготовка нормативно-правового
акта по утверждению реестра
муниципальных услуг (функций),
предоставляемых (исполняемых)
администрацией городского округа
декабрь
Постановление от 25.12.2012 № 6151
Исполнение контрольных поручений
Аппарата
Правительства
Нижегородской области
Завершение номенклатуры дел на
2013 год
Подготовка и рассылка информации
по вопросам делопроизводства
Выполнено
Выполнено
город Выкса
и подведомственными ей
организациями
46
Подготовка нормативно-правового
акта по утверждению перечня
нормативных правовых актов,
планируемых для принятия в 2013
году администрацией городского
округа город Выкса
декабрь
Проект распоряжения на согласовании
в юридическом отделе
47
Сбор информации по закреплению
специалистов, ответственных за
делопроизводство в структурных
подразделениях администрации
декабрь
Выполнено
48
Обучение делопроизводителей
структурных подразделений
согласно утвержденного регламента
администрации и требований
контролирующих органов
в течение
года
Ведется постоянно
49
Завершение работы над инструкцией
по делопроизводству администрации
городского округа город Выкса,
согласно утвержденного регламента
администрации и требований
контролирующих органов
Участие в рабочей группе по
вопросу функционирования МФЦ
декабрь
Подготовлен проект
декабрь
Контроль за исполнением
постановления Правительства
Нижегородской области от
13.02.2009 № 58 «Об утверждении
Положения о порядке организации и
ведения регистра муниципальных
нормативных правовых актов
Нижегородской области» (в части
предоставления электронного вида
муниципальных правовых актов)
Проверка структурных
подразделений по исполнению
Федерального закона № 210-ФЗ от
27.07.2010
Организация
работ
по
межведомственному
взаимодействию
постоянно
Ведется в плановом режиме,
подготовлено распоряжение о
закреплении ответственных
Осуществляется ежедневный контроль
ежемесячно
Ведется постоянно
в течение
месяца
Подготовлены ряд писем на
руководителей структурных
подразделений.
Ведется сбор информации
На стадии исполнения: разработана
таблица (форма) подготовлены и
разосланы письма на имя
руководителей структурных
подразделений.
Ведется сбор информации в плановом
режиме
50
51
53
54
55
56
57
Сбор информации о наличии
регламентов по предоставлению
(исполнению)
муниципальной
услуги
(функции)
и
статусе
муниципальной услуги (функции) в
региональном
реестре
государственных и муниципальных
услуг
Организация работ по реализации
пилотного проекта «Округ Выкса –
территория без наркотиков»
Организация
работ
по
формированию
комиссии
по
ежемесячно
до 1 числа
в течение
месяца
Выполнено
в течение
месяца
Подготовлены письма о согласовании
кандидатуры для участия в
профилактике правонарушений
58
59
60
61
Подготовка
мероприятий
и
организация
мониторинга
муниципальных услуг, согласно
распоряжения
Правительства
Нижегородской области
Осуществлена
подготовка
мероприятий к посадке леса на
территории Кр.Бакен, В.Верея
Заключение договора на поставку
знаков почтовой оплаты
Подготовка отчета в министерство
внутренней,
региональной
и
муниципальной политики о наличии
тематических жалоб по вопросам
жизнеобеспечения
и
благоустройства
населенных
пунктов за 8 месяцев январь – август
2012г.
в течение
месяца
В течение
месяца
Последняя
декада
сентября
Первая
декада
сентября
межведомственной комиссии по
профилактике правонарушений; от
руководителей получены согласования;
подготовлен проект нормативно
правового акта и разработано
положение межведомственной
комиссии по профилактике
правонарушений, передано на
согласование
Подготовлены и заполнены формы в
виде Exel таблицы. Собрана
информация для сводного отчета по
мониторингу 2012
Разосланы письма на заместителей
главы и руководителей структурных
подразделений
В стадии оформления со стороны
УФПС
Выполнено